PRELIMINARY BUDGET DISCUSSION 

2018‐2019   

FEBRUARY 12, 2018 

 

2 | P a g e   

The  following  information  is  provided  as  preliminary  information  regarding  the  2018‐2019 Operating 

Budget deliberations.  It is intended that this information will assist the Board of Trustees in understanding 

the budget  issues  and provide  an opportunity  to  ask  for  clarification, with  detailed deliberations  and 

decision‐making taking place during Budget Deliberations on February 20, 2018. 

This preliminary budget document will address: 

ContentsFactors Impacting Budget Considerations .................................................................................................... 3 

Budget Development Process ....................................................................................................................... 5 

Comparison to Provincial Average ............................................................................................................ 6 

Enrollment ................................................................................................................................................ 9 

Accumulated Surplus and Reserves ........................................................................................................ 14 

Special Levy / Requirement .................................................................................................................... 17 

Budget and Sustainability Requests for the 2018‐2019 Operating Budget ...............................................  19 

2018‐2019 Funding Announcement Summary ........................................................................................... 24 

Preliminary 2018‐2019 Operating Budget .................................................................................................. 26 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

THIS DOCUMENT IS AVAILABLE IN OTHER FORMATS UPON REQUEST 

EMAIL: INFO@BSD.CA 

 

 

3 | P a g e   

FactorsImpactingBudgetConsiderationsThe 2018‐2019 school year and its corresponding budget will involve considerations that will affect 

future years.  The factors impacting your budget considerations include: 

1. 2017‐2018 Budget impact on the 2018 Special Levy. The approved 2017‐2018 Budget committed 

an  increase of $1,166,852 or 2.53% on  the 2018 Special Levy.   The 2.53% mill  rate  increase  is 

before  factoring  changes  in  property  assessment  and  changes  in  revenue or  expenditures  for 

2018‐2019.  

 

2. Enrollment Changes.  The impact of the Brandon School Division’s increase in population must be 

considered in relation to the corresponding effect on Provincial grants and efficient operations of 

our school building capacity.  The average enrollment growth for the past five years is 1.4% and 

we are anticipating enrollment growth to continue. 

 

3. Programs and infrastructure for increasing diversity of student learning needs.  Factors such as 

programming for English as an Additional Language, Indigenous Education, students with learning 

differences, students with high needs and a comprehensive program review along with feedback 

from consulting with stakeholder groups must be considered. 

 

4. Provincial Legislation.  On‐going implementation costs due to changes to legislation including the 

Early  Years  Enhancement  Grant  (formerly  called  Provincial  Smaller  Classes  Initiative  ‐  20K3), 

Community  Use  of  Schools  and  the Workplace  Health  and  Safety  Act  (Safety  and  Security  in 

Schools) must be considered with respect to implementation costs for increasing student diversity 

for which we receive limited to no funding.  Furthermore, the following mandates, Continuous 

Improvement  Framework  (CIF),  Provincial  Report  Card,  Appropriate  Educational  Programming 

(mandatory  attendance  to age 18) under Bill  13,  Safe and  Inclusive Schools under Bill  18,  are 

factors impacting Budget considerations.   

 

5. Infrastructure and Support for Program Delivery.  The costs of resources for effective program 

delivery must  be  considered  in  relation  to  our  increasing  enrollment.    In  addition,  this  places 

greater demand on complex programming and on instructional resources and materials due to 

classroom expansions.    Furthermore,  the Board of  Trustees has  recognized  the  importance of 

information technology and has made provisions for the infrastructure to support technology in 

the classroom.   

 

6. Collective Agreement Costs. Collective Agreement for both teachers and support staff expire 

June 30, 2018.  Salary provisions, including costs related to teacher and support staff salaries, 

including benefit costs, have been considered in developing the preliminary budget based on 

the Provincial Guidelines for Bill 28 – The Public Services Sustainability Act. 

 

7. Uncertainty of Funding.   The level of Provincial funding, assessment growth, and local tax and 

budget increases from prior years is to be considered. 

 

4 | P a g e   

8. Effects of population growth on Facility Sustainability.  The effects of population growth in the 

Brandon School Division and how  it  impacts  facility  development,  deferred maintenance,  and 

transportation needs to be considered.  The Ameresco Asset Management Report from June 2017 

suggests  that  the  Brandon  School  Division  requires  $39.6 million  over  the  next  five  years  to 

address  a  number  of  infrastructure  needs.  The  Division  also  needs  to  consider  the  internal 

infrastructure of many of the Division’s older buildings in order to advance 21st Century learning 

needs.  

 

9. Contingency Funds and Reserves. In order to maintain a financially responsible operating budget, 

a contingency fund not lower than 2% of the annual operating budget shall be maintained (Motion 

129/2012).  Consideration also needs to be given to maintaining Capital Reserve Funds in order 

to address deferred maintenance costs and future capital costs.  

   

5 | P a g e   

BudgetDevelopmentProcessThe  preliminary  budget  development  process  includes  comparing  the  Brandon  School Division  to  the 

Manitoba Provincial average, estimating revenues, expenditures along with enrollment growth and  its 

effect  on  staffing  budgets,  and  receiving  direction  from  the  Finance  and  Facilities  Committee  for 

inflationary increases to school instructional and capital and maintenance budgets. 

In  addition,  the  Finance  and  Facilities  Committee  has  had  consultation  meetings  with  a  variety  of stakeholders  to  discuss  the  2018‐2019 Operating Budget.      The purpose of  the meetings was  for  the Finance and Facilities Committee to hear and discuss the most important budgetary priorities of Brandon School Division from the stakeholders. These priorities were considered while developing the 2018‐2019 budget.  The Finance and Facilities Committee has met with the following stakeholders: 

Division Employee Groups o Brandon Teachers’ Association; o CUPE Local 737 Support Staff; and o Out‐of‐Scope Staff. 

Parent Councils 

Brandon Chamber of Commerce  

At  the Regular Board meeting on April  10,  2017,  the Board of  Trustees  approved Motion 48/2017  in 

regards to the 2018‐2019 Preliminary Budget preparation: 

Motion 48/2017    That in preparing the 2018‐2019 and future budgets, the budget process will be amended to require all requests  from  Trustees  for  budget  additions  or  reductions  be  made  to  the  Office  of  the  Secretary‐Treasurer  by October  31st,  and  that  individual  Trustee  requests  shall  then  be  integrated with  Senior Administrative requests in the final list of preliminary budget and sustainability requests only after being reviewed and endorsed by an appropriate committee of the Board. An exception to this process would be during an election year, where the deadline for the budget requests would be December 15th of that year.  Further,  on  September  25,  2017,  the  Board  of  Trustees  approved Motion  93/2017  to  establish  the 

following guidelines to be initiated for the 2018‐2019 Preliminary Budget preparation: 

Motion 93/2017 That the following guidelines be initiated for the 2018‐2019 Preliminary Budget Preparation: 

a) Inflationary  increases  be  provided  as  advised  by  suppliers  for  non‐controllable 

expenditures e.g.: employee benefits, insurance, fuel/propane for school buses, taxes and 

utilities; 

b) A 1.5% inflationary increase be provided for controllable services and supplies; 

c) A 1.5% inflationary increase on the school instructional supply budget; 

d) A 1.5% inflationary increase be provided for the Capital and Maintenance Budget; 

e) The 2018‐2019 Budget provide for expected enrollment growth. 

In preparing the preliminary budget, all accounts are reviewed and adjustments are made to provide levels 

of  expenditure  based  on  previous  years’  experience,  Board  decisions  and  actual  rates  anticipated  or 

known at the time for expenditures.  

6 | P a g e   

ComparisonstoProvincialAverageandSimilarDivisionsThe  following  charts  show  how  Brandon  School  Division  (BSD)  compares  to  the Manitoba  Provincial 

Average  and  similar  Divisions  using  the  2017‐2018  Provincial  FRAME  Budget  Report.    Although  BSD 

receives less revenue from the Province than the provincial average, the Board of Trustees has directed 

more resources to the classroom while spending  less  in divisional administration costs.   BSD’s current 

(2017‐2018)  budgeted  operating  fund  expenditure  per  pupil  is  $11,897  compared  to  the  provincial 

average of $13,187 per pupil and lower than similar Divisions. 

 

 

 

Provincial 

Average 

2017‐2018

Seven Oaks SD 

2017‐2018

St. James SD 

2017‐2018

Brandon SD 

2017‐2018

K‐12 F.T.E. Enrollment 11,290.0           8,219.6              8,530.0             

Total Operating Expenses 142,447,460$  108,289,892$  101,967,200$ 

Total Expenses Related to Pupils 138,251,060$  106,758,712$  101,481,400$ 

Provincial Government 59.9% 67.9% 53.0% 60.4%

Municipal Government 34.3% 29.6% 43.7% 38.1%

Other Sources 5.8% 2.5% 3.3% 1.5%

Instruction 77.6% 80.7% 80.9% 83.8%

Community Services 1.4% 2.1% 1.0% 0.4%

Divisional Administration 3.5% 2.9% 3.6% 3.3%

Transportation 4.4% 2.7% 2.4% 2.5%

Operations & Maintenance 11.4% 9.8% 10.4% 8.3%

Fiscal 1.7% 1.8% 1.7% 1.7%

Salaries & Employee Benefits 83.2% 84.3% 82.6% 85.7%

13,187$       12,245$            12,988$            11,897$           

** 7th lowest in Province

16.7 16.9 17.7 17.2

                      ‐ Educator 13.1 13.8 13.6 12.9

469$             369$                  467$                  395$                 

13.8 16.2 13.1 14.9

433,310$     319,578$          571,406$          368,373$         

7) Special Levy Mill Rate for 2017

8) Assessment Per Resident Pupil for 2017

2017‐2018 Frame Budget Report

2) Revenue

3) Expenditures

4) Operating Fund Expenditure/Pupil

5) Pupil/Teacher Ratios ‐ Regular Instruction

6) Divisional Administration Cost/pupil

1) Division Data

7 | P a g e   

2017‐2018 Brandon School Division Revenue by Source 

      

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Municipal38.1%

Provincial60.4% Federal

0.0%

Other Divisions0.4%

First Nations0.2%

Private0.8%

Other0.1%

Revenue  By Source 

Provincial Average 

Seven Oaks 

 St. James   BSD 

Provincial  59.9%  67.9%  53.0%  60.4% 

Municipal  34.4%  29.6%  43.8%  38.1% 

Federal  0.2%  0.6%  0.0%  0.0% 

Other Divisions  0.5%  0.7%  0.6%  0.4% 

First Nations  4.1%  0.5%  0.2%  0.2% 

Private  0.8%  0.7%  1.8%  0.8% 

Other  0.2%  0.0%  0.7%  0.1% 

 

For the 2017‐2018 school year, Brandon School Division received 60.4% of its total funding from the 

Province and 38.1% from the Municipal Government. 

In comparison, the 2017‐2018 Provincial average indicates that 59.9% of school division funding is 

from the Province and 34.4% is raised through taxation.  

8 | P a g e   

2017‐2018 BSD Expense by Function 

 

 

 

 

 

2017‐2018 BSD Expense by Object 

 

 

 

 

Regular Instruction

59.4%

Student SupportServices21.2%

CommunityEducation

0.4%

Divisional Administration

3.3%

Instructional &Other Support

Services3.2%

Transportation ofPupils2.5%

Operations &Maintenance

8.3%

Fiscal 1.7%

Salaries &EmployeeBenefits85.7%

Services6.3%

Supplies & Materials6.1%

Fiscal & Transfers1.9%

This chart shows where the Brandon School Division spends its operating budget.  It shows that BSD spends 

83.8% of the budget towards School Instruction (Regular Instruction 59.4%; Student Support Services 21.2%; 

and Instructional & Other Support Services 3.2%).  In Comparison, Seven Oaks SD spends 80.7% and St. James 

SD spends 80.9% of their budgets towards School Instruction.  

Expense by Function Provincial  Average 

Seven Oaks 

St. James  BSD 

Regular Instruction  55.8%  59.7%  55.7%  59.4% 

Student Support Services  18.4%  17.0%  21.8%  21.2% 

Community Education  1.4%  2.1%  1.0%  0.4% 

Divisional Administration  3.5%  2.9%  3.6%  3.3% 

Instructional &  Other Support Services  3.4%  4.0%  3.4%  3.2% 

Transportation of Pupils  4.4%  2.7%  2.4%  2.5% 

Operations & Maintenance  11.4%  9.8%  10.4%  8.3% 

Fiscal     1.7%  1.8%  1.7%  1.7% 

Expense by Object Provincial  Average 

 Seven Oaks  St. James  BSD

Salaries &  Employee Benefits  83.2%  84.3%  82.6%  85.7%

Services  9.0%  7.1%  10.0%  6.3%

Supplies & Materials  6.1%  5.9%  5.2%  6.1%

Fiscal & Transfers  1.7%  2.7%  2.2%  1.9%

This chart shows how the Brandon School Division spends its budget.  BSD spends 85.7% of its operating 

budget on salaries and employee benefits which is higher than the provincial average of 83.2% and 

similar Divisions. 

9 | P a g e   

EnrollmentAnother factor in preparing the 2018‐2019 operating budget is enrollment.  Enrollment has continued to 

increase for the Brandon School Division, which affects staffing levels in schools.  For budgeting purposes, 

we are projecting that enrollment for September 30, 2018 will increase by 1.6% (145 students) over the 

prior year.    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7,3337,676

7,9328,203 8,329 8,404 8,562 8,731 8,805 8,950

BSD Enrollment History at September 30th

10 | P a g e   

 

Enrollment Change by School

  School  Sept. 30, 2016 Sept. 30, 2017  +/‐

Alexander School                       124                       132                   8 

Betty Gibson School                       311                       305                 (6)

Crocus Plains Regional Secondary School                   1,132                   1,134                   2 

Earl Oxford School                       348                       352                   4 

George Fitton School                       515                       486              (29)

Green Acres School                       214                       222                   8 

École Harrison                       366                       359                 (7)

J.R. Reid School                       272                       274                   2 

King George School                       289                       328                 39 

Kirkcaldy Heights School                       373                       375                   2 

Linden Lanes School                       377                       410                 33 

Meadows School                       453                       463                 10 

École secondaire Neelin High School                       769                       751              (18)

École New Era School                        473                       473                  ‐   

École O'Kelly School                        222                       208              (14)

Riverheights School                       518                       519                   1 

Riverview School                       203                       216                 13 

Spring Valley Colony School                         35                         36                   1 

St. Augustine School                       199                       193                 (6)

Valleyview Centennial  School                       189                       206                 17 

Vincent Massey High School                       934                       949                 15 

Waverly Park School                       415                       414                 (1)

Totals                   8,731                   8,805                 74 

 

 

 

 

 

 

 

11 | P a g e   

DevelopmentofStaffingBudgetTeaching Staff: Once we project enrollment for September 2018, we develop our staffing budget using our projected enrollment and the 2017‐2018 pupil/teacher ratio.  The preliminary operating budget will provide for an increase of 4.84 positions over last year based on the pupil/teacher ratio.  

 

Instructional Staffing  2013/14 Actual 

2014/15 Actual 

2015/16 Actual 

2016/17 Actual 

2017/18 Budget   

2018/18 Projections 

 

Total September 30 Enrolment   

8,329.0   

8,404.0   

8,562.0   

8,731.0    

8,888.0          8,950.0 

 

Less: 1/2 Kindergarten   

314.5   

349.0   

312.0   

357.5    

358.0             356.0 

 

  

8,014.5   

8,055.0   

8,250.0   

8,373.5    

8,530.0          8,594.0 

  Enrollment Increase (Decrease)  145.5  40.5  195.0  123.5  156.5    64.0 

  Authorized Ratio Positions  627.08  626.33  637.72  648.37  656.24    661.08 

  Increase (Decrease) in Positions  31.24  (0.75)  11.39  10.65  9.14    4.84 

 

 

For the preliminary budget, a total of 699.14 teaching positions (FTE) are budgeted.  This includes an increase of 4.84 positions for enrollment growth of 1.6% over September 30, 2017 as well as an increase of 1.06 positions for Board approved non‐ratio teaching staff positions for a total increase of 5.89 teaching positions.    

Instructional Staffing Projections 

Instructional Staffing 2017‐2018 Budget   

2018‐2019 Projections 

Total September 30th Enrollment            8,888.0                  8,950.0 

Less: 1/2 Kindergarten                358.0                      356.0 

          8,530.0                  8,594.0 

Pupil Teacher Ratio                13.00                      13.00 

Authorized Ratio Positions              656.24                    661.08 

Non‐Ratio Positions                37.01                      38.07 

Division Budget Increase/(Decrease)                       ‐                               ‐   

Total Teaching FTE              693.25                    699.14 

   

12 | P a g e   

 Non‐Ratio Positions (Based on Grants/Funding) 

Clinical & Intervention Services  2018‐2019   

Aboriginal Counsellor               1.00    RHA ‐ Speech Language Pathologists               1.50    ECDI ‐ Speech Language Pathologists               0.25          2.75 

  Curriculum & Instructional Services 

Aboriginal Education Specialist               0.81    EAL Specialist               1.00          1.81 

  Divisional ‐ Flexible Response 

Early Years Enhancement Grant (Formerly 20K3)              14.00        14.00   Divisional ‐ Grant 

Community Schools Partnership Initiative               0.50    French               1.00    Sparsity Assistance               1.44          2.94 

  Divisional ‐ Programs 

Learning to 18               0.45    Students‐At‐Risk                3.58    Senior Years ‐ Career Development               0.82          4.85 

  School ‐ Literacy 

English as an Additional Language               6.23    Intensive Newcomer Support               0.50    Reading Recovery               4.99        11.72 

 

   38.07 

                  

13 | P a g e   

Support Staff:   The preliminary operating budget will provide for an increase of 0.30 positions based on the following staffing guidelines for support staff and a reduction in an administration position.  1. Administration, Supervisory, and Administration Office Staff 

Needs identified individually and approved by the Board of Trustees  

2. School Administrative Assistants 

Early and Middle Years   ‐ 6 ½ hours per day for 10 months per school year 

‐ New Era ‐ 2 x 6 ½ hours/day for 10 months 

Secondary   ‐  Crocus Plains   ‐ 2 x 7 hours/day for 10 months 

    ‐ 2 x 7 hours/day for 12 months   ‐  Neelin/Off‐Campus  ‐ 2 x 7 hours/day for 10 months   ‐ 1 x 4 hours/day for 12 months 

        ‐ 1 x 7 hours/day for 12 months   ‐  Vincent Massey   ‐ 2 x 7 hours/day for 10 months   ‐ 1 x 4 hours/day for 12 months 

      ‐ 1 x 7 hours/day for 12 months        

3. Educational Assistants 

Appropriate  Educational  Programing  (AEP)  ‐  1  educational  assistant  for  each  5  students determined as 5.43% of the Division's total full time equivalent enrollment 

Level II ‐ 1 educational assistant for each 2 eligible Level II students 

Level III ‐ 1 educational assistant for each eligible Level III student  

4. Custodial/Custodial Assistants 

Each  school  entitled  to  a  minimum  8  hour/day  custodian  or  a  maximum  of  8  hours/day  of Custodial/Custodial Assistant staffing for every 20,000 sq. ft. of building 

Coquitlam Formula is used to determine the custodial assistant staffing required in our schools.  The formula is based on: number of Teachers, number of students, number of teaching areas, square footage of building area, number of washroom fixtures, heating system maintenance and yard maintenance requirements 

 5. Lunchroom Assistants (noon hour supervision) 

One hour for each 75 students or portion thereof, minimum of 2 hours. 

One  lunchroom assistant where  there  are  a  total  of  75‐150  students who  are  transported by school bus or attend a special program at a school but who live outside the normal catchment area for the school; 1½ hours/day 

Two lunchroom assistants where there are 151 ‐ 225 students identified above; 1½ hours/day 

Three lunchroom assistants where the total number of students is 226 ‐ 300 

Four lunchroom assistants where the total number of students is 301 or more 

Schools having at least two Learning Assistance Classes and a total of 20 or more students one (1) Lunchroom Assistant or, alternatively, the hours of an Educational Assistant position at the school may be extended. 

 6.  School Bus Drivers, Maintenance Workers, Attendance Officer, Administrative Assistant, etc. 

Needs identified individually and approved by the Board of Trustees.  

 

14 | P a g e   

Summary of Staff FTE for 2017‐2018 and 2018‐2019: 

 

 

Teaching  Support Staff    Total 

Function    2017‐2018  2018‐2019  2017‐2018  2018‐2019  

2017‐2018  2018‐2019 

Regular Instruction   

  528.70 

  537.71 

  98.25 

   99.12    

  626.95 

  636.83 

Student Support Services   

  144.30 

  142.43 

  242.61 

   242.80    

  386.91 

  385.23 

Community Education and Services   

0.75   

0.75   

3.00    

3.00    

  3.75 

  3.75 

Administration   

  2.00 

  2.00 

  25.04 

   24.15    

  27.04 

  26.15 

Instructional & Other Services   

  17.50 

  16.25 

  7.64 

   7.64    

  25.14 

  23.89 

Transportation                    ‐                    ‐     

41.45    

41.46    

  41.45 

  41.46 

Operations and Maintenance                    ‐                    ‐     

84.21    

84.33    

  84.21 

  84.33 

 

  693.25 

  699.14 

  502.20 

   502.50    

  1,195.45 

  1,201.64 

FTE = Full Time Equivalent   

 

 

AccumulatedSurplusandReservesIn previous financial reports to the Board of Trustees, we have reported the auditor’s opinion that the Division  should  carry  an  unallocated  surplus  of  at  least  5%  of  the  annual  budgeted  expenditures,  or approximately $5,100,235.  The Minister of Education and Training has advised the Board of Trustees that Accumulated Surplus should not exceed 4% of operating expenditures as per Government policy limit.    Further,  in order to maintain a financially responsible operating budget, a contingency fund not  lower than 2% of the annual operating budget shall be maintained (Motion 129/2012).  The  following schedule outlines  the Accumulated Surplus as of  January 31, 2018.    It breaks down the 

balance  to  what  has  been  designated  and  committed  as  well  as  what  has  been  designated  but  not 

committed.      The balance as of  January 31, 2018  is $2,677,572 or 2.62% of  the 2017‐2018 Operating 

Budget, as this amount meets the 2% requirement of Motion 129/2012, no planned contingency will be 

raised in the 2018 Special Levy.  

15 | P a g e   

 

    

Board

Motion No.

ACCUMULATED SURPLUS GROSS OF NON‐VESTED SICK LEAVE AS AT JULY 1, 2017 3,642,793$       

LESS:  Non‐vested Accumulated Sick Leave Liability 529,221            

ACCUMULATED SURPLUS NET OF NON‐VESTED SICK LEAVE AS AT JULY 1, 2017 3,113,572$       

Current Year Surplus (Deficit) before Non‐Vested Sick Leave $          37,500 

Less: Non‐vested Sick Leave Expense (Recovery) ‐                         

Current Year Surplus (Deficit) after Non‐Vested Sick Leave $          37,500 

Net Transfers from (to) Capital Fund (37,500)           

Net Current Year Surplus (Deficit) ‐$                         

Accumulated Surplus Net of Non‐vested sick leave ‐ January 31, 2018 3,113,572$       

LESS:   Designated & Committed

a) School Carry Forwards Policy 3002 361,100$       

b) HR systems consultant 39/2017 29,900            

LESS: Designated but not Committed

a) Insurance Aggregate Retention (Self‐Insurance) 155/2006 45,000            

Total Designated Surplus 436,000             

UNDESIGNATED SURPLUS NET OF NON‐VESTED SICK LEAVE ‐ JANUARY 31, 2018 2,677,572$       

2017/2018 Operating Budget (including transfers to Capital) 102,004,700$  

Percentage of Undesignated Surplus on 2017/2018 Operating Budget 2.62%

PSFB Calculations for Accumulated Surplus

Accumulated Surplus ‐ Operating Fund 3,113,572$       

Add: Non‐vested sick leave to date 529,221             

Operating Fund Accumulated Surplus Gross of Non‐vested sick leave (A) 3,642,793$       

Divided by: Operating Fund Total Expenses 101,967,200    

% of Accumulated Surplus of over Total Expenses (A) 3.57%

4% Cap per Ministerial policy (B) 4,078,688$       

Over / (Under) the 4% Cap (A ‐ B) (435,895)$         

ACCUMULATED SURPLUS ANALYSIS ‐ OPERATING FUND

As of January 31, 2018

16 | P a g e   

Reserve Accounts 

The Brandon School Division Capital Reserve Accounts consist of the following accounts and includes the 

projected balances for June 30, 2018: 

 

 

 

 

       

Capital Reserve

 June 30, 2017 

Balance 

 Transfers 

from 

Operating  Purchases

 June 30, 2018 

Balance 

School Bus 2,205,123$           ‐$              (569,555)$    1,635,568$          

Building ‐ Administration 175,526                ‐               ‐                175,526                

Building ‐ Schools 411,557                ‐               ‐                411,557                

Emergency Equipment/Systems Replacement 100,000                ‐               ‐                100,000                

Administration Office ‐ Roof 27,358                  ‐               ‐                27,358                  

Computer ‐ ERP System 653,916                ‐               (536,579)      117,337                

New School 2,000,000            ‐               ‐                2,000,000            

Video Surveillance Hardware for Bus Fleet 45,162                  ‐               (8,429)           36,733                  

Vehicle for Electrician 1,297                    ‐               ‐                1,297                    

Replacement of DDC Controls at Vincent 

Massey 9,623                      ‐                 ‐                 9,623                     

Green Acres Gym Addition 51,000                  ‐               (51,000)        ‐                         

Total 5,680,562$            ‐$               (1,165,563)$  4,514,999$           

Capital Reserves

Projected Balances for June 30, 2018

17 | P a g e   

SpecialLevy/RequirementThe Board of Trustees has the responsibility to set the Budget for the July 1, 2018 to June 30, 2019 fiscal period and determine the Special Levy required to be raised from the local taxpayer by the municipalities for the 2018 calendar year.  

Special Requirement is the amount required to be raised from Municipalities during the Division's  fiscal  year.    It  represents  the  final  source  of  revenue  for  the  Board  to  fund budgeted expenditures.   For 2018‐2019, the Minister directed School Divisions to  limit any increases to the Special Requirement to two per cent (2.0%). 

Special Levy is the amount that the Municipalities will be asked to raise by property taxes during the calendar year. 

  It is important to note, that tax and budget increases or (decreases) from prior years have an effect on the 2018‐2019 operating budget and that budget decisions made this year will impact decisions made in 2019‐2020.    The decisions made for the 2017‐2018 Budget committed an increase of $1,166,852 or 2.53% on the 2018 Special Levy and the budget decisions made this year will impact the 2019 Special Levy.   The chart below illustrates how the School Year budget affects the Special Levy (Municipal Taxes). 

 

        

43.5% 56.5% 43.5% 56.5% 43.5% 56.5%

2017 2018 2019 2020

Special Special Special Special

Levy Levy Levy Levy(Municipal taxes) (Municipal taxes) (Municipal taxes) (Municipal taxes)

Budget Budget Budget

2017‐2018 2018‐2019 2019‐2020

School Year School Year School Year

18 | P a g e   

Below is a ten‐year comparison of school property taxes for a residential property assessed at $255,100 

in 2017.  It includes the total Education Levy changes less the Provincial Property Tax Credit changes and 

shows the Net School increase or decrease compared to the prior year.  

 

19 | P a g e   

BudgetandSustainabilityRequestsforthe2018‐2019OperatingBudget A summary of the Budget and Sustainability Requests compiled from Trustees and Board Committees and from Senior Administration, which includes requests brought forward from constituent consultation meetings, are as follows.  Senior Administration recommends that the Senior Administration requests be considered by category and subsequent required costs.  The specific allocations that would be made by Senior Administration pending Board approval of the costing is attached for information.  

Budget and Sustainability Requests  Staff Positions Amount

Trustee / Board Committee Requests 

Facilities / Transportation  $   30,000

 

  $   30,000

Senior Administration Sustainability Requests 

Business  $   45,000

Facilities / Transportation  2.00 51,400

Human Resources  6.00 256,100

 

  8.00 $ 352,500

 

Total Budget and Sustainability Requests  8.00 $ 382,500

  

    

Salaries74.5%

Others25.5%

20 | P a g e   

Trustee/BoardCommitteeBudgetRequestsFacilities /Transportation  Total Request 

$30,000

Joint Use Agreement – School Grounds  Improvement  ‐  Finance and Facilities Committee 

 Through  the  Joint  Use  Agreement  for  the  community  use  of  facilities, both the City of Brandon and the Division each provide an annual budget allocation of $20,000 for maintaining and upgrading the school playing fields  and  adventure  playgrounds.  These  funds  are  utilized  for  over seeding, fertilizing, maintaining and upgrading playing fields, along with toping up adventure playground fall protection.   Throughout  the  years,  the  Division  has  used  several  methods  of upgrading the school fields including re‐leveling fields, seeding them and adding temporary sprinklers.  Unfortunately, the method of seeding fields has resulted in poor results due to the weeds often overtaking the seeded areas and the grass not maturing quickly enough to provide the school with a suitable playing surface in the fall and upon use the seeded areas deteriorated.  Recently, to improve the success of upgrading the playing fields, the City of Brandon and the Division has used sod instead of grass seed.  The new process involves leveling the site, laying down sod and using temporary sprinklers in July which allows the sod to be established by the start of school in September.  The use of sod has improved the timelines and success of redeveloping school fields, but the cost of sod is significantly more than grass seed and the  current  budget  allocation  is  not  sufficient  to  meet  the  costs  of improving our school grounds/fields.  The Finance and Facilities Committee is requesting a budget increase of $10,000 which will allow the Division along with the City of Brandon to continue redeveloping one playing surface per year and to maintain the existing school fields.   

$10,000

Joint  Use  Agreement  ‐  Playground  Replacement  ‐  Finance  and  Facilities Committee  

Through  the  Joint  Use  Agreement  for  the  community  use  of  facilities, both the City of Brandon and the Division each provide an annual budget allocation  of  $30,000  for  playground  structure  replacement.    On  an annual  basis,  as  identified  on  the  School  Playground  Replacement Schedule, one school playground is replaced.  New playground structures range between $100,000 to $120,000, whereby the City of Brandon and Division currently cover $60,000 of the costs and the remaining amount 

$20,000

21 | P a g e   

must be raised by schools/parent councils.  Due to the diverse nature of some school communities, schools/parent councils have struggled with raising the required funds to purchase the new playgrounds.   The  Finance  and  Facilities  Committee  is  requesting  that  the  budget allocation for playgrounds be increased from $30,000 to $50,000 to assist schools/parent councils with the cost of replacing playgrounds.    

Total Trustee/Board Committee Budget Requests  $30,000

 SeniorAdministrationSustainabilityRequests 

Business  Total Request $45,000

Learning Support Services Data Tracking and Management Software  

We  retired our  Learning  Support  Services  clinical  tracking  software over  four years ago.   Since that time we have adapted our current SIS system (SIRS) to provide us with a rudimentary level of documentation on clinical interventions and information sharing in the interim. Now that our search and selection process for a new SIS is complete, we must now move forward in the final selection of what will be our  tracking  software  to  integrate  clinical  information  into  our  SIS  library  to support our ongoing efforts in our Continuous Improvement Plan.    In particular our current work in Response to Intervention data  is essential to move  forward.  The  software  packages  under  consideration  are  intended  to collect,  share,  and  report  information  and  data  as  necessary  to  provide individual and systemic  reporting  in alignment with our  student achievement goals within our Continuous Improvement Plan.  The  first  area  that will  be  developed with  detail will  be Academic  and  Social Behaviours.    

$45,000

Facilities/Transportation  Total Request$51,400 

Two (2) Term bus routes to service the Island Lakes, Woodlands South Brandon Area until new school is built (2.0 FTE)  

Two (2) term bus routes to accommodate the student growth in the Island Lakes Area.  We expect further growth for our busing to King George, Riverheights and Waverly  Park  Schools.    The  King  George  bus  is  at  capacity  and  we  have dispatched an additional bus on numerous occasions this year.  The Riverheights 

$51,400

22 | P a g e   

and Waverly Park buses are also near capacity.  For these term routes, we would utilize old buses that would normally be retired for the runs.  The routes will not be required once a new school is built in the Island Lakes Area.   

Human Resources  Total Request $256,100

Half Time Vice‐Principals at Betty Gibson and King George Schools (1.0 FTE)  

Vice‐principals have increasingly become essential supports for student learning as  our  schools  have  grown  in  size  and  complexity.    Their  roles  in  supporting student learning by:            working with teachers,            leading PLC groups            handling student matters  This work  is critical to enhancing a Principal's work by allowing them to work with staff supervision, evaluation, providing and implementing the Continuous Improvement Plans.   Both Betty Gibson and King George Schools operate with transiency rates that typically run in the 30% range in the first month of school, and persist through the  year.  Building  relationships  with  students  and  families  is  extremely challenging for a single administrator in these contexts.  Change is persistent in BSD, these schools for example are now larger than Earl Oxford was when a full‐time vice‐principal was added and are equally as complex.  They are still the only designated core area schools without vice‐principal support.  Frequently student situations at Betty Gibson and King George Schools involve 

complex multi‐agency  scenarios which  require  administrative  involvement  to 

ensure community supports are effectively engaged with families and to work 

with social workers to leverage community resources.   

 

 

$128,100

Additional Educational Assistants – Appropriate Educational Programming (AEP)  (5.0 FTE)  

As directed by Policy 4044 Appropriate Educational Programming, the Brandon School  Division  continues  to  experience  an  increasing  need  for  student resources  to  ensure  that  ALL  students  are  provided with  equitable  access  to quality educational experiences and services.  Funds provided through provincial funding  support  approximately  200  students.    On  an  annual  basis  Brandon School Division must provide support for an additional 125‐150 students who do not meet provincial  eligibility  but  require  support  to be  successful  as well  as providing top‐ups for provincially supported students require specific additional supports.     

$128,000

23 | P a g e   

These funds will assist with new students to the Division who require funding, various resources to assist with EAL learners, Literacy and Numeracy initiatives and resources to ensure the safety and security of the learning community (i.e. vocational classrooms, high risk student behavior). This request of an additional $128,000 (or the equivalent of 5.00 full time Educational Assistants) has been put  forth  to  ensure,  to  the  best  of  our  abilities  that  ALL  students  receive appropriate  educational  programming  that  fosters  students'  participation  in both the academic and social life of the school.   

 

Total Senior Administration Sustainability Requests  $256,100

Total Budget and Sustainability Requests for 2018‐2019  $382,500

 

                                  

24 | P a g e   

2018‐2019FundingAnnouncementSummary The following is a summary of the announcement by the Minister of Education and Training on February 8, 2018: 

 

The Province announced an increase of 0.5% or $6.6 million in provincial funding to public schools for  the 2018‐2019 school  year,  including an  increase of $8.5 million  for operating support, an increase of $5.6 million for capital support and a decrease of $7.5 million for the Tax Incentive Grant (TIG). 

The Province will phase out the Tax Incentive Grant funding (TIG) over the next six years. The TIG was a voluntary program that ended in 2011, intended to assist school divisions that held the line on taxes. The Brandon School Division (BSD) previously received $1,848,013 through the TIG, for 2018‐2019, this amount has been reduced by $308,002 to $1,540,011. 

The  announcement  did  not  include  funding  for  the  Early  Years  Enhancement Grant  (formerly called Provincial Smaller Classes  Initiative  (K‐3)), which  is expected to be announced at a  later date. 

The  total  funding  for 2018‐2019  represents a 3.3% or $1.7 million  increase  in  support  for  the Brandon School Division over the previous year.  

 

Base Support 

Base Support has increased 0.7% or $187,419 resulting primarily from enrollment growth. 

All rates for base support have remained unchanged. 

The Division  received  a  slight  increase  in  Sparsity  support  of  $2,615  resulting  from  increased student enrollment in rural schools located in Alexander and Spring Valley. 

Occupancy support decreased by $27,360 due to an increase in total Provincial school building 

space.  

 Categorical 

Transportation funding has decreased by $33,880 due to a decrease in bused students.  

Total funding for Level 2 and Level 3 Special Needs is maintained at the 2017/2018 level and 

does not require funding applications to be submitted. This excludes Level 3 

Emotionally/Behaviourally Disordered and Level 3 Unified Referral and Intake System (URIS) 

Group A pupils who continue to require student specific applications.  The Special Needs 

support has decreased slightly by $4,113.    

The  Senior  Years  Technology  Education  grant  increased  by  $52,800  due  to  increased  student enrollment in senior year technology courses. 

Funding  for  English  as  an  Additional  Language  (EAL)  has  increased  by  $81,275  due  to  EAL enrollment increases in 1st to 4th year students.  

There was no change in Indigenous Academic Achievement (IAA) grant amount. 

The  Enrollment  Change  Grant  decreased  by  $139,285  compared  to  last  year’s  funding announcement due to the projected enrollment change from 2017 to 2018 being lower than the change from 2016 to 2017. 

The Early Childhood Development Initiative increased by $7,948 due to an increase in the number of Kindergarten students. 

The Literacy and Numeracy grant increased by $7,860 due to enrollment growth.  

The remaining categorical grant rates remained unchanged from last year and any increases in the funding are solely due to enrollment increases. 

25 | P a g e   

Equalization Support 

The  Equalization  Support  Grant  increased  by  11.0%  or  $1,824,111  from  last  year’s  funding announcement.  Equalization Support is based on many factors including the 2018 assessment for all divisions; enrollment; the amount of unsupported expenditures; and the maximum assessment per pupil used to determine the 2018‐2019 equalization factor is $654,060 (2017 ‐ $616,670).  The percentage of unfunded expenditures is maintained at 66%.   

 School Building (D‐Grant) Support 

The School Building (D‐Grant) Support increased by $5,040.  Technology Education Equipment Replacement 

There is no change to the Technology Equipment Replacement Grant. It remains at $95,400.  Other Revisions/Announcements 

The  Intensive  Newcomers  Support  Contingency  funding  has  been  increased  from  $60,000  to $100,000  to  assist  divisions  with  new  arrivals  of  refugees  or  other  high  needs  English  as  an Additional Language students during the year. 

The Formula Guarantee is maintained at 98% of 2017/18 Base, Categorical, Equalization, School Buildings (Earned) Support and Formula Guarantee. 

The General Support Grant (GSG) has been set at $36.7 million, the total amount paid to divisions in 2017‐2018. For 2018‐2019, each division will receive a portion of the total based on the amount of payroll tax paid at December 31, 2017 as a percentage of the total payroll tax paid by all school divisions.  In the past, the Province refunded the divisions for the incurred payroll tax expense through the GSG at 100%.  This change results in reduction of funding of $191,200. 

Division Administration cost limits have been reduced by 15%, the 2018‐2019 cap limit for BSD is 3.0% (3.5% ‐ 2017‐2018).      

For  2018‐2019,  the  Minister  directed  School  Divisions  to  limit  any  increases  to  the  Special Requirement to two per cent (2.0%). 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

26 | P a g e   

Preliminary2018‐2019OperatingBudget The preliminary budget has been prepared in accordance with Board Motions 48/2017 and 93/2017 along with the funding received from the Provincial Government as communicated by the Minister of Education and Training on February 8, 2018.    The preliminary budget includes previous funding of $851,223 for Early Years Enhancement Grant (previously called Kindergarten to Grade 3 Provincial Smaller Classes Initiative – 20K3) received from the Provincial Government for 2017‐2018. It is expected that funding for this initiative will continue although the Provincial Government has not made an announcement at this time.    The following Ministerial directions and guidelines have also been used in developing the preliminary budget: 

Provincial Guidelines for Bill 28 – The Public Services Sustainability Act. 

Reduction in the Tax Incentive Grant (TIG) 

Reduction in the General Support Grant (GSG) to offset Division payroll taxes. 

15% reduction in Division Administration cost limits.      

Limit any increases to the Special Requirement to two per cent (2.0%).  The provincial mandate to reduce the Division Administration Cap by 15% from 3.5% to 3.0% required the Division to reduce $230,000 out of the administration budget to reach the 15% reduction in our administration budget cap.  Division Administration consists of costs related to the administration of the school division including the Board of Trustees, the Superintendent’s and the Secretary‐Treasurer’s departments. These costs consists of salaries, supplies, equipment, professional development, advertising and IT.  Senior Administration has reviewed all budget lines and made the necessary reductions while minimizing the impact to the Division Operations to meet the 3.0% administration cap.    Should the Board of Trustees approve the preliminary budget along with all budget and sustainability requests for 2018‐2019, the Special Requirement would be below the 2.0% limit set by the Minister of Education and Training.