1

Legislative Review 2012:  Mechanics’ Liens, Recording Fees & 

Much Much More! 

2011 ACTS• H174 Commercial Brokers’ Liens• S349 & H690  UPL civil action, interest on non‐lawyer closing escrow accounts• S679 (former H707) Deed of Trust Modernization ‐‐ Revisions to Future Advance, 

satisfaction and other provisions of GS 45‐37 among others.• S432 Revised Probate Code, including NCGS 28A‐19‐3(j) effective 1/1/12:  

"Except as otherwise specifically provided in this Section, the limitations on presentation of claims set forth in this Section apply to claims by the State of North Carolina, its subdivisions and its agencies."

• S487– attorneys deposit disputed earnest money with Clerk (GS 93A‐12)• H164 Foreclosure release of upset bid deposit on debtor bankruptcy• H165 RE PCA’s and Condos, additional requirements on assessment foreclosure 

requirements, and requiring disclosure statements at time of sale• H384 –major Register of Deeds fee changes in 2011• H312 – Register of Deeds – repeal original presentation satisfactions; plat format 

recording requirements• S487 Deposit by attorneys of disputed earnest money with Clerk• S519 memorandum of contract; name of preparer on deeds and deeds of trust• H507 Withdrawal of public use dedication by POA’s, effective 6/24/2011• H806 & S148  Zoning Ordinance statutes of limitations• H417 Charitable tax deduction for land held for future low‐ to moderate‐incoming 

housing (within 10 years)• Revision to State Bar’s Authorized Practice Advisory Opinion 2002‐1

FORMS & MORE FORMS

Question:  What went on in the “Short” Session?

Answer:  LOTS!!!

2

Recording fees GS 161‐10(a)(1)• Instead of the $25 per additional subsequent instrument reference on all instruments (from the 2011 recording fee bill)

• NOW for assignments (not all subsequent instruments), the charge will be $10 for each additional (after the first one) reference to a previously recorded instrument that is required to be indexed

Sunset is still July 1, 2013

Tax Certifications Prior to Recording, if Resolution by County Commissioners

More counties added to the list!Alamance BrunswickBuncombeSampsonYadkinYancey

N.C. Gen. Stat. §161‐31

Passing title by will –GS 31‐39 & GS 28A‐2A‐1: Duly probated will  pass title to real and personal property. 

But NOT as against lien creditors or purchasers for valuable consideration from the intestate heirs at law of a decedent, unless :• Will is probated or offered for probate before the earlier of 

– (i) approval by Clerk of final account filed by the PR, or – (ii) 2 years from date of death of the decedent, or– If will fraudulently suppressed, stolen, destroyed or lost, above times run 

from termination of action or proceeding to establish the will.• Original or certified copy of the will is filed in Clerk’s office where the real 

property lies (if different from resident county) within above time limit. 

Conveyance by intestate heirs of a decedent before the expiration of above time limitation shall, upon the expiration of that time, becomes effective as if conveyance was after the expiration of that time, unless intervening proceeding is instituted in the proper court to probate a will of the decedent.

H1066, Estates of Decedents dying on or after 10/1/12

3

2012 ACTS???• New 2012 Indexing Standards for all Registers of Deeds (delayed for 

6, incl. Wake)• S518 Attorneys as defaulted tenants – Landlord report to State Bar• S820 “Fracking” bill – authorization, permitting, landowner 

protections (10‐year lease terms 12.5% royalties, recordation, 3‐day right of rescission, addition to GS 47E Residential Property Disclosure Statement) & lender protection

• H203 Fraudulent Filings (Sheriff’s association)• H203 Mortgage satisfaction forms affirming satisfaction of debt• H971 Active Duty Death • S521 Broker Price Opinions (other than for mortgage loan 

originations)• S927 Lithium Battery Smoke Alarms in Rental Properties• H1185 Fracking Contracts Fraud• S521 Repeal Rule in Dumpor’s Case

FORMS & MORE FORMS

2012 ACTS???• H707 Recording requirements for requests for notice, waste and 

hazardous disposal sites, brownfields restrictions, condo plats & declarations, landmark ordinances, trustee and co‐trustee powers and authority, Medicaid as 6th class creditor in decedents’ estates

• H950, US v. Bank of America settlement ‐ $50MM to various state funds• H1067 Co‐owner rights of survivorship – simultaneous death ‐ 120 hours 

(GS 28A‐24‐3)• SB212, Old Cemetery maps GS 161‐14• S177 Greensboro Rental Property Utility Liens• H1015 Sewer System in Different County• S493 Residential Tenant Amendments, especially on death of tenant• H1105 HOA property in different counties ‐ taxation amendments• H1068 UCC Article 9 Secured Transactions Financing Statement –

e‐recordings & business filings• H164 release of upset bid deposit when borrower files bankruptcy• S107 & S214 Transportation Map Corridor tax reductions, permits and 

encumbrances

FORMS & MORE FORMS

WhatMay Be Coming up for 2013?• Mechanics’ Liens – curatives and more• Notary curative updates & more• Planned  Community / Condo Acts

– Declarants’ rights– HOA foreclosure titles

• Transfer fee covenants – allow payment to HOA for reserves• Original presentation deed of trust satisfaction & other technical 

corrections• Tax carve outs of sections & pre‐payment (2012 bill S486)• Fracking bill technical corrections, including that lawyers are not 

“landmen” required to register for performing titles and negotiating business agreements for oil and gas exploration / production

• Vogler Realty case – Clerk approving attorneys’ fees for trustee in foreclosure

• Technical correction to 47G & 47H for judicial foreclosure without a trustee

4

CFPBNEW HUD‐GFE‐TIL disclosures

• IF YOU’RE NOT ALREADY STUDYING IT –

NOW’S THE TIME!!

“Hidden” Liens Addressed:Mechanics’ Lien AgentsComing to NC in 2013

© North Carolina Land Title Association 2012

WHAT IS THE “HIDDEN”

LIEN?

5

Workmen’s & Materialmen’s Liens

• Based on N.C. Constitution, Article X, Section 3– “The General Assembly shall provide by proper legislation for giving to mechanics and laborers an adequate lien on the subject‐matter of their labor”

– Does not provide that the lien should be “hidden” from public view.

– Does not provide for “relation back”– Does not protect suppliers, equipment rentals– Enacted during Reconstruction after Civil War to protect those who provided labor, but had no financial or political power

Current Mechanics’ Lien Law:N.C. Gen. Stat. Ch. 44A, Art. 2

• Contractor, subcontractor, or material supplier may file a claim of lien on real property within 120 days of completion of work

• Priority of the claim of lien relates back to the first furnishing of labor, services or material

• Even if date is several YEARS after innocent purchaser for value or lender acquires interest

6

Current Mechanics’ Lien Law

• No requirement that lien or any notice be of record prior to sale or mortgage to innocent third parties

• INNOCENT LENDERS & PURCHASERS AT RISK!!• Work or materials may not be “visible” or may be incorporated into complex construction

Result: Hidden Mechanics’ Liens

• Loss of priority in title to real property by INNOCENT PURCHASERS & LENDERS

• Prolonged litigation against hundreds of purchasers, lenders and their title insurance companies

• Millions of dollars paid in claims

CURRENT REQUIREMENTFor insurance regarding priority of conveyance by seller to proposed insured owner over potential liens for labor, services or materials, including surveyors, architects, engineers and rental equipment (herein "liens") of seller, or priority of proposed insured lender's deed of trust (once recorded) over said liens of seller and/or construction borrower, receipt of applicable NCLTA form (or substantially similar form approved by Company counsel prior to closing), completed and executed by all required parties in compliance with the applicable form's instructions regarding same, to wit:

▪ NCLTA Form 1, if no recent construction or addition of improvements on land, no executory contracts for improvements on land and no construction loan by signing owner or borrower is contemplated;▪ NCLTA Form 2, if construction on the land was recently completed; or▪ NCLTA Form 3, if construction is in process or immediately contemplated (for loan including construction financing).

In addition, if the proposed purchaser will be obtaining combined purchase and construction financing from proposed insured lender as a part of the transaction to be insured, proposed purchaser (construction loan borrower) must also provide duly completed and executed NCLTA Form 3 in order to obtain insurance of priority of the construction loan over such liens against the proposed purchaser (construction borrower).

7

NCLTA Forms – Who?  What?

NCLTA Form 1, Affidavit  no recent construction PROTECTS BFP &/OR NEW LENDER

NCLTA Form 2, Waiver by ALL “contractors” construction recently completed

PROTECTS BFP &/OR NEW LENDER

NCLTA Form 3, Subordination to new deed of trust construction in process or immediately 

contemplatedPROTECTS NEW LENDER

HOW DOES THE “HIDDEN” LIEN AFFECT ALL OF US?

Sources of Losses• New Homes or Recent Improvements:

– Single family recently‐completed residences– Tract / Developer‐builders

• New Developments– Developers selling to innocent builders or individuals– Multimillion $$ infrastructure liens

• “Bonded off” liens– Innocent parties still joined in litigation, have to defend, including Superior Court & Bankruptcy Courts

SEVERE IMPACT ON YOUR ECONOMY!!

8

Financial Impact ofMechanics’ Lien Filings

on the Community/Economy at Large

• Development projects halt• Lending stops• Bankruptcies • Depresses property values in residential subdivisions• Mortgage foreclosures• Ongoing litigation for purchasers and lenders – even where liens are bonded off or developer effectively disappeared

Financial Impact of Mechanics’ Lien Filings 

on Innocent Purchasers & Lenders

• Depressed values of development & their individual properties

• Inability to sell or financing because of encumbrance and/or loss of value

• Not all have title insurance to cover them• Infrastructure liens may far exceed the value of the 

property or any title insurance – i.e. unpayable!• Ongoing litigation for purchasers and lenders – even where 

liens are bonded off or developer effectively disappeared

Financial Impact of Mechanics’ Lien Filings 

on Unpaid Contractors, Subs & Suppliers• Ongoing litigation time and expense –

– even where liens are bonded off or– developer/builder/obligor has effectively disappeared

• Depressed values of development & their individual properties reducing equity in the collateral

9

Financial Impact of Mechanics’ Lien Filings 

on Unpaid Contractors, Subs & Suppliers

• Liens often expire before filed, costs too expensive to enforce, dismissed for technical errors or extinguished by bankruptcies/ foreclosures if not found (because “hidden”) and paid while the money is on the table at a closing

• Large contractors intimidate smaller subs into not filing 

Impact on Closings

• Closing delays while attempting to identify & obtain lien waivers

• Inability to protect clients because cannot identify potential claimants—must rely on interested owners

• May be uninsurable if seller is in financial straits, has not been making timely payments or already have liens filed on other properties still unpaid

TITLE INSURANCE & MECHANICS’ LIENS:

WHO?

WHAT?

WHEN?

WHERE?

HOW?

10

Title Insurance:“Risk Elimination”

• Due diligence: Find & clear title defects before closing

• Loss‐Prevention• Past events; not future occurrences• No expiration or limitation on liability period• Expense ratios significantly higher than other insurers 

• Loss ratios should be significantly lower than other insurers

AM Best Special Report 12‐13‐2010

http://www.alta.org/industry/best.cfm

Comparative Ratios 1974‐2009 Average

REMEMBER: DUE DILIGENCE BEFORE INSURING

Title Surety P&C Boiler/ Machinery

Average Expense Ratio:Significantly HIGHER than other insurers  DUE DILIGENCE BEFORE INSURING

89.5 46.2 27.2 47.3

Average Loss/Claims Ratio:Significantly LOWER than other insurers

6.6 41.9 75.1 39.8

11

Financial Impact of the inability to protect against the “Hidden” Lien

• NC claims that are substantially greater than the national average

• One company paid $3.5 million in claims in the 4th quarter of 2008 alone

• One company paid $7.3 million for approximately 615 lien claims from 2008‐2011

WHAT’S THIS NEW

LEGISLATION?

Legislative History / Efforts

• Mid 1990’s – General Statutes Commission– NCLTA proposed substantial reforms to lien law– Unanimously recommended for approval by General Statutes Commission

– Never came up for vote in Legislature

• Proposal from 2008 – 2009– Senate Bill 803 – 2009 Legislative Session– Ordered to a study committee in 2009– No study – bill sponsor retired

12

Legislative History / Efforts

• Proposal from 2010 ‐ 2011– NC Bar Assoc. Construction Law Section Study 2010 – 2011

– House Bill 489 – 2011 Leg Session– Added more opportunities for lien claimants– Removed any reforms of system as “too controversial”

– Another study ordered for 2012—2013 session

The 2012 Legislation

• Senate Bill 42, Mech. Liens / PVT Lien Agent• House Bill 1052, Mechanic's Liens / Payment Bond Reforms

• Senate Bill 847, Section 65.3(b) (technical corrections to N.C. Gen. Stat. § 44A‐23(c))

www.ncga.state.nc.us/Legislation/Legislation.html

13

WHEN?Effective Date of Senate Bill 42

APRIL 1, 2013– to allow sufficient time for contractors, subcontractors, and suppliers to train employees

– to allow the legislature an opportunity to make any technical changes to the new law before it takes effect

THE “WHO”• Owner (contracted directly with Contractor)

– Seller to BFP – Mortgagor from construction or refinance Lender– Does not change obligations to pay – Does require appointment of Lien Agent

• Lien Agent (“MLA”)– Title insurer or agent who is appointed as Lien Agent at time of building permit

– Registered with Department of Insurance as Lien Agent and regulated by the Department

G.S. § 44A‐7:New & reorganized definitions

THE “WHO”• Potential Lien Claimant (“PLC”) (same as current law)– Contractor (contracts directly with Owner) – 1st, 2nd & 3rd tier:

• Subcontractors• Suppliers• Rental Equipment suppliers

– Design Professionals • Architects • Engineers • Surveyors

G.S. § 44A‐7:New & reorganized definitions

14

THE “WHO”• Bona Fide Purchaser (“BFP”)

– bona fide purchaser for value protected under N.C. Gen. Stat. § 47‐18 (and, thus, their successors & assigns including their lenders)

– not an affiliate, relative, or insider of the Owner

– did not contract with Contractor(s)• Lender

– Providing loan to Owner – Protected under N.C. Gen. Stat. § 47‐20– Not an affiliate, relative or insider of the Owner

G.S. § 44A‐7:New & reorganized definitions

EXISTING LIEN LAW STILL APPLIES

• MLA statute does not replace existing lien law– As between contractor and sub‐contractors– For jobs under $30,000 in value– For renovations to owner’s principal residence

• MLA statute just adds protection against hidden liens for purchasers and lenders, allows claims to be resolved while money is still on the table

N.C. Gen. Stat. § 44A‐11.1 et seq.

ALL PARTIES HAVE ADDITIONAL TOOLS TO ENHANCE THEIR OPPORTUNITY TO BE PAID & 

CLEAR TITLE!

DOES NOT CHANGE ANYONE’S OBLIGATION TO PAY CONTRACTUAL OBLIGATIONS!

15

“OWNER”

HIRED THE CONTRACTOR(S)SO WOULD BE:

SELLER SELLING TO A BFP

OR

BORROWER OBTAINING NEW MORTGAGE

Abbreviations:

C…………..Contractor (in privity w/ Owner)DP…………Design Professional (G.S. 11.2(g1))LSM……….Labor Services or Materials (G.S. 44A-8)LTS………..Lower Tier Subcontractor (no privity w/Owner)MLA……….Lien Agent (G.S. 44A-7(2a))O…………..Owner (G.S. 44A-7(3))PLC………. Potential Lien ClaimantSMLA…….. Successor MLA

O Designates Successor MLAw/in 3 Business Days byWritten Notice to SMLA

G.S. 44A-11.1(d)

Removal or Withdrawal of MLA

Notice to Building Department G.S.

44A-11.1(d)(2)

Display on Site44A-11.1(d)(3)

Owner O Enters Contract w/ Design Professional

G.S. 44A-11.2(g1)

Notice of MLA in Contract

O must provide MLA with Notice of Contract upon

designation of MLAG.S. 44A-11.2(g1)

Enters Contract

O Designates MLA

Notice of Appointment of MLA-Posted On-site by O (G.S. 44A-11.2(e))-On Building Permit -To any requesting PLC w/in 7 days (G.S. 44A-

11.2(b))

Contractor’s Options

Project less than $30k

Existing S/F ResidentialPer G.S.44A-11.2(g1)

If construction project is over $30,000 and not Owner’s residence, the Owner must designate a Lien Agent

No later than the time the Owner first contracts with any person to improve the real property Applies to residential and commercialMust be in writingDesignation must contain the following

• Street address• Tax map lot and block number• Reference to a recorded instrument;• Any other description that reasonably identifies the real property

NC Gen. Stat. §44A‐11.1

16

Owner must provide all Potential Lien Claimants with notice of who the Lien Agent is.

If there IS a building permit• Owner must provide inspections department with contact info for Lien Agent

• Contact for Lien Agent has to be on building permit or on attachment

• Inspections department has to maintain a record of contact info for Lien Agent

• The building permit has to be conspicuously and continuously posted on the property for which the permit is issued until the completion of all construction.

If there IS NOT a building permit– Owner must post contact info for the Lien Agent on a sign conspicuously and continuously posted on the property until the completion of construction

N.C. Gen. Stat. NC Gen. Stat. §44A‐11.2(d) & (e)N.C. Gen. Stat. NC Gen. Stat. §160A‐417(d) & § 153A‐357(e)

Other Owner notice requirements:  “Custom Builder” Rule

If Lien Agent IS identified in contract between Owner and Contractor for construction of a single family residence, the Owner has to provide the Lien Agent with the contact info for the Contractor, i.e. file a Notice to Lien Agent on behalf of the Contractor

NOTE:  Added at request of the NC Home Builders Association for situations where a custom builder appoints the lien agent for its owner/client (owner and builder are separate entities) 

builder/contractor should not have to appoint the lien agent & then give them notice; the builder will be on the lien agent’s list merely by appointing the lien agent. 

NC Gen. Stat. §44A‐11.2(g)]

Other Owner notice requirements:Design Professionals 

If Lien Agent IS NOT identified in contract between Owner and Design Professional, the Owner has to provide the Lien Agent with the contact info for the Design Professional, i.e. file a Notice to Lien Agent on behalf of the Design ProfessionalDesign Professionals – architect, engineer, surveyorRESULT:  Attorney or Lien Agent needs to ask about Design Professionals 

NC Gen. Stat. §44A‐11.2(g1)

17

Other Owner notice requirements:  PLC Request for ID of Lien Agent

Within seven (7) days of receiving a written request by a Potential Lien Claimant, the Owner has to provide a notice to the Potential Lien Claimant containing the contact information for the Lien Agent, by the same delivery method used by the Potential Lien Claimant in making the request.  

NC Gen. Stat. §44A‐11.2(b)

Other Owner notice requirements:Resignation or Removal of Lien Agent

Owner must designate a Successor Lien Agent by notice of appointment, andNotify the Inspections DepartmentNotify any persons who requested Lien Agent information from the Owner previouslyUpdate the posting on the propertyUntil above are completed, notices transmitted to predecessor lien agent are still deemed effective notice, notwithstanding their resignation or removal.  

NC Gen. Stat. §44A‐11.1(d) & (e)

What if Owner does not designate Lien Agent?

– Statutory• Building permit cannot be issued. 

NC Gen. Stat. §153A‐357(e) (County) NC Gen. Stat.§160A‐417(d) (City)

NC Gen. Stat. §87‐14• Potential lien claimant has all rights it has traditionally had under 44A.   

NC Gen. Stat. §44A‐11.2(m)– Other

• Violation of the statute could be a basis for unfair and deceptive trade practices

– Specific reference to UDTP was removed from statute

• Insurability may be jeopardized

18

Statutory Fees:Paid by Owner

One‐to‐two family dwellings – no more than $25.00All other improvements – no more than $50.00

NC Gen. Stat. §58‐26‐41(d)

NOTE:   Provisions for costs not included

Potential RESPA, insurance law and deceptive trade practice liability if waive to try to get the insurance business.

“LIEN AGENT”

WHO?WHAT?WHEN?

WHERE?HOW?

Who can be a Lien Agent?

Title insurance company or title insurance agencyAuthorized to do insurance business in NC.Registered as a Lien Agent with the DOI

• DOI must keep a current list of registered Lien Agents on its website.

N.C. Gen. Stat. §44a‐11.1(B) & § 58‐26‐41

Ambiguity:  If a company or agency agrees to be a lien agent, 

must they be a lien agent for all Owners that appoint them?

19

THE LIEN AGENT :

* DOES NOT HAVE TO BE THE TITLE INSURER ON THE PROPERTY

* DOES NOT HAVE TO INSURE THE TITLE

Duties of Lien Agent

Confirm its designation as a Lien Agent by an Owner• In writing• Within 3 days of receipt of notice of designation• By same delivery method as designation

Receive notices delivered by Potential Lien ClaimantsReceive copies of notices of claim of lien upon fundsMaintain a delivery record for notices receivedConfirm receipt of a notice

• In writing• Within 3 days of receipt of notice• By same delivery method as notice

Duties of Lien Agent (cont’d.)

Notify a PLC when it is NOT the Lien Agent for a particular project

• In writing• Within 3 days of receipt of notice of designation• By same delivery method as notice

Notify Contractor of receipt of information relating to Contractor provided by the Owner

• In writing• Within 3 days of receipt of information by Owner• By any method authorized by N.C. Gen. Stat. § 44A‐11.2(f)

20

Duties of Lien Agent (cont’d.)

Provide a list of PLCs from which it has received notices in connection with a project:

• In writing• Within 1 business day of receipt of request from:

OwnerTitle insurance company or title insurance agentContracted PurchaserPotential Lien ClaimantClosing attorney, lender, or settlement agent

• List shall include info provided by each PLC• If specifically requested, a copy of each notice received by the Lien Agent

Termination of Lien Agent

Lien Agent can revoke its consent to be a Lien Agent with the DOI.

• Must be in writing to the DOI• Must be in writing to all Owners by whom the Lien Agent has been designated

• Must be at least 30 days in advance of the effective date of the revocation

Lien Agent must transfer all notices received and other documentation thereof to any successor Lien Agent designated by the Owner

NC Gen. Stat. §58‐26‐41NC Gen. Stat. §44A‐11.1 & ‐11.2

“POTENTIAL LIEN CLAIMANT” (CAN FILE CLAIM OF LIEN ON REAL PROPERTY)

“CONTRACTOR” (UNDER 44A)DESIGN PROFESSIONALS

1ST, 2ND & 3RD TIER: SUBCONTRACTORS

SUPPLIERSRENTAL EQUIPMENT

21

Project Timeline

Abbreviations:BFP……….. Bona Fide Purchaser for ValueC……………. Contractor (in privity w/ Owner)CLOL……… Claim of LienDP…………. Design Professional (G.S. 11.2(g1))LSM………. Labor Services or Materials (G.S. 44A-8)LTS………… Lower Tier Subcontractor (no privity w/Owner)MLA………. Lien Agent (G.S. 44A-7(2a))O…………… Owner (G.S. 44A-7(3))PLC……….. Potential Lien Claimant

Notice of Appointment of MLA‐ Posted On‐site by O 

(G.S. 44A‐11.2(e))‐ On Building Permit ‐ To any requesting PLC w/in 7 

days (G.S. 44A‐11.2(b))

O Designates MLA

Owner Sells to BFP orRefi’s with BFP

†Contractor – Other than a Design Professional per G.S. 44A‐11.2(g1)

Contracts w/OwnerS/F Residential

O Must Give Notice to MLAG.S.44A‐11.2(g)

Lien right against BFPExtinguished

CLOL Rights under 44A survive closing if not 

addressedw/ Priority against BFP

Contractor‐Paid ‐Waives‐Subordinates‐Releases CLOL

Contracts w/ Owner

Notice to MLA‐w/in 15 days of 1stFurnishing; OR

‐Prior to Sale to BFP; OR‐Prior to Refi to BFL

(G.S. 44A‐11.2(k))

No Notice to MLAFiles Traditional 44A CLOL(G.S. 44A‐12)

Project less than $30k

Existing S/F ResidentialPer G.S.44A‐11.2(g1)

Traditional 44A Claim of Lien & 

PrioritiesContracts w/OwnerNot S/F Residential

C Must Give Notice to MLA, once appointed

Contractor†

Abbreviations:BFP……….. Bona Fide Purchaser for ValueBFL………... Bona Fide LenderCLOL……… Claim of LienDP…………. Design Professional (G.S. 11.2(g1))MLA………. Lien Agent (G.S. 44A-7(2a))O…………… Owner (G.S. 44A-7(3))PLC……….. Potential Lien Claimant

Project Timeline

O Designates MLA

Owner Sells to BFP orRefi’s with BFP

Assumptions:‐ Not Existing Owner-Occupied S/F Residential‐ Not less than $30k in improvements‐ PLC not a “Design Professional” per G.S. 11.2(g1)‐ Sub-Contractor has no privity with Owner

On‐Site Sub‐Contractor(PLC)

Notice of Appointment of MLA‐Posted On‐site by O (G.S. 44A‐11.2(e))

‐On Building Permit ‐To any requesting PLC w/in 7 days (G.S. 44A‐11.2(b))

Contractor or Higher Tier Sub

C Liable for Damages for Failure to Give Required Notice

44A‐11.2(c)

Notice to MLA‐w/in 15 days of 1stFurnishing; OR

‐Prior to Sale to BFP; OR‐Prior to Refi to BFL

(G.S. 44A‐11.2(k))

No Notice to MLA

Lien right against BFPExtinguished

CLOL Rights under 44A survive closing if not 

addressedw/ Priority against BFP

Sub‐Contractor‐Paid ‐Waives‐Subordinates‐Releases CLOL

Notice of MLA

Files Traditional 44A CLOL(G.S. 44A‐12)

MandatoryWritten Notice of MLA

W/in 3 days of Contracting 44A‐11.2(c)

Off‐Site Sub‐Contractor(PLC)

Chapter 44A lien & contractual rights preserved as between Owner and PLCs

PLC’s failure to give the Notice to Lien Agent prior to closing of sale or mortgage results in:

SALE:  loss of the right to perfect the claim of lien on real property on conveyance of the improved property to a new (unaffiliated) purchaserFINANCING/MORTGAGE:  subordination of lien on real property to recorded deed of trust of refinancing  Lender by Owner.

NC Gen. Stat. §44A‐11.2(k) & (l)

22

If Owner has designated & posted ID of Lien Agent, 

PLC’s who wish to preserve their rights to file a lien on real property must, prior to sale to BFP or mortgage to Lender, either:Give Notice to Lien Agent containing

PLC’s name and contact information, Name of the person with whom they contracted, &description of the real property being improved sufficient to identify it.

File claim of lien on real property with Clerk 

Statutory Form: Notice to Lien Agent

NOTICE TO LIEN AGENT

1. Potential lien claimant's name, mailing address, telephone number, fax number (if available), and electronic mailing address (if available):

2. Name of the party with whom the potential lien claimant has contracted to improve the real property described below:

3. A description of the real property sufficient to identify the real property, such as the name of the project, if applicable, the physical address as shown on the building permit or notice received from the owner:

4. I give notice of my right subsequently to pursue a claim of lien for improvements to the real property described in this notice. 

Dated:___________________

_________________________Potential Lien Claimant

Contractors CANNOT waive a subcontractor or supplier’s lien rights 

if…(1) The subcontractor has given notice to the lien agent, if any, designated by the owner. (2) The subcontractor has served a notice of claim of lien upon funds upon the owner pursuant to N.C. Gen. Stat. § 44A‐19(d). (3) The subcontractor has delivered a copy of the notice of claim of lien upon funds served upon the owner to the lien agent.

NOTE:  This provision was added to address the subcontractors and suppliers’ concerns with the private lien agent requirements. 

23

NC Gen. Stat. §44A‐23(a1) & NC Gen. Stat. §44A‐23(b)(5)Claim of Lien upon Funds

Notice to Lien Agent

Contractor cannot waive 

Sub’s potential Claim of lien on real property

EXCEPTIONS:  Lien Agent system protects contractors & subcontractors

• Lien Agent information must be posted on site• “Last providers” have 15 days from first furnishing to file with Lien Agent, even if that is after sale to BFP or financing with lender

• Lien Agent information must be passed down to those not providing labor on site

• Notice to Lien Agent filed prior to deed to BFP• Notice to Lien Agent filed prior to Mortgage to Lender• Claim of lien on real property filed with Clerk prior to sale/mortgage

N.C. Gen. Stat. NC Gen. Stat. §44A‐11.2

Duty to Pass Down Lien Agent Info

• Contractors & subcontractors must provide Lien Agent information to:– lower‐tier subcontractors with whom they contract who are not required to furnish labor at the site of the improvements

– within three (3) business days of contracting with them– In writing – including the contract, purchase order, etc.

• NOTE:  Failure to provide this notice shall result in the obligated PLC being liable for actual damages suffered by the subcontractor due to not receiving the notice.

N.C. Gen. Stat. NC Gen. Stat. §44A‐11.1(c)

24

Lien Agent system protects contractors and subcontractors

Simple inexpensive way to be 

in the conversation when the money 

Is on the table at closing

CLOSING ATTORNEY &

TITLE INSURER

The Closing Attorney for the Purchaser/New lender

• Recent, ongoing or imminent construction?– Over $30,000– Property not Owner’s residence

• Who is Lien Agent?  – Ask Owner or Realtor or construction Lender– Verify with your title insurer if not same company

• Request report of filers from Lien Agent– Lien Agent must provide  within 1 day of request (possibly automated)

25

Analyzing the Lien Agent’s Report: Priority & Rights under existing Ch. 44A

Determine which of the PLCs on the report have either direct or subrogation lien rightsSALE:  Obtain waivers/releases from all PLCs with either direct or subrogation lien rightsFINANCING:  Obtain waivers/subordinations from all PLCs with direct or subrogation lien rightsDiscuss with the title insurer insuring the property any situations where waivers/releases from Potential Lien Claimants will not/cannot be obtained

REMEMBER:  Subs who have filed claim of lien on funds with Lien Agent also now protected

Peeling back the onion:Developer infrastructure

In a new or ongoing development, it will be necessary to also research any filings against the developer since:• they may relate back to the beginning of the project• “last furnishing” may still not have happened if ongoing paving, water, sewer, amenities

• Potential claim may far exceed value of the individual lot

• Builders buying lots may not be able to sell, even if they pay their debts, because of Developer liabilities!!!

Addressing the 15‐day “last provider” The risk decision

• The “15‐day” provision:– PLC’s whose first furnishing just prior to closing– Still a “hidden lien” but much more limited– Typically, ‐‐ appliances, landscaping, driveway, fencing, upgrades / change orders, cleanup

• Questions to ask Owner, BFP, Lender? – Who was there?

• Underwriting decisions

26

Closing Attorney’s 5‐day“grace period”

At the request of Real Property Section of the NC Bar Association:  The professional obligation of a closing attorney to check for notices to the Lien Agent is deemed fulfilled if the closing attorney requests copies of the notices not more than five (5) days prior to the date of recordation of the deed or deed of trust on the improved real property. 

N.C. Gen. Stat. § 44A‐11.1(f) CAUTION:What are client’s expectations at closing?What disclosures are made to the client about the risks?What are the title insurance underwriter’s requirements (if any)?

Requirements for Title Insurance

1.  Verify if “Design Professional”?3. “Last providers”  15 day gap4. “Custom Builder”  Contract with Contractor5. Developer infrastructure  potential liens?6. Lien Agent – will your title insurer accept their 

reports?7. What if no Lien Agent?8. All filings up to closing 

*not just last 5 days before9. Ch. 44A, Art. 2, legal analysis of who has 

potential claim on real property, direct or subrogation

If any ??? Or RED FLAGS …

CALL YOUR TITLE INSURER ASAP!Project may be uninsurable or insurable only with significant additional due diligence:

– Long form lien waivers, releases, subordinations– Joint payable checks– Third party verifications– Indemnities from financially viable parties

27

Anticipated Forms to be developed –Linking the process

• Appointment & Consent of Lien Agent  Acknowledgment OR Rejection

• Notice to Lien Agent  Acknowledgment OR Rejection• NCLTA 2 (to be revised)

– Full final waiver– Partial release of portion of property

• NCLTA 3 (to be revised)• Removal / Appointment of successor Lien Agent 

Acknowledgment OR Rejection, Notice to Inspections Dept

• Tracking report – closing attorney request & updates

Looking Ahead

• Best practices• Possible online web‐based system for lien filings –– QR codes, – smartphone apps

• Other implementation issues

AND …

WHAT ELSE CHANGED ???

28

What about  “bonding off”?GS 44A‐16 & GS 44A‐13

Subsequent purchasers (BFP’s) of improved property & their lenders 

Who are not personally liable to lien claimant

are not necessary or proper partiesto civil action to perfect / enforce the lien claim

(Effec. July 12, 2012)H1052

Misc. ‐‐ H1052

Lien claimant must notify the owner and contractor of the claim of lien on real property.

Subcontractor's lien upon funds arises immediately upon the furnishing of labor, materials or rental equipment at the site of the improvement (not just when file claim of lien upon funds).

Not required to attach copy of claim of lien upon funds to filed claim of lien on real property. 

Effective: January 1, 2013. Session Law 2012‐175.

Misc. ‐‐ H1052Contractor's lien waiver waives subcontractor's right to claim a lien on real property but does not waive the subcontractor's claim of lien on funds.

Subcontractor filing a claim of lien upon real property can use either its own date of first and last furnishing or that of the contractor through which the claim is being asserted.

Increases a Contractor's liability for making a false written statement of the sums due for work done on a project, including disciplinary action relating to the contractor's license.

Effective: January 1, 2013. Session Law 2012‐175.

29

Mechanics’ Liens – corporate surety bonds

• Release of funds or corporate surety bond, S580, SL 2011‐411

• http://www.ncleg.net/Sessions/2011/Bills/Senate/PDF/S580v4.pdf

• Effective 9/15/2011, GS 44A‐16 (b) The clerk may release funds held or a corporate surety bond upon receipt of one of the following: 

• (1) Written agreement of the parties. • (2) A final judgment of a court of competent jurisdiction. 

• (3) A consent order.