2012 2-bazi danih
TRANSCRIPT
Міністерство освіти і науки УкраїниУправління освіти і науки Вінницької облдержадміністрації
Відділ освіти Тульчинської райдержадміністраціїТульчинський районний центр науково-технічної творчості
учнівської молоді Методичний кабінет
ПРАКТИЧНІ ЗАНЯТТЯ
ПО РОЗРОБЦІ БАЗ ДАНИХ
У ЗУБД ACCESS
Автор: Дяков Павло Васильович, керівник гуртка "Програмування на ЕОМ"
м.Тульчин2010
2
Зміст
Вступ ........................................................................................................... 4
Вправа 1. Телефонний довідник ............................................................ 5
Лабораторна робота «Створення базових таблиць і робота з ними».... 5
Лабораторна робота «Створення міжтабличних зв'язків»...................... 8
Лабораторна робота «Створення запитів і робота з ними»................... 13
Лабораторна робота «Робота з Майстром форм в MS Access»............. 17
Лабораторна робота «Створення й робота зі звітами. Експортування»20
Вправа 2. Облік замовлень.................................................................... 23
Практична робота «Розробка баз даних в MS Access».......................... 26
Практична робота №1 Створення й редагування бази даних (БД)...... 29
Практична робота №2 Пошук інформації в базі даних......................... 33
Практична робота №3 Печатка даних за допомогою звітів.................. 35
Використана література ....................................................................... 37
3
ВСТУП
Історію людства можна визначити по-різному. Для когось це - історія прогресу, незмінного поступального рухові нагору по сходах еволюції. Для містиків і духовних людей картина, на жаль, інша - у наявності регресу, падіння в прірву бездуховності.
Ризикну запропонувати власне тлумачення: історія людства - це безперервний процес нагромадження зовсім марної інформації, де серед незліченної кількості оман, вимслів і гіпотез, на щастя, загубилася пара-трійка крупинок Вічної Істини. Складність лише в тому, що знайти ці крупинкиі не так-ті просто - тім більше, що Вічна Істина в кожну зпоху виглядає чомусь по-різному.
Десятки тисяч років людство накопичувало знання, алі лише сьогодні, на початку двадцять першого століття, ми починаємо займатися їхньою обробкою й сортуванням. А крапкою відліку для нової, інформаційної епохи ставши саме момент появлення перших баз даних.
База даних - як важливо й значно звучить це сполучення, - дітище нового часу. Тому, що створити якийсь її аналог у позакомпютерній реальності не вийде. Без комп'ютера можна написати книгу й накреслити таблицю, намалювати картину - все, що завгодно. Крім бази даних.
Базам даних передували картотеки - але це було зовсім не те, тому що відомості на картотеках були неживі і незмінні.
Власне, говорячи про базу даних, насправді ми маємо на увазі два абсолютно різних об’єкти. Саму базу – мовчазний матеріал, великий масив інформації. І програму, засіб управління базами даних (ЗУБД), що й дає нам можливість користуватися цим інформаційним багатством. Саме в цьому, у здатності за долі секунди витягати з великого масиву інформації ПОТРІБНІ дані в ПОТРІБНОМУ вигляді, і полягає революційність ЗУБД, переможний хід яких ми й спостерігаємо сьогодні. Без власної бази даних не обходиться сьогодні жодна корпорація, жодний навчальний заклад або держустанова... І хто тепер згадає про забуті добрі картотеки?
Світ ЗУБД великий і практично безмежний, оскільки бази даних застосовуються сьогодні скрізь - від великої корпорації й мережі Інтернет до невеликого «домашнього» офісу. Говорити про гігантські промислові ЗУБД у рамках цієї розробки немає необхідності, однак важко пройти осторонь простого й доступного всім пакета Місгоsoft Асcess, що входитm в комплект Місrosoft Оffice. Почніть знайомство із світом ЗУБД саме з нього - і, може статися, тим самим ви закладете основи своєї успішної кар’єри. Тому що розроблювачі й програмісти для ЗУБД без роботи сьогодні не залишаються.
4
Вправа 1. Телефонний довідникЗавдання:
Скласти простий телефонний довідник у вигляді звичайного списку телефонів із вказівкою для кожного телефону номера, імені абонента, його адреси і його категорій (друзі, родичі, майстерні, магазини й т.д.).
Лабораторна робота № 9
Створення базових таблиць і робота з ними
Ціль роботи: навчитися створювати базові таблиці в MS Access, змінювати структуру, редагувати бази даних, додавати нові поля в таблиці.
Етапи роботи:Етап 1: Створення баз даних. Запустите Microsoft AccessВам буде запропоновано задати ім'я файлу створюваної бази даних
(виберіть свій каталог і вкажіть ім'я файлу, наприклад, telephone).
Зверніть увагу, що в MS Access, ім'я файлу задається ДО створення нової бази, а не ПІСЛЯ того, як вся робота пророблена й залишається тільки зберегти результат (як, наприклад, в MS Word або Excel). Зроблено це з міркувань забезпечення схоронності даних. Всі зміни, внесені в базу даних, відразу ж відображаються й у її файлах (а тому програмі із самого початку треба знати їхні імена). Таким чином, зводиться до мінімуму ризик втрати важливих даних навіть при непередбачених збоях (наприклад таких, як відключення електроживлення).
Перед вами відкриється вікно "База даних". Це вікно є вихідним елементом керування Microsoft Access.
На лівій панелі вікна "База даних" зосереджені елементи керування для виклику всіх типів об'єктів Access (таблиці, запити, форми й т.д.). На правої -
5
елементи керування для створення нових об'єктів. Сюди ж додаються й створювані об'єкти. Вікно має панель інструментів для здійснення основних операцій з об'єктами (відкриття, редагування, видалення й т.п.).
Запустіть конструктор створення таблиць, зробивши подвійного щиглика по відповідному елементі керування або нажавши кнопку "Конструктор" на панелі інструментів. Перед вами відкриється вікно проектування структури таблиці.
У верхній частині вікна перебуває створюваний або модифікувати макет, що, таблиці, що являє собою список полів із вказівкою імені поля, типу даних й опису (необов'язковий параметр).
У стовпці "Ім'я поля" набирається довільне ім'я поля, а в наступному стовпці ("Тип даних") указується тип для цього поля. Тип даних можна вибрати зі списку, що розкривається.
Зверніть увагу, що кнопка списку, що розкривається, з типами даних є схованим елементом керування. Вона з'являється як тільки після вибору відповідного поля бланка. Треба мати на увазі, що в Microsoft Access дуже багато таких схованих елементів, які не відображаються, поки уведення даних не початий. При вивченні програми рекомендуються спеціально "прощелкивать" порожні поля бланків у пошуках схованих елементів.
У нижній частині вікна задаються індивідуальні властивості для кожного поля. Набори властивостей можуть розрізнятися, їхній состав визначається зазначеним типом даного поля. При необхідності ви можете змінювати значення властивостей (у рамках припустимого для обраного типу даних).
Задайте структуру основної таблиці проектованої нами бази даних. Будемо вважати, що всі дані в нашій базі - текстові. Задайте імена полів, їхнього опису й довжини, відповідно до наведеного нижче таблиці:
6
Ім'я поля Опис Довжина
Номер Номер телефону 12
Ім'я Ім'я абонента 25
Адреса Адреса абонента 40
Код_категорії Категорія абонента 2
Вкажіть наявність ключового поля (у нашому прикладі поле "Номер"). Це можна зробити через контекстне меню (нажавши правою кнопкою миші на рядку відповідного поля й вибравши пункт "Ключове поле" меню, що випав) ,
давши команду меню "Виправлення > Ключове поле" або нажавши на кнопку панелі інструментів Microsoft Access.
Про те, що поле задане ключовим, свідчить значок ключа поруч із ім'ям поля у вікні проектування структури таблиці.
Ключове поле (первинний ключ) - це одне або кілька полів, значення яких однозначно визначають кожен запис у таблиці. Значення в ключових полях не повинні повторюватися. Ключові поля використаються для встановлення зв'язків між таблицями.
Збережете в поточній базі даних створену таблицю. Зробити це можна за допомогою команди меню "Файл > Зберегти" або за
допомогою кнопки панелі інструментів Microsoft Access. Укажіть ім'я зберігає таблиці, що: "ТЕЛЕФОНИ".
Закрийте вікно проектування структури таблиці й зверніть увагу на те, що у вікні "База даних" з'явився новий елемент - тільки що створена таблиця "ТЕЛЕФОНИ". Звернете також увагу, що створена таблиця була збережена не у вигляді окремого файлу на диску, а в структурі бази даних.
Категорію абонента в створеній таблиці ми позначили кодом. Це було зроблено з розрахунком, що в структурі бази даних буде ще одна таблиця з розшифровками кодів (словник категорій). Такий підхід має ряд переваг, до яких можна віднести, наприклад, спрощення (автоматизацію) уведення даних про абонентів, гнучке керування списком категорій, виключення помилок у позначенні категорій, економію ресурсів пам'яті комп'ютера й ін.
Створіть за допомогою конструктора таблицю - словник категорій. Нехай всі поля в ній будуть текстовими. Їхні імена, описи й довжини наведені в таблиці:
7
Ім'я поля Опис Довжина
Код Код_категорії 2
Найменування Найменування категорії 12
Обов'язково задайте ключове поле - "Код". Збережете таблицю під ім'ям "КАТЕГОРІЇ"
Етап 2: Заповнення баз даних.Відкрийте по черзі створені таблиці й наповните їхнім довільним умістом.Застосуєте прийоми редагування структури таблиць - зміна властивостей
полів, прийоми редагування даних: завдання маски уведення, завдання властивостей ключових полів, первинна перевірка вводи даних, уведення в таблиці довільних об'єктів, додавання OLE-об'єктів. Відкрийте довідкову службу й коротко законспектуйте зазначені вище можливості редагування.
Контрольні питання:1. Для чого служить програма MS Access?2. Де зберігаються бази даних? Що таке СУБД?3. Основні поняття баз даних.4. Логічна й фізична структура БД.5. Типи полів, яку інформацію містить таблиця, у якій немає жодної
запису?6. Особливості полів типу «Лічильник» й «Мемо».7. Яке поле можна вважати унікальним? Яке - ключовим?8. Первинний і вторинний ключі.
Лабораторна робота № 10
Створення міжтабличних зв'язків
Ціль роботи: навчитися створювати міжтабличні зв'язку в MS Access, змінювати їх і редагувати, додавати нові зв'язки в схему даних.
Етапи роботи:Етап 1: Міжтабличні зв'язку.За допомогою кнопки «Схема даних» або Сервіс-Схема даних, відкрийте
вікно «Схема даних». Одночасно з відкриттям цього вікна відкривається вікно «Додавання таблиці», на вкладці «Таблиці» вибираються таблиці, між якими створюються зв'язки.
Існує три типи зв'язків: «один-до-одному» - кожен запис таблиці А не може бути зв'язана більш, ніж з одним записом таблиці Б, «один-до-багатьох» - один запис у таблиці А може бути зв'язана з багатьма записами в таблиці Б и
8
«багато-до-багатьох» - кожен запис у таблиці А може бути зв'язана з багатьма записами в таблиці Б, а кожен запис у таблиці Б може бути зв'язана з багатьма записами в таблиці А.
У вікні «Схема даних» розглянете зв'язки, що утворилися, які можна розривати або редагувати за допомогою контекстного меню.
У структурі нашої бази даних уже є дві таблиці. Однак, вони поки існують незалежно й наша мета зробити так, щоб у таблиці "ТЕЛЕФОНИ" замість кодів категорій абонентів підставлялися їхні повні найменування з таблиці "КАТЕГОРІЇ". Для цього необхідно налаштувати параметри поля "Код_категорії", а також задати параметри зв'язків між таблицями.
Відкрийте таблицю "ТЕЛЕФОНИ" у режимі конструктора, перейдіть до типу даного поля "Код_категорії" і зі списку, що розкривається, виберіть "Майстер підстановок". Перед вами відкриється діалогове вікно, де вам буде запропонований ряд питань про параметри що набудовує підстановочного поля.
Вкажіть наступні параметри (на кожному кроці натискайте кнопку "Далі"):
- Об'єкт "стовпець підстановки" буде використати значення з таблиці або запиту
- Значення будуть вибиратися з таблиці "КАТЕГОРІЇ" - У стовпець підстановки включити поле "Найменування" (треба виділити
це поле й кнопкою перемістити його з вікна доступних полів у вікно обраних полів)
- Залишити запропоновані параметри ширини стовпців і приховання ключового стовпця
- Залишити підпис "Код_категорії" для підстановочного стовпця Після натискання кнопки "Готове" вам буде видане попередження про
необхідність зберегти таблицю, погодитеся із цим.
Всі параметри, які були задані в процесі роботи з майстром
9
підстановок, доступні на вкладці "Підстановка" вікна проектування структури таблиці. Відкрийте цю вкладку й подивитеся, які параметри й відповідні їм значення були задані. Подивитеся на вміст цієї вкладки для інших полів. Якщо за якимись причинами вам треба з підстановочного поля зробити "звичайне", то на вкладці "Підстановка" укажіть "Тип елемента керування" - "Поле".
Закрийте вікно проектування таблиці "ТЕЛЕФОНИ".Настроїмо параметри зв'язку між таблицями. Зв'язок уже був створений (у
процесі настроювання підстановочного поля), але для забезпечення цілісності даних потрібно її додаткове настроювання.
Відкрийте вікно "Схема даних". Для цього треба нажати кнопку на панелі інструментів Microsoft Access або вибрати пункт меню "Сервіс > Схема даних".
Показане також вікно додавання таблиць.При першому звертанні до вікна "Схема даних" вам відразу буде
запропоноване й вікно додавання нових таблиць. Надалі це вікно можна буде викликати через контекстне меню вікна схеми даних, пункт меню "Зв'язку >
Додати таблицю" або кнопку панелі інструментів.
Додайте в схему дані таблиці "ТЕЛЕФОНИ" й "КАТЕГОРІЇ". Закрийте вікно додавання таблиць.
У вікні "Схема даних" відображаються віконця зі списками полів обраних таблиць. Зв'язку між полями відображаються у вигляді ліній. При необхідності, тут же можна й створювати нові зв'язки між полями. Це робиться перетаскуванням мишею імені одного поля на ім'я іншого поля. Між даними полями встановлюється зв'язок і відразу ж пропонується настроїти її параметри.
10
Видалити зв'язок можна виділивши її мишею й нажавши клавішу DEL на клавіатурі (або давши команду меню "Виправлення > Видалити"). У такий же спосіб віддаляються й зайві таблиці з вікна схеми даних.
Відкрийте вікно "Зміна зв'язків" для налаштованого зв’язку. Це можна зробити через контекстне меню лінії зв'язку або виділивши лінію зв'язку щигликом миші й давши команду меню "Зв'язку > Змінити зв'язок".
Встановіть прапорець "Забезпечення цілісності даних".Можна також погодитися на каскадне відновлення й видалення зв'язаних
полів, однак для нашої бази даних це не є необхідним. Дайте підтвердження на зміну зв'язків (натисніть кнопку "ОК").
Включення прапорця "Забезпечення цілісності даних" дозволяє захиститися від випадків видалення записів з однієї таблиці, при яких пов'язані з ними дані інших полів виявляться без зв'язку. Щоб умова цілісності могло існувати, поле основної таблиці повинне обов'язково бути ключовим, і обоє поля повинні мати однаковий тип. Прапорці "каскадне відновлення зв'язаних полів" й "каскадне видалення зв'язаних полів" забезпечують одночасне відновлення або видалення даних у всіх підлеглих таблицях при їхній зміні в головній таблиці.
Звернете також увагу, що кінці лінії зв'язку у вікні схеми даних після включення прапорця забезпечення цілісності даних позначені знаками "1" й "нескінченність". Це означає, що як значення поля зі зв'язаної таблиці можуть виступати тільки значення з відповідного поля основної таблиці й кожне значення з поля основної таблиці може багато разів зустрічатися в поле зв'язаної таблиці (зв'язок "один до багатьох").
Збережіть макет схеми даних, давши команду меню "Файл > Зберегти"
або нажавши кнопку на панелі інструментів. Закрийте вікно "Схема даних".
Етап 2: Заповнення баз даних.Застосуйте прийоми редагування структури таблиць - зміна властивостей
полів, прийоми редагування даних: завдання маски уведення, завдання
11
властивостей ключових полів, первинна перевірка вводи даних, уведення в таблиці довільних об'єктів, додавання OLE-об'єктів. Відкрийте довідкову службу й коротко законспектуйте зазначені вище можливості редагування.
Всі дії, які ми до дійсного моменту робили з базою даних, були спрямовані на створення її структури. Це етап проектування бази даних, при якому з базою даних працює її розроблювач. Після того, як структура бази даних задана й наступає момент заповнення бази даних інформацією, починається етап експлуатації бази даних. У рамках цього етапу з базою даних працює користувач.
Заповнення нашої бази даних почнемо з таблиці "КАТЕГОРІЇ", тому що дані цієї таблиці будуть надалі використатися при заповненні таблиці "ТЕЛЕФОНИ".
Відкрийте таблицю "КАТЕГОРІЇ". Це можна зробити, двічі клацнувши мишею по значку таблиці у вікні "База даних" або виділивши цей значок і нажавши на кнопку "Відкрити" зазначеного вікна. Мишею задайте розміри вікна таблиці, а також розміри окремих полів. Заповните таблицю в такий спосіб:
Після заповнення таблиці даними - закрийте неї. Вам буде запропоноване питання про збереження макета таблиці. Зверніть увагу, що мова йде про збереження макета (тобто таких параметрів, як ширина стовпців і т.п.), а не уведених даних. Дані, що вводять, записуються відразу ж після завершення заповнення всіх полів запису (при переході до заповнення полів нового запису). Якщо макет таблиці в процесі роботи не змінювався, то ніяких додаткових питань не пропонується.
Відкрийте таблицю "ТЕЛЕФОНИ", заповните її наведеними нижче даними:
Номер Ім'я Адреса Категорія
45-14-15 Петро Іванович Вулиця Більша, 1 Родичі
12
31-98-16 Дядько Коля Провулок Маленький, 15 Родичі
18-42-51 Марина Центральний Проспект, 21 Друзі
23-15-48 Ремонт телевізорів Провулок Майстрів, 5 Майстерні
92-15-30 Квітковий магазин Вулиця Фіалкова, 28 Магазини
77-12-53 Андрій Алея Зірок, 4 Друзі
51-12-43 Тітка Світла Вулиця Рідна, 8 Родичі
Як бачите, заповнення поля з категоріями виробляється шляхом вибору відповідних значень зі списку. Причому треба мати на увазі, що в таблиці насправді зберігаються двохсимвольні коди категорій, а не їхні повні розшифровки. Ви можете "виправити" і заголовок поля з категоріями ("Код_категорії"), указавши у властивостях відповідного поля більше підходящий Підпис.
Зверніть увагу, що дані в таблицях зберігаються в неупорядкованому виді. Нові записи завжди додаються в кінець таблиці (порожній рядок, позначений зірочкою). Можливостей додавання записів між існуючими записами не передбачено.
Видалити запис можна, виділивши відповідний рядок таблиці й викликавши контекстне меню, або через пункт меню "Виправлення > Видалити
запис" або кнопку панелі інструментів. Варто мати на увазі, що після видалення запису фізично не віддаляються з файлів бази даних, а лише позначаються як вилучені й у процесі роботи з базою не враховуються. Фізичне видалення відбувається лише після виконання команди меню "Сервіс > Службові програми > Стиснути й відновити базу даних".
Контрольні запитання:1. Етап проектування БД.2. Заповнення, редагування таблиць БД.3. Створення міжтабличних зв'язків.4. Яку базу називають реляційною? 5. Можливості створення таблиць.6.
Лабораторна робота № 11Створення запитів і робота з ними
Ціль роботи: навчитися створювати запити до БД в MS Access, змінювати їхню структуру, редагувати й додавати нові критерії відбору.
13
Коротко законспектуйте теоретичний матеріал, виконаєте завдання. Оформите звіт у вигляді результуючих таблиць і відповідайте на контрольні питання.
1. Створення запиту на вибіркуСтворення запиту вручну: за допомогою «бланка запиту за зразком». а) вибір базових таблиць для запиту: відкриваємо вкладку «Запити»
діалогового вікна «База даних» і клацаємо кнопку «Створити»б) у діалоговому вікні, що відкрилося, «Новий запит» задаємо ручний
режим створення запиту вибором пункту «Конструктор»Припустимо, що для повсякденної роботи з телефонним довідником нам
не потрібно вся інформація з бази даних. Зокрема, більше зручним представляється варіант роботи з таблицею, у якій представлене лише три поля з таблиці "ТЕЛЕФОНИ": Ім'я, Номер, Категорія. Надамо користувачеві можливість роботи з такою таблицею. Зробити це можна за допомогою запитів.
Відкрийте вікно "База даних" і перемкніться на вкладку об'єктів "Запити". Виберіть створення запиту в режимі конструктора. Вам буде запропоновано додати таблиці. Зробіть це й закрийте вікно додавання таблиць. Перед вами відкриється бланк запиту за зразком
Бланк запиту за зразком складається із двох частин. У верхній частині розташовані списки полів тих таблиць, на основі яких ґрунтується запит. Нижня частина містить таблицю, що визначає структуру запиту, тобто структуру результуючої таблиці, у якій будуть утримуватися дані, отримані за результатами запиту.
Рядок "Поле", як правило, заповнюється перетаскуванням назв полів з таблиць у верхній частині бланка, інші поля заповнюються автоматично або вибором необхідних значень зі списку.
Перетягніть поля "Ім'я", "Номер" й "Код_категорії" у формовану таблицю. Укажіть також параметр "Сортування" (по зростанню) для поля
14
"Код_категорії". Це забезпечить угруповання відображуваних записів по категоріях.
Збережіть складений запит (назвіть, наприклад, "Телефони без адрес") і закрийте бланк запитів за зразком. Щоб подивитися результати роботи запиту, відкрийте його, зробивши подвійного щиглика по відповідному записі у вікні "База даних".
Складемо тепер запит, що із усього списку телефонного довідника показує тільки телефони друзів. Запустіть створення запиту в режимі конструктора й заповніть бланк запиту за зразком.
Як і в минулому запиті, у бланк треба включити поля "Ім'я", "Номер" й "Код_категорії". Однак, настроювання властивостей поля "Код_категорії" тепер інша. По-перше, додайте умову відбору (укажіть тут "ДР" - код категорії "Друзі"), а по-друге, заберіть прапорець "Вивід на екран".
Збережіть запит під ім'ям "Телефони друзів", закрийте бланк запитів за зразком і подивіться результати виконання запиту.
Поверніться в режим конструктора запитів і спробуйте повернути на місце прапорець "Вивід на екран" для поля "Код_категорії". Як змінився результат виконання запиту?
Розглянутий вище запит нескладно модифікувати в запит з параметром, що дозволить переглядати телефони не тільки друзів, але й будь-яких інших категорій абонентів. У поле "Умова відбору" замість значення "ДР" укажіть (саме так, без лапок й у квадратних дужках): [Уведіть код категорії]. Запустите запит на виконання й протестуйте його.
в) можна заборонити вивід на екран якого-небудь поля, скинувши відповідний прапорець. Найчастіше такі поля використають тільки для сортування, а в результуючу таблицю не виводять.
2. Запити з параметром.
15
У багатьох випадках користувачеві треба надати можливість вибору того, що він хоче знайти в таблицях БД. Для цього існує спеціальний вид запиту з параметром. Він організується за допомогою спеціальної команди мови SQL - LIKE [...]. У квадратних дужках указується текст, звернений до користувача. Дану команду поміщають у рядку «Умова відбору» й у тім полі, по якому виробляється вибір. Після запуску запиту відкривається діалогове вікно, у якому користувачеві пропонується ввести параметр.
Створіть запит, що дозволяє знайти телефон на прізвище.
3. Обчислення в запитахПоле, уміст якого є результатом розрахунку по вмісту інших полів,
називається обчислює полем, що. Поле, що обчислює, існує тільки в результуючій таблиці.
а) для створення запиту, що робить обчислення, служить той же самий бланк запиту за зразком. Різниця тільки в тім, що в одному зі стовпців замість імені поля записують формулу. У формулу входять укладені у квадратні дужки назви полів, що беруть участь у розрахунках, а також, знаки математичних операцій, наприклад:
Назва нового поля: [Поле 1] Знак операції [Поле 2]б) якщо формула довга, натискаємо Shift+F2, відкривається допоміжне
діалогове вікно «Область уведення», у якому вводиться формула.в) якщо включити відображення обчислює поля, що, результати
розрахунків будуть видаватися в результуючій таблиці.г) обчислює поле, що, можна зробити полем сортування.
4. Підсумкові запитиПідсумкові обчислення роблять тільки для групи записів, тому запису
попередньо треба згрупувати по якій-небудь ознаці. Створіть запит, що дозволяє знайти суму всіх товарів, придбаних яким-небудь клієнтом.
а) підсумкові запити створюють на основі бланка запиту за зразком, тепер у ньому з'являється додатковий рядок «Угруповання». Для введення цього рядка треба клацнути на кнопці «Групові операції» на панелі інструментів.
б) у тих полях, по яких виробляється угруповання, треба встановити функцію «Угруповання»
в) у тих полях, по яких варто провести підсумкові обчислення, треба в рядку «Угруповання» розкрити список і вибрати одну з декількох підсумкових функцій. (Наприклад, для поля «Вартість» - Sum, для «Шифр» - Count. У рядку «Угруповання» можна вказати лише одну підсумкову функцію. А, якщо потрібно знайти й середнє, і суму, і ще щось - те саме поле можна включити в бланк запиту за зразком кілька разів.
5. Запити на змінуСпеціальна група запитів, створена для розроблювачів БД. Вони
дозволяють автоматично створювати нові таблиці або змінювати вже наявні. 16
Логіка використання таких запитів полягає в наступному: за допомогою стандартних запитів створюється тимчасова результуюча таблиця, дані із цієї таблиці використають для створення нових таблиць або зміни існуючих.
Розглянемо на прикладі запиту на створення таблиці:а) створюється запит на вибірку, у який входять всі поля базової таблиці
плюс нове обчислювати поле, що. Після виконання запиту, можна дати команду на створення нової базової таблиці, рівної результуючої. Ця команда перебуває в меню «Запит» у режимі Конструктора.
б) у тім же меню є команди для створення запитів на відновлення даних, на додавання записів або видалення. Всі вони ставляться до запитів на зміну й працюють аналогічно.
Існують ще перехресні запити, що дозволяють створювати результуючі таблиці на основі результатів розрахунків, отриманих при аналізі групи таблиць. І специфічні запити SQL - запити до сервера БД, написані мовою запитів SQL.
Контрольні запитання:1. Для чого призначені запити?2. Запити баз даних звернені до таблиць. Як називаються таблиці, на базі
яких заснований запит?3. Як називається таблиця, отримана в результаті роботи запиту?4. Як називається категорія запитів, призначена для вибору даних з
таблиць баз даних?5. Як називається бланк, заповненням якого створюється структура
запиту?6. Як називається поле, дані в якому утворяться в результаті розрахунку за
участю даних, що втримуються в інших полях?7. Як називається категорія запитів, що виконують підсумкові
обчислення?8. Які підсумкові функції ви знаєте?9. Як внести в бланк запиту за зразком рядок для команди угруповання?10. Як зробити кілька підсумкових обчислень по одному полю?11. Як за допомогою запиту провести сортування записів у таблиці по
якому-небудь полю?
Лабораторна робота № 12
Робота з Майстром форм в MS Access
Ціль роботи: навчитися створювати форми для уведення й перегляду даних в MS Access, змінювати структуру, редагувати форми, додавати нові поля.
Методичний матеріал:Автоматизовані засоби створення форм надає Майстер форм -
спеціальний програмний засіб, що створює структуру форми в режимі діалогу з
17
розроблювачем. Майстер форм можна запустити з вікна «База даних» щигликом на значку «Створення форми за допомогою Майстра» на панелі «Форми».
1. На першому етапі роботи Майстри форм вибирають таблиці й поля, які ввійдуть у майбутню форму.
2. На другому етапі вибирається зовнішній вигляд форми.3. На третьому етапі вибирається стиль оформлення форми.4. На останньому етапі виконується збереження форми. Тут же можна
включити перемикач «Змінити макет форми», що відкриє створену форму в режимі Конструктора, можна розглянути структуру форми.
У той час, як таблиці баз даних сховані від сторонніх очей, форми баз даних - це засобу, за допомогою яких до неї звертаються люди. Тому до форм висувають підвищені вимоги по дизайні.
Істотну допомогу при розробці дизайну форми робить допоміжна сітка («Вид»-«Сітка», «Формат»-«Прив'язати до сітки»).
Для керування послідовністю переходу по полях форми служить діалогове вікно «Послідовність переходу», де представлений список елементів керування форми. Зміна порядку переходу виконується перетаскуванням у два прийоми: 1. щиглик на кнопці маркера ліворуч від назви виділяє елемент керування; 2. після повторного щиглика з перетаскуванням елемент переміщається на нове місце.
Після відкриття форми у вікні «База даних», з нею можна працювати. Перевірку послідовності переходу виконують клавішею Tab.
Сторінки доступу до даних – новий об'єкт баз даних, як і форми, служить для забезпечення доступу до даних, але мова йде про вилучений доступ, наприклад, через Інтернет або корпоративну мережу Intranet.
По форматі вони є Web-документами, відрізняються від інших об'єктів БД тим, що мають подвійну природу: всі об'єкти бази є внутрішніми, вони не можуть бути виділені у вигляді окремого файлу, з ними працює лише сама СУБД. Сторінка ж представлена двома об'єктами - внутрішнім і зовнішнім - файлом у форматі HTML, що і передається по мережі.
Хід роботи:1. Створимо форму, за допомогою якої буде зручно вводити нові записи в
телефонний довідник. Відкрийте вікно "База даних" і перемкнетеся на вкладку об'єктів "Форми". Виберіть створення форми за допомогою майстра. Перед вами відкриється діалогове вікно, у якому буде необхідно відповісти на ряд питань. Вкажіть наступні параметри створюваної форми (на кожному кроці натискайте кнопку "Далі"):
Форма будується на основі таблиці "ТЕЛЕФОНИ". У форму необхідно включити всі поля таблиці.
Зовнішній вигляд форми - "в один стовпець". Необхідний стиль - по вашому розсуді. Ім'я форми - "Телефони"
18
Після виконання роботи майстри, перед вами відразу відкриється створена форма, з якої вже можна працювати. Внесемо, однак, у макет форми деякі зміни. Додамо заголовок форми й примітки.
Закрийте створену форму й відкрийте її в режимі конструктора. Перед вами відкриється макет форми, а також панель елементів, що містить заготівлі й інструменти для створення елементів керування форми.
Розсуньте за допомогою миші область заголовка форми, додайте в заголовок елемент "Напис", уведіть туди текст "Телефонний довідник", укажіть бажані параметри тексту (шрифт, розмір, кольори й т.п.). Аналогічним образом оформите й примітка форми. Уведіть туди своє ім'я (як автора бази даних), рік створення бази даних або аналогічну інформацію.
Збережете й закрийте макет форми. Запустите форму.2. Створимо форму зі списком телефонів друзів. Запустите майстер
створення форм, укажіть наступні параметри: Форма будується на основі запиту "Телефони друзів" (включити всі
поля). Зовнішній вигляд форми - "стрічковий". Необхідний стиль - по вашому розсуді. Ім'я форми - "Телефони друзів" Аналогічно минулому прикладу, задайте заголовок і підпис форми.
Створена вами форма повинна мати приблизно наступний вид:
19
Контрольні запитання:1. Для чого призначені форми?2. Які методи створення форм ви знаєте?3. Із чого складаються форми?4. Які розділи форм ви знаєте?5. Які елементи керування форм ви знаєте?6. При створенні елемента керування форми поруч із нею автоматично
утвориться елемент керування - приєднаний напис. Як відірвати цей напис від елемента керування й помістити в іншому місці?
7. Як можна вирівняти елементи керування форми, розташовані неакуратно?
8. Як називаються елементи керування форми, що дозволяють вибирати дані із заздалегідь підготовленого списку?
9. Чи можна використати форми для виводу даних? Якщо так, то на який пристрій ЕОМ виконується цей вивід?
Лабораторна робота № 13
Створення й робота зі звітами. Експортування
Ціль роботи: навчитися створювати звіти, змінювати структуру, редагувати звіти. Ознайомитися з можливостями експортування таблиць.
Методичний матеріал:Експорт даних або об'єктів бази даних
Експорт у файл Microsoft Access або Microsoft Excel1. У вікні бази даних виведіть ярлики для створення нових обєктів бази
даних і відкриття існуючих обєктів, виберіть ім'я об'єкта, якого потрібно експортувати (експорт – переніс даних і об’єктів бази до іншої бази даних), і виберіть у меню Файл команду Експорт.
2. Натисніть кнопку розкриття списку в поле Папка й виберіть диск і папку, де розташована база даних, у яку потрібно експортувати об'єкт.
20
3. Двічі клацніть значок бази даних, у яку експортується об'єкт. 4. У діалоговому вікні Експорт уведіть ім'я нового об'єкта (або
використайте поточне ім'я). При експорті таблиці виберіть у діалоговому вікні Експорт перемикач, що відповідає необхідному виду експорту — «структура й дані» або «тільки структура».
Завантаження таблиці, форми або звіту в Microsoft Access1. У вікні бази даних виберіть ім'я таблиці, форми або звіту, дані яких
потрібно зберегти й завантажити в Microsoft Excel. Щоб зберегти лише виділену область таблиці, відкрийте таблицю й виділите її частину.
2. У меню Сервіс виберіть команду Зв'язку з Office, а потім команду Аналіз в Microsoft Excel.
3.Експорт у формат Microsoft Word або інший текстовий формат
Експорт таблиці в текстовий файл1. У вікні бывазы даних виберіть ім'я таблиці, запиту, подання, яку
потрібно експортувати, і виберіть у меню Файл команду Експорт. 2. У поле зі списком Тип файлу виберіть Текстові файли (*.txt; *.csv; *.tab;
*asc). 3. Натисніть кнопку розкриття списку в поле Папка й виберіть диск і
папку, у якій буде експортований об'єкт. 4. У поле Ім'я файлу введіть ім'я файлу (або залишіть старе ім'я) і
натисніть кнопку Експорт. Буде запущений майстер експорту тексту.
Завантаження таблиці, форми або звіту в Microsoft Word 1. У вікні бази даних виберіть ім'я таблиці, форми або звіту, дані яких
потрібно зберегти й завантажити в Microsoft Word. Для збереження тільки виділеної області таблиці відкрийте таблицю й виділите її частину.
2. Виберіть у меню Сервіс команду Зв'язку з Office, а потім команду - Публікація в Microsoft Word.
Висновки:Експорт являє собою спосіб виводу даних й об'єктів бази даних в іншу
базу даних, електронну таблицю або формат файлу, що дозволяє іншій базі даних, додатку або програмі використати ці дані або об'єкти бази даних. Експорт по своїй суті нагадує копіювання й вставку через буфер обміну. Дані можна експортувати в цілий ряд підтримуваних баз даних, програм і форматів файлів. Більшість об'єктів з бази даних або проекту можна експортувати в іншу базу даних Microsoft Access або проект Microsoft Access.
21
Хід роботи: Створимо список телефонів друзів у вигляді звіту. У вікні "База
даних" і перемкнетеся на вкладку об'єктів "Звіти". Виберіть створення звіту за допомогою майстра. Вкажіть наступні параметри створюваного звіту:
Звіт будується на базі запиту "Телефони друзів". Необхідно вибрати всі доступні поля.
Рівні угруповання - не додавати. Порядок сортування - по імені. Макет для звіту - "табличний". Стиль звіту - по вашому розсуді. Ім'я звіту - "Телефони друзів".
Якщо їсти необхідність внести які-небудь зміни в створений звіт (наприклад, скорегувати заголовок), то відкрийте звіт у режимі конструктора й зробіть це. Звернете також увагу на підпис документа, розташовану внизу сторінки.
22
Розробити ще 3 звіти для створеної бази даних. У звіт можна включити поля результуючої таблиці по запиті. Використати на Ваш розсуд елементи керування. Використайте різні види звітів.
Переглянете структури створених звітів.Зробіть експорт таблиці «ТЕЛЕФОНИ» в MS Word й MS Excell. Які
відмінності експортованих таблиць?Підготуйте звіт і відповідайте на контрольні питання.Контрольні питання:1. Для чого призначені звіти?2. На який пристрій відбувається вивід даних при роботі звіту?3. Із чого складаються звіти?4. Які розділи звітів ви знаєте?5. Що загального й у чому розходження між розділами звітів і форм?6. Які способи автоматичної генерації звітів ви знаєте?7. На базі чого виконується звіт? Що задається при створенні автоотчета?8. Що таке експорт й імпорт таблиць?9. Як зробити експортування таблиць бази даних?10. У які програми можна перемістити таблиці?11. З яких програм можна вставити об'єкт у таблицю бази даних?
Вправа 2. Облік замовленьЗавдання:
Нехай якась фірма займається торгівлею кондитерськими виробами. Клієнтами (покупцями) фірми є ресторани, кафе, клуби й т.д. Необхідно розробити базу даних для обліку й аналізу замовлень фірми.
Крок 1. Проектування бази даних1. Основна таблиця проектованої бази даних повинна містити відомості
про замовлення. У числі таких відомостей повинні бути: Номер замовлення, Код клієнта, Найменування клієнта, Адреса клієнта, Код продукту, Назва продукту, Кількість, Дата поставки, Ціна, Вартість.
Кожен рядок таблиці з такими полями містить повну інформацію про конкретне замовлення, а вся таблиця в цілому - дає можливість не тільки вести облік, але й аналізувати діяльність фірми (по обсягах продукції, вартості, датам і т.п.).
2. Якщо таблиця з відомостями про замовлення буде оформлена у вигляді єдиної таблиці Microsoft Access, то це буде не найкращим варіантом організації даних. Наприклад, значення полів "Найменування клієнта" й "Адреса клієнта" повністю визначаються полем "Код клієнта" й у базі буде спостерігатися дублювання інформації. Може відбутися й втрата інформації: при видаленні записів про замовлення будуть віддалятися й відомості про клієнтів.
23
Аналогічна ситуація складається й з полями "Код продукту", "Назва продукту", "Ціна". Крім того, значення поле "Вартість" є добутком ціни на кількість, тому дане поле можна взагалі не включати в таблицю, при необхідності його варто обчислювати.
3. Таким чином, має сенс організувати розглянуту нами базу даних у вигляді трьох зв'язаних таблиць:
o Класифікатор "КЛІЄНТИ" ("Код клієнта", "Найменування клієнта", "Адреса клієнта");
o Класифікатор "ПРОДУКТИ" ("Код продукту", "Назва продукту", "Ціна");
o "ЗАМОВЛЕННЯ" ("Номер замовлення", "Код клієнта", "Код продукту", "Кількість", "Дата поставки").
Поля "Код клієнта" й "Код продукту" таблиці "ЗАМОВЛЕННЯ" повинні бути пов'язані з відповідними полями таблиць "КЛІЄНТИ" й "ПРОДУКТИ".
Подумайте про призначення ключових полів у таблицях, типах даних і розмірах полів, додаткових параметрах (необхідності вказівки значень за замовчуванням, ознак обов'язковості й т.п.).
Крок 2. Створення бази даних4. Створіть макети зазначених вище таблиць. Налаштуйте підстановочні
поля й укажіть параметри міжтабличних зв'язків (забезпечення цілісності даних).
5. Створіть форми для роботи із всіма таблицями. Зробіть так, щоб форми для роботи з таблицями "КЛІЄНТИ" й "ПРОДУКТИ" у кожен момент часу дозволяли б працювати тільки з одним записом (наприклад, з даними тільки одного клієнта), а форма для роботи з таблицею "ЗАМОВЛЕННЯ" відображала б відразу групу замовлень.
6. Заповніть таблиці наступними даними: 7. КЛІЄНТИ
Код клієнта Найменування клієнта
Адреса клієнта
10 Кафе «Вітрило» Зелена, 12
20 Клуб «Білий папуга» Лісова, 28
30 Закусочна «Сирена» Весняна, 45
40 Ресторан «Маяк» Голубєва, 10
50 Бістро «Париж» Московська, 7
24
60 Клуб «Орфей» Волзька, 51
ПРОДУКТИ
Код продукту Назва продукту
Ціна
200 Цукерки «Південна ніч»
32,60
300 Печиво «Столичне»
16,40
400 Торт «Пташине молоко»
35,20
500 Пастила фруктова 24,80
Таблицю "ЗАМОВЛЕННЯ" заповніть за своїм розсудом (10-30 записів).
Крок 3. Аналіз інформації в базі даних7. Створіть запит, що дозволяє переглядати список замовлень у більше
наочному виді. Помістите в результуючу таблицю всі поля таблиці "ЗАМОВЛЕННЯ", за винятком полів "Код клієнта" й "Код продукту", а також додаткове ( щообчислює) поле "Вартість".
Для того, щоб створити обчислює поле, що, у бланк запиту за зразком в одному зі стовпців замість імені поля варто помістити формулу. У формулу повинні входити назва нового поля, знак ":", після якого укладені у квадратні дужки назви полів, що беруть участь у розрахунку, а також знаки математичних операцій. Наприклад, у випадку додавання поля "Вартість" формула може виглядати так:
Вартість: [Кількість]*[Ціна]8. Створіть запит, що дозволяє подивитися зведені дані про вартість всіх
замовлень по кожному виді продуктів (тобто необхідно одержати таблицю, у якій перераховувалися б продукти й грошові суми, які були отримані від реалізації даних продуктів за увесь час діяльності фірми). Подібні запити вимагають використання підсумкових обчислень.
Підсумкові запити дозволяють робити обчислення по деякому полю в групах записів. Для того, щоб ви змогли задати параметри групових операцій, необхідно відкрити бланк запитів за зразком і нажати
кнопку на панелі інструментів Microsoft Access. У бланку запитів за зразком додасться додатковий рядок "Групові операції", за допомогою якої можна задати необхідні параметри.
25
Тут, у першу чергу, варто задати поля, по яких варто робити угруповання. Це дозволяє як би об'єднати всі записи з однаковими значеннями у відповідних полях в один запис. Для інших полів варто задати групову операцію, що буде зроблена для всіх записів у виділених групах.
До основних групових операцій можна віднести підсумовування (Sum), пошук мінімального, максимального й середнього значень (Min, Max й Avg), визначення кількості записів (Count).
9. Для рішення поставленого завдання, необхідно скласти запит, що буде виконуватися на основі аналізу полів "Назва продукту" й "Вартість" складеного раніше (у п. 7) запиту. Угруповання варто зробити по полю "Назва продукту", а до поля "Вартість" варто застосувати операцію підсумовування.
10. Створіть запит, що дозволяє переглядати статистику по клієнтах. Зробіть так, щоб у результуючій таблиці були присутні відомості про кількість і сумарну вартість замовлень по кожному клієнті.
11. Зміните попередні (створіть нові) запити так, щоб вони показували відомості не за весь період роботи фірми, а лише за якийсь час (наприклад, за останній рік, місяць або день). (Використайте параметр "Умова відбору" у бланку запитів за зразком).
12. Створіть звіт, що показує зведені дані за деякий відрізок часу по фірмах про пророблені замовлення. У звіті повинні втримуватися дані про те, які фірми, які товари й на які суми здобували. Подумайте, який запит і на основі яких підсумкових обчислень вам знадобиться. Створіть спочатку цей запит, і на його основі створіть звіт.
Практична робота «Розробка баз даних в MS Access»Здійсніть запуск програми Access.СТВОРЕННЯ БАЗИ ДАНИХ Створіть файл бази даних з ім'ям proba.mdb. Збережете файл. Створіть нову таблицю в режимі конструктора. Додайте в таблицю наступні поля:
Ім'я поля Тип даних
Прізвище ТекстовийПосада ТекстовийРік народження ЧисловийОклад Грошовий
Примітки. Графу «Опис» можна не заповнювати. У вікні «Властивості поля» установлюються необхідні значення
полів.Збережіть зміни у файлі. На питання «Створити ключове поле зараз?»
відповідайте «Так».26
Заповніть таблицю конкретними даними. («Відкрити»).
Прізвище Посада Рік народження
Оклад
Іванов Директор 1954 2000Петров Гл. бухгалтер 1960 1500Сидоров Зам. директори 1958 1400Васильєв Ст. економіст 1965 1200Гришин Референт 1960 1000Тарасов Комендант 1960 700Немов Вахтер 1936 300Бірюков Мол. бухгалтер 1980 400Примітки.Ключове поле можна не заповнювати.Закрийте файл і збережете зміни. Зробіть сортування таблицю по якому-небудь полю (виділяєте
потрібний стовпець і сортуєте). Змініть структуру бази даних. Вставте поле «телефон, текстовий»
перед полем «рік народження». Використайте контекстне меню. Заповніть номера телефонів. Здійсніть пошук по ознаці (наприклад, на прізвище). Для цього у
відкритій таблиці виділяєте стовпець пошуку й подаєте команду Виправлення/Знайти.
Зробіть пошук даних за допомогою фільтра. (Відкрити таблицю, потім команди: Запису/Фільтр/Змінити фільтр, Записи/Фільтр/Застосувати фільтр, Записи/Фільтр/Видалити фільтр).
СТВОРЕННЯ ЗАПИТІВСтворення Запиту 1 Виберіть режим створення запиту за допомогою конструктора. Додайте таблицю, на основі якої буде будуватися запит. Нехай, наприклад, потрібно скласти вибірку з таблиці, що містить
тільки дані про прізвища й роки народження співробітників. Тоді потрібно ввести в нижній частині вікна «Запит на вибірку» в 1-ю колонкові рядка «Поле» слово «Прізвище» (або вибрати зі списку або перетягнути в режимі drag&drop поле «прізвище» із загального списку полів у верхній частині вікна), а в 2-ю колонкові - слово «Рік народження».
Виконаєте запит (Запит/Запуск).Створення Запиту 2Складіть вибірку з таблиці, що містить прізвища тих співробітників, які
народилися пізніше 1950 р. й одержують оклад менш 1300 тенге (Використайте поле «Умова відбору»).
РОЗРОБКА ФОРМ
27
Створіть форму за допомогою майстра форм. За допомогою створеної форми додайте новий запис у базу даних.
СТВОРЕННЯ ЗВІТІВСтворіть звіт за допомогою майстра звітів. Для звіту використайте поля
«прізвище», «посада», «оклад».ПЕРЕДАЧА ДАНИХ З ACCESS В WORD
Передачу даних з Access в Word можна здійснити двома способами. Перший з них дозволяє вставляти в документ, підготовлений в Word, назви полів бази даних Access, а потім при печатці або перегляді документа найменування полів будуть замінені на їхній уміст («Злиття з MS Word»). Другий спосіб - «Публікація в MS Word» - дозволяє вставляти в документ, підготовлений в Word, документ або таблицю, підготовлену в Access.
Злиття з MS Word Режим роботи – таблиця. Сервіс/Зв'язку з Office/ Злиття з MS Word. Прапорець «Створення нового документа й установка зв'язку із цим
документом». Почніть набирати текст документа. У тім місці, де необхідно вставити
вміст поля бази даних, наприклад прізвище, натисніть кнопку <Поля злиття> на панелі інструментів Злиття.
Публікація в MS Word Виберіть звіт, таблицю або запит для публікації. Подайте команду Сервіс/Зв'язку з Office/ Публікація в MS Word.
ЗАВДАННЯ ДЛЯ САМОСТІЙНОЇ РОБОТИ1. Використовуючи СУБД Access, створіть і заповните базу даних, у якій
зберігається інформація про наявність овочів і фруктів на базі. Створіть запит, що дозволяє із цієї бази вибрати тільки ті овочі й фрукти, вартість яких більше 30 тенге.
Дані:Код Найменування Кількість Ціна1 Ананаси 9 56,00т.2 Виноград 11 43,50т.3 Персики 2 35,00т.4 Морква 3 13,00т.5 Помідори 12 28,00т.6 Баклажани 5 23,00т.
2. Використовуючи можливості СУБД Access, складіть Відомість видачі заробітної плати. У базі даних зберігається наступна інформація: прізвище працівника, посада й оклад. Результат сформуйте у формі звіту Відомість видачі зарплати (на основі запиту), у який необхідно включити стовпці: прізвище,
28
посада, оклад (ОК), пенсійний фонд (ПФ), прибутковий податок (ПН), до видачі (ВД). Поля, що обчислюють, формуйте за допомогою построителя виражень.
Розрахунок виробляється по формулах: ПФ=ОК*0.01, ПН=(ОК-ПФ)*0.12, ВД=ОК-ПФ-ПН.
Відомість видачі зарплатиПрізвище Посада Ок
ладП
енс.ф
онд
Подох.
податок
До видачі
Дружиніна П. П.
Директор 2 000,00
20
237,6
1 742,40
Іванова Г. Р.
Зам. Директори
1 700,00
17
201,96
1 481,04
Комарова И. Н.
Головбух 1 800,00
18
213,84
1 568,16
Сидоров В. Р.
бухгалтер 1 300,00
13
154,44
1 132,56
Іванов И. В. Начальник 1 200,00
12
142,56
1 045,44
Морозова В. Н.
Касир 900,00
9 106,92
784,08
Використовуючи редактор Word, підготуйте звіт по лабораторній роботі, у який включите результати запиту по фруктово-овочевій базі й відомість заробітної плати з пунктами: прізвище, до видачі, підпис. Також у звіт включите лист, яким запрошуються на виставку працівники організації. Прізвища вставити в лист, використовуючи спосіб обміну між Access й Word - «Злиття».
Практична робота № 1Тема: Створення й редагування бази даних (БД).Мета: опанувати способами створення й редагування бази даних.Програмне забезпечення: ОС Windows 9x, 2000; МS Access.
Теоретична частина:База даних (БД) - це сукупність даних, які мають властивості
структурованості й взаємозв'язку, а також незалежності від прикладних програм. У БД зберігається інформація про об'єкти.
Головна перевага автоматизованого ведення БД – швидкий пошук необхідних відомостей і подання їх у зручній формі. Це здійснюють прикладні програми – системи керування базами даних (СУБД). Більшість СУБД підтримує бази даних реляционного типу. У реляционной моделі БД дані зберігаються в таблицях. Кожна таблиця повинна описувати один об'єкт, описувати його повністю й не містити повторюваних записів. Таблиці зв'язуються по ключових полях.
29
Найбільше поширення в нас у країні одержав пакет СУБД - Access фірми Microsoft. У процесі роботи будуть використатися кнопки груп об'єктів Access:
- таблиці – основні об'єкти БД. У них зберігаються дані;- запити – покликані для пошуку даних, які відповідають існуючим
умовам;- форми – дозволяють одержувати дані в необхідному виді. Вони
використаються також для пошуку даних;- звіти – з їхньою допомогою дані подаються на принтер у зручному
й наочному виді;- макроси – це макрокоманди. Якщо якісь оператори з базою
використаються часто, то має сенс згрупувати кілька команд в один макрос і позначити його виділеною комбінацією клавіш;
- модулі – це програмні процедури, написані мовою Visual Basic.
ПРАВИЛА БЕЗПЕКИ:1. Правильно включайте й виключайте комп'ютер.2. Строго виконуйте вказівки викладача.3. Обережно працюйте із клавіатурою. Не кладіть на неї підручники,
зошити.4.При самовільному відключенні ПК негайно сповістите про це
викладачеві.5. По закінченні роботи поверніть первісний вид робочого стола.
Зразок виконання завдання:
Завдання Алгоритм виконання завдання
1. Створіть БД «Бібліотека».
1. Запустите програму MS Access: Пуск/Програми/ MS Access.
2. Виберіть Нова база даних.3. Укажіть папку, у яку будете зберігати вашу
базу даних.4. Укажіть ім'я БД «Бібліотека».5. Натисніть кнопку Створити.
2. Створіть таблиці «Автор» й «Книги».
1. Перейдіть на вкладку «Таблиці».2. Натисніть кнопку Створити у вікні БД.3. Виберіть варіант «Конструктор».4. У поле «Ім'я поля» уведіть імена полів.5. У поле Тип даних уведіть типи даних
відповідно до додатка.
30
6. Властивості полів задайте в нижній частині вікна.
3. Задайте зв'язку між таблицями.
1. Відкрийте вікно діалогу «Схема даних», виконавши команду Сервіс/Схема даних.
2. У діалоговому вікні додайте ваші таблиці, вибравши з контекстного меню «Додати таблицю».
3. Виберіть поле «Код автора» у таблиці «Автор» і перемістите його за допомогою миші на поле «Код автора» з таблиці «Книги».
4. У діалозі «Зв'язку» перевірте правильність імен полів, що зв'язують, і включите опцію Забезпечити цілісність даних.
5. Нажмите кнопку Створити.
4. Заповните таблицю «Автор».
1. Відкрийте таблицю Автор подвійним щигликом.
2. Заповнюйте таблицю відповідно до імен полів.
5. Заповните таблицю «Книги».
1. У таблиці Книги в поле Код автора поставте значення коду автора з таблиці Автор, що відповідає імені потрібного вам автора.
2. Поле Код видавництва не заповнюйте.
Завдання для самостійної роботи:
2 рівень:1. Cоздайте таблиці з додатка № 1 (таблиці «Видавництво» й «Книга-
Автор»)2. Задайте зв'язку між таблицями.
3 рівень:
1. Створіть форми для уведення даних для таблиць «Видавництво», «Книги», «Книга-Автор».
2. Створіть у формі «Книги» поля зі списками в наступних полях:1.1. «Код автора» й «Код книги» у таблиці « Книги - Автор».1.2. «Код видавництва», «Тема», «Тип обкладинки», «Формат» у
таблиці «Книги».
4 рівень:
31
1. Розробіть БД для магазина «Відеопрокат». Опишіть всі об'єкти, продумайте зв'язку, виділите первинний і зовнішній ключі. Розпишіть типи даних для кожного поля.
Контрольні запитання:1 рівень:1. Що таке БАЗА ДАНИХ?2. Які СУБД ви знаєте?
2 рівень:1. Опишіть основні категорії об'єктів БД.2. Що таке об'єкт?3. Опишіть способи створення таблиць.
3 рівень:1. Укажіть потужності співвідношень?2. Співвідношення якої потужності припустимі в реляционной БД?
4 рівень:1. Які моделі БД ви знаєте?2. Укажіть на розходження між різними моделями?3. Чому реляционная БД одержала найбільш широке застосування на
сьогоднішній день?
Додаток № 1
Ім'я поля Тип даних
Властивості
Таблиця «Книги»Код книги Лічил
ьникІндексоване поле; збіги не
допускаютьсяНайменування Текст
овийРік видання Дата/
часКод видавництва Число
вийІндексоване поле; допускаються
збігиТема Текст
овийТип обкладинки Текст
овий
32
Формат Текстовий
Ціна Грошовий
Кількість Числовий
Наявність Логічний
Місце розташування
Поле мемо
Таблиця «Автор»Код автора Лічил
ьникІндексоване поле; збіги не
допускаютьсяПрізвище Текст
овийІм'я Текст
овийПо батькові Текст
овийРік народження Дата
Адреса Текстовий
Примітка Поле мемо
Таблиця «Видавництво»Код видавництва Лічил
ьникІндексоване поле; збіги не
допускаютьсяНайменування Текст
овийАдреса Текст
овийТелефон Текст
овийФакс Текст
овийТаблиця «Книги - Автор»
Код автора Числовий
Індексоване поле; допускаються збіги
Код книги Числовий
Індексоване поле; допускаються збіги
33
Практична робота № 2Тема: Пошук інформації в базі даних.Мета: навчитися створювати запити й знаходити потрібну інформацію в
базі даних.Програмне забезпечення: ОС Windows 9x, 2000; МS Access.
Теоретична частина:Базою даних (БД) є сукупність даних, які певним чином структуровані й
взаємозалежні між собою, незалежні від прикладних програм. У БД зберігається інформація про об'єкти. Для пошуку необхідної інформації можна скористатися фільтром. Для того щоб вибрати потрібний запис, потрібно відкрити таблицю, що містить необхідні вам запису. Для цього варто встановити курсор на слово, по якому ви хочете проводити пошук, і нажати кнопку Фільтр по виділеному слову.
При необхідності можна скористатися засобом «Пошук». У діалогове вікно необхідно ввести значення поля й запустити пошук.
Запити дозволяють відібрати дані, що втримуються в різних таблицях бази, а також виконати відбір відповідно до заданих умов. Створення запиту можливо за допомогою Майстра або в режимі Конструктора, що дозволяє задавати різні умови відбору й використати функції. Умови пошуку – логічне вираження. Просте логічне вираження є операцією відносин (>, <, =, <>, >=, <=). Складне логічне вираження містить логічні операції AND, OR, NOT.
ПРАВИЛА БЕЗПЕКИ:1. Строго виконуйте вказівки викладача.2. Правильно запускайте програму Access. Не змінюйте макроси й
шаблони.3. Не робіть різких ударів при роботі із клавіатурою. Не кладіть на неї
книги або зошити.Зразок виконання завдання:
Завдання Алгоритм виконання завдання
1. Відкрийте БД «Бібліотека».
1. Запустите програму MS Access: Пуск/Програми/ MS Access.
2. Відкрийте папку, у якій зберігається БД «Бібліотека».
2. Знайдіть книги в м'якій обкладинці.
1. Відкрийте таблицю «Книги».2. Виберіть меню Запису Фільтр - Змінити
фільтр; поставте курсор у поле Тип обкладинки й уведіть М'яка.
3. Виберіть меню Запису – Застосувати фільтр.
3. Виведіть на екран дані про книгу й
1. Зайдіть на вкладку Запити.2. Виберіть пункт Створення запиту за
34
видавництво. допомогою Майстра.3. У вікні, що відкрилося, виберіть таблицю
Книги. Додайте в запит необхідні поля.4. Выберите таблицю Видавництво й додайте
потрібні поля. 4. Переглянете
результат запиту. 1. На вкладці Запити виберіть назву
створеного вами запиту й відкрийте його.Завдання для самостійної роботи:
2 рівень:1.Виведіть на екран дані про книгу «Собаче серце» і його авторі М.
Булгакові.2.Знайдіть дані про письменника А.С. Пушкіні.
3 рівень:1.Знайдіть книги із циклу Фантастика за ціною 15 грн.2.Виведіть кількість книг кожного автора на складі.3.Створіть можливість переглядати книги певного автора.
4 рівень:1.Відобразите інформацію про книги М.И. Шолохова, які були видані до
1941 року.2.Визначите термін служби книги.3.Визначите книги «Ювіляри», яким здійснилося 10, 25, 50 або 100 років.
Контрольні запитання:1 рівень:1. Що таке фільтр? База даних?2. Як здійснюється пошук у БД?
2 рівень:1. До скількох полів можна застосовувати фільтр?2. Які способи створення запитів ви знаєте? 3 рівень:1. Які типи запитів ви знаєте?2. Чи можна використати дані одного запиту в іншому? Якщо так, то
навіщо це робити? 4 рівень:1. Для чого застосовується умова відбору в запитах?2. Які данные ми можемо використати в умовах відбору?
Практична робота № 3Тема: Печатка даних за допомогою звітів.Ціль: вивчити способи створення звітів і печатка даних.
35
Програмне забезпечення: ОС Windows 9x, 2000; МS Access.
Теоретична частина:Щоб представити у звичному виді дані, які зібрані в базі даних, потрібно
сформувати звіт. Для збереження звіту в Access передбачено кілька засобів: Майстер звітів, Конструктор, Майстер діаграм. Звіти можна формувати на основі таблиць і запитів.
Звіт створюється в тих випадках, коли необхідно наочно представити на екрані або аркуші паперу зведену інформацію, що зберігається в базі даних. Для одержання такої інформації повинні бути проведені додаткові обчислення.
Джерелом створення звіту може бути й запит.
ПРАВИЛА БЕЗПЕКИ:1. Строго виконуйте вказівки викладача.2. Правильно запускайте програму Access. Не змінюйте макроси й
шаблони.3. Не робіть різких ударів при роботі із клавіатурою. Не кладіть на неї
книги або зошити.4. Після закінчення роботи коректно виключите комп'ютер; не
забудьте виключити монітор.
Зразок виконання завдання:
Завдання Алгоритм виконання завдання
1. Відкрийте БД «Бібліотека».
1. Запустите програму MS Access: Пуск/Програми/ MS Access.
2. Відкрийте папку, у якій зберігається БД «Бібліотека».
2. Надрукуйте дані про книги.
1. Перейдіть на вкладку Звіти.2. Виберіть пункт Створення звітів за
допомогою Майстра. Натисніть клавішу ОК.3. Виберіть таблицю Книги.
36
4. Укажіть поля, необхідні для звіту, і створіть звіт.
5. Виберіть пункт меню Файл – Печатка.6. Задайте параметри печатки.
3. Надрукуйте звіт про наявність книг А. С. Пушкіна.
1. При створенні звіту вибирайте не таблицю, а запит по книгах А.С. Пушкіна.
Завдання для самостійної роботи:2 рівень:1.Створіть звіт по книгах із вказівкою автора Н. В. Гоголя, видавництва й
ціни книги.3 рівень:1. Створіть звіт по авторах: який автор, які книги написав (відсортувати
по зростанню й згрупувати по видавництвах).4 рівень:1. Створіть прайс-лист для книг, що перебувають у бібліотеці, із
вказівкою автора, видавництва. Зробіть його барвистим і додайте логотип.
Контрольні запитання:1 рівень:1. За допомогою чого ви можете друкувати дані БД?2 рівень:1. На основі яких об'єктів БД можна створювати звіти? 3 рівень:1. Які типи полів можуть бути присутнім у звіті? 4 рівень:1. Чи можна створити звіт з даними, яких немає в БД, але які можна
одержати шляхом обчислень? Якщо так, то як це зробити?
Використана література.
1. Д. Вейскас "Эффективная работа с Microsoft Access 2", Питер, 95.-667 с.
2. Джим Бойс и др., специальное издание, "Использование Microsoft Office
97" Профессиональный выпуск, Киев, Москва, Санкт -Петербург, 1998. – 598 с.
3. Руденко В.Д., Макарчук О.М., Патланжоглу М.О., "Практичний курс
інформатики" за редакцією академіка АПН України Мадзігона В.М., Київ, 1997.-
418 с.
37
4. Англо-українсько-російський словник з інформатики, програмування,
обчислювальної техніки. Уклад.: А.Б.Бартків, О.Я.Гринчишин, Я.Т.Гринчишин,
- Київ, "Вища школа", 1995.– 522 с.
5. Н.М.Ткаченко “Бухгалтерський облік на підприємствах
України з різними формами власності”. – Київ , 1996 – 463 с.
Рецензіяна методичну розробку
« ПРАКТИЧНІ ЗАНЯТТЯ ПО РОЗРОБЦІ БАЗ ДАНИХ
У ЗУБД ACCESS»Автор: Д ’яков Павло Васильович , керівник гуртка
„Програмування на ЕОМ” Тульчинського районного центру науково-технічної творчості учнівської молоді .
38
Методична розробка адресована керівникам гуртк ів програмування та інформаційних технологій позашкільних закладів з науково-технічної творчості .
Короткий зміст методичної розробки.Роль бази даних у сучасному св іт і , Створення базових таблиць, міжтабличних зв 'язків , запитів , робота з Майстром форм в MS Access , експортування, р озробка баз даних в MS Access , редагування , пошук інформаці ї , печатка даних за допомогою зв іт ів , рисунки, використана л ітература .
Усі питання , що висловлені у роботі , новизна р ішень та п ідходів – актуальні й в ідповідають програмним вимогам.
Матеріали подані графічно та в ілюстраціях .
Директор РЦНТТУМ В.А.Войтков
39
40