13.audit mutu - sjmp
TRANSCRIPT
5/12/2018 13.Audit Mutu - SJMP - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/13audit-mutu-sjmp 1/20
AUDIT MUTU
oleh : Darwin Kadarisman & Tjahja Muhandri
2010
SUPERVISOR JAMINAN MUTU PANGAN
INSTITUT PERTANIAN BOGOR
5/12/2018 13.Audit Mutu - SJMP - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/13audit-mutu-sjmp 2/20
2
PENDAHULUAN
● Audit mutu adalah suatu penilaian yang sistematis dan bebas untuk
mengetahui apakah persyaratan sistem manajemen mutu telah dipenuhi
● Hasil audit mutu digunakan untuk menilai efektivitas sistem manajemenmutu dan identifikasi peluang untuk perbaikan
● Pelaksanaan audit mutu untuk mencari bukti bahwa :
Implementasi telah sesuai dengan sistem yang dideklarasikan
Aplikasi sistem manajemen mutu memenuhi standar tertentu Seluruh proses telah dikendalikan dengan efektif
5/12/2018 13.Audit Mutu - SJMP - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/13audit-mutu-sjmp 3/20
3
1. Meningkatkan sistem sendiri
(Menjamin efektivitas dan kesesuaian sistem)
2. Memilih pemasok baru agar mampu memenuhi syarat
3. Menjamin pemasok tetap dapat penuhi syarat
4. Meningkatkan kinerja pemasok
5. Memperoleh sertifikat agar pelanggan percaya terhadap sistem
manajemen mutu yang diterapkan
Alasan Audit
5/12/2018 13.Audit Mutu - SJMP - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/13audit-mutu-sjmp 4/20
4
QUALITY IMPROVEMENT CYCLE
EXTERNALINPUTS
QUALITYSYSTEM
MANAGEMENTREVIEW
IMPLEMENTATION
EXTERNALAUDIT
INTERNALAUDIT
5/12/2018 13.Audit Mutu - SJMP - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/13audit-mutu-sjmp 5/20
5
Audit Sistem Menentukan kesesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan
persyaratan yang ditentukan (standar)
Menentukan efektivitas implementasi sistem mutu dalam
pencapaian tujuan mutu yang ditentukan
Memverifikasi ketidaksesuaian (non-conformities ) pada audit
sebelumnya
1. Jenis Audit
Berdasarkan Metode Yang Diberikan
I S I
5/12/2018 13.Audit Mutu - SJMP - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/13audit-mutu-sjmp 6/20
6
Berdasarkan Metode Yang Diberikan (lanjutan)
Audit Proses (disebut juga “compliance”)
Untuk menilai apakah seluruh proses (terutama proses kunci),bekerja dengan baik. Apakah semua prosedur dan instruksi kerja
terdokumentasi efektif
Tujuannya untuk menjawab :
Apakah karyawan bekerja sesuai prosedur dan instruksi kerja
Apakah prosedur, instruksi kerja dan ketrampilan karyawan cukup
untuk menjamin pengendalian proses
Apakah proses efektif dan tujuannya tercapai
Audit Produk
Penilaian independen (bebas) terhadap mutu produk untuk
menentukan kesesuaian dengan spesifikasi (standar)
Mencakup bahan, produk akhir baik pada tahap akhir proses maupun
setelah pengiriman (distribusi, pengecer atau konsumen)
5/12/2018 13.Audit Mutu - SJMP - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/13audit-mutu-sjmp 7/207
Audit dapat diklasifikasikan menjadi 3 tipe :
1. Audit Pihak Pertama (Audit Internal)
Dilakukan oleh perusahaan sendiri menggunakan staf sendiri
atau sepesialis yang dikontrak sebagai auditor
2. Audit Pihak Kedua (Audit Eksternal)
Diadakan oleh atau atas nama pelanggan terhadap pemasok
atau calon pemasok barang dan jasa
3. Audit Pihak Ketiga (Audit Eksternal)
Perusahaan menyewa suatu perusahaan audit untuk
melakukan audit untuk memeperoleh sertifikat standar
sistem mutu tertentu
Berdasarkan Lingkup Audit
5/12/2018 13.Audit Mutu - SJMP - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/13audit-mutu-sjmp 8/208
● Independen
Dilaksanakan tanpa bias atau pengaruh agar menghasilkan
laporan yang fair tanpa bias● Perencanaan
Direncanakan secara sistematis sesuai keperluan dan tujuan
organisasi.
● Kompeten
Anggota tim dilatih, kompeten, dan bebas dari pertentangan
kepentingan.
Dasar - Dasar Audit
5/12/2018 13.Audit Mutu - SJMP - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/13audit-mutu-sjmp 9/209
● Bukti
Kesimpulan dan laporan harus didasarkan pada bukti tercatat
untuk menjamin kehandalan (misal: sampel dokumen, catatan,dan fakta selama audit)
● Integritas
Auditor bekerja dengan etika, tidak bias, melaporkan dengan
jujur, adil, akurat dan tidak ada pertentangan kepentingan.
Dasar - Dasar Audit
5/12/2018 13.Audit Mutu - SJMP - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/13audit-mutu-sjmp 10/20
10
1. Inisiasi
Dilakukan oleh organisasi audit, termasuk menentukan
tujuan audit, penugasan ketua tim dan pemberitahuan
2. Perencanaan dan Persiapan Oleh tim audit
Menilai dokmentasi (Quality Manual )
Menyusun rencana audit
Menentukan contoh audit (sampling )
Membuat “check list”
3. Pelaksanaan Audit
4. Pelaporan
Tahapan Kegiatan Audit
5/12/2018 13.Audit Mutu - SJMP - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/13audit-mutu-sjmp 11/20
11
1. Pertemuan Awal (Entry Meeting )
2. Mengumpulkan Fakta dan Data Wawancara, pengujian dokumen, observasi kegiatan
dan kondisi awal kerja
Meneliti indikasi “non-comfornity”
Mencatat semua observasi dan fakta dalam “check list”
Pelaksanaan Audit
5/12/2018 13.Audit Mutu - SJMP - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/13audit-mutu-sjmp 12/20
12
3. Caucus
Pertemuan diantara tim audit untuk mereview hasilobservasi dan fakta yang diperoleh
Menentukan status temuan menjadi :
“advisory finding”
non-confornity
non-confornity kritis
4. Temu Akhir (Exit Meeting )
Pelaksanaan Audit (lanjutan)
5/12/2018 13.Audit Mutu - SJMP - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/13audit-mutu-sjmp 13/20
13
● Kaji ulang semua syarat, dengan pengambilan sampel yang diaudit,periksa dan catat bukti kesesuaian
● Buat catatan yg presisi saat wawancara
● Catatan untuk suatu prosedur, bisa digunakan saat audit yang lain,
seperti pengendalian dokumen
● Catatan mencakup aktivitas audit, sampel yang diminta, fakta yang
diperoleh dan bukti objektif yang diperoleh
● Catat ketidak-sesuaian dan kesesuaian sebagai bukti komplitnya audit
● Kerjakan “checklist” berurutan; jika perlu, lebih dalam mengambil data
● Bukti harus diverifikasi (visual, verbal, dokumen, catatan) bukti audit
Teknis Pelaksanaan Audit
5/12/2018 13.Audit Mutu - SJMP - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/13audit-mutu-sjmp 14/20
14
Informasi dapat diperoleh dan diverifikasi dengan banyak cara:
● Dokumentasi, misal: kebijakan, sasaran, rencana, prosedur, instruksi
kerja, izin, spesifikasi, gambar, kontrak, order
● Catatan, misal: catatan pertemuan, laporan, hasil pengukuran
● Kesimpulan, analisis, pengukuran
Dalam wawancara, pertimbangkan:
● Mengaudit pekerja pada kerjaannya di tempat kerja
● Pada tempat dan waktu kerja normalnya
● Jelaskan mengapa wawancara dicatat
● Dimulai dengan tanya perannya dan penjelasan tugasnya
● Gunakan pertanyaan terbuka; sedikit tertutup; tidak mengarah
Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan Saat Audit
5/12/2018 13.Audit Mutu - SJMP - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/13audit-mutu-sjmp 15/20
15
● Pendengar yang baik
● Pengamat
● Pencatat yang baik ● Sistematis
● Komunikator yang baik
● Adil
● Berpengetahuan
● Sabar● Gigih
● Independen
● Pandai bicara
● Sopan
● Bersahabat
● Penilai yang baik ● Logis
● Perencana yg baik
● Tepat waktu
● Taktis dan diplomatis
● Percaya diri● Tegas
● Waspada
● Siap
Auditor hendaknya punya pemahaman tentang ketrampilan dan teknik audit:
Kemampuan Mengaudit
5/12/2018 13.Audit Mutu - SJMP - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/13audit-mutu-sjmp 16/20
16
Tanggung Jawab dan Peran
TIM AUDIT
● Mengikuti persyaratan dan standar pelaksanaan audit
● Menverifikasi unsur-unsur sistem yang ditentukan dan
diimplementasikan dalam lingkup audit
● Mencatat semua hasil observasi secara objektif
● Mengkompilasi dan menganalisis bukti-bukti yang relevan dan
melaporkan kepada manajemen “auditee”.
5/12/2018 13.Audit Mutu - SJMP - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/13audit-mutu-sjmp 17/20
17
AUDITEE
● Memberikan akses terhadap fasilitas, arsip dan dokumentasi
yang relevan terhadap audit
● Memberikan sumber daya yang diperlukan dan bekerja sama
untuk efektivitas pelaksanaan audit
● Menunjuk pegawai yang sesuai untuk melayani audit dan juru
bicara pada setiap unit kerja yang dikunjungi● Mereview temuan audit dan melakukan setiap tindakan koreksi
(corrective action ) yang disepakati
Tanggung Jawab dan Peran (lanjutan)
5/12/2018 13.Audit Mutu - SJMP - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/13audit-mutu-sjmp 18/20
18
● Pada akhir audit, Ketua Tim Audit mengumpulkan semua
temuan dan mencapai kesimpulan.
● Ketua Tim mampu beri contoh praktek yang baik dalamorganisasi yang dapat ditiru untuk kegiatan lain
● Jika meragukan (tanpa bukti kuat) tinggalkan !
● Pada pertemuan penutup disetujui auditi. Jika tidak setuju,
harus dituntaskan.
Melaporkan Temuan Audit
5/12/2018 13.Audit Mutu - SJMP - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/13audit-mutu-sjmp 19/20
19
Setelah semua kegiatan audit selesai dilakukan maka Management
Review dilaksanakan untuk membahas semua hasil audit serta
tindakan perbaikan yang telah dilakukan dalam rangka menjamin
terciptanya perbaikan yang berkesinambungan (continual improvement )
Management Review
5/12/2018 13.Audit Mutu - SJMP - slidepdf.com
http://slidepdf.com/reader/full/13audit-mutu-sjmp 20/20
terima kasih