LAPORAN KEGIATAN

AUDIT MUTU INTERNAL

LEMBAGA PENJAMINAN MUTU (LPM)

UIN RADEN FATAH PALEMBANG

2019

KERANGKA ACUAN KEGIATAN (TERM OF REFERENCE)

KEMENTERIAN NEGARA/LEMBAGA : LEMBAGA PENJAMINAN MUTU UIN

RADEN FATAH

UNIT ESELON I/II : .............................................................

PROGRAM : AUDIT MUTU INTERNAL

HASIL (outcome) : LAPORAN AMI

KEGIATAN : AUDIT MUTU

INDIKATOR : AUDIT MUTU DAN RTM

KELUARAN (Output) : KEBIJAKAN RTM

VOLUME : SATU KALI DALAM SATU TAHUN

SATUAN UKUR : HARIAN

A. Latar Belakang

1. Dasar Hukum Tugas Fungsi/Kebijakan

2. Gambaran Umum

B. Penerima Manfaat

C. Strategi Pencapaian

1. Metoda Pelaksanaan

2. Tahapan dan Waktu Pelaksanaan

D. Waktu Pencapaian Keluaran

E. Biaya Yang Diperlukan

BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

1. Dasar Hukum

a. UU No. 20. Tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional

b. UU No. 12 Tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi

c. Permendikbud No.50 tahun 2014 tentang SPMI

d. Permendikbud No. 87 tahun 2014 tentang SPME

e. Perpres No.8 tahun 2012 tentang KKNI

f. Permendikbud No.49 tahun 2014 tentang SNPT

g. Surat Edaran DIKTI No. 526/E.E3/MI/2014 tentang SNPT program

Pascasarjana

2. Gambaran umum

Secara umum yang dimaksud dengan penjaminan mutu adalah proses

penetapan dan pemenuhan standar pengelolaan secara konsisten dan

berkelanjutan sehingga konsumen, produsen dan pihak lain yang

berkepentingan memperoleh kepuasan. Dengan demikian, penjaminan

mutu Perguruan tinggi adalah proses penetapan dan pemenuhan

standar pengelolaan pendidikan tinggi secara konsisten dan

berkelanjutan, sehingga stakeholders memperoleh kepuasan. Untuk itu,

Perguruan Tinggi (PT) memilih dan menetapkan sendiri standar

pendidikan tinggi untuk setiap satuan pendidikan. Pemilihan dan

penetapan standar itu dilakukan dalam sejumlah aspek yang disebut

butir-butir mutu.

Standar dibutuhkan oleh PT sebagai acuan dasar dalam rangka

mewujudkan visi dan menjalankan misinya. Acuan dasar tersebut

antara lain meliputi kriteria dan kriteria minimal dari berbagai aspek

yang terkait dengan penyelenggaraan pendidikan tinggi. Selain itu,

standar juga dimaksudkan memacu PT agar dapat meningkatkan

kinerjanya dalam memberikan layanan yang bermutu dan sebagai

perangkat untuk mendorong terwujudnya transparansi dan akuntabilitas

publik dalam penyelenggaraan tugas pokoknya. Standar mutu juga

merupakan kompetensi/kualitas minimum yang dituntut dari lulusan/PT

terkait, yang dapat diukur dan dapat diuraikan menjadi parameter dan

indikator.

Dalam siklus peningkatan mutu yang berkelanjutan, standar perlu

dievaluasi dan direvisi/ditingkatkan melalui benchmarking secara

berkelanjutan. Standar yang ditetapkan oleh pemerintah yang

tercantum dalam Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 2003 tentang

Standar Nasional Pendidikan (SNP) diatur seminimal mungkin untuk

memberikan keleluasaan kepada masing masing satuan pendidikan

dan PT untuk mengembangkan mutu layanannya sesuai dengan

program studi dan keahlian masing masing.

Undang-undang Nomor 20 tahun 2003 tentang Sistem Pendidikan

Nasional (SNP) Bab IX Pasal 35 dan PP No 19 tahun 2005 tentang

SNP Bab II Pasal 2 hanya menetapkan 8 lingkup standar nasional

pendidikan. Namun dinyatakan juga bahwa SNP disempurnakan secara

terencana, terarah, dan berkelanjutan sesuai dengan tuntutan

perubahan kehidupan lokal, nasional dan global. Berarti Perguruan

Tinggi wajib menambah lingkup standar agar dapat meningkatkan

kualitasnya dan meningkatkan daya saing bangsa.

Permendikbud No.49 tahun 2014 tentang SNPT menetapkan 24 butir

standar mutu yang meliputi standar pendidikan, standar penelitian dan

standar pengabdian kepada masyarakat. Tiga komponen tridarma

perguruan tinggi ini masing-masing memiliki 8 standar. Dua puluh

empat standar yang ditetapkan oleh Dikti ini apabila dapat dicapai oleh

perguruan tinggi, maka perguruan tinggi tersebut dapat dianggap

sebagai perguruan tinggi berkualitas baik. Agar mendapatkan predikat

memuaskan maka sebaiknya setiap perguruan tinggi menambah

standarnya sehingga dapat dikategorikan melampaui standar Dikti.

Upaya peningkatan mutu perguruan tinggi terus menerus dilakukan.

Salah satu upaya untuk itu adalah mengembangkan Penjaminan Mutu

(Quality Assurance) di perguruan tinggi. Dengan Penjaminan Mutu ini

diharapkan tumbuh budaya mutu mulai dari bagaimana menetapkan

standar, melaksanakan standar, mengevaluasi pelaksanaan standar

dan secara berkelanjutan berupaya meningkatkan standar (Continuous

Quality Improvement).

Untuk menjamin mutu secara berkelanjutan ini maka standar mutu yang

telah ditetapkan dan telah diberlakukan tersebut akan dimonitoring

melalui audit mutu. Audit mutu internal (AMI) perlu dilakukan agar dapat

diketahui perkembangan yang telah dicapai dan yang belum tercapai.

Untuk itu audit mutu internal (AMI) perlu diimplementasikan di setiap

bagian UIN Raden Fatah Palembang.

B. PENERIMA MANFAAT

Implementasi AMI ini akan bermanfaat bagi:

1. UIN Raden Fatah sebagai pengelola perguruan tinggi yang dapat

memenuhi standar mutu.

2. Para stakeholder terutama mahasiswa, alumni, dan para pengguna

lulusan

3. Masyarakat dapat meningkatkan keyakinannya terhadap pengelolaan

UIN Raden Fatah yang bekerja berdasarkan pengelolaan standar mutu.

C. STRATEGI PENCAPAIAN

1. Metode Pelaksanaan

Implementasi AMI akan dilaksanakan dengan melakukan audit mutu

sebagai tindak lanjut dari penetapan dan pelaksanaan standar mutu

yang sebelumnya telah disosialisasikan. Pada saat sosialisasi dan

pengesahan standar mutu maka hal itu juga berarti standar mutu harus

diimplementasikan di setiap bagian universitas ini. Dengan demikian

akan ada kesempatan untuk membenahi dan mempersiapkan segala

sesuatu yang berhubungan dengan tridarma sesuai dengan standar

mutu yang telah disepakati. Tim yang akan membantu pelaksanaan AMI

ini adalah:

Penanggung jawab : Dr. Ismail, M.Ag

Ketua : Dr. Zainal Berlian,MM.,DBA

Sekretaris : Dr. Rr. Rina Antasari, M.Hum

Anggota : Mirwan Fasta, M.Si

Drs. H. Andi M. Darlis

Selanjutnya untuk mendukung terwujudnya implementasi, kegiatan ini

akan didukung oleh auditor dari prodi dan fakultas sebanyak 50 orang.

2. Waktu dan Tahapan Pelaksanaan

Pelaksanaan kegiatan ini berlangsung selama 6 (enam) hari pada

tanggal 9 dan 12 s.d 16 Agustus 2019. Tahapan pelaksanaan dan

mekanismen kerja akan ditentukan kemudian berdasarkan kesepakatan

antara auditor dan auditee.

Output yang ingin dihasilkan dari kegiatan ini adalah terlaksananya audit

mutu akademik perdana di lingkungan UIN Raden Fatah. Untuk

melaksanakan audit mutu akademik ini diperlukan komponen

pendukung baik sebagai komponen utama maupun sebagai komponen

penunjang.

Komponen utama dari kegiatan ini adalah:

a. Auditor

b. Auditee

c. Instrument AMI

Komponen pendukung dari kegiatan ini adalah:

a. Dana

b. Data

c. Komitmen pimpinan

D. WAKTU PENCAPAIAN OUTPUT

Output dari kegiatan ini adalah laporan kegiatan audit dan hasil Rapat

Tinjauan Manajemen (RTM). Waktu pencapaiannya adalah setelah

kegiatan audit mutu internal berakhir.

E. BIAYA YANG DIPERLUKAN

Sumber biaya dibebankan dari DIPA UIN Raden Fatah Tahun 2019.

BAB II

PELAKSANAAN

A. DESKRIPSI PELAKSANAAN

1. Persiapan Audit Internal

a. Instrumen audit berbasis standar akreditasi BAN PT 9 Kriteria

b. Audit berbasis kompetensi ISO 9001: 2015

c. Rencana audit

d. Ruang lingkup audit: Kriteria 1 s/d 9 di 45 Program Studi, dan 15 unit

KPA UIN Raden Fatah ( Wakil Rektor I,II,III, KaBiro AUAK, Kabiro

AUPK, PUSTIPD, BAAK, LPM, LP2M, Bagian Umum, Kepegawaian,

Perencanaan, Keuangan, Kerjasama, Perpustakaan Pusat.

e. Proses audit berlangsung selama sepuluh hari, yaitu dari tanggal 6

Agustus sampai dengan 16 Agustus 2019.

f. Pembentukan panitia audit

g. Mengirim instrument audit (excel) kepada auditee seminggu sebelum

masa audit.

2. Instrumen Audit Internal

a. Instrumen Excel APS dan APT

b. Deskripsi Kondisi Audit

c. Deskripsi Kondisi Audit yang telah dilengkapi Rencana Tindak Lanjut

perbaikan.

3. Ruang Lingkup Audit

Kriteria 1 s.d.9 di 45 Prodi, di lingkungan UIN Raden Fatah, dan KPA UIN

Raden Fatah terdiri dari 15 unit (Wakil Rektor I, Wakil Rektor II, Wakil

Rektor III, Ka Biro AAKK, Kabiro AUPK, PUSTIPD, BAAK, LPM, LP2M,

Bagian Umum, Kepegawaian, Keuangan, Kerjasama, Perencanaan,

Perpustakaan Pusat).

4. Proses Audit Internal:

a. LPM mengirimkan perlengkapan AMI kepada auditor via:

- Website LPM

- Grup Whatsapp

- E-Mail auditor

b. Auditor menerima perlengkapan AMI;

c. Auditor melakukan proses AMI (dalam rentang jadwal AMI);

d. Auditor mengirimkan hasil AMI yang telah dilakukan ke LPM via e

mail;

e. LPM mendistribusikan hasil AMI yang telah dilakukan ke Auditee via

e-mail;

f. Auditee membuat rencana perbaikan hasil AMI yang telah dikirim

oleh LPM;

g. Auditee mengirimkan kembali rencana perbaikan AMI kepada

LPM via e-mail.

5. Pembagian Unit Audit

Pelaksanaan AMI UIN Raden Fatah tahun 2019 meliputi seluruh prodi

dilingkungan UIN Raden Fatah dan KPA . Audit dilaksanakan oleh 50

Auditor internal dan 5 Lead Auditor. (Jadwal audit dan Pembagian unit

audit terlampir)

BAB III

HASIL AUDIT

Pada umumnya pelaksanaan audit mutu internal terhadap prodi-prodi di

lingkungan UIN Raden Fatah, maupun audit terhadap Kantor Pusat Administrasi

yang meliputi 15 (lima belas) bagian dan lembaga yaitu : Wakil Rektor I, Wakil

Rektor II, Wakil Rektor III, Ka Biro AAKK, Kabiro AUPK , PUSTIPD, BAAK, LPM,

LP2M, Bagian Umum, Kepegawaian, Keuangan, Kerjasama, Perencanaan,

Perpustakaan Pusat, telah berjalan dengan baik sesuai dengan jadwal yang telah

ditetapkan oleh LPM UIN Raden Fatah, yaitu masa audit mutu internal

berlangsung selama 6 (Enam) hari, yaitu dari tanggal 9 Agustus dan 12 s.d 16

Agustus 2019. Namun demikian masih terdapat beberapa permasalahan dalam

pelaksanaan audit mutu internal ini, yaitu :

1. Jadwal audit yang telah disusun benturan dengan kegiatan lain baik

auditee, maupun oleh pihak auditor.

2. Beberapa auditor mengirimkan laporan sesuai dengan instrumen, tidak

tepat waktu sesuai jadwal.

3. Beberapa auditee juga tidak membuat laporan rencana tindak lanjut

perbaikan, sesuai dengan jadwal yang telah disepakati.

Adapun hasil audit mutu internal UIN Raden Fatah, dituangkan dalam

instrumen excel dan form diskripsi kondisi audit yang telah disiapkan oleh LPM,

sebanyak 45 (empat puluh lima) prodi dan 15 (lima belas) unit Kantor Pusat

Administrasi (terlampir)

BAB IV

EVALUASI

Pelaksanaan kegiatan audit mutu internal terhadap 45 (empat puluh lima)

prodi dan 15 (lima belas) unit Kantor Pusat Administrasi UIN Raden Fatah, yang

diselenggarakan selama 10 (sepuluh) hari, telah dilakukan evaluasi terhadap

kegiatan AMI tersebut dilaksanakan pada tanggal 14 s.d 15 Oktober 2019, melalui

kegiatan ”Analisis Hasil Audit Mutu Internal,” yang dihadiri oleh auditor dan

audetee.

Dalam kegiatan analisis hasil audit mutu internal ini, LPM memberikan apresiasi

kepada auditor terbaik I, II, dan III serta Auditee terbaik I, II, dan III berupa

pemberian piala. Adapun hasil evaluasi tersebut adalah memberikan tenggang

waktu kepada para auditee yang belum membuat rencana tindak lanjut perbaikan,

terkait adanya temuan-temuan dari auditor, sampai tanggal 23 Oktober 2019.

BAB V

TIDAK LANJUT (PERBAIKAN )

Hasil evaluasi kegiatan AMI yang telah dilaksanakan pada tanggal 14 s.d 15 November

2019.

BAB VI

PENUTUP

A. Kesimpulan

Proses audit yang dilakukan pada semua prodi baik tingkat S1, S2, maupun

S3 telah selesai dilakukan. Dengan adanya audit internal maka setiap prodi

dapat melihat hal-hal yang positif dan negatif dari setiap aktivitas yang ada

di prodi. Oleh karena itu, hasil audit ini dapat dijadikan instrument bagi

prodi untuk melakukan evaluasi diri agar hal-hal negatif dari prodi dapat

berubah menjadi positif dan yang sudah positif dapat ditingkatkan menjadi

lebih baik. Demikian juga bahwa kualitas pelaksanaan audit perlu

ditingkatkan agar hasil yang dicapai lebih maksimal.

B. Saran

1. Tim LPM perlu menambah tenaga audit

2. Tim LPM perlu melakukan pelatihan audit agar pelaksanaan audit

menjadi lebih baik.

3. Hasil audit disosialisasikan

4. Hasil audit ditindaklanjuti