10 tips when facilitating discussion

7/27/2019 10 Tips When Facilitating Discussion

1/12


2/12

9. Change the group process by altering the method for obtaining participation or by having the groupevaluate ideas that have been presented.

Lets break into smaller groups and see whether you can come up with some typical customer objectionsto the products that were covered in the presentation this morning.

10. Summarize (and record, if desired) the major views of the group.

I have noted four major reasons that have come from our discussion as to why managers do notdelegate: (1) lack of confidence, (2) fear of failure, (3) comfort in doing the task themselves, and (4) fearof being replaced.

Source :101 Ways to Make Training Active, 2nd Ed. Mel Silberman.2005

Menghadapi orang Sulit : Mengenali 10 perilaku yang tidak

diinginkan

Posted by Yudha Argapratama on July 15th, 2008

Apa saja 10 perilaku yang tidak diinginkan ? Kita menjawab pertanyaan tersebut dengan sedikit berbeda,tergantung kekuatan dan kelemahan komunikasi interpersonal kita. Tapi secara umum kita setujutentang orang yang sulit dan apa yang mereka lakukan yang membuat mereka terlihat sulit.

Saat ini telah diidentifikasi 10 pola perilaku yang spesifik yang dirasakan orang secara umum ketika

merasa terancam atau terhalang, yang menggambarkan usaha mereka dengan atau (menghindar dari)keadaan yang tidak diinginkan. Berikut tipe dan ciri-cirinya :

1. Si Panser (The Tank)Ambisius dan kejam, keras dan kuat, atau dengan intensitas yang tenang dan presisi sinar laser, Sipanser berasumsi bahwa hasil akhir adalah tujuan. Jika anda menghalangi jalan, anda akandieliminasi.

2.Si Penembak Jitu (The Sniper)

Orang licik yang bersembunyi ini benci kepada anda dengan beberapa alasan. Dari pada marah, diaakan membalas dengan mengidentifikasi kelemahan anda dan menggunakannya untuk melawananda, melalui sabotase, gosip dan isu.

3.Si Granat (The Grenade)

Orang ini meledak dengan kemarahan yang hebat yang terlihat tidak proporsional dengan kondisi,membuat orang lain lari bersembunyi dan bertanya-tanya apa yang terjadi.

4.Si Serba Tahu (The Know-It-All)

Orang ini mengetahui 98 persen tentang apa saja. (silahkan Tanya) Si Serba Tahu akan memberi

tahu anda apa yang yang mereka tahu selama berjam-jam tetapi tidak mau memberi kesempatanuntuk mendengarkan pendapat anda.


3/12

5.Si Sok Tahu (The Think-They-Know-It-All)

Walaupun orang ini tidak tahu banyak, mereka tidak membiarkan hal tersebut menghalangi mereka.Jika anda tidak tahu banyak tentang hal yang mereka bicarakan, mereka mungkin akan menyesatkananda ke dalam kesulitan atau membuat project keluat jalur.

6.Si Penjilat (The Yes Person)

Cepat sekali setuju, lambat bergerak, Si Penjilat meninggalkan jejak komitmen yang tidak terpenuhiatau janji yang dilanggar. Walaupun mereka tidak menyenangkan siapapun, mereka bersikeras untukmenyenangkan hati.

7.Si Plin Plan (The Maybe Person)

Ketika menghadapi keputusan yang penting, Si Plin plan membiarkan hal tersebut sampai semuanyaterlambat. Akhirnya, keputusan tersebut terjadi dengan sendirinya. Hal itu bukan salah siapapun

kecuali dirinya sendiri.

8. Si Tidak ada (The Nothing Person)

Anda tidak pernah tahu apa yang terjadi karena orang ini tidak memberi tahu anda apapun tidakada masukan, verbal maupun non verbal.

9.Si Negatif (The No Person)

Orang ini selalu mengatakan, setiap kabut selalu punya kegelapan dan Saya bukan negatif,hanya realistis Muram dan menakut-nakuti, Si negative menggiring orang menuju keputusasaan.

10.Si Perengek (The Whiner)

Orang ini selalu merasa sengsara, merengek terus menerus, dan menarik orang melamah dengangeneralisasi bahwa tidak ada yang benar, semuaya salah, dan semua hal akan terjadi seperti itukecuali anda melakukan sesuatu.

Beberapa ide awal untuk menghadapi 10 tipe yang tidak diinginkan :

1. Memahami bahwa setiap orang bereaksi berbeda terhadap berbagi macam tipe perilaku :Orang yang sangat mengganggu anda mungkin bisa diterima dengan baik oleh orang lain.

2. Mengenali dengan baik setiap tipe: Masing masing menuntut respon yang berbeda. Pikirkantentang orang lain di sekitar anda. Apakah ada orang di kantor atau di rumah yang memenuhi criteriatersebut ?

3. Mengenali peran yang anda mainkan: Kita dapat menjadi sulit pada suatu waktu. Memahamisetiap perilaku akan membantu anda sukses dengan orang lain.

Diadaptasi dari : Dealing With Difficult People. Rick Brinkman & Rick Kirschner .2003

10 Assignments to Give Learning PartnersPosted by Yudha Argapratama on June 17th, 2008


4/12

One of the most effective and efficient ways to promote active training is to divide a class into pairs andcompose learning partnerships. It is hard to get left out in a pair. It is also hard to hide in one. Learningpartnerships can be short term or long-term. Learning partners can undertake a wide variety of quicktasks or more time-consuming assignments, such as those in the list below.

1. Share your reactions to an assigned reading, an exercise, or a video (for example, What were yourreactions to the ways in which customers were entertained in the Fishvideo?).

2. Discuss a short written document with each other (for example, Please discuss the strategic plan youread before class and identify anything you thought was unclear).

3. Practice a skill with each other (for example, Please take a few minutes with your partner andpractice giving constructive performance feedback to someone you supervise).

4. Recap a lecture or demonstration together (for example, With your partner, review the key points ofthe presentation we just heard from our guest speaker).

5. Develop questions together to ask the facilitator (for example, I would like each pair to create aquestion together about the software we just tried out).

6. Analyze a case problem or exercise together (for example, Take the next ten minutes and worktogether on the business ethics problem concerning conflicts of interest).

7. Test each other (for example, I would like each of you to take turns testing your partners productknowledge of each of the four new loan programs we are introducing next month).

8. Respond to a question posed by the facilitator (for example, Get together with your partner andcome up with a joint answer to the first question in our discussion guide).

9. Compare how you completed a task, such as a survey (for example, Show your partner your scoreson the EQ scale we just completed. See where you differ).

10. Read each others written work (for example, Show your partner the functional resume youprepared for this session and ask for feedback).

Source :101 Ways to Make Training Active, 2nd Ed. Mel Silberman.2005

10 Questions for Obtaining Participant Expectations

Posted by Yudha Argapratama on June 6th, 2008

Ada bermacam pertanyaan-pertanyaan yang dapat anda lakukan untuk menemukan kebutuhan,harapan-harapan, dan perhatian dari peserta training sehingga anda dapat mencocokkan

penyampaian training dengan tepat.

Anda dapat memperoleh jawab melalui diskusi terbuka, berkeliling ruangan, response cards,

polling, panel-panel, game-game, dan seterusnya. Berikut bebrapa pertanyaan yang dapat anda

gunakan :

1. Mengapa anda memilih training/program ini? Mengapa anda datang?


5/12

2. Pertanyaan-pertanyaan apa yang muncul tentang [topik/materi training] ini?

3. Apa masukan, informasi, atau ketrampilan-ketrampilan yang ingin Anda dapat dari program

ini?

4. Apa masukan, informasi, atau ketrampilan-ketrampilan yang tidak anda perlukan atau anda

inginkan?

5. Apa yang anda ingin hilangkan/kurangi dari program ini? sebutkan satu hal.

6. Apakah yang anda harapkan dari program ini? Apakah yang perhatian anda?

7. Apakah sasaran program ini sesuai dengan keinginan anda ?

8. Apa pengetahuan atau ketrampilan-ketrampilan yang Anda rasakan ingin anda miliki?

9. Apakah harapan-harapan Anda tentang program ini?

10. Apa yang sudah anda pelajari dari program sebelumnya tentang topik ini?

Source : 101 Ways to Make Traini ng Active. Mel Sil berman.2005

Defining and demystifying coaching

Posted by Yudha Argapratama on June 2nd, 2008

By Jessica Jarvis

The term coaching has come to refer to many different activities. Although this guide focuses on the useof coaching in organizational settings, it can be used in many other situations. Its early use in thebusiness world often carried a remedial connotation people were coached because they were underperforming or their behavior was unsatisfactory.

These days, coaching is more usually seen as a means of developing people within an organization in

order that they perform more effectively and reach their potential. Confusion exists about what exactlycoaching is, and how it is different from other helping behaviors such as counseling and mentoring. Avariety of niche types of coaching have also developed as the term has been popularized life coaching,skills coaching, health coaching, executive coaching, to name but a few. In part, this may have arisen asa result of some practitioners taking advantage of a popular new term and applying it to their generalservices. Consequently, coaching has suffered from a degree of mis perception and misrepresentation. Tomake things worse, people often use the terms interchangeably so that one persons life coaching isanothers developmental mentoring. Many organizations use the terms to mean specific things in th eirown organizational contexts and others choose the terminology that seems most acceptable within theirorganization. The result is that the same definitions are being applied to a variety of terms. Theseproblems around terminology are illustrated in the 2004 training and development survey results, where81% of respondents agreed that there is a great deal of confusion around what is meant by the term

coaching.

There is lively debate about this topic by academics and practitioners alike, which has led to a certainfixation about the need for agreed definitions. While this debate rages, more and more terms emerge


6/12

and there seem to be almost as many definitions of coaching as there are practitioners. The fact thatEurope and the US interpret the words slightly differently adds further to the confusion. A selection ofdefinitions of coaching are provided in Table 6, but these are merely a handful of those in use.

In this Guide, we simply try to illustrate and explain the key differences between some of the commonterms that are currently being used. We will then concentrate on suggesting ways for practitioners toensure they have secured a good understanding of what exactly coaches mean when they describe theirservices.

Definitions of coaching

Parsloe (1999)

A process that enables learning and development to occur and thus performance to improve

Whitmore (1996)

Unlocking a persons potential to maximize their own performance

CIPD coaching courses definition

The overall purpose of coach-mentoring is to provide help and support for people in an increasinglycompetitive and pressurized world in order to help them:

develop their skills

improve their performance

maximize their potential

and to become the person they want to be

Clutterbuck (2003)

Primarily a short-term intervention aimed at performance improvement or developing a particularcompetence

Starr (2003)

A conversation, or series of conversations, one person has with another

Downey (1999)

The art of facilitating the performance, learning and development of another

Concise Oxford Dictionary

Defines the verb coach tutor, train, give hints to, prime with facts

Caplan (2003)

A coach is a collaborative partner who works with the learner to help them achieve goals, solve problems,learn and develop


7/12


8/12

METODE METODE PENGUKURAN & EVALUASI TRAINING

Posted by Yudha Argapratama on May 26th, 2008

Beberapa waktu lalu pernah diposting di Milis Trainers Club Indonesia tentang pengukuran dan evaluasipelatihan. Pada posting tersebut mengambil Kerangka atau Metode yang dipopulerkan oleh Jack J

Philips tentang 5 Level Evaluasi Training. Sebenarnya ada cukup banyak metode evaluasi pengukuran

yang dipakai saat ini. Semuanya bertujuan untuk melaporkan keberhasilan program training dan

program perbaikan kinerja. Beberapa metode berfokus pada kesuksesan secara Finansial, yang lain pada

data non Finansial, serta ada juga yang menawarkan pendekatan yang seimbang dalam mengukur hasil

dari suatu program.

Sebagai bahan untuk memperkaya wawasan kita, berikut beberapa metode Evaluasi & Pengukuran

Training yang dipakai saat ini. Metode metode ini dikutip dari buku THE ROI FIELD BOOK, Strategies

for Implementing ROI in HR & Training(PatriciaPhillips, Jack J Phillips, Ron Drew Stone, & Holly

Burkett), 2007:

1. Benefit Cost AnalysisMungkin proses/metode tertua untuk mengevaluasi pengeluaran suatu program adalah benefit

cost analysis. Didasarkan pada kerangka teori ekonomi dan keuangan, maksud utama dari

Benefit Cost Analysis (BCA) adalah untuk memastikan organisasi mempertahankan level

optimum dari efisiensi dalam alokasi sumber daya. Seperti penggunaan utamanya dalam

ekonomi & keuangan, metode ini juga dipakai dalam pendidikan dan pelatihan.

2. Four-Level Frameworkdari Kirkpatrick

Kerangka yang paling umum dalam training dan evaluasinya adalah yang dikembangkan oleh

Donald Kirkpatrick pada akhir 1950-an. Kerangka ini menggambarkan 4 level evaluasi :

1.1. Level 1 : Reaction2. Level 2 : Learning3. Level 3 : Job Behavior4. Level 4 : Results

Banyak usaha yang berhasil dibangun pada konsep 4 level dari Kirkpatrick ini.

3. Five-Level ROI Frameworkdari Jack J Phillips

Metode dari Jack Phillips ini merupakan metode yang paling luas digunakan untuk mengevaluasi

program training dan program perbaikan kinerja. Philips menambahkan ROI (Return on

Investment) sebagai level ke 5. Memperkenalkan bahwa untuk memindahkan level 4 ke level 5,

pengukuran level 4 harus dikonversi ke nilai moneter (uang), seluruh biaya harus dicatat,

keuntungan intangible harus diidentifikasi, dan keuntungan moneter dibandingkan denganbiaya. Karena itu, mengkombinasikan pendekatan Kirkpatrick dengan Benefit Cost Analysis

untuk memastikan keseimbangan pengukuran dilaporkan.


9/12

Jack Philips menggunakan 5 level sebagai kerangka. Dia juga mengembangkan proses yang

sistematis termasuk Performance-based methodology, strategi, pendekatan, dan tool untuk

mengimplementasikan evaluasi di semua level. Metode tersebut juga termasuk tahap kritis

untuk mengisolasi efek dari program pada pengukuran dari pengaruh faktor lain. Selain itu,

proses tersebut mengidentifikasi penghambat & pendorong untuk berhasil dan memberikan

rekomendasi untuk perbaikan berkelanjutan (Continuous Improvement)

4. Five Level of Evaluations dari Kaufman

Kaufman memperluas kerangka Kirkpatrick dengan mendefinisikan Level 1 termasuk

kemungkinan dari berbagai sumber daya dan masukan yang penting untuk berhasil, serta

menambahkan level 5 evaluasi pada perhatian pada aspek sosial dan respon dari organisasi.

5. CIRO

Watt, Bird & Rackham mengemukakan kerangka lain yang mengkategorikan empat kategori

evaluasi yang disebut CIRO. CIRO merupakan singkatan dari Context (Konteks), Input (Masukan),

Process (Proses), dan Outcome (Hasil).

6. CIPP

CIPP (Context, Input, Process, Product) model yang diperkenalkan oleh Stufflebeam memiliki

kerangka yang fokus pada sararan program, fasilitasi isi training, implementasi program, dan

hasil dari program.

7.Model of Evaluation Knowledge & Skills dari Marshal & Schriver

Model lima tahap ini mengevaluasi pengetahuan & ketrampilan. Model ini terbagi:

1.1. Level 1 : Mengukur sikap & perasaan peserta2. Level 2 : Mengukur pengetahuan dengan test tertulis3. Level 3 : Mengukur Ketrampilan dan pengetahuan dengan mensyaratkan peserta untuk

menunjukkan kemampuan unjuk kerja berdasarkan standar

4. Level 4 : Mengukur Transfer ketrampilan5. Level 5 : Mengukur dampak bagi organisasi & ROI

2. 8. Business Impact ISD Modeldari Indiana UniversityProses evaluasi yang termasuk dalam Business Impact Instructional Systems Design Model ini

didasarkan pada enam strata dari dampak yang dimulai dari Stratum 0, yang menghitung

aktivitas seperti volume dari training yang diselenggarakan atau jumlah peserta dalam program.

Stratum 1, mengukur kepuasan peserta terhadap program

Stratum 2, mengukur tingkat peserta dalam mendapat pengetahuan dan ketrampilan dalamprogram


10/12

Stratum3, mengukur transfer dari training, untuk menjawab petanyaan apakah peserta

menggunakan/memanfaatkan apa yang mereka pelajari ?

Stratum 4, mengukur tingkat perbaikan kinerja peserta dan apakah perbaikan tersebut

berpengaruh terhadap profit

Stratum 5, berusaha mengukur pengaruh perubahan kinerja dalam organisasi

9. Success Case Evaluation

Success Case Evaluation yang diperkenalkan Brinkerhoff menggunakanpurposive sampling

(mengambil sample secara sengaja/terencana) dibandingkan randomsampling (mengambil

sample secara acak) untuk mengumpulkan data mengenai keberhasilan program. Proses ini

fokus pada masukan dari peserta yang paling berhasil dan paling tidak berhasil dalam

mengimplementasikan pengetahuan dan ketrampilan yang didapat selama program. Selama

proses, peserta diminta untuk menceritakan keberhasilan aplikasi program dan merinci

penghsmbat atau pendorong yang menghalangi atau mendukung penggunaan ketrampilan dan

pengetahuan yang dipelajari.

10.Utility Analysis

Cascio yang memperkenalkan utility analysis kepada umum. Utility analysis adalah proses yang

memasukkan hasil yang diharapkan dan biaya dari keputusan yang diambil ke dalam

perhitungan. Hasil yang spesifik didefinisikan dan kepentingan relatif dari pendapatan

diputuskan.

11.Integral Frameworkdari Brown & Reed

Pendekatan yang menyeluruh dalam evaluasi mencakup pembelajaran individu dan organisasi.

Empat konsep kunci dalam pendekatan ini termasuk kumpulan pengembangan; merujuk pada

hubungan antara peserta dengan organisasi; hubungan antar bidang, mengusulkan bahwa

pengembangan tergantung interaksi individu dengan group yang lebih besar;Kerangka Integral,

mengusulkan bahwa pengembangan satu bidang berhubungan dengan pengembangan bidang

yang lain.

12.Balanced Scorecard

Metode yang umum dalam level strategi organisasi, adalah Balanced Scorecard yang

dikembangkan oleh Kaplan & Norton. Kerangka ini menampilkan visi organisasi ke dalam empat

perspektif (Financial, Costumer, Internal Process, dan Learning & Growth). Fokus dari Scorecard

adalah mengarahkan strategi dari unit bisnis seperti Fungsi Training.

The Benefits of Positive Attitude


11/12


These are many and easy to see. But what is easy to see is also easy to miss. To mention a few, apositive attitude

increases productivity fosters teamwork

solves problems

improves quality

makes for congenial atmosphere

breeds loyalty

increases profits

fosters better relationships with employers, employees, and customers

reduces stress

helps a person become a contributing member of society and an asset to their country

makes for a pleasing personality

Source : Shiv Khera. You Can Win

The Four Steps to Positive Momentum


We will explore all the necessary steps to stop and intervene the downward spiral towardsdepression. If you want to make positive progress in your life, then you need to think about howto apply these four steps.

1. Begin believing you can change.

Often we try improving our physical, financial and emotional circumstances so many times,without success, that we are afraid of trying to change again. This naturally leads to skepticism.People are not skeptical by nature, people are skeptical as a result of past failures. Its impossibleto stop and intervene into your present downward spiral unless you believe you can. Arent therepeople who seem to have everything in life going against them, who have neverthelessintervened and stop the momentum of a downward spiral? Of course there are. The truth is thatyou can change anything you want if you have a BIG enough why. And this is the first step tointervening in your downward spiral.

Begin by using the power of pain-threshold to cause motivation in the area you want to change.

2. Get Confident

If other people have changed the momentum of a downward spiral then so can you. How do yougo about stopping and intervening the momentum of a negative downward spiral?Focus onyour circle of control.When you feel you are in control of your life, then you are more likelyto have confidence in yourself.

There are only three commonalties worldwide. We all have 24/hours per day. We are allmotivated by pain and pleasure. We all have free-will (the ability to make choices). Allinterventions into our downward spiral require three things:

1. New goals.


12/12

2. A plan we believe in.

3. The necessary motivation.

All three of these steps are within your circle of control. All progress requires some level ofcontrol. Control breeds confidence confidence that you can do it, then confidence that you willdo it.

The truth is if you follow all these three steps, along with the key to success, youwill get positive results. In fact I can guarantee it. Unless some circumstances outside ofyour circle of control stops you, you have the power to achieve your desired goals. You will beable to intervene and turn your downward spiral into one that shoots for the moon.

3. Get Excited

If you believe your future finances, relationships, career and all other areas of your life will get

better, you will get excited. This excitement is what fuels you for the next necessary step ofpositive momentum. But before you can experience the benefits of your excitement, you willneed to feel uncomfortable.

4. Get Uncomfortable

All worthy progress on the upward spiral of success first requires that we get uncomfortable.And this is the problem. As you learn in this book people dont want to get uncomfortable. But toreverse the negative spiral, this is a prerequisite. Unless you control pain and pleasure, you willnot be able to pay the price necessary to succeed.

The Two Discomforts and How They Control Your Success

Positive momentum requires a necessary push. This requires effort. Effort requires motivation.Once momentum gets going, you wont require so much motivation but un til then you need topush hard. Pushing hard means getting uncomfortable. You wont push hard unless you get thenecessary motivation and get a 100% committed. This is the first type of discomfort. This type ofdiscomfort works against you. The other type of discomfort is the one that compels you to followthrough on your goals. Its uncomfortable to work, achieve goals and work your plan BUT itsmore uncomfortable quitting. If youve used the power of motivation effectively then quittingwill be unbearable and extremely uncomfortable. Quitting must be more uncomfortable then theeffort necessary if youre going to achieve any worthy goals. After discomfort comes

4. Joy, Love and Peace

After discomfort comes joy. As you achieve financial independence, good health, greatrelationships, a great career you begin feeling the joy, love and peace of these achievements.

Source : Michael Bolduc.Power of Motivation. 2000

10 tips when facilitating discussion

Documents