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10 - La gestione per progetti
Definizioni Caratteristiche di un progetto Organizzazione del progetto Work Breakdown Structure Gestione del tempo Controllo dei costi
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Mario Bolognani 2012 2
Definizioni di progetto
È un processo (a impulso) che richiede uno sforzo concentrato nel tempo finalizzato a realizzare un output unico (Bartezzaghi et al.)È un insieme di attività… aventi come fine un obiettivo ben definito, raggiungibile… entro un tempo predeterminato e con un preciso ammontare di risorse… a disposizione (Tonchia)È un complesso di decisioni e azioni che, in base a specifiche competenze e risorse, (viene messo in atto)… per produrre un output desiderato, coerente con gli obiettivi e i vincoli (De Maio in Costa et al.) Un processo temporaneo finalizzato alla produzione di una o più unità di un unico prodotto o servizio le cui caratteristiche vengono elaborate progressivamente (Project Management Institute, 1997)
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Mario Bolognani 2012 3
Operazioni e progetti
Le organizzazioni eseguono lavori (svolgono attività) che si possono distinguere in operazioni (processi) e progettiLe operazioni sono continuative e ripetitive i progetti noHanno in comune: Limite delle risorse disponibili Necessità di pianificazione, esecuzione e
controllo Realizzazione affidata a persone
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Mario Bolognani 2012 4
Caratteristiche di un progetto
Unicità del risultatoEvento temporaneo e non ripetitivoFinalizzazione chiara ed esplicitaPresenza di vincoli di tempo e di risorse umane, materiali e e tecnicheIntegrazione e multidisciplinaritàOrganizzazione specifica
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Mario Bolognani 2012 5
Elementi fondamentali di un progetto
Fonte: Tonchia, cit
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Mario Bolognani 2012 6
Project management (PM)
Si intende per PM l’insieme delle modalità di governo del singolo progetto o di una molteplicità di progetti (talvolta inquadrati in “programmi”)
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Mario Bolognani 2012 7
Chi lavora prevalentemente per progetti?
le imprese di servizio che svolgono attività su commessa (p. e. società di servizi di informatica, società di consulenza, società di ingegneria, studi di architettura, società di R&S, studi professionali)Le imprese manifatturiere che operano a bassi volumi e su specifica del cliente (p. e. imprese edili, anche imprese del settore aerospaziale)Le imprese che fanno innovazione radicale (lancio di nuovi p-s, sviluppo di una tecnologia di processo, sviluppo di un sistema informativo, le attività creative)
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Ambiti aziendali di applicazione del PM
Fonte: Tonchia, cit
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Il Project Manager
Risk Management
Procurement Management
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P. M.Communication Management
Cost managementHum
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MULTIDISCIPLINARITA’Competenze e Capacità (*)
(*) Capacità di utilizzare la conoscenza e di svolgere una attività in modo puntuale ed efficace
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Mario Bolognani 2012 10
Un bravo PM
• vede i potenziali aumenti di costo
• valuta i possibili rischi
• esamina con i suoi collaboratori le situazioni di criticità
Prima che si verifichino eventi negativi che compromettono il budget e il
risultato
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Mario Bolognani 2012 11
Fasi di un progetto
Concezione: il committente stabilisce obiettivi e vincoliDefinizione: il progetto viene definito e pianificato (architettura dell’output, attività e loro concatenazione, interdipendenze, responsabilità, tempi, risorse e costi stimati)Realizzazione: si procede alla progettazione e allo sviluppo concreto dell’outputChiusura: rilascio dell’output, collaudo, messa in esercizio, passaggio di consegne, valutazioni ex post
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Mario Bolognani 2012 12
Le fasi in sequenza
Fonte: Bartezzaghi et al., cit
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Mario Bolognani 2012 13
Gestione degli eventi inattesi
Due alternative: Si compiono ricicli su fasi precedenti Si scaricano i problemi sulle fasi a valle
Vari tipi di inconvenienti: Si degrada la qualità dell’output Aumentano i tempi e i costi del progetto Si riduce la produttività
Problema chiave: anticipare i vincoli e le opportunità e gestire i rischi dell’imprevisto
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Mario Bolognani 2012 14
Costo del cambiamento e stadio di sviluppo
Fonte: Bartezzaghi et al., cit
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Mario Bolognani 2012 15
Criticità all’aumento del tempo di sviluppo
Fonte: De Maio, cit
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Mario Bolognani 2012 16
Criticità e tempo…
Fonte: De Maio, cit
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Mario Bolognani 2012 17
Obiettivi e strumenti di governo dei progetti
Gli obiettivi di un progetto sono: Qualità (prestazioni) dell’output Costo dello sviluppo (impegno delle risorse) Tempo di sviluppo (durata)
Gli obiettivi devono essere sotto controllo (misure)Strumenti per raggiungere gli obiettivi:
Organizzazione del progetto Piano del progetto
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Mario Bolognani 2012 18
Organizzazione del progetto
Direzione
Fonte: Bartezzaghi et al.,
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Mario Bolognani 2012 19
Le tre modalità organizzative
Struttura funzionale (debole): le funzioni hanno responsabilità e controllo; sincronizzazione alle design review; project manager (pm) come facilitatore, senza responsabilità di risultatoStruttura a task force (o a matrice forte): potere gerarchico e responsabilità di risultato al pm; le risorse dalle diverse funzioni sono allocate temporaneamente al progettoStruttura mista (a matrice debole): responsabilità dell’output al pm; potere gerarchico alle funzioniStruttura per progetti di tipo puro: i progetti sono l’organizzazione stessa e incorporano le attività delle funzioni
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Mario Bolognani 2012 20
Vantaggi e limiti delle tre organizzazioni “ibride”
Fonte: Bartezzaghi et al., cit
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Mario Bolognani 2012 21
Vantaggi e limiti dell’organizzazione per progetti pura
Vantaggi Controllo dei clienti Controllo del lead-time Qualità del risultato Maggiore profittabilità Risposta flessibili ai bisogni Integrazione con clienti e fornitori Gestione dell’innovazione
Aspetti negativi: Diseconomie di scala Apprendimento locale e non esteso Mancanza di routine organizzative Difficile esportazione e importazione di esperienza Rischio di “spaghetti organization”
Servono forme efficaci di coordinamento e integrazione (ruoli critici, gestione multiprogetto e apprendimento organizzativo)
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Mario Bolognani 2012 22
Gli stadi critici: il ciclo di vita dei progetti
Fonte: DIP - Università di Genova, 1998
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Mario Bolognani 2012 23
Il ciclo della pianificazione e controllo
Fonte: Fuggetta et al, cit.