1 propuesta de programa-presupuesto 2013: capítulos 2, 11 y 12 2 de octubre de 2012

1

Propuesta de programa-presupuesto 2013:capítulos 2, 11 y 12

2 de octubre de 2012

2

Organigrama SGA2013

Secretario General Adjunto

Oficina de la Secretaría de la Asamblea General, de la Reunión de Consulta, del Consejo

Permanente y de los Órganos Subsidiarios

,

(22 B)

Departamento de Gestión de Conferenciasy Reuniones

(112A)

Biblioteca Colón

(22F)

Oficina de Coordinación de las Oficinas y Unidades de la Secretaría General en los Estados Miembros (122A)

Oficina del Secretario General Adjunto(22A)

3

Organigrama SGA2005

Secretario General Adjunto

Oficina de la Secretaría de la Asamblea General, de la Reunión de Consulta, del Consejo

Permanente y de los Órganos Subsidiarios

,

Oficinas de la Secretaría General en los Estados Miembros

Oficina del Instituto Interamericanodel Niño

-

Museo de Arte de las Américas

Secretaría Permanente de la CIM

Secretaría de Conferencias y Reuniones

Biblioteca Colón

4

Secretario General AdjuntoCapítulos 2, 11 y 12

Oficina del Secretario General

Adjunto22A

Oficina de la Secretaría de la

Asamblea General, la Reunión de Consulta, el

Consejo Permanente y

Órganos Subsidiarios

22B

Biblioteca Colón

22F

Departamento de Gestión de

Conferencias y Reuniones

112A

Asamblea General112B

Reuniones No Programadas

de la OEA112C

Oficina de Coordinación de

las Oficinas y Unidades

de la Secretaría General en los

Estados Miembros122A

5

Oficina del Secretario General Adjunto - 22A

El Secretario General Adjunto, como funcionario electo de la OEA y conforme al artículo 115, funge como Secretario del Consejo Permanente. Tiene el carácter de asesor del Secretario General y actúa como su representante en todo aquello que le encomiende éste. El SGA asumirá las funciones del Secretario General cuando éste se encuentre ausente o incapacitado temporalmente.

• El SGA dirige, supervisa y controla la Oficina del Secretario General Adjunto, sus dependencias y su personal.

• La OSGA organiza la Asamblea General de la OEA y las Reuniones de Consulta de Ministros de Relaciones Exteriores.

• Es responsable de guiar al Consejo Permanente. La OSGA encabeza los debates sobre temas delicados que surjan entre los países, proporcionando asesoría, recomendaciones, propuestas y soluciones a conflictos potenciales.

• Gracias a la OSGA, Haití sigue siendo una prioridad en la agenda de la OEA.

6

22A$1.547,5

Diferencia 2012 / -$20,3

Personal$1.383,4

No personal$164,1

Oficina del Secretario General Adjunto

7

Oficina del Secretario General Adjunto – 22A Diferencia 2012 / -$20,3

Año Personal No personal Total

2012 $1.403,7 $164,10 $1.567,80

2013 $1.383,40 $164,10 $1.547,50

Diferencia -$20,30 $0,00 -$20,30

8

Oficina del Secretario General Adjunto – 22A Personal / $1.383,4

Grado SGSGA D2 D1 P5 P4 P3 P2 P1 Profesionales G7 G6 G5 G4 G3 G2 G1

Servicios

Generales Total

Fondo Reg. 1 1 1 1 1 2 7 1 1 1 3 10Fondo Esp. 0

RCI 0Total 0 1 0 1 1 1 1 0 2 7 1 1 0 1 0 0 0 3 10

9

Oficina del Secretario General Adjunto – 22A Puestos

Cargo Tipo de empleado

Secretario General AdjuntoJefe de Gabinete Confianza / No carrera

Asesor Confianza / No carrera

Oficial Contrato de largo plazo

Oficial Carrera

Oficial Contrato de corto plazo

Asistente del Secretario General Adjunto Contrato de corto plazo

Asistente del Secretario General Adjunto Contrato de largo plazo

Asistente del Jefe de Gabinete Contrato de largo plazo

Chofer mensajero Contrato de largo plazo

Asistente administrativo Asociado

10

Oficina del Secretario General Adjunto – 22A Comparación de puestos (2005-2013)

SGSGA D2 D1 P5 P4 P3 P2 P1 Profesionales G7 G6 G5 G4 G3 G2 G1

Servicios Generales Total

2005 1 1 3 1 1 1 8 1 1 2 102006 1 1 2 1 1 6 1 1 2 82007 1 1 1 1 1 5 1 1 2 72008 1 1 2 1 1 6 1 1 2 82009 1 1 2 1 2 7 1 1 82010 1 1 2 1 2 7 1 1 82011 1 1 3 1 2 8 1 1 2 102012 1 1 2 1 2 7 1 1 1 3 102013 1 1 1 1 1 2 7 1 1 1 3 10

Diferencia(2008-2013) 0 0 0 0 2 0 -1 1 -1 -1 0 1 -1 1 0 0 0 1 0

11

Oficina del Secretario General Adjunto – 22A No Personal / $164,1

Incluye:•Costos comunes: servicios de Internet y LAN, fotocopias, teléfono, correo•Viajes •Equipo de oficina y suministros•Mantenimiento de oficinas•Sobretiempo

12

Oficina del Secretario General Adjunto – 22A No Personal / $164,1

Valores estimados

$6,00$5,50

$33,00$0,50 $45,00

$15,20 $15,20Viajes $98,44 $98,44

$1,00 $1,00$4,46 $4,46

$164,10

Costos comunesServicios de Internet y LAN…………Fotocopias……………………….Teléfonos……………………..

Fondos no obligados*

*Sobretiempo, contratos, equipos

Correo ……………………………..

Gastos de hospedaje

Suministros de oficina

13

Oficina de la Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y Órganos Subsidiarios – 22B

• Presta asesoramiento y orientación continuos a las presidencias y otras autoridades elegidas de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y sus órganos subsidiarios, con relación a la organización del trabajo, el estado de las negociaciones y la interpretación de reglamentos.

• Actúa como la fuente principal de información, tanto en el ámbito interno como ante los representantes de los Estados Miembros, sobre los temas propuestos a la consideración de las sesiones.

• Prepara descripciones detalladas sobre las estrategias de seguimiento y cumplimiento de cada uno de los mandatos emanados de la Asamblea General, la Comisión Preparatoria, la Reunión de Consulta de Ministros de Relaciones Exteriores y el Consejo Permanente.

• Presta asesoramiento político y técnico a las comisiones de estilo de las reuniones y conferencias de los órganos de la Organización.

• Organiza los temarios con los asuntos pendientes para la consideración de los diversos órganos; la selección de los documentos a ser considerados durante las reuniones y la publicación y distribución de esos documentos, y coordina con otras áreas de la Secretaría General la presentación oportuna de documentos solicitados por los órganos políticos.

• Realiza trabajos de investigación y análisis de los antecedentes de todos los puntos incluidos en el temario de las reuniones con el fin de preparar los memorandos y las notas y asistir a los presidentes de los órganos.

• Prepara informes, proyectos de resolución, declaraciones o recomendaciones sobre los temas a ser considerados en las reuniones, así como actas textuales y resumidas de las reuniones.

14

22B$2.246,8

Diferencia 2012 / $868,80

Personal$1.282,1

No personal$964,7

Oficina de la Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y Órganos Subsidiarios

15

Oficina de la Secretaría de la Asamblea General, de la Reunión de Consulta, del Consejo Permanente y de los Órganos Subsidiarios– 22B


Página principalSubprograma 22B


2012 $1.319,60 $58,40 $1.378,00

2013 $1.282,10 $964,70 $2.246,8

Diferencia -$37,50 $906,30 $868,80

16


Personal / $ 1.281,1

Grado SGSGA D2 D1 P5 P4 P3 P2 P1 Profesionales G7 G6 G5 G4 G3 G2 G1

ServiciosGenerales Total

Fondo Reg. 0 0 0 0 0 0 7 1 0 8 0 1 1 1 0 0 0 3 11Fondo Esp. 0

RCI 0Total 0 0 0 0 0 0 7 1 0 8 0 1 1 1 0 0 0 3 11

17


PuestosCargo Tipo de empleado

Secretario de Comisión Contrato de largo plazo

Secretario de Comisión Contrato continuo

Editor Contrato continuo

Editor Contrato continuo




Oficial Carrera

Técnico Contrato de largo plazo

Asistente de oficina Contrato de corto plazo

Asistente de oficina Carrera

Asistente de oficina CPR

18


Comparación de puestos (2005-2013)


ServiciosGenerales Total

2005 1 5 2 8 1 1 4 6 142006 1 5 2 8 2 4 6 142007 1 5 2 8 2 3 5 132008 1 5 2 8 2 2 4 122009 1 6 1 1 9 2 2 4 132010 8 1 9 1 1 1 3 122011 7 1 8 1 1 1 3 112012 8 1 9 1 1 1 3 122013 7 1 8 1 1 1 3 11

Diferencia(2005-2013) 0 0 0 0 0 -1 2 -1 0 0 0 1 -1 -2 0 0 0 -2 -2

19


Diferencia no personal 2012-2013 / $906,30

• Cantidad transferida del subprograma 112A para cubrir costos de las Reuniones de Consulta y sesiones del Consejo Permanente y sus órganos subsidiarios.

20


No Personal / $964,70

• Servicios de conferencias para Reuniones de Consulta de Ministros de Relaciones Exteriores, el Consejo Permanente y sus Órganos Subsidiarios• Costos comunes: servicios de Internet y LAN, fotocopias, teléfono, correo• Equipo de oficina y suministros• Mantenimiento de oficinas• Transcripción de actas y documentos• Sobretiempo

21

Oficina de la Secretaría de la Asamblea General, de la Reunión de Consulta, del Consejo Permanente y de los Órganos

Subsidiarios– 22B No Personal/ $964,70

Valores estimados

$906,30 $906,30

$6,00$7,66

$14,00

$0,40 $28,06

$5,34 $5,34

$25,00 $25,00

$964,70Total

Servicios de conferencias para la Reunión de Consulta, el CP y sus Órganos Subsidiarios

Costos comunesServicios de Internet/LAN…………Fotocopias……………………….Teléfonos…………………………..

Correo ……………………………..

Equipo de oficinas y suministros

Apoyo técnico y administrativo

22

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones – 112A

• Presta servicios logísticos de apoyo de conferencias a las reuniones de la Asamblea General, la Reunión de Consulta de Ministros de Relaciones Exteriores, el Consejo Permanente y sus

comisiones, subcomisiones, grupos de trabajo y demás órganos subsidiarios. • Coordina con las Secretarías, Secretarías Ejecutivas, Departamentos y Oficinas que requieran servicios de conferencias. • Coordina la preparación del calendario anual de conferencias y reuniones, en consulta con los

directores y jefes de otras entidades de la Organización. • Negocia con los gobiernos y otras entidades, en nombre de la Secretaría General, los acuerdos

para la celebración de las reuniones y conferencias. • Mantiene contacto continuo y estrecho con la Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de

Consulta, el Consejo Permanente y Órganos Subsidiarios, a efectos de garantizar la prestación de todos los servicios que necesitan esos órganos.

• Asesora a otras dependencias de la Secretaría General sobre la preparación del presupuesto de las reuniones y conferencias, incluidos los recursos humanos, materiales y financieros necesarios para la ejecución de esos presupuestos.

23

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones – 112AEstructura

Página principalSubprograma 112A

El DGCR está compuesto por las siguientes secciones:

• Sección de Conferencias• Sección de Idiomas• Sección de Documentos

24

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones – 112ASección de Conferencias

Página principalSubprograma 112A Estructura

• Brinda apoyo logístico y administrativo para la preparación y organización de las conferencias y reuniones.

• Coordina y mantiene un banco de datos centralizado de personal calificado para su asignación a conferencias y reuniones.

• Prepara el proyecto de calendario anual de conferencias y reuniones, y coordina, revisa y evalúa su implementación.

• Coordina la preparación y ejecución de los presupuestos de las conferencias y reuniones de la Secretaría General y demás órganos en su esfera de competencia.

• Negocia con los Estados Miembros anfitriones la prestación de los servicios necesarios para la celebración de conferencias y reuniones.

• Con la asistencia del país anfitrión inspecciona las instalaciones donde se celebrará la reunión o conferencia y toma las providencias necesarias en materia de reserva de hoteles, transporte local e internacional, seguridad, libre entrada y salida de los documentos de la Secretaría General, el equipo y el personal, y demás servicios de conferencia necesarios.

• Asesora, colabora y negocia con las autoridades del país anfitrión en todos los asuntos relacionados con los servicios, personal especializado de conferencias, equipo, suministros e instalaciones que debe aportar el país sede y la contribución de la Secretaría General.

• Coordina y supervisa la adecuada prestación de los servicios de videoconferencias para la Secretaría General.

25

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones – 112A Sección de Idiomas

• Proporciona servicios de interpretación y traducción en los idiomas oficiales de la Organización a todos los órganos de la misma.

• Coordina la programación y prestación de servicios de idiomas en la Sede y fuera de ella.• Traduce y revisa directamente las traducciones de publicaciones, documentos y correspondencia de la

Organización en sus idiomas oficiales y revisa todas las traducciones de los traductores contratados.• Coordina las políticas sobre las necesidades en materia de servicios contratados de intérpretes, incluidas

las prácticas y usos de la profesión, la competencia técnica, la remuneración, el horario de trabajo y las condiciones necesarias del lugar del trabajo.

• Brinda asesoramiento en los idiomas oficiales a las comisiones de estilo de las reuniones y conferencias de los órganos de la Organización.

• Prepara textos para la transmisión electrónica y compara los originales con las traducciones en los demás idiomas oficiales para determinar su precisión, en particular con respecto a los documentos firmados por el Secretario General, el Secretario General Adjunto y otros altos funcionarios de la Organización.

• Compila y actualiza glosarios y manuales de estilo con la finalidad de unificar y preservar la terminología y estilo de la OEA.

• Asesora a las áreas sobre las formas más adecuadas y eficientes de contratar intérpretes.• Proporciona servicios de interpretación con personal interno para reuniones sumamente confidenciales.

26

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones – 112A Sección de Documentos

• Presta servicios para la reproducción, procesamiento, publicación digitalización y distribución de los documentos oficiales relacionados con las conferencias y reuniones oficiales.

• Asesora al Jefe de la Sección de Conferencias en la preparación del proyecto de calendario anual de conferencias y reuniones en lo que se relaciona con la producción y distribución de los documentos necesarios.

• Atiende solicitudes de servicios de documentos de las diversas dependencias de la Secretaría General y demás órganos de la Organización.

• Envía de manera electrónica los documentos a las demás dependencias de la Secretaría General y demás órganos responsables para su distribución y verifica que se envíen dentro de los plazos establecidos.

• Recopila los documentos para las reuniones y conferencias y remite las versiones en todos los idiomas para su archivo en la Biblioteca Colón.

• Mantiene una base de datos electrónica para referenciar los documentos que produce la Sección para la Organización y sus órganos.

• Coordina el cumplimiento de las normas internacionales en materia de gestión de documentos, telecomunicaciones y diseño de sistemas en relación con los documentos.

• Prepara formatos electrónicos tipo para los documentos de la Organización.

27

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones – 112A PLAN ESTRATÉGICO 2009-2014 – PRINCIPALES OBJETIVOS

Asegurar el éxito y la eficiencia de las reuniones de los órganos políticos mediante el adecuado suministro de los servicios necesarios y la modernización, innovación y máximo aprovechamiento de los recursos físicos y humanos del Departamento

• Implementación de videoconferencias como una herramienta básica de trabajo • Implementación del nuevo Sistema de Gestión de Procedimientos de Conferencias (CPMS) en

el Salón Libertador Simón Bolívar• Implementación obligatoria de la política de reducción de consumo de papel para todas las

reuniones (distribución electrónica de documentos; distribución de CD antes y al final de cada una de las reuniones)

• Ampliación de la lista oficial de intérpretes y traductores independientes• Mayor uso de traducción en línea para las reuniones fuera de la sede (a fin de evitar costos

de viaje) • Digitalización de documentos y transmisión exclusivamente vía Internet (Implementación de

la política de reducción en el consumo de papel), incluido el calendario de reuniones y documentos enviados a las misiones y Estados Miembros

• Documentos en línea e implementación del código QR• Interpretación en dos idiomas (bidireccional) para reuniones informales

28

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones – 112A EFICIENCIAS LOGRADAS

• Videoconferencias 2009-2012

Número de

videoconferenciasParticipación en la

sede

2009 40 * 319

2010 59 488

2011 47 476

2012 33** 307

* Desde abril de 2009, fecha en que fue inaugurado el Salón Sir Arthur Lewis.** Hasta el 15 de septiembre de 2012.

29


Ahorro de papel en sede

3,600,000

685,000

435,000

280,000

-

200,000

400,000

600,000

800,000

1,000,000

1,200,000

1,400,000

2009 2010 2011 2012 (ene-ago)

Papel usado en sede por la Sección de Documentos Número de hojas usadas, 2008-2012

30


Ahorro de papel en la Asamblea General

31


Año Ciudad Papel usado Cantidad fotocopias

% reducción comparado año

anterior

% reducción comparado con Ft. Lauderdale

2005 Ft. Lauderdale 636.000 1.200.000 - -

2008 Medellín 185.000 350.000 70,9 70,9

2009 San Pedro Sula 100.700 190.000 45,6 84,2

2010 Lima 35.000 66.500 65,2 94,5

2011 San Salvador 21.000 39.900 40,0 96,7

2012 Cochabamba 8.200 14.500 61,0 98,7

Ahorro de papel en la Asamblea General

32

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones – 112A SERVICIOS DE CONFERENCIAS

* Incluye reuniones formales e informales

313

19

481

8

320

38

596

7

343

42

539

10

261

29

427

4

0

200

400

600

800

1000

2009 2010 2011 2012

Fuera sede

Otras áreas

CEPCIDI

AG & PC

33

112A$3.849,9

Diferencia 2012 / - $1.603,5

Personal$3.297,4

No personal $552,5

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones

Página principalInformación adicional DGCR

34

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones – 112ADiferencia 2012 / -$1.603,5



2012 $3.654,2 $1.799,20 $5.453,4

2013 $3.297,4 $552,5 $3.849,9

Diferencia -$356,8 -$1.246,7 -$1.603,5

35

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones – 112ADiferencia No personal 2012-2013 / -$1.246,7


• $906,3 transferidos al subprograma 22B, Oficina de la Secretaría de la Asamblea General, la Reunión de Consulta, el Consejo Permanente y Órganos Subsidiarios

• Reducción de $340,4 desde 2012 en No personal– Reunión de Consulta, Consejo Permanente– Reuniones del CIDI– Oficina del Director de DGCR

36

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones Comparación de asignaciones (2008-2013)


$0.00

$500.00

$1,000.00

$1,500.00

$2,000.00

$2,500.00

$3,000.00

$3,500.00

$4,000.00

$4,500.00

$5,000.00

2008 2009 2010 2011 2012 2013

Personal

No personal

Personal No personal Total Personal No personal Diferencia2008 $4.360,70 $1.586,50 $5.947,202009 $4.391,60 $1.608,30 $5.999,90 $30,90 $21,80 $52,702010 $3.646,70 $2.007,50 $5.654,20 -$744,90 $399,20 -$345,702011 $3.476,60 $1.734,20 $5.210,80 -$170,10 -$273,30 -$443,402012 $3.654,20 $1.799,20 $5.453,40 $177,60 $65,00 $242,602013 $3.297,40 $552,50 $3.849,90 -$356,80 -$1.246,70 -$1.603,50

-$1.063,30 -$1.034,00 -$2.097,30Diferencia (2008-2013)

Total

37

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones – 112A Comparación de puestos (2008 – 2013)

Profesionales Servicios generales

Año D2 D1 P5 P4 P3 P2 P1 Subtotal

G7 G6 G5 G4 G3 G2 G1 Sub-total

Total

2008 1 15 4 2 22 3 8 10 1 22 44

2009 1 15 4 2 22 3 8 9 1 21 43

2010 1 13 2 3 1 20 3 6 6 15 35

2011 1 13 2 2 1 18 3 6 6 15 33

2012 1 10 2 2 1 16 2 6 5 13 29

Entre 2008 y 2012, el DGCR ha perdido 6 puestos de nivel P y 9 de nivel G.

38

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones CPR 2012

Página principalSubprograma 122A Personal

Nivel equivalente Función NúmeroP4 Traductor 1P4 Traductor 1G5 Técnico en documentos 1G5 Técnico en documentos 1G5 Técnico en documentos 1G5 Técnico IT 1G5 Técnico en impresión 1G4 Asistente de sala/operador de contr. 1G4 Asistente de sala/operador de contr. 1G4 Asistente de sala/operador de contr. 1

10Total

39

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones – 112A Puestos PRESUPUESTO 2013 – CAPÍTULO 11

Año

2013 2012

Grado Puestos $ 1.000 Puestos $ 1.000

P05 1 194,6 1 188,90

P04 10 1.621,0 12 1.711,10

P03 2 262,0 2 258,20

P02 2 209,6 2 204,80

P01 1 81,0 1 81,80

G06 4 374,8 3 189,00

G05 4 336,0 6 463,80

G04 5 413,0 6 462,60

Ajuste AG 94,00

Por determinar* -1 (194,6)

Gran total 28 3.297,4 33 3.654,20

* Financiamiento por determinar durante el ejercicio del programa-presupuesto

40

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones – 112APuestos

OFICINA DEL DIRECTORCargo Tipo empleado

Director Confianza/no carreraOficial CarreraOficial Contrato corto plazo

Asistente de Director Contrato corto plazoTécnico CarreraTécnico Contrato corto plazo

SECCIÓN CONFERENCIASCargo Tipo empleado

Oficial Contrato largo plazoOficial Contrato largo plazoOficial Contrato continuo

Asistente Oficina Contrato largo plazoTécnico Contrato largo plazo

SECCIÓN DOCUMENTOSCargo Tipo empleado

Oficial Contrato continuoTécnico Contrato continuoTécnico Contrato continuoTécnico Carrera

SECCIÓN IDIOMASCargo Tipo empleado

Traductor-revisor Contrato largo plazoTraductor-revisor Contrato largo plazoTraductor-revisor CarreraTraductor-revisor Contrato largo plazo

Jefe de Sección Contrato largo plazoTraductor-revisor Contrato largo plazoTraductor-revisor Contrato corto plazo

Intérprete Contrato largo plazoOficial Contrato continuoOficial Carrera

Técnico Contrato largo plazoTécnico Contrato largo plazoTécnico Contrato corto plazoTécnico Contrato corto plazoTécnico Contrato continuo

41

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones – 112A No Personal / $552,5


29,0$ 20,7$ 15,0$ 25,0$ 28,4$

314,4$ 120,0$

552,5$ Serv. conferencias reuniones CIDI

Total

DGCR, Oficina del DirectorCost. comunes (Internet/LAN, correo, etc.)

Contratos

SobretiempoSuministros de oficinaEquipo y materiales

Teléfonos

42

Departamento de Gestión de Conferencias y Reuniones – 112A

IMPACTO FINANCIERO DE LA PROPUESTA DE PRESUPUESTO PARA 2013 En comparación con el 2012, la reducción es del 29,4%, lo que equivale a menos $1.603,5:

• $1.246,7 (No personal)

• $356.8 (Personal)

Efectos de lo anterior:

• Menos personal: menor capacidad para proveer servicios

• Imposibilidad de actualizar equipos de tecnología en salas

• Sobrecarga de trabajo, aumento de sobretiempo

• Disminución de asistentes de sala por reunión

43

Biblioteca Colón – 22F •Mantiene enlaces con bibliotecas depositarias de las publicaciones de la OEA y supervisa el programa de bibliotecas depositarias de los Estados Miembros.•Cataloga y clasifica el material que recibe para su incorporación a la Biblioteca. Administra los archivos y registros de la Organización. Reúne, recopila y preserva copias de archivo y cataloga todos los documentos oficiales de la OEA.•Prepara índices en español y en inglés para el volumen anual de resoluciones del Consejo Permanente y, cuando se le solicita, para publicaciones técnicas e informativas.•Administra el Fondo Hipólito Unanue.•Recopila material impreso y gráfico sobre todo tipo de estudios y programas de la Organización.•Brinda información técnica y servicios de gestión de referencias y registro, a las dependencias de la Secretaría General.•Coordina con el Departamento de Servicios de Información y Tecnología y demás dependencias de la Secretaría General, el uso, mantenimiento y acceso a los servicios de bases de datos de las redes electrónicas públicas y privadas, incluidas, entre otras, las redes Lexis Nexis y Westlaw.•Procura otras fuentes para el financiamiento de las actividades y los servicios de la Biblioteca, incluidos subsidios de donantes privados y fundaciones y el cobro de una tarifa por ciertos servicios, a fin de permitir la recuperación de los costos pertinentes.•Es responsable de la administración general de la Biblioteca y de los archivos de la Organización, con excepción de los tratados y acuerdos interamericanos que archiva la Secretaría de Asuntos Jurídicos.

44

22F$883,1


Personal$728

No personal$155,1

Biblioteca Colón

45

Biblioteca Colón – 22FDiferencia 2012 / $12,7


2012 $807,9 $62,5 $870,4

2013 $728,0 $155,1 $883,1

Diferencia - $79,9 $92,6 $12,7

46

Biblioteca Colón – 22F Personal / $ 728


Servicios

Generales Total

Fondo Reg. 0 0 0 0 1 0 2 0 0 3 0 3 6 6 15 18Fondo Esp. 0

RCI 0

Total 0 0 0 0 1 0 2 0 0 3 0 3 6 6 0 0 0 15 18

47

Biblioteca Colón – 22F Puestos

Cargo Employee Type

Director CarreraBibliotecario Contrato continuoBibliotecario Carrera

Técnico Contrato largo plazoAsistente administrativo Contrato largo plazo

Técnico Carrera

48

Biblioteca Colón – 22F Comparación puestos (2005-2013)

SGSGA D2 D1 P5 P4 P3 P2 P1 Profesionales G7 G6 G5 G4 G3 G2 G1Servicios Generales Total

2005 4 4 5 5 9

2006 1 3 4 4 4 8

2007 1 3 4 1 3 4 8

2008 1 3 4 1 3 4 8

2009 1 3 4 2 2 4 8

2010 1 3 4 3 2 5 9

2011 1 2 3 3 2 5 8

2012 1 2 3 3 1 4 7

2013 1 2 3 3 1 5 9 12

Diferencia(2005-2013) 0 0 0 0 1 0 -2 0 0 -1 0 3 -4 5 0 0 0 5 4

49

Biblioteca Colón – 22FNo personal / $155,1

Fuentes de presupuesto:

• Fondo Regular: $82,0• Fondo Específico: $34,1*• Recuperación de costos indirectos (RCI) - $39,0**

* Fondo Hipólito Unanue: fuente externa de fondos para la Biblioteca por la venta de microfichas, fotografías históricas, fotocopias, etc.

** Cubre el personal administrativo y de apoyo por servicios de gestión de registros prestados a toda la Organización.

50

Biblioteca Colón – 22F Gastos de no personal

• Costos comunes: servicios de Internet, LAN, impresoras, fotocopias, teléfono y correo

• Suscripciones y bases de datos: The Library Corporation, Capcon (incluye catálogo en línea), Americas Quarterly, Project Muse, Inter-American Dialogue, Latin Intelligence Service y otros

• Documentos: preservación de archivos y documentos históricos de la Organización, publicación de la Lista General

• Adquisiciones: compra de materiales nuevos y publicaciones pertinentes a los mandatos de la OEA

• Gestión de registros: almacenamiento y destrucción adecuados de los registros de la OEA conforme a la política establecida

51

Biblioteca Colón – 22FNo personal / $82,0 (Fondo Regular)

Página principalSubprograma 22F

Estimados

$13,00$35,00

$19,00$5,00

10,00

$82,00

Gestión registros (almacenamiento,destrucción, etc.)

Total

Costos comunes: Internet/LAN, fotocopias, teléfono y correoSuscripciones y bases de datos

Documentos (conservación, microficha, archivo, etc.)Adquisiciones (libros y revistas)

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112B$168,1

Diferencia 2012 / $0

Personal$0

No personal$168,1

Asamblea General

53

Asamblea General – 112B No personal / $168,1

Incluye:• Servicios de conferencias: interpretación, traducción, transcripciones, oficiales de sala, operadores de controles• Materiales para la confección de credenciales

54

Asamblea General – 112B No personal / $168,1

CONTRATOS (Honorarios):

20 Interpretes 20 x 550 4 turnos 44,000

2 Traductores/revisores 2 x 450 x 4 días 3,600

1 Digitador/corrector 1 x 130 x 4 días 520

Traducción y edición de documentos antes y después de la reunión,

incluye transcripción del Volúmen de Actas y Documentos 60,000 108,120

REPRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS:

Reprocucción y distribución de documentos antes y después de la reunión

incluye transcripción del Volúmen de Actas y Documentos 27,500

EQUIPOS Y SUMINISTROS:

20,000

SOBRETIEMPO:

38 x 100 horas 3,800

Obj.9 - OTROS GASTOS:

Comunicaciones 675

Sub-total : 160,095

Gastos imprevistos 5% del sub-total : 8,005

168,100

TOTAL PRESUPUESTO ESTIMADO: $168,100

Equipos y Materiales:

Servicios de Conferencias: IBS

55

112C$62,0


Personal$0

No Personal$62,0

Reuniones no programadas de la OEA

56

Reuniones no programadas de la OEA – 112CNo personal / $62,0

Servicios de conferencias para reuniones no programadas de la OEA

5757

Oficina del Secretario General Adjunto

122A- Oficina de Coordinación de las Oficinas y Unidades de la Secretaría General en los Estados Miembros

Capítulo 12:Oficinas de la Secretaría General en los Estados Miembros

5858

Antecedentes Papel de las oficinas Ventaja comparativa de estar presente en los

países Puntos sobresalientes de las oficinas de la OEA Logros de gestión Propuesta de presupuesto 2013: variaciones

comparadas con 2012 Costos de personal Costos de no personal Impacto de la variación del presupuesto en las

actividades de las Oficinas de la Secretaría General en los Estados Miembros

Opciones

Capítulo 12:Oficinas de la Secretaría General en los Estados Miembros

59

Antecedentes y situación actual

• 1953: se crean cuatro oficinas en el proyecto piloto (Argentina, Brasil, México y Perú)

• El número de oficinas ha variado de un máximo de 32 a un mínimo de 27

• La resolución AG/RES. 1530 (XXVII-O/97) de 1997 dispuso el cierre de cuatro oficinas (Brasil, Colombia, Chile y Argentina)

• Programas regionales/nacionales en Brasil, Colombia, Chile y Argentina, que funcionan como presencia de la OEA en el país

• No hay oficinas en EEUU (representación ante ONU-NY) ni en Canadá

• Situación actual: 28 oficinas de las cuales 26 cuentan con representantes

• 26 representantes (7 P5, 19 P4 y 1 P3), 26 técnicos administrativos (25 G6 y 1 P2) y 24

oficinistas/mensajeros/chóferes (22 G3 y 2 G2)

60

• Proporcionar apoyo decisivo en el cumplimiento de los mandatos de la Organización: – representando a la Organización e informando a nivel local sobre las actividades de la

OEA – monitoreando y evaluando la cooperación técnica y los proyectos específicos en los

Estados Miembros – monitoreando e informando sobre las condiciones políticas, sociales y económicas

locales – identificando áreas viables de colaboración entre el gobierno y la Organización– facilitando el programa de becas de la OEA– preparando informes trimestrales de carácter político, que se han convertido en parte

medular de los análisis de riesgo de país que realiza la Secretaría

• Proporciona apoyo logístico y administrativo importante, así como servicios diplomáticos a: – la sede – consultores de proyecto – solicitantes de becas – personal local de proyectos – actividades de relaciones externas como MOEA y mesas redondas organizadas fuera de

la sede 60

Papel de las oficinas

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Ventaja comparativa de estar presente en los países

•Supervisar la ejecución de los mandatos organizacionales en los Estados Miembros.•Representar a la OEA en las reuniones de gobierno, conferencias y otros eventos.•Responder inmediatamente a las preguntas formuladas por el gobierno del país anfitrión.•Estrecha supervisión y evaluación de los proyectos en coordinación directa con los organismos ejecutores locales y la respectiva secretaría o departamento en la sede; facilitar las visitas de los equipos de proyectos y otros profesionales de la sede.•Proporcionar conocimientos y contactos locales con organizaciones gubernamentales, la sociedad civil y actores internacionales en el país que son de un valor inestimable en el diseño, negociación y ejecución de programas.•En la preparación de elecciones, las oficinas en los países desempeñan un papel fundamental en la preparación, coordinación y organización de las MOE; mantiene informadas a las autoridades locales sobre las misiones y establece los contactos necesarios con la comunidad diplomática local en materia de asistencia financiera y diplomática y apoyo a los observadores voluntarios, etc.•Para muchos Estados Miembros, la Oficina de la OEA representa una de las pocas organizaciones internacionales en su país.

62

Puntos sobresalientes:las mejores oficinas de la OEA

• Perú• Guatemala• Haití• Bolivia• Panamá• Barbados y países de la OECO

62

63


Oficina de la OEA en Perú: Misiones de Observación Electoral

• Proporcionó considerable apoyo técnico y logístico al Departamento para la Cooperación y Observación Electoral (DCOE) en tres misiones: octubre de 2010 y abril y julio de 2011.

• Coordinó tres misiones preparatorias de los Jefes de Misión y del Jefe Adjunto de la Misión, así como el despliegue de los equipos de las MOE.

• Ayudó en varios proyectos de asistencia técnica para el fomento de capacidades: JNE, ONPE y RENIEC.

63

64


Oficina de la OEA en Guatemala:Captación de fondos y apoyo a la Oficina en la Zona de Adyacencia

(Belize/Guatemala)

• En colaboración con la SAP, la oficina encabezó una iniciativa para conseguir cuatro millones de euros de la oficina de la Unión Europea para la Oficina en la Zona de Adyacencia.

• Ha apoyado las campañas de concienciación e información en Guatemala y Belize relacionadas con el referéndum que se llevará a cabo en octubre de 2013.

• LA UE pidió que los fondos fuesen administrados a través de la Oficina de la OEA en Guatemala. Esto se debe a la confianza del donante en la Oficina de la OEA.

64

65


Oficina de la OEA en Guatemala:Proyecto SAP "Gestión de conflictos: prevención y solución de conflictos"

• Presentó la propuesta sobre gestión, prevención y solución de conflictos.

• Encabezó los esfuerzos de captación de fondos externos en representación del Departamento de Sustentabilidad Democrática y Misiones Especiales.

• Apoyó la implementación del proyecto proporcionando espacio físico en la oficina, muebles y equipos, así como servicios administrativos y financieros.

65

66


Oficina de la OEA en Haití Fortalecimiento del marco legal para las personas con discapacidades en Haití

• Colaboró en la redacción y edición de la propuesta de 2,2 millones de dólares.

• Se responsabilizó directamente de conseguir el apoyo del nuevo gobierno haitiano para el proyecto.

• Fortaleció la relación entre el proyecto y el donante.

• Permitió la rápida implementación del programa en el terreno.

• Actualmente supervisa y vigila directamente la implementación para garantizar el logro de los resultados previstos de acuerdo con el Plan de Ejecución aprobado.

• Actualmente presta apoyo logístico y administrativo para el equipo del programa.

66

67


67

Oficina de la OEA en Haití Apoyo al Parlamento para una mayor eficiencia, eficacia y transparencia:

• Encabezó una mesa redonda de representantes de la comunidad internacional cuyo objetivo era buscar formas concretas de apoyo al parlamento haitiano.

• Realizó un análisis de necesidades en tecnologías de la información y la comunicación (TIC) del parlamento.

• Identificó y examinó los programas de existentes en la OEA y sus Estados Miembros en materia de parlamento electrónico.

• Actualmente organiza un seminario de sensibilización para los miembros del parlamento haitiano con la participación de parlamentarios y expertos en TIC de otros Estados Miembros.

68


68

Oficina de la OEA en BoliviaApoyo a procesos políticos y electorales

• Ayudó de varias formas a enviados especiales y funcionarios de alto nivel de la OEA de visita en Bolivia.

• Prestó apoyo a la MOE de la OEA en Bolivia durante las elecciones departamentales y municipales.

• Colaboró con la Secretaría de Asuntos Políticos y el Departamento para la Cooperación y Observación Electoral en la negociación y firma de un nuevo acuerdo marco para la cooperación técnica.

• Actualmente participa en la misión de alto nivel para apoyar el proceso de consulta para los territorios indígenas (TIPNIS) .

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Oficina de la OEA en Panamá: Participación política de la mujer: elemento clave para una efectiva y auténtica democracia

• Inició una propuesta de proyecto que posteriormente fue acogido por la CIM y ejecutado por el Foro Nacional de Mujeres de Partidos Políticos en Panamá. Entre las áreas técnicas involucradas estuvieron las siguientes: SEDI, FEMCIDI y CIM.

• Realizó una investigación preliminar sobre la participación efectiva del congreso Mujeres en la Asamblea Nacional.

• Participó en la edición del libro sobre la "Evolución de la participación política de la mujer panameña durante el período 1990-2010“.

• Recaudó fondos adicionales por US$100.000 del Tribunal Electoral de Panamá.

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70


Oficina de la OEA en Barbados: Programa de Pequeños Subsidios del Fondo para el Medio Ambiente Mundial (FMAM)

• Inició negociaciones sobre el acuerdo y facilitó aportaciones de otras oficinas involucradas: Barbados, Grenada, San Vicente y las Granadinas, Santa Lucía, Antigua y Barbuda y Saint Kitts y Nevis.

• Ayudó en la formulación del borrador de acuerdo de cooperación con la oficina de coordinación.

• Negoció un lugar para la OEA en el Comité Directivo Nacional que examinará y aprobará los proyectos. El Programa de Pequeños Subsidios del FMAM en cada uno de estos Estados Miembros tendrá entre uno y dos millones de dólares aproximadamente, además de un presupuesto anual administrativo de cerca de US$60.000.

70

71

Logros de gestión

• Traslado en 2011 de un oficial financiero de la OSGA a la SAF y creación de centros de coordinación de las oficinas en cada dirección de SAF

• Estos cambios estructurales han hecho posibles las siguientes mejoras:– establecimiento de una unidad de gestión administrativa y financiera en la SAF

para las Oficinas en los países– estandarización de las herramientas para la planificación y ejecución del

presupuesto 2012 y obligación de gastos recurrentes cada año en lugar cada tres meses

– simplificación y racionalización de diversos procesos financieros en cooperación con DSGFA

– eeorganización de la contabilidad y monitoreo del Fondo 18; restablecimiento de seis acuerdos con gobiernos sobre la contribución al Fondo 18

71

Mejores procesos administrativos y presupuestarios

72

Logros de gestión

• Creación de la primera página web integrada en la que se destaca la labor de cada una de las 28 oficinas, así como eventos de actualidad/noticias, proyectos/programas e información sobre pasantías/becas

• Creación de una interfaz en línea (un sitio SharePoint llamado Espacio de Colaboración con las Oficinas Nacionales, NOCS) para compartir archivos

• Rediseño de todas las plantillas de informes que se envían a la sede: plantilla de Informe Anual dividida en dos partes, plantilla de Plan de Trabajo Anual, plantilla de Informe Trimestral

• Programa de pasantías en las oficinas nacionales (pasantes local), en cooperación con el Departamento de Recursos Humanos (DRH)

• Programa de capacitación en idiomas en línea para todas las oficinas

• Dos reuniones subregionales en Centroamérica (julio de 2011 ) y en OECO (septiembre de 2011) y una reunión hemisférica celebrada en la sede (2008)

72

Mejor comunicación entre las Oficinas en los Países, los Estados Miembros y la Secretaría General:

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Logros de gestión

• La Oficina de Coordinación y el Inspector General trabajaron juntos en la encuesta sobre inmuebles de las Oficinas Nacionales: completaron una base de datos en la que se recopila información relativa a las instalaciones de la OEA y el personal de las oficinas nacionales. Un mejor control de los contratos, arrendamientos y renovaciones mediante la recopilación de información sobre el tamaño de los locales, monto del alquiler, número de personas que trabajan, así como año y tipo de construcción, etc.

• Iniciativa para compartir espacios: estudio en curso sobre la posibilidad de compartir espacios con otras instituciones internacionales en tales como Naciones Unidas, OPS e IICA en varios Estados Miembros. Dos propuestas concretas son objeto de análisis: FMAM/PPS/PNUD y OPS.

• La Oficina de Coordinación ha venido realizando un esfuerzo concertado para dar a las oficinas tecnología actualizada, computadoras y materiales promocionales y de representación.

73

Mejora de la infraestructura y tecnología actualizada:

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Logros de gestión

• La Oficina de Coordinación ha mantenido conversaciones con SAF para desarrollar una política de participación en gastos: iniciativa en marcha para establecer una política mediante la que se requiera que las áreas técnicas que ejecuten programas y proyectos a través de las oficinas nacionales contribuyan con los gastos de alquiler/servicios/mantenimiento de oficinas.

• Esta nueva política será publicada en forma de un Memorándum Administrativo de la SAF titulado "Política de participación en los costos de las Oficinas de la Secretaría General en los Estados Miembros".

• Esta política tendrá un impacto positivo en el presupuesto operativo de las Oficinas en los Países.

• Esfuerzo en curso entre la Oficina de Coordinación, la SEDI, el Departamento de Planificación y Evaluación y la SAF para diseñar una base de datos completa de todos los programas y proyectos en los países. Ante la carencia de esta base de datos, la Oficina de Coordinación ha elaborado un cuadro de los programas y proyectos en los países en los que participan las Oficinas en los Países. (Véase el anexo 2).

74

Política de ejecución de proyectos y programas a través de las oficinas nacionales:

75

Gastos por lugar, a diciembre de 2011

7676

Asignaciones presupuestarias y variaciones comparadas con el año en curso

Cuadro de resumen: Presupuesto de la OGSMS 2012 y 2013

Presupuesto propuesto 2013

PRESUPUESTO FR 2013PRESUPUESTO RCI

2013

PRESUPUESTO FONDOS ESPECÍFICOS 2013

2013

PerNo per

TOTAL PerNo per TOTAL Per

No perTOTAL

GRAN TOTAL

12-Oficinas y Unidades en los Estados Miembros 5.441 897,4 6.338,5 114 235 349 0 0 0,0 6.687

122AOficinas de Apoyo y Unidades de la Secretaría General en los Estados Miembros

TOTAL 5441,1 897,4 6.338,5 113,8 235 348,8 0 0,0 0,0 6.687

Presupuesto aprobado 2012

PRESUPUESTO FR 2012 PRESUPUESTO RCI 2012

PRESUPUESTO FONDOS ESPECÍFICOS 2012 GRAN

TOTAL 2012

Per No per

TOTALPer No per TOT

AL PerNo per

TOTAL miles $

12-Oficinas y Unidades en los Estados Miembros 6.766 877 7.644 98 235 333 0 0,0 0,0 7.977

122AOficinas de Apoyo y Unidades de la Secretaría General en los Estados Miembros 0

TOTAL 6.766 877 7.644 98 235 333 0 0 0 7.977

77

Impacto del presupuesto propuesto para 2013 sobre la plantilla de personal OGSMS

OPCIÓN I: Propuesta de Programa-Presupuesto 2013

•Reducción de 19,6 % en personal

•Se traduce en una reducción de 7 puestos de Representante en el presupuesto propuesto para 2013

•Mantener vacantes 2 cargos de Representante que estaban vacantes en 2012

•Total de 9 vacantes de puestos de Representante en 2013 en las 28 oficinas

•32% de las oficinas no tendrán Representante

•Adición de un puesto G6 en el presupuesto propuesto para 2013

•Conservar una vacante G6 en 2013 en las 28 oficinas

•Además, será preciso dar fondos para viajes a las oficinas encargadas de supervisar otras oficinas sin representantes.

77

78

Impacto del presupuesto propuesto para 2013 sobre la plantilla de personal OGSMS

OPCIÓN II: Plan escalonado dic. 2012-dic. 2013:

•Reducción de alrededor de US$1.000.000 en personal en 2013

•7 vacantes de puestos de Representante en 2013, incluidos 2 que se encuentran vacantes en 2012

Y además, en 2 oficinas:

•convertir un cargo de confianza P5 a P4, por transferencia interna

•convertir un puesto P4 a P2 por transferencia interna

•esta opción afectará a las oficinas en todas las subregiones

•será preciso dar fondos para viajes a las oficinas encargadas de supervisar otras oficinas sin representantes

78

79

Impacto de la reducción presupuestaria

• Las oficinas de la OEA se verán afectadas negativamente ya que algunas de ellas no tendrán un representante.

• Los presupuestos operativos de las oficinas sin representantes tendrán que reforzarse con presupuestos para viajes.

• Tal vez sea necesario que el personal administrativo (G6) se encargue de las actividades cotidianas de la oficina, lo cual implica que pueden solicitar subsidio por funciones especiales debido al aumento en el nivel y alcance de sus funciones.

• Las iniciativas subregionales y regionales de las oficinas sin representante pueden verse afectadas.

• Se verá afectada la representación política y la relación con los gobiernos anfitriones.

80

Opciones para ahorros futuros en costos/racionalización de las oficinas

EL FUTUROTal vez los Estados Miembros podrían tener en cuenta las siguientes recomendaciones para su ulterior análisis:

• el país anfitrión podría absorber todos los gastos operativos de las oficinas

• los programas y proyectos podrían cubrir los gastos operativos de las oficinas

• compartir locales con otros organismos internacionales

80

1 propuesta de programa-presupuesto 2013: capítulos 2, 11 y 12 2 de octubre de 2012

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