02.11 ii ukrainian procurement forum 2013 - Руслан Сафаров - Аналитика в...
TRANSCRIPT
Аналитика в закупках Роли закупщика….;)
Safarov Procurement Forum 2 Kiev, 2 Nov 2013
Роль 1: Закупщик -
построитель и упорядочиватель процессов
Производство Вертикальная интеграция
Сырье Металолом ____ кг/т. Чугун ____кг/т. ГБЖ ____кг/т. ========= =============== ======= Добавочные Известь ____кг/т. Доломит ____кг/т. Кокс (в кусках) ____кг/т. Кокс (вдувной) ____кг/т. Шпат ____ кг/т. Боксит ____кг/т. Проволка (C, SiCa) ____кг/т. Катанка (Al) ____кг/т. ========== =============== ======= Раскислители Алюмин.чушки ____кг/т. ========== =============== ======= Ферросплавы FeSiMn ____кг/т. FeSi ____кг/т. ========== ================ ======= Огнеупоры кирпич ____кг/т. массы ____кг/т. =========== =============== ======== Электроды ДСП ____кг/т. УПК ____кг/т.
___ кг/т. ___ кг/т. ___ кг/т ___ кг/т. ____ кг/т.
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
1600
2 (КП) 20 У Д У 32Г2 У1
20 У1 10 У Д УН 35Г2Ф У
09Г2С 36Г2С (К)
ER7(R7T)
ТОП-10 марок составляют 90% объема
Фактический вес
Технология
Процесс закупки
Замечания: Дублирование рассчета потребности несколькими функциями. (Панирование и Финансы). Не оптимальный маршрут согласования Заявки на закупку в ИТ-предприятие (отсутствие закупок в маршруте согласования с опцией отказа). Не оптимальный анализ остатков запасов. (проводиться в процессе согласования заявленной потребности 2 раза). Процесс согласования товарного плана треубует оптимизации. (в том числе не учтены потребности с лид-таймом более 2-х месяцев).
Потенциальные последствия: Удлинение сроков подтверждения заказа на поставку и сроков поставки соответственно. Не точный заказ на поставку в следствие Того что запас отслеживается в ручном режиме.
Процесс движения ТМЦ и учета
1. Ручная работа 2. «Телефонное право» 3. Низкая автоматизация
Процесс распределения ответственностей (по РАСИ)
Этап процесса закупки Закупки
ДС
Закупк
и ЦО
Технол
ог
Произ
водств
о
Финан
сы
Тех.слу
жбы
Юри
сты
Ген.Дир
ектор
Определить
Техническая спецификация C/I A R R
Коммерческая спецификация R R/A
Цели и КПЕ R R
Список поставщиков-участников R R C C
Выбрать
Проведение тендера R R I I
Анализ коммерческой и технической
части предложения R R R R
Переговоры R R R R A
Выбор поставщика и контракт R R А А А
Поставить
Размещение заказа на поставку и
контроль поставки R I С А C А
Оплаты R A I A I I
Решение спорных вопросов C I R C R R I
Оценить
Оценка выполнения закупки
Оценка достижения целей и КПЕ
Оценка поставщика по факту
выполнения заказа
Роль 2: Закупщик –
повышатель плановости и улучшатель рабочего капитала
ABC (80/15/5) + Класс А Категория закупок Количество SKU
Удельный вес
SKU, %
Затраты на
закупку, грн.
Удельный вес ,
%
А 68 2% 764 171 867 80%
В 231 5% 144 669 246 15%
С 4003 93% 47 871 749 5%
Итого 4302 100% 956 712 863 100%
• Класс А – самая дорогая группа. 68 СКЮ покрывает 80% оборота всех закупок. • Класс С – самая многочисленная группа. 93% всех СКЮ покрывают 5% оборота. • Экономия 1% А-класса дает порядка 8 000 000 грн.
85%
54%
0% 0% 0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
0,0
100,0
200,0
300,0
400,0
500,0
600,0
700,0
800,0
Товари Послуги Роботи 0
мл
н, г
рн
Удельный вес группы в общей стоимости
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%
0,010,020,030,040,050,060,070,080,090,0
100,0
мл
н, г
рн
ТОП-20 номенклатур класса А= 60% оборота закупок
0%10%20%30%40%50%60%70%80%90%100%
0,020,040,060,080,0
100,0120,0140,0160,0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
мл
н, г
рн
ТОП-10 поставщиков класса А = 75% оборота закупок
XYZ (5/15/80) + Класс Z
Категория закупок Количество SKU Удельный вес
SKU, %
Затраты на
закупку, грн.
Удельный вес ,
%
X 178 4% 27 672 248 3%
Y 7 0% 12 697 045 1%
Z 306 7% 801 206 236 84%
D 3811 89% 115 137 333 12%
Итого 4302 100% 956 712 863 100%
• Самые большие обороты (84%) входят в наименее прогнозируемую группу поставок с высокой долей неопределенности.
• Наиболее прогнозируемая группа СКЮ (X) оборачивает всего 3% товаров (178 СКЮ). • Наибольшее количество СКЮ (3811 или 89%) закупались не более 2-х раз.
88%
48%
1% 0% 0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
0,0
100,0
200,0
300,0
400,0
500,0
600,0
700,0
800,0
Товари Послуги Роботи 0
мл
н, г
рн
ABC-XYZ в разрезе сводных групп. As Is.
Категории X Y Z D Итого
A АX АY АZ АD
764 171 868 7 599 438 11 681 166 720 522 009 24 369 255
B ВX ВY ВZ ВD
144 669 246 16 989 486 971 293 74 279 751 52 428 716
C СX СY СZ СD
47 871 749 3 083 324 44 586 6 404 476 38 339 363
Итого: 956 712 863
ABC-XYZ группировка по оборотам закупки
0
500
1 000
1 500
2 000
2 500
3 000
3 500
4 000
АX АY АZ АD ВX ВY ВZ ВD СX СY СZ СD
0
100
200
300
400
500
600
700
800
Вартість закупівлі Кількість SKU
• Доминирующие группы в матрице: AZ и CD. • Группа AZ. 75% оборота = закупается наименее прогнозируемо и стабильно. • Группа CD. 86% СКЮ = поставлялось не чаще, чем в 2-х месяцах года.
Категории X Y Z D Итого
A АX АY АZ АD
68 3 3 57 5
B ВX ВY ВZ ВD
231 34 3 95 99
C СX СY СZ СD
4 003 141 1 154 3 707
Итого: 4 302
ABC-XYZ группировка по номенклатуре СКЮ
ABC-XYZ в разрезе сводных групп. To Be.
Факт. Янв-авг.2013: 75% закупки в кат. AZ
Вводные: ------------ Отсутствие отслеживания уровня прогнозируемости поставок ТМЦ и эффекта на организационный и рабочий капитал. =========================== Результат: -------------- 83% товаров (90% нормируемых)
0
200
400
600
800
АX АY АZ АD ВX ВY ВZ ВD СX СY СZ СD
Мл
н.
Факт (грн) target
План на окт.2013 - апр.2014 : 60 % закупки в кат. AY
Вводные: ------------ Планирование прогноза потребления и закупок целевой группы номенклатур: а) нормируемые (100%) б) номенклатур с малым отклонением коеф. вариации за результатами XYZ-анализа). ========================= Результат: -------------- 70% товаров (из них 95% норм.)
0
100
200
300
400
500
600
700
АX АY АZ АD ВX ВY ВZ ВD СX СY СZ СD М
лн
. Факт (грн) target
План на окт.2013 – окт.2014: 60 % закупки в кат. AX
0
100
200
300
400
500
600
700
АX АY АZ АD ВX ВY ВZ ВD СX СY СZ СD
Мл
н.
Факт (грн) target
Вводные: ------------ Улучшение системы планирования и надежности прогноза потребления , повышение ритмичности закупок и постовок товаров/работ/услуг. ========================= Результат: -------------- 70% товаров (из них 97% норм)
Роль 3: Закупщик –
лидер инноваций и внедрения передовых практик
5 Почему и Скелет Рыбы Вчера
MATRIX ANALYSIS
+-++--Risk
++--+-Time
-+-+Costs
-++++Effort
Solution 4Solution 3Solution 2Solution 1Criteria
+-++--Risk
++--+-Time
-+-+Costs
-++++Effort
Solution 4Solution 3Solution 2Solution 1Criteria
Карта процессов
Мозговой штурм
Сегодня
СEDAC
5 Why
Скелет Рыбы
Скелет Рыбы
Роль 4: Закупщик –
Менеджер или манагер..?
5
9 7
2
4
1
10 6 8 3
Количество СКЮ по закупщикам
2
5
7
4
1
9 8 10
6
3
Количество поставщиков по закупщикам
0
200
400
600
800
1000
1200
1400
1600
0
100
200
300
400
500
600
5 4 7 9 8 1 10 Head 2 3
мл
н. г
рн
.
Витрати по закупівлі Кількість СКЮ Кількість постачальників
Анализ эффективности загрузки команды
• №1: высокие финансовые риски! Необходимость высокой квалификации. • №5: качество управления 1500 СКЮ? Реинжиниринг задач либо увеличение штата • Head: Делегировать текущую категорию закупки и войти в категорию №1
1 2
3
4
5 6 7
8 9
10 Обороты по закупщикам
Легенда: 1 – единица закупщика Head – руководитель функции
Роль 5: Закупщик –
…?
Спасибо за внимание! Ваши вопросы?
BACK UP
22
Принцип RACI (Role and Responsibility Charting)
Анализ распределения ответственностей
Лицо (а) которые необходимо проинформировать после принятия рышения или его выполнения. 1 сторонняя коммуникация
Responsible Выполнение задания
Accountable Полномочия утверждения результатов
Consulted Вовлечение в задание до принятия решения или его выполнения
Informed Вовлечение в процесс после принятия решения или его выполнения
Лицо (а) выполняющее работу и отвечающее за выполнение задания В некоторых случаях может распределятся между несколькими.
Лицо разделюющее ответственность. Имеет право ветировать решение. Только одно лиц «А»
Процесс распределения обязанностей, который : • Выявляет и разрешает недопонимания и неоднозначности • Устанавливает четкие роли и обязанности
Лицо (а) с которым консультироваться до окончательного принятия решения. 2-х стороння коммуникация