Мария Лютикова. Холдинг Агропромкомплектация....
TRANSCRIPT
Проектный офис с нуля
Мария Лютикова,
Руководитель Проектного офиса ООО «АПК-Курск»
Группа компаний «АгроПромкомплектация»• Основана в 1988 году. Включает 31 предприятие производственной и
торговой сети в 10 регионах России.
• Замкнутый цикл производства - от выращивания зерна, хранения и переработки (элеваторы и комбикормовые заводы), свинокомплексов и молочной фермы до хладобойни, мясокомбината, молочного завода и торговой сети.
• Один из крупнейших агрохолдингов России. По итогам 2014 г. занимает 7 место в рейтинге ведущих национальных производителей свинины, входит в ТОП-3 самых динамично развивающихся компаний России
Проекты ООО «АПК-Курск»
• Проекты строительства производственных объектов
• Проекты развития фирменной розничной сети
• Проекты организационного развития
• ИТ-проекты
Зачем понадобился Проектный офис?
Одна из стратегических целей:В рамках программы импортозамещения -
увеличение к 2017 году производства свинины в 2 раза.
Зачем понадобился проектный офис?
Проектам не хватало планови отчетности
Управление инвестиционными
проектами, количество которых
резко возросло и продолжает
расти, “вручную” стало
невозможно.
Обеспечение достижениястратегических целей компании.
Зачем понадобился проектный офис?
Проекты выполнялись в рамкахоперационной деятельности, невыделяясь отдельно.
Руководителем всех проектов былгенеральный директор.
Не было ясности в порядке выполнениязадач и их взаимосвязи междуподразделениями.
Важная информация часто «терялась»или не доводилась до ГД
Задачи Проектного офиса
• Внедрить проектную методологию и поддерживать ее в компании.
• Выделить РП на каждый проект, наделить их ответственностью и правами.
• Обеспечить достоверную картину по всем проектам в реальном времени: на каком этапе находятся, что происходит в каждом.
• Своевременно инициировать проблемные вопросы по проектам.
• Координировать и администрировать проекты
Нам повезлоИнициатор изменений и внедрения проектного управления –
генеральный директор ООО «АПК-Курск»
Шаги запуска Проектного офиса
Шаги запуска Проектного офиса
1. Выбор методологии проектного управления
Шаги запуска Проектного офиса
2. Ревизия: какие проекты есть, на каких этапах, в каком
состоянии
Шаги запуска Проектного офиса
3. Определение «проекты» и «не проекты»
Критерии проектов в ООО «АПК-Курск»:
• временные ограничения - работы
длятся более 30 дней
• кол-во участников – более 3-х из
различных структурных
подразделений
• отсутствие цикличности, характерной
для процессов
• уникальность результата, который
переходит в операционную
деятельность
Шаги запуска Проектного офиса
3. Выбор информационной системы
Почему выбрана «Адванта»?
• Дружелюбный (user-frendly) интерфейс, удобство работы
• Хорошее быстродействие
• Возможность одновременной работы пользователей в режиме онлайн
• Формирование понятных отчетов по проектам, возможность выгрузки в
другие форматы
• Возможность управления портфелем проектов, формирование отчетов по
проектам.
5 шагов вовлечения сотрудниковв систему
1• Выделяем группу сотрудников «пилотных проектов»
2• Проводим обучение
3• Издаем Приказ о работе в системе
4• Еженедельно контролируем актуальность информации по проектам и
активность пользователей Системы
5• Формируем отчеты об активности пользователей в системе для менеджера
проекта
Кроме того…
• Директор озвучил, что планы и отчеты по проектам отныне принимает только в системе
• Появились заинтересованные руководители подразделений, которые стали самостоятельно активно использовать систему для обсуждения рабочих вопросов по проектам в дискуссиях и подтягивать остальных
Результаты работы Проектного офиса
за 6 месяцев
Бизнес-выгоды от внедрения Проектного офиса
• Понимание совокупных финансовых и временных затрат на все проекты Компании
• Оперативный контроль проектов и своевременное информирование Заказчика и руководства компании сокращает время от появления проблемы до ее решения
• Анализ распределения исполнителей в нескольких одновременно выполняемых проектах
• Прозрачная и управляемая проектная деятельность в компании
Ключевые результаты
• Формализована методология, появились «правила игры»
• Инициативы новых проектов проходят защиту на уровне топ-менеджмента
• По нашему опыту создан второй Проектный офис в другом региональном подразделении ГК “АгроПромкомплектация”(Тверская область)
Вся работа по проектам ведется в Адванте:
• 20 инвестиционных проектов, из них 10 крупных (строительство мясохладобойни и свинокомплексов)
• 30 проектов открытия торговых точек
• В самом крупном проекте более 1000 задач
• Около 60-ти активных пользователей Системы
Ключевые результаты
Каждый проект инициируется заявкойЗАЯВКА
НА ПРОЕКТ
*ОРГАНИЗАЦИОННЫЙ
*ИНВЕСТИЦИОННЫЙ
УТВЕРЖДАЮ:
Спонсор проекта –
Генеральный директор ООО «АПК-Курск»
Кузнецов В.В. / _____________ / «__» _________ 201_ г. (ФИО) (подпись) (дата)
*Регистрационный номер: ________________________ *Присвоена группа ______________
1) Рабочее название проекта
Указывается название Вашего проекта, которое должно отражать суть проекта.
2) Основные цели проекта
Описываются цели реализации, при возможности c использованием технологии SMART.
3) Основные этапы проекта
Перечисляются этапы реализации с указанием периодов или длительности.
4) Предварительная
длительность проекта
Указывается суммарная
длительность проекта
5) Основные риски реализации проекта Описываются возможные риски, которые могут случиться в ходе реализации проекта (потери в случае затягивания сроков, противодействие со стороны гос.органов и пр.)
6) Предварительный бюджет проекта (все суммы указывать с НДС)
Предполагаемые инвестиции с укрупненной разбивкой по статьям.
*7) Документы, необходимые для авторизации проекта
Паспорт проекта
График проекта
Бюджет проекта
ТЭО
Формы идентификации рисков
Список участников проекта, оргструктура
Положение о мотивации участников проекта
8) Инициатор проекта
______________ / _____________
(ФИО) (подпись)
9) Дата составления заявки
«____» ______________ 20 г.
10) Рабочая группа по предпроектной подготовке
Указываются сотрудники, которые выступали в роли экспертов при составлении заявки, и те,которые будут выступать экспертами в
дальнейшем при детальной проработке проекта.
Роль ФИО Подпись Дата
подписи
*РЕГИСТРАЦИЯ ЗАЯВКИ НА ПРОЕКТ В ПРОЕКТНОМ ОФИСЕ
Заявка ПРОВЕРЕНА И ПРИНЯТА
___________________ / _______________
(ФИО исполнителя) (подпись)
«____» _________________ 20 г. (дата)
Заявка СОГЛАСОВАНА
Руководитель проектного офиса
_______________ / _______________ (ФИО) (подпись)
«____» _________________ 20 г. (дата)
У каждого проекта есть паспорт
У каждого проекта есть план
Проекты и согласования создаются быстро, из шаблонов
Одна из целей 2015 года:расширение сети розничных
магазинов в Курской и Орловской областях до 50 точек.
Выполнение показателей визуализировано
Выполнение контрольных точек отражается в графиках
Реестр проектов отражает их статус
Выполнение поручений отслеживается в специальном отчете
Ближайшие планы
• Использование механизма запроса информации от исполнителей через отчетные формы (в наст.времятестируется)
• Использование в Адванте функционала работы с инициативами
• Доработка регламентов Проектного офиса
• Выделение администрирования Системой в отдельный функционал.
Если вы только начинаете построение Проектного офиса…
• Четко сформулируйте цель - зачем вам проектный офис
• Определите задачи проектного офиса
• Заручитесь поддержкой высшего руководства
• Определите методологию управления и программный продукт для организации деятельности
Спасибо за внимание!
Вопросы?