การจัดการสารสนเทศ

รายวชิา เทคโนโลยสีารสนเทศและการสื่อสาร 1

2

การจดัการสารสนเทศ

การจัดการสารสนเทศ เป็นวิธีการที่องค์กรต่างๆ

ใช้จัดการสารสนเทศ อย่างมีขั้นตอน เพื่อให้สารสนเทศที่มีอยู่

จ านวนมาก เกิดความเป็นระเบียบเรียบร้อย ช่วยอ านวยความ

สะดวกในการค้นหาและน ามาใช้งาน

3

การจัดการสารสานเทศโดยทั่วไปแบ่งออกเป็น 10 ขั้นตอน ดังนี้

1 • การเกบ็รวมรวมขอ้มลู

2 • การตรวจสอบขอ้มลู

3 • การรวบรวมแฟม้ขอ้มลู

4 • การจดัเรยีงขอ้มลู

5 • การค านวณ

6 • การท ารายงาน

7 • การจดัเกบ็

8 • การท าส าเนา

9 • การแจกจา่ยและการสือ่สารขอ้มลู

10 • การปรบัปรงุขอ้มลู

4

1) การเก็บรวมรวมข้อมูล

เ ป็ น ก า ร ร ว บ ร ว ม ข้ อ มู ล จ า ก ก า ร สั ง เ ก ต

การสอบถาม หรือการสืบค้นข้อมูลจากอินเทอร์เน็ต

แล้วน าข้อมูลมาป้อนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์

5

2) การตรวจสอบข้อมูล

เป็นการพิจารณาตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล

ที่เก็บรวบรวมได้ เพื่อให้ได้ข้อมูลที่มีความถูกต้องและ

น่าเชื่อถือ และถ้าหากพบข้อผิดพลาด ต้องรีบแก้ไขข้อมูล

นั้นโดยทันที

6

3) การรวบรวมแฟ้มข้อมูล

เป็นการแบ่ งแยกข้อมูลทั้ งหมดออกเป็นกลุ่ ม

เป็นเรื่อง เพื่อให้เกิดความสะดวกรวดเร็วเมื่อน ามาใช้

7

4) การจัดเรียงข้อมูล

เป็นการเรียงล าดับข้อมูลจากตัวเลขจากน้อย

ไปหามาก หรือตัวเลขมากไปหาน้อย หรือเรียงตามล าดับ

ตัวอักษร ก-ฮ หรือ A-Z เพื่อให้สะดวกต่อการค้น

8

5) การค านวณ

เป็นการน าข้อมูลที่เป็นตัวเลขมาบวก ลบ คูณ หาร

ยกก าลัง หาค่าเฉลี่ย หรือหาผลรวม

9

6) การท ารายงาน

เป็นการน าข้อมูลจากการรวบรวม จัดเรียง และ

ค านวณ มาสรุปเป็นรายงานรูปแบบต่างๆ เช่น รายงาน

เขียนด้วยมือ รายงานพิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์

10

7) การจัดเก็บ

เป็นการน าข้อมูลที่สรุปเป็นรายงานแล้วมาจัดเก็บ

ในรูปแบบต่างๆ เช่น เก็บในแฟ้มเอกสาร เกบ็ไฟลร์ายงาน

ในแฟลชไดร์ฟหรือแผ่นซีดี

11

8) การท าส าเนา

เป็นการน าข้อมูลที่จัดเก็บไว้มาคดัลอกหรอืท าส าเนา

ขึ้นมาใหม่ด้วยเครื่องถ่าย เอกสาร หรือการ copy

ไฟล์ข้อมูลจากคอมพิวเตอร์ลงในอุปกรณ์บันทึกข้อมูล

เช่น แฟลชไดร์ฟ แผ่นซีดี

12

9) การแจกจ่ายและการสื่อสารข้อมูล

เป็นการน าข้อมูลที่สรุปเป็นรายงานหรือท าส าเนา

แล้วไปใช้ผู้อื่นใช้งาน ซึ่งท าได้หลายวิธี เช่น การแจกจ่าย

แผ่นพับ ใบปลิว แผ่นซีดี การส่งข้อมูลผ่านอีเมล์ และการ

โพสข้อมูลลงในเว็บไซต์เพื่อให้ผู้อื่นเข้ามาดูข้อมูลนั้นๆ

13

10) การปรับปรุงข้อมูล

เปน็การปรบัปรงุ แกไ้ข เพิม่เตมิขอ้มลูใหท้นัสมยั

หรอืท าให้ขอ้มลูมคีวามถกูตอ้ง ชดัเจนมากยิง่ขึ้น