С О В Е Т Ы О П Ы Т Н О Г О Р Е Д А К Т О Р А Н А Ч И Н А Ю Щ Е М У Т Е Х Н И Ч Е С К О М У П И С А Т Е Л Ю

ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

© Н А Т А Л Ь Я Ж Е Л Н О В А | N A T A L I A Z H E L N O V A

С ЧЕГО НАЧАТЬ?

ОБЩИЕ ПРАВИЛА

ШАБЛОНЫ

• Любой стандартный документ имеет шаблон

• Шаблон содержит структуру документа (его

разделы) и титульный лист

• В каждом из разделов шаблона даются

пояснения и примеры, как оформлять тот или

иной раздел и как представлять информацию

• Примеры шаблонов:

• Шаблон ТЗ (ГОСТ 34)

• Шаблон отчета о предпроектном обследовании

• Шаблон протокола совещания с заказчиком

КАК ПОЛЬЗОВАТЬСЯ ШАБЛОНАМИ

Чтобы создать документ на основе шаблона, нужно:

1. Найти подходящий шаблон

2. Определить, какие разделы шаблона соответствуют содержанию создаваемого документа, удалить ненужные разделы, добавить недостающие

3. Заполнить в шаблоне места стандартного содержания (наименование компании, логотип, реквизиты и т.п.)

4. Создать документ, следуя рекомендациям, приведенным в шаблоне

5. Отредактировать документ, обращая внимание на стилистику и оформление

ОФОРМЛЕНИЕ

ПРАВИЛА И РЕКОМЕНДАЦИИ

ОБЩИЕ ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ

• Любой документ имеет структуру (иерархическую)

• Структура документа определяется его разделами и

подразделами

• Заголовки разделов и подразделов оформляются

специальными стилями (Заголовок 1, Заголовок 2, и т.д.)

• Точки в конце заголовков разделов не ставятся

• Стандартные разделы:

• Содержание (оглавление)

• Термины и сокращения

• Введение

• Заключение

• Лист регистрации изменений

ЗАГОЛОВКИ

• Для выделения заголовков документа

используются специальные стили

• Нумерация заголовков не обязательна, но

желательна для документов, имеющих

объем более 5 стр.

• Для нумерации заголовков используйте

многоуровневые нумерованные списки

ИЗМЕНЕНИЕ СТИЛЕЙ ЗАГОЛОВКОВ

• Выберите стиль заголовка

ИЗМЕНЕНИЕ СТИЛЕЙ ЗАГОЛОВКОВ

• Выберите стиль многоуровневого списка для

заголовка

ИЗМЕНЕНИЕ СТИЛЕЙ ЗАГОЛОВКОВ

• Примените стиль многоуровневого списка к

заголовку

ОГЛАВЛЕНИЕ

• В документе, имеющем заголовки, выберите в

меню Ссылки – Оглавление

НУМЕРОВАННЫЕ И МАРКИРОВАННЫЕ СПИСКИ

• Маркированные списки – там, где

перечисляются элементы, последовательность

которых не слишком важна

1. Нумерованные списки – там, где

перечисляются элементы, последовательность

которых имеет значение (шаги процедуры)

ТАБЛИЦЫ И РИСУНКИ

• Таблицы и рисунки всегда должны нумероваться:

ОФОРМЛЕНИЕ ПОДПИСИ К РИСУНКУ

• В меню выберите Ссылки – Вставить название

ОФОРМЛЕНИЕ ПОДПИСИ К РИСУНКУ

• В окне Название выберите тип названия: Рисунок

ОФОРМЛЕНИЕ ПОДПИСИ К ТАБЛИЦЕ

• В меню выберите Ссылки – Вставить название

ОФОРМЛЕНИЕ ПОДПИСИ К ТАБЛИЦЕ

• В окне Название выберите тип названия: Таблица

ПЕРЕКРЕСТНЫЕ ССЫЛКИ

• Ссылки на разделы документа

• Ссылки на таблицы

• Ссылки на рисунки

ССЫЛКИ НА РАЗДЕЛЫ

• В меню выберите Ссылки – Перекрестная

ссылка

ССЫЛКИ НА РАЗДЕЛЫ

1. В окне Перекрестные ссылки выберите Тип ссылки

(Заголовок) и укажите вид ссылки (Текст заголовка)

2. В списке Для какого заголовка выберите заголовок, на

который ссылаетесь

ССЫЛКИ НА РИСУНКИ

• В подписи к рисунку удалите слово «Рисунок»

ССЫЛКИ НА РИСУНКИ

1. Установите курсор в позицию, где должна быть

ссылка

2. В меню Ссылки выберите Перекрестная ссылка

ССЫЛКИ НА РИСУНКИ

• В окне Перекрестные ссылки выберите Тип ссылки –

Рисунок, вид ссылки (Постоянная часть и номер),

название рисунка, на который ссылаетесь

ССЫЛКИ НА РИСУНКИ

• В подписи к рисунку добавьте слово «Рисунок»

ССЫЛКИ НА ТАБЛИЦЫ

• В названии таблицы удалите слово «Таблица»

ССЫЛКИ НА ТАБЛИЦЫ

1. Установите курсор в позицию, где должна быть

ссылка

2. В меню Ссылки выберите Перекрестная ссылка

ССЫЛКИ НА ТАБЛИЦЫ

• В окне Перекрестные ссылки выберите Тип ссылки –

Таблица, вид ссылки (Постоянная часть и номер),

название таблицы, на которую ссылаетесь

ССЫЛКИ НА ТАБЛИЦЫ

• В названии таблицы добавьте слово «Таблица»

ПОЛЯ

• Используйте поля для добавления текста,

который определен значениями

определенного параметра

• Устанавливайте значения для полей при

каждом обновлении документа

• Номера таблиц и рисунков – это тоже

поля

• Ссылки – это тоже поля

• Оглавление – это тоже поле

ПОЛЯ

1. Установите курсор в то место, где нужно добавить

поле

2. В меню Вставка выберите Экспресс-Блоки - Поле

ПОЛЯ

• В окне Поле в списке Поля выберите название поля

• В поле Новое имя введите значение поля

ПОЛЯ

• Для обновления значений полей или задания новых

значений щелкните на поле правой кнопкой мыши и

выберите Обновить поле или Изменить поле

ЧЕМ ЗАКОНЧИТЬ?

СПИСОК ПРОВЕРОК

ЧТО ПРОВЕРИТЬ

• Документ соответствует шаблону (если таковой имеется и применим)

• Документ структурирован (в нем имеются разделы, структурированные иерархически)

• Все названия разделов обозначены правильными стилями

• Все рисунки в документе имеют правильные подписи

• Все таблицы в документе имеют правильные названия

• Документ имеет оглавление

ЧТО ОБНОВИТЬ

• Поля, используемые в документе, в особенности:

• Номера таблиц в ссылках на таблицы

• Номера рисунков в ссылках на рисунках

• Оглавление

СПАСИБО

Наталья Желнова

(nzhelnova@teamcit.ru)

https://www.facebook.com/nzhelnova

https://www.linkedin.com/profile/view?id=469663