一、项目需求1）项目介绍中国第一历史档案馆现存约 1000万件明清历史档案，现形成文件级电子

条目 350余万件，为尽快将档案信息提供社会服务，需要借助社会专业技术服

务，开展大规模档案数字图像著录工作。第二项为旧整溥仪档及旧整宗人府说

堂稿档案。旧整溥仪档是溥仪全宗档案中的一部分，主要包括溥仪宫内“小朝廷”时

期溥仪个人从事政治、外事活动的档案，也有其生活方面的档案，还有为其和

皇室服务的内务府、宗人府、奏事处等各机构的档案，是研究清帝退位后溥仪

“小朝廷”及溥仪个人的珍贵史料。宗人府是清代管理皇族事务的机构，说堂稿是呈递给宗人府堂的文稿类档

案，有为修玉牒、则例事宜向各旗咨取宗室、觉罗婚嫁等详细情况的清册，请

工部造龙柜，向户部支取饭食银两，向各衙门咨取修书各员的文稿。有报明各

旗宗室、觉罗婚嫁、病故、奖赏及封爵者家属亲人情况的文稿及所附清册。有

遇红白事，通知各旗人员穿孝、行礼的文稿。有各司、库、房饭食公费银两报

销的文稿。有官员升补、请假、奖惩等问题的文稿。有宗室、觉罗词讼案件的

文稿。该部分档案是研究清代皇族政治、经济、文化等方面不可或缺的史料。2）生产总量第三期档案著录第二项为旧整溥仪档及旧整宗人府说堂稿档案，著录条目

共计 25.5万条。其中案卷条目 2千余条，文件级条目 25.3万余条。旧整溥仪档档案著录条目共计 16.3万余条。其中案卷条目 1100余条，文

件级条目 16.2万余条。旧整宗人府说堂稿档案著录条目共计 9.2万条。其中案卷条目 800余条，

文件级条目 9.1万余条。3）生产期限第二项旧整溥仪档及旧整宗人府说堂稿档案著录：200个工作日（含磨合

期）。4）项目预算第二项旧整溥仪档及旧整宗人府说堂稿档案著录项目预算 265.2万元。

5）服务内容主要工作环节包括：图像及数据接收、任务分配、著录及标引、条目质检、

数据整合、质量抽检、目录数据提交、结项验收等，并在整个工作环节中确保

档案信息的安全保密。6）法规要求依照《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民

共和国文物法》、《中华人民共和国劳动法》以及国家相关规定和中国第一历

史档案馆相关规章制度进行。如有数据泄露、非法转移等行为，将按照国家法

律追究供应商和相关人员刑事责任。双方需签订《安全保密协议》。7）标准要求依照标准：以DA/T8-1994中华人民共和国档案行业标准《明清档案著录细

则》及《中国第一历史档案馆汉文明清档案数字图像著录细则》为基本准则；

在生产过程中，按照《中国第一历史档案馆汉文档案数字图像著录外包项目实

施方案》操作；提交的数据成果，按照《中国第一历史档案馆汉文档案数字图

像外包著录项目质量控制与要求》进行审核验收；数据传输，按照《中国第一

历史档案馆汉文档案数字图像外包著录项目数据交接规定》执行。8）管理要求

（1）依照原则：科学规划、安全管理、规范操作、确保质量。（2）管理方式：参与式管理，对流程中的重点环节，采购方和供应商安排人

员指导、监督和检查。采购方成立项目管理小组，全程进行项目指导、质量检

查。供应商任命的项目经理应具有从事档案整理或著录生产项目两年及以上的

管理经验。（3）稳定措施：供应商应采取必要的措施和办法，最大限度地保证管理和生

产人员的稳定性，合同期间项目负责人、核心技术人员原则不得变动，每天须

保证至少两人以上在项目生产现场。生产人员每月变动原则上不得超过总人数

的 5%（特殊情况须经采购方同意），并须有 10%以上的机动人员配备。供应

商需严格遵守国家劳动法中有关用工规定，项目人员应保持 40人以上。9）技术要求（1）数据接收：供应商应按照采购方指定要求，通过馆内网络完成档案数据

的下载。（2）生产过程数据：供应商在数据生产过程中，可将采购方提供的档案数据

导入自行设计的软件系统中，按照数据生产需要进行流程分配，并根据档案图

像著录规则添加或扩展著录字段。数据生产结束后，应将所有成品数据按照采

购方规定要求进行上传，成品数据格式应与采购方要求的结构化数据保持一致。（3）成品数据验收：成品数据上传至馆内数据库后，须经馆内技术部门进行

再次核查，发现问题及时更正。合格数据由采购方出具数据验收证明。10）质量要求总体要求：按照《中国第一历史档案馆汉文明清档案数字图像著录细则》

的要求对档案数字图像进行著录。参考项著录差错率不得高于万分之一，核对

项著录差错率不得高于千分之三，著录项差错率不得超过百分之二。如果差错

率超标，按批次退回返工。具体要求如下： 著录条目与档号和图像数据一一对应，不得出现漏著、重著、顺序颠倒

等现象。 著录项目齐全，内容完整，最大限度地反映档案的真实内容。 文字使用正确，没有错别字。 使用规定的数据库结构和字段名称，在没有经过允许的情况下，不得随

意改动。 使用规定的字符字库，超出范围的不另外造字。

除以上要求外，出现的其他情况以采购方提供的项目著录生产实施细则

为准。11）软件要求供应商应免费提供自主研发的档案（古籍）著录软件，该软件可在档案著

录、管理、质检整个生产过程中使用，并经受过一定量实践验证，以保证著录

生产工作流程完整、实用，数据质量达到要求，确保著录生产过程中的数据安

全。在生产过程中，能够根据采购方的需要及时进行必要的功能调整。软件功能和性能方面，应符合以下要求：

兼容性：软件应支持Windows 7及以上版本操作系统；软件应用数据

库支持与 Oracle 11g 数据库的数据导入和导出；字符集选用

AL32UTF8。 著录生产功能：软件应支持著录、校对、质检、自动挂接、查询检索、

数据转换、数据上传、打印输出、生产各环节产量和质量统计报表等著

录生产的必备功能。 知识库功能：对著录中产生的人名、地名、民族等均应具备自动采集功

能，并能形成独立的知识库，可以方便快捷的查询知识库。 质检功能：软件应提供实时清晰的任务提示和任务列表；提供可追溯的

生成数据与过程数据；提供抽检比例、差错率、工作量等统计汇总与报

表功能。 软件应易学习、易操作，界面友好，菜单定义清楚，工序设定明确，可

灵活的调整软件以适应生产流程。 软件应保证 100个用户的持续使用，软件稳定流畅运行。 软件需要严格控制用户权限，定期进行数据备份，保证数据安全。

二、需求分析1）汇总分析第三期档案著录第二项为旧整溥仪档及旧整宗人府说堂稿档案，与传统著

录项目比较，主要有以下三点区别：（1）本项目是通过浏览档案图像进行著录。（2）档案为清代历史档案，对人员的业务素质要求较高，特别是汉语言文学

和历史文化专业知识的水平。（3）甲方对著录质量要求严格。2）工作难点和重点（1）人员保障该项目的著录人员需要拥有较高的汉语言文学和历史文化专业知识，同时

要适应竖版的书写方式、熟练阅读文言文、准确快速辨识繁体字。这就要求我

们必须首先在招聘环节就要尽量找到合适的人员，然后再通过合理的薪酬待遇

和各种现代化的管理方式提高成熟员工的稳定性，从而保证整期项目的质量和

进度满足甲方的要求。（2）培训机制

著录人员需要阅读理解档案主要内容后方可进行题名的概括和归纳，既要

用简练、易懂的语言揭示档案的主题和中心思想，用词还要考虑具有时代特征，

对现代人而言，如何快速适应清代的书写方式和语言组织结构是解决该问题的

关键。在实际工作中，我们就要针对具体情况，构建一套行之有效的培训机制，

随着工作的进展既要培养出核心骨干员工又要形成丰富实用的培训知识库。（3）著录软件软件架构设计、主要功能、工作流程等是否安全、完整、适用，都直接影

响着项目的安全、质量和效率。我公司针对本项目对档案（古籍）著录需求，全新研发了一套针对档案图

像著录的加工系统，该软件可在档案著录、管理、质检整个生产过程中使用，

以保证著录生产工作流程完整、实用，数据质量达到要求，确保著录生产过程

中的数据安全。在生产过程中，我们也能够根据甲方的需要及时进行必要的功

能调整。星震历史档案海量数据生产管理系统（著录版）已在中央档案馆、中国第

一历史档案馆、中国第二历史档案馆、天津市档案馆、辽宁省档案馆等著录和

数字化项目中应用多年，完成图像数据约 3000TB,完成目录数据约 600万件，

并通过了国家保密局的安全保密检测。

3）工作规范（一）管理性标准规范

《中华人民共和国保守国家秘密法》 《中华人民共和国档案法》 《中华人民共和国文物保护法》 《中华人民共和国劳动法》 《计算机病毒防治管理办法》（中华人民共和国公安部令第 51号） 《计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发[1998]1号）以及国家相关规定和中国第一历史档案馆相关规章制度

（二）业务性、技术性标准规范 DA/T8-94 明清档案著录细则 DA/T8-92 档案工作基本术语 明清档案著录文字使用规则（试行本） DA/T9-94 明清档案档号编制规则

中国第一历史档案馆馆藏数字化档案开放鉴定办法 清代档案主题词表 明清档案分类表（试行本） 馆藏档案数字图像命名管理规定 中国第一历史档案馆汉文明清档案数字图像著录细则 中国第一历史档案馆档案数字图像著录外包项目实施方案另包括：国家相关规定和中国第一历史档案馆的相关规章制度。

三、服务模式我们设计的档案著录总体服务模式为：以“服务标准”为核心，以“工作

要素”为出发点，完善“岗位流程”工作。在整体项目运转过程中，实时贯彻

“PDCA 循环”管理思想，在保证电子数据安全的基础上有效提升档案著录的

质量和效率。 服务标准：安全第一、质量为上、保证效率。 管理思想：PDCA循环（计划、实施、检查、处理）。 工作要素：档案数字图像、人员、软件、流程、规范、制度、单据。

岗位角色：项目经理、项目助理、安全员、技术主管、著录员、质检员

（管理员、保密员、审计员）。

1）服务标准（1）安全第一在整个档案著录工作中，我们把电子数据安全放在第一位，确保档案图像

的完整，不对档案图像内容进行任何修改、编辑。保证“电子数据”的安全是档案著录工作的基本原则。乙方服务本项目的

安全目标如下： 保证电子数据“不被复制、不被窃取、不被篡改、不被损坏”。为实现安全目标，我们针对本项目采取的安全保密措施主要从人力、物力、

技术、制度四个方面设置防范手段。（2）质量为上档案著录是实现档案信息提供社会服务利用的基础，保证档案著录的质量

是至关重要的，服务本项目的核心质量目标如下：按照《中国第一历史档案馆汉文明清档案数字图像著录细则》的要求对档

案数字图像进行著录。参考项著录差错率不得高于万分之一；核对项著录差错

率不得高于千分之三；著录项差错率不得超过百分之二。如果差错率超标，按

批次退回返工。为达到这一质量目标，我们采用“PDCA 全过程质量控制方案”，

重点强化档案著录的人员业务素质及质检等岗位工作以及相关的“流程、规范、

制度”的制定、完善、贯彻、执行。（3）保证效率第三期档案著录第二项为旧整溥仪档及旧整宗人府说堂稿档案，著录条目

共计 25.5万条。其中案卷条目 2千余条，文件级条目 25.3万余条。要求 200

个工作日内完成本项目所要求的工作，其中包括磨合期。为实现本项目要求的进度目标，我们将工期分为启动（磨合）期、稳产期、

收尾期四个阶段，在甲方安排的设备、网络、场地等条件的基础上，侧重从人

员、流程、软件等方面进行周密部署，安排切实可行的进度保障措施。

2）管理思想和方法本项目的各种管理措施均以“PDCA 循环理论”和“5S 工作法”为基础。（1）PDCA 循环

PDCA循环又称为“戴明环”PDCA的含义如下：P（Plan）--计划；

D（Do)--执行；C（Check)--检查；A（Action)—处理，对总结检查的结果进

行处理，成功的经验加以肯定并适当推广、标准化；失败的教训加以总结，未

解决的问题放到下一个 PDCA循环里。以上四个过程不是运行一次就结束，而

是周而复始的进行，一个循环完了，解决一些问题，未解决的问题进入下一个

循环，这样阶梯式上升的。PDCA循环实际上是有效进行任何一项工作的合乎

逻辑的工作程序，因此被称为基本管理方法。

（2）5S 工作法5S起源于日本，是指在生产现场中对人员、机器、材料、方法等生产要素

进行有效的管理，这是日本企业独特的一种管理办法，广泛应用于制造业、服

务业。5S是指整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁

（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE）等五个项目，因日语的罗马拼音均为

“S”开头，所以简称为 5S。 1S－整理（SEIRI）：把要与不要的人、事、物分开，再将不需要的人、

事、物加以处理，对生产现场的现实摆放和停滞的各种物品进行分类，

区分什么是现场需要的，什么是现场不需要的；其次。对于车间里各个

工位或设备的前后、通道左右、厂房上下、工具箱内外，以及车间的各

个死角，都要彻底搜寻和清理，达到现场无不用之物。 2S－整顿（SEITON）：把需要的人、事、物加以定量、定位。通过前

一步整理后，对生产现场需要留下的物品进行科学合理的布置和摆放，

以便用最快的速度取得所需之物，在最有效的规章、制度和最简洁的流

程下完成作业。 3S－清扫（SEISO）：将工作场所之污垢去除，使异常之发生源很容易

发现，是实施自主保养的第一步，主要是在提高设备稼动率。 4S－清洁（SEIKETSU）：通过对整理、整顿、清扫活动的坚持与深入，

从而消除发生安全事故的根源。创造一个良好的工作环境，使职工能愉

快地工作。 5S－素养（SHITSUKE）：努力提高人员的自身修养，使人员养成严格

遵守规章制度的习惯和作风，是“5S”活动的核心。 

3）工作要素（1）档案图像作为数字化加工的成果，其本身受形制、设备、扫描技能、质检要求等方

面的影响，具有一定的差异，我们必须根据档案图像的特点进行相关的软件操

作，以便更好的完整浏览档案内容。（2）人员档案数字图像著录是一项智力型文字工作，著录人员的业务素质和工作稳

定性直接关系到档案著录的质量和进度。在本项目中，我们所聘请的著录人员，

均为相关文科专业。公司采取“行政指令”与“人性化管理”相结合的方式，制定合理

的绩效方案，教育引导为主，批评惩罚为辅，力争使整个加工团队保持较高的

素养，以档案事业为荣，不断增强团队凝聚力，稳定、高效、创新的开展工作。

从而保证档案著录工作的稳定和高效。（3）软件

“星震历史档案海量数据生产管理系统（著录版）”是依靠 IT技术辅助管

理的海量流水线作业，软件系统是联系各个加工环节的纽带。软件系统的基础

框架是否先进实用，功能是否能够根据著录项目的不同特点和要求实时进行调

整，软件开发团队是否技术精湛、稳定专注，软件实施团队是否善于总结和沟

通。所有这些方面都对档案图像著录的安全、质量和效率起着至关重要的作用。乙方著录系统由管理端自动控制岗位流转，采用任务池的方式进行任务领

取，流程清晰、有序；经过前几期著录项目的运行，目前我公司的档案著录加

工软件已经与甲方现场硬件、网络环境、工作流程和要求很好的融合。为适应复杂专业的著录状况，保证著录数据高质量、高效率运转，我们力

求使著录系统更多的完成自动检查工作。（4）流程

所有加工数据的流转均以服务器为中心，确保数据集中管理，有效保证数据安全。

工作流程控制方式： 著录流程的运转依靠“星震历史档案海量数据生产管理系统（著录

版）”和“档案数字图像著录流程单”共同控制，保证安全、有序

高质、高效地完成档案数字图像著录工作。 所有流程设计全部纳入“星震历史档案海量数据生产管理系统（著

录版）”之中，着重体现“计算机辅助著录”、“计算机辅助质

检”、“计算机辅助验收”等工作方式。整体工作流程内容：包括“图像及数据接收、任务分配、著录及标引、条目质检、数据整合、

质量抽检、目录数据提交、结项验收等”等工作。（5）规范、制度、单据

4）岗位角色（1）管理角色

管理员：负责网络、数据库、FTP、岗位、用户的设置和管理。 保密员：负责密码、权限的设置和管理。 审计员：负责管理员、保密员、审计员、加工员工作日志的查询和管理。 安全员：负责电子档案数据的安全，同时负责加工现场人员管理、出入

管理、监控管理、消防管理等。（2）加工角色

目录著录：根据档案图像按照甲方要求著录信息。 著录质检：按照甲方质量要求对著录人员的结果逐条进行检查。 数据管理：包括数据接收、数据整合、数据备份、数据验收及日常数据

管理。

四、流程设计思想1）电子数据流转模式

档案图像的流转以服务器为中心，确保数据集中管理，有效保证数据安全。2）工作流程动态调整模式

档案图像著录是项智力型工作，工作过程中经常会出现档案状况、人员、

软件系统等方面的变化，如图像字迹不清晰、残破，人员变动，软件故

障等。 在实际工作中必须对各岗位间的工作量进行实时监控和动态调整。这样，

一方面保证了校对、抽检、数据提交的周期符合甲方工作计划，给甲方

各部门的人员配置及工作安排带来便利；另一方面，避免项目在运行过

程中出现停工、窝工现象，有力的保证项目能够按照进度要求有序进行。五、流程设计说明（1）加工流程运转依靠“星震历史档案海量数据生产管理系统（著录

版）”和“档案图像著录流程单”共同控制，保证安全、有序、高质、高效地

完成档案著录工作。（2）所有流程设计全部纳入“星震历史档案海量数据生产管理系统（著

录版）”之中，着重体现“计算机辅助著录”、“计算机辅助质检”、“计算

机辅助验收”等工作方式。（3）整体工作流程包括“图像及数据接收、任务分配、著录及标引、条

目质检、数据整合、质量抽检、目录数据提交、结项验收”等。（4）针对所有工作环节制定相应的《岗位规范》和《工作流程》，并在

实践中依托“PDCA 过程管理机制”不断进行完善。（5）需要特殊说明的是，档案图像著录即是一项“智力型工作”也是一

项显著“依靠 IT技术的海量流水线作业”。因此，人员稳定和软件适用是保障

项目顺利进行的关键。流程图及详细说明如下：

（1）图像及数据接收 (技术组)

由甲方管理组人员负责协调数据接收的时间和数量，可以分批次接收

或全部接收。 按照《汉文档案数字图像外包著录项目数据交接规定》下载档案著录

所需数据，接收操作由乙方安全员或项目主管参与。 按照生产计划，经必要程序认可后通过馆方数据库中间库导出档案著

录数据后，保存于著录服务器中。 乙方技术人员对接收的数据进行数据核验，确认数据量无误后，按照

甲方的有关规定办理交接手续，与甲方管理组、甲方网络处三方共同

签署《目录数据接收确认单》。 使用乙方的生产管理系统对下载的数据包进行数据重构，生成基础目

录数据。 以自动或手动方式导入到乙方生产管理系统开始著录工作，并在每天

下班前做好数据库备份。（2）任务分配（服务器管理端）

按照既定工作流程以任务池方式按不同岗位需求自动分配任务，同时

支持多项目并行工作。（3）著录和标引（著录组）根据本项目特点将每条目录的著录项分为核对项、题名、主题词，并

对每个岗位的著录项进行区分，以便安排适当的著录人员。每个岗位相互关联，

彼此联系，因此需要著录人员即能熟练掌握本岗位的著录技能，又要了解其他

岗位的著录要点。著录人员均优先选择汉语言、历史等相关文科专业，谨慎、有责任心或对著录工作有兴趣的人员，具备一定的古汉语知识，认识繁体字，能够读懂清代行文，拥有较高的逻辑和总结概括能力，所有人员

入职前均须通过著录考核测试方能上岗。具体分工如下： 核对项著录岗位：本岗位主要负责人工对计算机著录的参考项进行核

对，将准确信息填入空白著录项中，参考项错误的予以更正。计算机

自动著录的参考项包括卷内文件起止号、起始图像号、结束图像号、

密级等，人工核对主要包括全宗名称、类别名称、项目名称、细目名

称、残损程度、文件级件数、语种、文种、档案形成时间、附注等字

段项。本岗位的著录项多数可量化和标准化，人员拥有一般的阅读理

解能力、工作认真即可完成岗位工作。 题名、主题词著录岗位：本岗位主要负责著录较为专业的著录项，如

题名、主题词、分类号标引等。著录人员依据档案主题信息归纳文件

题名；依据《清代档案主题词表》从文件题名中标引文件主题词，计

算机通过范畴词自动生成分类号。 著录人员从生产管理系统中领取工作任务。 按照甲方的《汉文明清档案数字图像著录细则》要求、《档案数字图

像著录项目一览表》的著录项和《明清档案著录文字使用规则》进行

著录。 对于图像不清晰、残破、虫蛀等影响著录的问题，要及时向甲方值班

老师反映，并做好相关记录。 著录过程中，使用生产管理系统自动对标准的字段项进行规范化检查

以便著录人员及时确认和修正。 从社会上聘请清史专家，负责现场工作指导和人员培训。 依据“中国第一历史档案馆汉文明清档案数字图像著录细则”对乙方

人员进行培训。培训内容主要分为：安全管理、机构介绍、档案知识

著录方法及要求等。通过培训使甲乙双方对档案图像著录标准达成共

识。 著录工作中常用的工具书包括：《清代职官年表》《清代各地将军都

统大臣年表》《清季中外使领年表》《清季新设职官年表》《清代档

案分类表》《清代档案主题词表》等。 著录过程中可通过著录系统的电子词典功能进行高效便捷的查询。

（4）条目质检(质检组)

本组人员分为核对项质检、题名质检、数据整合（质检必著项为空）及数

据总质检，分别对著录结果逐条进行检查。 质检人员按组长分配从生产管理系统中签出工作任务。 按照甲方的《汉文明清档案数字图像著录细则》和《汉文档案数字图

像外包著录项目质量控制要求与标准》的要求对著录人员的工作结果

进行检查，其中核对项质检、题名质检为 100%全检，总质检为 50%

抽检，必要时可实行全检，抽检率可灵活调整。 数据整合负责检查核对项、题名、主题词全部完成的档案，优先使用

生产管理系统自动对标准的字段项进行规范化检查，排查格式错误、

必著项为空等问题。案卷级著录项包括：档号、卷内文件起止号、件

数、题名、案卷内档案起止时间、附注。文件级著录项包括：档号、

数字图像号、语种、文种、官职爵位、责任者、题名、档案形成时间

主题词、分类号、附注、密级。 各质检组负责对错误类型进行分类、统计，并及时反馈到前端著录组

以便及时改正。 总质检员负责检查数据整合后的条目，以确保质检质量，并及时将总

检结果直接反馈给项目管理组和前端质检组。 质检人员必须选择细致有责任心、业务素质高、经验丰富的人员。

（5）数据整合（技术组）我公司的著录系统支持自动数据整合，即在著录岗位依据分组

著录要求，每个岗位只显示允许在本岗位著录的部分字段，向工区服务器上传数据时只提交本岗位著录的字段，其它字段不做覆盖。同时，每个条目只允许在同一时间提供给一个人著录，杜绝了不同岗位数据相互覆盖的问题。

分流程质检检查完成后，计算机自动将所有著录项整合成甲方要求的

结构化数据格式，包括自动案卷级题名、自动检查图像号及时间、分

类号标引、自动著录公元纪年、分类号标引等。 整合完成后对整合结果进行必著项为空等错误的排查，确认无误后，

将整合好的数据提交给总质检。（6）质量抽检（甲方）

甲方管理人员通过生产管理系统的抽检模块进行抽检任务分配，把抽

检任务分配到具体的抽检人员。 抽检人员登录抽检模块后，系统自动接收已分配的抽检任务。 抽检人员可对抽检出问题在相应的著录位置进行批注，系统实时把批

注结果保存到数据库，统筹汇总形成知识库。 对于需要特殊标记的图像内容，可使用图像标引功能对图像进行色块

标注，标注结果随工序同步流转，且不会破坏原始图像。 抽检人员可向前回溯各工序的著录结果。 抽检模块即时显示抽检比例。 总抽检人员可对抽检人员结果进行再次质检，并对抽检人员发现的错

误进行错情分类，以便抽检模块自动统计错误率。 总抽检人员具有电子标注，以便乙方对错误进行修改。 总抽检完成后提交甲方终审员，终审对错情进行最终确认，并计算错

误率。 终审员具有批次回退功能，当批次数据错误率超过额定值，本批数据

退回乙方数据修改岗返工；错误率未超额定值的批次数据，返回乙方

数据修改岗进行修正。 整批返工的任务，抽检人员可进行二次抽检，分配任务时可优先分配

未抽检过的任务。 抽检合格的数据甲方出具《著录数据验收合格证明》。

（7）目录数据提交（技术组） 通过甲方抽检后，乙方向管理组提交数据移交书面申请，确认可提交

后进行移交，及时上传至馆内数据中间库。除著录数据外，还按照网

络处的要求，准备参考文件和统计表单，包括档案题名主题词库、档

案题名自由词库、档案题名动词库。 提交方式可以通过数据链接，将目录数据传输至馆方数据库中间库。

网络处接收数据时，编目处、网络处、公司方负责人共同核签《目录

数据接收确认单》。 网络处接收数据后，经过校验确认，如有差错或疑问，公司方按照网

络处出具的反馈表单进行修改并提交书面反馈，并将修改后的数据重

新导入中间库。校验合格后，编目处、网络处、公司方负责人共同核

签《电子数据质量验收意见单》。（8）结项验收（甲乙方）

项目验收采取分步验收模式。 乙方向甲方提交验收申请。 甲方确定验收时间。 准备验收文件。 开始验收。

1）图像及数据接收 (技术组)

2016年6月20日

页 1

数据接收流程图

馆方参与

自动工序

检查工序

工作内容

固有工序

图例说明：

编目处预约接收数据时间

开始

完成

重新下载不正确

从网络处数据中间库导出数据

数据接收完整性检查

三方共同签署《目录数据接收确认单》

导入生产管理系统

数据重构生成基础目录数据

由甲方管理组人员负责协调数据接收的时间和数量，可以分批次接收或

全部接收。 按照《汉文档案数字图像外包著录项目数据交接规定》下载档案著录所

需数据，接收操作由乙方安全员或项目主管参与。 按照生产计划，经必要程序认可后通过馆方数据库中间库导出档案著录

数据后，保存于著录服务器中。 乙方技术人员对接收的数据进行数据核验，确认数据量无误后，按照甲

方的有关规定办理交接手续，与甲方管理组、甲方网络处三方共同签署

《目录数据接收确认单》。 使用乙方的生产管理系统对下载的数据包进行数据重构，生成基础目录

数据。 以自动或手动方式导入到乙方生产管理系统开始著录工作，并在每天下

班前做好数据库备份。

2）任务分配（服务器管理端） 按照既定工作流程以任务池方式按不同岗位需求自动分配任务，同时支

持多项目并行工作。

3）著录和标引（著录组）

2016年6月20日

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著录标引流程图

馆方参与

自动工序

检查工序

工作内容

固有工序

图例说明：

开始

完成

任务分配

题名著录 核对项著录

题名质检 核对项质检

主题词著录（计算机依据清代档案主题词表

辅助著录）

数据整合（分类号标引）

参考项著录计算机辅助著录

著录过程中遇到问题及时咨询甲方人员并做好记录

包括：起止件号、件数、起止图像号、画幅数、密级等

根据本项目特点将每条目录的著录项分为核对项、题名、主题词，并对每个岗位的著录项进行区分，以便安排适当的著录人员。每个岗位相互关联，

彼此联系，因此需要著录人员即能熟练掌握本岗位的著录技能，又要了解其他

岗位的著录要点。著录人员均优先选择汉语言、历史等相关文科专业，谨慎、有责任心或对著录工作有兴趣的人员，具备一定的古汉语知识，认识繁体字，能够读懂清代行文，拥有较高的逻辑和总结概括能力，所有人员

入职前均须通过著录考核测试方能上岗。具体分工如下：（1）核对项著录本岗位主要负责人工对计算机著录的参考项进行核对，将准确信息填入空

白著录项中，参考项错误的予以更正。计算机自动著录的参考项包括卷内文件起止号、起始图像号、结束图像号、

密级等，人工核对主要包括全宗名称、类别名称、项目名称、细目名称、残损

程度、文件级件数、语种、文种、档案形成时间、附注等字段项。本岗位的著录项多数可量化和标准化，人员拥有一般的阅读理解能力、工

作认真即可完成岗位工作。

（2）题名、主题词岗位本岗位主要负责著录较为专业的著录项，如：题名、主题词、分类号标引

等。著录人员依据档案主题信息归纳文件题名；依据《清代档案主题词表》从

文件题名中标引文件主题词，计算机通过范畴词自动生成分类号。 著录人员从生产管理系统中领取工作任务。 按照甲方的《汉文明清档案数字图像著录细则》要求、《档案数字图像

著录项目一览表》的著录项和《明清档案著录文字使用规则》进行著录。 对于图像不清晰、残破、虫蛀等影响著录的问题，要及时向甲方值班老

师反映，并做好相关记录。 著录过程中，使用生产管理系统自动对标准的字段项进行规范化检查，

以便著录人员及时确认和修正。 从社会上聘请清史专家，负责现场工作指导和人员培训。 依据“中国第一历史档案馆汉文明清档案数字图像著录细则”对乙方人

员进行培训。培训内容主要分为：安全管理、机构介绍、档案知识、著

录方法及要求等。通过培训使甲乙双方对档案图像著录标准达成共识。

著录工作中常用的工具书包括：《清代职官年表》《清代各地将军都统

大臣年表》《清季中外使领年表》《清季新设职官年表》《清代档案分

类表》《清代档案主题词表》等。 著录过程中可通过著录系统的电子词典功能进行高效便捷的查询。

4）条目质检(质检组)

2016年6月20日

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条目质检流程图

馆方参与

自动工序

检查工序

工作内容

固有工序

图例说明：

开始

任务分配

题名质检 核对项质检

质检问题 修正、记录有

完成

总质检

质检问题 有

分类、反馈

数据修改

有

主题词著录

数据整合

质检问题

本组人员分为核对项质检、题名质检、数据整合（质检必著项为空）及总

质检，分别对著录结果逐条进行检查。 质检人员按组长分配从生产管理系统中签出工作任务。 按照甲方的《汉文明清档案数字图像著录细则》和《汉文档案数字图像

外包著录项目质量控制要求与标准》的要求对著录人员的工作结果进行

检查，其中核对项质检、题名质检为 100%全检，总质检为 50%抽检，

必要时可实行全检，抽检率可灵活调整。 数据整合负责检查核对项、题名、主题词全部完成的档案，优先使用生

产管理系统自动对标准的字段项进行规范化检查，排查格式错误、必著

项为空等问题。案卷级著录项包括：档号、卷内文件起止号、件数、题

名、案卷内档案起止时间、附注。文件级著录项包括：档号、数字图像

号、语种、文种、官职爵位、责任者、题名、档案形成时间、主题词、

分类号、附注。 各质检组负责对错误类型进行分类、统计，并及时反馈到前端著录组，

以便及时改正。

总质检员负责检查数据整合后的条目，以确保质检质量，并及时将总检

结果直接反馈给项目管理组和前端质检组。 质检人员必须选择细致有责任心、业务素质高、经验丰富的人

员。

5）数据整合（技术组）

我公司的著录系统支持自动数据整合，即在著录岗位依据分组著录要求，

每个岗位只显示允许在本岗位著录的部分字段，向工区服务器上传数据时只提

交本岗位著录的字段，其它字段不做覆盖。同时，每个条目只允许在同一时间

提供给一个人著录，杜绝了不同岗位数据相互覆盖的问题。 分流程质检检查完成后，计算机自动将所有著录项整合成甲方要求的结

2016年6月20日

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数据整合流程图

馆方参与

自动工序

检查工序

工作内容

固有工序

图例说明：

开始

主题词著录

数据整合（自动案卷级题名、自动检查图像号及时间、分类号标引、自动著录公元纪

年，检查必著项为空）

任务分配

完成

构化数据格式，包括自动案卷级题名、自动检查图像号及时间、分类号

标引、自动著录公元纪年、分类号标引等。 整合完成后对整合结果进行必著项为空等错误的排查，确认无误后，将

整合好的数据提交给总质检。6）质量抽检（甲方）

甲方管理人员通过生产管理系统的抽检模块进行抽检任务分配，把抽检

2016年6月20日

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质量抽检流程图（甲方）

馆方参与

自动工序

检查工序

工作内容

固有工序

图例说明：

开始

领取抽检任务

完成

分配抽检任务

质量检查

对条目问题进行标注

提交抽检任务

总抽检进行复检并标注错误类别

是否合格 不合格 返工

终审

确定错误类别确定错误类别

出具《著录数据验收合格证明》

任务分配到具体的抽检人员。 抽检人员登录抽检模块后，系统自动接收已分配的抽检任务。 抽检人员可对抽检出问题在相应的著录位置进行批注，系统实时把批注结果保存到数据库，统筹汇总形成知识库。

对于需要特殊标记的图像内容，可使用图像标引功能对图像进行色块标注，标注结果随工序同步流转，且不会破坏原始图像。

抽检人员可向前回溯各工序的著录结果。 抽检模块即时显示抽检比例。 总抽检人员可对抽检人员结果进行再次质检，并对抽检人员发现的错误

进行错情分类，以便抽检模块自动统计错误率。 总抽检人员具有电子标注，以便乙方对错误进行修改。 总抽检完成后提交甲方终审员，终审对错情进行最终确认，并计算错误

率。 终审员具有批次回退功能，当批次数据错误率超过额定值，本批数据退

回乙方数据修改岗返工；错误率未超额定值的批次数据，返回乙方数据

修改岗进行修正。

整批返工的任务，抽检人员可进行二次抽检，分配任务时可优先分配未

抽检过的任务。 抽检合格的数据甲方出具《著录数据验收合格证明》。

7）目录数据提交（技术组）

通过甲方抽检后，乙方向管理组提交数据移交书面申请，确认可提交后

2016年6月20日

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数据提交流程图

馆方参与

自动工序

检查工序

工作内容

固有工序

图例说明：

开始

完成

共同核签《电子数据质量验收意见单》

上传数据至甲方数据中间库

成功 否

准备好待提交的数据文件

共同核签《目录数据接收确认单》

网络处数据质检

提交数据移交书面申请

否退回乙方修正数据

重新上传

进行移交，及时上传至馆内数据中间库。除著录数据外，还按照网络处

的要求，准备参考文件和统计表单，软件系统能生成独立的知识库。 提交方式可以通过数据链接，将目录数据传输至馆方数据库中间库。 网络处接收数据时，编目处、网络处、公司方负责人共同核签《目录数

据接收确认单》。 网络处接收数据后，经过校验确认，如有差错或疑问，公司方按照网络

处出具的反馈表单进行修改并提交书面反馈，并将修改后的数据重新导

入中间库。校验合格后，编目处、网络处、公司方负责人共同核签《电

子数据质量验收意见单》。

8）结项验收（甲乙方）

项目验收采取分步验收模式。 乙方向甲方提交验收申请。

开始

结项验收流程图

完成

共同签署《项目验收委员会验收意见表》

图例说明：

馆方参与

自动工序

全检工序

工作内容

固有工序

准备验收文件

向甲方提交验收申请

现场考察和会议验收

甲方确定验收时间

开始验收

主要从项目管理、质量控制和可交付成果三个方面实施验收

甲方确定验收时间。 准备验收文件。 开始验收。

六、岗位工作规范1）题名工序（1）工作内容题名著录是对具有独立文件号的档案内容用一句话进行概括和归纳，句子

中一般不使用标点符号。题名著录的主要工作内容有： 通读档案内容签出档案，通读档案，准确断句、识字，分析档案内容获取档案信息，取

其精华，去其糟粕。 正确标引提取准确和可被利用的有效信息做上标引，如档案著录四要素“人物、时

间、地点、事件”以及表示档案内容转折的词语等，标引要做到精炼简短。 熟悉著录格式严格使用规范格式进行题名著录，如呈稿的题名格式是“为……事”，咨

文的题名格式是“为……事致 xx”，单的题名格式是“内容+单”等。 题名著录

充分尊重原档，用专业、简练、客观、准确的语言进行题名著录，如地名或

机构名的正确著录，专业词语的正确理解和利用等。要保证题名的可理解性、

真实性、可靠性以及可被利用性。 自检

（2）工作规范著录完成后自行检查题名的完整性、逻辑性、正确性。确定无误后签入。

题名要素（人、时、地、事）提取正确、完整。 熟练掌握题名格式，确保著录格式统一（一类统一）。 熟悉清代公文行文格式与习惯，准确断句与理解档案。 题名中不能出现错漏多字和简繁不当现象，准确使用动词。 遇到问题及时咨询，不可自作主张。

2）主题词工序（1）工作内容根据题名标引：范畴词，主题自由词，动词，机构主题词、自由词，人物

主题词、自由词，地名主题词、自由词，国家主题词、自由词，民族主题词、

自由词。（2）工作规范

提炼题名中心内容或主体行为，拆分题名要素，抓取关键名词。 除自由词外，主题词著录必须使用《明清档案工作标准文献汇编》中各

类词表中收录的词语。 动词以《清代六部成语词典》中收录的动词为主。 主题词不能重复，对应标引。 遇到问题及时咨询，不可自作主张。

3）核对项工序（1）工作内容对档案的文种、语种、责任者、官职爵位、原纪年进行核对或著录，而具

文时间、公元纪年由著录软件自行完成。

（2）工作规范 文种判定：内务府堂等机构档案的文种主要为呈稿，除此之外，还有册、

单、呈文、呈报、报堂、抄奏、题稿、咨文、知照、移付等。文种为呈

稿，辨识的一般原则为，档案以“某某呈为 ......事”，开头，最后以

“......为此具呈”结尾；文种为单，其辨识的一般原则为“......开列”。 语种判定：一般情况下，档案的语种为汉文和满文。如文种为呈稿，其

语种多为汉文与满文，若此呈稿残破，其语种大部分仅存汉文；文种为

册时，其语种一般情况下多有汉文，满文未著录及一些特殊情况除外。 责任者判定：责任者的著录要求先从最大官职爵位著起，即出现多列责

任者与官爵排列时候，按照“从中从右”的原则，且最多著录两个责任

者，若多于两个责任者出现时，则在“第二个责任者”后加“等”。如，

a. 出现两列责任者与官职爵位时，责任者 A与官职爵位 A著录最右边的

那个；b.出现三列责任者与官职爵位时，责任者 A与官职爵位 A著录最

中间的那个，责任者 B与官职爵位 B著录右边的那个，同时责任者 B后

加“等”。

责任者与官职爵位著录时，常出现简繁不当、错别字、官职爵位辨识不

清等问题。 原纪年指的是档案的归档时间，一般在档案的正文前出现，由完整的

“某年某月某日”构成；如无完整的“某年某月某日”，原纪年的提取

原则为，档案的落款时间和档案中出现的最晚的日期，此时，提取出的

原纪年要著录为“[某年某月某日]”。 要求在著录的过程，在相应的位置添加标引，以备后端工序查看及纠正。

4）数据修改岗位（1）工作内容

一是对提交甲方质检的成品数据进行查漏补缺。 二是修改获得甲方质检通过的数据。

（2）工作规范数据修改岗位，以查看著录软件上的“目录列表”为主，查看“文种、语

种、责任者、官职爵位、题名、主题词及附注项”是否有问题，若发现明显的

错误，则点击进入“目录全文”进行修改。 示例 1：以“文种”为单位进行升序或降序排列，在“文种”都为

“册”的件号中，发现 0012册的语种为“汉、满”，而其他册的语种

均为“汉”，则判断 0012件的语种存在差错，然后，点击到“目录全

文”，详细查证。 示例 2：以“责任者”为单位进行升序或降序排列，如某责任者 A均为

“祥年”，其中一件则为“年祥”，则怀疑此件的责任者有差错。 示例 3：以“题名”为单位进行升序或降序排列，如果出现了重复题名

一般情况下，其中有一件则为不正确题名，特殊情况除外。另外，查看

“题名列表”时，可以连同“原纪年”项一起查看。如题名为“为销算

同治二年十二月份成做上服妇人用过饭食钱文事”，而原纪年为“同治

二年三月初七日”，对于这种不符合逻辑的情况，多为题名中的时间写

错，实际上为“销算同治元年十二年份......”。 示例 4：以“主题词”为单位进行升序或降序排列，如同类题名出现了

不同的范畴词，则查证改正。5）总检岗位（1）工作内容

全面检查核对项、题名和主题词。其中核对项主要为对语种、文种、官职

爵位、责任者和原纪年的再次筛查；题名主要针对经过质检的题名，包括人物、

时间、地点、事件四要素的二次斟查；主题词的检查则集中于范畴词的选取是

否准确，自由词的选取是否具有索引性。（2）工作规范

从目录列表入手，整体上对案卷档案的文种类型和主体内容有把握； 逐项认真检查，根据对档案语种、文种的把握，凭借档案最开始部分及

印章判断官职爵位、责任者可能出现的错位填写、错漏多字、信息不全； 结合题由判断档案标引和题名四要素的正确性，避免题名主体偏移及错

别字的出现，保证语意通顺，做到用词专业、恰当； 以题名为根本确保范畴词提取的恰到好处，自由词不对原有词汇进行拆

分、重组，同时规避主题词各项的放置不当； 案卷级题名修改，目录列表批量检查； 保持标准一致，至少做到一卷统一； 对要提醒前端工序注意的问题及时截图及记录并进行汇总和及时反馈。

6）数据整合工序

（1）工作内容以计算机自动著录、检查为主，人工修正为辅。查对案卷级文件起止号、

案卷件数、案卷级题名著录，检查案卷级起止时间是否正确，文件级起止图像

号、画幅数是否正确、规范；依据原纪年自动著录公元纪年，依据主题词自动

著录出分类号A。（2）工作规范

熟练掌握整合流程：自动著录——自动题名——自动检查——批量检查

所有件——修正——签入。 公元纪年著录使用《中西历对照表》，分类号 A著录以范畴词第一项为

准。七、岗位风险点及措施1）安全岗位

序号 风险点 威胁 措施R1 开门后未做场内异常情况检查 电子数据被盗 详见岗位工作规范

R2加工人员进场未进行安检提醒及状态关注

携带拍照或存储设备窃取档案信息 详见岗位工作规范

R3 未定时巡检 记录档案内容 详见岗位工作规范R4 未监督非现场人员进场 泄密 详见岗位工作规范R5 未监督数据接收过程 数据失窃 详见岗位工作规范R6 安全员离场未安排备份人员 安全保密无人监管 详见岗位工作规范R7 下班未进行安全检查 影响数据安全 详见岗位工作规范

R8 未按保密规则设置密码密码易被破解，暴露档案内容 详见岗位工作规范

R9 违规设置岗位、违规授权人员越权操作，暴露档案内容

审计员监控系统日志

2）技术岗位序号 风险点 威胁 措施

R1现场设备未统一管理，未建立设备台账 数据被窃取 详见岗位工作规范

R2安装或更新软件未使用光盘介质或专用U盘 数据被窃取 详见岗位工作规范

R3 未及时更新杀毒软件 被病毒或恶意代码攻击，窃取数据 详见岗位工作规范

R4 未定期检查安全管理系统封闭USB存储功能失效，通过 U口拷贝数据

详见岗位工作规范

R5设备维护时未监督第三方人员或有人把旧件带出 窃取数据信息 详见岗位工作规范

R6未定期检查各工位密码是否更换

登录密码易被盗用，导致档案内容暴露

详见岗位工作规范

R7未按规范进行成果数据的交接与管理

拷贝数据，暴露档案内容 详见岗位工作规范

3）著录和质检（校对）岗位序号 风险点 威胁 措施

R1 未填写流程单无法追踪著录状态，暴露档案内容 详见岗位工作规范

R2 抄录电子档案内容 暴露档案内容 详见岗位工作规范

R3 拷贝电子数据暴露、传播档案内容 详见岗位工作规范

R4使用他人工号或自行调换座位、设备

浏览非授权档案 详见岗位工作规范

八、一期、二期项目工作经验总结 预著录档案内容调研，掌握档案内容情况 档案内容类型分类制定著录格式（草稿） 著录格式（草稿）提交甲方管理组审定、修改、通过 各工序培训、学习，通过考核检查员工理解、掌握、运用情况 员工试著录，现场指导，熟练著录，达到效率和质量要求 著录过程中问题发现与反馈，征得甲方管理组同意修改、完善格式 各工序执行终稿版著录格式，后端工序汇总问题和经验反馈前端工序 每日早班会，生产数据、进度、质量、错情反馈与分析，稳定生产，保

证质量，按计划提交成品数据。