zrd - afas software...3 zrd inleiding de zeeuwse reinigingsdienst (zrd) heeft de primaire en...
TRANSCRIPT
ZRD
Algemeen Directeur Fred Bron:
“WIJ HEBBEN ALTIJD EEN VORM VAN ACHTERVANG”
2 ZRD
INLEIDING
3
6
INHOUDSOPGAVE
VERBETERINGEN IN HETAFGELOPEN JAAR
85
TIJDWINST
KORTE LIJNEN
3
OVER ZRD
4
3 ZRD
INLEIDING
De Zeeuwse Reinigingsdienst (ZRD) heeft de primaire en ondersteunende
processen geautomatiseerd met Waste Insight, een complete ERP-
oplossing voor de afvalbranche waar AFAS onderdeel van is. Het
applicatiebeheer is bewust in tweetallen georganiseerd.
ZRD verzorgt de inzameling van huishoudelijk afval voor zeven van
de dertien gemeenten in de provincie Zeeland, samen goed voor bijna
65.000 woonhuisaansluitingen. Daarnaast beheert de ZRD dertien
milieustraten, goed voor 168.000 woonhuisaansluitingen. Op het
kantoor in Terneuzen werken elf mensen, terwijl er in de buitendienst
ongeveer vijftig medewerkers actief zijn. Doelstelling van de ZRD is een
effectieve, efficiënte en klantgerichte uitvoering van de afvalverwijdering
en aanverwante reinigingsactiviteiten in opdracht van gemeenten in de
provincie Zeeland.
Algemeen directeur Fred Bron van de Zeeuwse Reinigingsdienst is iemand
die de bedrijfsprocessen graag efficiënt inricht. Toen zijn organisatie voor
de selectie van een nieuw softwarepakket stond, wist hij dan ook precies
wat hij nodig had. “Het moest absoluut om een ERP-oplossing gaan”, zegt
Bron, “en dan één die in de cloud werkt. Dan heb je tenminste verder geen
systeembeheer nodig.”
Aan een aparte afdeling applicatiebeheer had Bron evenmin behoefte.
“Dan trek je daar twee medewerkers voor aan die ergens in een hok gaan
zitten en daar al hun tijd doorbrengen. Op die manier wordt er geen kennis
gedeeld.”
4 ZRD
JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG
De ZRD koos ervoor het applicatiebeheer anders in te richten. Bron:
“Wij doen dat met zes mensen – en dan telkens in tweetallen. Vanuit
mijn rol als directeur ben ik zelf verantwoordelijk voor autorisatie en
procuratie, maar ik houd me ook bezig met het beheer van de HR-
module. Daarnaast zijn ook onze operationeel manager, de bedrijfsleider,
het hoofd binnendienst en de voor HR en Finance verantwoordelijke
collega’s betrokken bij het applicatiebeheer. Zo heeft iedereen
verschillende deeltaken in het systeem en kunnen we onze kennis actief
delen. In het begin was het wel even zoeken, maar inmiddels werkt het
uitstekend.”
“WIJ DOEN DAT MET ZES MENSEN - EN DAN TELKENS IN TWEETALLEN"
Volgens Bron is het qua ureninzet geen probleem dat zoveel mensen
zich met applicatiebeheer bezighouden. “Deze vorm van automatisering
levert ons duidelijk tijdwinst op. Bovendien past het in onze filosofie
om liever met generalisten dan met specialisten te werken. Bijkomend
voordeel is dat we op deze manier altijd een vorm van achtervang
hebben als iemand om wat voor reden dan ook uitvalt. De manier
waarop dat geregeld moet worden, is in het systeem zelf vastgelegd.”
TIJDWINST
5 ZRD
JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG
In de praktijk blijkt deze vorm van applicatiebeheer uitstekend te werken,
stelt Bron. “Als managementteam komen we maandelijks bijeen en
leggen we onze wensen en ideeën qua automatisering op tafel. De ene
beheerder wil misschien een andere rapportage terwijl de ander mogelijk
een nieuwe tool wil uitproberen. We zijn een heel platte organisatie met
extreem korte lijnen dus dat werkt vrij eenvoudig. Uitgangspunt is wel
dat we bij het systeem blijven, dus we gaan geen extra toeters en bellen
optuigen.”
Met een licentie die eens in de drie maanden recht op ondersteuning van
een consultant geeft, kan de ZRD volgens Bron prima uit de voeten. “We
sparen al onze vragen en wensen netjes op om die met de consultant
door te nemen. De consultant gebruiken wij echt alleen voor zaken
waar wij zelf niet uitkomen. Uiteraard maken de applicatiebeheerders
daarnaast gebruik van de cursussen die AFAS aanbiedt. Ook raadplegen
we de KnowledgeBase regelmatig en zijn we blij met de informatieve
filmpjes die we zo nu en dan ontvangen. De ondersteuning is gewoon
heel goed geregeld.”
KORTE LIJNEN
6 ZRD
JAARVERLAG 2015 - DIRECTIE VERSLAG
“In de oude situatie zaten datatypistes allerlei gegevens in het
systeem in te kloppen. Dat is nu verleden tijd; ze hoeven de gegevens
alleen nog maar te controleren. Daarmee is hun werkdruk aanzienlijk
verlaagd en hebben ze tijd en ruimte gekregen voor aanvullende
werkzaamheden. Bijvoorbeeld op het gebied van klantenservice en
managementondersteuning. Maar ook voor rapportages en analyses
ten aanzien van de inzet van uren, tonnages, verzuim enzovoort. Een
belangrijke verbetering is dat wij zo goed als geen papieren archief
meer hebben. Alle kennis zit in het systeem. Het is toch prachtig als het
systeem je een signalering stuurt als bijvoorbeeld een bepaald contract
gaat aflopen? Eerder waren we een slaaf van het systeem, nu is het
systeem dienend aan ons.”
“EERDER WAREN WE EEN SLAAF VAN HET SYSTEEM, NU IS HET SYSTEEM DIENEND
AAN ONS"
VERBETERINGEN IN HET AFGELOPEN JAAR
7 ZRD
WAT BLIJFT ER NOG TE WENSEN OVER?“Nou, als ik hardop droom denk ik aan twee nieuwe functionaliteiten.
De eerste betreft de integratie van het papierloos rijden. Dat onze
chauffeurs zonder allerlei begeleidingsdocumenten de weg op kunnen en
die documentinformatie automatisch naar het administratieve systeem
wordt doorgezet. Het tweede punt heeft te maken met derden die voor
ons rijden en ook met Waste Insight werken. Het zou handig zijn om dat
via een extra kenmerk in de digitale orderstructuur vast te leggen en dat
op die manier administratief te verwerken. We zijn hier nu trouwens mee
bezig en we gaan het in het eerste kwartaal van 2017 testen.”
"WE ZIJN HIER NU TROUWENS MEE BEZIG EN WE GAAN HET IN HET EERSTE KWARTAAL VAN 2017
TESTEN."
8 ZRD
OVER ZRD
De Zeeuwse Reinigingsdienst (ZRD) verzorgt de inzameling van
huishoudelijk afval voor zeven van de dertien gemeenten in de provincie
Zeeland, samen goed voor bijna 65.000 woonhuisaansluitingen.
Daarnaast beheert de ZRD dertien milieustraten, goed voor 168.000
woonhuisaansluitingen. Op het kantoor in Terneuzen werken elf mensen,
terwijl er in de buitendienst ongeveer vijftig medewerkers actief zijn.
Doelstelling van de ZRD is een effectieve, efficiënte en klantgerichte
uitvoering van de afvalverwijdering en aanverwante reinigingsactiviteiten
in opdracht van gemeenten in de provincie Zeeland. Bij de uitvoering van de
activiteiten speelt behalve het financiële ook het milieuhygiënische aspect
een belangrijke rol. Het beleid van de ZRD is gericht op een marktconforme
prijsstelling op basis van duurzaam en maatschappelijk verantwoord
ondernemen.