znaczenie kontroli wewn ętrznej w jednostkach ......wydział kontroli , regionalna dyrekcja lasów...

Wydział Kontroli , Regionalna Dyrekcja Lasów Państwowych w Poznaniu

Znaczenie kontroli wewnętrznej w jednostkach organizacyjnych

Lasów Państwowych i nowoczesnym przedsiębiorstwie

Monika Starosta – UP Pozna ń

Piotr Szyszko – RDLP Pozna ń


Wstęp

● od „zarządzania” do „kontrolowania”

„Kontrola jako sprawdzenie, czy wszystko przebiega zgodnie z załoŜonym programem, z porządkiem i zgodnie z

akceptowanymi zasadami.”H. Fayol

● podział kontroli

- wg kryterium podmiotowego:

� zewnętrzna lub wewnętrzna

� funkcjonalna lub instytucjonalna


Wstęp

- wg kryterium przedmiotowego:� gospodarcza,� finansowa,� prawno-administracyjna,� techniczna,� organizacyjna,� specjalistyczna – inspekcje (pracy, sanitarna, ochrony środowiska, etc.)

- wg stosowanej techniki i metodyki kontroli:� rewizja,� inspekcja,� lustracja,� wizytacja, � oględziny

- wg zakresu kontroli:� problemowa,� kompleksowa, � wynikowa


Kontrola wewnętrzna w jednostkach Lasów Państwowych

Regulacje wewnętrzne LP dotyczące kontroli wewnętrznej:●Zarządzenie nr 38/2008 r. w sprawie kontroli instytucjonalne j w j. o. LP ,●Zarządzenie nr 75/2007 r. w sprawie kontroli instytucjonalnej w j. o. LP,●Zarządzenie nr 12/2007 r. w spr. zmian do zarządzenia nr 85/2003 r. w spr. udostępniania baz danych SILP pracownikom zatrudnionym w PGL LP,●Zarządzenie Nr 84/2004 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w LP,●Zarządzenie nr 27/2004r. w sprawie wprowadzenia do stosowania w nadleśnictwach oprogramowania o nazwie „Raporty Inspekcji”, pobierającego dane z bazy Las. ●Zarządzenie Nr 85/2003 r. w sprawie udostępniania baz danych SILP pracownikom zatrudnionym w PGL LP,●Zarządzenie Nr 44/2002 r. w sprawie "Instrukcji działania Inspekcji Lasów Państwowych".



● W ramach kontroli instytucjonalnej w zarządzeniu 38/2008 wyróŜniono następujące rodzaje:

− Kompleksowe

− Problemowe

− Doraźne

− Sprawdzające



● Struktura jednostek kontroli wewnętrznej instytucjonalnej:

● GDLP ILP

● RDLP Wydziały Kontroli

● Nadleśnictwa inŜynierowie nadzoru



● Uwagi kontrolujących zamieszczane w protokołach kontroli:

Kontrolujący formułują w protokole kontroli moŜliwie obiektywne uwagi i zalecenia:

● NieprawidłowościJedyna dostępna definicja. „Oznacza jakiekolwiek naruszenie

przepisów prawa wspólnotowego wynikające z działania lub zaniedbania ze strony podmiotu gospodarczego, które spowodowało lub mogło spowodować szkodę w ogólnym budŜecie Wspólnot Europejskich w związku z finansowaniem nieuzasadnionego wydatku z budŜetu Wspólnoty”



● Uchybienia Brak literaturowej definicji. Przyjmuje się, Ŝe nieprawidłowości i uchybienia są

głównym elementem protokołu – w dalszej działalności naleŜy je wyeliminować.

● Usterki, W kolejności najmniej znaczące (o najmniejszej wadze) naruszenie norm

zwyczajowych skutkujące jedynie drobnymi przeszkodami w zwykłej działalności jednostki.

● Zalecenia, Z reguły nie są zobowiązujące i mają charakter wskazówek

usprawniających pracę. Wyjątek stanowią oczywiste naruszenia przepisów, których natychmiastowe zaprzestanie leŜy w szeroko pojętym interesie LP.



● Zasady kontroli w jednostkach LPW trakcie prowadzenia czynności kontrolnych kontrolujących zawsze

obowiązują zasady:

● domniemania niewinno ści kontrolowanego, ● zasada przedmiotowo ści, ● zasada mówiąca o konieczno ści prowadzenia bada ń

bezpośrednio u źródeł powstania badanych zdarzeń,● sprawno ści post ępowania. Kontrola musi być prowadzona w taki sposób, aby z jednej strony

zapewnić realizację załoŜonych celów a z drugiej nie prowadzićdo nadmiernego, niekorzystnego w skutkach obciąŜenia

uczestników procesu kontroli (inflacja kontroli).


Kontrola wewnętrzna w nowoczesnym przedsiębiorstwie

● Wydziały/stanowiska odpowiedzialne za kontrolęinstytucjonaln ą w nowoczesnym przedsiębiorstwie:

− Stanowisko kontrolera finansowo-księgowego, − Wydział kontroli jakości,

● Wydziały/stanowiska odpowiedzialne za kontrolęfunkcjonaln ą w nowoczesnym przedsiębiorstwie:

− Główny księgowy, − Wydziały i stanowiska zróŜnicowane pod wzgl. warunków w

jakich funkcjonuje jednostka (branŜy działania)



- kontrola instytucjonalna

Stanowisko kontrolera finansowo-księgowego, ● identyfikuje cele do zrealizowania,

● przygotowuje plan inwestycji,

● analizuje projekt z uwzględnieniem dostępnych metod – analiza kosztów inwestycji w oparciu o koncepcję ABC, Target Costing,

● realizacja projektu - Keizen Costing,

● często jest odpowiedzialny za procedurę kontroli i przygotowanie odpowiednich sprawozdań w oparciu o procedurę SOX

Realizuje działanie ex ante




Procedura SOX (SarOx) Ustawa uchwalona przez Kongres Stanów Zjednoczonych, mająca na celu odbudowę zaufania do rynków finansowych po aferach Enronu i WoldComu (2000-2001). Składa się z 11 rozdziałów, w których: −nałoŜono obowiązek kontroli jako ści usług audytorskich , −nałoŜono dodatkowe sankcje (finansowe i karne) dla władz spółek w przypadku wykrycia błędów w sprawozdaniach finansowych −wprowadza bezwzględny wymóg niezale Ŝności audytora, −Powołuje PCAOB (Radę Nadzoru nad Rachunkowością Spółek Publicznych) , której zadaniem jest ustanawianie standardów ksi ęgowych i audytorskich, kontrola firm audytorskich , czego celem jest wyeliminowanie sytuacji, w których audytorzy nie informuj ą o nieprawidłowościach, zafałszowaniach w bilansach i sprawozdaniach finansowych firmy, jak miało to miejsce np. w aferze Enronu. −kadra kierownicza jest zobowiązana do poświadczania zgodności raportów finansowych i

ujawniania istotnych informacji dla inwestorów.




Wydział kontroli jakości,

● poprawa jakości produktów/dostaw/usług,

● wcześniejsze wykrywanie usterek,

● sprawozdawczość na potrzeby kierownictwa,

● tworzenie dokumentacji jakościowej.



- kontrola funkcjonalnaGłówny księgowy (w zakresie kontroli):● sprawuje kontrolę funkcjonalną w zakresie dokumentów

finansowo – księgowych nadleśnictwa,

● kontroluje i realizuje sprawozdawczość – zatwierdzanie danych o jednostce, prezentowanych na potrzeby jednostek zewnętrznych i wewnętrznych zgodnie z obowiązującymi regulacjami,

● jeśli stanowisko głównego księgowego istnieje w danej firmie obok kontrolera finansowo-księgowego, to jego działanie skupia się na zdarzeniach (w tym kontroli) post factum


PorównanieL.p. kryterium podziału rodzaje i formy kontroli PGL LP nowoczesna

firma

1 podmiot kontroli

wewnętrzna X X

zewnętrzna X X

społeczna

profesjonalna X X

2 główny przedmiot kontroli

gospodarcza X X

finansowa X X

prawno-administracyjna X

techniczna (jakości) X X

organizacyjna X

specjalistyczne - inspekcja pracy, sanitarna, energetyczna, gospodarczo-materiałowa , etc.

X X


Porównanie

3 stosowana technika i metodyka kontroli

rewizja, inspekcja, lustracja, wizytacja, oględziny,

X X

kontrole wbudowane w procesy pracy ludzi, maszyn i komputerów,

X X

kontrole manualne, maszynowe i automatyczne

X X

4 czas wykonywania kontroli

wstępna X

bieŜąca X X

następna X X

5wcześniejsze powiadomienie jednostki kontrolnej

zapowiedziana X X

niezapowiadziana X X

6 decyzja kierownictwa o planowaniu kontroli

planowa X X

pozaplanowa (doraźna, dorywcza) X X


Porównanie7 zakres kontroli

problemowa (tematyczna) X X

kompleksowa (całkowita, pełna) X

doraźna X X

8 miejsce kontroli

kameralna (w jednostce kontrolującego)

X X

kameralna (w jednostce kontrolowanego)

X X

terenowa – na stole technologicznym X

9 cele i zadania kontroliprewencyjna X X

represyjna X X

10 udział człowieka w kontroli

manualna (ręczna, optyczna) X X

maszynowa (mechaniczna)

kontrola automatyczna (roboty, automaty)informatyczna (komputerowa, wspomagana przez komputer)

X X

Źródło: Opr. własne na podst. K. Winiarska, „Wewnętrzna kontrola finansowo-księgowa w firmie”, ODDK, Gdańsk 2006.


Podsumowanie

● RóŜnice dotyczące kontroli funkcjonalnej obu kategorii sąniewielki i wynikają z samej specyfiki branŜy leśnej w stosunku do innych branŜ, opierając się jedynie o realizację innych celów, choć sama zasada działania jest podobna.

● Kontroler finansowy w firmie sektora prywatnego szuka korzystnych rozwiązań prawnych i podatkowych (podobnie jak główny księgowy) dla zwiększenia oszczędności firmy. W PGL LP w Ŝadnym wypadku nie zajmuje się tym kontrolujący.


Podsumowanie

● W ramach kontroli instytucjonalnej stanowiska i wydziały kontroli wewnętrznej w nowoczesnym przedsiębiorstwie poruszają w granicach obowiązującego prawa, natomiast jednostki LP dodatkowo muszą uwzględniać własne wewnętrzne uregulowania – często spowalniające procesy w firmie (wdroŜenia projektów, uzyskania odpowiednich autoryzacji, etc.).


Porównanie

Źródło: Opracowanie własne


Dziękuję za uwagę.

znaczenie kontroli wewn ętrznej w jednostkach ......wydział kontroli , regionalna dyrekcja lasów...

Documents