zarządzanie zmianą w organizacji - podręcznik uxz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · ten brak...
TRANSCRIPT
![Page 1: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/1.jpg)
1
Zarządzanie Zmianąw organizacji
Sławomir Błaszczak Krzysztof Pimpicki
![Page 2: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/2.jpg)
2
4 Results – Kim jesteśmy
4 Results Sp. z o.o. to firma, której celem jest wspieranie klientów w znalezieniu trwałych rozwiązań dla ich problemów z zakresu zarządzania operacyjnego i wdrażania zmian
Nasi klienci to firmy, które:• Stoją przed szansą szybkiego wzrostu uzależnionego od efektywności operacyjnej• Potrzebują zwiększenia zaangażowania i motywacji pracowników• Przechodzą intensywne procesy zmian • Tracą pozycję konkurencyjną na rynku i wymagają wdrożenia planu naprawczego
Nasze rozwiązania dostosowujemy do sytuacji i potrzeb klienta.To, co nas wyróżnia to:
• Doświadczenie w różnych branżach, szczególnie w firmach produkcyjnych• Dostosowywanie rozwiązań do potrzeb konkretnego klienta, stosowanie różnych
narzędzi i metod pracy• Łączenie twardych i miękkich czynników w procesie wdrażania zmian• co umożliwia osiągnięcie przez klienta oczekiwanych rezultatów
1. Zarz1. Zarząądzaniedzaniesobsobąą
2. Zarz2. Zarząądzanie dzanie innymiinnymi
3. Zarz3. Zarząądzanie dzanie procesem zmianprocesem zmian
Skuteczne Zarządzanie
Zmianą
![Page 3: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/3.jpg)
3
Zarządzanie sobą w zmianie
WYPARCIA OPORU PRÓB ADAPTACJI
Fazy zmiany
C Z A S
E
F
E
K
T
Y
W
N
O
Ś
Ć
![Page 4: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/4.jpg)
4
Faza Wyparcia
Typowe myśli:► „Tak naprawdę to jeszcze nic nie wiadomo, co z tej zmiany wynika”► „Wszystko rozejdzie się jeszcze po kościach”► „Jednego prezesa przeżyłem, to i kolejnego przeżyję”► „Właściwie ta zmiana mnie nie dotyczy”► „Chcę po prostu robić to, co do mnie należy”
Typowe uczucia:► Brak świadomości doznawanych emocji► Podświadome obawy, strach
Typowe zachowania:► Wykonywanie dotychczasowych działań nie związanych ze zmianą► Ignorowanie inicjatyw wynikających ze zmiany► Unikanie rozmów na temat zmiany
Faza Oporu
Typowe myśli:► „Kto wymyślił tak bezsensowną zmianę”► „Jestem przeciwny tej zmianie”► „Dlaczego wprowadzają tę zmianę w tak głupi sposób”► „Obawiam się, że nic już nie będzie jak dawniej”
Typowe uczucia:► Złość, irytacja, rozdrażnienie, agresja► Strach, obawy, niepewność
Typowe zachowania:► Podburzanie innych► Krytyka, obiekcje► „Włoski strajk”► Pokazywane złych stron zmiany
![Page 5: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/5.jpg)
5
Faza Prób
Typowe myśli:► „Chyba najgorsze mamy już za sobą”► „Jak sobie poradzę w tej sytuacji”► „Nie jestem pewien, czy ta zmiana przyniesie korzyści”► „Ta cała zmiana wygląda lepiej niż się wydawało na początku”
Typowe uczucia:► Niepewność► Ekscytacja
Typowe zachowania:► Podejmowanie prób, eksperymentowanie► Uczenie się nowych zachowań, rozwijanie nowych umiejętności► „Dwa kroki do przodu, krok do tyłu”
Faza Adaptacji
Typowe myśli:► „Znów czuję satysfakcję z pracy”► „Nie chciałbym wrócić do stanu sprzed zmiany”► „Jestem zadowolony, że sprostałem wymaganiom,
jakie niosła ze sobą ta zmiana”► „Czuję, że w nowych warunkach pracuję efektywnie”
Typowe uczucia:► Spokój► Zadowolenie► Entuzjazm
Typowe zachowania:► Poszukiwanie nowych rozwiązań, ulepszanie► Efektywne wykonywanie obowiązków ► Dobra praca zespołowa
![Page 6: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/6.jpg)
6
Jak usprawnić osobisty proces przechodzenia przez zmianę
1. Uświadom sobie, czego się obawiasz
2. Zbieraj informacje na temat zmiany
3. Wyobraź sobie przyszłość
4. Próbuj zastosować nowe rozwiązania
5. Ucz się i wyciągaj wnioski
Objawy silnych emocji w oporze
►Wyzwiska i przekleństwa
► Zadawanie pozornych pytań
► Wydawanie poleceń
► Wymówki i pretensje
► Ironia (zamaskowana kpina; drwina zawarta w pozornej aprobacie; lekki sarkazm, ujęty w wypowiedź, której zamierzony sens jest odwrotnością dosłownego znaczenia słów)
► Wskazywanie na czyny, do których skłaniają przeżywane emocje
![Page 7: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/7.jpg)
7
Zarządzanie innymi w zmianie
Wspieranie innych w przechodzeniu przez fazy zmiany
WYPARCIA OPORU PRÓB ADAPTACJIE
F
E
K
T
Y
W
N
O
Ś
Ć
C Z A S
WYPARCIA OPORU PRÓB ADAPTACJI
![Page 8: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/8.jpg)
8
Krok 1 – przejście z fazy …
1. Dostarczaj informacji – czego wymaga sytuacja zmiany, jaką rolę pełni w niej dana osoba
2. Określaj terminy na konkretne działania wynikające ze zmiany
3. Traktuj oznaki oporu jako naturalne sygnały przejścia do kolejnej fazy
WYPARCIA OPORU
Krok 2 – przejście z fazy …
1. Okazuj zrozumienie dla negatywnych reakcji –dużo słuchaj!
2. Zachęcaj pracownika, aby spróbował –zadawaj pytania „ku przyszłości”
3. Pomóż pracownikowi dostrzec pozytywne aspekty zmiany
OPORU PRÓB
![Page 9: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/9.jpg)
9
Krok 3 – przejście z fazy …
1. Wspieraj pracownika – wciąż może cofnąć się do oporu
2. Pomagaj mu rozwijać nowe umiejętności
3. Określaj zadania, w których potrzebuje twojego wsparcia oraz takie, w których może być samodzielny
PRÓB ADAPTACJI
Model zmiany jednostki w organizacji 1/2
„ … Wiem czego się ode mnie oczekuje, rozumiem dlaczego to jest ważne …”
„ … Zobaczę zmianę w zachowaniu swoich przełożonych i kolegów w pracy”
„ … Posiadam umiejętności, okazje i możliwości by zachowywać się w nowy sposób”
„ … Zarówno struktura, procesy biznesowe jak i systemy w firmie wzmacniają mojązmianę”
Modelowanie Ugruntowanie rozumienia zmian
Wsparcie systemoweRozwój umiejętności
LUDZIELUDZIE KULTURAKULTURA
PROCESYPROCESYLUDZIELUDZIE
„Zmienię się jeśli … ”
![Page 10: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/10.jpg)
10
• Nowe rytuały, symbole• „Historie – powiedzenia” wzmacniające nowe postawy i zachowania
• Zachowanie przywódców• Wyłonienie i zaangażowanie osób wpływających na opinię
• Dopasowanie własnego zachowania do modelowanych
• Szkolenia • On-the-job training• Pozyskiwanie pracowników o pożądanych umiejętnościach
• Procesy (produkcji, obsługi, sprzedaży)• Systemy HR• Procedury
Modelowanie Ugruntowanie rozumienia zmian
Wsparcie systemoweRozwój umiejętności
LUDZIELUDZIE KULTURAKULTURA
PROCESYPROCESYLUDZIELUDZIE
„Zmienię się jeśli … ”
Model zmiany jednostki w organizacji 2/2
Uwzględnienie i spójność 3 czynników umożliwia trwałość zmiany
� Zaangażowani 29%
� Niezaangażowani 55%
� Aktywnie niezaangażowani 16%
Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardów dolarów rocznie z powodu niedostatecznego wykorzystania potencjału pracowników.
Zaangażowanie pracowników
Źródło: Badania Instytutu Gallupa przeprowadzone na próbie 1 000 000 pracowników w USA
![Page 11: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/11.jpg)
11
Zarządzanie projektem wdrażania zmian w organizacji
Różne stopnie zaangażowania pracowników w zmiany
1. Świadomość
2. Zrozumienie
3. Wspieranie
4. Pomoc
5. Aktywne zaangażowanie
6. Lider zmiany
![Page 12: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/12.jpg)
12
Zarządzanie projektem wdrażania zmian w organizacji
Etapy Zrównoważonego Zarządzania Zmianą – model
Fundamenty
Wdrażanie
Planowanie
Testowanie
Utrwalanie
Doskonalenie
![Page 13: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/13.jpg)
13
Etapy Zrównoważonego Zarządzania Zmianą – czas
Fundamenty
Wdrażanie
Planowanie
Testowanie
Utrwalanie
Doskonalenie
Czas
Etap Fundamenty – rezultaty:
1. Wizja zmiany
2. Gotowość do zmiany
3. Energia do zmiany
![Page 14: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/14.jpg)
14
Etap Planowania – rezultaty:
1. Szczegółowy efekt
2. Plan zmiany
3. Wiemy na co wpływa
4. Mamy strukturę projektu zmiany
Etap Testowania – rezultaty:
1. Szybkie zwycięstwa – fakty wspierające zmiany
2. Grupa zaangażowanych agentów zmiany
3. Sprawdzone rozwiązania
4. Realny i uzupełniony plan wdrożenia
![Page 15: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/15.jpg)
15
Etap Wdrażania – rezultaty:
1. Zaangażowanie wystarczająco dużej grupy
2. Bieżąca informacja o przebiegu zmiany
3. Zmiana „wydarzyła się” na każdym miejscu pracy
4. Plany zrealizowane
Etap Utrwalania – rezultaty:
1. Pracownicy działają w zgodnie z nowymi standardami
2. Pracownicy czują się dobrze w nowej sytuacji
3. Systemy zarządzania wspierają nowe zachowania
4. Kultura organizacyjna wspiera nowe zachowania
![Page 16: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/16.jpg)
16
Etap Doskonalenia – rezultaty:
1. Doświadczenia ze zmiany sąwykorzystywane
2. Pracownicy mają inicjatywęwprowadzania usprawnień
3. Wprowadzono mechanizmy ciągłego doskonalenia
4. Wybrane pomysły są wdrażane według
D
Tworzenie standardów jako wynik rozwiązywania problemówCykl Deminga
PA
1. Plan – planuj:•Zdefiniuj problem•Dotrzyj do przyczyny źródłowej•Opracuj rozwiązanie
2. Do – wdrażajopracowane rozwiązanie
4. Act – działaj:•Koryguj nieprawidłowości•Zastosuj rozwiązanie jako standard i wprowadź audyty
C
3. Check – sprawdźwyniki wdrożonego rozwiązania
![Page 17: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/17.jpg)
17
Proces ciągłego doskonalenia – bez standardów
Czas
Efektywność
P
DC
A
Rola standardów w procesie ciągłego doskonalenia
Czas
Efektywność
P
DC
A
![Page 18: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/18.jpg)
18
Źródło: Cameron, 1997; Caldwell 1944; Gross, Pascale & Athos, 1993; Kotter & Heskett, 1992
Konsekwencje nieumiejętnych działań w zmianie
► 3/4 inicjatyw zmian całkowicie się nie powiodło lub spowodowało poważne trudności
► Przyczyna: ► lekceważenie kultury organizacyjnej► lekceważenie oporu przed zmianami ► brak pozytywnych wzorców zachowań
Etap Fundamenty – kluczowe działania:
1. Zapewnienie silnego i kompetentnego przywództwa
2. Przygotowanie przekonywującej, opartej na faktach argumentacji, jednoznacznie wskazującej na to, że zmiany są konieczne
3. Wytworzenie w organizacji poczucia pilności zmiany oraz tego, że jest ona nieunikniona
4. Powstanie zespołu liderów zmiany i doprowadzenie do tego, aby działał on jak spójny zespół
5. Określenie konkretnej i realnej wizji organizacji po zmianie oraz jej komunikacja
![Page 19: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/19.jpg)
19
Etap Planowania – kluczowe działania:
1. Szczegółowe określenie stanu docelowego po zmianie oraz identyfikacja najważniejszych różnic pomiędzy stanem dzisiejszym a stanem przyszłym
2. Analiza wpływu zmian, identyfikacja ryzyk i zagrożeń oraz zaplanowanie i podjęcie działań zapobiegawczych
3. Przygotowanie realistycznego harmonogramu projektu i zaplanowanie niezbędnych zasobów
4. Określenie kluczowych mierników sukcesu (KPI) i i narzędzi ich monitorowania
5. Zaplanowanie „szybkich zwycięstw” i sposobu celebrowania sukcesów
6. Organizacja struktur wspierających projekt (zespół komunikacji, komitet sterujący, zespoły projektowe, konsultanci, dostawcy itp.)
Etap Testowania – kluczowe działania:
1. Wprowadzenie zmiany w pilotażowym obszarze w zakresie umożliwiającym sprawdzenie założeń projektu
2. Identyfikacja i usunięcie głównych barier
3. Wyciągniecie wniosków, a następnie weryfikacja planów i narzędzi wdrożenia zmiany
4. Podjęcie kluczowych decyzji dotyczących terminów, zakresu i sposobu wdrażania zmiany
5. Komunikacja wyników testowania - pierwszych sukcesów oraz lekcji z porażek
![Page 20: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/20.jpg)
20
Etap Wdrażania – kluczowe działania:
1. Zaangażowanie w zmiany szerokiego grona pracowników
2. Osiągnięcie pierwszych kamieni milowych i celebrowanie pierwszych sukcesów – nagradzanie ich twórców
3. Zbieranie informacji zwrotnej oraz wprowadzanie niezbędnych modyfikacji do planu projektu. Inicjowanie nowych niezbędnych działań
4. Identyfikacja i usunięcie lub ograniczenie barier
5. Doprowadzenie do osiągnięcia planowanych rezultatów zmiany
Etap Utrwalania – kluczowe działania:
1. Doprowadzenie do tego, że zmiana będzie poprawnie funkcjonować na każdym miejscu pracy – stanie sięstandardem postępowania rozumianym i przestrzeganym przez wszystkich pracowników
2. Dostosowanie do wdrożonej zmiany procesów, systemów, narzędzi, które dotychczas nie zostały uwzględnione przy wdrażaniu zmiany, a które przeszkadzają w utrwaleniu nowych nawyków i zachowań pracowników
3. Dopasowanie systemów i narzędzi zarządzania zasobami ludzkimi (rozwój, motywacja, ocena, rekrutacja, awanse)
4. Gromadzenie doświadczeń oraz pomysłów pracowników w celu wprowadzenia zmian i korekt
![Page 21: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/21.jpg)
21
Etap Doskonalenia – kluczowe działania:
1. Wprowadzenie podstawowych mechanizmów systemu stałego doskonalenia umożliwiających dostosowywanie do zmieniających się potrzeb i uwarunkowań
2. Ukierunkowanie energii pracowników na wprowadzanie zmian i ulepszeń w ramach systemu ciągłego doskonalenia
3. Komunikowanie zmian i świętowanie osiąganych wyników
4. Poszukiwanie oraz wykorzystywanie najlepszych praktyk i doświadczeń
Kluczowe czynniki sukcesu projektu wdrażania zmianw kolejności wpływu na sukces zmiany
1. Widoczne wsparcie sponsora projektu przez cały projekt2. Pracownicy rozumieją, co muszą zrobić, aby zmiana przyniosła efekty3. Projekt prowadzą właściwi ludzie i mają odpowiedni budżet4. Zaangażowany i kompetentny zespół projektowy5. Silny kierownik projektu6. Inne priorytety organizacji zostały podporządkowane zmianie7. Postęp projektu jest monitorowany i komunikowany wew. organizacji8. Każdy pracownik rozumie na czym polega zmiana i dlaczego jest
wprowadzana9. Stałe i konsekwentne wsparcie sponsora projektu przez cały projekt10. Zmiana jest ograniczona, aby można było nią dobrze zarządzać11. Pracownicy mają poczucie sprawiedliwego traktowania12. Sponsor projektu ma poparcie innych kluczowych osób w firmie13. Opracowano szczegółowy plan projektu
Źródło: Badanie projektów zmian w 210 firmach; Conquering Organizational Change, Pierre Mourier, Martin Smith
![Page 22: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/22.jpg)
22
Kluczowe czynniki wpływające na niepowodzenie projektu wdrażania zmian w kolejności wpływu na niepowodzenie zmiany
1. Sponsor jest niezaangażowany lub obojętny wobec zmiany2. Kluczowi dyrektorzy lub ważne części organizacji nie popierają zmian3. Cele projektu są niejasne4. Nie ma jednoznacznego planu projektu5. Nie ma jasno przypisanej odpowiedzialności za wdrażanie zmiany6. Napotkane problemy nie są komunikowane sponsorowi7. Kadra zarządzająca jest pochłonięta innymi sprawami8. Pracownicy nie rozumieją przyczyn zmiany9. Zewnętrzni usługodawcy nie dostarczyli obiecanego produktu / usługi10. Zmiana jest niedostosowana do kultury organizacyjnej11. Pracownicy nie są informowani o postępach projektu12. Kadra zarządzająca koncentruje się na politycznej walce o kontrolę
nad zmianami13. Zasoby są rozproszone na inne priorytety14. Harmonogram projektu jest nie realistyczny lub często zmienianyŹródło: Badanie projektów zmian w 210 firmach; Conquering Organizational Change, Pierre Mourier, Martin Smith
Typy zmian
► Szybkie – Wolne
► Ewolucyjne – Rewolucyjne
► Oddolne – Odgórne
![Page 23: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/23.jpg)
23
Komunikacja w zmianach
Statystyka postaw w sytuacji zmian
Wcześni Adaptato-rzy
SpóźnieniPóźna większośćWczesna większośćInnowato-
rzy
16%34%34%13,5%2,5%
![Page 24: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/24.jpg)
24
Postawy w procesie zmian - pierwsze 16%
• Innowatorzy - ochoczo wypróbowują nowe pomysły i wynalazki. To zainteresowanie powoduje, że mają szeroki krąg znajomych z różnych środowisk. Mimo sporych dystansów (geograficznych, społecznych, kulturowych) są w stanie budować między sobą przyjaźnie i trwałe znajomości. Żeby być innowatorem trzeba:
– Dysponować wystarczającymi środkami finansowymi
– Posiadać i umieć zastosować w praktyce wiedzę specjalistyczną
– Radzić sobie z większym niż średni, poziomem niepewności
•Wcześni adaptatorzy – są bardziej związani ze swoją społecznością lokalną niżinnowatorzy. Często pełnią rolę przywódców lub opiniotwórców w swoich środowiskach. Stanowią źródło informacji o nowościach, zanim reszta postanowi wypróbować nowy pomysł „na własnej skórze”. Efektywnie, acz subtelnie wykorzystują nowe pomysły i rozwiązania adaptując je do swoich potrzeb
Postawy w procesie zmian - środkowe 68%
•Wczesna większość - adaptują nowe pomysły i technologie troszkę szybciej niżprzeciętna osoba. Mają częste interakcje ze swoimi rówieśnikami, ale rzadko pełnią role przywódcze. Stanowią ważne ogniwo między drobną garstką ludzi, którzy już zaimplementowali nowy pomysł, a resztą- większością, która jeszcze się wacha. Mimo wstępnych prób stosowania nowego pomysłu, potrzebują więcej czasu, by zaadaptować go całkowicie
•Późna większość – Nie zastosują nowego rozwiązania, technologii, pomysłu dopóki nie uczyni tego zdecydowana większość. Można ich przekonywać o użyteczności nowego podejścia, jednak i tak potrzebują potwierdzenia większej części społeczności, by zacząć stosować je w praktyce.
![Page 25: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/25.jpg)
25
Postawy w procesie zmian - ostatnie 16%
• Spóźnieni - stanowią ostatnią grupę na drodze nowego pomysłu. Nie mająwpływu na podejmowane decyzje. Najczęściej mają konserwatywne poglądy i postępują tak się „od zawsze postępowało”. Najczęściej mają kontakt z osobami, które podobnie jak oni wyznają tradycyjne wartości.
Podsumowanie
ZmianaZmiana
InnowatorzyInnowatorzy Wcześni AdaptatorzyWcześni
AdaptatorzyPóźna
WiększośćPóźna
Większość SpóźnieniSpóźnieniWczesna WiększośćWczesna Większość
•Otwarci na nowe
•Kontakty w różnych środowiskach
•Dobrze działają w warunkach niepewności
•Outsiderzy
•Otwarci na nowe
•Kontakty w różnych środowiskach
•Dobrze działają w warunkach niepewności
•Outsiderzy
•Często pełniąrole przywódcze
•Stanowiąwzór dla reszty
•Dostosowująnowe pomysły do siebie
•Są źródłem informacji
•Często pełniąrole przywódcze
•Stanowiąwzór dla reszty
•Dostosowująnowe pomysły do siebie
•Są źródłem informacji
•Przyswajająnowy pomysł, kiedy jest on całkowicie sprawdzony i bezpieczny
•Postępujątak, jak większość
•Konformizm
•Przyswajająnowy pomysł, kiedy jest on całkowicie sprawdzony i bezpieczny
•Postępujątak, jak większość
•Konformizm
•Wyznajątradycyjne wartości
•Nie lubiący zmian i broniący sięprzed nimi
•Zamknięci we własnym kręgu
•Wyznajątradycyjne wartości
•Nie lubiący zmian i broniący sięprzed nimi
•Zamknięci we własnym kręgu
•Stosują to „co jest modne”
•Pełnią rolę„łączników”
•Promują„sobą” nowy pomysł
•Stosują to „co jest modne”
•Pełnią rolę„łączników”
•Promują„sobą” nowy pomysł
![Page 26: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/26.jpg)
26
Cele komunikacji
Celem komunikacji zmiany jest przekonanie pracowników o tym, że:
► MUSIMY się zmienić (zmiana jest konieczna)
► CHCEMY się zmienić (zmiana jest potrzebna i przyniesie korzyści)
► POTRAFIMY się zmienić (mamy odpowiednie zasoby tj. ludzi, pieniądze, czas, profesjonalne wsparcie; możemy się nauczyćnowych sposobów działania)
Miernikiem dobrej komunikacji jest szybka i obserwowalna
ZMIANA ZACHOWAŃ
Komunikacja w zmianie – badania
► Lata 2000-2003 – 10 dużych polskich przedsiębiorstw przechodzących zmianę
► 11 457 ankiet, 656 wywiadów pogłębionych
► Główny wniosek: Jeśli przekazywane są informacje, to raczej te, które wydają się istotne z punktu widzenia zarządzających, a nie te, którymi żyją (i o których rozmawiają ze sobą) pracownicy
Źródło: za HBR 11/2003:
![Page 27: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/27.jpg)
27
Mity dotyczące komunikowania zmian
1. Pracowników interesuje wizja strategiczna i cele zmian
2. Komunikacja kaskadowa działa
3. Jeśli mamy złe wieści, lepiej nic nie mówić
4. Pracownicy niczego się nie domyślają
Akceptacja zmian a poziom doinformowania
Źródło: HBR 11/2003
29,2%
60,4%
38,0%
30,1%32,8%
9,5%
Pracownicy mający poczucie doinformowania
Pracownicy mający poczucie
niedoinformowania
„Uważam, że zmiany w firmie idą w dobrym kierunku”
Raczej nie / zdecydowanie nie
Trudno powiedzieć
Zdecydowanie tak / raczej tak
![Page 28: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/28.jpg)
28
Zasady skutecznej komunikacji zmian strategicznych
1. Komunikuj bezpośrednio do przełożonych
2. Używaj komunikacji bezpośredniej
3. Komunikuj wyniki pracy na możliwie najniższym poziomie
Źródło: Communicating Change; Winning employee support for new business goals; TJ Larkin; Sandra Larkin
Zasada 1. Komunikuj bezpośrednio do przełożonych
►Bezpośredni przełożony (kierownik liniowy) jest dla pracowników najbardziej pożądanym źródłem informacji
►W zależności od badania 83-96% pracowników uważa, że bezpośredni przełożony mówi prawdę
►Opinia przełożonego jest najważniejszym i najbardziej wiarygodnym źródłem informacji
Preferowane przez pracowników źródło informacji*
* Respondenci mogli wybrać więcej niż jedną odpowiedź
Źródło: J. Foehrenbach, K. Rosenberg, How are we doing? w Journal of Communication Management, vol. 12, no. 1, str. 3-11
92%
51%
29%
88%
55%
31%
90%
46%
36%
Bezpośredniprzełożony
Zarząd Związekzawodowy
Kanada
UK
USA
92%
51%
29%
88%
55%
31%
90%
46%
36%
Bezpośredniprzełożony
Zarząd Związekzawodowy
Kanada
UK
USA
Kanada
UK
USA
![Page 29: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/29.jpg)
29
Wpływ przełożonego na zaangażowanie pracowników
► Badania Gallupa na grupie 1 000 000 pracowników –najważniejszy wniosek to: jak zaangażują się pracownicy i co wniosą do wykonywanej pracy zależy od ich relacji z bezpośrednim przełożonym
► Donald Pelz, University of Michigan, 10 000 pracowników –najważniejszy wniosek: największy wpływ na satysfakcjępracowników z relacji z przełożonym ma nie styl zarządzania, ale to, czy jest on osobą, która ma władzę i wpływ
► Główny wniosek: Liczy się jakość komunikacji między przełożonym i pracownikiem
Czynniki umożliwiające skuteczną komunikacjęprzez kierowników liniowych
► Bezpośrednia komunikacja zmian przez zarząd do kierowników liniowych (pokazanie ich specjalnego statusu)
► Uwzględnienie opinii, pytań i obaw kierowników liniowych
► Pozostawienie kierownikom sposobu przekazania informacji dla ich pracowników
► Złe wieści powinny być przekazywane przez średnią lub wyższą kadrę kierowniczą tak, aby chronić relacjękierowników liniowych z ich pracownikami
![Page 30: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/30.jpg)
30
Zasada 2. Używaj komunikacji bezpośredniej
► Komunikacja to nie obraz, słowa, forma itp., lecz interakcja. Celem nie powinno być tworzenie komunikatów, ale zapewnienie warunków umożliwiających skuteczne interakcje kierowników liniowych z pracownikami:
► Przygotowanie odpowiedzi na trudne pytania► Szybka i prosta informacja przekazywana
bezpośrednio do kierowników linowych► Otwarty i sprawny kanał komunikacji dwustronnej
► Forma komunikacji dostosowana do potrzeb zespołu oraz kierownika liniowego
► Pracownicy nie potrzebują usłyszeć całej historii – chcąjedynie znać odpowiedzi na ich pytania
Zasada 3. Komunikuj wyniki pracy na możliwie najniższym poziomie
► Pracownicy nie interesują się strategią, wynikami i sytuacją firmy, o ile nie wpływa to bezpośrednio na ich miejsce pracy lub bezpieczeństwo zatrudnienia
► Pracowników interesuje jedynie to, co jest związane z ich miejscem pracy, wykonywaną pracą oraz ich przyszłością
► Komunikuj wyniki pracy porównując je z innymi (zespołami, oddziałami, lokalizacjami itp.) oraz z konkurencją, jednoznacznie pokazując konsekwencję dla pracowników
![Page 31: Zarządzanie Zmianą w organizacji - Podręcznik UXz.nf.pl/materialy/pdf/579_1.pdf · Ten brak zaangażowania kosztuje firmy amerykańskie ponad 300 miliardówdolarów rocznie z powodu](https://reader031.vdocuments.site/reader031/viewer/2022021914/5c76f95809d3f28c0f8c5a01/html5/thumbnails/31.jpg)
31
ZANIM
BĘDĄ
KONIECZNE!
Kiedy wprowadzać zmiany?
Dane kontaktowe
4 Results Sp. z o.o.Al. Komisji Edukacji Narodowej 95 lok. 47
02-777 WarszawaTel. (22) 859 0 333www.4results.pl
Sławomir BłaszczakPrezes
tel. 505 144 [email protected]
Krzysztof PimpickiWiceprezes
tel. 506 056 [email protected]