zarządzanie sobą w czasie (zc2013)
DESCRIPTION
Zarządzanie sobą w czasie - przegląd zagadnień - wybrane ćwiczeniaTRANSCRIPT
Vita brevis, ergo jestem
gospodarzem swego czasu
Racjonalna organizacja czasu pracy i „zarządzanie
czasem”przegląd zagadnień
Krzysztof Sługocki, Wrocław, 10.01.2014
2
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Po co organizować czas?
Po to, aby mieć lepszą przyszłość.Czy to znaczy, że jest jakiś magiczny sposób na lepszą przyszłość? Owszem, jest. Ale nie jest magiczny.A jaki?
Najlepszym sposobem na lepszą przyszłość jest jej wymyślanie.
3
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Mądra myśl na dziś:
"Don’t let it happen. Make it happen.„
…i to w zasadzie wyczerpuje temat…
4
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
„Don’t let it happen. Make it happen.” Co to znaczy?
„Chodzi o to aby wykonywać właściwą pracę a nie jakąś pracę wykonywać właściwie.”
Peter F. Drucker
Miej Czas na czas działania efektywnego. Nie miej Czasu na czas działania
efektownego.
5
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Czym jest…?
Czym jest zarządzanie czasem?(ang. time management - TM) to podnoszenie skuteczności działania poprzez efektywniejsze wykorzystywa-nie czasu. Terminu „zarządzanie czasem” najczęściej używa się w kontekście pracy i kariery, choć odnosić się może do wszystkich sfer życia.
6
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Czym jest zarządzanie czasem?
…jest konsekwentnym i zorientowanym na cel stosowaniem w praktyce spraw-dzonych zasad i technik pracy w taki sposób, że kierowanie zwłaszcza sa-mym sobą, ale i swoim otoczeniem, odbywa się bez zbędnego trudu a otrzy-many do dyspozycji czas jest wykorzys-tywany sensownie i optymalnie.
L. J. Seiwert
7
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Czym jest zarządzanie czasem?
Czasem nie da się zarządzać, można jedynie zarządzać sobą w czasie.
Czym jest zarządzanie sobą w czasie?Zmień to, na co masz wpływ i…pogódź się z resztą!…i to w zasadzie wyczerpuje temat…
8
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Którą umiejętność zarządzania sobą w czasie uznasz za najważniejszą? [1]
wykorzystuj czas efektywnie łap złodziei czasu wytyczaj motywujące cele planuj pisemnie stosuj plany dnia ustalaj priorytety zaczynaj i kończ pozytywnie uwzględniaj krzywą wydajności zarezerwuj godzinę ciszy zarządzaj poprzez zlecanie korzystaj z narzędzi planowania czasu bądź konsekwentny inna (jeśli inna – to jaka?)
ćwiczenie
9
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014Którą regułę zdobywania
czasu uznasz za najważniejszą? [2]
celowości, czyli codzienne zadania dostosuj do celów
przygotowań, czyli planuj nowy dzień na piśmie ustalania priorytetów, czyli stosuj hierarchię
ważności wedle ważnych kryteriów zestawiania, czyli podobne zadania grupuj w
jednym bloku upraszczania, czyli trudne zadania podziel na
małe kroki zlecania innym, czyli mów jednoznacznie,
wyraźnie, jasno oraz pytaj, czy cię zrozumiano parasola ochronnego, czyli miej swój czas dla
siebie uwzględniania innych, czyli ustalaj cele i limity
czasu telefonowania, czyli uwzględniaj czas
oddzwaniania cieszenia się z sukcesów, czyli raduj się ze spraw
załatwionych
ćwiczenie
10
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Którą korzyść wynikającą z lepszego zarzą-dzania czasem uznasz za najważniejszą? [3]
Realizacja tych samych zadań, ale mniejszym nakładem sił.
Lepsza organizacja własnej pracy. Lepsze wyniki w pracy. Mniej chaosu i stresu. Większe zadowolenie z pracy. Większa motywacja. Czas na realizację zadań „wyższego” rzędu. Mniejsza presja w pracy i nacisk na
wydajność. Mniej błędów popełnianych podczas
realizacji zadań. Szybsze osiąganie celów zawodowych i
prywatnych.
ćwiczenie
11
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Twoje CiTy, czyli „CredoTime”
Napisz i odczytaj zdanie oraz wytłumacz jego znaczenie.
Stosuj regułę …[2]… w tym celu …[1]… a korzyścią z tego będzie …[3]…
ćwiczenie
12
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
A teraz „make a promise”; czas na Twoją Ścieżkę…
Napisz i odczytaj to samo zdanie, upraszczając je…
Będę …[2]… (zdanie po „czyli”)
i będę …[1]…a będę …[3]… (zdanie po „będzie”)
…i to w zasadzie każe stwierdzić, że daleko jest stąd jeszcze do wyczerpania tematu…
ćwiczenie
13
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Czas i działanie
Działanie prowadzi w czasie do konsekwencji tego działania.Konsekwencje działania w sferze wydajności i konsekwencje działania w sferze efektywności.
wydajność efektywność
ćwiczenie
14
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Jaka jest Twoja orientacja?
Dokonaj wyboru. Zanotuj swój wybór.W czasie działania i po działaniu oczekujesz bardziej wydajności czy efektywności?
wydajność efektywność
ćwiczenie
15
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Czynność i sukces
Bardziej preferujesz nastawienie na czynność czy orientację na sukces?Bardziej preferujesz nastawienie na sukces czy orientację na czynność?Dokonaj wyboru. Zanotuj wybór.
ćwiczenie
16
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Dokonaj wyboru
Właściwe załatwianie spraw czy załatwianie właściwych spraw?
Rozwiązywanie problemów czy kreatywne tworzenie alternatyw?
Oszczędzanie środków czy optymalne wykorzystanie środków?
Wypełnianie obowiązków czy osiąganie wyników?
Redukowanie kosztów czy podwyższanie zysku?
ćwiczenie
17
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Oczekiwanie wydajności
Cechuje się nastawieniem na czynność, a to oznacza: właściwe załatwianie spraw; rozwiązywanie problemów; oszczędzanie środków; wypełnianie obowiązków; redukowanie kosztów.Czy Twoje działania są dobrze zorganizowane w czasie?
ćwiczenie
18
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Oczekiwanie efektywności
Cechuje się nastawieniem na sukces, a to oznacza: załatwianie właściwych spraw; kreatywne tworzenie
alternatyw; optymalne wykorzystanie
środków; osiąganie wyników; podwyższanie zysku.Czy Twoje działania są dobrze zorganizowane w czasie?
ćwiczenie
19
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Każdy ma kłopot z czasem ćwiczeni
e
20
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Każdy ma kłopot z czasem; MindMap zarządzania sobą w czasie
ćwiczenie
21
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Co sprzyja racjonalnej organizacji czasu?
Pozytywne nastawienieWiedza i kreatywnośćUmiejętność komunikowaniaUmiejętność planowania pracy sobieUmiejętność planowania pracy innymTempo pracySprawność fizycznaNapięcie emocjonalne
ćwiczenie
22
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014Co przeszkadza
racjonalnej organizacji czasu?
OdwlekanieNiezdecydowanieOpieszałośćNiefrasobliwośćPerfekcjonizmPrzeciążenie informacjąPostawa na „Nie”
ćwiczenie
23
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014Proces ciągłego
doskonalenia w zarządzaniu sobą w czasie
Sformułowanie celu
Plan
Decyzja
Realizacja
Kontrola
Informacja i komunikacja
24
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Proces formułowania celu
Analiza zamierzeń i warunków
Co ja chcę? Co ja mogę?
Sformułowanie celu
marzenia i życzenia atuty i słabości
zamierzenia możliwości i zagrożenia
25
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Zanotuj co najmniej pięć swoich celów
ćwiczenie
26
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Analiza SWOT
To prosta metoda, która umożliwia określenie mocnych stron (strengths), słabości (weaknesses), możliwości (opportunities) i zagrożeń (threats) towarzyszących każdej chwili.
27
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Schemat analizy SWOT
28
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014Analiza SWOT zarządzania
sobą w czasie – konieczne wyjaśnienia
Mocna strona to coś, w czym jesteś dobry;
Słabość to coś, co uważasz za trudne albo wiesz, że nie jesteś w tym dobry;
Możliwość to sytuacja, która działa na Twoją korzyść, dając sposobność do postępu;
Zagrożenie to coś, z czym wiąże się jakieś ryzyko w Twojej obecnej sytuacji bądź planach na przyszłość.
29
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Zewnętrzne
Analiza SWOT zarządzania sobą w czasie
Wewnętrzne
30
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Ogólne wytyczne wynikające z analizy SWOT
…są bardzo proste, ale niestety trudne do realizacji: unikać zagrożeń, wykorzystywać szanse, wzmacniać słabe strony, opierać się na mocnych
stronach. …i to może teraz wyczerpuje już temat?...
ćwiczenie
31
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014Głównym celem
zarządzania sobą w czasie jest to,…
że dobrze wykorzystując czas, można więcej zrobić, a więc wzrasta szansa na sukces.Zarządzanie sobą w czasie to w dużej mierze zbiór technik mających pomóc lepiej gospodarować czasem.
32
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Dobre formułowanie celów
Niemożliwe jest osiągnięcie celu, dopóki nie zostanie on wyznaczony.Decydujące znaczenie dla poprawy skuteczności działania, ma więc właśnie dobre formułowanie celów. Planowanie wydaje się powszechne, wykazano jednak, że tylko 3% ludzi wyznacza sobie cele jasne i wyraźne – oni też odnoszą największe sukcesy.
33
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Zasada SMART
Cechy dobrze sformułowanego celu określa zasada SMART: S – specific: konkretny, określony M – measurable: mierzalny A – ambitious: ambitny R – related: powiązany z innymi
celami T – timely bounded: określony w
czasie
34
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014Cechy lepiej
sformułowanego celu określa zasada SMARTER
S – specific: konkretny M – measurable: mierzalny A – ambitious: ambitny R – realistic: realistyczny T – time oriented: określony w
czasie E – exciting: ekscytujący R – recorded: zapisany
35
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Dobrze sformułowany cel powinien być:
bardzo konkretny, tak aby było doskonale wiadomo, do czego się dąży;
powinien być mierzalny, powinien istnieć sposób, aby jednoznacznie określić, kiedy cel zostanie osiągnięty;
wskazane jest też narzucić sobie pewne ramy czasowe, określić termin realizacji danego celu;
w formułowaniu celu zwraca się także uwagę na to, aby cel był ambitny i ekscytujący, co będzie zwiększało motywację do jego osiągnięcia;
musi być realistyczny, czyli możliwy do osiągnięcia;
ważnym krokiem w kierunku dobrego formułowania celów jest ich zapisywanie.
ćwiczenie
36
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Cele rodzą zadania
Dobre zarządzanie sobą w czasie wymaga przemyślenia oczekiwań wobec siebie i innych, wobec przyszłości oraz hierarchizacji celów i zadań. Wyróżnia się cztery kategorie zadań/celów ze względu na hierarchię ważności i pilności ich wykonania.Określa to Macierz Eisenhovera.
37
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Macierz Eisenhovera
12
3
38
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014ABC – priorytety i
ustalanie hierarchii wartościMożesz zrobić bardzo wiele, ale nie wszystko! Jeśli wiesz, co chcesz osiągnąć, i czy-nisz w tym kierunku wysiłki, będziesz szczęśliwy. A – zadania, które muszą być zrobione; B – zadania, które powinny być zrobione; C – zadania, które mogą być zrobione, jeśli zadania A i B są już wykonane.
39
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014Określanie priorytetów
zadań (celów) w analizie ABC
40
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Określanie priorytetów działań (zadań, celów itp.) w analizie ABC
41
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Zasada Pareto (80:20)ćwiczenie
42
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Optymalna organizacja czasu pracy wymaga czasu
Optymalna organizacja czasu pracy niekoniecznie zakłada pracowanie ciężej, a raczej – mądrzej.W usprawnianiu własnej organizacji czasu wiele czasu zajmie wyeliminowanie elementów powstrzymujących od usprawniania własnej organizacji czasu.
43
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Odpowiedz na 10 pytańCzy zaczynasz dzień pracy od planu działania?Czy „złe rzeczy” robisz szybciej od „dobrych”?Której sferze życia poświęcasz najwięcej czasu: czy sferze zdrowie, czy rodziny, czy finansów, czy intelektualnej, czy społecznej, czy zawodowej, czy duchowej?Którą z wyżej wymienionych sfer zaniedbujesz?Czy pracujesz w nieporządku?Czy porządkujesz bałagan?Czy bywasz często zmęczony? Ile godzin sypiasz?Czy często dopada cię znużenie i znudzenie pracą?Czy robisz sobie przerwy na wytchnienie i posiłek?
ćwiczenie
44
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Wyplenić pięć błędów Wetmora
Start your day without a plan of action
Get out of balance in your life
Work with a messy desk or area
Don't get enough sleep
Don't take a lunch break
45
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Wyplenić pięć błędów Wetmora
1. Zaczynanie dnia bez planu działania; podążanie za „najgłośniejszym wezwaniem”.
2. Pozbywanie się poczucia równowagi; sabotowanie swego sukcesu.
3. Praca w bałaganie; ciągłe próby jego porządkowania.
4. Za mało snu; permanentne zmęczenie.
5. Brak przerwy na „wytchnienie i posi-łek”, czyli lunch; uleganie znużeniu i znudzeniu.
46
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Napisz swój…
…nekrolog, gdybym umarł(a) wczorajgdybym umarł(a) za dziesięć lat
ćwiczenie
47
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Napisz…
Notatkę o sobie do encyklopedii
ćwiczenie
48
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Duch organizacji czasuTu spoczywa człowiek
Który umiał przyciągnąć do swej służby Ludzi lepszych od siebie I mawiał że liczy się to
Co możesz zrobićA nie to czego zrobić nie możesz
Oraz wierzył że ludzie zwykli Dokonują rzeczy niezwykłych
49
Krzysztof Sługocki, Zarządzanie sobą w czasie, Wrocław 10.01.2014
Dziękuję za uwagę
Vita brevis, ergo…Najlepszym sposobem na lepszą przyszłość jest jej wymyślanieDon’t let it happen. Make it happen.„Chodzi o to aby wykonywać właściwą pracę a nie jakąś pracę wykonywać właściwie.”Zmień to, na co masz wpływ i pogódź się z resztą.