ngosif.ba/dok/ngofinuputstvo.pdf · zaklada za socijalno uključivanje u bosni i hercegovini *...

Fondacija za socijalno uključivanje u Bosni i Hercegovini * Фондација за социјално укључивање у Босни и Херцеговини Zaklada za socijalno uključivanje u Bosni i Hercegovini * Social Inclusion Foundation in Bosnia and Herzegovina

Aplikacija za finansijski menadžment nevladinih

organizacija

NGO.Fin - Korisničko uputstvo -

NGO.Fin Korisničko uputstvo

Kroz NGO.Fin aplikaciju, FSU u BiH svim zainteresovanim nevladinim organizacijama i donatorima stavlja na raspolaganje alat koji omogućava pregledno i jednostavno vođenje finansijskih evidencija za nevladine organizacije. Osim raspoloživosti alata, pravilno vođenje finansijskih procedura zahtijeva znanje, ažurnost i odgovornost korisnika. FSU u BiH ne preuzima odgovornost za eventualne greške nastale nepravilnim unosom ili neadekvatnim korištenjem aplikacije. Nadalje, imajući u vidu specifičnosti nevladinih organizacija – sportskih društava koja značajan dio svojih prihoda ostvaruju prodajom karata, reklama i sl. obavještavamo potencijalne korisnike iz ovih organizacija da NGO.Fin nije profilirana na način koji bi olakšao njihovo poslovanje niti je testirana na sličnim primjerima. Za ove organizacije korištenje NGO.Fin nije preporučeno i ovakve organizacije mogu koristiti NGO.Fin samo na vlastitu odgovornost.


Sadržaj

Uvod

Registracija

Inicijalna administracija

Finansijske procedure

Donatorske opcije

Pomoć


Uvod

Aplikacija za finansijski menadžment nevladinih organizacija NGO.Fin je razvijena u sklopu Švicarskog programa podrške nevladinim organizacijama u Bosni i Hercegovini 2004 – 2008. Razvoj sistema i izradu aplikacije obavio je, uz finansijsku i stručnu pomoć Švicarskog ureda za razvoj i saradnju (SDC/DEZA) i revizorske kuće Auditing d.o.o., Nezavisni biro za humanitarna pitanja (IBHI).

Osnovni cilj postavljen pred aplikaciju je sistematizacija finansijskog poslovanja nevladinih organizacija, smanjenje resursa potrebnih da bi NVO-i provodili finansijsko praćenje svojih projekata kao i povećanje transparentnosti utroška donatorskih sredstava.

Imajući u vidu postavljene ciljeve, kao i kapacitete nevladinih organizacija za korištenju interneta, sistem je implementiran u obliku web aplikacije. Ovim su postignuti sljedeći efekti: • Obzirom da se aplikaciji pristupa korištenjem web browsera, aplikacija se na

klijentskim računarima ne mora instalirati – jedini preuslov za korištenje aplikacije je provođenje postupka registracije;

• Obzirom da održavanje aplikacije i uvođenje novih verzija provodi na samo jednom računaru (web serveru) održavanje aplikacije je višestruko pojednostavljeno;

• Obzirom da se podaci svih organizacija automatski slijevaju na jednu lokaciju nema potrebe za izradom posebnih procedura za objedinjavanje podataka većeg broja organizacija.

Prilikom izrade aplikacije posebna pažnja je posvećena činjenici da se u praksi koristi veliki broj različitih metodologija za finansijsko praćenje projekata. Također, nevladine organizacije koje će biti primarni korisnici imaju različitu strukturu, veličinu te administrativne kapacitete. Imajući u vidu rečeno, aplikacija je strukturirana na način da omogućava različite metodologije korištenja. Administrativni moduli aplikacije omogućavaju organizacijama (kao i donatorima) objedinjavanje više projekata te time kreiranje izvještaja za čitavu organizaciju (NVO) ili programe koji uključuju više organizacija (donatorski programi). NGO.Fin omogućava istovremeno vođenje finansijskih evidencija prema zahtjevima projektnog menadžmenta te zakonom propisanim računovodstvenim zahtjevima. Kao rezultat modularnog pristupa u razvoju aplikacije, korisnici su u mogućnosti odabrati način rada u aplikaciji što podrazumijeva mogućnost samostalnog aktiviranje/deaktiviranje modula za rad prema računovodstvenim propisima te aktiviranje/deaktiviranje modula za razvrstavanje troškova prema spolu (u skladu sa članom 18. Zakona o ravnopravnosti spolova BiH).

Imajući u vidu potrebu za kontinuiranim unapređenjem poslovanja, IBHI će, u okviru svojih mogućnosti, kontinuirano unapređivati NGO.Fin aplikaciju. Sve primjedbe, savjeti o mogućim načinima unapređenja te informacije o identifikovanim nedostacima su dobrodošli.



Registracija

Korištenje NGO.Fin aplikacije je uslovljeno provođenjem postupka registracije. Tokom ovog postupka, budući korisnik specificira osnovne podatke o organizaciji i korisniku administratoru za organizaciju koji će unutar organizacije imati neograničena prava nad podacima. Pokretanje registracije se izvodi odabirom opcije Register pozicionirane na početnoj stranici nakon čega se otvara registraciona forma, prikazana na slici 1.

Slika 1 – Registraciona forma

Polja na registracionoj formi su podijeljena u dvije grupe. Gornja grupa sadrži podatke o organizaciji dok donji set sadrži podatke o korisniku – administratoru. Prema redoslijedu pojavljivanja polja imaju sljedeća značenja: • Full Name of the Organisation: puno ime organizacije ________________________________________________________________


• Acronym: skraćeno ime organizacije (ukoliko organizacija nema skraćenicu imena te ukoliko se ovo polje ostavi praznim, aplikacija će u njega automatski unijeti puno ime organizacije)

• Address: Adresa organizacije • City: Grad u kojem se nalazi glavna kancelarija organizacije • Country: Država u kojoj je organizacija registrovana (odabire se sa liste) • Telephone: telefon organizacije • Fax: fax organizacije • Email: email adresa organizacije namijenjena opštoj korespodenciji • Web: Internet adresa web sitea organizacije • Field of work: polje djelovanja (u ovo polje se unosi opšte polje djelovanja

organizacije) • Donor: polje se odabire ukoliko se radi o donatorskoj organizaciji. Ukoliko će

u nekom od projekata organizacija učestvovati sa svojim doprinosom koji u budžetu i izvještajima treba da se evidentira posebno (kao i za ostale donatore) time organizacija ima svojstva donatora te je za takve organizacije (iako su prevashodno NVO a ne donatori) ovu opciju potrebno odabrati i time organizaciju označiti kao donatora.

• Administrator User Name: Korisničko ime administratora. Korisnička imena za korisnike u svim registrovanim organizacijama moraju biti jedinstvena uzevši u obzir i korisnike u ostalim organizacijama. Ukoliko korisnik ponudi neko ime koje je već zauzeto, o tome će biti obaviješten uz sugestiju da odabere neko ime koje nije zauzeto (npr dodavanjem broja uz ime – npr. Senad1). Pri popunjavanju ovog polja nije dozvoljeno upisivanje slova karakterističnih za BHS jezike (ćčžđšŽĐŠĆČ). Navedeni znakovi se, ukoliko drugačije nije navedeno u ovom uputstvu, u ostalim poljima mogu koristiti bez ograničenja.

• Administrator Password: lozinka koja čini par sa administratorskim korisničkim imenom. Istu je potrebno unijeti i u naredno polje (Confirm password) kako bi se eliminisala mogućnost greške pri unosu. Iako dozvoljeno, prilikom popunjavanja ovog polja poželjno je izbjegavati slova ćčžđšĆČŽĐŠ jer ona na različitim računarima mogu imati drugačiju poziciju na tastaturi što može otežati ili onemogućiti pristup aplikaciji sa nekih računara.

• Language: polje za odabir jezika. Svaki korisnik može odabrati jedan od tri ponuđena jezika (engleski, jezici naroda u BiH ili njemački). Nakon odabira, rad u aplikaciji za svakog pojedinog korisnika je prilagođen odabranom jeziku.

Napomena: Sva polja čiji je opis podvučen su obavezna. Ostala polja su opcionalna. Ukoliko neko od polja bude popunjeno na pogrešan način, klik na opciju Register neće proizvesti željeni učinak već će korisnik biti obaviješten o greški pri unosu crvenom zvjezdicom smještenom neposredno iza pogrešno popunjenog polja. Primjer nepravilnog unosa u polje Email je dat na slici 2. Sve validne email adrese moraju imati znak @ (at), a obzirom da isti nije upisan u polje, adresa se ne smatra validnom. Korisnik je o tome obaviješten crvenom zvjezdicom smještenom iza polja. Obzirom da polje Email nije obavezno, korisniku bi registracija bila dozvoljena ukoliko bi polje Email ostavio praznim. Međutim, ukoliko je u polju unesen tekst, isti mora biti u obliku validne email adrese

Slika 2 – Primjer upozorenja o greški pri unosu podataka

NGO.Fin 2 Korisničko uputstvo

Nakon popunjavanja prikazanih podataka, korisnik završava proceduru registracije odabirom opcije Register. Suprotno, ukoliko se od registracije želi odustati, potrebno je odabrati opciju Cancel. Nakon pravilnog popunjavanja polja i odabira opcije Register, korisnik se preusmjerava na stranicu za prijavu gdje je, za pristup aplikaciji, potrebno unijeti korisničko ime i lozinku specificiranu u registracionoj formi. Izgled stranice za prijavu korisnika je dat na slici 3.

Slika 3 – Stranica za prijavu korisnika

Nakon popunjavanja polja User Name (korisničko ime) i (lozinka) za ulaz u aplikaciju potrebno je odabrati opciju Enter (ulaz).

Password



Inicijalna administracija

Nakon provođenja registracije i ulaza u aplikaciju, potrebno je specificirati dodatni set podataka koji omogućavaju finansijsko vođenje projekata. Ovi podaci su vezani za: • Projekte, • Račune (bankovne i blagajničke), • Korisnike, i • Kontni plan – opcija inicijalno nije dostupna – način njenog aktiviranja je

objašnjen u nastavku ovog poglavlja u odjeljku koji tretira podešavanje podataka za organizaciju.

Prilikom unosa ovih podataka treba imati u vidu sljedeće karakteristike aplikacije: • Prilikom registracije specificiran je osnovni set podataka za inicijalnog

korisnika administratora. Podatke za ovog korisnika je potrebno dopuniti (potrebno je još specificirati ime, prezime i email adresu). Ova procedura se izvodi odabirom opcije Profil korisnika smještene na meniju Administrativne opcije.

• Svakoj organizaciji je omogućeno kreiranje neograničenog broja projekata. Prilikom kreiranja projekta, pored naziva, opisa, početnog i krajnjeg datuma projekta specificiraju se i donatori. Korisnik koji kreira projekat, donatore može odabrati sa liste onih donatora koji su se registrovali u aplikaciji (ukoliko se, prilikom registracije organizacija registrovala kao donator, pronaći će i sebe na listi). Ukoliko je potrebno odabrati donatora koji nije registrovan u aplikaciji istog je potrebno pozvati da se registruje.

• Organizacijama je u aplikaciji omogućeno kreiranje neograničenog broja bankovnih i blagajničkih računa. Tokom procedure kreiranja računa (bilo bankovnog bilo blagajničkog) potrebno je specificirati projekte na kojim će račun biti korišten. Jedan račun može biti korišten u neograničenom broju projekata. Također, jedan projekat može koristiti sredstva sa neograničenog broja računa.

• Organizacijama je omogućeno kreiranje neograničenog broja korisnika. Svakom kreiranom korisniku je moguće dodijeliti administratorski status (u tom slučaju korisnik ima pristup podacima za sve projekte te mogućnost kreiranja novih projekata, korisnika i računa). Prilikom registracije korisnika koji nisu administratori, provodi se i procedura dodjeljivanja prava nad uvidom u pojedine projekte. Korisnik će imati mogućnost pristupa podacima samo za one projekte koji su mu eksplicitno dozvoljeni i to u varijanti prava da čita podatke (Read only) ili prava da čita, mijenja i dodaje podatke (Full Access – puni pristup). Na ovaj način korisnicima se reducira mogućnost ostvarivanja uvida u pojedine projekte a prema strukturi koju određuje korisnik administrator.

• Administratorske opcije (za kreiranje i izmjenu projekata, računa i korisnika) kao i sve druge dostupne opcije pozivaju se sa osnovne stranice aplikacije.


Način na koji se ove opcije pozivaju i implementiraju je razmatran u narednom poglavlju. Izgled osnovne stranice aplikacije je prikazan na slici 1.

Slika 1 – Osnovna strana aplikacije

Osnovna stranica aplikacije posjeduje sljedeće elemente: • Glavni meni – gornji dio prozora, sadrži sve dostupne opcije aplikacije.

Podijeljen je na podmenije: Administrativne opcije, Finansije, Donatorski meni i Pomoć.

• Naziv aplikacije: donji lijevi dio prozora • Informacija o trenutnom korisniku i opcija za odjavu – donji desni dio

prozora. Po završetku rada, za prekid rada sa aplikacijom, potrebno je odabrati

opciju Odjavi se, smještenu u donjem desnom dijelu prozora. Ovim se aplikacija preusmjerava na prozor za prijavu korisnika.

Opcije za kreiranje projekata, računa i korisnika su smještene na podmeni Administrativne opcije. Ove opcije su dostupne samo korisnicima administratorima. Korisnicima koji nisu administratori dostupna je samo opcija prilagođavanja podataka o trenutnom korisniku (sebi). Izgled podmenija Administrativne opcije (na način kako se prikazuje korisnicima administratorima i korisnicima koji to nisu) dat je na slikama 2 a. i b.

Slika 2.a. Slika 2.b. Slika 2 – Izgled podmenija Administrativne opcije


Kao što se vidi sa slike 2.b. korisnici koji nisu administratori imaju pravo pristupa opciji za izmjenu podataka o organizaciji (Profil organizacije). Međutim, oni ove podatke nisu u mogućnosti mijenjati.

Administrativne opcije

Profil organizacije

Ova opcija omogućava izmjenu podataka specificiranih za organizaciju prilikom registracije. Svi korisnici mogu ostvariti uvid u unesene podatke dok samo administratori mogu unositi i izmjene. Izgled strane Profil organizacije je prikazan na slici 3.

Slika 3 – Strana za podešavanje podataka o organizaciji (Profil organizacije)

Procedura unosa je identična unosu prvog seta podataka (za organizaciju) prilikom registracije organizacije uz dodatak polja za specificiranje željenog kontnog plana. Unos je omogućen na odabranom jeziku a validacija unosa se vrši na isti način kao i prilikom registracije – u slučaju nepravilnog unosa, korisnik se o tome obavještava prikazivanjem crvene zvjezdice neposredno iza pogrešno unesenog polja. Ukoliko se na ovom polje Kontnog plana ostavi nespecificiranim, posebna opcija Kontni plan na Administrativnom meniju ostaje nedostupna. Ukoliko se, pak, odabere jedan od ponuđenih kontnih planova, na ___________________________________________________________________


administrativnom meniju se dodaje dodatna opcija koja omogućava unos izmjena u odabrani kontni plan (dodavanje analitičkih na postojeća sintetička konta).

Profil korisnika

Profil korisnika, prikazan na slici 4, sadrži set podataka o trenutnom korisniku. Korisnik je u mogućnosti (za sebe) izmijeniti podatke o imenu, prezimenu, korisničkom imenu, lozinki, emailu i jeziku. Ukoliko se prilikom mijenjanja podataka lozinka želi ostaviti nepromijenjenom polje lozinke treba ostaviti praznim. Izmjena u jeziku će rezultovati automatskom i trenutnom izmjenom okruženja – sve opcije aplikacije će biti prikazane u novoodabranom jeziku. Ova opcija je dostupna svim korisnicima, bez obzira da li su administratori ili ne. Opcija Puni sadržaj donatorskog menija se odnosi samo na korisnike iz organizacija koje su se u aplikaciji registrirali kao donatori. Naime, u slučajevima donatora koji finansiraju veliki broj različitih projekata, poslije izvjesnog vremena korištenja aplikacije dolazi do zagušenja menija na kojem se vrši pristup projektima (usljed velikog broja završenih i nezavršenih projekata). Zbog toga se inicijalno na donatorskom meniju prikazuju samo trenutno aktivni projekti (kao referenca vremenskog određenja projekta se uzima datum početka i datum završetka projekta onako kako je specificiran pri njegovom kreiranju). U slučaju da se želi ostvariti uvid u neki od završenih projekata, na ovom prozoru je potrebno unijeti štrih u opciju Puni sadržaj donatorskog menija nakon čega donatorima postaju dostupni svi projekti bez obzira na njihov trenutni status.

Slika 4 – Profil korisnika

Projekti

Nakon odabira opcije Projekti sa podmenija Administrativne opcije prikazuje se prozor prikazan na slici 5. Ovaj prozor sadrži osnovne informacije o do sada kreiranim projektima: naziv, datum početka i datum završetka projekta. Podatke za kreirane projekte je moguće mijenjati odabirom opcije smještene


desno od polja Kraj a označene slikom olovke. Također, projekte je moguće brisati u potpunosti, odabirom opcije označene bijelim znakom x na crvenoj pozadini koja se nalazi neposredno uz opciju za modifikaciju unosa. Projekte je moguće brisati samo ukoliko za njih nisu uneseni budžet i troškovi. Ukoliko su za projekat ovi podaci uneseni, a projekat se želi obrisati, prvo je potrebno obrisati budžet i sve troškove za dati projekat a tek onda pristupiti brisanju samog projekta.

Pored liste kreiranih projekata, na dnu prozora su dostupne i opcije za povrat na glavnu stranu aplikacije (opcija Odustani, donji lijevi dio prozora), štampanje liste kreiranih projekata (opcija Štampaj, donji centralni dio prozora) i opcija za kreiranje novog projekta (opcija Novi unos, donji desni dio prozora). Pokretanje opcije Novi Unos rezultira promjenom izgleda prozora tako da on dobija novi element: modul za unos podataka za novi projekat. Izgled ovog prozora je dat na slici 6.

Slika 5 – Lista kreiranih projekata i opcije za pregled, izmjenu i dodavanje podataka o projektima

Prozor prikazan na slici 6. je podijeljen u dva dijela: • Gornji dio prozora služi za unos osnovnih podataka o projektu i to njegov

naziv, opis, datum početka i datum završetka te opcije za aktiviranje modula za gender analizu troškova te računovodstvo bazirano na kontnom planu. Ukoliko se za dati projekat želi aktivirati računovodstvena opcija, potrebno je još odabrati jedan od dva ponuđena načina kontiranja: u slučaju kontiranja preko budžeta prilikom specificiranja budžeta svakoj budžetskoj liniji se dodjeljuje odgovarajući konto. Prilikom evidentiranja pojedinačnih transakcija odgovarajući konto će se pridruživati svakoj transakciji u zavisnosti od specificirane budžetske linije. U slučaju direktnog kontiranja transakcija korisniku je na raspolaganju polje konta koje se popunjava pri evidentiranju svake transakcije. Osim navedenih, u gornjem dijelu prozora dostupna je i


opcija za otvaranje novog seta polja kojim se specificira logo projekta. Ukoliko projekat nema vlastiti logo potrebno je uploadovati logo organizacije, odnosno onaj logo koji će se prikazivati na finansijskim nalozima (voucherima). Ukoliko se logo ne specificira, finansijski nalozi neće biti dostupni.

• Donji dio prozora služi za odabir donatora koji učestvuju u finansiranju projekta. Ponuđena lista donatora sadrži sve organizacije koje su se kao donatori registrovali u aplikaciji. Iz ove liste je potrebno odabrati (unošenjem štriha u kućicu u koloni Access (pristup)) one donatore koji učestvuju u finansiranju konkretnog projekta.

Nakon podešavanja polja u oba dijela prozora za kreiranje projekta je potrebno odabrati opciju Snimi. Ukoliko se, pak, želi odustati od kreiranja, potrebno je odabrati opciju Odustani. Nakon odabira opcije Snimi, aplikacija korisnika vraća na prozor prikazan na slici 5 pri čemu je novokreirani projekat pridodat na listu.

Bitno je napomenuti da prozor za izmjenu podataka za već kreirani projekt (koji se, kao što je rečeno poziva odabirom opcije predstavljeno znakom olovke) ima isti izgled kao i prozor za kreiranje novog projekta. Jedina razlika je u tome što prozor za modifikaciju postojećeg projekta ima već popunjena polja prikazana na slici 6.

Slika 6 – Formular za kreiranje novog projekta


Na slici 6a, prikazan je izmijenjeni dio prozora prikazanog na slici 6. nakon odabira opcije Prikaži logo.

Slika 6.a.

Za provođenje procedure uploada logoa, prvo je (odabirom opcije Browse) potrebno odabrati datoteku (slikovni fajl), te nakon toga odabrati opciju Snimi Logo. Ukoliko je već uploadovani logo potrebno izbrisati, to se izvršava odabirom opcije Obriši logo, smještene neposredno ispod slike logoa. Povratak na izgled prozora sa slike 6. se vrši odabirom opcije Ne prikazuj logo.

Računi

Pokretanjem opcije Računi, prikazuje se prozor prikazan na slici 7. Ovaj prozor sadrži osnovne informacije o svim, do sada kreiranim, računima, bilo da se radi o bankovnim računima ili blagajnama. Brisanje pojedinih računa ili njihova modifikacija se provodi na identičan način kao i sa projektima – odabirom opcija predstavljenim sličicom olovke (modifikacija) i bijelog znaka x na crvenoj podlozi (brisanje). Ograničenje za brisanje se odnosi na račune isto kao i za projekte: račune je moguće brisati samo ukoliko nisu evidentirani ____________________________________________________________________


troškovi sa tog računa. Ukoliko troškovi postoje a račun se želi brisati prvo je potrebno obrisati sve troškove plaćene sa tog računa pa tek onda pristupiti brisanju računa. Bitno je napomenuti i ovo: ukoliko račun prestane biti aktuelan (npr. nakon izvjesnog perioda korištenja bankovni račun se zatvori) isti unutar aplikacije nije potrebno brisati – dovoljno ga je prestati koristiti za nove projekte. Prozor sa slike 7, na isti način kao što je objašnjeno u odjeljku koji analizira rad sa projektima, sadrži i opcije za povratak na osnovnu stranu aplikacije, štampanje liste kreiranih računa i kreiranje novih računa. Nakon odabira opcije Novi unos, mijenja se izgled prozora sa slike 7 a prikazuje se prozor za unos podataka o novom računu, prikazan na slici 8.

Slika 7 – Lista kreiranih računa i opcije za pregled, izmjenu i dodavanje podataka o računima


Slika 8. Formular za kreiranje novog računa

Prilikom kreiranja novog računa, potrebno je specificirati njegov broj, naziv i konto (odabirom sa liste na kojoj su prikazane sve stavke odabranog kontnog plana). Također, potrebno je specificirati za koje projekte će se račun koristiti. Odabir projekata se vrši klikom na kućicu u koloni Use (koristi) na listi svih projekata koji su za organizaciju kreirani. Ukoliko se želi odustati od kreiranja računa to se može uraditi odabirom opcije Odustani (donji lijevi dio prozora).

Prozor za modifikovanje već kreiranog računa ima isti izgled kao prozor prikazan na slici 8. Jedina razlika je u tome što su kod izmjene kreiranog računa polja sa podacima već popunjena.

Korisnici

Kao što je već napomenuto u uvodu ovog priručnika, svakoj organizaciji je omogućeno da unutar aplikacije kreira neograničen broj korisnika. Za svakog od korisnika je moguće specificirati obim pristupa podacima i to prema projektima. Prilikom unosa korisniku se dodjeljuju prava pristupa koja su podijeljena u tri moda: • No Rights (Bez prava pristupa) – korisnik nema ovlaštenja da pristupi

podacima za taj prijekat, • Read-Only (Samo čitanje) – korisnik može pristupiti podacima za projekat ali

bez mogućnosti da ih mijenja na bilo koji način, • Full Access (Puni pristup) – korisnik ima ovlaštenja da pregleda, modifikuje,

dodaje i briše podatke za projekat. Bitno je napomenuti da aplikacija funkcioniše na restriktivnom principu

dodjeljivanja prava nad podacima: prema ovom principu korisniku je zabranjeno sve ono što mu nije eksplicitno dozvoljeno.

Nakon odabira opcije Unos korisnika (sa podmenija Administrativne opcije) prikazuje se strana koja omogućava pregled liste do sada kreiranih korisnika te koja sadrži opcije unos novih korisnika kao i brisanje i modifikaciju podataka za postojeće korisnike. Izgled ove strane je prikazan na slici 9.


Slika 9. Lista kreiranih korisnika za organizaciju

Odabirom jedne od opcija Novi unos ili modifikacija podataka za nekog od postojećih korisnika (ikonica predstavljena crtežom olovke) poziva se formular za unos (ili izmjenu) podataka o korisnicima. Ovaj formular je prikazan na slici 10.


Slika 10 – Obrazac za unos i/ili izmjenu podataka za korisnika

Kao što se vidi sa slike 10, prozor je podijeljen na dva dijela: Gornji dio služi za unos osnovnog seta podataka. Kod unosa ovog seta

podataka treba imati u vidu sljedeće: ukoliko se modifikuje postojeći unos a lozinka se ne želi mijenjati polje lozinke je potrebno ostaviti praznim; polje Aktivan/na označava da li je korisnik još uvijek zaposlen u NVO. Nakon što se korisnik prestane biti zaposlen, nije ga potrebno brisati – dovoljno je ugasiti opciju Aktivan. Korisnik na taj način gubi pristup podacima (njegov korisnički račun više mu ne daje pravo pristupa aplikaciji i podacima) ali zapisi o transakcijama koje je unosio/la u aktivnom stanju ostaju pohranjeni u aplikaciji.

Donji set podataka služi za dodjeljivanje prava konkretnom korisniku nad projektima njegove organizacije. Na listi su prikazani svi projekti koje je organizacija kreirala. Za svaki od tih projekata korisniku je moguće dodijeliti jedno od tri ponuđena stanja: No Rights (bez prava pristupa), Read-Only (dozvoljeno samo ostvarivanje uvida u podatke bez mogućnosti njihove izmjene ili brisanja) i Full Access (puni pristup i prava za čitanje, brisanje, mijenjanje i dodavanje novih podataka).

Nakon unošenja željenih intervencija, formular prikazan na slici 10 se zatvara odabirom jedne od dvije ponuđene opcije: Odustani (promjene neće biti snimljene) i Snimi (unesene promjene ili dodani novi korisnik će biti snimljeni).



Finansijski meni

Sve operacije koje se odnose na vođenje svakodnevnih finansijskih poslova su pozicionirane na meniju aplikacije Finansije. Ukoliko je korisnik administrator za organizaciju, ovaj meni će mu omogućiti pristup svim projektima koji su unutar njegove/njene organizacije kreirani. Ukoliko korisnik nije administrator, meni će omogućiti rad samo na projektima kojima on/ona ima pravo (na način kako je specificirano u prethodnom poglavlju ovog uputstva).

Izgled menija je dat na slici 1.

Slika 1 – Sadržaj menija Finansije Kao što se vidi sa slike 1, meni Finansije sadrži podlink za svaki projekat

kome korisnik ima pravo pristupa. Svaki od ovih podlinkova sadrži opciju za rad sa budžetom i transakcijama. Pored projektnih podlinkova, meni sadrži i opcije Izvještaji za projekte, Izvještaji za organizaciju i Servisni izvještaji. Sadržaji i način upotrebe opcija koje su dostupne putem menija Finansije će biti predmet analize u ovom poglavlju uputstva.

Projektni podmeniji

Svaki od projektnih podmenija sadrži dvije opcije: Budžet i Troškovi. Korištenjem ovih opcija, korisnik je u mogućnosti upravljati svim aspektima projekta.

Budžet

Odabir opcije Budžet na podmenijima koji su predstavljeni nazivima projekata rezultira prikazom prozora za rad sa budžetom projekta. Izgled ovog prozora je prikazan na slici 2.

NGO.Fin Korisničko uputsvo

Slika 2 – Osnovni prozor za rad sa budžetom projekta

Centralni dio prozora prikazan na slici 2 sadrži listu već unesenih budžetskih grupa i linija. Pored svake stavke (sa desne strane) se nalaze opcije za brisanje stavki i prikaz/izmjenu podataka za pojedinačne stavke. Ove opcije su predstavljene slikom olovke (prikaz detalja za stavku) i bijelog znaka X na crvenoj podlozi (brisanje stavke).

Na dnu prozora dostupne su opcije za povratak na osnovni prozor aplikacije (opcija Odustani), prikaz budžeta u pdf formatu (Štampaj) te kreiranje nove stavke (budžetske linije ili grupe), opcija Novi unos. Odabir opcije Novi unos rezultira prikazom prozora za unos podataka za stavku. Ovaj prozor je prikazan na slikama 3 i 3a. Slika 3. prikazuje izgled formulara za unos (izmjenu) podataka za budžetsku liniju u slučaju kada (pri definiranju projekta) nije odabrana opcija za praćenje knjigovodstva baziranog na kontnom planu ili se vrši direktno kontiranje transakcija. Slika 3.a. prikazuje izgled prozora u slučaju kada je projektom odabrano korištenje NGO.Fin za praćenje knjigovodstva baziranog na kontnom planu te odabran način knjiženja preko budžeta. U tom slučaju je na formi prisutno i polje za unos odgovarajućeg konta uz svaku budžetsku liniju (konta nije potrebno unositi za budžetske grupe – za razliku između budžetskih grupa i linija vidi nastavak ovog poglavlja).

NGO.Fin 2 Korisničko upustvo

Slika 3 – Prozor za unos podataka za stavke budžeta

Slika 3.a. – Prozor za unos podataka za stavke budžeta uz specificiranje konta

Pravilan unos podataka u prozoru prikazanom na slici 3 je imperativ za dalje korištenje programa obzirom da se unosom stavki budžeta određuje ne samo njihov naziv i vrijednost već i hijerarhijski položaj unutar budžeta. Polja prikazana na prozoru sa slike 3 imaju sljedeća značenja: Kod – U polje se unosi numerička vrijednost oznake stavke (npr. 1.1.) Budžetska linija – u polje se unosi naziv stavke (npr. Projekt menadžer)


Nivo – u polju se vrši odabir jedne od ponuđenih vrijednosti a koja se odnosi na pripadnost stavke hijerarhijskom nivou budžeta. Na primjer, budžetska grupa 1. se nalazi na prvom hijerarhijskom nivou, grupa 1.1. drugom nivou a linija 1.1.1. trećem hijerarhijskom nivou. Budžetska linija? – popunjavanjem (unosom štriha u kućicu) ili njegovim uklanjanjem označava se da li stavka predstavlja budžetsku liniju (sa štrihom) ili grupu (bez štriha). Razlika između grupa i linija je u tome što su linije pozicionirane na donjim hijerarhijskim nivoima i sa njih se vrši stvarno trošenje sredstava. Svrha grupa (sa kojih se ne vrše konkretna plaćanja) je grupisanje budžeta u hijerarhijski zaokružen sistem. Na primjer, u budžetu prikazanom u tabeli 1 označen je karakter stavki – da li se radi o linijama ili grupama. Roditelj – u polju se vrši odabir budžetske grupe koja je, prema hijerarhiji iznad stavke koja se trenutno unosi. Npr. pri unosu budžetske linije 1.1.1. kao roditelj se navodi budžetska grupa 1.1. Ekvivalentno tome, roditelj budžetske linije 1.1. je budžetska grupa 1. Ukoliko se unosi stavka (budžetska grupa) koja se nalazi na prvom hijerarhijskom nivou (npr. 1. ili 2.) te koja stoga nema roditelja, u polje Roditelj se odabire ponuđena vrijednost 0. Dodatni primjeri načina popunjavanja polja Roditelj, u zavisnosti od položaja stavke koja se unosi u hijerarhiji budžeta su dati u narednoj tabeli.

Primjer:

Stavka koja se unosi Roditelj 1. 0 1.1. 1. 1.1.1. 1.1. 3.7. 3. 4. 0 7.01.01. 7.01.

Napomena: nepravilno povezivanje stavke sa prethodnicima rezultira u nepravilnom povezivanju budžetskih grupa i linija u opštoj hijerarhiji budžeta. Na ovo treba obratiti posebnu pažnju. Iz tog razloga je, nakon kreiranja budžeta, poželjno štampati budžet u pdf formatu i u toj formi provjeriti da li su sve budžetske grupe i linije povezane na željeni način.

Druga polovina prozora prikazanog na slici 3 sadrži listu svih donatora projekta sa poljem za unos iznosa sa kojim svaki konkretni donator učestvuje u finansiranju te linije. U polja je potrebno unijeti odgovarajuće iznose. Iznosi se unose samo za budžetske linije. Obzirom da budžetske grupe ne sadrže vlastite iznose (već predstavljaju samo sumu iznosa budžetskih linija ispod sebe) iznosi se za budžetske grupe ne unose. Sumarnu vrijednost iznosa za grupe izračunava sama aplikacija sabirajući iznose na budžetskim linijama koje se nalaze ispod konkretne grupe. Međutim, ovi iznosi nisu vidljivi na prozoru prikazanom na slici 3, već samo na formatu budžeta u pdf formatu (čiji prikaz se inicira odabirom opcije Štampaj na prozoru prikazanom na slici 2)

Grafičko objašnjenje pojma hijerarhije budžeta:


Korisničko upustvo5 NGO.Fin

Tabela 1 – razjašnjenje pojmova budžetskih grupa i linija

Iz tabele 1 slijedi da je i grupe i linije moguće kreirati na različitim hijerarhijskim nivoima. Stavka 3. može biti budžetska linija (ukoliko nema stavki ispod sebe) kao što i stavka 2.1. može biti budžetska grupa (ukoliko se dalje dijeli na budžetske podstavke). Obzirom da aplikacija dozvoljava hijerarhijsku podjelu do trećeg nivoa grupe se mogu kreirati na prvom i drugom nivou (svaka grupa se na kraju mora granati na linije).

Primjeri izgleda prozora prikazanog na slici 3 sa popunjenim vrijednostima za konkretnu budžetsku grupu i budžetsku liniju su prikazani na slikama 4. i 5.

Grupa ili linija Kod Naziv stavke Objašnjenje

Sredstva se ne troše sa grupe 1. Ova grupa objedinjava (sumira) konkretne troškove koji se povezuju sa linijama 1.1. i 1.2. Stavka nema hijerarhijskih nivoa ispod sebe – konkretni troškovi (plata koordinatora) se isplaćuje direktno sa ove linije. Isto kao za stavku 1.1. Isto kao za stavku 1. Bez obzira što se nalazi na drugom hijerarhijskom nivou radi se o grupi jer se ona dalje dijeli na linije na trećem hijerarhijskom nivou. Konkretna plaćanja se ne povezuju sa ovom grupom već sa linijama koje se nalaze ispod nje: 2.1.1. i 2.1.2. Stavka nema hijerarhijskih nivoa ispod sebe te je time okarakterisana kao budžetska linija Isto kao za stavku 2.1.1. Isto kao za stavku 2.1.1. Iako se radi o stavci na prvom hijerarhijskomnivou, ona nema stavki ispod sebe te je time okarakterisana kao budžetska linija.

1.

1.1.

1.2. 2. 2.1.

2.1.1.

2.1.2. 2.2. 3.

Projektni tim Grupa

Koordinator

Asistent Događaji Okrugli stolovi

Prvi okrugli sto

Drugi okrugli stoKonferencija Bankovna provizija

Linija

Linija Grupa Grupa

Linija

Linija Linija Linija


Slika 4 – Primjer unosa budžetske grupe

Objašnjenja: Kôd: u polje je unesena vrijednost "4." Budžetska linija: u polje je unesen naziv stavke Nivo: odabrana je vrijednost 1 – radi se o prvom hijerarhijskom nivou Budžetska linija?: kućica nije popunjena – radi se o budžetskoj grupi koja će se dalje granati na budžetske linije. Roditelj: ostavljena je ponuđena vrijednost "0" jer se radi o budžetskoj grupi na prvom (najvišem hijerarhijskom nivou) koja stoga nema roditelja (prethodnika). Iznos: Prilikom specificiranja podataka za projekat definirana su dva donatora (sa nazivima "IBHI" i "Ostali"). Obzirom da se radi o budžetskoj grupi, vrijednost učešća donatora nije specificirana. Ukupna finansijska vrijednost ove grupe će se automatski izračunati sabiranjem vrijednosti budžetskih linija koje će se kreirati ispod ove budžetske grupe.


Slika 5 – Primjer unosa budžetske linije

Objašnjenja: Kôd: u polje je unesena vrijednost "4.1." Budžetska linija: u polje je unesen naziv stavke Nivo: odabrana je vrijednost 2 – radi se o drugom hijerarhijskom nivou Budžetska linija?: kućica je popunjena – radi se o budžetskoj liniji. Roditelj: odabrana je budžetska grupa "4." - stavka je u hijerarhiji pozicionirana ispod budžetske grupe "4.". Iznos: Donator "IBHI" osigurava iznos od "150,00" a ostali donatori također iznos od "150,00" za implementaciju ove budžetske linije.

Slika 5.a. daje primjer unosa identičnog onom prikazanom na slici 5. Razlika je u tome što je u slučaj slike 5.a. prilikom kreiranja projekta specificirano da će se NGO.Fin koristiti i za knjigovodstvo a kao način knjiženja je odabrana opcija "Knjiženje preko budžeta".


Slika 5 – Primjer unosa budžetske linije uz specificiranje konta

Nakon unosa svih stavki budžeta, poželjno je štampanjem budžeta u pdf formatu provjeriti pravilno pozicioniranje i iznose svih unesenih stavki. Primjer budžeta u ovom formatu je prikazan na slici 6.


Slika 6 – finalni izgled budžeta

Uvidom u sume pojedinih budžetskih grupa lako je provjerljivo da li one uključuju željene budžetske linije. Npr. Iznos budžetske grupe 1. Salaries je prikazan kao 2.700,00 KM što je jednako zbiru svih budžetskih linija koje se nalaze u okviru ove grupe. Radi se o linijama "1.1.", "1.2." i "1.3." sa iznosima 1.000,00 + 900,00 + 800,00 = 2.700,00 KM. Navedeni proračun vrijedi i za budžetske grupe "2.", "3." i "4." što znači da je hijerarhijsko pozicioniranje grupa i linija prilikom izrade budžeta izvršeno na pravilan način.

Odabir opcije za prikaz detalja već unesene stavke (opcija se pokreće klikom na ikonicu predstavljenu slikom olovke na prozoru prikazanom na slici 2), rezultira u prikazu prozora identičnog prozoru prikazanom na slici 5. Podatke specificirane ranije u ovom prozoru je moguće mijenjati.

Opcija za brisanje stavke budžeta je dostupna samo ukoliko za datu budžetsku stavku nisu evidentirani troškovi. Ukoliko su sa stavkom već povezani troškovi, potrebno je prvo obrisati te troškove pa tek onda pristupiti brisanju stavke budžeta.


Troškovi

Odabir opcije Troškovi na projektnim podmenijima Finansijskog menija rezultira prikazom prozora za rad sa pojedinačnim projektnim troškovima. Prikaz i organizacija podataka su bazirani na hijerarhijskom principu sa izvorom sredstava (donatorom) kao prvim hijerarhijskim nivoom. Izgled prozora koji se prikazuje nakon odabira opcije Troškovi je dat na slici 7.

Slika 7. Inicijalni izgled prozora za rad sa pojedinačnim projektnim troškovima

Kao što je vidljivo sa slike, korisnik u početnoj fazi ima mogućnost odabira donatora. Na listi su ponuđeni svi donatori koji su kao takvi navedeni pri definiranju konkretnog projekta. Nakon odabira donatora (i odabira opcije Prikaz), prikazuje se lista transakcija koje su već evidentirane za odabranog donatora kao i svi potrebni alati za rad. Izgled ovog prozora je dat na slici 8.


Slika 8 – Prikaz pojedinačnih troškova za odabranog donatora

Prozor sa slike 8, sadrži tri glavna elementa: • Informacija o donatoru čija sredstva su izvor za troškove, gornji dio prozora • Lista pojedinačnih troškova sa pripadajućim alatima, lijevi dio prozora • Informacija o stanju računa (bankovnih i blagajničkih) na kojim se nalaze

sredstva odabranog donatora, desni dio prozora

Dio prozora prikazanog na slici 8, a koji sadrži podatke o pojedinačnim transakcijama je, radi lakšeg prikaza, izdvojen na slici 9.

Slika 9 – Dio prozora prikazan na slici 8.

Dio prozora, prikazan na slici 9, sadrži listu svih do sada evidentiranih pojedinačnih transakcija za odabranog donatora. Lista transakcija sadrži podatke


o broju naloga, datumu transakcije, primaocu, budžetskoj liniji te iznosu troška (kolone U korist i Na teret, u zavisnosti karaktera novčane transakcije). Pored svakog od prikazanih troškova nalaze se i alati za unos izmjena, brisanje transakcija i štampanje naloga. Ovi alati su označeni ikonicama olovke (unos izmjena u transakciju), bijelog znaka x na crvenoj podlozi (brisanje transakcije) te printera (štampanje naloga). Troškovi su prikazani prema datumu nastanka i to tako da je posljednja transakcija prikazana na vrhu liste. Na dnu prozora nalaze se i ostale dostupne opcije. To su: Odustani – Povratak na osnovnu stranu aplikacije Arhiva – pregled arhiviranih transakcija (značenje pojma arhiviranje će biti detaljno objašnjeno u nastavku ovog poglavlja) Zaključavanje unosa – prenos transakcija u arhivu Štampaj – štampanje nepopunjenog formulara finansijskog naloga (vouchera) Novi unos – pokretanje procedure za unos nove transakcije Radi brzine rada (za korisnike sa sporijim pristupom internetu) lista transakcija nije prikazana jedinstveno već je podijeljena u grupe od po 15 transakcija. Odabir željene grupe transakcija se vrši klikom na jedan od brojeva (1, 2, 3, 4, …) koji su smješteni neposredno iznad trake sa alatima. Navedena procedura je izdvojeno prikazana na narednoj slici.

Slika 10 – grupisanje transakcija u grupe po 15

Klikom na broj 1 prikazan na slici 10 prikazuje se posljednjih 15 unesenih transakcija, klikom na broj 2 narednih 15, itd. Ovim načinom dostupno je posljednjih 150 transakcija (10 grupa po 15 transakcija). Ukoliko je uneseno više transakcija od ovog broja starijim grupama se pristupa klikom na oznaku "…" pozicioniranu iza broja 10 na slici 10. Kao rezultat, dobija se prikaz grupa transakcija prikazan na slici 11.

Slika 11 – Pomjeranje prikaza na starije grupe unosa

Navedena procedura omogućava pomjeranje po listi grupa transakcija sve do posljednje grupe (najstarijih transakcija).

Pokretanje opcija Novi Unos i pregled podataka za neki od postojećih unosa, rezultiraju izmjenom sadržaja prozora na način da isti sada omogućuje unos podataka (ukoliko se radi o novoj transakciji) odnosno izmjenu podataka (ukoliko se radi o već postojećoj transakciji). Izgled ovog prozora je prikazan na slikama 12, 12.a i 12.b. Razlika između ovih slika je u tome što je na slici 12.a. prikazn izgled prozora za one projekte kod kojih je odabrano korištenje NGO.Fin za vođenje zakonom propisanog knjigovostva (prema kontnom planu) te odabrano direktno kontiranje transakcija. Na slici 12.b je prikaz izgled prozora u projektu za koji je odabrana opcija spolne raspodjele sredstava kroz troškove projekta. Naravno moduli prikazani na slikama 12a i 12b (računovodstvo i spolna podjela troškova) se mogu i kombinirati. Prozor bi u tom slučaju imao i polje konta (sa slike 12.a) i tabelu za gender distribuciju troškova (sa slike 12.b)


Slika 12 – Modul za unos nove ili pregled podataka za postojeću transakciju

Slika 12.a. – Modul za unos nove(izmjenu postojećih transakcija) uz navođenje konta


Slika 12.b. – Modul za unos nove(izmjenu postojećih transakcija) uz navođenje spola recipijenata

Za svaku transakciju su dostupni sljedeći podaci: Broj Naloga – u polje se unosi redni broj naloga (vouchera). Neposredno nakon polja data je informacija o prethodnom broju naloga; Datum – u polje se unosi datum nastanka transakcije; Dokument – dokument na osnovu kojeg se transakcija obavlja (npr. u slučaju nabavke opreme u ovo polje se upisuje broj predračuna (ponude) na osnovu koje je nabavka obavljena); Opis – opis transakcije; Račun – Odabire se račun (bankovni ili blagajnički) koji učestvuje u transakciji; Zaključano – unos u ovo polje nije moguće promijeniti. Zadatak ovog polja je da korisniku da informaciju da li se radi o zaključanoj (arhiviranoj) transakciji (u tom slučaju unos izmjena u transakciju nije moguć) ili se radi o trenutno aktivnoj transakciji; Budžetska linija – ukoliko transakcija predstavlja trošak odabire se budžetska linija sa kojom se trošak povezuje (u suprotnom ovo polje nije potrebno popunjavati); Tip transakcije – odabire se jedna od šest ponuđenih opcija:

• Prihod – transakcije kojim se registruje donatorska uplata sredstava; • Priliv gotovine – transakcije kojim se povećava stanje računa ali koje ne

predstavljaju ulaz novih sredstava u projekat. Npr. ukoliko se sredstva prebacuju sa bankovnog računa u blagajnu onda se na računu blagajne evidentira transakcija tipa Polaganje gotovine;

• Podizanje gotovine – transakcija kojom se smanjuje stanje računa ali koja ne predstavlja trošak. Uzevši isti primjer (prenos sredstava sa bankovnog računa u blagajnu) smanjenje salda na bankovnom računu se evidentira transakcijom tipa Podizanje gotovine;

• Trošak – transakcije koje predstavljaju trošenje sredstava (nabavke opreme, isplate plata i sl.);

• Avans izlaz/ulaz – transakcije izdavanja odnosno povrata avansa. Ovim transakcijama se bilježi odliv odnosno povrat sredstava a koji ne


predstavlja dokumentovani trošak. Npr. uposlenik kreće na službeni put i dobija avans koji će biti utrošen iskazivanjem troškova na više budžetskih linija (smještaj, dnevnice, gorivo i sl.). U aplikaciji se ovaj odliv sredstava registruje kao Avans izlaz. Po povratku, uposlenik donosi račune kojima pravda troškove (uz eventualni preostali iznos). Tada se registruje Avans ulaz u istom iznosu u kojem je izdan. Nastali troškovi u stvarnim iznosima se zatim unose po predviđenim budžetskim linijama (npr. jedna transakcija na budžetsku liniju za smještaj, druga na budžetsku liniju za dnevnice a treća na budžetsku liniju za gorivo). Iznos izdatih i vraćenih avansa na kraju projekta mora biti jednak nuli.

Konto – u polju se odabire odgovarajući konto za transakciju. Duguje/Potražuje – polja u koja se unosi novčana vrijednost transakcije. U slučaju transakcija koje rezultiraju smanjenjem salda, vrijednost transakcije se unosi u polje Duguje dok se u slučaju transakcija koje rezultiraju povećanjem salda iznos unosi u polje Potražuje. Pri tome treba imati u vidu različit princip koji se na unos u ova polja primjenjuje u slučaju kada se kroz NGO.Fin vodi samo projektno i u slučaju kada se vodi i projektno i zakonsko knjigovodstvo. Naime, polja Duguje i Potražuje se u slučaju vođenja samo projektnih finansijskih evidencija odnose na račun (račun je taj koji duguje ili potražuje) dok se u drugom slučaju odnosi na konto (konto je to koje duguje ili potražuje). Ova veza je u aplikaciji naglašena označavanjem odgovarajućih polja smeđom bojom (kao što se vidi na slikama 12. i 12.a)

Napomena: Obzirom na specifičnosti transakcija kojim se sredstva prenose sa jednog na drugi račun, način evidentiranja ovih transakcija je pojašnjen konkretnim primjerima, datim na kraju ovog poglavlja.

Važno je napomenuti i razliku koja se u različitim modovima rada (samo projektno ili i projektno i zakonsko knjigovodstvo) ispoljava kod transakcija kojim se sredstva prenose sa bankovnog na blagajnički račun. Naime, u slučaju zakonom propisanog knjigovodstva ovo je moguće uraditi na dva načina: 1. Direktno sa bankovnog računa na blagajnu – aplikacija će automatski kreirati

odgovarajući protunalog. 2. Korištenjem prelaznog računa (sredstva se sa bankovnog računa prenose na

prelazni a zatim sa prelaznog računa u blagajnu). U ovom slučaju u računima organizacije (na administrativnom meniju) je potrebno kreirati prelazni račun (i dodijeliti mu odgovarajuće konto). Zatim se ova operacija izvodi putem dvije transakcije (banka prelazni račun; prelazni račun blagajna) pri čemu će aplikacija izvršiti automatsko knjiženje odgovarajućih protunaloga.

Bitno je napomenuti da pri unosu nove transakcije treba ispoštovati nekoliko uslova: • Polja Broj Naloga, Datum, Tip transakcije i Račun su obavezna polja – neće

biti omogućeno snimanje transakcije kod koje je bilo koje od ovih polja nepopunjeno;

• Jedno od polja U korist i Na teret mora biti popunjeno - neće biti omogućeno snimanje transakcije kod koje su oba navedena polja jednaka nuli ili prazna;

• Ukoliko je kao Tip transakcije naveden Trošak, obavezan je i unos polja Budžetska linija.

Ukoliko je pri kreiranju projekta odabrana opcija Analiziraj Gender, prozor prikazan na slici 12 sadrži dodatni set polja koja za svrhu imaju razvrstavanje


dijelova iznosa pojedinačnih transakcija prema spolu primaoca. Izgled prozora je dat na slici 12b.

U primjeru sa slike 12b, transakcija se odnosi na isplatu plate osobi muškogspola pa je unutar dodatnog seta polja ukupan iznos transakcije (kako je naveden u polju "Duguje") od 500,00 KM upisan i u polje "Muški". U slučajevima transakcija koje imaju višestruke primaoce (npr. transakcija kojom se isplaćuju troškovi prevoza većem broju volontera/volonterki) iznos naveden u polju "Duguje" se dijeli te se njegovi dijelovi upisuju u polja "Muški", "Ženski" i "Nije primjenljivo – N/P" (npr. ukupan iznos od 250,00 KM se dijeli na dio iznosa čiji su primaoci muškarci 100 KM, dio iznosa sumjeren ka ženama 100,00 KM te, dio iznosa na koji spolno razvrstavanje nije primjenljivo 50,00 KM). Suma polja "Muški", "Ženski" i "N/P" mora biti jednaka ukupnom iznosu troška. Ukoliko to nije slučaj prilikom pokušaja snimanja transakcije, aplikacija će korisnika upozoriti na grešku i neće dozvoliti snimanje dok se greška ne ispravi. Važno je napomenuti da se dodatni set gender polja popunjava samo u slučaju transakcija tipa Trošak (za druge transakcije gender razvrstavanje iznosa nema smisla).

Za korištenje NGO.Fin aplikacije u vođenju finansijske evidencije projekata, preporučuje se sljedeća procedura. Organizacija implementator projekta, nakon podešavanja administrativnih opcija unutar aplikacije (kreiranje korisnika, računa i projekta) te specificiranja budžeta, počinje unos pojedinačnih troškova. Kada implementacija projekta dosegne datum dogovoren za pripremu izvještaja, voditelj/ica finansijske evidencije vrši posljednju provjeru ispravnosti podataka i vrši zaključavanje (arhiviranje) svih podataka za dogovoreni izvještajni period. Nakon što su podaci za dati period zaključani, osoblje organizacije u njih više ne može dodavati izmjene. Za unos izmjene neophodno je da donator otključa tražene podatke. Na ovaj način postignuta je podjela pojedinačnih transakcija na dvije grupe: arhivirane transakcije (koje potiču iz perioda za koji je organizacija predala izvještaj) i aktivne transakcije (koje pripadaju tekućem izvještajnom periodu koji još nije završen). Nakon otvaranja prozora prikazanog na slici 8, aplikacija prikazuje aktivne transakcije. Ostvarivanje uvida (bez mogućnosti izmjene) u arhivirane transakcije se vrši odabirom opcije Arhiva, prikazane na slici 8. Procedura zaključavanja transakcija (koja se provodi na kraju izvještajnog perioda) se pokreće odabirom opcije Zaključavanje Unosa (prikazana na slici 8). Nakon odabira ove opcije prikazuje se prozor prikazan na slici 13.

Slika 13 – Modul za zaključavanje unosa

Nakon unosa početnog i krajnjeg datuma, za potvrdu procedure zaključavanja potrebno je odabrati opciju Zaključaj Unose, smještenu u donji


desni ugao prozora sa slike 13. Nakon ovoga, unosi koji pripadaju odabranom donatoru i specificiranom vremenskom periodu prelaze u arhivu. Njihova izmjena je nakon toga moguća samo uz dozvolu donatora. Za uspješno provođenje procedure zaključavanja, oba datumska polja moraju biti popunjena validnim datumima pri čemu početni datum mora biti stariji od krajnjeg. U suprotnom, zaključavanje neće biti izvršeno a korisnik će dobiti poruku o greški. NGO.Fin pruža mogućnost podjele transakcija na one koje pripadaju prethodnim i one koje pripadaju tekućem izvještajnom periodu. Ova mogućnost ne mora biti korištena. Od svakog pojedinačnog donatora/nevladine organizacije zavisi da li će koristiti ovu mogućnost ili će u slučaju kada je potrebno ispraviti neku od zaključanih transakcija to izvoditi novom transakcijom u tekućem izvještajnom periodu.

Posljednji dio prozora prikazanog na slici 8. predstavlja stanje računa na kojim su pohranjena sredstva odabranog donatora. Primjer izgleda ovog dijela prozora je izdvojeno prikazan na slici 14.

Slika 14 – Stanje računa

Prikazano stanje za svaki od računa je trenutno stanje i ono se mijenja sa unosom svake transakcije. Prikazane cifre nije moguće mijenjati direktno. Aplikacija samostalno izračunava uticaj transakcija na stanje računa i izmijenjeno stanje prikazuje automatski. Korisnik na ovaj način, u svakom trenutku ima preglednu informaciju o iznosima raspoloživih sredstava na svim računima na kojim se nalaze sredstva za odabranog donatora.

Projektni izvještaji

Opcija koja omogućava pozivanje različitih izvještaja za projekte je pozicionirana na finansijskom meniju ispod projektnih podmenija. Nakon pozivanja ove opcije, prikazuje se prozor prikazan na slici 15.

Slika 15 – prozor za pozivanje izvještaja


Procedura pozivanja željenog izvještaja provodi se provođenjem nekoliko koraka: 1. Odabir početnog i krajnjeg datuma izvještaja – pri unosu datuma treba imati

na umu da je u oba datumska polja potrebno unijeti validne datume, te da početni datum mora biti stariji od krajnjeg. U suprotnom, procedura prikaza izvještaja će biti prekinuta a korisnik će o tome biti obaviješten porukom o greški;

2. Odabir projekta za koji se izvještaj kreira – na listi su dostupni svi projekti organizacije kojima korisnik ima pravo pristupa;

3. Odabir tipa izvještaja – dostupno je pet tipova izvještaja: (1) Liste pojedinačnih transakcija, (2) Bilansi stanja, (3) tabelarni izvještaji koji prikazuju zbirni utrošak sredstava po budžetskim linijama i donatorima, (4) tabelarni izvještaji koji prikazuju zbirni utrošak sredstava po budžetskim linijama i odabranim vremenskim periodima (ovaj tip izvještaja će biti dostupan tek od naredne verzije aplikacije) i (5) Gender izvještaji.

4. Odabir podtipa izvještaja – polje odabira podtipa izvještaja postaje vidljivo tek nakon odabira tipa izvještaja. U zavisnosti od odabranog tipa, polje podtipa prikazuje različite opcije, npr. ukoliko je kao tip izvještaja odabrana lista pojedinačnih transakcija, moguće je odabrati podtipove: (1) za budžetsku liniju, (2) za donatora, (3) za račun i (4) za projekat. Ukoliko je pak, kao tip izvještaja odabran Bilans stanja moguće je odabrati jedan od podtipova: (1) za odabranog donatora ili (2) za čitav projekat.

5. Odabir kriterija izvještaja – ovo polje postaje vidljivo nakon odabira podtipa izvještaja a njegov sadržaj čini logički završetak niza kriterija postavljenih u prethodnim poljima. Npr. ukoliko je kao tip izvještaja specificirana lista pojedinačnih transakcija a kao podtip navedeno "za budžetsku liniju" u polju kriterija potrebno je specificirati za koju budžetsku liniju se izvještaj želi kreirati.

Mogući potpun izgled prozora sa slike 15 (nakon provođenja svih pet specificiranih koraka) prikazan je na slici 16.

Slika 16 – Primjer uslova za kreiranje izvještaja

Nakon zadavanja potrebnih uslova za kreiranje izvještaja, procedura se završava odabirom opcije Štampaj, pozicionirane u donjem desnom uglu prozora


sa slike 16. Kao rezultat, kreira se izvještaj u Adobe pdf formatu. Primjer izvještaja je prikazan na slici 17.

Slika 17 – Primjer izvještaja

Pored podataka prikazanih na slici 17, svaki izvještaj u dnu strane prikazuje i podatke o tome koji korisnik je pokrenuo štampanje izvještaja te datum i vrijeme štampanja. Sve izvještaje je, pored prikaza u pdf formatu moguće prebaciti i u MS Excel format. Procedura za prenos u Excel se od goreopisane razlikuje samo po tome što je u ovom slučaju na prozoru sa slike 16. potrebno unijeti štrih u kućicu pored opcije Prenos u Excel. Ukoliko je ovo provedeno, klik na opciju Štampaj će rezultovati ponudom za preuzimanje (download) datoteke u excel formatu sa podacima za željeni izvještaj.

Izvještaji za organizaciju

Opcija "Izvještaji za organizaciju" omogućava prikaz i štampanje dva izvještaja, vezana za zakonom pripisano knjigovodstvo:

• Glavna knjiga, i • Bruto bilans

Za kreiranje izvještaja je potrebno specificirati željeni izvještajni period te odabrati željeni izvještaj. Kao i u slučaju projektnih izvještaja, i ove izvještaje je moguće prikazati u Adobe pdf i MS Excel formatu.

Servisni izvještaji

Posljednja opcija na finansijskom meniju su servisni izvještaji. U ovu grupu izvještaja se ubrajaju izvještaji koji su zbog svoje specifičnosti izdvojeni u posebnu grupu. Ova verzija aplikacije sadrži samo jedan servisni izvještaj dok se za narednu verziju planira unos dodatnih, u zavisnosti od iskazanih potreba.

Nakon odabira opcije Servisni izvještaji, prikazuje se prozor za odabir projekta i željenog izvještaja, prikazan na slici 18.


Slika 18 – prozor za pozivanje servisnih izvještaja

Trenutno jedini dostupni izvještaj je Prikaži promjene (za odabrani projekat). Izvještaj sadrži informacije o svim izmjenama koje su izvršene na svakoj pojedinoj unešenoj transakciji uz informaciju o identitetu korisnika te datumu i vremenu izmjene. Na ovaj način organizacije su u mogućnosti utvrditi identitet korisnika koji je uzrokovao eventualne neželjene izmjene ili gubitak podataka.

Napomene

U slučaju odabira odgovarajuće opcije, NGO.Fin aplikacija omogućava vođenje finansijske evidencije organizacije prema zakonom propisanim knjigovodstvenim pravilima. Dio ovih procedura je automatiziran dok je drugi (manji) dio potrebno uraditi samostalno. Treba imati u vidu da zakonom propisana pravila predviđaju vođenje jedinstvene finansijske evidencije za čitavu organizaciju neovisno od projekata. Obzirom na to, korištenje ove opcije je korisno samo za one organizacije koje se odluče da cjelokupno poslovanje organizacije (sve projekte i vanprojektne transacije) vode posredstvom NGO.Fin. U tom slučaju NGO.Fin omogućuje sljedeća pojednostavljenja:

Korisnik evidentira finansijske transakcije na isti način koji se koristi i za projektno izvještavanje (prema donatoru). Dodatak je jedino polje "konto" koje je potrebno popuniti za svaku pojedinačnu transakciju. Snimanjem transakcije, NGO.Fin automatski kreira protunalog (na konto računa ili dobavljača, u zavisnosti od tipa transakcije) koji zatvara transakciju. Protunalog se kreira sa istim brojem transakcije kao i nalog na osnovu kojeg je napravljen. Korisnik je u mogućnosti unijeti potrebne izmjene kako u naloge tako i u automatski kreirane protunaloge. Korisnici su u obavezi da na kraju godine obezbijede unos završnih transakcija (viškovi, manjkovi i sl.).

Preporučeno je da se transakcije organizacije koje ne pripadaju niti jednom konkretnom projektu (npr. amortizacija stalnih/osnovnih sredstava) evidentiraju kroz poseban projekat: unutar aplikacije pored redovnih projekata kreira se i dodatni projekat sa nazivom "Vanprojektno poslovanje organizacije" ili sl. u kojem se evidentiraju sve transakcije koje ne pripadaju projektima. Na taj način izvještaji za pojedinačne projekte (koji se upućuju prema donatorima) nisu opterećeni zbunjujućim transakcijama koje prema projektnim dokumentima ne pripadaju projektu a organizacije su u mogućnosti da kroz "Izvještaje za organizaciju" izvrše sumiranje svih transakcija bez obzira iz kojeg projekta dolazili.


Transakcije prenosa sredstava između računa

Imajući u vidu različitost principa u vođenju finansijskih evidencija po projektnom i knjigovodstvenom principu u ovom poglavlju su detaljnije elaborirana dva odvojena primjera prenosa sredstava sa bankovnog računa u blagajnu.

1. Prenos sredstava u slučaju korištenja NGO.Fin samo za vođenje projektnih finansijskih evidencija

Prenos sredstava sa bankovnog računa u blagajnu se evidentira sa dvije transakcije: prvom transakcijom se evidentira izlaz (smanjenje salda) na bankovnom računu (slika 19.) dok se drugom transakcijom evidentira ulaz (povećanje salda) na računu blagajne (slika 20).

Slika 19. Transakcija podizanja gotovine sa bankovnog računa

Slika 20. Transakcija polaganja gotovine na blagajnu

Prilikom analize slika 19. i 20. treba obratiti pažnju na sljedeće elemente: • Na slici 19:

o U polju Račun je naveden Bankovni račun sa kojeg se podiže gotovina


o U polju Tip Transakcije je odabrana vrijednost "Podizanje gotovine" o Iznos je unesen u dugovnu stranu računa (polje "Duguje")

• Na slici 20: o U polju Račun je naveden blagajnički račun na koji se polaže gotovina o U polju Tip Transakcije je odabrana vrijednost "Polaganje gotovine" o Iznos je unesen u potražnu stranu računa (polje "Potražuje")

Niti na jednoj od slika nije popunjeno polje Budžetska linija obzirom da priroda transakcije ne korespondira niti sa jednom pojedinačnom linijom – transakcija se odnosi na projekt u cjelini.

2. Prenos sredstava u slučaju korištenja NGO.Fin i za vođenje projektnih i klasičnih finansijskih evidencija

U slučaju korištenja NGO.Fin za istovremeno vođenje projektnih i knjigovodstvenih finansijskih transakcija moguća je kombinacija 2 x 2 (ukupno četiri) scenarija prenosa sredstava sa bankovnog računa u blagajnu, u zavisnosti od odabranog načina knjiženja: knjiženje preko budžeta ili direktno knjiženje transakcija.

Scenarij knjiženja preko budžeta

U ovom slučaju moguća su dva podscenarija evidentiranja prenosa sredstava: direktni prenos sa bankovnog računa u blagajnu i prenos korištenjem prelaznog računa. U slučaju direktnog prenosa provodi se procedura ilustrovana sljedećim slikama:

Slika 21. Podizanje gotovine sa bankovnog računa


Slika 22. Polaganje gotovine na blagajnički račun

Transakcije prikazane na slikama 21. i 22. obezbjeđuju identične informacije potrebne za projektno izvještavanje kao i transakcije prikazane na slikama 19. i 20. Kao dodatak, za sliku 21. u okviru transakcije evidentirat će se i knjiženje na dugovnu stranu konta specificiranog bankovnog računa – 101. – Transakcijski račun (jer je specificiranom bankovnom računu dodijeljen ovaj konto pri definiranju računa, opcija: Administrativne opcije Računi) a za transakciju na slici 22. evidentirat će se knjiženje na potražnu stranu konta blagajne (u konkretnom slučaju konto 100. – Blagajna. Konto je računu dodijeljeno na isti način kako je objašnjeno na primjeru bankovnog računa).

Bitno je napomenuti da iako je opcija Kreiraj Protunalog na slici 21. aktivirana, protunalog se neće kreirati već to korisnik mora uraditi samostalno (kako je prikazano na slici 22.). U slučajevima evidentiranja transakcija Prihoda i Isplate protunalozi se (ukoliko je odabrana ova opcija) kreiraju automatski. Međutim, u slučajevima transakcija polaganja i podizanja gotovine, u nalogu nema dovoljno informacija koje bi omogućile kreiranje protunaloga (nedostaje konto računa na koji će sredstva biti položena) pa je korisnik u obavezi da u ovim slučajevima samostalno kreira protunalog.

U slučaju korištenja prelaznog računa, isti je potrebno kreirati (Administrativne opcije Računi) na isti način na koji se kreiraju i bankovni i blagajnički računi, te mu dodijeliti odgovarajući konto. Nakon provođenja ovog koraka provodi se neznatno složenija procedura koja se sastoji iz transakcija ilustrovanih na sljedećim slikama:


Slika 23. – Evidentiranje podizanja gotovine sa bankovnog računa

Slika 24. Evidentiranje polaganja gotovine na prelazni račun

Slika 25. Evidentiranje podizanja gotovine sa prelaznog računa


Slika 26. Evidentiranje polaganja gotovine na blagajnu

Slika 27. Primjer grupe transakcija

Na slici 27. je data lista transakcija koja objedinjava proceduru prikazanu na slikama 23. – 26. Nakon inicijalne uplate sredstava (od donatora) čime je saldo bankovnog računa doveden na iznos od 10.000,00 KM evidentirana su knjiženja iznosa od 5.000,00 KM na: • konto 101. Transakcijski račun (dugovna strana) • konto 1081. Prelazni račun (potražna strana) – napomena: konto 1081 je

analitički konto kreiran za potrebe ovog primjera. Organizacije koje koriste NGO.Fin će, ukoliko se na to odluče, kreirati svoja prelazna konta sa odgovarajućim oznakama koja ne mora biti 1081.

• Konto 1081. Prelazni račun (dugovna strana) • Konto 100. blagajna (potražna strana).

Kao rezultat stanje na računima je prikazano na gornjem dijelu slike 27:


• saldo prelaznog računa (koji je u aplikaciji zaveden pod šifrom 002) je 0,00 KM, što je i realno stanje;

• saldo bankovnog računa (u aplikaciji pod šifrom 123456) je 5.000,00 KM što je ostatak od uplaćenih 10.000,00 nakon što je polovina od te sume prebačena u blagajnu, i

• saldo blagajne (u aplikaciji pod šifrom 654321) je 5.000,00 KM.

Scenarij direktnog kontiranja transakcija

Evidentiranje transakcija prenosa sredstava između računa za one projekte za koje je odabrano direktno kontiranje transakcija se također može izvoditi direktno sa bankovnog računa u blagajnu ili korištenjem prelaznog računa. Prvi, direktni, način je ilustrovan slikama 28. i 29.

Slika 28. Transakcija evidentiranja podizanja gotovine

Slika 29. Transakcija evidentiranja polaganja gotovine - protunalog

Po ovom načinu, korisnik kreira transakciju prikazanu na slici 28. U polju Račun, unosi se odgovarajući račun sa kojeg se podiže gotovina (u prikazanom slučaju radi se o Bankovnom računu 654321). U polju Tip transakcije odabire se opcija "Podizanje gotovine" dok se u polje konta unosi konto računa na koji će sredstva


biti položena (u primjeru je to konto 100. – Blagajna). Iznos se unosi u dugovnu stranu računa (polje Duguje). Ukoliko se polje Kreiraj Protunalog ostavi obilježenim (što je preporučeno) aplikacija prilikom snimanja ove transakcije kreira i protunalog prikazan na slici 29. Karakteristike ovog protunaloga su: • U polju Račun specificiran je onaj račun koji odgovara kontu naloga • U polju Tip transakcije obilježena je vrijednost Polaganje gotovine • U polju Konto odabrano je konto koje odgovara polju Račun originalnog

naloga • Iznos je prebačen na potražnu stranu. • Opcija Auto Protunalog nije uključena. Obzirom na specifičnost ovog polja

razlog je potrebno detaljnije objasniti. Naime, u slučajevima korištenja NGO.Fin za istovremeno vođenje projektne i računovodstvene finansijske evidencije za svaki nalog se kreira i protunalog koji saldo transakcije svodi na nulu (ima isti iznos ali u suprotnom polju Duguje – Potražuje). Ukoliko bi se pri izračunavanju trenutnog salda računa obje transakcije (i nalog i protunalog) uzimale u obzir onda se i pored obavljene transakcije saldo ne bi mijenjao (jer se nalog i protunalog međusobno poništavaju). Zbog toga je uvedeno polje oznake da li konkretna transakcija predstavlja protunalog koji se u tom slučaju ne uzima u obzir prilikom izračunavanja salda. To znači da protunalog za sve transakcije tipa Prihod i Isplata treba biti obilježen kao takav (štrihiranjem kućice polja Auto Protunalog). Međutim, za razmatrani slučaj, protunalog služi za evidentiranje polaganja gotovine (nalog evidentira smanjenje salda na bankovnom računu a protunalog povećanje salda na računu blagajne). U slučaju kada bi korisnik manuelno obilježio (unio štrih) u polje Auto Protunalog saldo Blagajne ne bi evidentirao priliv sredstava na račun blagajne.

Za slučaj korištenja prelaznog računa, provodi se procedura ilustrirana sljedećim slikama (30 – 33):

Slika 30. Evidentiranje podizanja gotovine sa bankovnog računa - nalog


Slika 31. Evidentiranje polaganja gotovine na prelazni račun – protunalog

Slika 32. Evidentiranje podizanja gotovine sa prelaznog računa - nalog

Slika 33. Evidentiranje polaganja gotovine u blagajnu – protunalog


Procedura prikazana na slikama 30 – 33 se provodi tako što korisnik kreira dvije transakcije (prikazane na slikama 30 i 32) dok NGO.Fin automatski kreira odgovarajuće protunaloge (slike 31 i 33). Prilikom kreiranja prve transakcije (slika 30), specifičnosti unosa su: • Račun: odabire se račun sa kojeg se podižu sredstva • Tip transakcije: odabire se vrijednost "Podizanje gotovine" • Konto: odabire se konto prelaznog računa • Iznos: unosi se na dugovnu stranu • Kreiraj protunalog: obilježeno (ukoliko ova opcija nije obilježena od korisnika

se očekuje da manuelno unese protunalog) Kao rezultat snimanja ove transakcije, pored naloga kreira se i protunalog sa sljedećim specifičnostima: • Račun: odabran je onaj račun koji odgovara unosu u polje Konto originalnog

naloga • Tip transakcije: odabrana je opcija "Polaganje gotovine" • Konto: odabran je konto koji odgovara kontu računa odabranog u originalnom

nalogu • Iznos: prebačen je na potražnu stranu • Auto protunalog: polje nije obilježeno (nije unesen štrih u kućicu). Razlog je

pravilno računanje salda što je detaljno obrazloženo u analizi prethodnog scenarija (direktno kontiranje transakcija bez korištenja prelaznog računa).

U drugom dijelu procedure, potrebno je sredstva sa prelaznog prenijeti na blagajnički račun. Nalog prikazan na slici 32, kojim se provodi ova radnja ima sljedeće specifičnosti: • Račun: odabran je prelazni račun sa kojeg se vrši podizanje gotovine • Tip transakcije: kao i u prethodnom nalogu – "Podizanje gotovine" • Konto: odabire se konto blagajne • Iznos: unosi se na dugovnu stranu • Kreiraj protunalog: opcija odabrana (ukoliko se ne odabere, korisnik mora

protunalog unijeti samostalno) Kao rezultat snimanja ove transakcije kreira se protunalog (prikazan na slici 33) sa sljedećim specifičnostima: • Račun: račun koji odgovara unosu u polje Konto naloga • Tip transakcije: automatski je odabrana opcija "Polaganje gotovine" • Konto: automatski je odabrano konto koje odgovara kontu Računa naloga • Iznos: prebačen je na potražnu stranu • Auto protunalog: opcija nije odabrana radi pravilnog računanja salda (za više

detalja vidi prethodne primjere).



Donatorski meni

Organizacije/Projekti

Donatorski meni sadrži grupu opcija koja je svojim većim dijelom komplementarna opcijama iz finansijskog menija. Prva grupa opcija na ovom meniju je lista organizacija koja je donatora kao takvog specificirala za neki od svojih projekata. Naziv organizacije sadrži opcije pozivanja pojedinih projekata, koji se dalje grana na opcije korespodentne istoimenim opcijama u finansijskom meniju: Budžet i Troškovi. Primjer izgleda ovog dijela donatorskog menija je dat na slici 1.

Slika 1 - Primjer izgleda opcija dijela donatorskog menija

Odabir opcija Budžet i Troškovi prikazanih na gornjoj slici rezultira prikazom prozora identičnog izgleda prozorima analiziranim u okviru finansijskog menija. Jedina razlika je u funkciji. Donatorima nije omogućeno unošenje bilo kakvih izmjena (unos novih transakcija, izmjena ili brisanje postojećih). Omogućeno im je samo ostvarivanje uvida u rezultate rada partnerskih organizacija. Dodatna razlika je u dijelu prozora Troškovi koji se odnosi na zaključavanje/otključavanje unosa. Naime, koristeći identičnu proceduru kojom su organizacije zaključavale (arhivirale) pojedinačne transakcije za specificirani period, donatori su (na zahtjev organizacija) u mogućnosti otključati transakcije kako bi se organizacijama omogućilo unošenje izmjena (ukoliko se za tim ukaže potreba).

Izgled dijela prozora koji prikazuje modul za otključavanje unosa je prikazan na slici 2.

Slika 2 – Modul za otključavanje unosa

NGO.Fin Korisničko upustvo

Programi

Opcija Programi omogućava donatorima povezivanje većeg broja projekata partnerskih organizacija u jedinstvene izvještaje. Grupe projekata za koje se želi kreirati zajednički izvještaj moraju se grupisati u programe.

Nakon odabira opcije Programi sa donatorskog menija prikazuje se prozor prikazan na slici 3.

Slika 3 – Prozor za rad sa grupama projekata (programima)

Izgled i funkcionalnosti prozora zadržavaju postavljeni standard: lista već kreiranih programa je prikazana u gornjem dijelu prozora. Sa desne strane svakog pojedinog programa prikazani su alati za brisanje i detaljniji prikaz koji omogućava unos izmjena. Dno prozora je rezervisano za opcije povratka na glavni prozor aplikacije (opcija Odustani), štampanje liste kreiranih programa (opcija Štampaj) te kreiranje novog programa (opcija Novi unos). Nakon odabira opcije Novi unos, prozor mijenja izgled omogućujući unos podataka potrebnih za kreiranje programa. Izgled ovog prozora je prikazan na slici 4.


Slika 4 – Prozor za unos novog ili izmjenu podataka za postojeći program

Za kreiranje novog programa potrebno je specificirati njegov naziv i odrediti koji projekti učestvuju u programu. Naziv programa se specificira popunjavanjem istoimenog polja pozicioniranog u gornjem dijelu prozora dok se odabir projekata vrši unošenjem štriha u kućicu desno od naziva projekta u donjem dijelu prozora. Lista prikazanih projekata će sadržavati sve projekte za koje su nevladine organizacije specificirali trenutnog donatora kao takvog.

Dno prozora prikazanog na slici 4 je rezervisano za opcije povratka na glavni prozor aplikacije (Odustani), kreiranje izvještaja za odabrani program (Izvještaji) te snimanje programa (Snimi).

Odabirom opcije Izvještaji mijenja se izgled prozora sa slike 4, tako da on sada omogućava odabir željenog izvještaja. Izgled ovog prozora je dat na narednoj slici (slika 5).

Slika 5 – Prozor za pozivanje izvještaja za odabrani program


Na listi (polje Tip izvještaja) dostupna su tri izvještaja: Lista partnera, Budžet programa i Troškovi programa.

Izvještaji

Naredne opcije Donatorskog menija služe za pozivanje izvještaja: Izvještaji i Servisni izvještaji.

Pozivanje opcije Izvještaji rezultira prikazom prozora identičnom prozoru Izvještaji analiziranom u okviru Finansijskog menija. Jedina razlika je u tome što opcija Izvještaji na donatorskom meniju omogućava kreiranje izvještaja za projekte partnerskih organizacija, kao što je prikazano na slici 6.

Slika 6 – Lista organizacija/projekata za koje je moguće kreirati izvještaje

Kao što je vidljivo sa slike 6, sadržaj polja Projekat obuhvata i naziv organizacije i naziv projekta. Ukoliko jedna organizacija implementira više projekata od istog donatora, svi projekti će biti prikazani neposredno jedan ispod drugog.

Ostatak procedure za kreiranje izvještaja je identičan proceduri objašnjenoj pri analizi Finansijskog menija.

Servisni izvještaji

Opcija Servisni izvještaji ima identičan sadržaj i način korištenja kao i istoimena opcija pozicionirana na finansijskom meniju. Razlika je samo u tome što servisni izvještaji donatorskog menija uključuju i jedan dodatni izvještaj: Lista partnera (za sve projekte). Za kreiranje ovog izvještaja nije potrebno specificirati konkretan projekat (polje projekta se ostavlja praznim). Kao rezultat prikazuje se izvještaj koji sadrži podatke o svim NVO koje su trenutno aktivnu organizaciju (donatora) u nekom od svojih projekata specificirali kao donatora.



Pomoć

Meni pomoć sadržava dvije opcije: Korisničko uputstvo i O aplikaciji. U narednim verzijama predviđena je ugradnja većeg broja dodatnih opcija.

Korisničko uputstvo

Odabir opcije Korisničkog uputstvo rezultira prikazom prozora prikazanog na slici 1.

Slika 1 – osnovni prozor Korisničkog uputstva

Prozor prikazan na slici 1 sadrži linkove na pojedina poglavlja uputstva. Samo uputstvo je organizirano na način da svako poglavlje korespondira sa jednom od opcija glavnog menija aplikacije. Odabirom željenog poglavlja prikazuje se traženi dio uputstva u Adobe pdf formatu. Također, omogućeno je preuzimanje cjelokupnog uputstva, također u pdf formatu.


ngosif.ba/dok/ngofinuputstvo.pdf · zaklada za socijalno uključivanje u bosni i hercegovini *...

Documents