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You  Are  What  You  Write  May  27,  2010  

 

How  do  you  set  yourself  apart  in  a  very  busy  world?  

Feature  vs.  Benefit    Community  Transport  Corporation  today  announced  that  it  will  build  a  new  $24  million  bridge  at  Lake  of  the  Ozarks.    Problem?  Feature?  Benefit?    INITIAL  BENEFIT  STATEMENT:“X”  (who),  who  has  struggled  with  “Y”  (problem)  will  now  be  able  to  “Z”  (benefit)  thanks  to  “A”  (what)  being  done  by  “B”  (whom)  

   

   

   

   

   

   

   

   

   

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FOCUS  BEFORE  you  write  

• Organize  your  thoughts.  What’s  the  reason  for  your  communication?  

• Use  of  your  organization’s  name  • What’s  the  problem?  OR  WIIFM?  Why  should  they  care?  

• Pay  attention  to  ORDER  of  importance  • How  do  you  handle  lengthy  names?  • What  do  you  want  the  reader  to  do  after  reading  the  message?  

 

                         

     

   

   

   

SIMPLIFY  AS  you  write  

• Make  your  text  scan-­‐able.  • Use  the  active  voice.    • Get  to  the  point.  • Be  clear  and  concise  • Make  good  use  of  headlines  and  sub  headlines  -­‐  Will  you  get  their  attention  in  2  seconds?  

• Pay  attention  to  your  first  paragraph  Will  they  be  compelled  to  action  in  2  minutes?  

• Structure  -­‐  Use  of  white  space,  bullets,  graphics    

• Simple  and  consistent  branding.  

   

   

   

   

   

   

   

   

   

     

                                                                                                                                                                                           

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CLARIFY  AFTER  you  write  

• Do  a  spell  check,  grammar  check,  and  readability  check.  

• Wait  a  day  before  sending  your  message.  

• Analyze  the  way  the  message  looks.      • Ask  someone  else  to  take  a  look.  • Read  it  out  loud.  • Tell  the  reader  what  to  do  next.    • Be  prepared  to  rewrite.    

 

   

   

   

   

“We  don’t  see  things  as  they  are;  most  times,  we  see  things  as  WE  are."  

Take-­aways  from  today:  

• Think  like  your  reader  when  creating  materials.  What  is  the  benefit  to  them?  • Practice:  FOCUS,  SIMPLIFY,  CLARIFY  • Use  Readability  Statistics  for  2  weeks.  • Remember:  your  writing  is  a  reflection  of  your  organization’s  brand.