Haluk DO ANÇAYProje Yönetim A. .Yönetim Kurulu Ba kan

YAPI SEKTÖRÜNDE Ö REN LM DERSLER:R VER TABANI UYGULAMASI

Kat mc Veri Biriktirme/ Kritik Kitleye Ula ma/ effaf Payla m

renilmi Dersler• Projeler: Geçici ve k sa süreli

– Ö renilen bilgi ve deneyim ki ilerde kal yor– Ki ilerle birlikte kurumdan uzakla yor– Bilgi ve dersler unutuluyor

• Önlem: Ö renilmi derslerin ya anan an ncakl n sübjektif/duygusal etkilerinden

ar nm olarak kayda geçirilmesi.

Yeni Nesil Proje Yönetimi 2.0• (PM2.0) i birli ine aç k, herkesin kat ve

katk gerektiren bir yap var.• Projenin liderli i ve geli imi tüm ekip taraf ndan

yap yor.• Her ekip üyesi proje hakk nda tam bilgiye sahip

ve geli imi yak ndan izliyor.• Proje Yöneticisi art k görev da tan ki i de il!

“vizyoner” ve projenin ba ar için do ru yönügösteren ki i.

• Proje yönetim sürecine hakim olan ortak ak lba ka ba ar uygulamalara ve yap lanmalaraolanak sa yor.

Gelenekselden Yeni Nesil Proje Yönetimine

• Merkezden Uzak Yönetim• A dan yukar planlama

birlikçi çevre• Geli en yap lar• Plana düzenli ve s rs z eri im• Bilgiye global ve canl eri im• Ekip içinde s rs z ileti im• Bütünsel/Holistik yakla m• Kolay araç kullan• Araçlar n esnekli i

• Merkezi Yönetim• Yukar dan a planlama• Otoriter çevre• Kapal yap lar• Plana k tl ve s rl eri im• Bilgiye yerel eri im• Ekip içinde k tl ileti im• Ayr projeler• Karma k araçlar• Esnek olmayan araçlar

Yeni Nesil Proje YönetimiGeleneksel Proje Yönetimi

renilmi Dersler/LL• Amaçlar• Terminoloji birli i• Neden ve nas l?• Yakla m prensipleri• Kullan lan metot ve yöntemler• Di er süreçlerle entegrasyon• Proje yöneticisinin rolü ve misyonu

LL Nedir? Ne De ildir?• wwR/wwW (What went Right?/What went Wrong?)

sorusuna verilen cevaplard r.• Bu i i tekrar ba tan yapsayd k, neleri daha farkl

yapard k? sorusuna verilen cevaplard r.• Geçmi bilginin imdi ve gelecekteki proje ba ar

için uygulanmas r.• Her zaman bir ba ar zl k sorgulanmaz.• Salt “En yi Uygulamalar” veya “Bir Ba ar Hikayesi”

de ildir.

Amaçlar• Ö renmek, payla mak ve ekipler aras nda

ileti imi art rmak• Geçmi te ya ananlardan ders almak• Ya ananlar deneyim zenginli i olarak kabul

etmek• Gelecek için plan yapmak, harekete geçmek• Kurumu ve ki ilerin kapasitesini geli tirmek

Neden ve Nas l?• En zor yan : Basit olmal ve ba kalar taraf ndan

kolayca eri ilebilir, okunabilir ve aranabilir olmal• Kay tlar: Projenin sadece belirli a amalar

tamamland nda de il her an, unutmadanyerine getirilmeli.

• Ar ivde kalmamal ve unutulmamas içininteraktif bir süreç olmal .

Yakla m Prensipleri• Kat mc k• Kritik Kitleye ula mak

effafl k• Sorumluluk üstlenmek

Kullan lan Metot ve Yöntemler• Olay Tan mlama: SWOT / FMEA• Kullan Talimat• Standart Form / Bilgi Giri Menüsü• Bilgiyi Gruplama

– Ö renilen Ders– En yi Uygulama– Ba ar Hikayesi

Di er Süreçlerle Entegrasyon• Kurumun Kalite Sistemi ile entegrasyon

– Düzeltici ve Önleyici Faaliyetlerle birlikte ele al r.• Kurumun E itim Sistemi ile entegrasyon

– Bilgilerin “gözden geçirilmesi” ve“do rulanmas /onaylanmas ”n takiben yap r.

Proje Yöneticisinin Rolü ve Misyonu• Proje Yöneticisinin rolü çok önemlidir:

Olumsuzu Tespit….Olumluyu Te vik..• Kay t sürecini te vik etmek için duygusal ba

kurmal , ki ileri i in içine çekmeli ve onoreetmelidir.

• Pozitif dü ünen, ba ar ya odakl , umut ve ba arvadeden, gelece i gören ve gösteren,çevresindekileri olumlu etkileyen, hatalar ndanders alan, motive etmeyi bilen, ileti imi kuvvetli,sosyal yan güçlü bir Proje Yöneticisi bu süreçtedaha ba ar olur.

Günümüzde Yeni Trendler• Yaz bir “Kay t/Metin”den..Elektronik bir “Form”a…• Özgün Yaz mdan… Web2.0’a• Sosyal A lar ve Web2.0 teknolojisi

– Yaz lan her türlü bilgi, hem konusuna, hem gönderene, hemde zamana göre kategorize ediliyor.

– Proje ilerleme bilgileri sadece proje yöneticilerinin de il herkesinkontrolüne ve takibine aç k.

– Tak m üyelerinin edindikleri deneyimler, problemleri çözmeyöntemleri, mü teri veya tedarikçi davran ve tutumlar vb. hertürlü bilgi kay t alt na al p, sonraki proje yöneticilerininkullan na sunulabiliyor.

– Wiki’ler, bloglar, video payla m siteleri, birden fazla hizmetsa lay bir araya getiren “mushup”lar, kullan lar n ba kakullan larla etkile im halinde oldu u veya site kapsamde tirebildikleri siteler…

renilmi Dersler Süreç Analizi• Gerçek bir ö renilmi dersi tan mlamak• Ö renilmi dersi kaydetmek• Bilgiyi depolamak (Veritaban na atmak)• Bilgiyi yönetmek• Bilgiyi aramak, eri mek/bulmak• Ö renilmi dersi de erlendirmek• Dersi tekrarlamak

renilmi Dersler/LL Yol Haritas

• Muhtemel LL Bilgi Kaynaklar n Tan mlanmas• LL Bilgilerinin Gözden Geçirilmesi• LL Belgesinin Haz rlanmas• LL Bilgilerinin Da lmas• LL Bilgilerinin Kullan lmas

Bilgi Kaynaklar n Tan mlanmas• Bünye içi Bilgi Kaynaklar

– Ki isel deneyimler– Saha, Audit ve De erleme raporlar– Güvenli i toplant lar– Kalite Konseyi ve Uygunsuzluk raporlar– Proje Planlama, Proje Yönetim raporlar– Bitirme raporlar– Performans göstergeleri, performans iyile tirme giri imleri– Süreç iyile tirme giri imleri– Vb.

• Kurum ölçe inde Bilgi Kaynaklar• Sektör/Ülke ölçe inde Bilgi Kaynaklar

renilmi Dersler: Belge Haz rlama

• Kapsam ve Stil• Net tan mlama• Dersin nas l ö renildi inin arka plan n özeti• Dersin ö renilmesinin yararlar ve gelecekte

nas l kullan laca• Ek detaylar için temas/eri im bilgileri• Aranabilirli i kolayla racak anahtar bilgi alanlar

• Teknik Gözden Geçirme

renilmi Dersler:Bilgilerin Da• Belgenin ilgililerinin tan mlanmas• Önceliklerin tan mlamas

• rm -Acil-Düzeltici ve Önleyici Aksiyon, De im Kontrol• Sar -Dikkat• Mavi-Bilgilendirme• Ye il yi /Sonuç

• Belgenin departman görevlilerine da lmas• Belgenin kurum ölçe inde da lmas

renilmi Dersler:Bilgilerin Kullan• Ö renilmi dersler belgelerinin kullan• Program etkinli inin sa lanmas

– Trend analizi– Etkinlik ölçümü

• Ö renilmi dersler belgelerinin ar ivlenmesi(kullan lmayan/geçerlili ini yitirenlerin)

• Kullan feed-back’lerinin al nmas– Tatmin/motivasyon anketleri– Ba ar hikayeleri yaz lmas

Bir Ö renilmi Dersler Uygulamas• AR-GE Çal mas : 212 Istanbul Power Outlet LL Projesi

– antiye ve merkez ofiste Proje kapsam nda görev yapan projeekibi, proje sonunu ve a amalar beklemeden “Ö renilmiDersler” projesi kapsam nda yapt gözlemleri ayl k olarakkayda geçirdi.

– Bu kay tlar irket Merkez Destek Koordinatörü ve verenTemsilcisi ile ayl k yönetim raporlar ile payla .

– Veri miktar nda ula lan kritik bir e ikten sonra bu kay tlar;irket IT Departman taraf ndan haz rlanan bir Veri Taban na

aktar larak tüm irket çal anlar n payla na aç k halegetirildi.

– Veri Taban modeli geli tirilerek tüm Projelerde “Ö renilenDersler” tüm irket personelinin kullan na aç larak webortam nda yay nlanmaya ba land .

Veritaban : Kay t Sistemati i• Konu/Ba k• Öncelik Durumu• Bilgi Grubu• Proje Ad• Referans Süreç

lgili Disiplin ve Bilgi Alan• Sorunun/Olay n Tan

– Planlardan sapmaya neden olan olaylar, teknik olarak kullan lan yöntem ve araçlar n sundu u fayda, zorlukve eksikler, ileri a amalarda de tirilmesi önerilen süreçler, i ak lar , süre ve maliyet tahminleri, riskler…)

• Sorunun/Olay n Neden ve Nas l Ortaya Ç kt• Bulunan Çözüm

– (Olay n ba ka bir projede tekrar kar za ç kmas durumunda neyi farkl yapard k sorusuna cevap)• Önerilen Önlem/Aksiyon

– ( lgililerin geçmi tutum ve davran lar n sonraki a amalara nas l yans yabilece ine dair tahminler vesonraki a ama sorumlular na uyar lar)

lgili Doküman– (Tip, kay t, link)

• Quickr Linki• Dersin Yönelik Oldu u Ki i/Kurum• Anahtar Kelimeler• Durum/Statü (Taslak, Yay nda, Revizyon, Tart ma, Ar iv)• Yazar• Tarih, Review Sorumlusu, Yay n Tarihi,

Veritaban Özellikleri• Kullan lan Veritaban Lotus Domino altyap kullanmaktad r.• Web temelli kullan dostu bir ara yüz kullan lmaktad r.• Yetki verilen tüm personel serbestçe bilgi giri i yapabilmekte, yine tüm

personel kay tlar /verileri görüntüleme, tart ma, tasnif etme ve aramaolana na sahip olabilmektedir.

• RSS ile veri giri leri izlenebilmektedir.• Tart ma Ortam sa lanarak verinin kat mc bir ortamda üretimi ve

do rulamas sa lanmaktad r.• Kalite Sisteminin parças r. (Düzeltici ve Önleyici Faaliyet)• itim Sisteminin parças r (Önemli olaylarda ders modülü

olu turulmaktad r)• Her a ama, her süreç ve her aktivitenin dikkat edilmesi gereken ve

geçmi te yap lan hatalar yeni proje ekibine ve yöneticilerine sunulmuoluyor. Ayni hatalara dü meleri engelleniyor.

Sorular z için: h.dogancay@projeyonetim.com