xlab-memento- bonnes pratiques - délégation normandie · · 2008-09-17pour les fournisseurs...

MEMENTO DES BONNES PRATIQUES XLAB A L’USAGE DES GESTIONNAIRES Juin 2008

Memento des bonnes pratiques Xlab à l’usage des gestionnaires 3

TABLE DES MATIERES

1 La création des tiers ........................................................................................................................ 4

1.1 Fournisseurs ............................................................................................................................ 4

1.2 Agents missionnaires .............................................................................................................. 5

1.3 Les agents CNRS dans BFC ................................................................................................... 6

1.4 Les agents non CNRS ............................................................................................................. 7

1.5 Les agents étrangers ................................................................................................................ 8

2 Les achats de biens et services........................................................................................................ 8

2.1 La commande.......................................................................................................................... 8

2.2 La commande prévisionnelle .................................................................................................. 9

2.3 Les frais de port....................................................................................................................... 9

2.4 Les remises ou avoirs .............................................................................................................. 9

2.5 Le service fait (réception) ....................................................................................................... 9

2.6 La facture .............................................................................................................................. 10

2.7 Le solde de la commande dans Xlab..................................................................................... 11

2.8 Les avoirs .............................................................................................................................. 11

3 Les missions.................................................................................................................................. 13

3.1 L’ordre de mission ................................................................................................................ 14

3.2 Les ordres de mission sans frais............................................................................................ 14

3.3 Les ordres de mission co-financés ........................................................................................ 14

3.4 Les ordres de mission permanents ........................................................................................ 15

3.5 Les commandes de mission................................................................................................... 15

3.6 Les commandes de mission avec frais ne donnant lieu à aucun remboursement à l’agent .. 15

3.7 Les avances ........................................................................................................................... 15

3.8 Les commandes FRAM ........................................................................................................ 16

3.9 Les commandes et liquidations de rémunération de personnel............................................. 16

4 Les échanges entre Xlab et BFC ................................................................................................... 16

4.1 Les retours (sens BFC->Xlab) .............................................................................................. 17

4.2 Les intégrations dans Xlab.................................................................................................... 17

4.3 Les intégrations des rejets ..................................................................................................... 17

4.4 Les extractions ...................................................................................................................... 17

4.5 La purge des Boîtes aux Lettres (BAL) Xlab ....................................................................... 17

4.6 La chronologie des traitements dans BFC ............................................................................ 18

4.7 La sauvegarde ....................................................................................................................... 18

5 ANNEXES.................................................................................................................................... 19

5.1 Annexe 1 - Liens utiles ......................................................................................................... 19

5.2 Annexe 2 – Fiche création fournisseur ................................................................................. 20

5.3 Annexe 3 – Fiche creation of a supplier ............................................................................... 21

5.4 Annexe 4 – Modifications possibles en fonction du statut ................................................... 22


1 La création des tiers

1.1 Fournisseurs La liste des fournisseurs valides peut être consultée à l’adresse suivante, mise à jour régulière :

http://www.sg.cnrs.fr/intranetachats/marches/class-titul.htm

Si le fournisseur n’est pas dans cette liste, vous devez faire parvenir une demande de création du

fournisseur à la délégation.

A cet effet, vous pouvez utiliser si il existe celui déjà prévu par votre délégation ou adapter celui

fourni en annexes 2 et 3.

Les données à demander à un nouveau fournisseur avant de le créer dans Xlab sont :

Pour les fournisseurs français - le numéro SIRET

- l’adresse

- les coordonnées bancaires


Il est possible de vérifier à partir de son numéro de SIREN le SIRET d’un fournisseur via le portail de

l’INSEE : http://avis-situation-sirene.insee.fr/avisituV2/jsp/avis.jsp

Pour les fournisseurs d’un pays appartenant à la UE : - le numéro de TVA intracommunautaire

- l’adresse

- les coordonnées bancaires + l’adresse de la banque du fournisseur.

-

Il est possible de vérifier la validité d’un numéro de TVA intracommunautaire à l’adresse suivante :

http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/lang.do?fromWhichPage=vieshome&selectedLanguage=FR

Pour les fournisseurs hors UE : - l’adresse

- les coordonnées bancaires + l’adresse de la banque du fournisseur

Après création du fournisseur dans BFC, le numéro de fournisseur BFC vient s’ajouter

automatiquement à la fiche fournisseur Xlab.

Lors de l’envoi d’une prochaine commande Xlab vers BFC c’est ce numéro qui fera le lien

entre le fournisseur Xlab et le fournisseur BFC et qui permettra l’intégration de la

commande Xlab dans BFC.

Par conséquent, ne jamais changer l’identifiant d’un fournisseur si celui-ci a un numéro

BFC

1.2 Agents missionnaires Il convient de distinguer deux grandes familles de missionnaires dans Xlab :

- Les missionnaires rémunérés par le CNRS (traitement principal)

- Les missionnaires rémunérés par un autre organisme (université, autre EPST, établissement

public ou privé autre que le CNRS).

Les coordonnées bancaires de l’agent ne sont pas obligatoires dans Xlab, ces données ne sont pas

transmises à BFC.


Il est important de saisir un n° d’INSEE et une date de naissance exacte sous peine de retard

de paiement des missions.

Il est important de prévenir le SPRH (Service du Personnel et des Ressources Humaines) de

toute modification du n° INSEE de l’agent.

1.3 Les agents CNRS dans BFC Ils sont créés et gérés par SIRHUS (système d’information des ressources humaines des unités et

services) à l’initiative des SPRH des délégations et transférés automatiquement dans BFC.

Dans Xlab, si vous devez faire une mission pour un agent payé par le CNRS qui n’appartient pas à

votre structure opérationnelle, il faut renseigner son numéro INSEE (numéro de sécurité sociale) ainsi

que son nom à l’identique (orthographe, tiret, nom composé…) de ce qui existe dans SIRHUS donc

dans BFC.

Les agents CNRS sont reconnus dans BFC par le n° matricule SIRHUS.

Lors de la première mission, les agents CNRS n’appartenant pas à votre structure

opérationnelle sont reconnus dans BFC par le n° INSEE et par le nom.

Le service financier et le SPRH peuvent fournir ces informations.

Pour les agents CNRS, le type de missionnaire doit être « Fonctionnaire CNRS » ou

« Autres CNRS »

SIRH si agent rémunéré par le CNRS

Xlab sinon


Xlab récupère les n°numéros BFC des agents CNRS (xxxxxxx), les seules données modifiables pour

ces agents sont celles du laboratoire d’affectation (données adresse, nom du responsable, cartes

d’abonnement, …) :

Les autres données (nom, prénom, adresse personnelle, n° INSEE, nationalité, et le type de

missionnaire) sont modifiables par le SPRH dans l’application SIRHUS et sont mises à jour dans

BFC, puis dans Xlab.

1.4 Les agents non CNRS Ils sont créés dans Xlab et sont transmis à l’identique dans BFC.

Pour les agents hors CNRS, le type de missionnaire est « Fonctionnaire hors CNRS » ou

« Autres »

Pour les agents étrangers saisis dans Xlab, la saisie du numéro d’INSEE n’est pas

obligatoire.

Dans le cas où ce dernier n’est pas renseigné lors de la création de l’agent, Xlab génère un

numéro d’INSEE sous la forme suivante : ‘9’ + code division + compteur interne + 000.

Pour un agent ayant un numéro INSEE de ce type, la modification d’autres informations est

désormais possible.


1.5 Les agents étrangers La saisie du code postal de l’adresse personnelle pour les agents résidants à l’étranger n’est pas

obligatoire, cette zone n’est à saisir que si l’information est connue et sure. Attention, la longueur de

cette zone est contrôlée dans BFC.

2 Les achats de biens et services

2.1 La commande

• Commande de fonctionnement : Toutes les commandes pour lesquelles les articles commandés

n’ont pas l’obligation d’être inventoriés (bien fongibles).

• Commande d’équipement : toutes les commandes supérieures à 800 € HT (prix unitaire HT) pour

du matériel inventoriable SAUF si le bien a une durée de vie inférieure à une année

(consommables)

Il ne faut pas mélanger sur une même commande des codes familles liés à deux natures de dépenses

différentes : fonctionnement (FO) - comptes comptables commençant par 6 et équipement (EQ) -

comptes comptables commençant par 2.

Dans BFC, un contrôle est effectué entre la nature de dépense et le code famille : La

commande Xlab peut être rejetée pour le modifier (« CODE FAMILLE INCOMPATIBLE

AVEC LA NATURE DE LA DEPENSE »)

A renseigner


Les codes familles et des comptes généraux associés sont consultables sur le portail BFC :

(http://dsi-val.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documents/BFC-codefamille.xls)

2.2 La commande prévisionnelle Les commandes prévisionnelles doivent être employées pour des cas précis : livraisons périodiques

(fluides,…) ou carte logée (Fram)

• Elles peuvent être sur 2 exercices (2007/2008, par ex) mais l’engagement doit correspondre à

la prévision de la dépense annuelle

• Le montant total facturé doit toujours être inférieur ou égal au montant engagé

• Lors du changement d’exercice attention de ne pas solder des commandes s’il reste des

encours sur ces dernières (ex : avoirs).

2.3 Les frais de port Les frais de port sur une commande d’équipement doivent donc être imputés sur le même code

famille que celui du matériel.

2.4 Les remises ou avoirs

Dans le cas d’un avoir ou d’une remise, vous ne devez pas saisir de ligne avec un montant

négatif dans une commande : la commande est rejetée par BFC.

2.5 Le service fait (réception) Le service fait doit être saisi dès réception des biens ou exécution des services et uniquement dans le

cas des commandes standard.

Dans BFC, le service fait et la gestion des quantités sont la base de tous les calculs de

disponibles : � Il sert à constater les quantités réceptionnées sur chaque ligne de commande standard

� La transmission du service fait d’Xlab dans BFC a un impact budgétaire dans BFC

Dans XLAB, le service fait ne met pas à jour le budget sur les origines de crédits et les entités

dépensières : � Il doit être saisi au moment de la réception des biens ou de l’exécution des services, en

respectant la chronologie des flux. (Cf chapitre La chronologie des traitements dans

BFC)

La quantité réceptionnée doit être inférieure ou égale à la quantité commandée, pour « la

même référence de la ligne commande ».

Memento des bonnes pratiques Xlab à l’usage des gestionnaires

10

La coche fin de livraison est une information qui n’est pas transmise à BFC.

Il est préférable de transmettre commandes et services faits dans des extractions différentes, voire

dans des journées différentes, pour éviter des erreurs d’intégration dans les flux.

En cas de solde de commande sans aucune facture, les services-fait associés dans Xlab sont

supprimés automatiquement et envoyés en annulation vers BFC, pour libérer du budget.

2.6 La facture Dans le cas d’une commande standard, la saisie du service fait est obligatoire avant la saisie de la

facture.

La quantité facturée doit être inférieure ou égale à la quantité réceptionnée.

La saisie des quantités facturées doit être cohérente avec les quantités commandées et les

quantités réceptionnées.

Si vous saisissez une commande de quantité = 50 « repas » à 20 euros, un service fait de

quantité =50 et une facture de quantité = 1 « 50 repas » pour un montant de 1000 euros.

Dans ce cas, BFC engage 1000 euros pour la facture + la quantité de 49 repas non facturés

soit 980 euros de trop, même si la commande est soldée.

Il faut saisir la facture avec une quantité à 50.


11

Dans le cas où des frais supplémentaires sont facturés, il conviendra :

- de modifier la commande en ajoutant une ligne supplémentaire

- puis de saisir le service fait pour cette ligne

- enfin de saisir la facture (en respectant un intervalle dans le flux des transmissions).

Avant de saisir la facture, il faut s’assurer de ne pas avoir de mouvements de commandes en retour à

retraiter.

Les factures en devises doivent être saisies à la délégation et non saisies dans Xlab même converties

en euros. La facture revient ensuite dans Xlab en création. (Se reporter à la procédure mise en place

en délégation).

Dans le cas des fournisseurs étrangers, le virement se fait hors BFC à une fréquence propre à chaque

DR, ce qui peut induire un décalage entre la date de règlement présente dans Xlab et le règlement

effectif du fournisseur.

2.7 Le solde de la commande dans Xlab Pour les commandes standards :

En cas de facturation avec une quantité finale inférieure à celle réceptionnée, le solde de la

commande seul ne permet pas de libérer les crédits dans BFC.

Vous devez ramener la quantité réceptionnée à hauteur de la quantité facturée en saisissant

un SF négatif, (attention si la commande est soldée pensez à la désolder avant de faire la

manip) En cas de solde de commande sans aucune facture, les services-fait associés dans

Xlab sont supprimés automatiquement et envoyés en annulation vers BFC, pour libérer du

budget.

Pour les commandes prévisionnelles :

Le solde de la commande permet de libérer les crédits dans BFC.

Vous devez régulièrement éditer la liste des commandes non soldées.

2.8 Les avoirs Les avoirs doivent être récupérés le plus rapidement possible pour pouvoir être traités en même temps

que la facture.

La prise en compte d’un avoir consenti par l’un de vos fournisseurs s’effectue de manière différente

selon le cas de figure.

Cas 1 : une facture a été saisie pour ce fournisseur et n’a pas encore été transmise à l’organisme de

gestion.

Vous pouvez alors modifier cette facture et saisir une ligne facture négative correspondant au

montant de l’avoir.


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L’avoir ne doit pas être supérieur au total de la facture, pour ne pas rendre la facture

négative.

Le montant de l’avoir doit être inférieur ou égal au montant de la ligne de commande

auquel il se réfère. S’il est supérieur, il doit être éclaté sur plusieurs lignes commandes

dans BFC, il y aura autant d’avoir que de lignes négatives.

Remarque : si aucune facture ne correspond à ce cas de figure, mais que vous attendez

une nouvelle facture de ce fournisseur, vous pouvez enregistrer l’avoir lors de l’entrée

de cette nouvelle facture dans Xlab.

Cas 2 : aucune facture correspondant au cas 1 n’est disponible et aucune nouvelle facture n’est

attendue pour ce fournisseur.

Dans ce cas, l’avoir ne peut être saisi directement par le laboratoire. L’avoir doit être transmis par

voie papier à l’organisme de gestion. Il appartient ensuite à l’organisme de répercuter cet avoir sur

une des factures du fournisseur et de la retransmettre vers le laboratoire.


13

3 Les missions

Il faut distinguer en ce qui concerne les missions deux types de frais :

- les frais qui vont être remboursés aux missionnaires, et qui vont être engagés via l’ordre de

mission sur la commande de mission

- les frais qui vont être remboursés à des tiers et qui vont être engagés via les « commandes

tiers »


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3.1 L’ordre de mission Plus l’ordre de mission est établi de façon précise, plus il sera facile pour la délégation de

liquider l’état de frais, qui devra faire apparaître l’intégralité des frais qu’a payé le

missionnaire.

3.2 Les ordres de mission sans frais Il ne faut pas saisir pour un agent CNRS un OM sans frais lorsque les frais de déplacement

sont pris en charge par un autre laboratoire CNRS sur crédits CNRS.

Si un ordre de mission a été saisi sans frais et qu’il donne finalement lieu à un

remboursement à l’agent il faut annuler cette mission et en saisir une nouvelle avec frais.

3.3 Les ordres de mission co-financés Dans le cas où les frais de mission sont partagés entre plusieurs laboratoires du CNRS il existe

deux solutions :

- soit un laboratoire peut prendre en charge le transport via une commande d’achat

FRAM et l’autre laboratoire les frais remboursables à l’agent ;

- soit un laboratoire prend en charge la totalité de la mission et reçoit des crédits de

l’autre laboratoire via un transfert de crédits

En effet, il n’est pas possible de traiter dans BFC deux missions pour un même agent sur la

même période pour les mêmes horaires.


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3.4 Les ordres de mission permanents Un OM permanent doit avoir un engagement qui corresponde à la prévision de la dépense

annuelle.

Dans Xlab, vous devez saisir un OM permanent par année civile.

Le solde d’un OM permanent dans Xlab doit être signalé à la DR car il n’est pas transmis à

BFC, pour que celle-ci « solde » l’OM permanent coté BFC, le cas échéant un déphasage de

crédit existera entre Xlab et BFC.

3.5 Les commandes de mission

Attention : Depuis la version 6 d’Xlab il n’est plus possible de désolder une mission soldée

Ne jamais solder une commande de mission, vous devez la supprimer

(sauf dans le cas des OM permanents).

Ne pas solder la commande de mission via la coche « solde » car l’envoi d’une mission

soldée arrive en suppression dans BFC. Elle sera soldée automatiquement lors du retour de

la liquidation de la mission.

Pour les missions avec frais, il est obligatoire de saisir la (ou les) commande (s) de mission pour

pouvoir imprimer l’ordre de mission. Les informations liées à la commande sont transmises vers BFC

en même temps que le détail de l’ordre de mission.

3.6 Les commandes de mission avec frais ne donnant lieu à aucun remboursement à l’agent

Le laboratoire doit saisir une facture à zéro en saisissant une ligne de facture avec une remise à 100 %

et « solder » la commande pour éviter son envoi en suppression vers BFC. Vous ne devez pas oublier

de saisir une date de prise en charge pour que la mission ne soit pas reportée en fin d’exercice.

En effet les factures de missions à 0 ne sont pas transmises à XLAB.

3.7 Les avances Les avances sont recalculées par BFC sur la base de 75 % des frais de séjour (en tenant compte des

retenues potentielles sur les frais de séjour et de la majoration potentielle accordée aux personnes

étrangères à l’administration). Sauf exception, elles ne sont plus accordées aux porteurs de cartes

affaire. Vous devez informer la délégation de la demande d’avance en envoyant une copie de l’ordre

de mission auparavant et transmettre le RIB de l’agent.


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3.8 Les commandes FRAM Grâce au marché FRAM, il est possible de réserver les titres de transport ainsi que les hôtels pour les

agents, via le portail Simbad http://www.simbad.cnrs.fr/

Les commandes FRAM doivent être saisies par l’option « commande tiers » lors de la saisie de l’ordre

de mission. Pour mémoire, les commandes FRAM doivent être prévisionnelles (sans service fait)

mono-lignes (une seule ligne cumulant les bons de transport et les frais) et être rattachées au marché

FRAM (marché R0625003001). Elles doivent être saisies entre la réservation et la validation sur

Amadeus ou la centrale des hôtels.

La référence à indiquer lors de la validation doit être saisie sous la forme xxxxLyyyyy (ex 0780L00340) xxxx = code division de l’unité sur quatre chiffres (ex : 0780)

Lyyyyy = Numéro de commande L + cinq chiffres (ex L00340)

Il faut avertir immédiatement la délégation lorsque la commande Xlab est supprimée et recréé pour

que la délégation puisse modifier le ROP dans NOUBA.

Il ne faut pas oublier d’imprimer cette commande. C’est l’impression du bon de commande qui fait

passer le statut de la commande à « Complète ». Pour rappel, seules les commandes au statut

« Complète » sont transmises à BFC.

Ne pas solder les commandes FRAM en fin d’année tant qu’il reste un en-cours sur

cette commande : il peut exister d’autres avoirs ou d’autres factures consultables dans

NOUBA (frais d’agence, facture contestée, annulation des voyages…).

3.9 Les commandes et liquidations de rémunération d e personnel L’engagement individuel, obligatoire pour tout agent entièrement rémunéré sur ressources propres, est

saisi exclusivement en délégation et transmis à Xlab sous la forme d’une commande de personnel.

C’est la situation cumulée de l’engagement individuel depuis le début de l’année, à l’issue de la paie

de chaque mois, qui vous sera adressée sous la forme d’une facture de personnel.

Cette facture sera unique dans l’exercice pour un agent et une imputation donnée.

Les factures transmises chaque mois viendront s’intégrer en modification de la première facture. Il

vous reviendra alors de générer une nouvelle ligne détail dont le montant correspondra au montant à

ordonnancer pour le mois considéré.

4 Les échanges entre Xlab et BFC

Dans la mesure du possible et pour éviter d’avoir trop de mouvements en erreur dans BFC, la

recommandation est de dissocier dans Xlab l’envoi de la commande et l’envoi des autres mouvements

concernant cette commande (le lendemain par exemple) : la commande Xlab pourra alors être

intégrée en demande d’achat ET transformée en commande dans BFC avant que le service fait et la

facture n’arrivent dans BFC.

Espacer l’envoi de la commande Xlab des autres mouvements s’y rattachant permet à la délégation de

traiter des erreurs d’intégration (budget insuffisant, valeur cible du marché atteinte, …).


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4.1 Les retours (sens BFC->Xlab) Même si aucun mouvement (commandes, factures, notifications, rejets) n’est généré dans une base

Xlab, des sessions de retour peuvent être mises à disposition. Ces sessions sont généralement

composées de constantes et de tables (pays, codes rejets, agents Sirhus, etc …) permettant de mettre à

jour votre base de données Xlab.

Quand le laboratoire saisit et transfère quotidiennement des mouvements, il est préférable d’effectuer

des retours réguliers.

Le lendemain de chaque transfert vers BFC, un retour doit être effectué dans Xlab, facilitant ainsi le

traitement des erreurs éventuelles.

4.2 Les intégrations dans Xlab Les retours contiennent différents types de mouvements. Ces mouvements doivent être traités

correctement, et ne doivent rester dans les boîtes aux lettres qu’un minimum de temps.

Il est IMPERATIF de se mettre d’accord avec la délégation avant de refuser ou de détruire

un mouvement en retour (commande, facture).

Un refus d’intégration dans Xlab ne repart pas vers BFC. Aucun mouvement transmis

par BFC ne pourra être envoyé à nouveau au laboratoire.

4.3 Les intégrations des rejets Le rejet vers Xlab peut être automatique ou à l'initiative du gestionnaire de la délégation, selon le

problème rencontré.

Intégrer un rejet uniquement si celui-ci peut être traité dans la foulée, sinon le conserver

dans la boîte aux lettres Xlab en attendant de le traiter.

Ne pas détruire un rejet, l’information ne repart pas en BFC, il vaut mieux intégrer le rejet et

détruire la commande, facture ou mission

4.4 Les extractions Il faut lancer une extraction à chaque fin de journée pendant laquelle des saisies ont été faites, pour

que les mouvements soient transmis à la délégation dés leur création ou dés leur modification dans

Xlab.

Il ne faut pas oublier de transmettre l’extraction à la délégation après avoir lancé cette extraction.

Les documents papiers doivent être envoyés à la DR en même temps que les extractions

électroniques.

4.5 La purge des Boîtes aux Lettres (BAL) Xlab Il est conseillé de mettre un nombre de jours d’archivage supérieur à 100 pour éviter une purge trop

rapide des mouvements stockés dans les fichiers boîte aux lettres.


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4.6 La chronologie des traitements dans BFC BFC intègre les sessions des laboratoires 2 fois /jour (matin et soir) selon un planning propre à

chaque délégation.

BFC renvoie les sessions aux laboratoires 3 fois /jour selon un planning propre à chaque délégation.

Les transformations de demandes d’achat BFC (commandes issues d’Xlab) en commandes BFC sont

effectuées automatiquement dans BFC deux fois par jour, à 13h30, puis à 20h30.

4.7 La sauvegarde

Il est indispensable de faire une sauvegarde quotidienne a minima sur votre poste,

BFC ne pouvant pas renvoyer de mouvements vers Xlab.

Vous devez paramétrer la fréquence de vos sauvegardes ainsi que le chemin d’archivage dans l’écran

de paramétrage de l’application. Il est également possible d’envoyer, à une fréquence que vous

définissez, une sauvegarde vers un serveur de votre délégation (cette option est à mettre en place en

accord avec le SSI de votre délégation). L’administrateur de la base doit apporter une attention toute

particulière aux sauvegardes dites « automatiques » mises en place dans les laboratoires en dehors du

processus de sauvegarde Xlab (plusieurs cas de perte de base ont été constatés en 2007)


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5 ANNEXES

5.1 Annexe 1 - Liens utiles

• Pour connaître la liste des fournisseurs valides

Télécharger le document :

http://www.sg.cnrs.fr/intranetachats/marches/class-titul.htm

• Pour vérifier le SIRET d’un fournisseur :

Portail de l’INSEE :

http://avis-situation-sirene.insee.fr/avisituV2/jsp/avis.jsp

Pour vérifier le n° de TVA intracommunautaire d’un fournisseur UE :

http://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/lang.do?fromWhichPage=vieshome&selectdLanguage=FR

• Pour connaître les codes familles et les comptes généraux associés consulter la documentation

sur le portail BFC http://dsi-val.dsi.cnrs.fr/bfc/portail/documentation/documents/BFC-codefamille.xls Le portail NOUBA : Reca, Puma, RTM, Arno et ROP

• Pour rechercher un code nomenclature (Assistant à la Recherche de codes NOmenclatures :

ARNO)

• Pour rechercher des produits et des tarifs (RTM)

• Pour effectuer une remise en compétition automatisée lorsque l'achat est couvert par un

marché en multi-attribution concernant par exemple du matériel scientifique, du gros

équipement, etc. (Remise en Compétition Automatisée : RECA)

• Pour publier des avis de publicité dans le cadre des procédures adaptées (avis de PUblicité

pour les Marchés à procédure Adaptée : PUMA)

• Pour consulter vos relevés d’opérations carte logée et bientôt carte achat (Relevé

d’Opérations : ROP)

Accéder au portail NOUBA Reca, Puma, RTM, Arno et Rop

http://nouba2.dsi.cnrs.fr/nouba/nu_pck_ui_connexion.p_ident

• Pour avoir accès pour les finances et la comptabilité à un ensemble de fiches techniques et

réglementaires dont la vocation est de fournir le socle minimum commun des connaissances que

tout gestionnaire doit maîtriser, accéder à la bibliothèque pratique :

http://www.sg.cnrs.fr/bpc/pratique/default.htm

Nous vous invitons à consulter un document Excel créé à la délégation Côte d’Azur récapitulant de

façon synthétique tous ces types d’informations :

http://www.cote-azur.cnrs.fr/Services/Sfc/Documents/Sfc_guide_outils_web.xls

Portail régional

Chacune des délégations peut ajouter les liens qu’elle jugera utile et notamment celle de l’espace web

de la délégation à destination des gestionnaires Xlab des laboratoires.


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5.2 Annexe 2 – Fiche création fournisseur

CENTRE NATIONAL DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE

Délégation …………………………………… – Service Financier et Comptable

FICHE CREATION FOURNISSEUR

RAISON SOCIALE......….……………………….………………...…………………………

SIRET (14 chiffres)……………………………………………………………………………

COORDONNEES Numéro-Rue - Boite Postale……………………..……..………………………………………

………………………………..…………….………………..………………………………….

Code Postal……………………..………….………………………..…………………………..

Ville……………………………...……………………………………..………………………..

Téléphone….……………………..………………………………………..……………………

Télécopie……..……………………..…………………………………………………………..

E-mail comptabilité……….…………..………………………………………………………...

E-mail commercial………………………………………………………………………………

RIB à joindre obligatoirement

Cachet commercial

Date - Signature


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5.3 Annexe 3 – Fiche creation of a supplier

CENTRE NATIONAL DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE

Délégation …………………………………… – Service Financier et Comptable

FICHE CREATION FOURNISSEUR / CREATION OF A SUPPLIER

RAISON SOCIALE/NAME..…………………….………………...…………………………

TVA Intracommunautaire/VAT number (European Union only).…..………………………

COORDONNEES /ADDRESS Numéro-Rue - Boite Postale/ Street……………..……..………………………………………

………………………………..…………….………………..………………………………….

Code Postal/ Zip Code..………..………….………………………..…………………………..

Ville / City…………… ………………………………………………………………………..

Pays / Country…………………...……………………………………..………………………..

Téléphone / Phone………………..………………………………………..……………………

Télécopie / Fax……..………………..…………………………………………………………..

E-mail comptabilité / accountant e-mail………………………………………………………...

E-mail commercial / commercial e-mail………………………………………………..………

COORDONNEES BANCAIRES / BANKING INFORMATION

Nom de la Banque/ Name of the bank…………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………….

Adresse de la Banque / Address of the bank…………………………………………………...

…………………………………………………………………………………………………..

Numéros de comptes / Account Number

…………………………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………………..

BIC SWIFT……………………………………………………………………………………..

…………………………………………………………………………………………….……

Cachet commercial / commercial seal

Date – Signature


5.4 Annexe 4 – Modifications possibles en fonction du s tatut

X = OUI

COMMANDE Enregistrée Complète Transmise A retransmettre Régularisation Si service fait Si facture Remarques

souche x x x x x x x date de la commande x date de la livraison x x x x contact x x x x x x x libellé x x x x x x x

origine x x x x

la nouvelle origine doit obligatoirement dépendre du même

organisme de gestion nature de la dépense x x Non Non Non

indicateur de solde x x x x x x x

si la commande est « Transmise », « A retransmettre »,

indicateur de type de commande (prévisionnelle)

x la nouvelle origine de crédit doit

avoir les mêmes codes de gestion 1 et 2

fournisseur x n° de marché x x

n° de remise en compétition

x x

suppression x x x s’il n’y a pas de facture rattachée

LIGNES DE COMMANDE Enregistrée Complète Remarques

quantité oui si >= à la quantité livrée

désignation

ref article

prix unitaire oui si la ligne correspondante n'est pas facturée

% remise oui si la ligne correspondante n'est pas facturée

taux de TVA oui s’il n’y a pas de service fait déjà transmis ou de facture déjà transmise

entité dépensière

matière

code famille x x ou si la ligne n'a pas de ligne de service fait transmis

caractère d'achat x x ou si la ligne n'a pas de ligne de service fait transmis

N° UF OT x x ou si la ligne n'a pas de ligne de service fait transmis

suppression x si le service fait est transmis ont peut l'annuler par un service fait négatif


SERVICES FAIT (SF) Enregistrée Transmise A retransmettre Remarques

N°bon x x x Si le service fait ne repart pas, il faut modifier le n° du bon de livraison

libellé x x x

ref article x x x

quantité livrée x date service fait x

indicateur de fin de livraison

x x x

FACTURE

Une facture transmise ne peut être modifiée. La seule modification possible est de passer le montant à 0. Ce montant n'est pas transmis à BFC. Cette facture a pu être prise en charge dans BFC (date de prise en charge renseignée) si ce n’est pas le cas, n’oubliez pas de la renseigner pour qu’elle ne soit pas reportée lors de la bascule d’exercice.

Statut de la commande :

• Enregistrée : la commande est créée et doit être imprimée, l’engagement de dépense est enregistré.

• Complète : la commande est éditée. Elle peut être expédiée au fournisseur et envoyée à la délégation

• Transmise : la commande a été extraite afin d'être transmise à la délégation.

• A retransmettre : soit la commande a été modifiée depuis son dernier transfert soit celle-ci a été marquée.


Statut de la facture :

• Enregistrée: la facture est enregistrée dans Xlab.

• Transmise : la facture a été extraite afin d'être transmise à la délégation.

• Retournée : la facture est revenue de la délégation avec des informations complémentaires date de prise en charge ou date de règlement

• A retransmettre : la facture a été marquée pour être retransmise.

• Hors labo : la facture a été créée à la délégation.

Statut de la mission :

• Enregistrée : la mission est enregistrée dans Xlab, mais n'a pas encore été imputée sur les crédits du laboratoire.

• Imputée : une commande liée à la mission a été créée, mais le total de la commande est différent du montant de la mission ou la mission a

été rejetée puis intégrée mais non traitée.

• Complète : la commande liée à la mission a été créée et son total est égal au montant de la mission. La demande de mission est prête à

être transmise à la délégation et l'ordre de mission peut être imprimé.

• Transmise : la mission et la commande associée ont été extraites afin d'être transmises à la délégation.

• A retransmettre : la mission a été marquée pour être retransmise

Statut du service fait :

• E : Enregistré

• T : Transmis

• A : Le service fait a été marqué pour être retransmise