PROJECT CASE IMPROVEMENT

FINAL PAPER

Proses Standarisasi Entry Data & Optimalisasi Peran

Strategis Social Media Campaign

M. Radhitia Pradana 131071091

Audric Pratama 131071070

Oskar Mahendra 131061001

Carlo Mario 131071045

Biondi Sumitro 131071130

Jonathan Lansing 131081057

S1 BISNIS

PRASETIYA MULYA BUSINESS SCHOOL

2011

Latar Belakang

Project mata kuliah Project Case Improvement untuk mahasiswa jurusan Marketing dibagi menjadi

tiga kelompok kecil, dimana ketiga kelompok tersebut memiliki hubungan yang terkait dengan

seluruh aktivitas divisi Marketing & Customer Relation (MCR) mulai dari proses Above the Line (ATL)

seperti social media,branding, dan tag line, Below the Line (BTL) seperti saat Edu fair dan pameran

mengenai Prasetiya Mulya, hingga proses setelah BTL yaitu input data siswa SMA yang akan menjadi

database prospek untuk di follow up lagi guna mempromosikan S1 dan S2 Prasetiya Mulya oleh MCR

di masa yang akan datang.

Tugas pada mata kuliah ini adalah menganalisa tiap kegiatan yang dilakukan oleh divisi MCR mulai

dari menentukan masalah, mengukur seberapa besar atau jauh masalah tersebut, memformulasikan

target dan strategi yang akan dilakukan, menjalankan strategi tersebut (jika bisa segera dijalankan)

dan melakukan pemantauan atau evaluasi dari strategi atau solusi yang tiap kelompok tentukan.

Tahap pertama improvement di kelompok kami adalah standarisasi proses Entry data sebelum dan

sesudah aktivitas BTL. Hal ini dilakukan agar pada tahap selanjutnya para staff MCR dapat fokus pada

kegiatan utama mereka yaitu perencanaan strategis dalam hal maksimalisasi efektivitas social media

marketing. Saat ini social media memiliki potensi yang besar sebagai media promosi dan informasi.

Social media memiliki karakteristik sebagai alat promosi yang berbiaya rendah dan tidak

memerlukan keahlian khusus dalam penggunaannya.

Penggunaan Metode Six Sigma

Six Sigma adalah sebuah tools yang dipakai untuk mendesain sebuah improvisasi dari suatu proses

manufaktur dengan tujuan untuk mengurangi defect, namun seiringnya perjalanan tren bisnis yang

ada, tools ini akhirnya dapat digunakan untuk divisi bisnis lainnya seperti Marketing, Human

Resources, dan divisi lainnya.

Defect yang dijelaskan di six Sigma adalah sebuah hasil output yang tidak memenuhi kebutuhan

konsumen. Konsumen yang di sebutkan bisa dari sisi internal perusahaan, maupun konsumen yang

menggunakan jasa atau produk dari perusahan tersebut.

DMAIC

Define-Measure-Analyze-Improve-Control (DMAIC) adalah salah satu tools dari Six Sigma yang memiliki 5 tahap, yaitu :

Define Measure Analyze Improve Control

Abstraksi Permasalahan

Di dalam kasus ini kelompok kami bertindak sebagai semi konsultan yang mencoba untuk

menemukan solusi dari masalah yang berhubungan dengan standarisasi entry data calon pendaftar

dan pengembangan salah satu marketing tools yang sedang dikembangkan oleh MCR atas dasar

inisiatif sendiri yaitu Social Media.

Berikut adalah data yang kami dapatkan berdasarkan interview pertama dengan divisi MCR.

ATL : Social Media:

1.Twitter dikelola oleh 2 orang anggota MCR, 1 orang berada di kampus Cilandak 1 orang berada di kampus BSD.

2. Tidak bisa menghire outsource (Dipta dan Ridho) selamanya (budget terbatas) , dimana Ridho dan Dipta hanya mengurus fan page Facebook saja.

3. Font social media dipamflet dan marketing tools memiliki ukuran yang kecil.

4. Belum adanya batasan dalam penggunaan Social media secara formal.

BTL : Edu Fair:

1. Data siswa SMA 10% tidak valid.

2. Traffic panjang --> MCR hanya 1-2 orang saat edu fair.

3. Fasilitas Edufair yang kurang lengkap seperti laptop yang compatible dengan software SQL.

4. Adanya kewajiban dari berbagai sekolah yang mewajibkan siswanya untuk mendapatan cap

dari 10 universitas. (dari total 215 sekolah yang ada, 80% sekolah swasta yang dikunjungi

memberlakukan kewaijban tersebut, 20% dari sekolah Negeri juga memberlakukan hal yang

sama, dan lebih spesifik lagi, kewajiban ini berlaku untuk siswa kelas 1 dan 2 SMA saja,

karena hampir seluruh edu fair diadakan saat akhir semester atau saat terima raport)

5. Pemilihan sekolah yang kredibel kurang tepat.

6. Input data yang masih manual dan harus dilakukan didalam ruang lingkup Prasetiya Mulya

Pasca BTL :

1. Input data yang dilakukan oleh MCR yang mengharuskan untuk meng-hire outsource untuk

menginput data, karena data manual setelah diadakannya edu fair sangat banyak ( 1 hari 3

sekolah, dimana 1 sekolah saja bisa mendapat data base sejumlah lebih dari 300 siswa).

2. Software SQL yang tidak compatible dengan laptop sehingga tidak bisa menginput data

diluar PC kantor MCR.

Keterangan tambahan:

Sekolah kredibel dilihat dari :

a. Jumlah nominal SPPb. Nilai NEM averagec. Prestasi siswanya.

Data base siswa kelas 3 Sma yang tidak masuk prasmul akan di simpan dalam bentuk data untuk di

kirimkan promosi S2 Prasetiya Mulya, sedangkan untuk data siswa kelas 1 dan 2 akan di follow up

lagi untuk mempromosikan S1 Prasetiya Mulya.

Budget MCR yang hanya 5% dari revenue prasmul, dmana 60% untuk advertising dan 40% untuk

operational.

215 sekolah seluruh Indonesia ,mulai dari Pulau Sumatera, Pulau Jawa, Pulau Kalimantan, dan Bali.

Sekolah tidak kredibel tetap menjadi agenda mcr walaupun tidak berharap banyak.

Goals:

1. Proses input data setelah BTLyang semakin efektif dan efisien.

2. Peranan social media lebih maksimal, terlebih untuk anak prasmul (word of mouth di

twitter ) dan orang di luar prasmul.

3. Mendapatkan data siswa yang valid.

Masalah MCR :

1. Kurangnya orang d MCR (4 orang + 1 design)

2. Kurangnya budget untuk operational (BTL)

Define

Berikut ini adalah Define tools yang kami gunakan untuk menganalisa masalah yang ada di dalam

proses entry data di bagian MCR Prasetiya Mulya

SIPOC

Entry data Siswa SMA Pacsa kegiatan Edu Fair

Suppliers Inputs Process Outputs Customers

1. Management Prasetiya Mulya

2. MCR Prasetiya mulya

3. SMA Swasta dan Negeri

1. Budget untuk kegiatan MCR (advertising dan operasional).

2. Formulir pendaftaran beserta penjelasan mengenai jadwal dan tahapan pendaftaran mahasiswa baru.

3. Rencana kegiatan marketing.

4. Siswa Sma yang menjadi calon pendaftar dan penginput database.

1. MGMT Prasetiya Mulya Menentukan dan memberikan budget untuk MCR.

2. Menentukan marketing activities apa saja untuk mempromosikan Prasetiya Mulya.

3. Menentukan kriteria data apa saja yang akan di-input oleh calon mahasiswa.

4. Menyeleksi sekolah dan mempersiapkan Kegiatan Edu Fair.

5. Proses Edu Fair6. Proses input

data ke softcopy.7. Follow up data

per data yang ada ( S1 dan S2)

1. Input database siswa SMA Negeri dan Swasta di seluruh Indonesia yang akan digunakan untuk follow up S1 dan S2 Prasetiya Mulya

1.Prasetiya Mulya

2. MCR

Problem Severity Analysis

Probability SeverityInsignificant Minor Moderate Significant Catastrophic

Certain social media yang tidak mendapat respon baik

Antrian di stand edufair yang panjang

Data dari divisi MCR yang tumpang tindih dengan data admission.

Daftar pertanyaan untuk pengunjung edufair yang terlalu banyak

Input data calon pendaftar yang tidak lengkap .

Likely Kurangnya tenaga marketing dan admin pada saat edufair

Input data formulir dari pendaftar yang tidak valid

Sedikitnya jumlah user social media yang bergabung ke dalam account social media PMBS

Sekolah penyelenggara edufair yang tidak kredibel

Tidak adanya software input data yang terintegrasi antar MCR dan Admission

Possible Letak stand PMBS yang tidak strategis di pameran pendidikan.

Kurangnya antisipasi saat jumlah pendaftar melunjak

Positioning dari komunikasi account social media PMBS secara personifikasi bukan sebagai institusi (menyebarkan informasi pendaftaran, kegiatan, pencapaian terbaru, dll)

Hang/crash pada sistem data pendaftar

Miskomunikasi antar staff divisi MCR mengenai koordinasi dokumentasi data calon pendaftar

Unlikely Minimnya pengetahuan umum mengenai fungsi IT dan social media.

Yang mendaftar bukan warga negara Indonesia.

Anggota MCR ada yang berhalangan hadir

Image Prasetiya Mulya yang menjadi buruk akibat kesalahan dari Social Media

Bencana alam (gempa bumi, banjir bandang, dll)

Remote Pengelolaan atribut promosi S1 PMBS (iklan media cetak & elektronik )yang tidak efektif

Posisi atribut marketing yang tidak strategis sehingga tidak dilihat oleh pengunjung pameran pendidikan.

Tidak adanya staff ahli di bidang infrastruktur IT dan online marketing

Kurangnya monitoring social media di divisi online marketing.

Minimnya budget untuk divisi MCR.

Pada tabel ini akan ada 3 fokus permasalahan yang akan diukur probabilitas dampaknya, yakni efektifitas input data pada saat edufair, software untuk menunjang dokumentasi data calon pendaftar, dan pengelolaan social media sebagai media informasi pendaftaran.

Pareto Chart

Masalah :

3. Paintful saat entry data4. Kurangnya budget untuk operational (BTL)5. Kurangnya orang di MCR (4 orang + 1 designer)6. Tidak validnya data 10% dari tiap edu fair7. Masih banyak siswa SMA yang tidak interest dalam mengisi data8. Proses traffic jam saat edu fair yang memakan waktu.

Problems dalam pendaftaran mahasiswa S1 Prasetiya Mulya Business School tersebut lalu kami kategorikan menjadi 5 kategori :

1. Data-data pada formulir tidak akurat/valid (Tidak validnya data 10% dari tiap edu fair, paintful saat entry data, calon pendaftar tidak interest)

2. Kurangnya budget untuk operational (BTL) yang menyebabkan sering terjadi miscommunication dan tim yang berjalan tidak maksimal yang berakibat input data terlambat

3. Kurangnya orang di MCR (4 orang + 1 designer) yang menyebabkan kurang jelasnya informasi tentang pendaftaran

4. Proses traffic jam saat edu fair yang memakan waktu dan menyebabkan keluarnya banyak peserta dari antrian

5. Lain-lain

Berikut value yang diukur dari besaran pengaruh masalah tersebut terhadap proses pendaftaran sesuai dengan urutan dari yang terbesar:

1. Informasi kurang jelas 362. Miskom 243. Data tidak valid 194. Traffic jam 175. Lain-lain 4

Category Value Percentage Cumulative PercentageInformasi kurang jelas 36 36 33.3333333Miskom 24 24 60Data tidak valid 19 19 79Traffic jam 17 17 96.000Lain-lain 4 4 100.000TOTAL 100 100

Informasi kurang je-

las

Miskom Data tidak valid

Traffic jam

Lain-lain0

102030405060708090

100

0102030405060708090100

ValueCumulative Percentage

Keterangan :

Dari analisa yang kami lakukan dengan menggunakan Pareto Chart/Diagram di mana masalah yang

sebaiknya difokuskan memiliki total dengan kisaran maksimal 80%, maka, masalah yang sebaiknya

difokuskan oleh Prasetiya Mulya terbilang cukup banyak, masalah-masalah tersebut adalah

“Informasi yang kurang jelas”, “Miskom” dan “Data tidak valid” karena jumlah persentase ketiganya

sebesar 79%. Dari ketiga masalah tersebut sesuai dengan keterangan yang terdapat pada problems

yang terbagi menjadi 5 kategori, terlihat jelas bahwa masalah utama yang dihadapi oleh Prasetiya

Mulya terletak pada bagian internalnya yaitu tim MCR yang cenderung kurang orang dan sangat

minim budget.

Measure

Berikut ini adalah Measure Tools yang kami gunakan untuk menghitung performa kerja dari MCR dan melihat kedalaman masalah itu sendiri.

1. Voice of Customer

Voice of Customer

Customer Point of View & Needs (Divisi MCR, S1 PMBS)

- Kurang SDM lapangan pada saat edufair- Proses input data yang dirasa painful - Infrastruktur IT yang tidak terintegrasi antar divisi MCR- Pengembangan social media berdasarkan inisiatif pribadi

Prioritize area of improvement

- Implementasi poka yoke pada formulir buku tamu- Outsourcing entry data - Memfokuskan ruang lingkup jobdesc mahasiswa honorer

edufair hanya kepada pekerjaan lapangan- Social media bisa lebih optimal

Monitoring

- Kecepatan input dan pengolahan data yang dihasilkan di edufair- Menurunnya jumlah data yang tidak valid (defect)- Bertambahnya anggota social media Prasetiya Mulya yang sesuai

dengan kriteria target audience Prasetiya Mulya- Bertambahnya data siswa sma diluar kegiatan BTL (survey)- Berkurangnya budget untuk placement di media yang sudah

ada.- Interaksi yang meningkat di social media.

Attributes of Customer Satisfaction

- Jumlah data dari edufair yang merepresentasikan kapasitas pekerjaan divisi MCR

- Kecepatan input data dan pengolahan data- Validnya data- Menggunakan kesempatan trend positif di social

media

Untuk data VOC dalam kasus ini memiliki tipikal Stated : survey, discussion, interviews, focus group.

Data otentik didapat melalui :

- Interview dengan pihak MCR (Customer)

- Informasi mengenai jumlah sekolah yang akan didatangkan Prasetiya Mulya

Sigma Level

Sigma Level merupakan salah satu tools yang terdapat pada bagian kedua DMAIC yaitu measure.

Masih sama dengan tools-tools lainnya pada tahap measure, yaitu memiliki tujuan untuk mengukur

seberapa baik performance sebuah perusahaan.

Berikut adalah beberapa formula yang bertujuan untuk mengukur metrics yang berkaitan dengan

kecacatan atau data tidak valid pada pendaftaran calon mahasiswa baru Prasetiya Mulya BSD tahun

2011 yang terbagi menjadi 5 sesi:

Defects Per Unit (DPU)

Defects Per Unit atau lebih singkatnya lagi DPU merupakan formula yang mewakili pengukuran

rata-rata jumlah cacat yang diamati dalam sampel populasi

Total Number of Defects

DPU = ----------------------------------------

Total number of Product Units

Dalam kasus pendaftaran calon mahasiswa baru PMBS BSD ini, berdasarkan data yang kami

dapatkan dan dari berbagai sma baik sma negri maupun swasta terdapat ;

Sesi 1 :

- Defects : 33 siswa

- Product Units : 137 siswa

Sesi 2 :

- Defects : 3 siswa

- Product Units : 13 siswa

Sesi 3 :

- Defects : 7 siswa

- Product Units : 26 siswa

Sesi 4 :

- Defects : 3 siswa

- Product Units : 13 siswa

Sesi 5 :

- Defects : 4 siswa

- Product Units : 13 siswa

Total sesi 1 sampai dengan 5 :

- Sigma Defects : 50

- Sigma Product Units : 202

Maka penghitungannya adalah :

50

DPU = ---------------------------------------- = 0.24752475 = 0.25

202

Jadi, berdasarkan penghitungan di atas, dapat dikatakan setiap 4 siswa yang mendaftar terdapat

1 siswa yang datanya tidak valid

Total Opportunities (TO)

Total Opportunities merupakan hasil akumulasi dari kesempatan cacat atau data tidak valid

yang ada pada setiap siswa calon pendaftar.

TO = Total number of Product Units x Opportunities

Dalam kasus ini masing-masing siswa calon pendaftar memiliki kesempatan untuk mengisi data

yang tidak valid karena berbagai alasan yang ada termasuk kewajiban dari sekolah untuk

mengharuskan siswanya mendapatkan minimal 10 stempel pada edufair, traffic jam pada saat

edufair, masih kurangnya anggota MCR dalam menginput data, dan lain-lain. Namun di dalam

pengisian data-data calon pendaftar terdapat 9 kategori yang harus diisi oleh calon mahasiswa

dan 2 kategori yang ditentukan oleh penginput data dari Prasetita Mulya (dalam hal ini MCR),

maka total kesempatan terjadinya defect adalah 11 kategori pada setiap calon pendaftar.

Berikut adalah ke 9 kategori yang harus diisi oleh calon pendaftar ;

1. Nama

2. Prodi (S1 Business, S1 Marketing, S1 Finance, dll)

3. Tempat Lahir

4. Tanggal Lahir

5. Kelamin

6. Asal Sekolah

7. Jurusan

8. Handphone

9. Email

Dan berikut adalah ke 2 kategori yang diisi dan ditentukan oleh MCR ;

1. ID APL (PRE0795)

2. Nomor Tes (11070041/S1/I/11/BSD)

Di bawah ini adalah cara penghitungannya ;

Total number of Product Units : 202 siswa

Opportunity : 11

TO = 202 x 11

= 2222

Defects Per Opportunity (DPO)

Tidak jauh berbeda dengan DPU, DPO merupakan formula yang mewakili rata-rata jumlah cacat

pada setiap kesempatan. Dapat terlihat jelas pada DPO pembaginya bukanlah lagi total populasi

atau total product units melainkan total kesempatan yang telah dihitung sebelumnya.

Berikut adalah cara penghitungannya :

Total Number of Defects 50

DPO = -------------------------------- = --------- = 0.02250225 = 0.023

Total Opportunity 2222

Defects Per Million Opportunities (DPMO)

atau lebih singkatnya lagi, rumus tersebut dapat dibuat lebih simple dengan cara sebagai berikut ;

DPMO = 1,000,000 x DPO

= 1,000,000 x 0.02250225

= 22,502.25

Pada table DPMO angka 22,500 menunjukkan angka sigma untuk 3.50

Analy ze

Fishbone Diagram

Entry Database & Social Media Campaign

Tim MGMT

Prasetiya

Faktor External

- Adanya kewajiban dari berbagai

sekolah yang mewajibkan

siswanya untuk mendapatan

cap dari 10 universitas pada

saat edu fair.

- Penggunaan jasa outsourcing

yang belum maksimal.

- Anggota MCR yang memiliki double job.

- Kurang SDM lapangan pada saat edufair.

- Infrastruktur IT yang tidak terintegrasi antara Kantor MCR dan Laptop (untuk input data).

- Kesulitan saat menginput data yang sangat banyak.

- Social media Twitter yang dikelola oleh salah satu anggota MCR.

- Menentukan dan memberikan budget untuk MCR.

- Melakukan analisa untuk persetujuan kegiatan Marketing.

- Belum ada briefing khusus mengenai social media

SWOT Matrix Analysis

Strength1. Memiliki tim professional

tersendiri dalam proses Edu Fair (MCR Team)

2. Nama Prasetiya Mulya yang baik di mata masyarakat (sekolah bisnis yang sangat diminati orang tua dan juga calon mahasiswa)

3. Adanya tenaga tambahan (hire outsource) untuk proses meng-input data

4. Sudah memiliki website dan platform yang lengkap di dalam isi website tersebut.

Weakness1. Kurangnya budget untuk

operational2. Kurangnya personel dalam

tim MCR3. Platform untuk mobile phone

belum tersedia4. Proses entry data yang masih

manual dikarenakan adanya data ganda

5. Pm Lecture yang belum terintegrasi antar divisi

6. Kurang maksimalnya peran social media untuk menginformasikan pendaftaran

7. Tidak diisinya kolom “Tahun Lulus”

8. Performa yang buruk dari mahasiswa 2010 sebagai staff honorer edufair akibat sulitnya membagi waktu antara kuliah dan pekerjaan edufair

Opportunity1. Perkembangan

teknologi yang pesat membuat social media dapat dijadikan media yang mampu menghemat cost untuk promosi.

2. Semakin banyaknya minat masyarakat untuk menjadi mahasiswa di Prasetiya Mulya.

3. Target calon pendaftar yang selalu terpenuhi seiring berkembangnya peminat S1 Bisnis

4. Adanya perusahaan outsourcing dalam hal input data

SO Strategies1.Adanya Job desk khusus untuk

penggunaan social media (S1,O1)

2. Memanfaatkan semaksimal mungkin peran social media untuk terus meningkatkan minat masyarakat (S2,O1,O2)

3.Mengintegrasikan antara social media yang ada dengan website milik PMBS (S4,O1)

WO Strategies1. Menambah budget untuk

operational terutama social media sesuai dengan kebutuhan yang ada (W1,O1)

2. Memakai tenaga outsourcing dalam hal pengerjaan input data(W4,W5,O5)

3. Social Media selain dijadikan sarana promosi yang tidak berbiaya, dapat dijadikan pula sebagai requirement pendaftaran (W7,W3,O1)

Threat1. Data yang didapatkan

pada saat edu fair rata-rata sebesar 5&-10% tidak valid

2. Masih banyaknya siswa-siswa SMA yang kurang tertarik dalam mengisi data

3. Masih kurang tepatnya pemilihan sekolah-sekolah yang kredibel yang ada pada saat edu fair

4. Adanya kewajiban dari berbagai sekolah yang mewajibkan siswanya untuk mendapatan cap dari 10 universitas pada saat edu fair

5. Kemungkinan terjadi kesalahan yang tidak diinginkan akibat human error saat penggunaan social media.

ST Strategies1.Memberdayakan mahasiswa

untuk tenaga edufair tambahan (S3,T1)

2. MCR Team harus lebih selektif lagi dalam memilih sekolah yang kredibel untuk edu fair agar nama Prasmul tetap terjaga (S1,S2,T3)

3.Membuat sebuah sistem untuk pelaksanaan kegiatan social media(S1,S2,T5)

WT Strategies1. Melakukan riset yang

mendalam tentang sekolah yang kredibel (W2,T3)

2. Memaksimalkan peran social media sebagai ketentuan pendaftaran guna mengurangi jumlah data yang tidak valid (W7,T1)

3.Menggunakan poka yoke untuk kolom “Tahun Lulus” di dalam form buku tamu (W7,T1)

4.Membatasi lingkup pengerjaan para mahasiswa honorer hanya dalam pekerjaan lapangan edufair (W8,T1)

Improve

Terkait SWOT Matrix Analysis di atas kami akan coba memberikan rekomendasi sesuai dengan

prioritas permasalahan di dalam entry data dan social media campaign, yakni :

1. Menggunakan poka yoke untuk kolom “Tahun Lulus” di dalam form buku tamu (W7,T1)

Benefit :- Mengurangi kemungkinan data tidak valid

- Mempermudah follow up untuk calon pendaftar periode mendatang

2. Memakai tenaga outsourcing dalam hal pengerjaan input data(W4,W5,O5).

Contoh aplikasi : Memberdayakan perusahaan outsourcing entry data untuk mengurangi beban dari staff MCRCost : Fee untuk perusahaan outsourcing

Benefit :

3 benefit utama yang di dapat dalam kasus ini :

- Focus on Core : para staff MCR dapat berkonsentrasi pada kegiatan inti dari divisi ini

yakni perencanaan strategis promosi kampus untuk tahun-tahun mendatang.

- Improve quality : mengurangi adanya data ganda dan juga data yang tidak valid. Dalam

kesehariannya para staff MCR sangat terbebani oleh proses pengecekan ulang dari data

yang diinput ke dalam pmLecture.

- Increase Speed to Market : dengan pengurangan lingkup kerja MCR dalam hal entry data

makan para staff MCR dapat lebih cepat merespon feedback dari calon pendaftar serta

memiliki waktu lebih untuk berinteraksi dengan calon pendaftar. Misalnya dalam hal

pengiriman kartu undangan pendaftaran, informasi info session, Q&A di dalam facebook

dan twitter

3. Memberdayakan mahasiswa untuk tenaga edufair tambahan (S3,T1) dan membatasi lingkup

pekerjaan para mahasiswa honorer hanya dalam pekerjaan lapangan edufair (W8,T1)

Cost :

- Honor untuk mahasiswa sebesar Rp. 150.000 / orang / 1 event edufair

- Uang makan Rp. 40.000 / orang / 1 event edufair

Benefit :

- Seperti halnya memberdayakan outsourcing, dengan memakai mahasiswa sebagai staff

honorer para staff MCR dapat fokus kepada inti dari kegiatan strategis MCR.

- Dengan penyempitan ruang lingkup pekerjaan, para mahasiswa honorer dapat lebih

fleksibel dalam pengaturan waktu antara kuliah dan pekerjaan edufair.

Job description mahasiswa honorer :

- Mempersiapkan peralatan edufair

- Mempresentasikan program kampus di stand edufair

- Berinteraksi dengan pengunjung dan menuntun pengisian buku tamu

- Menuntun pengunjung dalam pengisian kuesioner

- Asistensi kepada staff MCR pada saat edufair

Improvement Social Media

Berikut adalah ide improvement untuk Social Media yang kelompok kami berikan:

Menciptakan sebuah program sistem pengembangan yang berkelanjutan untuk seluruh kegiatan

Prasetiya Mulya Business School di dunia maya khususnya social media, yang bertujuan untuk

menjaga, memelihara dan merepresentasikan citra Prasetiya Mulya Business School khususnya di

kalangan pengguna social media.

Benefit :

1. Citra Prasetiya Mulya Business School di masyarakat tetap memiliki value atau karakter yang

sama.

2. Konsisten dalam merepresentasikan citra Prasetiya Mulya Business School di setiap isi

konten yang ada didalam tweet @prasmul.

3. Divisi riset akan bisa bekerja dengan lebih fokus dalam mengolah data segmen, target, dan

audience di dalam ruang lingkup social media mereka.

4. Kegiatan yang dilakukan untuk audience di tiap social media lebih jelas.

5. Menimbulkan awareness ke ruang lingkup internal Prasetiya Mulya Business School bahwa

social media menjadi sebuah hal yang penting untuk diperhatikan.

6. Adanya evaluasi trend tentang hash tag (#) yang sedang dijalankan oleh Prasetiya Mulya

Business School.

7. Dapat menganalisa trend atau behavior mahasiswa Prasetiya Mulya Business School secara

update.

8. Kesalahan isi content yang bisa menimbulkan hal-hal yang merugikan Prasetiya Mulya Business School dapat dicegah lebih dini.

9.

Cost

1. Memerlukan waktu yang lama untuk brainstorming hingga disepakatkan secara bersamaan

dengan divisi MCR dan petinggi Prasetiya Mulya Business School.

2. Akan menambah waktu dan tugas yang banyak jika kekurangan sumber daya manusia.

3. Memerlukan gadget yang dapat mengoperasikan aplikasi social media.

4. Memerlukan komunikasi secara berkala dengan divisi IT.

5. Memerlukan dana tambahan jika harus menggunakan jasa outsourcing .

Proses Improvement Social Media

Proses Improvement mengenai social media untuk Prasetiya Mulya Business School dimulai dengan

interview dengan beberapa anggota MCR seperti Bapak Iwan, Ibu Kanya , dan Bapak Kharizmi untuk

menambah data mengenai kegiatan dan masalah yang ada di MCR khususnya penggunaan social

media dari awal sampai saat ini.

Hasil yang di dapat dari interview yang kami lakukan adalah sebagai berikut :

1. Belum adanya sistem yang baik untuk mengontrol dan melaksanakan kegiatan Social Media.

2. Adanya potential problem yang akan muncul jika sistem tersebut tidak segera dibuat.

3. Masih kurangnya awareness mengenai kepentingan social media di anggota MCR serta

petinggi Prasetiya Mulya Business School.

4. Adanya berbagai opportunity yang bisa di dapat oleh Prasetiya Mulya Business School

beserta audience social medianya ( misal : pendaftaran calon mahasiswa baru yang bisa

langsung dilakukan di berbagai aplikasi social media serta gadget pendukungnya, dan traffic

saat edu fair bisa sesuai dengan keinginan divisi MCR).

Sistem tersebut memiliki beberapa konten didalamnya seperti :

1. Code of conduct

Code of Conduct adalah pedoman internal perusahaan yang berisikan Sistem Nilai, Etika Bisnis,

Etika Kerja, Komitmen, serta penegakan terhadap peraturan-peraturan perusahaan bagi individu

dalam menjalankan bisnis, dan aktivitas lainnya serta berinteraksi dengan stakeholders.

Tujuan dari adanya Code of Conduct tentang Social Media:

a) Menyempurnakan pedoman bagi seluruh pelaku social media di Prasetiya Mulya Business

School untuk berperilaku yang baik dalam melaksanakan aktivitas perusahaan dan sebagai

pedoman dalam menentukan sikap pada saat menghadapi keadaan yang dilematis khususnya di

ruang lingkup social media.

b) Sebagai kriteria dalam menilai apakah konten di dalam social media telah berperilaku atau

mencitrakan image yang sesuai dengan harapan Prasetiya Mulya Business School atau

menyimpang dari peraturan tersebut.

c) Mengidentifikasi standar-standar dan etika dalam kegiatan social media agar sesuai dengan Visi

dan Misi Prasetiya Mulya Business School.

d) Dalam jangka panjang mendorong perbaikan kualitas layanan, pengelolaan, pengembangan nilai,

dan pada akhirnya menuju pada peningkatan reputasi dan image Prasetiya Mulya Business

School.

Contoh aktivitas social media Prasetiya Mulya Business School

TwitterSocial Media yang menurut kelompok kami merupakan prioritas penting untuk diberlakukan sebuah sistem adalah media “Twitter”, karena frekwensi interaksi yang dilakukan oleh account twitter milik Prasetiya Mulya Business School dengan para audiencenya cukup tinggi.

Berikut adalah data account milik Prasetiya Mulya Business School: Account : @prasmulFollowers : 2163Following : 113Jumlah Tweet : 3688

Dalam memberlakukan sistem ini, perlu adanya pertanyaan-pertanyaan yang diajukan saat melakukan

proses Brainstorm dengan anggota MCR dan petinggi Prasetiya Mulya Business School seperti :

Apa Objective utama dari penggunaan media Twitter?

Apa goal dari penggunaan Twitter ?

Seberapa formal atau informal kah penyampaian isi dari content yang di “tweet”?

Apakah perlu menggunakan hash tag atau trend di dalam twitter? Apa tujuannya?

Apa yang harus dilakukan untuk mendapatkan followers baru yang tepat, dan bagaimana

cara melakukannya?

Link dan konten seperti apa sajakah yang dibolehkan untuk di “tweet”?

Seperti apakah audience akan melihat Prasetiya Mulya Business School di dalam Twitter?

Apakah sesuai dengan Prasetiya Mulya secara keseluruhan? Atau lebih ke S1 nya?

2. ICOM & Flowchart

Input : Informasi sekitar ruang lingkup kegiatan Prasetiya Mulya Business School, quotes

yang berhubungan dengan tema bisnis, link berita dari account twitter lain, atau dari

kegiatan engagement untuk audience account twitter Prasetiya Mulya Business School

seperti trend Hashtag.

Control : Aturan baku berupa sistem yang terus dikembangkan untuk membatasi atau

MCR Prasmul membuat sistem untuk penggunaan social media

Student Board mengumpulkan informasi dari setiap supplier dan

mengolah informasinya

Kemahasiswaan melakukan penyebaran informasi lewat social

media.

Manajemen Prasmul melakukan riset behavior audience dan

kompetitor prasmul.

Pengguna social media lain yang berhubungan dengan Prasetiya Mulya mendapat message yang dimaksud.

mengatur bagaimana kegiatan social media akan dilakukan.

Output : Informasi atau konten yang siap di sebarkan via media Twitter.

Mechanism : anggota MCR, gadget pendukung yang mampu mengoperasikan kegiatan

Social media seperti Blackberry, Laptop, PC, Ipad,dll.

Flowchart

Flowchart Perencanaan Kegiatan Social Media

Manajemen Prasmul melakukan evaluasi dari social media dan memelihara dan riset trend

social media

Flow Chart dari Aktifitas Social

Media

Proses Pengolahan Data Twitter Posting Twitter

SIPOC SOCIAL MEDIA

Aktivitas Social Media Prasetiya Mulya

Suppliers Inputs Process Outputs Customers

1. MCR Prasetiya Mulya

2. Student Board

3. Kemahasiswaan Prasetiya Mulya

4. Management Prasetiya Mulya

5. Pengguna social media lain yang berhubungan dengan Prasetiya Mulya

1. Gadget pendukung

2. Social Media

3. System Social Media

4. Kegiatan seputar ruang lingkup Prasetiya Mulya

5. Rencana strategy

6. Budget yang dibutuhkan

1. Pembuatan sistem untuk penggunaan social media

2. Informasi yang diberikan oleh seluruh supplier

3. Pengolahan dan seleksi informasi

4. Penyebaran informasi melalui social media

5. Riset behavior audience Prasetiya Mulya

6. Riset competitor Prasetiya Mulya

7. Evaluasi penggunaan Social Media

8. Pemeliharan dan riset trend Social media

1. Informasi yang diberikan oleh Prasetiya Mulya dapat diterima oleh audience-nya di berbagai social media

2. Brand image Prasetiya Mulya terjaga dengan baik

3. Input database siswa SMA Negeri dan Swasta di seluruh Indonesia yang akan digunakan untuk follow up S1 dan S2 Prasetiya Mulya

1.Prasetiya Mulya

2. MCR

3. Student Board

4. Mahasiswa

Control

Berikut adalah project Schedule untuk pembuatan sistem code of conduct Prasetiya Mulya Business School

Potential Problem :

1. Life Cycle dari Social media yang memiliki fase penurunan popularitas seperti Friendster.2. Adanya kesalahan isi dari informasi yang disebarkan via Social media.3. Adanya kesalahan pengejaan nama saat mencantumkan nama atau jabatan seseorang dalam

konten yang akan disebarkan.

Solusi Potential Problem:1. Riset secara umum mengenai interaksi berbagai social media yang digunakan oleh Prasetiya

Mulya.2. Selalu adanya pengecekan setiap content social media akan disebarkan.

Summary Berawal pada permasalahan BTL : entry data edufair yang sangat membebani para staff MCR,

beberapa rekomendasi terkait dengan hal ini telah kami ajukan dengan harapan dapat meringankan

beban para staff MCR. Konsentrasi yang lebih dibutuhkan untuk memaksimalkan tugas utama para

staff MCR dalam hal strategis promosi kampus terutama dalam perihal promosi ATL (Above the Line).

Di dalam paper ini permasalahan ATL akan dititik beratkan pada peranan social media yang

efektifitasnya saat ini kurang begitu dimaksimalkan oleh divisi MCR terutama akibat adanya

pekerjaan entry data yang dianggap sangat membebani.

Peran Social Media yang digunakan Prasetiya Mulya Business School dapat dimaksimalkan lebih lagi,

selain untuk pemeliharaan dan mencitrakan image Prasetiya Mulya Business School lebih baik lagi,

social media dapat digunakan untuk beberapa kegiatan dan divisi yang dimiliki Prasetiya Mulya

week1 week 2 week3 week4 week5 week 6 week7 week8 week9 week10 week11 week12

1 Brainstorm dengan pihak MCR dan Perwakilan Management Prasetiya Mulya2 Proses pembuatan sistem code of conduct3 Alokasi Budget4 Pengajuan laporan hasil brainstorm kepada Management Prasetiya Mulya5 Pengumpulan semua informasi dan sumber daya yang dibutuhkan6 Uji coba sistem social media dengan format yang lebih terstruktur7 Evaluasi dan perbaikan sistem8 Laporan akhir kepada Management Prasetiya Mulya9 Approval dari Management Prasetiya Mulya & Sistem siap untuk dijalankan

10 Riset dari social media dan pemeliharaan sistem social media

No AktifitasDurasi

Business School seperti untuk riset kebiasaan dan trend dari target market serta mahasiswa S1

bisnis,juga beberapa institusi yang selevel dengan Prasetiya Mulya Business School.

Keterkaitan Antara Social Media Campaign dengan Entry Data

Dengan adanya content Admission Online yang sudah ada di website Presetiya Mulya, informasi

untuk pendaftaran online dapat disebarkan melalui social media, namun setelah kami analisa,

format yang ada masih belum bisa dioperasikan di smartphone, dan beberapa gadget lainnya.

Untuk itu diperlukannya sebuah pengembangan website yang dimiliki untuk bisa dioperasikan di

gadget manapun.

Content di website ini dapat dibuka atau digunakan di smartphone dan gadget lainnya seperti laptop

SOCIAL MEDIA CAMPAIGN

Mengadakan event Business Plan Competition yang ditujukan khusus untuk anak SMA, bisa dikaitkan

dengan acara Prasetiya Mulya atau melalui Student Board seperti Entrepreneur Day. Semua

informasi yang dibutuhkan oleh anak SMA (calon peserta) dapat diperoleh melalui website S1

Prasetiya Mulya, Facebook, Twitter, dan Youtube. Melalui social media yang ada, twitter dan

Facebook akan memberikan konten informasi, ketentuan lomba, dan mengarahkan agar calon

peserta membuka website Prasetiya Mulya, sedangkan Youtube untuk memperlihatkan Video teaser

mengenai Business Plan Competition yang akan diadakan (misalnya video mengenai bisnis yang

sudah dialankan oleh Mahasiswa S1 Prasetiya Mulya). Hal ini ditujukan agar anak – anak SMA

mengetahui adanya website S1 Prasetiya Mulya ini,serta menjadi audience social media yang

digunakan oleh Prasetiya Mulya.

Campaign Life Cycle :

1. S1 Prasetiya Mulya mensosialisasikan event ini melalui situs jaringan sosial seperti :

Twitter, Facebook, dan Youtube dimana 3 situs tersebut merupakan situs jejaringan

sosial yang paling popular saat ini.

2. S1 Prasetiya Mulya juga mensosialisasikan event ini pada saat Edu-Fair yang diikuti.

3. Campaign yang ada di social media mendirect ke website resmi S1 Prasetiya Mulya.

4. Format pendaftaran tidak diisi melalui kertas, namun melalui format yang ada di

website ,dalam event kali ini mencantumkan data – data yang berisikan informasi

atau konten yang dibutuhkan untuk calon pendaftaran mahasiswa baru.

5. Semua peserta lomba Business Plan ini diwajibkan melakukan konfirmasi dengan

mengirim kembali format yang telah mereka download di website S1 Prasetiya

Mulya melalui email dan dapat memberikan informasi telah melakukan konfirmasi di

situs jejaringan sosial yang S1 Prasetiya Mulya miliki.

6. Informasi yang terus di updated melalui social media, (misal: mention team member

di Twitter, atau dokumentasi acara di Facebook).

Impact :

1. S1 Prasetiya Mulya mendapatkan data mahasiswa SMA yang sesuai dengan target market.

2. Adanya interaksi di sosial media Prasetiya Mulya yang menambah awareness.

3. Followers serta Friends S1 Prasetiya Mulya bertambah baik di Facebook maupun di Twitter.

4. Image dari S1 Prasetiya Mulya semakin baik di mata target marketnya.

Faktor Pendukung :

1. Diperlukan sistem sosial media yang sudah berjalan.

2. Mobile Web Platform sudah berjalan, agar informasi, dan proses pendaftaran bisa fleksibel

dilakukan dimana saja.

3. Student Board atau divisi kemahasiswaan yang mengadakan acara tersebut.

Lampiran Data

Social Media untuk Sekolah Bisnis

Kita tahu bahwa akhir-akhir ini social media sangat penting untuk segala industri. Dan dari sini, mari

kita lihat sejenak, fokus social media untuk sekolah bisnis. Pengertian social media sendiri yaitu “

suatu aktifitas dan suatu kegiatan berkomunikasi banyak orang dalam suatu komunitas dan disana

berbagi ilmu, pengetahuan dan informasi juga opini secara percakapan” menurut Safko L.

Social Media sendiri dapat digunakan melalui :

1. Content ( twitter atau mikro blogs lainnya)

2. Photos ( seperti Facebook)

3. Online videos ( Youtube)

4. Audio (Podcast)

Lalu kita lihat beberapa bukti yang berdasarkan survey bahwa social media sangat membantu dalam perkembangan rekrut mahasiswa bisnis.

Keterangan di atas menyatakan bahwa adanya pertumbuhan dari peminat yang mengambil jurusan bisnis dengan program MBA, sekalipun terbagi menjadi : 1. Full time (1 tahun) 2. Fleksibel 3. Part time

Pada tahun 2009, MBA.com menyatakan bahwa 73% responden yang ingin mengambil jurusan bisnis dan berkuliah bisnis sangat terpengaruh akan social media.

Bisa kita lihat dengan gambar berikut :

Dari gambar tersebut dapat kita lihat bahwa web dari kampus merupakan hal yang sangat

memperngaruhi prospektif dan keputusan dari para siswa untuk memilih jurusan dan kampusnya.

Lalu apabila kita mengupas mengenai traditional marketing saat ini tidak lah se-efektif dari social

media.

Beberapa traditional marketing yang kita ketahui:

Televisi Radio Koran Majalah Direct mail Iklan online

Pada gambar disamping dapat kita lihat bahwa lagi-lagi social media jauh lebih mempengaruhi

ketimbang traditional marketing (Publikasi tradisional).

Jika dibandingkan, social media memiliki kelebihan ketimbang traditional marketing. Yaitu dalam

cost saving.

Menurut Survey dari MBA.com para mahasiswa menginginkan social media ketimbang bentuk

traditional lainnya.

Kami melihat bahwa social media sangat diperlukan demi :

1. Merekrut lebih banyak lagi murid yang potensial

2. Menyediakan servis dan nilai

Sebagai pemilik bisnis banyak dari pengusaha yang menggunakan media social dengan tujuan

meningkatkan brand awareness dan akhirnya menghasilkan sales( dalam hal ini mahasiswa yang

telah pasti direkrut). Bisa kita lihat pertama-tama banyak yang mencoba melalui Linkedin dan Biznik

yang kemudian diikuti Facebook dan Twitter. Dalam beberapa kasus laba atas investasi ini mudah

terlihat, sementara dalam kasus lain waktu yang dihabiskan tampaknya sia-sia. Sebagai ruang yang

relative baru untuk pemasaran bisnis, media social menyediakan banyak kesempatan bagi bisnis

untuk tumbuh tetapi memerlukan strategi yang meliputi komitmen waktu dan pemantauan yang

cermat dari merek online lainnya.

Strategi Media Sosial

Harapan utama pemilik bisnis dalam menggunakan media social adalah untuk meningkatkan

visibilitas merek mereka. Jaringan seperti Linkedin, Biznik, Twitter dan Facebook memungkinkan

pesan bisnis untuk mencapai ratusan dan kadang –kadang ribuan,orang dan bisnisnya dengan

jaringan tatap muka. Sebuah merek menjadi mengesankan dengan pengikut online di mana sesuatu

yang bernilai benar adalah nilai yang ditawarkan kepada mereka. Dalam kebanyakan kasus, nilai

datang dalam bentuk konten yang relevan- berbagi informasi tepat waktu dan relevan dengan

kehidupan pengguna. Dalam berbagi konten ini hubungan saling percaya dapat dibuat dan

dipelihara, akhirnya meningkatkan merek di pasar.

Ketika usaha bisnis masuk ke dalam aktifitas media social, hal tersebut menjadi keuntungan

kredibilitas dan nilai dengan cara berpartisipasi. Kurangnya partisipasi mengakibatkan hilangnya

kesempatan untuk menanggapi permintaan, pujian atau keluhan disposting. Situs media social

menawarkan kesempatan untuk berinteraksi dengan pengguna, mempromosikan secara positif,

mengatasi situasi yang muncul. Jika sebuah bisnis gagal untuk merespon, merek dapat dianggap

“rusak” di antara “penonton”. Sebuah contoh datang dari komentar Twitter terbaru tentang aktifitas

akun twitter suatu bisnis tertentu.

Komponen penting lainnya untuk meningkatkan indentitas merek di media social adalah untuk

memastikan kegiatan media social konsisten dengan semua komponen lain dari merek kita. Jika

sebuah bisnis ingin maju, maka harus disertai kebijakan yang mengatur hal-hal seperti bagaimanan

menghadapi keluhan dari email, telepon dan konsistensi terhadap pelanggan.

Melindungi Kekayaan Intelektual

Bisnis dengan menggunakan situs media social harus tetap mengikuti cara-cara untuk melindungi

nama bisnis dan merek dagang. Tindakan yang paling penting adalah untuk memantau penggunaan

nama bisnis atau merek dagang secara teratur. Pertama dan sangat penting, menggunakan system

peringatan seperti Google Alerts untuk mengirimkan pemberitahuan setiap kali nama bisnis

ditemukan.

Website bisnis menjadi jaringan social dalam diri mereka sendiri melalui blog interaktif, forum,

papan bulletin, atau account pengguna. Bisnis dengan menggunakan alat ini harus melindungi

informasi milik mereka sendiri dan bisnis itu sendiri dari klaim pelanggaran yang potensial terjadi.

Meskipun laba atau investasi dalam kegiatan media social sehubungan dengan penjualan dan

pendapatan mungkin tidak jelas pada saat ini, kita tahu bahwa partisipasi dalam jaringan ini dapat

menambah nilai merek dan citra perusahaan di pasar. Dalam rangka untuk mendapat nilai ini,

meskipun bisnis tersebut harus berpatisipasi dengan konten yang berharga, menerima transparansi

diciptakan oleh jaringan dan ketat memantau hak kekayaan intelektual secara online.Tidak adanya

filter pada percakapan social media. Kata kuncinya apabila pesaing ikut dalam akun kita, maka kita

tidak dapat mengendalikan mereka.

Sumber

http://www.slideshare.net/DaemonDigital/social-media-strategies-for-business

http://www.socialmediaexaminer.com/7-steps-for-a-successful-social-media-strategy/

http://www.marketingshindig.com/2010/02/04/how-to-respond-to-the-most-overused-objections-in-using-social-media/

http://biznik.com/articles/social-media-strategy-and-protecting-brand-identity

http://www.toprankblog.com/2010/05/5steps-twitter-marketing-strategy/