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Octubre de 2017 FC 169/11

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COMITÉ DE FINANZAS 169.º período de sesiones

Roma, 6-10 de noviembre de 2017

Informe sobre los progresos realizados en la aplicación de las recomendaciones del Auditor Externo

Las consultas sobre el contenido esencial de este documento deben dirigirse a:

Sr. Aiman Hija Director de la División de Finanzas y Tesorero

Tel.: (+39) 06 5705 4676

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RESUMEN En este documento se resumen los progresos realizados en la aplicación, por parte de la

Secretaría, de las recomendaciones formuladas por el Auditor Externo. El informe da a conocer los avances realizados por la FAO en la aplicación de las

recomendaciones que se hallaban pendientes en la fecha del anterior informe sobre la marcha de los trabajos, que se presentó al Comité de Finanzas en su 164.º período de sesiones de noviembre de 2016.

El presente informe incluye asimismo la respuesta de la Administración a las recomendaciones contenidas en el informe detallado de 2016.

ORIENTACIÓN QUE SE SOLICITA DEL COMITÉ DE FINANZAS Se invita al Comité a examinar el presente documento y a brindar la orientación que

considere apropiada.

Propuesta de asesoramiento El Comité: Tomó nota del estado de aplicación de las recomendaciones del Auditor Externo; Acogió con satisfacción y elogió los importantes progresos realizados con respecto al

cierre de las recomendaciones del Auditor Externo e instó a la Secretaría a que siguiera esforzándose por cerrar las que aún seguían pendientes.

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Introducción

1. En el cuadro siguiente se resumen los progresos generales realizados por la FAO en la aplicación de las recomendaciones del Auditor Externo.

Informe de auditoría

Total de recomendaciones

Recomendaciones pendientes en la fecha del informe anterior1

Recomendaciones cerradas desde la fecha del informe anterior

Recomendaciones pendientes en la fecha del presente informe

Informe detallado de 2012-13

57 2 0 2

Informe detallado de 2014

26 13 2 11

Informe detallado de 2015

21 21 15 6

2. En el cuadro que sigue a continuación se muestra el último estado de aplicación de cada una de las recomendaciones que aún no se habían completado ni cerrado en la fecha del anterior informe de situación presentado al Comité de Finanzas, con inclusión de los plazos de aplicación propuestos por el Auditor Externo.

3. Las medidas adoptadas por la Secretaría para aplicar cada recomendación figuran en la columna titulada “Respuesta de la Administración”, mientras que la opinión del Auditor Externo acerca de los progresos realizados en la aplicación de todas las recomendaciones viene expuesta en la última columna, titulada “Observaciones del Auditor Externo”.

4. Se recogen también las observaciones de la Administración sobre las recomendaciones contenidas en el informe detallado de 2016. El Auditor Externo validará las observaciones de la Administración y las medidas adoptadas en relación con estas recomendaciones en las auditorías previstas para finales de 2017.

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2016: ASUNTOS FINANCIEROS

FUNDAMENTAL

Recomendación Plazo propuesto

Unidad responsable

Respuesta de la Administración Observaciones del Auditor Externo

Financiación de las obligaciones de las prestaciones a los empleados

1 Evaluar en mayor detalle la mejor opción para hacer frente al pasivo restante no financiado relacionado con el personal con el fin de encontrar una fuente de financiación estable y concebir un plan global para financiar plenamente el pasivo relacionado con el personal durante un período de tiempo determinado. (Párrafo 37)

2017 CSF/OHR La Administración continúa señalando este asunto a la atención de los órganos rectores y presenta periódicamente documentos en los que se facilita información actualizada sobre la magnitud del pasivo, las opciones para resolver el déficit de financiación del pasivo vinculado al seguro médico después del cese en el servicio (ASMC), los debates mantenidos en el sistema de las Naciones Unidas a este respecto y las actividades orientadas a contener los costos del actual plan de seguro médico.

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IMPORTANTE


Unidad responsable


Valor devengado de las inversiones

2 Velar por que los honorarios de gestión de las inversiones se registren en el período en que se hayan pagado de conformidad con lo prescrito en las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) utilizando las facturas y las solicitudes de pago aprobadas facilitadas por el depositario como referencia principal y garantizar que en las instrucciones para el cierre de períodos financieros sucesivos se tenga en cuenta el tratamiento contable adecuado de los honorarios de gestión. (Párrafo 42)

2017 CSF La Administración confirma que durante 2017 se ha puesto en marcha un proceso modificado para atender esta recomendación.

Sistema mundial de gestión de recursos (SMGR)

3 Mejorar la capacidad de presentación de informes del módulo de viajes, teniendo en cuenta las necesidades de los usuarios y utilizando el formato más apropiado para aportar el máximo de información. Han de mantenerse las actividades encaminadas a examinar la capacidad de presentación

2017 CIO/CSF La División de Informática (CIO) ya ha elaborado el programa de automatización de los valores devengados de viajes en el libro mayor en apoyo del cierre de ejercicio anual y mensual, y en junio de 2015 se introdujeron mejoras en el sistema de viajes para dar respuesta a las recomendaciones anteriores relativas a la solicitud de reembolso de

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Unidad responsable


de informes del IMIS a fin de garantizar la incorporación del informe de seguimiento de viajes del iniciador para facilitar el cumplimiento de las políticas relativas a los viajes y eliminar la duplicación de los informes manuales en las oficinas exteriores.

(Párrafo 46)

gastos de viaje, el informe de fin de misión y otras cuestiones conexas.

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2016: ASUNTOS DE GOBERNANZA

FUNDAMENTAL


Unidad responsable


Preparación para la emisión de una declaración sobre el control interno

4 Asegurar que sus prácticas de gestión de riesgos se integren de manera eficaz en su Marco de control interno y le brinden apoyo mediante la evaluación de sus prácticas actuales de gestión de riesgos antes de la emisión inicial de la declaración sobre el control interno con miras a determinar las esferas de mejora que garantizarán un diseño más eficiente y eficaz de los controles de riesgos, así como para esclarecer las responsabilidades. (Párrafo 53)

2017 OSP Sería útil llevar a cabo una evaluación de las prácticas actuales de gestión de riesgos antes de emitir una declaración sobre el control interno a fin de fundamentar las medidas de seguimiento. La finalización de una evaluación en la que se ha empleado la metodología de la Risk Management Society (RIMS) está prevista para finales de diciembre de 2017.

5 Garantizar que la concienciación acerca del control interno en toda la Organización se aumenta hasta un nivel que se corresponda con los principios aprobados de control interno a través de estrategias eficaces de fomento de las competencias antes de la emisión de la declaración sobre el control interno con el fin de elevar el nivel de garantía que debe ofrecerse

2017 OSP La Administración tiene previsto realizar actividades que incluyen un amplio ámbito de trabajo relacionado con varias funciones administrativas y técnicas. Se ha elaborado un programa de comunicación y sensibilización detallado que se ejecutará durante la fase de preparación de la declaración sobre el control interno.

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Unidad responsable


en la correspondiente información sobre el control interno. (Párrafo 60)

IMPORTANTE


Unidad responsable


Controles de la gestión en procesos operativos determinantes

6 Optimizar los resultados de los controles de la gestión de los procesos operacionales decisivos mediante el fortalecimiento del seguimiento y la supervisión de los resultados de estos controles y garantizar un seguimiento estrecho de los controles más importantes de cada proceso fundamental con el objetivo de mejorar las decisiones en materia de ejecución, rendición de cuentas y gestión de los procesos. (Párrafo 83)

2017 OHR/CSAP/CSF/OSP

Se han adoptado varias medidas destinadas a resolver los problemas detectados y optimizar los resultados de los controles de la gestión de los procesos operacionales decisivos mediante el fortalecimiento del seguimiento y la supervisión. Se ha redactado una nueva guía sobre la planificación de las compras para la elaboración del plan de compras; el Servicio de Compras y Contrataciones ha redactado una nueva nota orientativa sobre la separación de tareas en el marco de las funciones y responsabilidades de adquisiciones; este mismo servicio ha elaborado una nueva nota en la que se proporcionan instrucciones para la presentación en el SMGR de las órdenes de compra de bienes con objeto de incluir las Condiciones generales de contratación para el suministro de bienes de la FAO; se ha acordado con la Oficina del Inspector General adaptar la introducción en el SMGR de los cambios de las fechas de entrega.

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2016: CONTROLES DE LA GESTIÓN EN LOS PROYECTOS

IMPORTANTE


Unidad responsable


Sistema de información sobre gestión del Programa de campo (FPMIS)

7 Revisar o actualizar las recomendaciones relativas a la mejora de la navegación encaminadas a hacer que el FPMIS sea fácil de utilizar de modo que sea aceptable para los usuarios a los que se dirige y, en consecuencia, aumente la facilidad de uso de las funcionalidades. (Párrafo 91a)

2017 OSP La Administración acuerda simplificar las funcionalidades del FPMIS en el contexto del examen y la resolución de los problemas con las políticas financieras relacionadas con los proyectos y los procedimientos del ciclo de proyecto y en el ámbito de la Estrategia digital de la FAO, según proceda.

8 Registrar los retrasos en la presentación de los informes financieros finales a los donantes con arreglo al mecanismo actual de seguimiento trimestral de la Red de apoyo al Programa de Campo en coordinación con la División de Finanzas (CSF), teniendo en cuenta que el informe financiero final se presenta después del cierre financiero, y estudiar la posibilidad de cargar la carta de envío de los informes financieros debidamente recibida por el donante para cumplir mejor los

2017 OSP/CSF Se considerará como parte de la respuesta a la recomendación 7 descrita anteriormente.

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Unidad responsable


requisitos de la presentación de informes a los donantes. (Párrafo 91b)

9 Mejorar las funcionalidades de la matriz de marco lógico, la supervisión del plan de trabajo y la presupuestación a fin de hacerlas más flexibles y adaptables a los requisitos de los proyectos, así como de incluir indicadores para el seguimiento de los aspectos cualitativos de la ejecución del proyecto. (Párrafo 91c)

2017 OSP Se considerará como parte de la respuesta a la recomendación 7 descrita anteriormente.

10 Realizar un análisis exhaustivo de las cuestiones fundamentales determinadas por los usuarios del sistema a fin de tener una información más clara al definir su hoja de ruta para ofrecer una solución integrada y al establecer prioridades entre sus actividades y, de este modo, seguir avanzando. (Párrafo 92)

2017 OSP Se considerará como parte de la respuesta a la recomendación 7 descrita anteriormente.

11 Intensificar sus actividades de mejora en cuanto al proceso y la integración de los sistemas relacionados, en particular centrándose en lo siguiente:

a) la inclusión de un segmento de subpartidas en el SMGR a fin de garantizar que los gastos del proyecto puedan supervisarse y

2017 OSP/CIO/ OSD

La Administración integrará y mejorará los sistemas relacionados de contabilidad e información de gestión en el contexto del examen y la resolución de los problemas con las políticas financieras relacionadas con los proyectos y los procedimientos del ciclo de proyecto. Las recomendaciones para realizar mejoras específicas en la funcionalidad del FPMIS y el SMGR se considerarían en el contexto

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Unidad responsable


comunicarse de manera sencilla y sistemática por resultados y tomando en consideración los efectos de la nivelación de los fondos;

b) el restablecimiento del vínculo de activos con el SMGR para que la lista del equipo pueda estar disponible en el FPMIS;

c) la facilitación de un enlace entre los datos financieros del FPMIS y el SMGR para la generación de información en tiempo real, y la inclusión en el acceso único mediante identificación del IMIS, ya que este es el diseño del acceso para todos los sistemas interrelacionados, y

d) la inclusión de los segmentos de fungibilidad de los fondos en el SMGR en apoyo del módulo existente del FPMIS en aras del seguimiento eficaz de los proyectos en el momento de incurrir en compromisos y gastos. (Párrafo 97)

del examen exhaustivo en curso sobre los requisitos para la elaboración de herramientas eficientes y eficaces de gestión, control y presentación de informes de los proyectos como parte de la Estrategia digital de la FAO.

12 Intensificar la capacitación de los usuarios del FPMIS ampliando la participación para abarcar todas las funciones en la gestión de proyectos, y considerar otro mecanismo de

2017 TCS/OSP Se está elaborando un programa de capacitación mejorado sobre gestión de proyectos y la formación y la creación de capacidad constituirán asimismo una parte integrante de la hoja de ruta y la

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Unidad responsable


creación de capacidad que beneficie a los usuarios del sistema de toda la Organización. (Párrafo 102)

aplicación de la solución integrada como parte de la Estrategia digital de la FAO.

Programa de cooperación técnica (PCT)

13 Garantizar la eficiencia y eficacia generales de los proyectos del PCT a través de mecanismos que exijan el cumplimiento de las responsabilidades y gestionen adecuadamente los hechos o casos que afecten a la puntualidad, el nivel y la adecuación de la información en relación con el cumplimiento de los compromisos del PCT. (Párrafo 107)

2017 TC La Administración señala que las funciones y responsabilidades están claramente definidas en la guía sobre el ciclo de proyectos y han hecho posible la mejora general de la eficiencia y eficacia de los proyectos del PCT. La tasa de ejecución de los proyectos del PCT también ha experimentado una mejora gracias al uso de herramientas de seguimiento y a la inclusión de las disposiciones generales del PCT en el anexo del Marco de programación por países, que evitan las demoras en la iniciación de las actividades del proyecto.

Se evaluará la eficacia general de la ejecución del PCT durante el bienio 2018-19.

Proyectos financiados mediante contribuciones voluntarias

14 Garantizar que los proyectos financiados con fondos de donativos se lleven a cabo mediante controles de las actividades y de seguimiento que refuercen la determinación y gestión adecuadas de los factores, así como el cumplimiento de las responsabilidades

2017 TC/CSF La Administración seguirá garantizando el seguimiento y control eficaces de los proyectos mediante, entre otras cosas, el uso del tablero del IMIS, mejoras y avances en los sistemas, la actualización de las directrices operacionales y la prestación continua de apoyo a los responsables del presupuesto.

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Unidad responsable


relativas a los proyectos que afectan a la eficiencia y eficacia generales de la ejecución de los proyectos.

(Párrafo 112)

15 Estudiar la posibilidad de incorporar una disposición específica en todos los acuerdos de financiación concertados con los asociados que aportan recursos sobre la disposición de los saldos no utilizados, junto con las opciones para el uso propuesto de los fondos restantes en caso de que los donantes no atiendan la solicitud de instrucciones para el reembolso en un plazo determinado. (Párrafo 116)

2017 TC/CSF La FAO promueve la adopción de acuerdos marco o acuerdos modelo con los asociados que aportan recursos y, siempre que sea compatible con las normas de sus asociados, propone la inclusión en el acuerdo marco de disposiciones sobre el uso de los fondos no utilizados. Asimismo, defiende que los fondos de emergencia no utilizados al finalizar el proyecto se transfieran al Fondo especial para actividades de emergencia y rehabilitación (SFERA) y, para programas que no sean de emergencia, al recién creado Fondo especial para actividades de financiación del desarrollo.

Presentación de informes a los donantes

16 Garantizar el cumplimiento de sus responsabilidades relativas a la presentación de informes a los donantes manteniendo las actividades de seguimiento y los controles que exigen y fortalecen el desempeño de las responsabilidades relativas a los proyectos por parte de los responsables del proceso, y asegurar

2017 TC/CSF/ OSD

La Administración continuará garantizando el seguimiento eficaz de los proyectos, por ejemplo, mediante el uso del tablero del IMIS, y señala que se envían informes semanales sobre seguimiento a los responsables del presupuesto y sus supervisores para recordarles que concluyan las actividades y procedan a la elaboración de informes y a los cierres de manera oportuna.

14 FC 169/11


Unidad responsable


que en los sistemas se ofrece información oportuna, fiable y pertinente. (Párrafo 120)

FC 169/11 15

2016: GESTIÓN DE RIESGOS

FUNDAMENTAL


Unidad responsable


Mecanismos de respuesta ante el riesgo de fraude

18 Garantizar que su vulnerabilidad al fraude se gestiona debidamente a través de mecanismos de promoción de planes de control del fraude dinámicos y actualizados en los que abunden las medidas que aumenten la percepción de la posibilidad de ser detectados, refuercen la separación de funciones incompatibles, garanticen la protección de los recursos y certifiquen el cumplimiento de la reglamentación. (Párrafo 128)

2017 OSD/OSP/ DDO

La Administración confirmó que se habían puesto en marcha las medidas necesarias para fortalecer y comunicar —en particular a las oficinas descentralizadas— los marcos relativos a la rendición de cuentas y el control interno, con inclusión de la actualización periódica del Plan de prevención del fraude. Asimismo, se está revisando el formato del Plan de prevención del fraude con objeto de que se puedan hacer aportaciones más detalladas o específicas de cada país sobre los riesgos a los que se enfrentan las oficinas, así como sobre los controles adicionales que se han incorporado o se están incorporando. Si bien el nuevo formato no se publicará hasta el último trimestre de 2017, el proceso de elaboración del cuestionario sobre control interno contará con una evaluación y un informe sobre el estado de aplicación de los planes vigentes de prevención del fraude.

Casos de fraude o presunto fraude

16 FC 169/11


Unidad responsable


19 Continuar fortaleciendo su gobernanza del riesgo de fraude a través de procesos y mecanismos con los que determinar correctamente los riesgos de fraude y definir respuestas a fin de mejorar la gestión de su exposición al fraude. (Párrafo 138)

2017 DDO/OSP/ OSD

Se han adoptado medidas para fortalecer y comunicar los marcos relativos a la rendición de cuentas y el control interno y la importancia que otorga la Organización al control interno, la gestión de riesgos y la detección del fraude, a sensibilizar al personal en cuanto a los tipos de conducta no satisfactoria y las posibles consecuencias disciplinarias, así como a facilitar la comprensión de los funcionarios en general acerca del proceso disciplinario. Gracias a las mejoras que se están llevando a cabo en las directrices se reforzará la labor que desempeñan las oficinas en los países en la identificación y solución de las vulnerabilidades a los riesgos específicas de cada país. En los procedimientos relacionados con el cuestionario sobre control interno de 2017 también se pondrá de relieve esta prioridad.

IMPORTANTE


Unidad responsable


Gestión de riesgos

17 Revisar su marco de gestión de riesgos y el proceso mediante el cual se aprueba, formular estrategias para integrarlo en todos los niveles de la Organización y garantizar que se toman debidamente en consideración

2017 DDO/OSD/ OSP

La Administración revisará su marco de gestión de riesgos y el proceso mediante el cual se aprueba, formulará estrategias para integrarlo en todos los niveles de la Organización y garantizará que se tomen debidamente en consideración su capacidad de adaptación y que todas las partes interesadas

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su capacidad de adaptación y que todas las partes interesadas adoptan el concepto compartido de gestión de riesgos con miras a obtener los beneficios previstos de la gestión de riesgos.

(Párrafo 125)

adopten el concepto compartido de gestión de riesgos con miras a obtener los beneficios previstos de la gestión de riesgos. La finalización de una evaluación en la que se ha empleado la metodología de la Risk Management Society (RIMS) está prevista para finales de diciembre de 2017. Asimismo, en el proceso de presentación de informes sobre el control interno, que llevará a la declaración en materia de control interno de 2017, se sensibilizará acerca de los aspectos relacionados con la gestión del riesgo.

2015: AUDITORÍA DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

FUNDAMENTAL


Unidad responsable


(visita de auditoría de finales de 2016)

Obligaciones no financiadas relativas a las prestaciones a los empleados

1 Seguir buscando una fuente de financiación estable y concebir un plan global para financiar plenamente las obligaciones de las prestaciones a los empleados durante un período de tiempo específico establecido. (Párrafo 31)

2017 CSF/OHR La Administración continúa señalando este asunto a la atención de los órganos rectores y presenta periódicamente documentos en los que se facilita información actualizada sobre la magnitud del pasivo, las opciones para resolver el déficit de financiación del pasivo vinculado al seguro médico después del cese en el servicio (ASMC), los debates mantenidos en el sistema de las Naciones Unidas a este respecto y las actividades orientadas a contener

La recomendación está cerrada dado que este aspecto se reiteró en el informe de auditoría de 2016.

Se seguirá haciendo un seguimiento de la actuación de la Administración con

18 FC 169/11


Unidad responsable



los costos del actual plan de seguro médico. Estos esfuerzos están en curso y continuarán.

Los órganos rectores de la FAO han hecho hincapié repetidamente en que este asunto afecta a todo el sistema de las Naciones Unidas y han alentado a la Secretaría a participar en la búsqueda de una solución a esta cuestión en el marco de dicho sistema común.

respecto a esta recomendación.

Sistema de efectivo y cupones

2 Formular y expedir inmediatamente normas administrativas relativas al uso del sistema de efectivo y cupones para garantizar que se obtenga la mejor relación calidad-precio; garantizar la validez y regularidad de dichas transacciones; y asegurar la presentación imparcial de las cuentas afectadas en los estados financieros. (Párrafo 38)

2017 TC/TCS Se ha redactado y ensayado una nueva sección del manual (Sección 702). Las secciones del manual y los sistemas vigentes (en particular, el SMGR) se han modificado con objeto de incluir las disposiciones necesarias para la ejecución de las transferencias de efectivo. El proyecto de sección del manual se está distribuyendo con el fin de que la Administración superior lo apruebe, y su publicación está prevista para finales de septiembre de 2017.

En curso.

En el momento de la validación no se ha publicado ninguna modificación ni nuevas directrices.

Se seguirá haciendo un seguimiento de la actuación de la Administración con respecto a esta recomendación.

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IMPORTANTE


Unidad responsable



Sistema de efectivo y cupones

3 Proporcionar orientación contable a las correspondientes oficinas descentralizadas sobre el registro de los gastos de los insumos agrícolas distribuidos y el dinero por trabajo pagado a los beneficiarios, que se reembolsan a través de cambistas, para asegurar la coherencia en el registro de los mismos. La División de Finanzas (CSF) podría asimismo considerar la utilización de nuevas cuentas para distinguir las transacciones realizadas a través del sistema de efectivo y cupones. (Párrafo 40)

2017 CSF Junto con la Oficina de la FAO en Somalia, se están ensayando nuevos procesos que podrían reproducirse en otras oficinas y en programas de transferencias de efectivo. Habida cuenta del carácter dispar de las actividades de transferencia de efectivo, se modificarán varios procesos y tratamientos contables, dependiendo de las circunstancias. Toda esta labor debe realizarse conjuntamente con la aplicación de las directrices generales de transferencia de efectivo elaboradas por la TCS.

En curso.

En el momento de la validación no se han formulado ni publicado las directrices.

Se continuará haciendo un seguimiento de las acciones que se emprendan en relación con esta recomendación.

Pagos anticipados y cuentas por cobrar de empleados

4 Reforzar los mecanismos de control sobre la liquidación puntual de los anticipos mediante la aplicación de políticas relativas a la recuperación de anticipos pendientes y que

2016 CSF/CSC La recomendación ha de cerrarse

Se está haciendo un seguimiento de los anticipos de las transacciones antiguas y se han establecido procedimientos con el Centro de Servicios Compartidos (CSC) para iniciar el momento de la

Recomendación cerrada.

Como resultado de la auditoría reciente, se ha observado una mejora

20 FC 169/11

garanticen la tramitación oportuna de las solicitudes. (Párrafo 46)

recuperación de anticipos. Seguimos trabajando para reforzar esta área. Se prevé que la recomendación pueda aplicarse para finales de 2016.

significativa en el seguimiento de los anticipos.

Centro de Servicios Compartidos (CSC)

5 Seguir mejorando su tramitación y examen de las transacciones garantizando el estricto cumplimiento de los correspondientes reglamentos, normas y procedimientos financieros y de personal. (Párrafo 48)

2016 CSC Tras un nuevo examen, se aplicarán nuevos controles con objeto de seguir mejorando el cumplimiento de las políticas y los reglamentos pertinentes para 2017, incluyendo mejoras en la tramitación de los subsidios de educación.

En curso.

Se validarán las actividades que se emprendan en la siguiente visita de auditoría al CSC.

Módulo de viajes (TVL)

6 Realizar un examen y análisis de los problemas y limitaciones reconocidos que afectan a la utilización de las funciones del Sistema mundial de gestión de recursos (SMGR) en lo que atañe a los viajes, y aportar soluciones para sacar pleno provecho de las ventajas que ofrece el sistema. (Párrafo 51)

2016 CSA Una empresa de consultoría externa está llevando a cabo un examen del SMGR. Una vez finalizado el examen, se elaborará un plan de acción.

En curso.

A finales de 2017 se retomará la labor de seguimiento del resultado del examen exhaustivo del sistema.

2015: EXAMEN DEL CONTROL DE LA GESTIÓN

FUNDAMENTAL

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Unidad responsable



Gestión de programas

7 Fortalecer la supervisión para garantizar la observancia de las directrices establecidas sobre el cierre de proyectos, así como una mejor gestión de la información de proyectos, mediante un seguimiento más exhaustivo de los datos sobre proyectos dentro y fuera del sistema con el fin de mejorar el respaldo a las decisiones sobre la gestión de proyectos. (Párrafo 64)

2016 TC/TCS La recomendación ha de cerrarse.

A raíz de la orientación proporcionada por la Junta de Seguimiento del Programa de la Organización (JSPO) en la primavera de 2016, el Departamento de Cooperación Técnica (TC) ha iniciado un ejercicio intensivo de seguimiento institucional para reforzar la supervisión de las cuestiones relacionadas con la gestión de los proyectos, incluido el cierre operativo.

Asimismo, el TC ha definido de una forma más precisa los requisitos relativos al seguimiento de los proyectos y ha colaborado con la Oficina de Estrategia, Planificación y Gestión de Recursos (OSP) y la División de Informática (CIO) en el diseño, a efectos de gestión, de un panel de control operativo en el Sistema Integrado de Información de Gestión (iMIS), partiendo de los datos de base del Sistema de información sobre gestión del Programa de Campo (FPMIS). Desde junio de 2016, se ha realizado un seguimiento intensivo basado en datos del sistema.

El TC ha reforzado asimismo la capacidad para procesar cierres operativos, de conformidad con las orientaciones establecidas sobre el cierre de los


Se observa una supervisión mejorada/reforzada de la gestión de los programas

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Unidad responsable



proyectos. Además, se han perfeccionado las directrices relativas al cierre de proyectos en relación con la actualización de la fase 6 de la Guía de la FAO relativa al ciclo de los proyectos. Como resultado, el número de proyectos que precisan una actuación en materia de gestión se redujo a un porcentaje inferior al del umbral fijado del 5 %.

Adquisición de bienes y servicios

9 Reforzar el control de seguimiento con respecto al cumplimiento de las normas y reglamentos aplicables por parte de los responsables de las actividades en el proceso de compras; y seguir fortaleciendo las competencias del personal encargado de la realización de adquisiciones a fin de subsanar de manera eficaz las deficiencias observadas. (Párrafo 77)

2016 CSA La recomendación ha de cerrarse.

El Servicio de Compras y Contrataciones (CSAP) ha publicado notas orientativas sobre la separación apropiada de funciones y responsabilidades de aprobación. El CSAP ha actualizado la Guía práctica de la FAO, proporcionando instrucciones claras sobre las funciones y responsabilidades del personal que interviene en las actividades de compras, así como enlaces donde obtener más orientación y apoyo. Se han organizado y celebrado seminarios en línea con las oficinas descentralizadas sobre el uso del SMGR para el seguimiento de las actividades de compras.


Se reconocen las medidas adoptadas por la Secretaría, en particular por el CSAP, para reforzar el control sobre las adquisiciones.

Gestión de riesgos

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Unidad responsable



17 Velar por que la gestión de riesgos se integre de forma eficaz en las decisiones y procesos operacionales conforme a lo previsto a través de: a) una mejor coordinación de la acción y el seguimiento institucionales; b) el establecimiento de medidas conexas que creen una cultura consciente de los riesgos. (Párrafo 123)

2017 OSP La recomendación ha de cerrarse.

Las técnicas de gestión de riesgos se utilizan en la FAO de forma generalizada en proyectos, unidades operativas, proyectos de gastos de capital y muchas unidades técnicas. Se ha elaborado un registro de riesgos institucionales y está a punto de completarse su primera actualización, en la que se ha consultado a todas las partes pertinentes de la FAO. Se ha creado un módulo de aprendizaje en línea sobre riesgo que está disponible a través del sitio web de gestión del riesgo interno, así como del portal de aprendizaje en línea de la FAO (you@fao). Las perspectivas de riesgo han guiado también otras iniciativas en materia de políticas, como la reciente capacitación sobre el ciclo de los proyectos.


Se reconocen las medidas adoptadas por la Secretaría, en particular por la OSP, en relación con la gestión de riesgos.

En el informe de auditoría de 2016 se incorporó una nueva recomendación relativa a la esfera de la gestión de riesgos.

IMPORTANTE


Unidad responsable



Gestión de programas

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Unidad responsable



8 Proporcionar una nueva funcionalidad en el marco del proceso del informe sobre la ejecución del programa (PIR) o en otras funcionalidades, un mecanismo que permita a las unidades de prestación de servicios evaluar su propio rendimiento en la consecución de resultados. (Párrafo 67)


La planificación del trabajo para 2016-17 se ha reforzado mediante:

1) la planificación y el seguimiento periódico de los productos y servicios como hitos por alcanzar, con fechas de vencimiento y enfoque geográfico, asociados a las realizaciones de la Organización, por divisiones y oficinas regionales y subregionales;

2) la introducción de acuerdos de servicios firmados entre cada Jefe de Programa Estratégico (DPE) y cada unidad, documentando formalmente la contribución de la unidad desde el punto de vista de los hitos y metas respecto de los resultados institucionales de la Organización y los recursos conexos.


Se reconocen las medidas adoptadas por la Secretaría, en particular por la OSP, para reforzar el seguimiento en la gestión del programa.

Cartas de acuerdo

10 Fortalecer el examen y seguimiento de las actividades relativas a las cartas de acuerdo para garantizar el cumplimiento de los reglamentos, la exactitud de la documentación y la eficiencia en la aplicación, y mejorar la rendición de cuentas. (Párrafo 82)

2016 CSA/FAVIE/RAF

La recomendación ha de cerrarse.

El CSAP ha publicado una nota de orientación sobre la función de la unidad de CDA y la necesidad de asegurar la garantía de calidad de las CDA que superen el umbral de 100 000 USD.

Se ha proporcionado orientación adicional para ayudar a las oficinas descentralizadas a ofrecer la


Se reconocen las medidas adoptadas por la Secretaría, en particular por el CSAP, para proporcionar orientación en relación con la aplicación de las CDA.

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Unidad responsable



garantía de calidad apropiada en el caso de las CDA que no superen el umbral de 100 000 USD.

El CSAP ha actualizado la Guía práctica de la FAO, proporcionando instrucciones claras sobre las funciones y responsabilidades del personal que interviene en la gestión de contratos relacionados con CDA, y ha facilitado enlaces donde obtener más orientación y apoyo.

Se han organizado y celebrado seminarios en línea con las oficinas descentralizadas sobre el uso del SMGR para el seguimiento de las actividades de compras.

Gestión de recursos humanos

11 Velar por que en futuros mandatos se detallen con claridad las funciones y atribuciones de los consultores y otras partes contratadas a fin de reforzar los controles y proteger los intereses de la Organización. (Párrafo 91)

2016 OHR/ES/FI/FO/RAF


La OHR y la unidad de recursos humanos del CSC seguirán apoyando a las unidades de contratación para garantizar que se utilicen los instrumentos contractuales adecuados y que los mandatos se redacten de acuerdo con las normas de la Organización, mediante el examen de las solicitudes de contratación y la revisión de las directrices y la documentación complementaria, con vistas a proporcionar orientación completa y sencilla al personal directivo.


En la auditoría reciente, se han observado mejoras significativas en todo lo relacionado con este aspecto.

26 FC 169/11


Unidad responsable



12 Optimizar el beneficio obtenido del empleo de personal no funcionario mediante el examen y aclaración pertinentes de sus mandatos, la evaluación oportuna de su rendimiento y un control adecuado del riesgo de perturbación de los trabajos e infracciones en materia de seguridad de la información propiciadas por la naturaleza de su empleo. (Párrafo 96)

2016 OHR/RAF/ REU/RAP/ FRZIM/ FAVIE


En las nuevas directrices para la contratación de consultores internacionales y de suscriptores de acuerdos de servicios personales (ASP), publicadas el 8 de agosto de 2017, se ha incorporado un proceso doble para la presentación de informes de garantía de la calidad de consultores internacionales, cuya responsabilidad recae sobre el supervisor y el supervisor de segundo nivel.


Se reconoce la publicación de las nuevas directrices para la contratación de consultores internacionales y de suscriptores de ASP.

Administración del efectivo

13 Fortalecer los controles en el proceso de la administración del efectivo, su registro y la presentación de informes mediante la mejora del cumplimiento y las correspondientes actividades de seguimiento a fin de garantizar su custodia segura y su utilización eficaz y económica. (Párrafo 99)

2016 CSF/REU/ SLM/ FAVIE/ FRZIM


Está en curso la aplicación de mejores controles de supervisión de la tesorería con objeto de ayudar a las oficinas a hacer un seguimiento de la utilización del efectivo. Se están examinando asimismo otras alternativas de pago en lugar del efectivo.

Se cubrieron cuatro puestos de oficiales de finanzas destacados (de grado P3) en la Oficina Regional para Asia y el Pacífico (RAP), la Oficina Regional para América Latina y el Caribe (RLC), la Oficina Regional para el Cercano Oriente y África del Norte (RNE) y la Oficina Regional para África (RAF), con el fin de acercar la supervisión y el apoyo financieros a las oficinas descentralizadas.


Se reconocen las medidas adoptadas por la Secretaría, en particular por las unidades interesadas, para reforzar los controles de supervisión del efectivo.

FC 169/11 27


Unidad responsable



Como parte de este esfuerzo, se están llevando a cabo periódicamente evaluaciones detalladas del riesgo financiero de cada oficina descentralizada.

Gestión de activos y existencias

14 Fortalecer el mantenimiento de activos fijos y existencias mediante la mejora del seguimiento de la ejecución de las orientaciones y normas establecidas por la Organización por parte de los responsables de proceso a fin de asegurar una mejor protección de los activos y la calidad de la información sobre los mismos; y apoyar la transición a las NICSP. (Párrafo 102)

2016 CSF/FEGEO/RAF/SLM/ ES/RAP/ES/FI


Los procesos se han rediseñado y puesto en marcha con miras a mejorar el seguimiento por parte de los responsables de proceso, a fin de asegurar la protección de los activos y la calidad de la información en el registro de activos. Se ha formalizado el acuerdo sobre el nivel del servicio entre el Centro de Servicios Compartidos (CSC) y la División de Finanzas (CSF), en el que se describen las responsabilidades de los procesos.


Se reconocen las medidas adoptadas por la Secretaría para mejorar los controles en materia de activos fijos.

Presentación de informes a los donantes

15 Aumentar los controles en materia de seguimiento de las responsabilidades e información relativas a los proyectos, incluida la presentación de informes financieros, a través de mejoras en la funcionalidad del sistema que favorezcan mecanismos de generación de responsabilidades en los proyectos, el seguimiento de

2016 CSF/TC/OSP La recomendación ha de cerrarse.

El panel de control operativo puesto en marcha en abril de 2016 ofrece mejoras en la funcionalidad del sistema para atender esta recomendación. El panel proporciona información precisa sobre las operaciones de los proyectos que resulta directamente pertinente para los informes a los donantes.


Se reconocen las medidas adoptadas por la Secretaría, en particular por las unidades interesadas, para reforzar los controles de supervisión de los informes a los donantes.

28 FC 169/11


Unidad responsable



los informes y la exactitud e integridad de datos que aseguren una presentación eficaz de informes a los donantes. (Párrafo 113)

Durante la ejecución del proyecto, además de los mensajes de activación automática del FPMIS para las medidas específicas que habrían de adoptarse –tales como la presentación de informes finales y sobre la marcha de los trabajos–, se ha aplicado desde mediados de 2014 hasta mediados de 2016 un nuevo sistema de informes trimestrales de seguimiento a nivel superior, que ha controlado siete criterios fundamentales, incluidos los informes finales, para su supervisión por las oficinas regionales y subregionales junto con las oficinas descentralizadas en cuestión. Por otra parte, en la sesión informativa en la Sede, a los Representantes de la FAO se les muestran las distintas herramientas del FPMIS para supervisar sus programas (supervisión de proyectos activos, Red de apoyo al Programa de campo, etc.) que incluyen los requisitos de presentación de informes, así como las medidas financieras que habrían de adoptarse. El plan de fomento de la capacidad, llevado a cabo en 2015, ha fortalecido la capacidad operativa de 350 funcionarios de las oficinas regionales, oficinas subregionales y oficinas en los países que participan en la gestión de proyectos. Esta iniciativa de fomento de la capacidad se prolongará durante 2016-17.

A raíz de la orientación de la JSPO (primavera de 2016), el TC ha iniciado un ejercicio intensivo de seguimiento institucional para reforzar la

No obstante, en la auditoría reciente todavía se observaron deficiencias en el ámbito de la presentación de informes a los donantes, por lo que se incluyó de nuevo una recomendación al respecto en el informe de auditoría de 2016.

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Unidad responsable



supervisión de las cuestiones relacionadas con la gestión de los proyectos, incluido el cierre operativo.

Asimismo, el TC ha definido de una forma más precisa los requisitos relativos al seguimiento de los proyectos y ha colaborado con la OSP y la CIO en el diseño, a efectos de gestión, de un panel de control operativo en el IMIS, partiendo de los datos de base del FPMIS, y desde junio de 2016, el seguimiento basado en los datos del sistema se ha llevado a cabo de forma intensiva. El TC ha reforzado asimismo la capacidad para procesar cierres operativos, de conformidad con las orientaciones establecidas sobre el cierre de los proyectos. Además, se han perfeccionado las directrices relativas al cierre de proyectos en relación con la actualización de la fase 6 de la Guía de la FAO relativa al ciclo de los proyectos. Como resultado, el número de proyectos que precisan una actuación en materia de gestión se redujo a un porcentaje inferior al del umbral fijado del 5 %.

Gestión de viajes

16 Seguir mejorando la eficiencia y eficacia de los viajes del personal mediante a) una adecuada planificación; b) el fortalecimiento de

2016 CSA/ES/FI/ FO/RAP/


En 2016 se han llevado a cabo mejoras en el módulo de viajes del SMGR con el fin de facilitar


Se reconocen las medidas adoptadas por la Secretaría,

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Unidad responsable



los mecanismos de seguimiento para evitar la concesión de anticipos adicionales cuando existan anticipos anteriores que aún permanezcan sin saldar y estén en mora; c) un control adecuado de la presentación y tramitación oportunas de las solicitudes de reembolso de gastos de viaje, y d) la presentación de documentos justificativos, tales como informes de fin de misión, al término de los viajes oficiales. (Párrafo 118)

FEGEO/ FRZIM

la planificación de los viajes, así como la presentación oportuna de las solicitudes de reembolso de gastos de viaje, los informes de fin de misión y las recuperaciones. Una de las tareas regulares y constantes de las operaciones diarias es el seguimiento de las solicitudes de reembolso y los informes de fin de misión.

en particular por las unidades interesadas, para mejorar la gestión de los viajes.

No obstante, en la auditoría reciente todavía se observaron algunas deficiencias en esta esfera, y de ahí surgió la recomendación al respecto incluida en el informe de auditoría de 2016.

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2015: OPERACIONES DE LAS OFICINAS DESCENTRALIZADAS

FUNDAMENTAL


Unidad responsable



Programa de cooperación técnica

18 Seguir procurando una representación sólida en los Estados Miembros para la pronta identificación y aprobación de los proyectos, y exigir a los responsables del proceso que cumplan con las responsabilidades de los proyectos del Programa de cooperación técnica (PCT) que sean esenciales para su aprobación, el compromiso y la asignación de recursos del PCT y el logro del nivel deseado de ejecución del PCT, a fin de garantizar la aplicación eficaz en general del PCT. (Párrafo 130)

2016 TC/DDP Las oficinas descentralizadas han confirmado haber incluido una cartera de propuestas nacionales de proyectos del PCT como anexo del MPP junto con disposiciones generales aplicables del PCT en todos los MPP aprobados recientemente. Se evaluará la eficacia general de la ejecución del PCT durante el bienio 2018-19.

En curso.

Mecanismo de respuesta ante el riesgo de fraude

20 Asegurar que todas las oficinas en los países actualizan sus planes de control del fraude, en particular las evaluaciones del riesgo de fraude y otras prácticas corruptas, para

2016 DDG-O/OSD/TC


La mayoría de las oficinas en los países ha elaborado o actualizado sus planes de prevención del fraude. Además de los riesgos reflejados en los


Se reconocen las medidas iniciales adoptadas por la Secretaría. Se ha añadido una

32 FC 169/11


Unidad responsable



garantizar una visión más completa de los acontecimientos recientes que influyan en el nivel de riesgos. Además, se recomendó a la FAO que velara por que en el nuevo contexto de las evaluaciones del riesgo y planes de control del fraude se incluyera la presentación de informes sobre la aplicación de los proyectos como una de las categorías de riesgo de fraude a fin de mejorar la calidad de las consiguientes estrategias de gestión de riesgos. (Párrafo 143)

planes de prevención del fraude, ahora los informes nacionales anuales añaden una sección por separado en la que se incluye un análisis de evaluación del riesgo. En esa información se incluye una evaluación de los riesgos de carácter interno y externo.

recomendación al respecto en el informe detallado de 2016.

IMPORTANTE


Unidad responsable



Marco de programación por países

FC 169/11 33


Unidad responsable



19 Velar por que los marcos de programación por países se vean respaldados por planes de trabajo en los países que estén plenamente documentados y se hayan sometido a un examen interdisciplinario técnico y de garantía de la calidad de acuerdo con las directrices para los marcos de programación por países (MPP) a fin de velar por que estos contribuyan a la consecución de los objetivos estratégicos de la Organización. Además, se recomendó a la FAO que garantizara que la estrategia y los planes de acción para la movilización de recursos se elaborasen con el fin de ayudar a poner en práctica las estrategias de forma más efectiva y eficaz, en apoyo de la aplicación de los MPP en las oficinas en los países. (Párrafo 137)

2016 OSP/TC La recomendación ha de cerrarse.

De acuerdo con las nuevas directrices sobre los MPP, publicadas en julio de 2015, todos los nuevos MPP se someten a un examen técnico y de garantía de calidad interdisciplinario, coordinado por el punto de contacto regional del MPP bajo la supervisión del Coordinador del Programa estratégico regional, y que afecta a los puntos de contacto del Programa estratégico, el personal de enlace para las cuestiones de género, el oficial del PCT y otros, según corresponda, garantizando que los MPP contribuyan al logro de los objetivos estratégicos a través de las metas de realización. La formulación y aplicación del MPP se supervisa mediante el panel de control operativo institucional puesto en funcionamiento en 2016.

Por lo que respecta a la movilización de recursos en relación con el MPP, las oficinas regionales están ayudando a las oficinas en los países a planificar y orientar la movilización de recursos como parte del nuevo proceso del MPP, con seguimiento a través del panel de control operativo.


Se reconocen las medidas adoptadas por la Secretaría, en particular por la OSD y el TC, en relación con el MPP.

Casos de fraude o presunto fraude

21 Seguir fortaleciendo su gobernanza del riesgo de fraude mediante un

2016 DDO/OSD/ OSP

La recomendación ha de cerrarse. En curso.

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Unidad responsable



examen de los factores de riesgo de fraude determinados actualmente y la idoneidad de los correspondientes mecanismos de respuesta ante el riesgo a fin de afrontar mejor la vulnerabilidad al fraude. (Párrafo 152)

Se han adoptado medidas para fortalecer y comunicar los marcos relativos a la rendición de cuentas y el control interno y la importancia que otorga la Organización al control interno, la gestión de riesgos y la detección del fraude, a sensibilizar al personal en cuanto a los tipos de conducta no satisfactoria y las posibles consecuencias disciplinarias, así como a facilitar la comprensión de los funcionarios en general acerca del proceso disciplinario.

En la orientación para la elaboración de los planes de prevención del fraude de las oficinas en los países (de noviembre de 2016) se determinan las esferas más expuestas a los riesgos de fraude, junto con los mecanismos de control pertinentes. Gracias a las mejoras que se están llevando a cabo en las directrices se reforzará la labor que desempeñan las oficinas en los países en la identificación y solución de las vulnerabilidades a los riesgos específicas de cada país. En los procedimientos relacionados con el cuestionario sobre control interno de 2017 también se pondrá de relieve esta prioridad.

Se ha tomado nota de que existen medidas en curso para la aplicación de esta recomendación.

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2014: AUDITORÍA DE LA SEDE

FUNDAMENTAL


Unidad responsable



Gobernanza y gestión del cambio en materia de recursos humanos (RH)

3 Formular y aplicar un plan concreto y oficial de gestión del cambio para mejorar el control sobre la ejecución de la Estrategia de recursos humanos. (Párrafo 56)

2015 OHR Durante 2017, la OHR se reorganizó internamente a fin de mejorar la integración y las sinergias para aplicar los principios y directrices de la estrategia de recursos humanos en las distintas esferas que este ámbito abarca. Debido a esta reorganización, las dependencias de recursos humanos han introducido algunos cambios y ajustes que proporcionan un enfoque coherente, conforme a las necesidades de la Organización.

En curso.

Se continuará supervisando el diseño y la aplicación de un plan oficial de gestión del cambio para la estrategia relativa a los recursos humanos.

Gestión del rendimiento

6 Formular las estrategias adecuadas para el examen sistemático del Sistema de evaluación y gestión del rendimiento (SEGR), incluida la adopción de un mecanismo de garantía de la calidad, y garantizar que dichas estrategias se apliquen de manera coherente. (Párrafo 73)

2015 OHR Se están estableciendo mecanismos de garantía de la calidad, y en 2017 se ha empezado a llevar a cabo un examen más sistemático de la calidad de los planes de trabajo del SEGR. Mientras tanto, se está definiendo un marco de garantía de calidad para unos controles de calidad más sistemáticos. El ejercicio de control de calidad comenzará con un examen de la calidad de los planes de trabajo del SEGR a finales de año. En 2017, las actividades se

En curso.

Se ha tomado nota de los progresos y del calendario para la plena aplicación de la recomendación en 2017.

36 FC 169/11


Unidad responsable



ampliarán a un examen de la calidad de la evaluación de final de año, incluyendo el análisis de la distribución de las calificaciones y las observaciones escritas.


11 Elaborar la estrategia de sucesión de la Organización e integrarla en el actual proceso de planificación del personal, haciendo especial hincapié en aprovechar plenamente los conocimientos, las competencias y la experiencia de futuros jubilados para crear una cartera de profesionales competentes y mitigar, de esta manera, las lagunas en los conocimientos. (Párrafo 102)

2015 OHR La recomendación ha de cerrarse.

Siguiendo las recomendaciones formuladas en el estudio sobre la capacidad técnica de la Organización, se han realizado mayores esfuerzos en la selección y contratación de consultores, y se han creado listas especializadas con candidatos altamente cualificados disponibles para asumir tareas, que constituye una cartera de profesionales competentes. Esta actividad se realizó al tiempo que se introdujeron controles más estrictos en cuanto a la contratación de jubilados, en especial, para desempeñar aquellas funciones que ya desempañaban cuando formaban parte del personal. Este aspecto está ayudando a las unidades a mitigar las lagunas de conocimientos y a planificar la fuerza de trabajo en consecuencia.

En curso.

Se ha tomado nota de la labor preparatoria y los planes para la elaboración de una planificación de la fuerza de trabajo.

Control interno

Declaración en materia de control interno

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Unidad responsable



24 Establecer un mecanismo para que los funcionarios competentes de la FAO garanticen al Director General el funcionamiento de los controles internos en sus respectivas esferas de responsabilidad y para que el Director General publique una declaración en materia de control interno que se adjunte a los estados financieros anuales. (Párrafo 179)

2015 OSP Se están elaborando los procesos y otros materiales para apoyar una declaración sobre el control interno y una representación de la Administración ante el Director General, estando prevista su finalización a tiempo para los estados financieros de 2017, conforme a lo acordado con el Comité de Finanzas y acogido con satisfacción por el Consejo (CL 154/REP, párr. 16i). Los preparativos están casi finalizados y las instrucciones se presentarán a finales de septiembre de 2017.

En curso.

Se ha tomado nota del calendario previsto para la finalización de las medidas requeridas en la recomendación. Asimismo, se toma nota de los progresos que se están realizando en esta materia.

Auditoría de las oficinas descentralizadas

26 Seguir fortaleciendo el sistema de control interno en las oficinas descentralizadas mediante un marco de control interno bien diseñado y la reorganización continua del personal que desempeñe funciones programáticas, administrativas y financieras en dichas oficinas. (Párrafo 200)

2015 OSP/OSD/ DDO

En el cuarto trimestre de 2017 se presentará un amplio cuestionario sobre control interno que deberán cumplimentar todas las oficinas descentralizadas. En el cuestionario se aborda específicamente la adecuación de las competencias (como la capacitación) en todos los procesos operacionales clave relacionados con el control.

Las oficinas regionales supervisarán la gestión de este proceso y proporcionarán la estructura necesaria para la planificación, el seguimiento y la priorización de las cuestiones relacionadas con el control interno, sobre todo, la detección y prevención del fraude. Para insistir en la importancia de los controles internos y de la

En curso.

38 FC 169/11


Unidad responsable



preparación de la declaración en materia de control interno, el DDO, en coordinación con la OSP y otras unidades competentes supervisa el proceso general, y vela por que se disponga de las herramientas apropiadas y el apoyo de las oficinas regionales.

IMPORTANTE


Unidad responsable



Lecciones aprendidas y ventajas obtenidas de la aplicación de las NICSP

2 Validar y confirmar las ventajas obtenidas con la aplicación de las NICSP y presentar un informe al respecto para informar a las partes interesadas acerca de las ventajas de adoptar el nuevo marco para la

2015 CSD/CSF Previsto su cierre para finales de 2016, una vez que el informe se presente a las partes interesadas pertinentes.

En curso.

La validación reveló que no se había llevado a cabo el informe pertinente a finales de 2016.

FC 169/11 39

elaboración de informes financieros. (Párrafo 47)


5 Mejorar la Política de gestión del rendimiento de la OHR mediante un aumento formal del uso de objetivos de perfeccionamiento de las perspectivas de carrera, pasando de un enfoque simple, basado en la gestión de las aptitudes, a la aplicación de un conjunto más amplio de objetivos de perfeccionamiento, que abarquen otros aspectos aparte de las competencias. (Párrafo 69)

2015 OHR Las enseñanzas adquiridas durante el Sistema de evaluación y gestión del rendimiento (SEGR) de 2016 y 2017 se tendrán en cuenta cuando llegue el momento de mejorar la política, de manera que permita vincular los planes con los objetivos de desarrollo.

En curso.

Se ha tomado nota de las medidas adoptadas por la Administración, es particular por la OHR, para aplicar esta recomendación.

Perfeccionamiento y capacitación del personal

8 Medir la eficacia de sus programas de aprendizaje a través de una evaluación de sus efectos, además de las actuales prácticas, para disponer de una base más eficaz en la formulación de futuros planes de aprendizaje. (Párrafo 83)

2015 OHR Hay actividades en curso, y los resultados de las encuestas y de las comparaciones con los datos de referencia serán posibles una vez que se recopilen datos suficientes y que los programas se pongan en marcha.

En curso.

Se toma nota de la labor en curso relacionada con la aplicación de esta recomendación.

Equilibrio entre los sexos

40 FC 169/11

10 Mejorar la metodología actual de la OHR para establecer objetivos de género en relación con los puestos vacantes y las decisiones de selección y nombramiento de personal, y resolver los conflictos en las políticas relativas a la competencia y la igualdad entre los sexos a fin de que se establezcan y gestionen unas metas realistas. (Párrafo 96)

2015 OHR Desde la Conferencia de 2015, se ha prestado una mayor atención a la representación geográfica y de género en los nombramientos, sin perjuicio de la orientación proporcionada en repetidas ocasiones por el Comité de Finanzas y otros órganos rectores sobre la consideración primordial de los méritos.

En curso.

División de Emergencias y Rehabilitación (TCE)

13 Elaborar protocolos claros que se centren en emergencias de nivel 1 y nivel 2 con el fin de asegurar unas líneas de rendición de cuentas más claras. Clarificar las funciones y responsabilidades, así como los mecanismos de control para el protocolo de nivel 3. (Párrafo 112)

2015 TC La FAO publicó el Boletín del Director General (2013/32), con la declaración y el protocolo de intervención de la Organización para emergencias de nivel 3 (FAO, 2013a), y de forma adjunta, las Directrices operacionales para la preparación e intervención en situaciones de emergencia de nivel 3 (FAO, 2013b).

Tras amplias consultas con las oficinas descentralizadas y las divisiones de la Sede de la FAO, se están ultimando la revisión del protocolo para emergencias de nivel 3 del Boletín del Director General (2013/32). Antes de que finalice 2017, está prevista la publicación del Boletín revisado, con el que también se pretenden mejorar las intervenciones en situaciones de emergencia por medio de la introducción de protocolos de declaración y de respuesta para emergencias de nivel 2. Esta revisión se basa en las recomendaciones extraídas de la auditoría y evaluación de las misiones de la FAO y pretende incorporar las mejoras prácticas y las enseñanzas

En curso.

Se ha tomado nota del calendario para la elaboración y finalización de los protocolos de los niveles 1, 2 y 3.

FC 169/11 41

adquiridas de las intervenciones en emergencias de nivel 3 llevadas a cabo hasta la fecha.

Programa de cooperación técnica (PCT)

17 Evaluar el funcionamiento del nuevo sistema de informes finales y garantizar que se aprovechen las oportunidades para introducir mejoras encaminadas a aumentar la calidad de la evaluación de los proyectos, según sea necesario. (Párrafo 131)

2015 TC/TCS/TCDP

Esto se está abordando como parte de un examen y actualización más amplios de las disposiciones del ciclo de proyectos de la FAO relativas al seguimiento, la evaluación del rendimiento y la presentación de informes.

En curso.

Seguimiento del rendimiento y presentación de informes al respecto

21 Mejorar su metodología de validación a través de una colaboración más estrecha de la OSP con las oficinas en los países, a efectos de determinar el momento más adecuado para la validación, la información uniformizada en las descripciones resumidas y las soluciones para resolver los problemas planteados durante las etapas de elaboración de informes y validación. (Párrafo 158)


Con la participación de las oficinas regionales, las oficinas de 23 países y los equipos encargados de los programas estratégicos, la OSP ha identificado enseñanzas adquiridas tras el examen a mitad de período de 2014 y las medidas de seguimiento adoptadas. (Ref. Examen a mitad de período: enseñanzas adquiridas e informe de seguimiento, OSP, 5 de marzo de 2015). Posteriormente, se realizaron ciertas mejoras en los métodos de validación de resultados de los países, entre las que cabe destacar: i) las oficinas en los países están participando en el proceso de establecimiento de metas; ii) los jefes de programas estratégicos emplean una metodología común para examinar los resultados de los países; iii) las oficinas regionales llevan a cabo un primer examen de los resultados presentados; iv) las observaciones formuladas por los jefes de programas estratégicos en los casos en


Se reconocen las medidas adoptadas por la Secretaría para mejorar su método de validación, que respaldará el PIR 2016-17.

42 FC 169/11

los que rechazan los resultados de los países se registran en el Sistema de información sobre gestión del Programa de Campo. La misma metodología respaldará la elaboración del PIR para 2016-17. Se prevén constantes mejoras a medida que las unidades, las regiones y los países interioricen la función de presentación de informes.

22 Mejorar la formulación de productos que permitan avanzar hacia el próximo bienio para garantizar que las terminologías utilizadas se apliquen de forma coherente en todos objetivos estratégicos (OE) y en las normas establecidas en el Manual de gestión basada en los resultados (GBR) elaborado por el Grupo de las Naciones Unidas para el Desarrollo (GNUD). (Párrafo 162)


Como parte de la preparación del Plan a plazo medio para 2018-21, la OSP, en colaboración con los jefes de programas estratégicos y los jefes de programas regionales, dirigió un examen de las realizaciones y sus indicadores a nivel institucional (nota de orientación OSP 21.09.16). Las realizaciones e indicadores resultantes mostraron un mayor grado de normalización en todos los programas estratégicos y se ajustan mejor a las definiciones formuladas por los órganos rectores y las normas en materia de gestión basada en los resultados establecidas por el GNUD. En el período comprendido entre 2018 y 2021, se realizarán algunos ajustes a la metodología empleada para establecer los indicadores de realizaciones.


Se reconocen las medidas adoptadas por la OSP al dirigir el examen institucional de los resultados y sus correspondientes indicadores.

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BIENIO 2012-13: AUDITORÍA DE LA SEDE

IMPORTANTE


Unidad responsable



Sistema mundial de gestión de recursos (SMGR)

25 Documentar las ventajas que obtenga la Organización con la puesta en marcha de la solución para determinar la eficacia del Programa relativo al SMGR. (Párrafo 183)

2014 CSD Esta labor se ultimará durante 2018. En curso.

33 Realizar las siguientes mejoras en el sistema: a) la obtención del número de registro en la funcionalidad de recepción del módulo de compras para garantizar que la información pueda reflejarse en el registro de activos al interconectarse con “Cuentas por pagar”; b) la inclusión de un mecanismo de identificación de activos, la cual se convierta en un campo obligatorio al agregar manualmente los activos en el módulo de gestión de activos del SMGR; y c) la “inclusión por defecto” del jefe de la oficina o de la

2014 CIO/CSF/ CSC


Se han rediseñado y puesto en marcha procesos cuyo objetivo es obtener números de registro, el etiquetado de activos e información del depositario.

En curso.

Las medidas ulteriores de la Administración en relación con estas recomendaciones se examinarán y validarán en futuras auditorías.

44 FC 169/11


Unidad responsable



unidad como depositario designado de los activos al añadirlos en el registro de activos, con un enlace a los códigos de la Organización o del país, permitiendo cuando sea necesario actualizar la información una vez transferida la responsabilidad a otra persona, en cumplimiento de la política vigente. (Párrafo 234)

x comitÉ de finanzas - fao.org · iniciador para facilitar el cumplimiento de las políticas...

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