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World4You Internet Service GmbH Hafenstrasse 47-51, A-4020 Linz
http://webmail.world4you.com
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Inhaltsverzeichnis S C H R I T T 1: EINLOGGEN 3
S C H R I T T 2: DIE WEBMAIL-OBERFLÄCHE 4
S C H R I T T 3: E-MAIL ERSTELLEN 8
S C H R I T T 4: ADRESSBUCH VERWALTEN 10
S C H R I T T 5: [SPAM] MAILS ANHAND VON FILTERN AUSSORTIEREN 11
S C H R I T T 6: DIVERSE EINSTELLUNGEN DES WEBMAILS 12
S C H R I T T 7: DIE ADMINISTRATOR OBERFLÄCHE 13
S C H R I T T 7.1: NEUER POP3/IMAP BENUTZER 13
S C H R I T T 7.2: NEUER ALIAS 14
S C H R I T T 8: PASSWORT VERGESSEN? 15
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Das Webmail von World4You bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre E-Mails ortsunabhängig und zu jedem beliebigen Zeitpunkt abzurufen. Sie können im Webmail ein Adressbuch anlegen, Termine eintragen, neue E-Mail Adressen einrichten, E-Mails weiterleiten, und vieles mehr. S C H R I T T 1: Einloggen Falls Sie sich auf unserem Mailserver 12 oder höher befinden, verwenden Sie bitte folgenden Link: http://webmail.world4you.com. Für die Mailserver ab 12 gibt es nur noch ein zentrales Webmailsystem. Der Benutzername ist die gesamte E-Mailadresse (z.B. [email protected]) und das dazugehörige Kennwort. Wenn Sie „E-Mailadresse speichern“ anklicken, so wird bei jedem neuen Besuch automatisch die E-Mailadresse im Feld „Benutzername“ vervollständigt.
Nachdem Sie auf „Anmelden“ geklickt haben, befinden Sie sich in Ihrer Webmailoberfläche.
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S C H R I T T 2: Die Webmail-Oberfläche Die Webmailoberfläche sieht folgendermaßen aus:
In der Übersicht auf der linken Seite haben Sie folgende Auswahlmöglichkeiten:
Posteingang: Im Posteingang befinden sich all jene E-Mails, die an Sie gesendet wurden. Die E-Mails werden rechts in der Detailansicht angezeigt.
Entwürfe: In den Entwürfen können E-Mails abgespeichert werden, die noch nicht fertig gestellt wurden. Dies kann als temporärer Zwischenspeicher für E-Mails verwendet werden.
Gesendet: Alle E-Mails, welche Sie von Ihrer E-Mailadresse versandt haben, werden hier gespeichert.
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Spam: Dieser Ordner ist vom System vordefiniert. Es können hier mittels der Filterregeln, Regeln eingerichtet werden um z.B. unerwünschte Mails direkt in diesen Ordner kopieren zu lassen.
- Tipp: World4You markiert als Spam erkannte Nachrichten in der Betreffzeile mit [Spam]. Sie können sich hier beispielsweise eine Filterregel einrichten, welche Nachrichten mit dem Betreff „[Spam]“ automatisch in diesen Ordner verschiebt.
Gelöscht: Hier werden die von Ihnen gelöschten E-Mails über einen bestimmten Zeitraum gespeichert. Rechts in der Detailansicht können Sie sich diese E-Mails ansehen.
Es können jederzeit weitere Ordner angelegt werden. Klicken Sie hierfür auf das „Zahnradsymbol“ in der linken unteren Ecke und anschließend auf „Ordner verwalten“. Unter „Neuen Ordner erstellen“ geben Sie den gewünschten Ordnernamen ein und bestätigen dies mit „Erstellen“.
In der oberen Spalte finden Sie folgende Symbole:
Auf neue Nachrichten überprüfen: Aktualisiert Ihren Posteingang und ruft neue E-Mails ab. Die E-Mails werden automatisch alle paar Minuten abgerufen, dies kann jedoch in dringenden Fällen auch manuell durchgeführt werden.
Neue Nachricht: Unter diesem Menüpunkt kann eine neue E-Mail Nachricht erstellt werden.
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Antwort verfassen: Sie können hier auf das ausgewählte E-Mail eine Antwort verfassen. Der Text des Absenders befindet sich unter Ihrer Nachricht.
Antwort an Absender und alle Empfänger verfassen: Schickt eine Antwort an den ursprünglichen Empfänger und ebenso an alle weiteren Empfänger an die das Mail gesandt wurde.
Nachricht weiterleiten: Sie können eine empfangene Nachricht direkt an einen anderen Empfänger weiterleiten. Der gesamte Inhalt Ihrer Mail wird übernommen. Sie geben hierzu nur mehr die Adresse des Empfängers an.
Nachricht in den Papierkorb verschieben: Mit diesem Symbol wird das in der Übersicht markierte Mail in den Ordner „Gelöscht“ verschoben.
Nachricht markieren: Es gibt unter „Nachricht markieren“ vier Unterpunkte:
> Nachrichten, welche neu ankommen, können als gelesen markiert werden. > Bereits gelesene Nachrichten können als ungelesen markiert werden. > E-Mails werden in der Übersicht rot markiert. > Die Favorisierung der E-Mail mit Stern wird wieder aufgehoben.
Unter dem Punkt „Weitere Aktionen…“ befinden sich folgende Punkte:
> Druckt die ausgewählte E-Mail. > Speichert die E-Mail auf dem lokalen PC im Format *.eml. > Öffnet ein erhaltenes Mail mit dem Inhalt dieser Nachricht als neues Mail. > Zeigt den Quelltext inklusive Header an. > Öffnet die E-Mail in einem neuem Browserfenster.
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Die rechte obere Menüleiste bietet folgende Funktionen:
Hier wird der Benutzername angezeigt, mit welchem Sie im Webmailcenter eingeloggt sind ([email protected] dient lediglich als Beispiel).
Aktualisiert das Mailcenter und prüft auf neue Nachrichten.
Öffnet Ihr Adressbuch. Diese Funktion wird im unteren Abschnitt dieses Handbuchs näher erklärt. Öffnet das Menü zu den Einstellungen Ihres Mailcenters. Die wichtigsten Einstellungen werden im Anschluss ebenfalls näher erläutert.
Hier finden Sie die Administration des Mailservers. Soweit dies nicht anders definiert wurde, besitzt nur der User „[email protected]“ die Berechtigung dieses Menüpunktes.
Eine genauere Beschreibung finden Sie ab Seite 13.
Meldet Sie aus dem Webmailcenter ab. Diese Funktion zum Verlassen des Mailcenters sollte aus Sicherheitsgründen immer verwendet werden.
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S C H R I T T 3: E-Mail erstellen
Klicken Sie im Mailcenter auf „Neue Nachricht“.
Es erscheint die Übersicht zum Verfassen einer neuen Nachricht.
Im Detail finden Sie folgende Funktionen für das Versenden der E-Mail vor:
„Zurück zur Liste“ bringt Sie zur Übersicht Ihres Mailcenters.
Die Nachricht wird über dieses Symbol verschickt.
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Über dieses Symbol können Attachements (z.B. Dokumente, PDF Files usw...) an das E-Mail angehängt werden.
Wurde eine Signatur in den Einstellungen hinterlegt, so wird diese über den Button in das Mail eingefügt. Die Nachricht kann über dieses Feld in den Entwürfen gespeichert werden. Öffnet Ihr Adressbuch. Sie können hiermit Empfänger aus dem Adressbuch auswählen.
Empfänger: Hier können Sie einen oder mehrere Empfänger angeben. Werden mehrere Empfänger angegeben, müssen diese durch einen Strichpunkt getrennt angegeben werden. Beispiel: [email protected]; [email protected] Cc hinzufügen: Carbon Copy – hier können weitere Empfänger eingetragen werden. Eine oder mehrere durch Strichpunkt getrennte E-Mail-Adressen, an die eine Kopie der E-Mail gesendet wird. Bcc hinzufügen: Blind Carbon Copy – Das BCC-Feld enthält eine oder mehrere durch Strichpunkt getrennte E-Mail-Adressen, an die eine Kopie der E-Mail gesendet wird, ohne dass dies jedoch für die anderen angegebenen Empfänger sichtbar sein soll („Blindkopie“). Durch eine Blindkopie sind die Empfänger von Rund-E-Mails vor der Adressen-Sammlung von bösartigen Diensten wie z.B. Spambots sicher. Antwortadresse hinzufügen: Es wird ein Feld hinzugefügt, indem eine alternative E-Mailadresse angegeben werden kann. Klickt der Empfänger dann auf Antworten, so werden Ihre E-Mailadresse und die Adresse dieses Felds angegeben.
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Editor Typ: HTML/Nur-Text E-Mail: E-Mails im Format HTML können formatierte Texte und Bilder enthalten. Wir empfehlen hier jedoch die Texte als Format „Nur-Text“ zu versenden. E-Mails im Format „HTML“ werden des Öfteren fälschlicherweise als Spam klassifiziert. Priorität: Hier können dem E-Mail verschiedene Prioritäten zugewiesen werden. Der Empfänger erhält die E-Mail ganz normal, wird jedoch im Client des Empfängers im Normalfall priorisiert dargestellt. Empfangsbestätigung: Fordert eine Empfangsbestätigung vom Empfänger an. Diese kann, muss jedoch nicht, vom Empfänger bestätigt werden.
S C H R I T T 4: Adressbuch verwalten
Klicken Sie auf den Button für das Adressbuch ( ) im rechten oberen Menü.
Um neue Kontakte einzugeben, klicken Sie auf das Symbol mit der ID-Card und dem „+ Zeichen“.
Geben Sie die Kontaktdaten (allgemeine Kontaktinformationen, wahlweise auch: Unternehmens-informationen, Geschäftsadresse, Privatadresse) rechts in die dafür vorgesehenen Felder ein und klicken abschließend auf „Speichern“.
Sie legen somit ein Adressbuch an, das Ihnen das Verfassen von E-Mails wesentlich erleichtert.
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Möchten Sie bereits bestehende Kontakte löschen, dann klicken Sie auf den jeweiligen Kontakt und anschließend auf das rote Symbol zum Entfernen.
Markieren Sie einen Kontakt und wählen dann . So können Sie direkt eine Nachricht an diesen Kontakt verfassen.
Über das „+ Symbol“ können auch mehrere Untergruppen zum „Persönlichen Adressbuch“ hinzugefügt werden.
Hier können z.B. private und geschäftliche Kontakte unterteilt werden.
Im globalen „Persönlichen Adressbuch“ werden alle Kontakte angezeigt. Kontakte müssen immer aus dem „Persönlichen Adressbuch“ gelöscht werden. Werden diese lediglich in der Gruppe gelöscht, wird nur die Gruppenzugehörigkeit entfernt.
S C H R I T T 5: [Spam] Mails anhand von Filtern aussortieren
Wählen Sie hierzu im Menü den Unterpunkt „Filter“ aus.
In der linken unteren Ecke wählen Sie „Neuer Filter“.
Sie erhalten nun die Übersicht Ihrer Filterregeln.
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Geben Sie zunächst den Namen Ihrer Filterregel ein. In diesem Beispiel wählen wir „Spamrule“.
Die Filterregel sollte alle eintreffenden E-Mails darauf hingehend überprüfen, ob diese vom World4You Spamfilter als [SPAM] klassifiziert und markiert wurden, und daraufhin in den Ordner „Spam“ verschoben werden.
Mit „Speichern“ sichern Sie diese Regel.
S C H R I T T 6: Diverse Einstellungen des Webmails
Über die Schaltfläche kommen Sie in das Konfigurationsmenü Ihres Webmails.
AutoAntwort: Beantwortet automatisch Ihre E-Mails mit dem gewählten Text, falls Sie beispielsweise auf Urlaub sind. Die AutoAntwort kann über die Schaltfläche „Aktiviert“ ein- oder ausgeschalten werden. Sie können hier anhand der Optionen auswählen, ob die Antwort auf ein erhaltenes E-Mail einmal in 7 Tagen, einmal am Tag oder einmal innerhalb von 14 Tagen gesendet wird.
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Weiterleitung: Mit dieser Option können Sie erhaltene E-Mails entweder direkt an eine andere Mailadresse weiterleiten oder lediglich eine Kopie davon. Sie müssen die Funktion mit der Checkbox „Aktivieren“ aktiv oder inaktiv schalten. Sie können mehrere Ziele hinzufügen, indem Sie mehrere Mailadressen in das Empfängerfeld untereinander eintragen.
Mit „Kopie der Nachricht am Server behalten“ wird eine Kopie in der INBOX abgelegt und die E-Mail an das/die gewünschte/n Ziel/e weitergeleitet.
S C H R I T T 7: Die Administrationsoberfläche
7.1 Neuer POP3/IMAP Benutzer
Zur Administrationsoberfläche gelangen Sie, indem Sie den Punkt wählen.
Standardmäßig besitzt nur Ihr Admin Konto ([email protected]) die benötigten Rechte um diesen Punkt wählen zu können. Sie erhalten beim Einstieg in die Administrationsoberfläche sofort Überblick über die derzeit angelegten POP3/IMAP Konten.
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Ein neues Konto können Sie hinzufügen, indem Sie folgende Felder ausfüllen:
Benutzer: Ist der Name vor dem @ Zeichen. Wie zum Beispiel: office, info, vor.nachname usw.
Passwort (wiederholen): Bitte vergeben Sie für das Konto ein gewünschtes, sicheres Kennwort. Das Kennwort muss aus Sicherheitsgründen nochmals angegeben werden.
(Sichere Kennwörter bestehen aus mindestens 8 Zeichen. Diese sollten Groß- und Kleinschreibung sowie Zahlen und Zeichen enthalten.)
Beschreibung: Kann optional zum Konto angegeben werden.
Quota: Bestimmt die Größe der Mailbox. Das Gesamtlimit Ihres Mailservers finden Sie in der Klammer. Sie können jeder Ihrer E-Mailadressen eine bestimmte Größe frei vergeben. Setzen Sie z.B. das Limit einer neuen Mailbox auf 100 MB, so werden diese vom Gesamtlimit abgezogen.
7.2 Neuer Alias
Ein Alias ist kein richtiges E-Mailkonto. Aliase dienen dazu, zwar eine E-Mailadresse zu hinterlegen, die E-Mails werden jedoch direkt an ein von Ihnen angegebenes Ziel weitergeleitet.
Sie können einen neuen Alias anlegen, indem Sie die gewünschte Benutzer ID in das Feld „Alias“ eintragen. Es können bis zu 25 Ziele des Alias hinterlegt werden. In der Übersicht wird bereits der Alias „postmaster“ angezeigt.
Dieser leitet ein E-Mail an „[email protected]“ direkt an „[email protected]“ weiter.
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S C H R I T T 8: Passwort vergessen?
Sie haben Ihr Kennwort für den Admin Ihres Mailaccounts vergessen? Das Kennwort des Accounts admin@ kann über das World4You Kundencenter auf jenes laut Zugangsdatenblatt zurückgesetzt werden. Haben Sie das Kennwort eines Ihrer Konten vergessen, so können Sie mit dem [email protected]
in das Webmailcenter einsteigen und unter dem Punkt das Kennwort des jeweiligen Kontos ändern.
Das Kennwort kann lediglich überschrieben werden, ein aktuell gesetztes Kennwort kann nicht ausgelesen werden.