Workshop

Processorienterat förbättringsarbete

Patrik Samin

Zara Custemo

Verksamhetsstyrning fram till idag

Två viktiga principer/värderingar som pekas ut i dagens standarder inom verksamhets- och kvalitetsledning, för framgångsrika verksamheter.

Framgångsrika verksamheter

ISO 9000 SIQ

Kundorienterad organisation Ledarskap Allas delaktighet och engagemang Ett processinriktat förhållningssätt Ett systematisk förhållningssätt till

ledarskap Beslutsfattande baserat på fakta Lönsamma och ömsesidiga relationer till

leverantörer Ständig förbättring

Kundorientering Engagerat ledarskap Allas delaktighet Kompetensutveckling Långsiktighet Samhällsansvar Processorientering Förebyggande åtgärder Ständiga förbättringar Lära av andra Snabba reaktioner Faktabaserade beslut Samverkan

En vedertagen metod för att beskriva sin verksamhet. Bidrar till:

•Samsyn och samverkan•Verksamhetsförståelse•Enklare resurs- och målstyrning•Kraftfulla verksamhetsanalyser•Benchmarking•Standardisering, flexibilitet, effektivitet och rätt stöd

Processorientering

OrganisationChef

OrganisationChef

OrganisationChef

Processledare

ProcessägareStyrning och ledning

Ett processorienterat synsätt

Resultat

Intressenter•Ägare•Ledning•Partners•Medarbetare•Kund

• Teknik/IT• Lokaler• Chefer/medarbetare (roller)• Kompetens• Kultur• Informationsstöd, mallar, rutiner mm• Lagar, förordningar, lokala policys mm

Organisationens arbete

BehovBehov

Konkurrens och ändliga resurser kräver en ständig förbättring av hela verksamheten i syfte att: •Medvetet förbättra våra resultat •Tidigt förhindra att fel, brister, svagheter orsakar skada•Följa regler och lagar •Hushålla med våra resurser•Frigöra kreativitet och nytänkande •Nå verksamhetens långsiktiga mål

Ständig förbättring

Erfarenhet och studier visar att man i många organisationer vant sig vid brister och fel eller att man är ovetande om hur det faktiskt förhåller sig. Problemen har blivit kroniska och uppmärksammas därför inte. Man nöjer sig då ofta med att lösa tillfälliga eller akuta problem, dvs. att ägna sig åt ”brandkårsutryckningar”.

Processorienterat förbättringsarbete

Definiera verksamhet Definiera verksamhet Kartlägga

verksamhetKartlägga

verksamhetFörbättra

verksamhetFörbättra

verksamhet

VAD•Beskriv verksamhetens ramar • Identifiera viktiga målområden• Säkra förbättringsstyrning

VAD•Kartlägg nuläge•Kartlägg mål och mått•Kartlägg förbättringar

VAD•Planera förbättring•Genomföra förbättring•Följa upp och utvärdera förbättring•”Agera” – ”Lär” av förbättring

Kartlägga förbättringsförslag

Kartlägga förbättringsförslag

• Identifiera fel, problem, svaghet osv• Dokumentera förbättringsmöjlighet• Rapportera

HUR•Närmaste chef som känner ett ansvar • Ett effektivt arbetsmöte med färdig

mall• En plan för kartläggning/delar och

fördelning av ansvar

HUR•I samverkan med berörda inom organisationen • WS form med PU ledare• Färdig mall för att samla allt material

för förbättringsanalys• Resultatet överlämnas till ansvarig för

fortsatt förbättringsarbete

HUR•Kopplas till verksamhetsplaneringen • Samordnas av processledare• Genomförs ofta i förbättringsgrupper• Planeras och dokumenteras i

framtagen mall för styrning

Kort reflektion* Har ni inom er verksamhet diskuterat processer* Hur arbetar ni med förbättring i verksamheten

Studievägledning i förbättring

• Startade processarbetet 2010

• Intressentanalys

• Processteam

• Arbetsgrupper

• Regelbundna träffar (sanktionerat hos chef)

Viktiga förbättringar

• Marknadsföring!!

• STUFF

• Checklistor för mer enhetligt arbetssätt

• Ärendehantering

• Tydligare tillgänglighet

• Nytt regelverk

Framtida fokusområden

• Webben

• Målformulering

• Uppföljning

Patrik Samin, verksamhetsutvecklare

patrik.samin@ltu.se

Zara Custemo, processledare, programvägledare

zara.custemo@ltu.se