confidential

Workflow Proses Alih Media

Keterangan.

A. Serah terima Microfiche

1. Microfiche diterima dari customer

2. Microfiche dicek kondisi fisiknya

3. Dibuatkan laporan serah terima (berita acara)

4. Microfiche diserahkan ke operator

B. Pengerjaan Konversi

1. Operator mengonversi image dari microfiche

2. Mesin reader menggenerate image tanpa penamaan (file0001.tif, file0002.tif, dst)

3. Operator mengecek kualitas hasil (QC) secara random tanpa melihat isi dokumen

4. Operator menyimpan files ke dalam folder

5. Jika diinginkan, maka operator me

6. Hasil di burn ke DVD

C. Serah terima hasil

1. DVD beserta daftar isi diserahkan ke customer

2. Dibuatkan tanda terima (consignment note)

Microfiche

• file bentuk image negatif /positif

• per microfiche +/- : 20 - 200 image

• index tidak ada, hanya berdasarkan nama microfiche

Prosedur Konversi dan Retrieval

Microfiche diterima dari customer

Microfiche dicek kondisi fisiknya

Dibuatkan laporan serah terima (berita acara)

Microfiche diserahkan ke operator

engonversi image dari microfiche

Mesin reader menggenerate image tanpa penamaan (file0001.tif, file0002.tif, dst)

ek kualitas hasil (QC) secara random tanpa melihat isi dokumen

Operator menyimpan files ke dalam folder yang sesuai dengan nama microfiche

Jika diinginkan, maka operator me rename file-file dengan nama yang diinginkan customer (opsional)

DVD beserta daftar isi diserahkan ke customer beserta microfiche nya

(consignment note) dan invoice

Konversi

• microfiche dibaca per image

• hasil dalam bentuk image file (TIF atau PDF)

• operator mengecek hasil (random) bukan isi

• pemberian index (opsional)

Image Files

• hasil files diburn ke DVD

• dibuatkan daftar isi DVD

• diserahkan ke customer

Microfiche

Mesin reader menggenerate image tanpa penamaan (file0001.tif, file0002.tif, dst)

ek kualitas hasil (QC) secara random tanpa melihat isi dokumen

che

file dengan nama yang diinginkan customer (opsional)

Image Files

hasil files diburn ke DVD

dibuatkan daftar isi DVD

diserahkan ke customer

confidential

Proses indexing dan retrieval di User

Keterangan :

A. Upload Image

1. DVD diterima customer

2. DVD disimpan ditempat penyimpanan,

3. Image dalam DVD langsung disimpan / diupload ke image server, sed

backup

B. Indexing

1. Manual

1.1. DVD diberi index dalam tempat penyimpanan, supaya mudah mencari

1.2. Image dalam image server diberi penamaan

2. Software

2.1. Image dalam image server

C. View / retrieval

1. Manual

1.1. DVD dicari dengan mencocokkan dengan list yang ada

1.2. User mencari folder dalam server,

2. Software

Upload Image

* customer menyimpan hasil image dalam bentuk DVD

atau

* customer menyimpan image di server (upload)

Prosedur Konversi dan Retrieval

Proses indexing dan retrieval di User

VD disimpan ditempat penyimpanan,dengan list untuk nanti digunakan untuk pencarian

Image dalam DVD langsung disimpan / diupload ke image server, sedangkan DVD disimpan sebagai

DVD diberi index dalam tempat penyimpanan, supaya mudah mencari

Image dalam image server diberi penamaan satu persatu sehingga bias lebih mudah mencari

server diindex dengan software management system

DVD dicari dengan mencocokkan dengan list yang ada

User mencari folder dalam server, lalu mencari file yang sesuai

Index Manual

* customer mengindex image dengan cara manual

atau

* menyimpan DVD berdasarkan list

View/retrieval manual

* user mencari DVD yang isinya sesuai dengan yang ingin

View/retrieval by name

* user mencari folder yang

* user mencari file yang sesuai

Index dengan software

* customer mengindex dengan software document

management

View/retrieval dgn S/W

* user search di software nama

Microfiche

digunakan untuk pencarian, atau

angkan DVD disimpan sebagai

lebih mudah mencari

View/retrieval manual

* user mencari DVD yang isinya sesuai dengan yang ingin

dicari

View/retrieval by name

* user mencari folder yang sesuai

* user mencari file yang sesuai

View/retrieval dgn S/W

* user search di software nama file yang sesuai

Prosedur Konversi dan Retrieval

Microfiche

confidential

2.1. User memasukan keyword yang dicari

2.2. Software akan mencari dan memunculkan image/file yang sesuai