work smart
DESCRIPTION
WORK SMART. จากการอบรม โครงการหลักสูตร “ Work Smart” ข้าราชการระดับ 7 – 8 สำนักงานสรรพากรภาค 3 โดย...วิทยากร รองศาสตราจารย์ ดร.ปรีชา วิหคโต รองศาสตราจารย์ ดร. สมพงษ์ แตงตาด สรุปเนื้อหาเกี่ยวกับ “ Work Smart ”. WORK SMART. - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
WORK SMART
จากการอบรมโครงการหลั กสู�ตร “ Work Smart”
ข้�าราชการระดั บ 7 – 8 สู�านั กงานัสูรรพากรภาค 3
โดัย...วิ�ทยากรรองศาสูตราจารย ดัร.ปร"ชา วิ�หคโต
รองศาสูตราจารย ดัร . สูมพงษ์ แตงตาดัสูร%ปเนั'(อหาเก")ยวิก บ “ Work Smart ”
1 . สำ��นั�กง�นัสำรรพ�กรยุ�คใหม่� หมายถึ+ง การท�างานัโดัยย+ดั KPI ท�าโดัยไม-ม"ใครสู )ง (Proactive หร'อ Work Smart)
2. แนัวค�ดเก��ยุวก�บ Work Smart หมายถึ+ง “การสูอนัให�ลั�กนั�อง ท�าไดั�” ซึ่+)งนั กจ�ตวิ�ทยาชาวิ USA ช')อ BANDURA กลั-าวิวิ-า การสูอนัโดัยการเร"ยนัร� � (Learning Theory ) ท")ไดั�จากการสู งเกตแลั�วิเลั"ยนัแบบเร"ยกวิ-า MIF โดัยการ M= Model ค'อ เป0นัแบบให� I= Immitate ค'อ การเลั"ยนัแบบF= Feedback ค'อการบอกถึ+ง 3 เร')องให�ร� �ค'อ “ท")ถึ�ก ท")ผิ�ดั แก�ไข้ให�ถึ�กแลั�วิเลั"ยนัแบบใหม-”แลัะถึ+งเวิลัาแลั�วิท"เราจะต�องเปลั")ยนั เนั')องจากป2จจ ยภายนัอกแลัะป2จจ ยภายในั จ+งต�องเปลั")ยนัผิลังานั เร"ยกวิ-า RBM การท�างานัต�องท�าแบบ CEOแลัะต�องท�าแบบไม-ม"ใครสู )งค'อท�าแบบ Proactive หร'อ WS
3. ก�รทำ��ง�นัแบบ WS ( Work Smart ) หมายถึ+ง การท�างานัเนั�นัท"ม(TW) ม"กระบวินัการแบบใหม- (P) โดัยย+ดัลั�กค�าเป0นัท")ต (ง(CF) แลัะม"การปร บปร%งค%ณภาพอย-างต-อเนั')อง (CQI)
4. Systematic Thinking (BSC/KPI/MT) หมายถึ+ง การค�ดัท")เป0นัระบบข้องกระบวินัการท�างานัโดัยการวิางแผินั เพ')อนั�า แผินักลัย%ทธ์ มาแปลังสู�- BSC โดัยการท�างานัม%-งสู�- KPI แลัะม" การท�า MT (Measurement Template) เพ')อเป0นัการแสูดัง รายลัะเอ"ยดัข้องต วิช"(วิ ดัแต-ลัะต วิให� ช ดัเจนัอ"กท (งเพ')อเป0นัการ ย'นัย นัให�แนั-ใจร-วิมก นัวิ-าควิามเข้�าใจในัควิามหมายข้องต วิช"(วิ ดัแต-ลัะต วิเหม'อนัก นัหร'อไม-
5. Blue Print for Change: ท%กสู�(นัป5งบประมาณหนั-วิยงานัจะต�อง จ ดัท�าแผินัการปฏิ�บ ต�งานัประจ�าป5โดัยม"กลัย%ทธ์ แผินังานั โครงการ KPI เปร"ยบเสูม'อนัเป0นัพ�มพ เข้"ยวิข้องการเปลั")ยนัแปลัง
WORK SMART
1. สู�านั กงานัสูรรพากรย%คใหม-
2. แนัวิค�ดัเก")ยวิก บ Work Smart
3. การท�างานัแบบ WS
(TW/P/CF/CQI)
4. SYSTEMATIC THINKING
(BSC/KPI/MT)
5. BLUE PRINT FOR CHANGE
แนัวิค�ดัข้อง CHANGE
ก�รทำ��ง�นัยุ�คใหม่�ค'อ ต�องเปลั")ยนัแปลัง (Change) ป2จจ ยท")ท�าให�การ Change ม"
2 ป2จจ ยค'อ1) EF (External Factors) ค'อป2จจ ยภายนัอกจากการ เปลั")ยนัแปลัง ข้องเศรษ์ฐก�จ สู งคม แลัะการเม'อง
2 IF (Internal Factors) ค'อป2จจ ยภายในัข้ององค กร เก�ดัการเปลั")ยนัแปลังซึ่+)งป2จจ ยท (ง 2 ประการนั"(ค'อ EF แลัะ IF เป0นัเหต% ท�าให�ต�องเปลั")ยนัแปลังไปสู�- RBM ดั งนั (นัผิ��นั�าต�องท�าการเปลั")ยนัให�เก�ดั S1+S2 ซึ่+)ง S
1
ค'อ Success แลัะ S2 ค'อ Satisfaction หร'อ
การเปลั")ยนัท")ท�าให� งานัไดั�ผิลั คนัพอใจ ผิ��นั�า“ ”จ+งต�องเป0นัผิ��นั�าแบบ Dream Leader หร'อ ผิ��นั�าแบบ 360
๐ ท%กคนัรอบดั�านัหมายถึ+ง ผิ��บ งค บบ ญชา ลั�กนั�อง ลั�กค�าแลัะเพ')อนัพอใจโดัยใช�เทคนั�ค PM (Participative Management )
EF
GETTING TO
FROM THERE
HEAR
IF
การท�างานัย%คใหม- หมายถึ+ง การท�างานัแบบ RBM ,
proactive แลัะ CEORBM = Result Base Management
หมายถึ+ง การบร�หารงานัแบบม%-งผิลัสู มฤทธ์�;
RBM ต-างก บ PRM ซึ่+)งเม')อก-อนัการท�างานัจะดั� ท")การกระท�า (Process) แต-ป2จจ%บ นัดั�ท")ผิลัข้องงานั (Result)
RBM
การเปลั")ยนัแปลั
ง
การท�างานัในัป2จจ%บ นันั"(ต�องเปลั")ยนัจาก REACTIVE มาเป0นัแบบ PROACTIVE PROACTIVE หมายถึ+ง การท�าโดัยไม-ม"ใครสู )ง ตามควิามหมายตามหนั งสู'ออ%ปนั�สู ย 7 ประการ (Seven Habits) หร'อภาษ์าทางธ์%รก�จ เร"ยกวิ-า “ Work Smart”
REACTIVE
PROACTIVE
การเปลั")ยนัแปลั
ง
CEO= Chef Exclusive OfficerCCO= Chef Change OfficersOS= Operation System
ลั กษ์ณะการท�างานัแบบ CEO ม" 4 ประการ 1. กระจายอ�านัาจไปสู�- CCO แลัะ OS
2. ร� �จ กวิ�นั�จฉั ยข้�อม�ลั ดั�จ%ดัเดั-นั จ%ดัดั�อย 3. ก�าหนัดัแนัวิทางการแก�ไข้
4. ดั�าเนั�นัการอย-างครบวิงจรภายในัหนั-วิยงานั ดั งนั (นัท%กคนัต�องท�าให�
ถึ�กต�องบทบาท แลัะหนั�าท")CEO หนั�าท")บอก What , Policy CCO หนั�าท")บอก HowOS หนั�าท")บอก Do
CCO ควิบค%มให� OS ท�าเพ')อให�เก�ดั Result ในัการท�างานัเป0นัระบบ จะประกอบดั�วิย 3 สู-วินัค'อ
Input Process Output
Feedback
หลั กการค�ดั ค�ดัจาก Outputการปฏิ�บ ต� เร�)มจาก Input
CEO/ CCO
การกระจายอ�านัาจ
เพ')อการ วิ�นั�จฉั ยข้�อม�ลั แลั�วินั�ามา ก�าหนัดัแนัวิทางดั�าเนั�นัการ อย-างครบวิงจรภายในั หนั-วิยงานั
การเปลั")ยนัแปลัง
สู�านั กงานัสูรรพากรย%คใหม-การท�างานัโดัยเปลั")ยนัควิามค�ดัใหม-ไปสู�-1 . ท�างานัแบบมอง Result ท�าให�ไดั� S1+
S 2 “งานัไดั�ผิลัคนัพอใจ” 2. ท�างานัแบบ CEO3. ท�างานัแบบ Proactive หร'อ Work
Smartโดัยใช�แนัวิค�ดั 3 C’s ค'อ
C1 = CHANGE องค กรจะต�องสูร�างแลัะพ ฒนัาสูมาช�กให�ท%กคนัพร�อมร บควิามเปลั")ยนัแปลัง ท")เก�ดัข้+(นั C2 = COMPETITION องค กรแลัะพนั กงานั ต�องม"แนัวิค�ดัการแข้-งข้ นัตลัอดัเวิลัา C3 = CUSTOMER องค กรท")ประสูบควิามสู�าเร>จ ต�องถึ'อลั�กค�าเป0นัหลั กในัการดั�าเนั�นัการ
สู�านั กงานัสูรรพากรย%คใหม-
I’s--------->3C’s
I C
I C
I C
แนัวิค�ดั WS ค'อการสูอนัให�ลั�กนั�องท�าไดั� โดัยใช� MIF พ ฒนัาลั�กนั�อง 4 ข้ (นัตอนั ค'อ
1. จากไม-ร� �จ ก BSC ต�องท�าให�ร� �จ ก 2. ท�าไม-ไดั� ฝึ@กลังม'อท�าให�ท�าไดั� 3. ท�าไม-สูม�)าเสูมอ ต�องท�าให�สูม�)าเสูมอ
4. ท�าโดัยไม-ต�องสู )ง (Self Control)
ซึ่+)งต�องเป0นัคนัท�างานัแบบ Proactive หร'อWork Smart
แนัวิค�ดัเก")ยวิก บ WS
4
3
2
1
• WS = Work Smart• TW = Team Work• P = Process• CF = Customer Focus • CQI = Continuous Quality
Improvementการท�างานัแบบ Work Smart ค'อ ต�องท�างานัเป0นัท"ม โดัยท"มต�องหาวิ�ธ์"การใหม- ๆ แลัะย+ดัการตอบสูนัองลั�กค�าให�ดั"ข้+(นัเร')อย ๆ ต�องท�าอย-างต-อเนั')อง
การท�างานัแบบ WS
WS(TWxPxCF)CQI
Team Work การท�างานัเป0นัท"มหร'อไม- ให�ดั�จาก องค ประกอบ ซึ่+)งจะต�องประกอบดั�วิย M แลัะ P
M = Member ต�องม"สูมาช�กแลัะประกอบดั�วิย 2 สู-วินัค'อห วิหนั�าท"ม (Leader) แลัะ เพ')อนัร-วิมงานั (Subordinate)
P = Participative ค'อการม"สู-วินัร-วิมข้องสูมาช�ก ซึ่+)งประกอบดั�วิย 3 H ’S ค'อ
1. H= Head ค'อ ร-วิมก นัค�ดั2. H= Hand ค'อ ท�าตามท")ไดั�ค�ดั
3 . H= Heart ค'อ ให�ก�าลั งใจเม')อท�าถึ�ก
TW
TW = M + P
M = L + S
P = 3 H’s
1.H
2.H
3.H
TW ค'อ เม')อร-วิมค�ดั ร-วิมม'อ ร-วิมใจ แลั�วิต ดัสู�นัเป0นัเอกลั กษ์ณ เป0นัควิามค�ดัเห>นัแบบหนั+)งเดั"ยวิท")ท%กคนัพอใจ
TW
ACCOUNT ABILITY
หลั�กก�รของ Innovation ค'อ กระบวินัการท�างานัแบบใหม- โดัยใช�หลั กการข้อง Innovation ค'อ “การค�ดั” โดัยนั กวิ�ชาการช')อ B.F Skinner บอกวิ-า การท�างานัต�องม"การค�ดั แลัะต�องค�ดันัอกกรอบ การค�ดันัอกกรอบ ค�ดัอย-างไร Skinner บอกวิ-า คนัเราจะท�างานั ต�องม"องค ประกอบ 3 ต วิ ค'อA = Altitude ค'อ การค�ดั B= Behavior ค'อ ลังม'อท�า C= Consequence ค'อ ผิลัท")เก�ดัจากการกระท�าดั งค�ากลั-าวิท")วิ-า “ คนัเราสูามารถึเปลั")ยนั
วิ�ถึ"ช"วิ�ตไดั�โดัยการเปลั")ยนัแปลังควิามค�ดั”
หลั กการข้อง INNOVATION
A
B
C
Man can alter
his life by
altering his
Thinking.
• จากหลั กการข้อง Innovation บอกวิ-าต�องค�ดันัอกกรอบ ค'อการท�างานัต�องเปลั")ยนัควิามค�ดั ถึ�าท�างานัแลั�วิย งค�ดัแบบเก-า ท�าแบบเก-าผิลัท")ไดั�ก>เป0นัแบบเก-า ดั งนั (นั จ+งต�องใช�หลั ก OD (Organization Development) ถึ�าต�องการพ ฒนัาองค กร ก>ต�องเปลั")ยนัควิามค�ดัเป0นั ค�ดัแบบใหม- ท�าแบบใหม- ผิลัท")ไดั�ร บก>จะเป0นัแบบใหม- องค กรจ+งจะพ ฒนัา
INNOVATION
O
Output
ผิลั-เก-า
ผิลั-ใหม-
P
Process
ท�า-เก-า
ท�า-ใหม-
I
Input
ค�ดั- เก-า
ค�ดั - ใหม-
CQI = Continuous Quality Improvement การท�างานัแบบ Work Smart จะต�องม"การพ ฒนัาอย-างต-อเนั')องโดัยใช� ตารางดั�านัซึ่�ายในัการประเม�นัเพ')อพ ฒนัาค%ณภาพ
CQI
มาตรฐานั
ต วิบ-งช"(แหลั-งข้�อม�ลั
วิ�ธ์"วิ�เคราะ
ห ข้�อม�ลั
วิ�ธ์" รวิบรวิม
ข้�อม�ลั
เกณฑ์ ในั การ
ประเม�นั
เม')อท�าการพ ฒนัาค%ณภาพแลั�วิ
ให�จ ดัท�าแฟ้Eมค%ณภาพงานั
แฟ้Eมค%ณภาพงานั
ในัการปฏิ�บ ต�เม')อห วิหนั�าให�ลั�กนั�องเปลั")ยนัควิามค�ดัโดัยใช�ควิามค�ดัใหม- ๆ จะประสูบป2ญหา
2 อย-างค'อ1.พวิกท")ค�ดัวิ-าท�าไม-ไดั� (Imposible) ถึ�าพบป2ญหานั"( ห วิหนั�าต�องบอกให�ฝึ@กค�ดัใหม-โดัยให�ค�ดันัอกกรอบ อย-าค�ดัแบบเดั�ม2. พวิกเราท�าไดั� (Confidence) “ yes, I can do it” ใช-เราท�าไดั� ดั งนั (นั เม')อจะท�าสู�)งใดัค�ดัไวิ�เสูมอวิ-า “เราท�าไดั�” แลั�วิค-อยหาวิ�ธ์"การใหม- ๆ
Yes, I can do it
เราท�าไดั�
ไม-ม"ทาง
CF = Customer Focusในัการท�างานัแบบ Work Smart ต�องค�ดัหา วิ�ธ์"การแบบใหม- เพ')อ ตอบสูนัองควิามต�องการข้องลั�กค�า
CF
การท�างานัเม')อย+ดัลั�กค�า เป0นัศ�นัย กลัางโดัยค�านั+งถึ+ง ควิามต�องการข้องลั�กค�าเพ')อให�ลั�กค�าเก�ดัควิามพ+งพอใจมากท")สู%ดั
ลั�กค�าเป0นัศ�นัย กลัาง
ลั�กค�าต�องการอะไร
เราจะบร�การอย-างไร
ในัการบร�หารจ ดัการแลัะการวิ ดัผิลังานัKaplan&Norton ใช�เคร')องม'อทางการบร�หารท")
เร"ยกวิ-าBalance Scorecard ซึ่+)งการวิ ดัผิลังานัให�ใช�ม%มมอง (Perspective) ท (งดั�านัการเง�นั (Finance) แลัะท")ม�ใช-การเง�นั (Non-Finance) ประกอบดั�วิย 4 ม%มมอง1. ม%มมองดั�านัการเง�นั (Finance Perspective)
2. ม%มมองดั�านัลั�กค�า (Customer Perspective)
3. ม%มมองดั�านักระบวินัการภายในั (Internal Process
Prospective)
4. ม%มมองดั�านัการเร"ยนัร� � (Learning and Growth
Perspective)
โดัยใช� KPIs เป0นัต วิช"(วิ ดัผิลังานั
แนัวิค�ดัเก")ยวิก บ BSC
BSC/KPIs
PERSPECTIVE
F NF
F C I L
• การวิางระบบ Balance Scorecard ให�เร�)มต�นัจากท�ศทางข้ององค กร ตามท") Kaplan & Norton เสูนัอไวิ�ค'อ จากวิ�สู ยท ศนั (Vision) ไปสู�-กลัย%ทธ์ (Strategy) ไปสู�- BSC (ถึ-ายทอดัสู�- การปฏิ�บ ต� ) ซึ่+)งประกอบดั�วิย 4 ม%มมอง ค'อ F, C, I, L ดั งท")กลั-าวิมาแลั�วิ
แนัวิค�ดัเก")ยวิก บ BSC
VISION
STRATEGY
BSC
• แผินัท")กลัย%ทธ์ หลั ก (Key Strategy Map) ประกอบดั�วิย 4 ดั�านั
1. Finance2. Customer3. Internal Process4. Learning and Growth
KEY STRATEGY MAP
F
C
I
L
• Strategic KPIs Map หมายถึ+ง กลัย%ทธ์ ในัการหาค-า KPI วิ�ธ์"การ โดัยการหาค-าควิามสู�าเร>จเป0นั KPI หลัายต วิ เลั'อกมา 1ต วิ เป0นั PI (Performance Indicator) แลัะท�าการ ค ดัเลั'อกจากค-า PI ท")เหมาะสูมท")สู%ดั เป0นัค-า KPI โดัยการท�าการวิ ดัดั�วิย ตาราง MT KPI ดั�ไดั�จาก Input, Process, Output
STRATEGIC KPIs MAP
PI KPI
Input process output
ม"ไม-ม"
ท�าไม-ท�า
เก�ดัไม-เก�ดั
• Systematic Thinking ค'อ ร�ปแบบข้องการค�ดั
KPI = Key Performance Indicator
MT = Measurement TemplateB = Base lineT = TargetO/S = Owner SupposerSI = Strategic Initiatives
การท�า MT เพ')อดั� KPI วิ-าดั"หร'อไม- (ถึ�าม" KPI จ�านัวินั 22 ต วิ ก>ต�องท�า MT จ�านัวินั 22 แผิ-นั ) ซึ่+)งการท�า MT จะประกอบดั�วิยข้�อม�ลั 15
ห วิข้�อดั งนั"(
SYSTEMATIC THINKING
ASSPECT KPI MT B T O/S SI
F
C
I
L
ลั�าดั บท") CI
1.ช')อต วิช"(วิ ดั 2. ควิามหมายข้องต วิช"(วิ ดั 3 . วิ ตถึ%ประสูงค ข้องต วิช"(วิ ดั 4 . สู�ตรในัการค�านัวิณ (บาง
ก�จการไม-ต�องม"สู�ตร) 5 . หนั-วิยช"(วิ ดั 6 . ควิามถึ")ในัการเก>บข้�อม�ลัแลัะ
รายงานั 7 . แหลั-งข้องข้�อม�ลั 8 . เคร')องม'อท")จ ดัเก>บ 9 . ใครเป0นัผิ��ต (งเปEา
1 0 . ใครเป0นัเจ�าภาพ11.ใครเป0นัผิ��สูนั บสูนั%นั
12. การต�ดัตามประเม�นัผิลั 13. ข้�อม�ลัป5ฐานั (Base line)
14. เปEาหมายป5ป2จจ%บ นั (Target) เปEาหมายป5ต-อไป
15. SI (Stratigic Initiatives)
วิ�ธ์"การต (ง SI เม')อจบ MT ให�เปลั")ยนั Base line มาสู�- Target เพ')อต (งเป0นั SI เพ')อนั�าไปจ ดัท�าเป0นัแผินัปฏิ�บ ต�การ (Action Plan)
Measurement Template
BLUEPRINT FOR CHANGE
ASSPECT KPI MT B T O/S SI E
F
C
I
L
พ�มพ เข้"ยวิข้องการเปลั")ยนัแปลังท")จะต�องจ ดัท�าข้+(นัท%กป5งบประมาณ