word2007-opiskelumateriaalielearn.ncp.fi/materiaali/kainulainens/tvt/word/word-2007-materiaali.pdf ·...

Liite 1 Hyvä tietää

Word 2007Tekstinkäsittely

Tuotat, muotoilet ja tulostat tekstiä Wordilla.Kerran kirjoittamaasi tekstiä on helppo käsitellä uudelleen.Voit muokata tekstiä helposti asiakirjassa, korjata, siirtää tai kopioida paikastatoiseen.Voit muokata tekstiä myös monipuolisesti eri dokumenttien ja sovellusten välillä.Word rivittää tekstin automaattisesti kirjoituksesi aikana. Sinun tarvitsee huoleh-tia kirjoittamisen lisäksi vain kappalejaoista.Voit muuttaa muun muassa reunukset, kirjasimen ja sen koon kirjoittamisesiaikana, voit lihavoida, alleviivata sekä kursivoida tekstiä. Voit myös tasata teks-tiä marginaalien keskelle, vasempaan, oikeaan tai molempiin reunoihin.Voit numeroida asiakirjan sivut automaattisesti. Voit myös lisätä asiakirjaansisällysluettelon sekä ylä- ja alatunnisteet. Tunnisteita voi olla useita erilaisia.Voit jakaa tekstin palstoihin ja voit liittää tekstiin kuvia sekä taulukoita.Voit piirtää dokumentteihin monipuolisesti omia kuvia ja muuta grafiikkaa.Word osaa tarkistaa oikeinkirjoituksen kirjoittamisesi aikana ja tavuttaa tekstinautomaattisesti niin halutessasi.Word osaa paljon muutakin. Kokeile rohkeasti.

Tämä materiaali EI korvaa opintojakson oppikirjaa tai sovelluksen ohjettaEIKÄ oppilaitoksessa käytettävää opinnäytetyön kirjoitusohjetta.

Materiaali tukee opiskeluasi ja palauttaa jälkeenpäin mieleenkeskeisimmät asiat tekstinkäsittelysovelluksen opintojen sisällöstä.

Huom. tätä materiaalia työstettäessä käyttöjärjestelmänä on ollut Windows XP, joten osa kuva-kaappauksista voi näyttää erilaiselta, jos käytössäsi on Windows Vista tai joku muu käyttöjärjestelmä.

Sisältö

1 Word 2007 -käyttöliittymä ................................................................................................................................................... 12 Käyttöliittymä tutuksi ........................................................................................................................................................... 1

2.1 Valintanauha .............................................................................................................................................................. 22.2 Pikavalikoima ja pikavalikko ...................................................................................................................................... 22.3 Tilannekohtaiset välilehdet ........................................................................................................................................ 32.4 Teemat ........................................................................................................................................................................ 32.5 Pikaosat ...................................................................................................................................................................... 32.6 Näkymät...................................................................................................................................................................... 4

3 Ohje-toiminto ....................................................................................................................................................................... 44 Asiakirjan tulostaminen....................................................................................................................................................... 55 Tekstin kirjoittaminen .......................................................................................................................................................... 6

5.1 Tyhjä asiakirja ............................................................................................................................................................ 65.2 Tallennetun asiakirjan käyttö mallina ........................................................................................................................ 6

6 Asiakirjan tallentaminen ja yhteensopivuus ...................................................................................................................... 76.1 Ensimmäinen tallennus ............................................................................................................................................. 76.2 Tallentaminen eri nimellä, eri muodossa tai eri kansioon ........................................................................................ 76.3 Asiakirjan avaaminen ................................................................................................................................................. 8

7 Asiakirjan asetuksia ............................................................................................................................................................ 87.1 Reunukset .................................................................................................................................................................. 87.2 Pikatyylit...................................................................................................................................................................... 97.3 Automaattiset korjaukset ........................................................................................................................................... 97.4 Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa ................................................................................................................... 10

8 Siirto ja kopiointi ................................................................................................................................................................ 118.1 Siirtäminen tai kopiointi vedä- ja pudota -tekniikkaa käyttäen .............................................................................. 118.2 Siirtäminen tai kopiointi leikepöytää käyttäen ........................................................................................................ 118.3 Asiakirjojen yhdistäminen ........................................................................................................................................ 12

9 Etsi ja korvaa..................................................................................................................................................................... 1210 Merkkimuotoilut ................................................................................................................................................................. 13

10.1 Fontti-valintaikkuna .................................................................................................................................................. 1410.2 Merkkimuotoilujen poistaminen ja muotoilujen kopiointi ........................................................................................ 1510.3 Erikoismerkit ............................................................................................................................................................. 15

11 Kappalemuotoilut .............................................................................................................................................................. 1611.1 Tasaus ja tavutus ..................................................................................................................................................... 1611.2 Sarkaimet ................................................................................................................................................................. 1711.3 Sisennys: normaali ja riippuva ................................................................................................................................ 1711.4 Rivi- ja kappaleväli ................................................................................................................................................... 1911.5 Luettelomerkit ja numerointi .................................................................................................................................... 2011.6 Sarakkeet (palstat) ................................................................................................................................................... 2011.7 Pakotettu sivunvaihto ............................................................................................................................................... 21

12 Asiakirjan asetukset .......................................................................................................................................................... 2112.1 Tunnisteet ................................................................................................................................................................. 2112.2 Sivunumerot ............................................................................................................................................................. 23

13 Muotoilut ja tyylit ............................................................................................................................................................... 2313.1 Tyylin valinta ............................................................................................................................................................. 2313.2 Uusi tyyli ja tyylin muokkaaminen ........................................................................................................................... 2413.3 Nimiösivu (kansilehti) ............................................................................................................................................... 2513.4 Automaattinen sisällysluettelo ................................................................................................................................. 26

14 Asiakirjamallit .................................................................................................................................................................... 2714.1 Oman mallin luominen ja käyttäminen .................................................................................................................... 27

15 Taulukot ............................................................................................................................................................................. 2815.1 Taulukon luominen................................................................................................................................................... 2815.2 Tiedon syöttö ja taulukossa liikkuminen ................................................................................................................. 2815.3 Taulukon asettelu ja rakenne .................................................................................................................................. 29

16 Kuvitus ja piirtäminen ....................................................................................................................................................... 3016.1 Kuva ja sen käsittely asiakirjassa ........................................................................................................................... 3016.2 Vapaapiirto-objektit .................................................................................................................................................. 3216.3 SmartArt-grafiikkaobjekti ......................................................................................................................................... 3316.4 Kaavio ....................................................................................................................................................................... 34

17 Postitukset – Yhdistäminen .............................................................................................................................................. 3517.1 Osoitetarrat ............................................................................................................................................................... 3517.2 Joukkokirjeet ............................................................................................................................................................ 36

18 Lähteet ............................................................................................................................................................................... 37

Liite 1 Hyvä tietää

Oppimistasiavustaviakeinoja:- Hankiopiskelumateriaalikäyttöösietukäteen.- Tutustuopiskeluympäristöönjaoppituntiensisältöönetukäteen.- Kirjoitaja/taipiirrälisäohjeitamateriaaliintaimuistiinpanoihin.- Kuuntelejaolerohkeakokeilija.- Pohdiskele,mitenvoitsoveltaaasiaaomaantyöhösi.- Kertaasisältöjäitsenäisestijateeitsenäisettehtävät.- Käyavointakeskusteluamuidenkanssa.

© M aar i t I g nat i u s /Liiketalouden koulutusohjelma/PKAMK 1

1 Word 2007 -käyttöliittymä

Ohjelmaikkuna jakautuu seuraaviin osiin: Office-painike, Pikatyökalurivi, Otsikkorivi,Valintanauha välilehtineen, Tyhjä asiakirja, Näytä/piilota viivaimet valinta, Vierityspalkki,Tilapalkki, Näkymät ja Zoomaus-liukusäädin.

2 Käyttöliittymä tutuksi

Pikatyökalurivi on pieni alue valintanauhan vasemmassa yläkulmassa. Se sisältää jatku-vasti käytetyt komennot: Tallenna, Kumoa ja Toista. Voit lisätä suosikkikomentosi pikatyökaluriville, jolloin neovat käytettävissä aktiivisena olevasta välilehdestä riippumatta.

Kun painat Office-painiketta, näyttöön avautuu valikko,joka muistuttaa jonkin verran Officen aiempien versioiden Tiedosto-valikkoa. Valikon vasemmalla puo-lella ovat komennot tiedoston käsittelemistä varten. Näiden komentojen avulla voit luoda uuden tiedos-ton tai avata aiemmin luodun tiedoston. Komennot Tallenna, Tallenna nimellä ja Tulosta sijaitsevatmyös valikossa.

-kautta voit muuttaa Wordin yleisimpiä asetuksia. Muun muassa poistaa ajatusviivan

virheellisen kirjoittumisen Automaattinen muotoilu ja Automaattinen muotoilukirjoitettaessa.

-painikkeen kautta sammutat Word-sovelluksen.


2.1 Valintanauha

Valintanauhan yläreunassa näkyvää nimeä (välilehteä) napsauttamalla vaihdat nauhan sisällön kyseistävalintaa vastaavaksi. Valintanauhauhassa on kolme perusosaa: Välilehtiä on seitsemän: Aloitus, Lisää,Sivun asettelu, Viittaukset, Postitukset, Tarkista ja Näytä. Välilehdillä on useita ryhmiä, joissa puolestaanon useita komentoja: painikkeita tietojen lisäämistä varten ja valikkoja.

Ryhmien oikeassa alakulmassa olevaa nuolikuvaketta kutsutaan valintaikkunan avaimeksi.

2.2 Pikavalikoima ja pikavalikko

Kun valitset tekstin ja asetat hiiriosoittimen valinnan päälle,pikavalikoima tulee näkyviin himmeänä. Jos asetat hiiriosoittimentyökalurivin päälle, se muuttuu aktiiviseksi ja voit valita tekstillepikavalikoimariviltä haluamasi muotoiluvaihtoehdon.

Hiiren kakkospainikkeella avautuu pikavalikko. Se tuo esille tilanteeseenja valittuun objektin liittyviä vaihtoehtoja. Pikavalikosta löytyvät tavallisim-mat työkalut, eikä muun muassa Aloitus-välilehteä tarvitse hakea esilletätä tarkoitusta varten

Wordin välilehdetAloitus Asiakirjaan perustoiminnotLisää Asiakirjaan lisättävät osat ja grafiikkaobjektitSivun asetukset Asiakirjan sivuasetukset ja ulkoasuViittaukset Sisällysluettelot, hakemistot, viittaukset yms.Postitukset Joukkokirjeiden ja tarrojen tekeminenTarkista Kielentarkistus-, muutosten seuranta- ja ryhmätyövälineetNäytä Eri näkymät ja asiakirjaikkunan ulkoasun muuttaminen

Valintanauhan näppäinvihjeetJos käytät Office-ohjelmia näppäimistön avulla, niin saat näppäinvihjeet näkyviin pitämällä

-näppäintä alhaalla samalla, kun osoitat esimerkiksi välilehteä. Kokeile.


2.3 Tilannekohtaiset välilehdet

Kun valitset esimerkiksi kuvan, piilossa ollut Kuvatyökalut-välilehti tulee näkyviin.Välilehdellä on komentoryhmiä valitsemasi kuvan käsittelemistä varten.

2.4 Teemat

Teemat ovat fontti-, väri- ja grafiikkatehosteiden muotoilumäärekokoelmia.Uudessa tyhjässä asiakirjassa on käytössä Office-oletusteema.

Sivun asettelu -välilehden Teemat-ryhmänTeemat-painikkeella vaihdat teeman.

2.5 Pikaosat

Pikaosilla ts. rakenneosilla tarkoitetaan asiakirjaan lisättäviä valmiselementtejä tai vakioit, joiden sisältövoi olla sinun muokattavissa (esim. automaattinen teksti). Pikaosia ovat muun muassa valmiit ylä- jaalatunnisteet sekä sivunumerot. Pikaosat-valintaa tarvitset esimerkiksi sivunumeroiden muokkauksessa.

Kaikissa Office-ohjelmissa, Word, Excel ja PowerPoint, on käytössäsamat teemat, joten eri ohjelmilla luotujen asiakirjojen yhdenmukaistaminenonnistuu saman teeman avulla helposti.

Ylä- ja alatunnisteiden valmiselementtien(Ylä- ja alatunnistetyökalut Rakenne-välilehdenLisää-ryhmä) lisäksi pikaosia on Lisää-välilehdenTeksti-ryhmässä.

Voit myös itse lisätä omia uudelleenkäytettäviärakenneosia (pikaosia), esimerkiksi oman mukau-tetun ylä- tai alatunnisteen.


2.6 Näkymät

Voit tarkastella Word-asiakirjoja eri näkymissä.Osa näkymistä palvelee lähinnä asiakirjan muokkaus-ta, osa taas auttaa tarkistamaan tulostettavan asiakir-jan ulkoasun.

Zoomausvaihtoehdot:Zoomaus-liukusäätimestä .Ctrl+Hiiri yhdistelmällä.Näytä-välilehden Zoomaus-ryhmästä.

3 Ohje-toiminto

Microsoft Office 2007 -ohjelmiin sisältyy moni-puolinen ohje-toiminto, joka toimii samalla tavallajokaisessa Office 2007 -ohjelmassa.

Word Ohjeen kotisivu avautuu, kun painatkäyttöliittymän (ohjelmaikkunan) -painiketta

tai näppäimistöltä -näppäintä.

Ohjeet ovat hypertekstejä ja värilliset otsikkotekstit linkkejä ohjeen aiheisiin. Napsauttamalla otsikkoa saatnäkyviin siihen liittyvää ohjetekstiä tai alaotsikoita, joiden kautta löydät yksityiskohtaisempaa ohjeistusta.

Ikkunan yläosassa on Kirjoita etsittävät sanat -ruutu, johon voit kirjoittaa hakusanan ja -painiketta napsauttamalla hakusanan mukainen ohje tulee näkyviin (jos sellainen on käytettävissä) ohje-ikkunaan. Ohjeen kotisivun työkalurivin painikkeet toimivat selainohjelmissa olevien painikkeiden tavoin.Voit selata ohjesivuja eteen- ja taaksepäin, voit suurentaa sivujen tekstiä ja voit tulostaa ohjeita paperille.

Näytä-välilehden Näytä tai piilota -ryhmän valintaAsiakirjan rakenneruutu avaa ohjelmaikkunanvasempaan reunaan tehtäväruudun.

Pikkukuvat-valinnalla vaihdat jäsennyksen tilallepienoiskuvat asiakirjan sivuista.


4 Asiakirjan tulostaminen

Napsauta Office-painiketta ja valitse . Toiminto avaa näyttöön Tarkastele

asiakirjaa ja tulosta se -valintalistan. Valitse tilanteeseen sopiva vaihtoehto: Tulosta, Pikatulosta tai Esikatsele.

Esikatselu-näkymän valintanauhassa on ryhmiä, joiden toiminnoilla voit säädellä muun muassa asiakirjanzoomaussuhdetta ja kerralla näytettävien sivujen määrää. Sivun asetukset -ryhmän komennoilla voit muut-taa asiakirjan reunuksia, tulostussuuntaa ja sivukokoa. Huom. kun otat suurennuslasivalinnan pois niinvoit muokata asiakirjaa kuin työskentelisit tulostusasettelunäkymässä.

Voit määritellä Useita sivuja/arkkeja tulostumaan Tulosta-valintaikkunan Ominaisuudet-painikkeellaavautuvasta kirjoittimen astusten valintaikkunasta. Tällöin esimerkiksi A4-kokoinen asiakirja skaalataanA5-kokoon, jolloin sekä teksti että kuvien koot pienenevät.

Tulosta-ikkunan Zoomaa-valinnalla voit myös tulostaa useitasivuja samalle arkille.

Näppäinyhdistelmällä +tuo Tulosta-valintaikkunan näkyviin.

Jos haluat tulostaa ilman Tulosta-valintaikkunaa, niin valitse Pikatulostus.

Huom. tulosta vedoslaadulla – säästä väriä.Melkein kaikissa tulostimissa on erillinen vedoslaadun asetus (esimerkiksi draft tai economy),joka säästää mustekuluissa. Yleensä kulutus putoaa ainakin puoleen. Arkitulostuksessavedoslaatu kannattaa usein laittaa oletusasetukseksi.


5 Tekstin kirjoittaminen

Wordin käynnistettyä tekstikohdistin vilkkuu tyhjän asiakirjaikkunan vasemmassa yläkul-massa ja voit heti ryhtyä kirjoittamaan tekstiä. Valkoinen alue on tulostusarkki, paperisi.Ohjelma rivittää tekstin automaattisesti, joten paina Enteriä vain kappaleen lopussa.Seuraavassa kuvassa Enteriä on painettu -merkkien kohdassa Kappaleiden väliinjätetään yksi tyhjä rivi.

5.1 Tyhjä asiakirja

5.2 Tallennetun asiakirjan käyttö mallina

Voit käyttää aikaisemmin kirjoitettua ja tallennettua asiakirjaa mallina, kunUusi-toiminnon yhteydessä valitset Uusi aiemmin luodusta… -vaihtoehdon.”Malliksi” valitusta asiakirjasta avautuu kopio Luo uusi -painikkeella.

Näin aloitettu uusi asiakirja on kuin uusi tyhjä asiakirja. Muun muassa Tallenna-komento avaa näyttöön Tallenna nimellä -ikkunan. Näin toimiessa alkuperäinentiedosto ei esimerkiksi epähuomiossa muutu.

Saat uuden tyhjän asiakirjan käyttöösi:näppäinyhdistelmällä taivalitsemalla Uusi-valintaikkunan Tyhjät javiimeksi käytetyt -kohdasta Tyhjä asiakirja.


6 Asiakirjan tallentaminen ja yhteensopivuus

Tallenna kaikki tallentamattomat työt, jotta et menetä tietojasi, jos ongelmia ilmenee. Jos et muista,milloin viimeksi olet varmuuskopioinut tiedostosi tai koko järjestelmäsi, niin tee se nyt.

6.1 Ensimmäinen tallennus

Tee asiakirjan ensimmäinen tallennus ja ns. välitallennus pikatyökalurivin Tallenna-

painikkeella tai näppäinyhdistelmällä + .

Ensimmäisen kerran tallennettaessa em. komennotavaavat Tallenna nimellä -ikkunan. Valitse tallennuk-sen Kohde:-kohtaan esimerkiksi se kansio mihin haluattiedoston tallentaa. Se voi olla paikallisen tai lähiverkko-levyaseman kansio, cd- tai dvd-levy, työpöytä tai ulkoi-sena levyasemana näkyvä tallennusväline, esimerkiksimuistitikkusi.

Kirjoita tallennusnimi sille varattuun Tiedoston nimi:-ruutuun ja tarkista Tallennusmuoto:-kohdasta tallen-nusmuoto. Word 2007 -asiakirjan oletustallennusmuoto on XML-merkintäkieleen pohjautuva Word-asiakirja,jonka tarkennin on .docx. Tallennusmuoto:-luettelossa on ohjelmaversioita 97, 2000, 2002 ja 2003 vartenyhteinen tallennusmuoto, jonka tarkennin on .doc.

6.2 Tallentaminen eri nimellä, eri muodossa tai eri kansioon

Jos haluat tehdä asiakirjasta uuden versio, tallentaa sen eri tallennuspaikkaan taieri tallennusmuodolla niin käytä Tallenna nimellä -toimintoa. Tee näyttöön avau-tuvassa valintaikkunassa tarpeelliset asetukset ja paina Tallenna-painiketta.Näin alkuperäinen tiedosto säilyy entisellään.

Aikaisempaan ohjelmaversioon tallennettaessa Word2007 -ohjelman grafiikka muunnetaan pääsääntöi-sesti sellaiseen muotoon, että sitä pystytään muok-kaamaan vanhoissa versiossa olevilla grafiikkatyöka-luilla. Tällöin osa grafiikan toiminnallisuudesta saattaakuitenkin hävitä.

Word asetukset Tallentaminen-välilehdeltä voitmuuttaa oletustallennusmuodon vanhempaan muo-toon (*.doc). Ohjelmaversioihin siirtymävaiheessatämä voi olla hyvinkin paikallaan.

Kun Word 2007:ssa luotu asiakirja tallennetaanvanhempaan ohjelmaversioon, otsikkoriville ilmestyymerkintä [Yhteensopivuustila].

Tässä tilassa on estetty monien sellaisten Word 2007toimintojen käyttö, joille ei ole tukea vanhemmissaohjelmaversioissa. Näihin kuuluvat muun muassateemat ja SmartArt-grafiikkaobjektit.

Voi olla hyvin aiheellista käyttää .doc-muotoa, vaikkaomassa organisaatiossa käytössä olisi Word 2007.

Huom. usein on syytä välttää kaikissa tallennusnimissä välilyöntejä ja skandinaavisia merkkejä (ä, ö, å).


6.3 Asiakirjan avaaminen

Avaat aiemmin luodun asiakirjan:

Office-painikkeen -toiminnolla tai

näppäinyhdistelmällä + .

7 Asiakirjan asetuksia

Reunuksia, sivukokoa, tavutusta, sivun- sekä osanvaihtoja ja tulostussuuntaa koskevat määritykset ovatasiakirjakohtaisia. Voit kuitenkin muuttaa niitä Sivun asettelu -välilehden Sivun asetukset -valintojen avulla.

7.1 Reunukset

Vakioasettelun (SFS 2487) mukaiset reunukset (marginaalit) ovat:ylä: 1 cmala: 1 cmvasen: 2 cmoikea: 0,75–2,3 cm. Käytännössä usein 1 cm.

PKAMK:n opinnäytetyön mukaiset reunukset (marginaalit) ovat:ylä: 2,5 cmala: 2 cmvasen: 4 cm, paitsi tiivistelmäsivuilla 3 cmoikea: 2 cm.

Huom. uusi tiedostomuoto (*.docx) EI avaudu vanhoilla sovellusversioilla ilman erillistäkonversio-ohjelmaa. Voit ladata ohjelman Microsoft Office Online -sivustolta.

http://office.microsoft.com/fi-fi/downloads/FX101321101035.aspx?pid=CL100570421035


7.2 Pikatyylit

Jokaisessa uudessa asiakirjassa on käytössä oletustyylit, joita voit käyttää asiakirjan eri osien, kutenesimerkiksi otsikoiden, luetteloiden yms. muotoilemiseen. Oletuksena käytössä on Normaali-tyyli. Kunhaluat käyttää muuta tyyliä, sinun on otettava se erikseen käyttöösi.

Voit luoda minkä tahansa kappaleen perusteella uuden tyylin.Avaa pikatyylivalikoima ja valitse Tallenna valinta uudeksipikatyyliksi ja niin oma tyyli on luotu.

7.3 Automaattiset korjaukset

Wordin automaattiset korjaukset ja muotoilut on tarkoitettu estämään tyypillisimpien kirjoitusvirheidenaiheuttamat harmit sekä nopeuttamaan asiakirjan kirjoittamista. Käyttäjänä sinä voit mukauttaa tätäautomatiikkaa omiin tarpeisiisi sopivaksi.

Automaatinen matemaattinen korvaus on uusi toiminto, jonka avulla voit tavalliseentekstiin lisätä matemaattisia symboleita tavallisten kirjoitusmerkkien avulla.Asiakirjassa olevien matemattisten symbolien fontti on Combia Math -erikoiskirjasin.

Kun Word on toteuttanut jonkun automaattisen korjauksen ja hiiren osoitin on lähelläkorjattua tekstikohtaa, asiakirjassa näkyy sininen suorakaide .

Kun osoitat ruutua hiirellä, se muuttuu Automaattisen korjauksen asetukset -painikkeeksi .

TyylijoukkoNopein tapa muuttaa asiakirjan ulkoasuaon tyylijoukon vaihtaminen:

valitse Vaihda tyyliävalitse Tyylijoukko.

Tyylijoukon valinnalla koko asiakirjan ulkoasu muuttuu.

Normaali-tyyli on usean Wordin sisäisen tyylinlähde. Sen muotoilujen muuttaminen vaikuttaamm. otsikkotyyleihin. Tästä syystä Normaali-tyyliinkannattaa tehdä vain keskeiset muutokset.

Huom. Normaali-tyylin kappalemuotoilut ovatsuomalaisesta asiakirjastandardista poikkeavat.Tee mahdolliset muutokset harkitusti.

\beta\aoint\coprod \above\bigotimesjne.

Kun jokin automaattinen korjaustoiminto kumotaan Automaattisen korjauksen asetukset -valikostatai näppäinkomennolla + , Wordin oletus on, että kyseinen sana lisätään automaattistenpoikkeusten luetteloon.


7.4 Automaattinen muotoilu kirjoitettaessa

Kirjoittamisen aikana Wordissa on joukko toimivia automaattisia muotoilutoimintoja, joiden yhteydessä sinullenäytetään Automaatisen korjauksen asetukset -panike. Sen valikoista voit muun muassa kumotatoiminnon.

Löydät Automaattisen muotoilun asetukset myös -valintaikkunan

-välilehdeltä.

Word 2007 -versiossa voit jättäähuomiotta Automaattinen muotoilu-välilehden. Riittää, kun teet määri-tykset Automaattinen muotoilukirjoitettaessa -välilehdelle.

Perut Automaattisen muotoilunhelposti + .Tai Automaatisen korjauksenasetukset -painikkeen ( )kautta.Tai kumoapainikkeella .

Käytä ajatusviivaa virkkeissä välimerkkinä (Tulosta vedoslaadulla – säästä väriä), rajakohtiailmaistaessa (0,75–2,3 cm) tai osoittamaan poisjätettyä tekstinosaa. Lisäät ajatusviivan tekstiinnäppäinyhdistelmällä + tai + .Huom. käytä molemmissa tavoissa numeronäppäimistöä.Käytä yhdysmerkkiä jakaessasi sanan riviltä toiselle ja yhdyssanoissa.


8 Siirto ja kopiointi

8.1 Siirtäminen tai kopiointi vedä- ja pudota -tekniikkaa käyttäen

Vedä- ja pudota -tekniikkaa käytät, kun siirrät tai kopioit valitun alueen toiseen kohtaan asiakirjassa,toiseen asiakirjaan tai ohjelmaan.

8.2 Siirtäminen tai kopiointi leikepöytää käyttäen

Voit siirtää ja kopioida muun muassa tekstiä tai kuvia käyttäen myös leikepöytää.

Siirto tai kopiointi samassa asiakirjassa:1) Valitse alue.2) Valitse Aloitus-välilehden Leikepöytä-ryhmän Leikkaa- tai Kopioi-painike.

(tai pikavalikon kautta tai näppäimistöltä Ctrl+X tai Ctrl+C)3) Vie kohdistin (napsauta hiirellä) siihen kohtaan asiakirjaa, johon haluat leikepäydän sisällön

liittää.4) Napsauta Leikepöytä-ryhmän Liitä-painiketta.

(tai pikavalikon kautta tai näppäimistöltä Ctrl+V).

Siirto tai kopiointi asiakirjasta toiseen avoinna olevaan asiakirjaan:1) Siirrä tai kopioi asiakirjasta haluamasi sisältö leikepöydälle.2) Siirry siihen avoinna olevaan asiakirjaan, johon haluat leikepöydän sisällön liittää, joka Näytä-välilehden

Ikkuna-ryhmän Vaihda ikkunaa -komennolla tai tehtäväpalkissa ko. asiakirjapainiketta napsauttamalla.Valitse sitten se paikka, johon leikepöydän sisällön haluat liittää ja paina Liitä-painiketta.

Siirto1) Valitse alue, jonka haluat siirtää.2) Vie hiiren osoitin alueen päälle.3) Paina hiiren ykköspainike alas.4) Vedä hiirtä (osoitin muuttuu vedä ja pudota

-osoittimeksi).5) Kun osoittimen vieressä oleva pystyviiva on

kohdassa johon haluat sijoittaa valitsemasi tekstin,vapauta hiiren painike.

Kopiointi

Siirto muuttuu kopioinniksi, kun pidät -näppäintä painettuna alas vetämisen aikana (osoitinmuuttuu vedä ja pudota -osoittimeksi, jossa on +).

Kun osoitin on halutussa kohdassa niin, vapauta ensinote hiirestä. Siten kopiointi ei vahingossa muutu siirroksi.

Huom. ellei Vedä- ja pudota -tekniikka onnistu, tarkista Wordin asetukset -valintaikkunan Lisäasetuk-set-välilehden Muokkausasetukset-kohdasta, että valittuna on asetus Salli tekstin vetäminen japudottaminen.

Huom. siirto tai kopiointi asiakirjasta toiseen onnistuu myös Vedä- ja pudota -tekniikalla, kun molemmatasiakirjat ovat näkyvissä. Järjestele asiakirjojen ikkunat vierekkäin tai allekkain ja toteuta Vedä ja pudota.

Huom. siirto tai kopiointi ohjelmien välillä tapahtuu samalla tavalla, kuin asiakirjojen välillä.

Esim. valitset Excel-työkirjasta kaavion ja leikkaat tai kopioit sen leikepöydälle. Siirryt siihen Word-asiakirjaan, johon kaavion haluat sijoittaa. Valitset haluaman paikan ja toteutat Liitä-komennon.


8.3 Asiakirjojen yhdistäminen

Voit yhdistää avoimeen asiakirjaan levylle tallennetun asiakirjan sitä avaamatta.

1) Aseta tekstikohdistin asiakirjassa siihen paikkaa, johon toisesta asiakirjasta olevan tekstin haluatsijoittuvan.

2) Valitse Lisää-välilehden Teksti-ryhmän Objekti-painikeesta Teksti tiedostosta -komento.3) Valitse/Etsi avautuvan Lisää tiedosto -valintaikkunan avulla lisättävä tiedosto ja paina Lisää-painiketta.

9 Etsi ja korvaa

Käytä Etsi-toimintoa, kun haluat löytää asiakirjasta halutun merkkijonon.1) Valitse Aloitus-välilehden Muokkaaminen-ryhmästä Etsi.2) Kirjoita Etsittävä-ruutuun merkkijono, jonka haluat löytää.3) Paina Etsi seuraava -painiketta.

Kun haluat etsiä sanan tai lauseen kaikki ilmentymät yhdellä kertaa, niin valitse -painike ja

sieltä , jolloin etsintä kohdistuu koko asiakirjaan. Valitse sitten -painikeenvalinnoista .

Käytä Korvaa-toimintoa, kun haluat korvat merkkijonon toisella merkkijonolla.

1) Valitse Aloitus-välilehden Muokkaaminen-ryhmästä Korvaa.2) Kirjoita Etsittävä-ruutuun merkkijono, jonka haluat korvata ja Korvaava-ruutuun merkkijono,

jolla etsittävän merkkijonon haluat korvata.3) Paina Korvaa-painiketta.

Keskeytät etsinnän tarvittaessa

näppäimistön -näppäimellä.

Microsoft Office 2007 -ohjelmien leikepöytä poikkeaa käyttöjärjestelmän leikepöydästämuun muassa siten, että yhden leikkeen sijaan siellä voidaan säilyttää 24 leikettä. Office leikepöytääkäytät tehtäväruudun avulla, jonka saat näkyviin napsauttamalla Aloitus-välilehden Leikepöytä-ryhmän valintaikkunan avainta (oikea alakulma).


Mikäli haluat tarkistaa jokaisen korvauksen erikseen paina Etsi seuraava -painiketta ennen Korvaa-painikeen painallusta. Kaikki korvaatuvat automaattisesti, kun painat Korvaa kaikki -painiketta ja lopuksiWord kertoo sinulle, kuinka monta korvausta tehtiin.

Voit kohdistaa etsinnän myös erikoismerkkeihin:kappalemerkit, sarkainmerkit, välilyönnit jne.

1) Valitse välilehti Etsi tai Korvaa tilanteen mukaan.2) Napsauta -painiketta.3) Valitse Etsittävä- ja/tai Korvaava-erikoismerkki

-painikkeesta.

10 Merkkimuotoilut

Merkkimuotoilut ovat tekstin tehosteita. Voit lisätä niitä valmiiseen tekstiin jälkikäteen taikirjoittamisen aikana.

Kun muotoilet tekstiä kirjoittaessasi:1) Valitse ensin muotoilu (esim. lihavointi).2) Kirjoita teksti.3) Ota muotoilutoiminto pois käytöstä.

Valmista tekstiä muotoilet siten, että:1) Valitset ensin tekstialueen, minkä haluat muotoilla.2) Valitset sitten haluamasi muotoilun (esim. lihavointi).

Aloitus-välilehden Fontti-ryhmän valinoilla teet helposti merkkimuotoiluja.

Huom. voit kohdistaa etsinnän ja korvauksen myös alueelle, jonka olet valinnut ennen Etsi jakorvaa -toiminnon käynnistämistä.

Voit tehdä yleisimmät tehosteet myösnäppäimistöltä:

lihavointi +

kursivointi +

alleviivaus +

YliviivausAlaindeksiYläindeksi

Kirjainkoon MuuttaminenKorostusväriFonttin väri


10.1 Fontti-valintaikkuna

Napsauta Aloitus-välilehden Fontti-ryhmän valintaikkunan avainta ( )niin saat Fontti-valintaikkunan auki. Tässä ikkunassa on paljonenemmän vaihtoehtoja merkkimuotoiluille kuin Fontti-ryhmässä.

Fontti-valintaikkunan Fontti-välilehti:Fontti-luettelosta voit valita fontin eli kirjasimen.Fonttityyli-luettelosta voit valita kirjasimen leikkauksen.Fonttikoko voi olla 1–1638 pistettä.o Perustekstin (leipäteksti) pistekoko on yleensä 10–12 pistettä.o Pääotsikoiden (asiaotsikot) pistekoko on yleensä 14–36 pistettä.o Alaotsikoiden (sivuotsikot) pistekoko on yleensä 12–14 pistettä.Fontin väri -luettelosta valitset kirjasimmelle värin.Alleviivaustyyli-luettelosta saat erilaisia alleviivaustyylejä käyttöösi.Alleviivausväri-luettelosta valitsemallesi alleviivaustyylille voit valita värin.Tehostet-valinnoilla tehostat tekstiä.Esikatselu-ruudussa näet, miten tehdyt tehostevalinnat vaikuttavat tekstin ulkoasuun.OK-painikkeella hyväksyt valinnat. Peruuta-painikkeella peruutat kaikki valinnat.Oletus-painikkeella voit asettaa valintasi oletukseksi. Huom. tee asetus vain, jos tyypillisesti (usein)käytät juuri tekemäsiä tehosteita tekstiä kirjoittaessa. Esimerkiksi fonttilajin asettaminen oletukseksion usein tavallista.

Fontti-valintaikkunan Merkkiväli-välilehdellä:Voit leventää tai kaventaa tekstiä (Skaalaus).Voit muuttaa kirjainväliä (Merkkiväli) harvemmaksi taitiiviimmäksi.Voit muutta tekstin sijaintia suhteessa peruslinjaan(Sijainti). Huom. nostettu tai laskettu teksti EI OLEyhtä kuin ylä- tai alaindeksi.Esikatselu-ruudussa näet, miten tehdyt valinnatvaikuttavat tekstin ulkoasuun.

Teksti Times New Roman 12 pt

Harvennettu 1 pt Tiivistetty 1 ptSkaalattu 80 % Skaalattu 150 %Perusrivi Nostettu 3 pt Perusrivi Laskettu 3 pt

Huom. Wordin oletusfontti on Calibri ja pistekoko 11. Jos käytät aina esim. Times New Roman-fonttia tai Arial-fonttia ja pistekokoa 12 niin aseta kyseiset muotoilut kirjasimen oletukseksi. Vastaa siisKyllä, kun haluat muutoksesta pysyvän. Siten aina kun aloitat uuden asiakirjan, on käytössäsi tämähaluamasi kirjasin. Uusi asiakirja perustuu aina Normal-malliin (Normal.dot).


10.2 Merkkimuotoilujen poistaminen ja muotoilujen kopiointi

Kun haluat poistaa muotoiluja, valitse alue ja tee uusi eri muotoilu.Voit poistaa merkkimuotoilut, korostusta lukuunottamatta, näppäinyhdistelmällä +välilyönti.Poistat muotoiluja myös Aloitus-välilehden -painikkeella.

Kirjainkoon muutokset teet Aloitus-välilehden -painikkeen valinnoilla.

Kopioit muotoiluja kätevästi Aloitus-välilehden Leikepöytä-ryhmän -painikeella:Siirrä tekstikohdistin kohtaan, jossa kopioitava muotoilu on (esim. teksti, otsikko tai alue).Napsauta Mutoilusivellin-paniketta. Hiiren osoitin muuttuu siveltimeksi.Valitse tekstialue johon muotoilun haluat liittää.

Kaksoisnapsauttamalla -painiketta voit muotoilla useita tekstikohtia, alueitaperäkkäin. Päätät kopioinnin napsauttamalla uudestaan Mutoilusivellin-paniketta.

10.3 Erikoismerkit

Merkkejä, mitä et löydä näppäimistöltä löydät Lisää-välilehden Merkit-ryhmän Merkki-valikoimasta.

Ylä- ja alaindeksin kirjoittaminenAloitus-välilehden Fontti-ryhmässä ovat ala- ja yläindeksipainikkeet .

Useimmissa tietokoneissa näppäimistöltä yläindeksitilaan pääset näppäinyhdistelmällä + .Kirjoita sisältö ja palaa perusriville toistamalla näppäinyhdistelmä.

Alindeksitilaan puolestaan pääset näppäinyhdistelmällä + + . Perusriville palaattoistamalla näppäinyhdistelmän.


11 Kappalemuotoilut

Kappalemuotoilulla tarkoitetaan tekstikappaleeseen kohdistuvaamuotoilua. Voit tehdä kappalemuotoilun joko tekstiä kirjoitetta-essa tai jälkikäteen.

Aloitus-välilehden Kappale-ryhmän avaimesta ( ) avaatKappale-valintaikkunan, jossa voit tehdä useimmat kappaleitakoskevista asetteluista. Kappaleen tasaukset ja sisennyksetonnistuvat Kappale-valintaikkunassa. Samoin monet kappaleenmuotoiluun sisältyvät toimenpiteet.

11.1 Tasaus ja tavutus

Tasaustapa ilmaisee, miten teksti sijoittuu marginaalien (reunusten) väliin. Aloitus-välilehden Kappale-ryhmässä on painikkeet joiden avulla voit muuttaa tekstikappaleen tasauksen. Eri tasaustapoja ovat:

vasempaan reunaan tasauskeskittäminenoikeaan reunaan tasaustasaa molemmat reunat.

Sivun asettelu -välilehden Sivun asetukset -ryhmässä on Tavutus-valinnat, joilla voit tavuttaa asiakirjan tekstin joko automaattisesti tai ”käsin”.Tarkista tarvittaessa Tavutusasetukset… valinnasta, että kohdassaTavuta asiakirja automaattisesti on valintamerkki.

Jos haluat varmistaa, että tavuviivat tulevat oikeisiin paik-koihin, niin napsauta Tavutus-ikkunassa Manuaalinen…-painiketta. Sen jälkeen ohjelma näyttää valintaikkunassajokaisen tavutettavan sanan.

Ohjelma myös ehdottaa tavuviivan paikkaa. Jos hyväksyt ehdotuksen, napsauta Kyllä-painiketta.Voit muuttaa tavuviivan paikkaa napsauttamalla hiirellä haluamaasi kohtaa tavutettavassa sanassa,mikäli et halua tavuttaa paina Ei-painiketta.


11.2 Sarkaimet

Sarkainten avulla voit kirjoittaa tekstiäsarakkeisiin. Voit tasata tekstiä tiettyynsarkainkohtaan jommastakummasta reu-nasta tai keskeltä. Kirjoittaessasi sarkaimintasattua tekstiä, siirry sarkainkohtaannäppäimistön sarkainnäppäimellä.

Saat määrättyä sarkaimen paikan napsauttamalla hiirellä viivainta siitä kohdasta, johon haluat sarkaimentulevan. Jos sarkain ei ole oikeassa paikassa, siirrä se toiseen paikkaan hiirellä vetämällä. Eri sarkaintyypitsaat helpoiten valittua viivaimen vasemmassa laidassa olevalla painikkeella ( ). Voit poistaa sarkain-merkin vetämällä sen ”alas” pois viivaimelta.

Sarkaimet-valintaikkunan valinnoilla saat määriteltyä muun muassaoletussarkaimet (2,3 cm), sarkaintasauksen sekä tarvittavan täyte-merkin. Sarkaimet-valintaikkuna avautuu, kun kaksoisnapsautatviivaimella näkyvää sarkainta tai valitset Aloitus-välilehden Kappale-ryhmän avaimesta ( ) -painikkeen.

Sarkaimet-valintaikkunan kautta voit määritellä kaikki sarkaimen ominai-suudet kerralla. Sarkaimia poistat -painikkeella tai kerrallakaikki sarkaimet -painikkeella. Uuden sarkainkohdansijainnin asetat voimaan -painikkeella.

Esim. Teksti .................... Teksti ..................... Teksti

11.3 Sisennys: normaali ja riippuva

Voit sisentää tekstiä useallakin eri tavalla. On kuitenkin tärkeää, että käytät vain yhtä sisennystapaa kerralla.

Viivaimella olevat sisennyspainikkeet ( ) osoittavat sisennyspaikat. Voit muuttaa sisennystä hiirellävetämällä.

Vasen sisennys – alin suorakaide ( ).Riippuva sisennys – alempi kolmio ( ).Ensirivin sisennys – ylempi kolmio ( ).Viivaimen oikeassa reunassa on oikean sisennyksen painike ( ).

Seuraavissa kuvissa on kuvattuna normaalisisennyksen ja riippuvan sisennyksen vaikutukset.

Huom. usein sarkainmääritykset kannattaa tehdä ennen kuin aloitat tekstin kirjoittamisen.


Normaalisisennys

Sisennys-painikkeilla ( ) saat ja peruutat nopeasti normaalisisennyksen, jossa kappale siirtyy yhdensarkainvälin (2,3 cm) vasemmalle tai oikealle.

Näppäimistöltä normaalin sisennyksen teet näppäinyhdistelmällä + ja ”peruutat”

näppäinyhdistelmällä + + .

Kokonaan sisennyksen poistat näppäinyhdistelmällä + .

Riippuva sisennys

Vakioasettelumallin (SFS 2487) mukaan laadituissa kirjeissä käytät riippuvaa sisennystä silloin, kun sinuntäytty saada asiakirjan sivuotsikot samalle riville niihin liittyvien kappaleiden kanssa.

Siistin lopputuloksen saat seuraavasti:1) Kirjoita sivuotsikko.2) Paina kahdesti + , viivaimella sisennysmerkit tulevat kohtaan 4,6 cm.

3) Paina näppäimistöltä sarkainnäppäintä ( ) kerran.4) Kirjoita kappaleteksti.

Siesennyksen ”peruutat” näppäinyhdistelmällä + + .

Kokonaan sisennyksen poistat näppäinyhdistelmällä + .

Huom. tekstin sisennyskohta voi standardin suosituksen mukaan olla 2,3 tai 4,6 cm:n päässävasemmasta reunuksesta. Tyypillisesti liikekirjeissä käytetään 4,6 cm kohtaa.


11.4 Rivi- ja kappaleväli

Riviväli tarkoittaa tekstirivien pystysuuntaista etäisyyttä toisistaan.Sopiva riviväli riippuu kirjoitettavasta asiakirjasta, sen laadusta.

Vakioasettelua noudattavissa asiakirjoissa riviväli on 1.Opinnäytetyön kirjoitusohjetta noudattavissa raporteissa riviväli on 1,5.

Muutat rivivälin sopivaksi Aloitus-välilehden Kappale-ryhmän Riviväli-painikkeen nuolen valinnoilla.

Voit muuttaa rivivälin myös näppäimistöltä:+ = riviväli 1

+ = riviväli 1,5

+ = riviväli 2.

Kappaleväli tarkoittaa Enter-näppäimen painamisen jälkeen tehtä-vää väliä seuraavaan kappaleeseen. Oletusarvona Wordissa on 0.Suomalaisessa tekstissä kappaleiden välinen tyhjätila on tekstinpistekoon mittainen väli.

Tekstikappaleiden väliin voit lisätä tyhjää tilaa Enter-painikkeella taiAloitus-välilehden Kappale-ryhmän avaimen kautta avautuvanKappale-valintaikkunan Välistys-kohdan Ennen: ja Jälkeen:määrillä. Tekstin pistekoon ollessa esimerkiksi 12 pt voidaan valittujenkappaleiden väliä kasvattaa lisäämällä arvoksi 6 pt (puoli riviä) tai12 pt (kokonainen rivi) joko ennen tai jälkeen kappaletta.

Välistys (välit) arvoja voi muuttaa myös Sivun asettelu -välilehdenKappale-ryhmän Välit-valinnoilla.

Huom. Word 2007:ssa oletusarvon mukaan tyhjän asiakirjan riviväli on 1,15 pt.

Huom. Internetistä lainatuissa tekstikappaleissa välistysarvot voi-vat olla mitä tahansa. Muuta ne tarvittaessa tekstin luonteeseensopiviksi. Älä unohda lähdemerkintää.


11.5 Luettelomerkit ja numerointi

Voit luoda luettelon Aloitus-välilehden Kappale-ryhmän Luettelomerkit, Numerointi ja Monitasoinenluettelo painikkeilla . Napsauttamalla painikkeen vieressä olevaa pientä nuolta saatnäkyviin kunkin luettelotyylin valinnat ja voit valita niistä mieleisen luettelotyylin.

Tämä on ensimmäinen taso.Enterin painallus ensimmäisellä rivillä luo uuden samalla tasolla olevan rivin.

Sarkainnäppäimellä saat alitason.Ja taas uuden alitason.

Vaihto+Sarkain-yhdistelmällä päästään ylimmälle tasolle.Huom. kursorin tulee olla tekstirivin alussa.

11.6 Sarakkeet (palstat)

Voit asetella tekstiä esimerkiksi palstoittamalla sen:

1) Valitse alue, jonka haluat palstoittaa tai vie kohdistin siihen kohtaantekstiä, josta haluat palstoituksen alkavan.

2) Valitse Sivun asettelu -välilehden Sivun asetukset -ryhmänSarakkeet-painikkeesta haluamasi sarakemäärä (palstat).

Sarakkeenvaihdon (palstan) teet Sivun asettelu -välilehden Sivunasetukset -ryhmän -painikkeesta.

Huom. lopettaaksesi merkkien tai numeroiden käytön, paina kahdesti Enteriä.


11.7 Pakotettu sivunvaihto

Jos haluat, varmistaa että joku tekstikappale alkaa seuraavalta sivulta, niin voit tehdä edellisen sivun taiedellisen kappaleen loppuun pakotetun sivunvaihdon. Saat sen aikaan viemällä tekstikohdistimen siihenkohtaan sivua, kappaletta, josta sen haluaa ”katkeavan”, ja painat + .

Lisää-valikon Sivut-ryhmän Sivunvaihto-painikkeella voit myös tehdä sivunvaihdon.

Sivunvaihdon saat aikaan myös Sivun asettelu -välilehden Sivun asetukset -ryhmän-painikkeen Sivu-valinnalla.

12 Asiakirjan asetukset

Asiakirjan asetuksiin kuuluvat muun muassaasiakirjan reunukset (ks. myös tämän oppaankohta Reunukset), paperikoko, tulostussuunta.Voit muokata edellä mainittuja sekä monia muitaasiakirjan asetuksiin kuuluvia ominaisuuksiaSivun asettelu -välilehden Sivun asetukset-ryhmän valinnoilla.

Voit lisätä asiakirjaan päivämäärän Lisää-välilehden Teksti-ryhmän -painikkeestaavautuvasta Päivämäärä ja aika -valintaikkunasta. Voit valita päivämäärän ja ajan esitysmuodon.Jos haluat, että päivämäärä muuttuu aina kun asiakirja avataan, niin valitse -kohta.

12.1 Tunnisteet

Tunniste on asiakirjan jokaisella sivulla toistuva alue, joka sijoitetaan ylämarginaalin yläpuolelle ja alamar-ginaalin alapuolelle. Tunnisteisiin sijoitetaan usein asiakirjan nimi, tekijä, päivämäärä jne. Tunnisteen saatluotua Lisää-välilehden Ylä- ja alatunniste -ryhmän ja painikkeilla.

Voit valita valmiin ylä- tai alatunnisteen tai voit luoda oman. Voit tallentaa valintasi ylätunniste/alatunniste-valikoimaan. Voit myös poistaa olemassa olevan ylä-/alatunnisteen.

Standardia (SFS 2487) noudattavissaasiakirjoissa päiväyksen EI tule päivittyäautomaattisesti.


Kun valitset vaihtoehdon, näyttöön ilmestyy seuraavan kuvan kaltainen tilanne.

Poista tunnisteessa olevat sarkaimet (8,5 ja 17 cm) ja aseta tarvittaessa standardianoudattavat oletussarkaimet (2,3 cm välein). Lisää tunnisteeseen tarvittavat tiedotkirjoittaen ja käyttäen esimerkiksi Rakenne-välilehden valintanauhan painikkeita/valintoja.

Poistut ylä-/alatunnisteesta hiirellä kaksoisklikkaamalla asiakirjatilassa tai painamalla -painiketta.

Alatunnisteen teet samalla tavalla kuin ylätunnisteen. Alatunnisteeseen täytyy usein tehdä omatsarkainasetukset, oletussarkaimet (2,3 cm) eivät pääsääntöisesti kelpaa. Seuraavana on esimerkkialatunnisteesta.


12.2 Sivunumerot

Asiakirjassa ei oletuksena ole sivunumeroita. Voit lisätä sivunumerot asiakirjaan joko tunnis-teiden avulla tai Lisää-välilehden Ylä- ja alatunniste -ryhmän Sivunumero-valinnalla.

13 Muotoilut ja tyylit

Asiakirjassa olisi suotavaa, että pääotsikot ja alaotsikot eroaisivat toisistaan ainakin fonttikoossa. Pääotsi-koissa käytetään luonnollisesti suurempaa fonttia kuin leipätekstissä ja alaotsikoissa. Monisivuisissa asiakir-joissa, kuten PKAMK:ssa kirjoitettavissa raporteissa, jotka noudattavat opinnäytetyön ohjeistusta, otsikoidenmuotoilut tehdään tyylejä käyttämällä.Tyylien käyttö mahdollistaa myös auto-maattisen sisällysluettelon tekemisen.

13.1 Tyylin valinta

Jokaisessa Word-asiakirjassa (uudessa) on 264 tyyliä, joista vain osa näkyy uuden asiakirjan pikatyylivali-koimassa ja Tyylit-tehtäväruudussa.

Vie tekstikohdistin haluamaasi tekstikohtaan, alueelle javalitse Aloitus-välilehden Tyyli-ryhmästä haluamasityyli, jonka seurauksena valitsemasi teksti muuttuutyyliasetusten mukaiseksi. Katso myös tämän oppaankohta Pikatyylit.

Standardin (SFS 2487) mukaisen sivunumeroinnin saat aikaa muun muassaseuraavasti:

1) Siirry sarkainkohtaan 16 cm, joka on sivunumeron paikka.2) Valitse Sivunumero-valinnasta

.

3) Tee näppäimistöltä välilyönti ja kaarisulku auki merkki (.

4) Valitse Pikaosat-painikkeesta ja sieltä .

5) Tee näppäimistöltä kaarisulku kiinni merkki ).

Huom. yhden sivun mittaisissa dokumenteissa et tarvitsesivunumerointia.

PKAMK:n opinnäytetyön ohjeistus osoitteessa:http://www.pkamk.fi/opiskelijapalvelut/opiskelu/opinnayte.

Normaali-tyyliUuden tyhjän asiakirjan Normaali-tyylissä riviväli on 1,15 ja kappaleen jälkeinen välistys10 pt. Normaali-tyyliä ei ole sisennetty ja oletusfontti on Office-teeman mukainen Calibri 11 pt.

Normaali-tyyli on usean Wordin sisäisen tyylin lähde. Sen muotoilujen muuttaminen vaikuttaamm. otsikkotyyleihin. Tästä syystä Normaali-tyyliin kannattaa tehdä vain keskeiset muutokset.


13.2 Uusi tyyli ja tyylin muokkaaminen

Vaikka Wordissa on valmiina huikeat 264 tyyliä, on kuitenkin tilanteita, jolloin joudut luomaan omia tyylejä.Omille tyyleille on tarvetta muun muassa, kun asettelet tekstiä PKAMK:n raportointiohjeen mukaisesti.Kirjoitusohjeen mukaiset otsikot ja leipäteksti on luotava. Myös sisällysluettelossa tarvitset useita tyylejä.

Tee haluamasi merkki- ja kappalemuotoilut (otsikolle tai leipätekstille), ja luo sitten sen pohjalta uusi tyyli.Avaa pikatyylivalikoima ja valitse .

Kirjoita tyylin nimi Nimi:-kenttään ja paina OK-painiketta. Tyyli löytyy pikatyylien joukosta ja voitkäyttää sitä muita vastaavia kohteita muotoillessasi.

Tyylien käytön hieno puoli on siinä, että voitmuokata tyyliä jossain tekstinkohdassa ja teke-mäsi muutokset päivittyvät kaikkiin samalla tyylillämuotoiltuihin tekstinkohtiin.

Tee merkki- ja kappalemuutokset, valitse sittenhiiren kakkospainikkeella ko. pikatyylivalikoimanvalikosta ensimmäinen valinta:

.

Voit muokata tyylejä myös -valinnalla.

Poistat tyylin pikavalikoimasta valitsemalla listasta

.

Raportoinnissa tarvittavat otsikkotyylit:Otsikkotaso 1: 14 pt, lihavoitu, suuraakkoset. Sisennys 0 cm, sarkaimet numeronjälkeen 1 cm, riippuva sisennys 1 cm, molemmin puolin kaksi rivinsiirtoa, otsik-konumeron loppuun ei pistettä.Otsikkotasot 2 ja 3: 12 pt, lihavoitu. Sisennys 0 cm, tabulointi numeron jälkeen1 cm, riippuva sisennys 1 cm, alaotsikkojen yläpuolella kaksi ja alapuolella yksi,otsikkonumeroiden loppuun ei pistettä.

Raportoinnissa tarvittava leipätekstityyli:fontti Arial tai Times New Romanfonttikoko 12 ptriviväli 1,5tavutusmolempien reunojen tasaus.


13.3 Nimiösivu (kansilehti)

PKAMK:n raportoinnin mukainen nimiösivu syntyy, kun noudatat nimiösivun asetteluohjetta:Riville 1 kirjoitat suuraakkosin POHJOIS-KARJALAN AMMATTIKORKEAKOULU(kirjasinkoko 14).Riville 2 kirjoitat pienaakkosin koulutusohjelman nimen (kirjasinkoko 12).Esimerkiksi Liiketalouden koulutusohjelmaRaportin tekijänä (opinnäytetyön tekijänä) kirjoitat nimesi riville 25 (kirjasinkoko 12), useidentekijöiden nimet kirjoitat aakkosjärjestyksessä riviltä 25 ylöspäin.Työn nimen kirjoitat SUURAAKKOSIN riville 27 (kirjasinkoko 14).Esimerkiksi TIETOTEKNIIKAN PERUSTEIDEN RAPORTTIRiville 47 kirjoitat esimerkiksi opintojakson koodin ja nimen (BL1001 Atk-passi)Huom. että vasta opinnäytetyövaiheessa kirjoitat sanan Opinnäytetyö.Riville 48 kirjoitat raportin (opinnäytetyön) valmistumisajankohdan kuukausi ja vuosi.Molemmissa käytät kirjasinkokoa 12. Esimerkiksi Joulukuu 2008

Nimiösivu tulee omaan osaansa, joten ensimmäistä (Johdanto) sivua ennen sinun tulee tehdä osanvaihto.Myös sisällysluettelo tulee omaan osaansa. Tee siis kaksi osanvaihtoa tekstisivuja ennen.

Osanvaihdot teet Sivun asettelu -välilehdenSivun asetukset -ryhmän -valinnanOsanvaihdot Seuraava sivu toiminnolla.

Raporteissa sivunumero tulee alkaa vasta Johdanto-sivulta, joten huomaaettä ylätunnisteessa käytät samaa kirjasinta ja kokoa mitä leipätekstissäettä tasaat tekstin oikeaan reunaan (sivunumeron paikka on oikea yläkulma)että poistat Johdanto-sivun (tai muu vastaava ensimmäinen tekstisivu) ylätunnisteesta linkityksenedelliseen tunnisteeseen. Ota siis -valinta pois.

OSAN

VAIH

TO– N

imiö-

ja si

sältö

sivun

ylätu

nnis-

teese

enEI

tule s

ivunu

mero

intia.

Muil

le siv

uille

kyllä

.


13.4 Automaattinen sisällysluettelo

Sisällysluetteloa silmäilemällä on helppo löytää tärkeät asiat. Sisällysluettelo antaa kokonaiskuvan työnsisällöstä ja rakenteesta. Siitä lukija näkee käsiteltävien asioiden keskinäiset suhteet ja työn etenemisenluvuittain, samoin kunkin asiakokonaisuuden laajuuden. Sisällyksen pitäisi olla tasapainoinen ja symmetrinensekä laadullisesti että määrällisesti.

Sisällysluettelo on vaivattominta luoda otsikkotyylien pohjalta. Wordin sisällysluettelo on rakenneosa,joka on sisältöohjausobjektin sisällä.

Luo sisällysluettelo seuraavasti:

1) Vie kohdistin siihen kohtaan asiakirjaa, johon haluat sisällysluettelon. Esimerkiksi asiakirjan toisellesivulle ja kirjoita sana SISÄLTÖ. Muotoile se raportointiohjetta noudattaen: kirjasinkoko 14, suuraakkosetja lihavointi.

2) Avaa Viittaukset-välilehdellä oleva Sisällysluettelo-valikoima.Se sijaitsee Sisällysluettelo-ryhmässä.

3) Valitse valikoimasta -vaihtoehto.

Muokkaa sisällysluetteloa tarvittaessa. Tee raportointiohjeen mukaiset muutokset (muotoilut):Otsikko SISÄLTÖ, 14 pt, lihavoitu, SUURAAKKOSET, alapuolelle kaksi rivinsiirtoa.Otsikkotaso 1: 12 pt, normaali, SUURAAKKOSET. Sisennys 0 cm, sarkain numeron jälkeen 0,6 cm,riippuva sisennys 0,6 cm.Otsikkotasot 2 ja 3: 12 pt, normaali.Sisennys 0,6 cm, sarkain numeron jälkeen1,8 cm, riippuva sisennys 1,2 cm.Riviväli 1.

Sisällysluettelon päivitäminen on tarpeen, kun teet dokumentissa asiakirjan sisällysluetteloonvaikuttavia muutoksia. Esimerkiksi järjestät kappaleita uudestaan, poistat kappaleita ja myös otsikoita,muutat otsikoiden sisältöä jne.

Päivität sisällysluettelon siten, että viet kursorin sisällysluetteloon ja napsautat rakenneosan yläreunassaolevaa -komentoa. Valitse päivitystapa tilanteen mukaan. Koko luettelonpäivityksestä ei ole haitaa ja sillä varmistat myös otsikoiden sisällön päivityksen.

Huom. raporteissa ET tarvitse kuin kolmen tason otsikoita.


14 Asiakirjamallit

Asiakirjamalli on tavallisesta Word-asiakirjasta poikkeavaan tiedostomuotoon ( ) tallennettuasiakirja. Wordissa on mahdollista käyttää valmiita asiakirjapohjia asiakirjoja luotaessa. Kun otat asiakirja-mallin asianmukaisesti käyttöön, jättää Word alkuperäisen kiintolevylle ja avaa käyttöösi vain kopion. Näinmuokkauksesi eivät vaikuta alkuperäiseen malliin. Asiakirjamallin tarkoitus on helpottaa usein toistuviensamanlaisten asiakirjojen kirjoittamista.

Wordin mukana tulee useita valmiita asiakirjamalleja. Office-painikkeenUusi-valinnan Uusi asiakirja -valintaikkunan Mallit-luettelon Asennetutmallit -painiketta napsauttamalla avaat näkymän, josta saat valittua valmiinmallin. Napsauta haluamasi asiakirjamallin kuvaketta ja sitten Luo-painiketta,niin saat mallin käyttöösi.

14.1 Oman mallin luominen ja käyttäminen

Aloita mallin luominen tyhjästä asiakirjasta. Sisällytä malliisi kaikki vakiotiedot, joiden haluat toistuvanjokaisessa malliisi perustuvassa asiakirjassa. Lopullista asiakirjaa kirjoittettaessa käyttäjän tarvitsee lisätävain muuttuvat tiedot.

Kun olet luonut mallin, tallenna se valitsemalla Tallenna nimellä -komento. Valitse tallennusmuodoksiWord-malli ( ). Malli tallentuu Mallit-kansioon, kun annat mallille sopivan ja käyttöäkuvaavan nimen, paina lopuksi Tallenna-painiketta. Otat mallisi käyttöön samalla tavalla kuin Wordinvalmiit mallit.

Tee oma malli esimerkiksi vakioasetellusta asiakirjasta.

Voit aloittaa uuden mallin työstämisen myös jo olemassa olevasta asiakirjasta. Avaa se käyttöön kutentämän materiaalin Tallennetun asiakirjan käyttö mallina -kohdassa on kerrottu.


15 Taulukot

Taulukko koostuu riveistä ja sarakkeista, joiden leikkauskohtaa sanotaan soluksi.

Sarkainten käyttöön verrattuna taulukkotoiminto tarjoaauseampia vaihtoehtoja tekstin asettelulle ja muotoilulle.Lisäksi taulukkoa käytetään monien muiden toimintojenkanssa. Esimerkiksi lomakkeiden ja osoitetarrojen kanssa.

15.1 Taulukon luominen

Sijoita tekstikohdistin siihen kohtaan asiakirjassa, johon haluat lisätä taulukon.Valitse Lisää-välilehdeltä Taulukko-ryhmän Taulukko-painike.Avautuvassa ruudukossa, mallitaulukossa vedä hiirellä haluamasi kokoinen taulukko.Sinun ei tarvitse painaa hiirellä, sen kuljettaminen riittää. Näet taulukon asiakirjassaesikatseluna. Kun taulukko on haluamasi kokoinen, napsauta hiirellä mallitaulukkoa.Taulukon lisäämisen jälkeen kursori jää taulukon ensimmäiseen soluun.

Voit lisätä taulukon myös -komennolla. Kirjoita haluamasi rivienja sarakkeiden määrä ja paina OK.

Voit piirtää taulukon -komennolla.

Lisäät Excel-taulukon -komennolla.

Voit lisätä taulukon myös -komennolla. Pikataulukot ovat valikoimiin rakenneosinatallennettuja taulukoita.

15.2 Tiedon syöttö ja taulukossa liikkuminen

Soluihin voit kirjoittaa tekstiä ja numeroita normaaliintapaan.

Liikut taulukon soluissa hiiren avulla.Napsauta hiirellä sitä solua, johon haluat kirjoittaa.

Voit liikkua soluissa myös näppäimistön avullaSarkain Seuraavaan soluunShift+Sarkain Edelliseen soluunNuoli oikealle, vasemmalle Merkki kerrallaan nuolen osoittamaan suuntaanAlt+Home Rivin ensimmäiseen soluunAlt+End Rivin viimeiseen soluunAlt+PageUp Sarakkeen ylimpään soluunAlt+PageDown Sarakkeen alimpaan soluun


15.3 Taulukon asettelu ja rakenne

Kursorin ollessa taulukossa käytettävissäsi ovat taulukkotyökalujen Asettelu- jaRakenne-lisävälilehdet. Ne sisältävät taulukon muokkaamiseen tarvittavattoiminnot, joita on myös taulukon pikavalikossa.

Rakenne-valintanauha sisältää valmiita talukkotyylejä (teemoja). Taulukkotyyliasetuksilla voit määritellämihin kohtaan taulukkoa muotoilut kohdistuvat.

Asettelu-valintanauhan valinnoilla pääset vaikuttamaan taulukon sisällön asetteluun. Lisäät ja poistat rivejäsekä soluja. Yhdistät ja jaat soluja.

Muotoilutoimintoja

Voit tasata taulukossa valitulla alueella olevat tekstit tai luvut Tasaus-ryhmänvalinnoilla. Kirjasimen perusmuotoilut teet esimerkiksi Aloitus-välilehdenFontti-ryhmän valinnoilla.

Viivaimen avulla voit muuttaa tekstin sisennystä taulukon soluissa.

Taulukon reunaviivoja ja solujen täyttöjä saat määriteltyä -komennoilla.

Lajittele taulukko (kursori voi olla missä solussa tahansa) Lajittele-painikkeella. Taulukon otsikkorivi tunnistetaan automaattisesti.Valitse ensimmäinen lajitteluperuste ja tee sitä koskevat määritykset.Tee tarvittaessa lisää lajitteluperusteita.

Lajittele-valintaikkunan Asetukset…-painikkeesta voit vaihtaa mm. lajittelukielen.

Asiakirjassa voi olla taulukko ilmanreunaviivoja, esimerkiksi tekstin asettelunpohjana tai osoitetarra-arkkina.

Asettelu-välilehden Taulukko-ryhmänNäytä ruudukko -painikkeella haet ruu-dukon tarvittaessa näkyviin.

Asiakirjassa voi olla taulukko ilmanreunaviivoja, esimerkiksi tekstin asettelunpohjana tai osoitetarra-arkkina.

Asettelu-välilehden Taulukko-ryhmänNäytä ruudukko -painikkeella haet ruu-dukon tarvittaessa näkyviin.


16 Kuvitus ja piirtäminen

Voit elävöittää dokumentteja lisäämällä tekstin joukkoon kuvia ja grafiikkaa. Kuvat voivat olla ohjelmanvalmiskuvia ja valokuvia, skannattuja tai digitaalikameralla otettuja valokuvia, logoja, grafiikkaohjelmillatuotettuja piirroksia jne.

16.1 Kuva ja sen käsittely asiakirjassa

Kuvan lisääminen

Vie tekstikohdistin siihen kohtaan tekstiä, johon haluat lisätä kuvan.Valitse Lisää-välilehden Kuvat-ryhmästä haluamasi toiminto.

Kuva-painikkeella lisäät kuvan, joka on tallennettu esimerkiksi kiintolevylle.

Jos haluat käyttää Microsoft Officen valmiskuvia, niin valitse ClipArt.Kirjoita avautuvaan tehtäväruudun Etsi:-ruutuun hakusana, paina Siirry-painiketta. Kuvan löydyttyä napsauta sitä hiirellä, ja kuva siirtyy siihenkohtaan asiakirjaa, missä kursori on.

Kuvan siirtäminen ja koon muuttaminen

Voit muuttaa kuvan kokoa napsauttamalla kuvaa ensin hiirellä. Kuvan ympärille ilmestyvätkoonmuutoskahvat. Kulmissa on pienet ympyrät ja reunojen keskellä pienet neliöt.Kuvan kokoa muutat hiirellä koonmuutosympyröistä vetäen/työntäen.

Muutat kuvan kokoa myös Kuvatyökalut-lisävälilehden Muotoile-välilehdenKoko-ryhmän Korkeus/Leveys-toiminnoilla.

Vihreästä kiertokahvasta kiertämällä ”pyörität” kuvaa.

Kun hiiren osoitin muuttuu nelipäiseksi nuoleksi ( ), voit siirtää kuvaa.

Huom. kun pidät -näppäintä painettuna, kuvan keskipiste pysyy paikallaan.


Kuvan käsittely

Käsittelet kuvaa Kuvatyökalut-lisävälilehden Muotoile-välilehden valinnoilla.

Asiakirjaan lisätty kuva käyttäytyy kuten kirjoitusmerkki, eli se sijoittuu tekstinkanssa samalle riville ja työntää muut rivit tieltä pois. Jotta kuva asettuisi tekstiinnähden hyvin, on se muutettava ”kelluvaksi” eli kuva on rivitettävä tilanteeseensopivalla tavalla. Paina Järjestä-ryhmän Tekstin rivitys -painiketta. Usein vaihto-ehdot Neliö tai Tiivis ovat hyviä. Myös Ylä- ja alapuoli -vaihtoehto on käyttökelpoi-nen.

Säädä- ja Kuvatyylit-ryhmän toiminnot ovat kuvankäsittelyyn tarkoitettujatyökaluja. Kuvan tyyliä muuta Kuvatyylit-valinnoilla ja esimerkiksi kirkkautta taikontrastia muutat Säädä-valinnoilla.

Alkuperäinen kuva

Rajaat kuvasta osan pois -työkalulla.

Alkuperäinen kuva Rajauksen jälkeen

Huom. Office-ohjelmien käyttäjänä sinulla on pääsy Microsoftin Office Online ClipArt-arkistoon.Voit ladata ja kopioida sieltä kuvia käyttöösi.

Office Online -sivuston ensimmäisellä käyttökerralla joudut mitä todennäköisimmin hyväksymäänkäyttöoikeussopimuksen, joka sinun tulee lukea. Tietokoneeseesi asennetaan myös tarvittavalisäkomponentti. Tähän liittyen näet ilmoitusikkunoita, joissa saattaa olla viittauksia tietoturvaan.

Huom. Wordin kuvan käsittelyn mahdollisuudet ovat hyvin rajalliset. Laadukkaaseen kuvien editoin-tiin (käsittelyyn, muokkaamiseen) pääset vain käyttämällä siihen tarkoitettuja sovelluksia.


16.2 Vapaapiirto-objektit

Piirrä objekti valitsemalla muoto ja vedä hiirellä. Muodon ympärille syntyy sinisetkoonmuutoskahvat ( ) ja vihreä kierotkahva (ympyrä ) sekä keltainentai usempi muokkauskahva (salmiakki ).

Muotoilet vapaapiirto-objekteja Piirtotyökalut-lisävälilehden Muotoile-välilehdenvalinnoilla. Käytettävissäsi on erilaisia tyylejä (teemoja), reunaviivoja, tehosteita,varjostuksia ja 3D-efektejä.

On tilanteita, jolloin sinun tulee järjestään, ryhmitellä sekätasata piirto-objektejasi tai kuvia. Kytä silloin Muotoile-välilehden Järjestä-ryhmän valintoja hyväksesi.

Ryhmitä-valikon toimintoja käytät, kun ryhmität vähintää kahtaobjektia. Hyvä tapa valita monta objektia on pitää -näppäin alhaalla samalla, kun valitset objekteja yksitellen.

Tuo eteen- ja Vie taakse -painikkeilla voit vaihtaa grafiikkaobjektien keskinäistä järjestystä.

Voit lisätämuodon

sisälletekstiä.

Huom. voit valita useita piirto-objekteja tai kuvia piirtämällä niiden ympärille ns. valintakehyksen-komennolla. Löydät komennon Aloitus-välilehden Muokkaaminen-ryhmän

-painikkeen valikosta.


16.3 SmartArt-grafiikkaobjekti

SmartArt-kaavio on tekstin ja grafiikkaobjektin yhdistelmä, joita voidaankäyttää havainnollistamaan prosessin kulkua, ilmiön hierarkkisuutta, osienkeskinäisiä suhteita yms.

Piirrät SmartArt-kaavion Lisää-valikon Kuvat-ryhmän SmartArt-painikkeella.

Valitse Luokka (luettelo, prosessi, kehä jne.). Kun valitset objektin, niin saat oikealle kyseisen objektinkäytöstä lyhyen kuvauksen.

Kirjoita objekteihin tulevat tekstit ja lisää kuvat.

Tekstin kirjoittamista ja muokkaamista vartenvoit avata erillisen tekstiruudun (oletuksenase mahdollisesti on jo auki). Avaat sentarvittaessa napsauttamalla kaaviopohjanvasemmassa reunassa olevaa nuolipaini-ketta. Samaisesta painikkeesta suljet sen.

Kun kaavio (grafiikkaobjekti) on valittuna, valintanauhaan ilmestyvät SmartArt-työkalujen lisävälilehdet.

Rakenne-välilehden löytyvät asettelu- ja tyylivalinnat.

Muotoile-välilehden valintalistalta löydät muotoiluun liittyviä toimintoja.


Käytä SmartArt-grafiikkaobjektia muun muassa, kun haluat luoda organisaatiokaavion, esittää päätöspuun(hierarkia), kuvaat prosessia (toiminnon tai muun tapahtuman etenemisen), haluat esittää päällekkäisiäkäsitteitä (osien väliset yhteydet).

16.4 Kaavio

Kaavio-komennon kautta voit luoda graafisia esityksiä taulukkomuotoisestatiedosta. Kaaviomallin valitsemisen jäkeen siirryt Excel-taulukkolaskenta-ohjemaan, jossa kirjoitat tiedot taulukkoon. Tiedot päivittyvät heti Wordiinvalitun kaaviotyypin mukaisina.

Muotoile, asettele ja tyylittele kaaviota Kaaviotyökalut-lisätyökalurivien mahdollistamilla toiminnoilla.

Rakenne-valintalista

Asettelu-valintalista

Muotoilu-valintalista.

Huom. jos koneestasi puuttuu Excel,kaaviot käsitellään MS Graph -ohjel-malla. Se on yksinkertaisempi ohjelmakuin Excel.


Käytä kaaviota muun muassa, kun haluat luoda palkki- tai pylväskaavion, viiva- tai pistekaavion. Osake-kurssien esittämiseen käy pörssikaavio. Käytä silloin, kun haluat kaavion päivittyvän automaattisesti.

17 Postitukset – Yhdistäminen

Käytä yhdistämistä, kun haluat luoda asiakirjajoukon, kuten usealle asiakkaalle lähetettävän joukkokirjeentai osoitteita sisältävän tarra-arkin tai luot luetteloita tai kirjekuoria. Kunkin kirjeen tai osoitteen tiedotovat samankaltaisia, mutta sisältö on yksilöllinen. Esimerkiksi asiakkaille lähetetyt kirjeet voit mukauttaakäyttämällä kunkin asiakkaan nimeä. Kirjeiden tai osoitteiden yksilöidyt tiedot saat tietolähteen tietueista.

Käytä Postitukset-välilehden komentoja yhdistämisessä.

17.1 Osoitetarrat

Kun haluat lähettää joukkokirjeen osoitteiston mukaisille vastaanottajille käyttämällä osoitetarroja, voit luodaosoitetarra-arkin yhdistämistoiminnon avulla. Kuhunkin tarraan tulee osoitteiston osoite.

Tarrojen luonnissa on seuraavat yleiset vaiheet:1. Määritä tarrat. Voit määrittää kerralla kaikkien tarrojen asettelun yhdistämistoiminnon avulla. Tarran

pääasiakirjassa voit määrittää sisällön, jonka haluat toistuvan kaikissa tarroissa, kuten yrityksen logontai palautusosoitteen lähetystarroissa.

2. Yhteyden muodostaminen. Osoitteisto on tietolähde, jota Microsoft Office Word käyttääyhdistämisessä. Se on tiedosto, joka sisältää tarroihin tulostettavat osoitteet.

3. Vastaanottajien luettelon muokkaaminen. Word luo tarran kutakin postitusluettelon osoitetta kohti.Jos haluat luoda tarrat käyttämällä vain postitusluettelon joitakin osoitteita, voit valita yhdistämiseensisällytettävät osoitteet tai tietueet.

4. Lisää yhdistämiskenttien paikkamerkit asiakirjaan. Yhdistämisen aikana lisäät yhdistämiskenttiintietoja osoitteistosta.

5. Tarkastele yhdistämisen tulosta esikatselussa ja vie yhdistely lopuun. Voit tarkastella kutakintarraa esikatselutilassa, ennen kuin tulostat koko tarraerän.

Käyttökelpoisin tietolähde on sellainen, jonka kukin kenttä sisältää yhdentyyppistä tietoa, toisin sanoenesim. postinumero ja postitoimipaikka on hyvä sijoittaa omiin sarakkeisiinsa.

Tarrojen tulostamiseen käytettävän tulostimen malli.

Tarra-arkkien valmistaja.

Tuotenumero, joka vastaa tarra-arkkipakettiinmerkittyä tuotenumeroa.


17.2 Joukkokirjeet

Perusidea joukkokirjeiden tekemisessä on yhdistää tietolähde ja pääasiakirja toisiinsa. Pääasiakirja onperiaatteessa tavallinen Word-asiakirja. Tietolähde puolestaan sisältää yhdistämistoiminnossa tarvittavatmuuttuvat tiedot, esimerkiksi vastaanottajien nimet ja osoitteet. Tietolähteeksi tarkoitetun taulukonulkoasulla ei ole merkitystä. Pääasia on, että jokainen tieto on omassa kentässään.

Joukkokirjeiden luonnissa on seuraavat yleiset vaiheet:1. Laadi pääasiakirja, joka sisältää tekstin ja kuvat, jotka ovat samat kussakin yhdistämisasiakirjan

versiossa. Muuttumattomia osia voivat olla esimerkiksi palautusosoite tai tervehdys joukkokirjeessä.2. Yhdistä asiakirja tietolähteeseen, joka on tiedosto, joka sisältää asiakirjaan yhdistettävät tiedot.

Yhdistettäviä tietoja voivat olla esimerkiksi kirjeen vastaanottajien nimet ja osoitteet.3. Luo vastaanottajien tai kohteiden luettelo. Microsoft Office Word luo pääasiakirjasta kopion kutakin

datatiedoston kohdetta tai tietuetta varten. Jos datatiedosto on osoiteluettelo, kohteet ovattodennäköisesti postin vastaanottajia. Jos haluat luoda kopioita vain tiettyjä datatiedoston kohteitavarten, voit valita haluamasi kohteet (tietueet).

4. Lisää yhdistämiskenttien paikkamerkit asiakirjaan. Yhdistämisen aikana lisäät yhdistämiskenttiintiedot datatiedostosta.

5. Tarkastele yhdistämisen tulosta esikatselussa ja vie yhdistely lopuun. Voit tarkastella kutakinasiakirjan kopiota esikatselutilassa ennen kuin tuolostat kaikki kirjeet.

Huom. voit suorittaa yhdistämisen käyttämällä Yhdistäminen-tehtäväruutua, joka ohjaa tekemään vaaditut toimet yhdistämisenkaikissa vaiheissa. Kun haluat käyttää tehtäväruutua, valitse Postitus-välilehden Aloita yhdistäminen -ryhmässä Aloita yhdistäminen javalitse sitten Ohjattu vaiheittainen yhdistäminen.

Huom. tarrat soveltuvat muuhunkin kuin osoitteisiin.

http://office.microsoft.com/client/helppreview.aspx?AssetID=HA100819761035&QueryID=ItBEbjL4O0&respos=1&rt=2&ns=WINWORD&lcid=1035&pid=CH100626281035#3


18 Lähteet

Hyppönen, A., Ojala, A. ja Joutsi, J. 2007. Tietokoneen käyttötaito 1 Office 2007 -ohjelmille.Porvoo: WS Bookwell.

Kiianmies, M. 2008. Microsoft Office 2007 tehokäytössä. Jyväskylä: Gummerus Oy.Korpela, J. K. 2008. Työelämän asiakirjat. Asettelu, tyylit & typografia. Porvoo: WS Bookwell.Lammi, O. ja Mäkelä, H. 2009. Tietokoneen käyttötaito 1. Monipuolinen A-korttitutkinto.

Jyväskylä: WSOYpro.

Lammi, O. 2007a. Word 2007 Selkeyttä asiakirjoihin. Jyväskylä: WSOY.Lammi, O. 2007b. Tietokoneen käyttötaito 2 Office 2007 -ohjelmille. Porvoo: WS Bookwell.Microsoft. 2008a. MS Office Online. http://office.microsoft.com/fi-fi/word/FX100487981035.aspx.

12.10.2008.

Microsoft. 2008b. Ajan tasalle Word 2007:ssä. http://office.microsoft.com/training/training.aspx?AssetID=RC100664431035&pid=CR100654561035. 12.10.2008.

Microsoft. 2008c. Pikaopas – Ajantasalle Word 2007:ssa. http://office.microsoft.com/training/Training.aspx?AssetID=RP100664491035&CTT=6&Origin=RC100664431035. 12.10.2008.

Ojala, A. 2007. Startti tietotekniikkaan. Windows Vista & Office 2007. Porvoo: WS Bookwell.Paananen, J. 2007. Tekstinkäsittelyn pikaopas Word 2007. Saarijärvi: WSOY.PKAMK. 2008. Opinnäytetyön kirjoitusohjeet. http://www.pkamk.fi/opiskelijapalvelut/opiskelu/

opinnayte.htm. 11.10.2008.Rousku, K. 2008. Office 2007 Tehoa työskentelyyn. Porvoo: WS Bookwell.Tieturi Oy. 2008. Office 2007, Uusi tapa toimia. Helsinki: Tieturi Oy.

Liite 1 1 (3)

H Y V Ä T I E T Ä ÄUusi tiedostomuoto

Wordiin, Exceliin ja PowerPointiin on kehitetty uusi pakkaava XML-tiedostomuoto,jonka merkkinä on X (*.docx, *.xlsx, *.pptx). Nämä muodot eivät sisällä makroja.Makrollinen tallennusmuoto on m-loppuinen: *.docm, *.xlsm, *.pptm.Vastaavasti mallitiedostoille (template) on omat muodot: *.dotm, *.xltm, *.potm.Uusi tiedostomuoto ei avaudu vanhoilla sovellusversioilla ilman erillistä konversio-ohjelmaa,joka on ladattavissa Microsoft Office Online -sivuilta.Office 2007 -sovelluksissa on luonnollisesti myös suoraan tallennus yhteensopivaan 97–2003muotoon.

Tyyppi Mitä sisältääWord *.docxExcel *.xlsxPowerPoint *.pptx

2007 oletustallennusmuoto, joka ei tallenna makroja

Word *.docmExcel *.xlsmPowerPoint *.pptm

Makroja sisältävä tiedosto

Word *.dotxExcel *.xltxPowerPoint *.potx

Mallitiedosto, joka ei sisällä makroja

Word *.dotmExcel *.xltmPowerPoint *.potm

Makroja sisältävä mallitiedosto

Access *.accdb 2007 tietokantatiedostomuotoAccess *.mdb Aiemman Access-version tietokantatiedostomuotoAccess *.accdc TietokantamalliYhteensopivuuden tarkistus

Kun tallennat asiakirjaa vanhaan tiedostomuotoon, näytöllevoi ilmestyä automaattisesti yhteensopivuuden tarkistusikku-na, joka kertoo muuttuneista ominaisuuksista.Yhteensopivuuden voit tarkistaa myös:

Napsauta Office-painikettaValitse ValmisteleValitse Suorita yhteensopivuuden tarkistaminen.

Liite 1 2 (3)

PDF-tallennus

Voit ladat Microsoft Office Online -sivustolta yksinkertaisen PDF-tallennuksen apuohjelman.Se tallentaa PDF:n tulostusmuodossa.

Vioittuneen tiedoston avaus

Voi avata virheellisen (vioittuneen) tiedoston Avaa ja korjaa-toiminnolla:1. Valitse sovelluksessa Avaa.2. Valitse avausvalintaikkunassa tiedosto, jonka haluat avata.3. Napsauta valintaikkunan Avaa-painikkeen alanuolta ja

valitse valikosta Avaa ja korjaa.Asiakirjan suojaustarkistus

Kun haluat tarkistaa ja mahdollisesti poistaa asiakirjaantallennetut metatiedot, muutosmerkinnät, kommentit jamuut erikoisosat, niin:- Napsauta Office-painiketta.- Valitse Valmistele ja valitse Tarkista asiakirja.- Valitse avautuvasta valintaikkunasta tutkittavat tiedot.- Napsauta Tarkista-painiketta.- Ohjelma etsii haluamasi tiedot ja avaa raportti-ikkunan.- Jos haluat poistaa erilaisia tietoja, napsauta raportissa tie-

toryhmän Poista kaikki -painiketta/painikkeita.

Huom. ET VOI muokata pdf-tiedostoa Office-tuotteilla.

http://office.microsoft.com/fi-fi/downloads/CD101950461035.aspx

Liite 1 3 (3)

Asiakirjan lopulliseksi merkitseminen

Kun asiakirja on merkitty lopulliseksi, asiakirjasta tulee Vain luku -muotoinen, ja kirjoitus-, muokkaus-sekä tarkistustoiminnot poistetaan käytöstä. Samalla asiakirjan tilaominaisuudeksi määritetään Lopulli-nen.Merkitse lopulliseksi -komennolla voit viestiä muille, että jakamasi asiakirja on asiakirjan valmisversio. Samalla vältyt siltä, että lukijat tai tarkistajat tekevät epähuomiossa muutoksiaasiakirjaan.- Lopulliseksi merkityn asiakirjan tunnistat tilapalkin Merkitse lopulliseksi -kuvakkeesta.

Lopulliseksi merkitseminen

1. Avaa lopulliseksi merkittävä asiakirja.2. Napsauta Microsoft Office -painiketta.3. Valitse Valmistele ja valitse Merkitse lopulliseksi.

Lopulliseksi merkityn asiakirjan määrittäminen muokattavaksi

Merkitse lopulliseksi -komento on valittuna asiakirjoissa, jotka on määritetty lopullisiksi.

Jos haluat muokata lopulliseksi määritettyä asiakirjaa- Napsauta Office-painiketta.- Vallitse Valmistele ja valitse Merkitse lopulliseksi ja voit tehdä asiakirjaan muutoksia.

Ennen kuin jaat Microsoft Office -asiakirjan sähköisen kopion muiden kanssa, voit määrit-tää asiakirjan vain luku -tilaan ja estää muutosten tekemisen Merkitse lopulliseksi -komennolla.

Huom. Merkitse lopulliseksi -komento ei ole suojausominaisuus. Kaikki, jotka saavat asia-kirjan lopulliseksi merkityn sähköisen kopion, voivat muokata asiakirjaa poistamalla Merkitselopulliseksi -tilan käytöstä asiakirjassa.

Microsoft Office 2007 -ohjelmassa lopullisiksi merkityt asiakirjat eivät ole Vain luku-tilaisia, kun ne avataan Microsoft Office -ohjelmien aiemmissa versioissa.

word2007-opiskelumateriaalielearn.ncp.fi/materiaali/kainulainens/tvt/word/word-2007-materiaali.pdf ·...

Documents