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Prof. Gerardo Gutiérrez Jiménez 1

Contenido: Unidad 1 Secciones, encabezados y numeración de páginas

1. Secciones 1.1. Tipos de salto de sección 1.2. Insertar un salto de sección 1.3. Modificar un salto de sección 1.4. Eliminar un salto de sección 1.5. Alineación del texto

2. Encabezados y pies de página. Numerar páginas 2.1. Encabezados y pies de página alternos 2.2. Numeración de páginas

3. La plantilla normal.dot y otras preferencias personales 3.1. Cómo modificar la plantilla normal.dot 3.2. Cómo guardar tus preferencias en una plantilla 3.3. Plantillas predefinidas 3.4.. Los asistentes 3.5. Crear una plantilla

Unidad 2: Trabajando con las columnas, los tabuladores, los bordes y los rellenos

1. Columnas 2. Tabuladores

2.1. Tabulaciones desde la regla 2.2. Tabulaciones desde el menú 2.3. Eliminar tabulaciones

3. Bordes y rellenos 3.1. Bordes de párrafo 3.2. Relleno 3.3. Bordes y sombreados desde el menú 3.4. Bordes de página

Unidad 3: Algunos trucos de formato

1. Copiar formato 2. Secciones y copiar formato entre secciones 3. Volver al lugar donde lo dejamos 4. Librarse de todo el formato 5. Guardar y cerrar múltiples archivos 6. Justificar texto haciendo clic en el punto de inserción.

Unidad 4: Tablas

1. Tablas para maquetar 2. Tablas como gráficos, dibujar tablas 3. Tablas para calcular 4. Tablas para ordenar 5. Tablas para hacer gráficos 6. Filas de título 7. Convertir tabla en texto y texto en tabla

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Unidad 5: Automatizando tareas

1. Buscar y reemplazar texto con formato 2. Buscar y reemplazar palabras de la misma familia 3. Buscar errores ortográficos 4. Guiones 5. Consideraciones sobre los diccionarios

5.1. Crear un diccionario personalizado 5.2. Agregar palabras a un diccionario personalizado durante la revisión ortográfica 5.3. Agregar, modificar o eliminar palabras directamente de un diccionario personalizado

6. Revisión gramatical 7. Sinónimos. Unidad 6: Los "autos" de Word

1. Autotexto 2. Autocorrección 3. Autoformato 4. Autocompletar 5. Autorresumen

Unidad 7: Formularios

1. ¿Qué es un formulario? 2. ¿Cómo crear un formulario?

2.1. Ventana de configuración de un campo tipo texto: 2.2. Ventana de configuración de un campo tipo casilla de verificación 2.3. Ventana de configuración de un campo tipo lista desplegable

Unidad 8: Combinar correspondencia

1. Cómo combinar correspondencia 2. Creación del documento principal 3. Creación del origen de datos 4. Insertar campos de combinación 5. Finalizar el proceso

Unidad 9: Hipervínculos y marcadores

1. Hipertexto 2. Insertar un hipervínculo 3. Cómo modificar o eliminar un hipervínculo 4. Marcadores

Unidad 10. . Proteger documentos

1. Proteger documentos de cambios incontrolados 2. Otras contraseñas

Unidad 11: El editor de ecuaciones

1. El editor de ecuaciones 2. Un ejemplo del procedimiento 3. Recomendaciones 4. Actualizar el Editor de ecuaciones a MathType™

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Unidad 1: Secciones, encabezados y numeración de páginas

Objetivos:

• Configurar páginas, aplicando secciones y alternando orientaciones. • Ser capaces de trabajar con estructuras complejas de encabezados y pies de página. • Establecer plantillas personalizadas • Utilizar asistentes para la creación de documentos

1. Secciones

Permite aplicar secciones (también pueden introducirse desde el menú insertar/salto). Pero mejor será saber qué es una sección: son partes en las que se divide un documento y que permiten aplicar formatos distintos en un mismo archivo. Muchas veces se insertan automáticamente cada vez que modificamos algún elemento estructural del texto, pero también pueden insertarse manualmente, decidiendo en su desplegable si la nueva sección seguirá en la misma página o comenzará en otra, si esa otra página será para o impar... Gracias a las secciones, podemos hacer que en una misma página, o en un mismo documento aparezcan párrafos a una sola columna y otros formateados a varias, o que a una página vertical le suceda otra apaisada y a ésta, de nuevo, una vertical. Los saltos de sección se muestran como una línea doble punteada en la que aparecen las palabras “Salto de sección”. Para comprobarlo en la vista diseño de impresión, es necesario activar .

1.1.. Tipos de salto de sección

Página siguiente: Inserta un salto de sección, divide la página e inicia la nueva sección en la página siguiente.

Continuo: Inserta un salto de sección y empieza la siguiente sección en la misma página, a continuación del salto de sección. Esta opción permite, por ejemplo, que en una misma página convivan partes de texto con diferente número de columnas.

Página impar o Página par: Inserta un salto de sección y empieza la siguiente sección en la próxima página impar o par. Si estamos en una página impar e insertamos un salto de sección a la siguiente página impar, la página par intermedia no aparecerá y la numeración de páginas se saltará un número.

1.2. Insertar un salto de sección

La inserción de una salto de sección puede hacerse desde la solapa diseño de configurar página, o bien desde insertar/salto. El procedimiento es el siguiente:

1. Hacer clic en el lugar del documento donde se desea insertar un salto de sección.

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2. En el menú Insertar, hacer clic en Salto… Nos aparecerá un cuadro de diálogo como el que vemos a la derecha.

3. En Salto de sección, hacer clic en la opción que describe dónde se desea que comience la nueva sección.

Las opciones para elegir el tipo de salto de sección son excluyentes, de tal manera que si marcamos una, se desmarcará la que antes se había elegido.

1.3. Modificar un salto de sección

Para modificarlo, es necesario verlo, por eso hay que pasar a la vista normal o activar mostrar u ocultar . Entonces seleccionamos el salto de sección que deseamos cambiar: hacemos clic en dicho salto. En el menú Archivo, hacemos clic en Configurar página, y, a continuación, elegiremos la ficha Diseño. En el desplegable de secciones, seleccionaremos el tipo.

1.4. Eliminar un salto de sección

Como antes, es necesario ver el salto de sección. Lo seleccionamos y presionamos la tecla SUPR.

Debemos tener en cuenta que al eliminar un salto de sección, también se elimina el formato del texto de la sección que se encuentra antes del salto. El texto formará parte de la sección siguiente y se le aplicará de forma predeterminada el formato de dicha sección.

1.5. Alineación del texto

Habitualmente trabajamos con una alineación vertical superior, el texto se coloca en la página a partir del margen superior. Pero puede interesarnos centrarlo (el típico cartel de " vuelvo en un momento" escrito en un papel) y, si desconocemos esta opción, lo haremos a mano (a base de dejar líneas en blanco por arriba o de borrar las que sobren).

En todos los casos, la ubicación de las selecciones que hagamos, puede decidirse mediante el desplegable aplicar a.

Otras opciones, como la numeración de páginas y los bordes, los veremos más adelante.

También

Cuando trabajamos en el modo Diseño de impresión y queremos modificar la configuración de página basta hacer doble clic en cualquiera de las zonas grises de las reglas (horizontal o vertical) para que se active el menú de Configurar Página.

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2: Encabezados y pies de página. Numerar páginas

2.1 Encabezados y pies de página alternos

Los encabezados y los pies de página contienen información que se imprime en las partes superior e inferior de cada página.

Para trabajar con encabezados y pies de página, se utiliza una barra de herramientas flotante que se abre automáticamente cada vez que queremos trabajar con ellos desde Ver/encabezado y pie de página. La zona de encabezados y pies de página aparece delimitada por un rectángulo discontinuo.

Para poder trabajar con encabezados y pies de página alternos y diferentes en cada

sección, tendremos que utilizar con frecuencia el botón configurar página que aparece en esta barra y que nos lleva a la solapa diseño que ya conocemos de la unidad anterior. Primera página diferente permite diferenciar los encabezados y pies de la primera página de las restantes cuando aquélla es, por ejemplo, una portada. Pares e impares diferentes permite alternar encabezados y pies en páginas pares e impares. Aplicar a: facilita la aplicación de estos parámetros a diferentes partes del documento (todo el documento, de aquí en adelante, esta sección...). Incluso, podemos insertar saltos de sección desde esta misma solapa sin necesidad de pasar por el menú insertar.

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2.2. Numeración de páginas

Los números de página suelen incluirse en los encabezados y pies de página, por eso, los trataremos en este apartado. Partimos del supuesto que de ya sabes cómo se insertan, así que nos ocuparemos de estudiar las posibilidades de formato que ofrecen.

La forma más sencilla de insertar números de página es desde el menú insertar/número de página. En ella decidimos su posición (encabezado o pie, su alineación, y su formato.

En cuanto al formato de número de página, es posible determinar qué tipo de numeración (árabe, romana o literal) deseamos incluir; si se incluye el número de capítulo y con qué formato o decidir en qué número se inicia. Si trabajamos en un documento dividido en secciones, puede determinarse si la numeración es continua o se reinicia en cada una de ellas.

A estas opciones, también puede accederse desde la barra de herramientas encabezados y pies de página, usando los botones insertar número de página y formato del número de página. El botón que queda entre ambos, sirve para que aparezca el número de páginas total del documento.

3: La plantilla normal.dot y otras preferencias personales

3.1. Cómo modificar la plantilla normal.dot

En determinados apartados de Word, existen botones predeterminar que permiten modificar las preferencias guardadas en la plantilla normal. Por ejemplo, si quieres que Word arranque siempre con unos márgenes concretos, puedes entrar en Archivo/Configurar página/Márgenes, elegir los que desees y predeterminarlos. Lo mismo ocurre si pretendes que tus documentos tengan siempre un determinado tipo y tamaño de letra: basta con acceder a Formato/Fuente, hacer la selección correspondiente y predeterminarla. También pueden personalizarse algunas herramientas como veremos más adelante.

Si trabajas en un ordenador compartido puedes comprobar estas posibilidades, pero no predetermines tus preferencias en la plantilla normal.dot, sino en otra personalizada, eso lo haremos a continuación.

3.2. Cómo guardar tus preferencias en una plantilla

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Hay dos procedimientos para crear una plantilla: Desde el inicio:

Se trata de crear un documento nuevo desde Archivo/ Nuevo. En la solapa general, verificamos la opción plantilla. Si deseamos una plantilla en blanco que contenga todas nuestras preferencias, una vez en el documento, iremos ajustando los parámetros que deseamos incluir en la plantilla como haríamos antes de comenzar a trabajar con un documento. Al ir a archivo/guardar, esta plantilla se almacenará, por defecto, en la carpeta que Office reserva a las plantillas, que suele ser C:/Windows/Application data/Microsoft/Plantillas en Windows 98, aunque dependerá de la instalación de Office y de la versión de Windows que estés utilizando.

Al finalizar:

Puede que hayamos creado un documento que deseemos usar otras veces como base para crear documentos nuevos (por ejemplo un formulario, la estructura de una ficha o, simplemente, un documento en blanco con nuestras preferencias...) tal vez convenga guardarlo como plantilla. Podemos hacerlo usando archivo/guardar como y seleccionando platilla de documento en el desplegable guardar como tipo.

En cualquiera de los dos casos siempre y cuando la plantilla se haya guardado en la carpeta adecuada, aparecerá en el cuadro de diálogo General y podremos seleccionarla siempre que deseemos.

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3.3. Plantillas predefinidas

Cada vez que creamos un nuevo archivo, Word proporciona una serie de plantillas predefinidas que pueden seleccionarse para hacer documentos. El número de plantillas y asistentes que aparezcan dependerá de la instalación de Office.

Aunque hay disponibles muchas plantillas, conviene que no trabajes ahora con todas porque algunas introducen conceptos que pueden resultarte desconocidos por ahora. 3.4. Los asistentes

Los asistentes permiten, en algunas ocasiones, crear documentos nuevos mediante un proceso guiado paso a paso. Existen asistentes para crear cartas, sobres, etiquetas postales (ambos casos lo veremos más adelante), faxes, currículos, etc.

3.5. Crear una plantilla

Aunque ya tienes experiencia en la creación de plantillas, avanzaremos un paso más, creando una plantilla personal con una estructura y un contenido concretos. Nuestro objetivo será crear una plantilla para solicitar la autorización familiar para salir fuera del centro con nuestros alumnos a realizar una visita.

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Unidad 2: Trabajando con las columnas, los tabuladores, los bordes y los rellenos

Objetivos:

• Formatear un documento con distintos tipos de columnas • Saber utilizar las tabulaciones • Ser capaces de poner bordes a páginas y fragmentos de un documento • Utilizar opciones avanzadas de formato que faciliten el trabajo • Formatear tablas con todas sus posibilidades

1. Columnas

La creación de columnas puede realizarse bien aplicando el formato de columnas a un texto ya escrito, bien seleccionando la característica de columnas antes de escribir el texto. La primera de las opciones, parece la más adecuada, ya que Word intenta hacer una distribución de texto equilibrada entre ambas. La segunda de las opciones requiere definamos previamente las características de las columnas y que, una vez escrito el texto en la columna izquierda, insertemos un salto de columna donde consideremos oportuno para que pase a la columna derecha todo lo que queda por debajo del salto; esta segunda posibilidad parece más adecuada cuando deseamos dejar desequilibrado el número de líneas de una u otra columna; sin embargo, su comportamiento es más rígido: en el primer caso, si insertamos texto, ambas columnas se reequilibran, si lo hacemos en columnas creadas con salto, el texto se incorpora en la columna donde pongamos el punto de inserción.

En cualquier caso, la creación de columnas la haremos desde Formato/Columnas y seleccionando en el cuadro de diálogo las opciones deseadas:

Además de las columnas preestablecidas, puede determinarse el número de columnas o configurarlas manualmente. Desmarcando columnas de igual ancho, puede configurarse cada columna con un ancho y un espaciado concretos entre ambas. Además, puede introducirse una línea separadora entre las columnas.

La aplicación del formato de columnas puede hacerse a todo el documento, al texto seleccionado, a una sección, etc.

Recuerda que cada vez que cambies el formato de columnas, Word insertará un salto de sección continuo, lo que permite que en una página haya una estructura compleja mezclando una o varias columnas.

Si utilizamos columnas muy estrechas, no conviene usar el ajuste justificado que puede dejar muchos espacios en blanco para realizar el ajuste o, si lo usas, utilizar la separación de palabras con guiones.

La verificación de la casilla Empezar columna permite insertar, desde ese punto, el salto de columna. El texto que haya a partir del punto de inserción se desplazará al inicio de la siguiente columna.

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2. Tabuladores

Las posiciones de los tabuladores se utilizan, sobre todo, para alinear columnas de texto. Hay cinco tipos de tabulaciones que pueden seleccionarse desde la regla o desde Formato/tabulaciones: izquierda, centrada, decimal y barra. Para completar cada espacio entre tabulaciones, podemos elegir un relleno de puntos, guiones o guión bajo continuo.

Por defecto, la plantilla normal lleva establecidas tabulaciones a la izquierda, cada 1,25 cm. Es decir, que cada vez que pulsemos la tecla TAB, el cursor se desplazará hacia la derecha 1,25 cm.

2.1. Tabulaciones desde la regla

La regla permite definir las tabulaciones, seleccionando el tipo desde el botón que aparece a su izquierda, cada vez que lo hagamos, aparecerá el símbolo correspondiente en el lugar en que situemos el punto de inserción.

2.2. Tabulaciones desde el menú

Desde formato/tabulaciones, accedemos al cuadro de diálogo tabulaciones, en el que podemos cambiar todos los parámetros de los tabuladores preexistentes y, además, seleccionar rellenos para los espacios entre tabuladores.

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Trabajar con el menú puede ser más exacto que hacerlo desde la regla, ya que podemos marcar la distancia concreta. Además, es posible eliminar todas las tabulaciones existentes en la posición que se encuentra el cursor.

2.3. Eliminar tabulaciones

Al acabar el trabajo, puede ser una buena idea quitar las tabulaciones personalizadas (sobre todo si, como en este caso, hemos usado tabulación de barra, que aparece cada vez que pulsamos intro), de esta forma, se reestablecen las predeterminadas. Para hacerlo, basta con ir a la regla y arrastrar cada una de las tabulaciones marcadas al interior del documento.

3. Bordes y rellenos

3.1. Bordes de párrafo

Una de las barras de herramientas que nos serán más útiles en Word es la de tablas y bordes. Conviene tenerla activada siempre.

Las funciones estilo de línea, grosor de línea, color del borde, borde a aplicar y sombreado, permitirán añadir bordes y sombreados a los párrafos.

Antes de insertar un borde, es necesario preparar su aspecto mediante las siguientes herramientas:

Seleccionar el párrafo, aplicando el tipo de

borde deseado sería la siguiente operación.

3.2. Relleno

Finalmente, si deseamos proporcionar sombreado al párrafo, podríamos optar por los colores que se nos ofrecen en el desplegable o personalizar el color mediante la opción más colores de relleno.

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3.3. Bordes y sombreados desde el menú

Aunque es más cómodo trabajar desde la barra de herramientas, algunas configuraciones de los bordes y los rellenos, precisan un trabajo más específico que podemos hacer desde el menú formato/bordes y sombreado.

Además de poder utilizar bordes sombreados o en tres dimensiones, las opciones permiten fijar la distancia que habrá entre el borde y el texto. Línea horizontal, facilita diferentes diseños de línea para insertar en el documento.

Bordes de página Los bordes de página pueden establecerse desde la solapa diseño, del comando configurar página y desde formato/bordes y sombreado. Aquí se incorpora una novedad: el desplegable arte, que proporciona distintos dibujos para usar como bordes; también es especialmente útil el desplegable aplicar a (secciones, documento completo...) En este caso, como en el anterior, las opciones de configuración facilitarán la consecución de un borde adecuado a nuestras necesidades: distancia, incluir encabezados o pies.

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Unidad 3: Algunos trucos de formato

Objetivos:

• Trabajar con nuevos aspectos de edición y formato y practicar con otros ya conocidos pero no habituales.

• Controlar las distintas opciones de párrafo y línea

1. Copiar formato

En Word es posible copiar el formato de un párrafo (sangrías, espaciados, especiales) o el de una fuente (tipo, aspecto, atributos, color...) a otras partes del documento. El botón copiar formato permite aplicar, mediante copia, un formato determinado a otras partes del documento. Para utilizarlo, basta con marcar el texto cuyo formato queremos copiar (si se trata de un párrafo, el párrafo completo o, al menos hacer la marca desde el borde izquierdo), y hacer doble clic en la herramienta copiar formato (si se va a copiar en varios lugares) o hacer un solo clic (si se va acopiar el formato sólo una vez). El cursor aparecerá acompañado de una brocha con la que marcaremos el texto destino de la copia de formato.

La modalidad de copiar formato se deshabilitará automáticamente a la primera copia si la hemos habilitado con un solo clic. Si lo hemos hecho con doble clic, una vez copiado el formato a todas las partes del texto deseadas, será necesario desactivarla volviendo a pulsar sobre el botón copiar formato.

2. Secciones y copiar formato entre secciones.

En la primera unidad de este curso, hacíamos referencia a las secciones, con motivo de los encabezados y pies de página alternos; aquí veremos algunas particularidades más de las secciones:

Para copiar el formato de una sección, como por ejemplo, valores de márgenes y columnas de estilo periodístico, en primer lugar, debemos cambiar a vista Normal.

1. Después, seleccionamos el salto de sección al final de la sección que contenga los formatos que deseamos copiar y pulsamos el botón de Copiar de la barra de herramientas estándar.

2. Por último, pegamos (pulsando el botón Pegar) el salto de sección a una nueva ubicación; el texto situado antes del salto recibirá el formato de la sección.

3. Si queremos usar el formato de una sección determinada en otros documentos, podemos almacenar el salto de sección como un elemento de Autotexto y después insertarlo cuando deseemos duplicar el formato de la sección.

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3. Volver al lugar donde lo dejamos

Cuando trabajamos en un documento complejo y grande, o en múltiples sesiones de edición puede sernos útil al comenzar a trabajar ir a donde lo dejamos la última vez.

Basta usar Shift + F5 para saltar rápidamente a donde estaba trabajando. Recuerda que no es lo mismo Shift + F5 que la tecla de bloqueo de mayúsculas, en este caso sólo se activaría la función F5 para activar Ir a...

4. Librarse de todo el formato

Cuando trabajamos con un documento con múltiples formatos o traemos importado un texto cuya estructura de formatos es compleja y queremos librarnos de golpe de ella podemos realizar las siguientes acciones.

1. Selecciona el texto entero

2. Corta o copia la selección al Portapapeles

3. Abre el Bloc de Notas (inicio/programas/accesorios/bloc de notas)

4. Pega allí todo el texto y con esto perderá todo el formato

5. Vuelve a un archivo nuevo de Word y pega el texto

5. Guardar y cerrar múltiples archivos

En la anterior versión había un comando en el menú Archivo (guardar todo), pero no existe en la versión 2000, para solucionarlo:

• Oprime la tecla MAY y mantenla oprimida mientras abres el menú Archivo. Con ello el comando guardar cambia a Guardar todo. Cerrar también se convierte en Cerrar Todo.

6. Justificar texto haciendo clic en el punto de inserción

Word 2000 incorpora una nueva característica, hacer clic y escribir, que permite establecer la justificación para una nuevo texto en el documento, simplemente haciendo clic dos veces (recuerda que no es lo mismo hacer doble clic que hacer clic dos veces) sobre cualquier espacio en blanco. Al hacerlo, el cursor aparecerá acompañado de un icono que representará la alineación izquierda, derecha o central, en función de si nos encontramos a la izquierda, derecha o centro del documento.

Basta hacer doble clic, comenzar a escribir y la alineación será la deseada.

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Unidad 4: Tablas Objetivos:

• Mejorar la edición de un documento de Word mediante el uso de Tablas.

1. Tablas para maquetar

Word es un programa de procesamiento de textos, pero puede dar problemas a la hora de maquetar documentos complejos que introduzcan textos, columnas e imágenes a la manera de un periódico. Por eso, podemos usar las tablas para establecer una rejilla de maquetación en la que iremos añadiendo los elementos del documento. Finalizado el proceso, podemos quitar todos los bordes de la tabla y lo tendremos listo para imprimir.

Esta estructura podemos fijarla previamente, como hacen los periódicos, obligando a quien escriba a ajustar el contenido a la rejilla. Ello puede ser muy útil en el caso de la edición de revistas de centro: cada grupo se encarga de una página que previamente habrá diseñado el coordinador. Ellos tendrán que rellenarla sin cambiar la estructura.

Práctica 1:

En un documento nuevo, prueba a hacer el ejemplo siguiente:

1. Pon todos los márgenes a 1,5 cm. 2. Intenta copiar el modelo que aparece en el digital, que

está en la carpeta de soluciones, puedes hacerte una idea de su aspecto viendo la imagen de la derecha. Ábrelo o imprímelo; fíjate que aparecen bordes decolumna o fila en gris (no se imprimirán) y en negro (sí se imprimirán); hemos jugado con el desplegable bordes para unificar o separar texto. Dale el contenido que desees, si puedes, aprovecharlo para algún trabajo que tengas que hacer en tu centro, mejor.

3. Las imágenes que hemos empleado son bola.jpg, teatro.gif y chicos.jpg, y las encontrarás en la carpeta documentos.

Este será uno de los trabajos que tendrás que mandar al tutor al finalizar el módulo, así que guárdalo con el nombre tu-login maquetación en la carpeta de trabajo.

Recomendaciones para hacer el ejercicio

• En muchas ocasiones, es preferible usar varias tablas, una debajo de otra, que una sola

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con una estructura muy compleja. • En una tabla, si varías el ancho de una columna manualmente, el cambio se aplica a toda la

columna, si quieres variar sólo el borde de una celda, tendrás que marcarla primero (celda en negro)

• Te serán de útiles las opciones de combinar y dividir celdas. • Si quieres que varias columnas o filas tengan el mismo tamaño, no te esfuerces e hacerlo

manualmente, márcalas y, en el menú tabla, entra en autoajustar y trabaja con distribuir uniformemente. El comando insertar, te permitirá, además de hacer la tabla propiamente dicha, añadir cuantas filas, columnas o celdas desees.

• Si te sobran algunas, además de combinarlas con otras, puedes usar eliminar. • Ocultar o mostrar líneas de división te muestra u oculta los bordes que no se imprimirán (en

gris). En nuestro ejemplo los hemos dejado a la vista para que puedas hacerte una idea de la rejilla.

• Si necesitas que quede un mínimo espacio entre las columnas para que el texto no se amontone, en propiedades de la tabla/tabla, puedes establecer una sangría.

• Además, puedes particularizar los márgenes para cada columna desde propiedades de la tabla/celda/opciones.

• Entre las opciones, merece la pena destacar las de ajustar texto y reducir texto hasta ajustarlo. Con la primera marcada, cuando introduzcas texto en una celda, variará su largura, pero no su ancho. Con la segunda marcada, el tamaño de la celda permanecerá invariable, pero el tamaño del texto se reducirá para ajustarse al tamaño de la celda.

Dentro de la barra de herramientas barras y bordes, hay algunas que pueden sernos muy útiles a la hora de trabajar el aspecto de una tabla, puedes verlas en la imagen de la derecha. 2. Tablas como gráficos, dibujar tablas

Si deseamos tener un control total sobre la tabla, lo mejor es dibujarla, en vez de insertarla. La herramienta dibujar tabla, permite hacer un diseño muy personalizado, insertando tablas dentro de tablas... como el del siguiente ejemplo que puedes reproducir en un archivo en blanco.

Práctica 2: Intenta hacer esta tabla, Guarda tu trabajo en tu carpeta de trabajo.

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3. Tablas para calcular

Una tabla puede servirnos como una pequeña hoja de cálculo, mediante la introducción de fórmulas. Para realizar esta tarea, usamos la herramienta fórmulas que aparece en el menú tablas. Las fórmulas las seleccionaremos desde el desplegable pegar función o las escribiremos directamente en el campo fórmula, bien como función, bien como fórmula, teniendo en cuenta que podemos usar los signos +. -, *, /)

Si, por ejemplo, queremos usar expresiones tales como sumar encima o sumar izquierda, escribiremos en fórmula =SUM(AVOBE) o =SUM(LEFT) respectivamente.

Si lo que queremos es operar con un determinado rango de celdas, lo escribiremos detrás del igual, por ejemplo =C2+C5, si se trata de dos celdas o =SUM(C2:C5) se se trata de todas las celdas comprendidas entre ambas.

4. Tablas para ordenar

Dentro de una tabla, puedes ordenar cualquier secuencia de filas, desde Tabla/ordenar sólo tienes que elegir en los desplegables de la ventana, las preferencias de orden. De momento, en ordenar por, sólo usaremos la elección párrafos, ya que hablaremos de los campos más adelante; determinar el tipo (texto, numérico o fecha) y el orden (ascendente o descendente). Finalmente, decidir si, en caso de coincidencias para la primera columna, se aplicará algún criterio para la segunda, y lo mismo con la tercera.

Observa que es importante trabajar definiendo si la lista es con encabezado o sin encabezado para decidir si el encabezado se ordena con el resto de las entradas.

5. Tablas para hacer gráficos

Cualquier tabla con apartados numéricos es susceptible de ser representada en un gráfico estadístico.

• Es necesario marcar la zona a representar. • Sólo podemos usar tablas para hacer gráficos si en la instalación de Office tenemos

Microsoft Graph, (el gráfico es un objeto creado con esta herramienta). Para insertar

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gráfico, colocamos el cursor, entramos en insertar/objeto/gráfico de Microsoft Graph 2000 y aceptamos.

• Aparecen el gráfico, la tabla para editarlo y un menú de herramientas de gráficos como el que ves en la figura. El gráfico es editable en este momento y se desactiva haciendo clic fuera de él. Para volver a activarlo, basta con hacer doble clic sobre él.

En primer lugar, disculpa por la orientación de la barra que aparece en la página siguiente, pero un tamaño menor dificultaría su lectura.

La barra de menús se transforma añadiendo nuevos elemento o modificando el contenido de los ya existentes para permitir trabajar con gráficos.

La fuente, tamaño, aspecto... que se seleccionen en la zona coloreada de verde se aplicarán al texto seleccionado en el gráfico.

El botón formato de ejes (en azul) con las tramas, la escala, la fuente y la alineación y orientación del texto (vertical, horizontal, en ángulo...)

Insertar archivo (en morado), facilita la inserción de archivos de datos provenientes, por ejemplo de Excel.

La hoja de datos que acompaña al gráfico (no la tabla que hemos creado), puede mostrarse u ocultarse usando el botón hoja de datos.

Desde las herramientas marcadas en gris, podemos modificar el formato y posición de los datos de los ejes (estilos moneda, porcentual, millares, aumentar o disminuir decimales) y cambiar su posición.

Los botones columnas y filas (en lavanda) facilitan el dibujo del gráfico atendiendo a los datos por columnas o por filas.

Es posible incluir la tabla en la zona de gráficos mediante la herramienta tabla de datos.

El desplegable tipo de gráfico facilita la selección de la modalidad de gráfico que deseamos aplicar, como puedes ver debajo:

Mediante las líneas de cuadrícula de los ejes podemos decidir si aparecen líneas

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desde el eje x, desde el eje y o desde ambos, formando así una cuadrícula interna.

También podemos determinar si queremos que aparezca la leyenda en el gráfico, la barra de dibujo en el inferior del documento o cambiar el relleno de cualquiera de las series.

6. Filas de título

Puede darse el caso que una tabla ocupe más de una página; entonces interesa que las filas de título aparezcan cada vez que se produce el salto de página. Si lo hacemos manualmente e insertamos una fila más, por ejemplo en la primera página, la fila de título bajará una fila, con lo que dejará de aparecer como primera fila de la página segunda. Por eso, conviene usar la opción repetición de filas de título que aparece en el menú tabla. De esta forma, todos los cambios que se produzcan en la primera aparición de la fila de título, quedarán reflejados en todas las demás.

7. Convertir tabla en texto y texto en tabla

Para convertir una tabla en texto, hemos de seguir los pasos siguientes:

• Selecciona las filas o la tabla que desees convertir en párrafos. • En el menú Tabla, elige Convertir y, a continuación, haz clic en Tabla en texto. • En Separadores, haz clic en la opción del carácter separador que desees utilizar

como límite de las columnas. Las filas se separan con marcas de párrafo.

Para convertir un texto en una tabla, hemos de seguir los pasos siguientes:

• Selecciona el texto que deseas convertir.

• En la ventana correspondiente selecciona los parámetros necesarios:

o Número de filas/columnas

o Autoajuste o Formato de tabla o Marcas de separación.

Según ellas, el texto se distribuirá entre las celdas por párrafos, por tabulaciones, por puntos y coma o por otras marcas que hayamos introducido.

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Unidad 5: Automatizando tareas

Objetivos

• Ser capaces de realizar búsquedas y substituciones de texto con formato y otras acciones avanzadas de búsqueda

• Manejar las revisiones ortográfica y gramatical con criterios didácticos. • Utilizar el diccionario de sinónimos como herramienta didáctica. • Manejar las revisiones ortográfica y gramatical con criterios didácticos. • Utilizar el diccionario de sinónimos como herramienta didáctica.

1. Buscar y reemplazar texto con formato Suponemos que ya conoces la opción Buscar y reemplazar que está en el menú

edición (también puede activarse con doble clic sobre la marca de página de la barra de estado o usando el botón seleccionar objeto de búsqueda que aparece entre las dos flechas de la barra de desplazamiento vertical). Esta herramienta, además de sus funciones ya conocidas, nos permite realizar búsquedas (o búsquedas y sustituciones) de formatos concretos.

Supón que has escrito un texto con varias apariciones del nombre de tu centro. Una vez finalizado, te das cuenta que has escrito ese nombre unas veces con negrita y cursiva y otras con subrayado, y te planteas que todas las apariciones del nombre del centro sean iguales, con negrita y cursiva. Para conseguirlo de forma automática, tendrías que entrar en edición/reemplazar o edición/buscar (seleccionando la solapa reemplazar) y, desplegando más, configurar el cuadro de diálogo como sigue:

Así buscará todas las apariciones de C.P. Los pinos, pero necesitamos que busque sólo las que están en subrayado, por eso, abriremos el desplegable Formato y seleccionamos Fuente, para marcar el estilo de fuente subrayado. Con esta instrucción, sólo buscará las coincidencias con C.P. Los Pinos (en nombre y en formato).

A continuación tendremos que pasar a la opción reemplazar. Se trata de que configuremos el cuadro de diálogo para que reemplace C.P. Los Pinos por C.P. Los Pinos, pero, en este caso, con las características de fuente negrita y cursiva.

Fíjate que, mediante estas opciones, podemos buscar y reemplazar determinados elementos de formato y especiales:

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2. Buscar y reemplazar palabras de la misma familia Esta opción sólo está disponible si ha habilitado el inglés como idioma de edición.

1. En el menú Edición, haz clic en Buscar o Reemplazar. 2. Si no se muestra la casilla de verificación Buscar todas las formas de la palabra,

haz clic en Más. 3. Activa la casilla de verificación Buscar todas las formas de la palabra. 4. En el cuadro Buscar, escribe el texto que desees localizar. 5. Si deseas reemplazar el texto, introduce el texto de sustitución en el cuadro

Reemplazar con. 6. Haz clic en Siguiente, Reemplazar o Reemplazar todos. 7. Si el texto de sustitución es ambiguo, haz clic en la palabra que mejor se adapte al

significado deseado.

Por ejemplo, "visto" puede ser un sustantivo o un verbo; haz clic en "ve" para reemplazar sustantivos y en "viendo" para reemplazar verbos.

3. Buscar errores ortográficos

El uso de la revisión ortográfica de Word es una cuestión controvertida: desde el profesorado que piensa que es una ayuda para el aprendizaje de la ortografía, hasta el que prohíbe que se utilice el procesador de textos para evitar que los errores ortográficos se solapen, hay opiniones para todos los gustos.

En cualquier caso, el hecho es que los procesadores de textos o, en este caso, usando la más adecuada expresión iberoamericana, los procesadores de palabras, ayudan a producir textos y la experiencia personal me permite afirmar que los correctores ortográficos ayudan a la mejora de la ortografía, siempre y cuando se utilicen de una forma pedagógica.

Que el programa detecte automáticamente un error ortográfico es un importante elemento de alerta para quien escribe: le obliga a detenerse, si está configurado para que se haga la revisión mientras se escribe, o a pasar el corrector una vez escrito el texto, si la configuración no permite la revisión inmediata y se ha creado el hábito de corregir.

Y el hábito de corregir se convierte en un segundo elemento a favor del uso de los correctores ortográficos; puede pretextarse que se trata de una corrección de signos, no de significados, pero es un paso dentro del proceso de construir textos, aunque no el primero.

Una metodología de la creación de textos con el procesador podría partir de la flexibilidad que permite el programa y que podríamos dictar así:

• primero apunta las ideas básicas, cada una en un párrafo, y sin preocuparte del orden;

• segundo, desarrolla cada párrafo;

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• tercero, pasa el corrector; • cuarto relee y ordena los párrafos, los conceptos; • quinto, y último, da lo que Emilia Ferreiro llama la "mise en page", la puesta en

escena del escrito, porque un formato final adecuado al contenido implica su comprensión y es preciso comprender un texto para explicarlo bien, pero también para formatearlo bien.

Es en este contexto pedagógico de la escritura donde la corrección ortográfica cobra sentido. Un fallo detectado implica un proceso de alerta, reflexión y decisión. Word no hace más que proporcionar una lista de palabras que provoca en quien lo usa la reflexión acerca de la naturaleza del error y la decisión por otra palabra para subsanarlo, mucho más de lo que conseguiríamos con el típico dictado casi automático. Y para el alumnado de niveles altos, que puede utilizar palabras desconocidas por unos diccionarios informáticos tan útiles como insuficientes, el momento de la decisión es mayor cuando les rechaza una palabra y creen que es correcta: añadirla al diccionario electrónico implica la seguridad de que es correcta o la consulta del diccionario libro o del diccionario electrónico (hasta la Real Academia lo publica).

Ante la duda de activar la revisión ortográfica mientras se escribe o desactivarla para

utilizar la revisión al final del documento, creo que es mejor la segunda opción en los niveles educativos inferiores, aunque en los intermedios pueden utilizarse ambas de forma indistinta, la fatídica marca roja que señala el error conlleva un riesgo que es preferible no correr: la ruptura del discurso. (Recuerda que esta opción se activa o desactiva desde herramientas/opciones/ortografía y gramática).

En este curso intermedio, no vamos a hacer prácticas de corrección, se supone que

es una técnica dominada, pero si se trata de hacer un uso didáctico del procesador de textos. Pero una cosa es que no vayamos a hacer esas prácticas y otra que no nos ocupemos de la corrección ortográfica, al fin y al cabo, necesitamos conocer algunas herramientas que facilitarán nuestro trabajo: 4. Guiones

En este curso, cuando hemos trabajado con más de dos columnas, hemos recomendado la utilización del ajuste izquierdo, para evitar los espacios en blanco que Word utiliza para compensar las líneas en el ajuste justificado, pero también podemos configurar nuestro documento para activar la división automática con guiones al final de la línea desde herramientas/ idioma/ guiones. Como elementos configurables aparece la posibilidad de no dividir las palabras en mayúsculas, determinar a qué distancia del margen derecho comenzará la división con guiones, limitar el número de guiones en líneas

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consecutivas o hacer una división manual de las palabras. En este último caso, el programa recorre el documento y muestra propuestas de división que pueden aceptarse o rechazarse.

5. Consideraciones sobre los diccionarios

El corrector ortográfico compara las palabras del documento con las del diccionario principal. El diccionario principal contiene la mayoría de las palabras comunes, pero es posible que no incluya nombres propios, términos técnicos, acrónimos, etcétera. Para evitar que el corrector ortográfico pregunte por tales palabras, puedes agregarlas a un diccionario personalizado.

Microsoft Word incluye un diccionario personalizado integrado, pero también puedes

crear tus propios diccionarios personalizados. Por ejemplo, puedes crear un diccionario para cada asignatura, o crear diccionarios específicos para utilizarlos al revisar texto en otros idiomas. Para poder utilizar un diccionario personalizado en la revisión ortográfica, es necesario activarlo. Puedes activar un máximo de 10 diccionarios personalizados a la vez.

5.1. Crear un diccionario personalizado

1. En el menú Herramientas, haz clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Ortografía y gramática. Selecciona Diccionarios/Nuevo.

2. Escribe un nombre para el diccionario personalizado y Guarda. 3. Si sólo deseas utilizar el diccionario cuando vayas a corregir textos en otro idioma,

selecciona el nombre del diccionario y, a continuación, haz clic en el idioma. 4. Antes de que puedas utilizar el diccionario personalizado para revisar la ortografía, es

necesario activarlo. En el cuadro Diccionarios personalizados, comprueba que esté activada la casilla de verificación situada junto al nombre del diccionario.

5. Ahora puedes agregar palabras al diccionario personalizado mientras realizas la corrección ortográfica. También puedes agregar, eliminar o modificar palabras directamente en el archivo del diccionario personalizado.

6. La próxima vez que revises la ortografía, Microsoft Word utilizará todos los diccionarios personalizados activos.

7. No olvides desactivar la casilla de verificación Sólo del diccionario principal de la ficha Ortografía y gramática.

5.2. Agregar palabras a un diccionario personalizado durante la revisión ortográfica

1. Comienza la revisión desde Ortografía y gramática 2. En el cuadro No se encontró, comprueba que aparece la palabra que deseas

agregar al diccionario personalizado. 3. Para seleccionar el diccionario personalizado en el que deseas agregar palabras, haz

clic en Opciones. Elige un diccionario del cuadro Diccionario personalizado y, a continuación, haz clic en Aceptar. Si el diccionario personalizado no aparece en la lista, deberás activarlo.

4. Haz clic en Agregar.

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5.3. Agregar, modificar o eliminar palabras directamente de un diccionario personalizado

1. En el menú Herramientas, haz clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Ortografía y gramática.

2. Haz clic en Diccionarios. 3. Selecciona el diccionario que desees modificar. Asegúrate de no desactivar su casilla

de verificación. 4. Haz clic en Modificar. 5. Agrega, elimina o modifica las palabras del diccionario personalizado. 6. Si estás escribiendo, presiona la tecla ENTRAR después de cada palabra para

incluirla en una línea independiente. 7. Cuando termines de realizar las modificaciones, guarda y cierra 8. Cuando modifiques un diccionario personalizado, Microsoft Word desactivará la

revisión automática. Después de cerrar el archivo del diccionario, puedes volver a activar la revisión ortográfica automática.

6. Revisión gramatical

La revisión gramatical de un documento va unida a la revisión ortográfica en herramientas/opciones/ortografía y gramática, desde donde podemos activarla o desactivarla.

Dada la complejidad de las explicaciones gramaticales que proporciona Word, su uso educativo está restringido a niveles de enseñanzas medias y la decisión del uso tiene que tomarla el profesorado, una vez analizado su comportamiento. Conviene, pues, tenerla activada durante un tiempo para analizar su utilidad y su adecuación al nivel.

La revisión gramatical no se activa hasta el final de la frase, una vez puesto el punto, el corrector marca en verde los posibles errores gramaticales.

La revisión gramatical también admite la configuración multilingüe. Una opción interesante de herramientas/opciones/ortografía es la verificación de la

casilla estadísticas de legibilidad, que proporciona una exhaustiva información sobre el análisis ortográfico y gramatical del documento.

7. Sinónimos

El uso de los sinónimos provoca parecidos reparos entre el profesorado que los que provoca la ortografía, sin embargo, es innegable que es una buena herramienta para adquirir vocabulario, siempre que se use con un criterio didáctico. De todos modos, la única diferencia existente entre el uso del diccionario de sinónimos tradicional y el electrónico es el formato.

Los sinónimos en otros idiomas se activan cuando Word detecta que se está escribiendo en uno de los idiomas que tiene habilitados.

Recuerda que, para usarlos, es necesario poner el cursor en la palabra deseada y entrar en Herramientas/idioma/sinónimos.

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Unidad 6: Los "autos" de Word Objetivos:

• Utilizar los automatismos que ofrece el programa Word: autotexto, autocorrección, autoformato, autocompletar y autorresumen

• Utilizar los automatismos que ofrece el programa Word: autotexto, autocorrección, autoformato, autocompletar y autorresumen

• Se capaces de definir y utilizar estilos de párrafo y de carácter.

1. Autotexto

Word permite insertar nombres, frases, palabras y otros caracteres que se utilizan frecuentemente en un documento. Dentro de insertar/autotexto hay predefinidas algunas expresiones como saludos, líneas de atención, encabezados y pies habituales. Pero se pueden agregar entradas manuales a la lista de autotextos, de forma que cuando se escribe la palabra corta que identifica al autotexto y se pulsa F3, el nombre completo aparece.

Para insertar una entrada de autotexto, primero es necesario escribirla con el formato que queramos darle. A continuación, la marcamos y entramos en insertar/autotexto/nuevo que muestra en una ventana el texto que se seleccionó. Es necesario dar una referencia a la entrada de autotexto, por lo que sustituimos el texto original por un identificador corto y aceptamos.

Una vez creada la entrada de autotexto, basta con escribir el identificador, cada vez que queramos insertarlo y pulsar F3.

2. Autocorrección

Las entradas de autotexto pueden modificarse desde insertar/autotexto/autotexto. Además, en la solapa autocorrección, podemos añadir entradas de forma que cuando se

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escribe el identificador, aparezca el autotexto, sin necesidad de pulsar F3. Esta opción puede acarrearnos problemas si introducimos identificadores habituales en la escritura, ya que siempre que se produzca esa combinación de letras, funcionará la autocorrección.

Por otra parte, la autocorrección permite mejorar la calidad ortográfica de un documento, ya que lleva predefinidas numerosas incorrecciones ortográficas y gramaticales que corrigen automáticamente el texto. Además de eso, puede convertir determinados grupos de letras o signos en signos y abreviaturas comerciales.

Si entras en formato/autoformato/opciones/autocorrección, puedes comprobar la

lista de autocorrecciones que proporciona el programa.

Observa que puedes definir

excepciones a las normas de mayúsculas que aparecen seleccionadas.

La verificación de la casilla reemplazar texto mientras se escribe, facilita la autocorrección de todos los elementos que aparecen en la lista a la que puedes echar un vistazo. A esa lista puedes añadir entradas desde reemplazar... con, o eliminarlas seleccionando una y pulsando eliminar.

A diferencia de lo dicho cuando hablábamos de ortografía, en este caso, la corrección es inmediata, por lo que también es inconsciente para el usuario y no permite la reflexión sobre el error. No puede predefinirse en una plantilla la no verificación de reemplazar texto mientras escribe, es necesario hacerlo manualmente. De todos modos, cuando un documento se guarda sin esta característica, cuando se vuelve a abrir, permanece desactivada; es más, si desactivamos esta característica en un documento, no volverá a activarse en los documentos siguientes hasta que no lo hagamos manualmente.

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3. Autoformato

Autoformato se utiliza para aplicar diferentes tipos de formato de texto todos a la vez. También puede corregir líneas extra o sangrías en listas numeradas o con viñetas. Además, puede comprobar cada cambio de autoformato y confirmar si se acepta o no.

Esta característica la podemos usar mientras escribimos (autoformato mientras escribe).

Para ver las opciones de autoformato, podemos entrar en formato/autoformato/opciones: se nos presenta un cuadro de diálogo con los ya conocidos autotexto y autocorrección, además de autoformato y autoformato mientras escribe. En ambas podemos seleccionar qué características de autoformato queremos seleccionar.

Si el autoformato mientras escribe no está seleccionado, podremos aplicarlo desde Aplicar formato ahora en la modalidad automática o en la de aceptar cada cambio.

De autoformato mientras se escribe podemos resaltar algunos elementos interesantes:

• Algunas veces, cuando comienzas un documento, escribes una frase, pulsas dos veces intro, y la frase se convierte en un título para, posteriormente, seguir escribiendo en texto normal. Esa característica, que despista al principio, puede evitarse desmarcando títulos.

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• Las listas automáticas con viñetas o números permiten aplicar automáticamente el formato de lista con viñetas o números a una lista si, al principio de un párrafo, se escribe un asterisco (*), un signo > o un guión (-) seguido de un espacio o una tabulación. Al presionar la tecla ENTRAR para agregar el siguiente elemento de la lista, Word inserta automáticamente la siguiente viñeta. Para finalizar la lista.

• Dar al primer elemento de las listas el formato del anterior, repite automáticamente el formato de carácter aplicado al principio de un elemento de lista. Por ejemplo, si la primera palabra o frase de un elemento de lista está en negrita, Word aplicará automáticamente el formato de negrita a la primera palabra o frase del siguiente elemento de la lista.

• Definir estilos basándose en el formato personal, crea nuevos estilos de párrafo basándose en el formato manual que se haya aplicado en el documento. De esta forma, si hemos usado manualmente un párrafo con sangría francesa de 2 cm y sangría derecha de 1,5, el siguiente párrafo también será así.

El cuadro de diálogo autocorrección, lo encontramos también en herramientas/ autocorrección.

4. Autocompletar Los autotextos predefinidos de Word, aparecen en etiquetas amarillas cuando

comenzamos a escribir una palabra o una expresión que comienza por las mismas letras que el autotexto predefinido, este elemento de ayuda, aunque es útil para muchos, puede resultar molesto para algunos usuarios que prefieren desactivarlo, así se hace:

• En el menú Insertar, elige Autotexto y, a continuación, haz clic en Autotexto. • Activa o desactiva la casilla de verificación Mostrar sugerencia de Autocompletar

para Autotexto y fechas.

5. Autorresumen El autorresumen de Word tiene toda la fiabilidad que queramos conferirle, es cuestión

de utilizarlo como prueba algunas veces y valorar los resultados obtenidos. Para utilizarlo, es preciso seguir estos pasos:

1. En el menú Herramientas, haz clic en Autorresumen. Para cancelar un resumen en ejecución, presiona la tecla ESC.

2. En Tipo de resumen, haz clic en el modo en que desees ver el documento: Resaltar puntos principales u Ocultar todo excepto el resumen sin salir del documento original.

3. En el cuadro Porcentaje del original, escribe o selecciona el nivel de detalle que desees incluir en el resumen.

4. Si no quieres que Autorresumen reemplace las palabras clave y los comentarios existentes, en la ficha Resumen del cuadro de diálogo Propiedades (menú

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Archivo), desactiva la casilla de verificación Actualizar estadísticas del documento.

5. Haz clic en Aceptar. 6. Para optimizar la forma de presentación del documento, utiliza las siguientes

opciones de la barra de herramientas Autorresumen:

• Para ajustar el nivel de detalle, arrasta el control deslizante o haz clic en la flechas del cuadro Porcentaje del original

• Para pasar a destacar o mostrar solamente los puntos principales, haz clic en Resaltar o mostrar sólo puntos principales

7. Cuando termines, haga clic en Cerrar de la barra de herramientas Autorresumen.

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Unidad 7: Formularios Objetivos:

• Saber trabajar con formularios y utilizarlos en el trabajo docente • Manejar la creación de cartas y otros documentos personalizados • Crear documentos interactivos a base de hipervínculos y marcadores

1. ¿Qué es un formulario?

Podemos decir que un formulario es un documento electrónico destinado a ser rellenado por los usuarios mediante verificaciones de casillas, elecciones en listas o rellenado de campos. Este documento suele partir de una plantilla en la que está creado el formulario y su destino puede ser guardarlo en disco, imprimirlo, enviarlo por correo electrónico e, incluso, publicarlo en la Web.

Es habitual que en los centros educativos, usemos fichas para recabar datos personales, hasta ahora, las fichas las pensábamos para rellenarlas con el bolígrafo, pero Word nos permite la creación de formularios electrónicos que pueden ser rellenados en el propio ordenador mediante la introducción de campos.

Los formularios abren un interesante campo en las aplicaciones didácticas, ya que permiten elaborar cuestionarios que el alumnado puede rellenar manualmente o en el ordenador; en este caso, el cuestionario nos lo puede devolver en papel, en disco o por correo electrónico..

2. ¿Cómo crear un formulario?

La creación de formularios puede hacerse en un texto normal, aunque, muchas veces, sobre todo si se trata de un cuestionario, es recomendable hacerlo en una tabla. Por otra parte, y teniendo en cuenta que su destino es ser rellenado por más de un usuario, lo ideal es crear una plantilla que, al abrirla, se convierta en documento. De esta forma, garantizamos que el formulario base quede sin modificaciones para que se pueda continuar usando.

La creación de formularios electrónicos se realiza mediante la apertura de su barra de herramientas correspondiente.

Como puedes ver, hay cuatro tipos de campos:

• Campo de texto: Es un campo destinado a contener información escrita con el teclado. Podemos aplicar distintos formatos de texto: normal, numérico, fecha... Definir un campo como cálculo, puede permitirnos que se reflejen en él resultados de operaciones matemáticas

realizadas con otros campos numéricos que existan en el formulario. • Casilla de verificación. Es un campo que, al hacer clic en él, se verifica o desmarca.

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• Lista desplegable, que permite seleccionar una opción de entre varias propuestas.

Cada una de las modalidades indicadas tiene una serie de opciones de configuración a las que accederemos usando el botón opciones de campos de formulario o haciendo doble clic sobre el campo insertado. Las ventanas de configuración de cada una de estas modalidades aparecen más abajo.

Verás que, en la barra de herramientas, aparecen también botones para trabajar con tablas, facilitando así la colocación de los campos de formulario en celdas.

Normalmente, cando diseñamos un formulario lo hacemos para utilizarlo más de una vez, por lo que tiene sentido crear los formularios como plantillas que podamos utilizar posteriormente para guardar el documento con los campos rellenados.

2.1. Ventana de configuración de un campo tipo texto:

• El desplegable tipo permite seleccionar las opciones del campo texto: además del texto como tal, fecha, hora, número y cálculo.

• En cada caso, el desplegable formato del texto permitirá seleccionar los parámetros que lo definan. En el caso de contenido numérico, pueden seleccionarse distintos formatos decimales y de moneda.

• El tipo cálculo incorpora el signo = en la casilla texto predeterminado para que puedan introducirse las funciones que servirán para realizar el cálculo. En los restantes tipos de texto podemos optar por dejarlo en blanco o escribir expresiones del tipo "escribe aquí".

• Tamaño máximo sirve para determinar el número de caracteres a introducir.

• Existe la posibilidad de ejecutar una macro al entrar o al salir. Imagina que se trata de un cuestionario de evaluación y que has elaborado un documento resumen del tema a valorar, puedes introducir una macro que permita el acceso a ese documento cuando se entra en el campo.

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• Cada campo de formulario se inserta como un marcador, aunque este concepto lo veremos más adelante.

• Si has introducido un campo de cálculo, la opción calcular al salir puede estar activada.

• La que tiene que estarlo siempre es relleno activado, pues de lo contrario, no puede rellenarse el campo.

• Finalmente, puede insertarse una ayuda que aparecerá en la barra de estado o al pulsar F1.

2.2. Ventana de configuración de un campo tipo casilla de verificación:

Una casilla de verificación es un cuadro que, al hacer clic, se marca o se desmarca con una X

• Si configuramos el tamaño de la casilla como automático, se adaptará al tamaño de la fuente que estemos usando. De lo contrario, es necesario marcar un campo exacto e indicar el tamaño de la casilla en puntos.

• También podemos optar por que la casilla aparezca marcada o sin marcar en valor predeterminado.

• El resto de las opciones: ejecutar macro, especificaciones y agregar ayuda, funcionan igual que hemos descrito en las casillas de tipo texto.

2.3. Ventana de configuración de un campo tipo lista desplegable:

Al entrar en un campo de lista, aparece un desplegable para que se seleccione una opción de entre las previstas.

• Desde elemento de la lista, agregamos o quitamos los elementos, en el caso de que no estemos convencidos con el orden, mover facilita el cambio de posición.

• Los campos desplegables muestran siempre la primera opción seleccionada. Si no se desea que aparezca para evitar crear confusión en cuestionarios, puede sustituirse por expresiones del tipo

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"selecciona tu respuesta" o bien escribir un signo del tipo ">" o ".", por ejemplo. No es posible dejar la primera entrada en blanco.

• Cuando se accede a un campo desplegable aparece la flecha que permite desplegarlo y se hace un poco más grande. Por eso conviene dejar algunos espacios extra tras ellos si se continúa escribiendo texto en la misma línea.

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Unidad 8: Combinar correspondencia

Objetivos:

• Enviar archivos de Word por correo electrónico • Utilizar el control de cambios, la vista esquema y el trabajo con documentos maestros y

subdocumentos • Coordinar proyectos de creación documental en grupo • n documental en grupo

1. Cómo combinar correspondencia

Pese a que el programa denomina así a esta función, su uso es más general que el de la elaboración de cartas personalizadas. Combinar correspondencia permite asociar datos a un documento de Word, de forma que al imprimir el documento o guardarlo como archivo de impresión, Word hará tantas copias como registros diferentes haya. El ejemplo más claro puede ser una carta enviada a nuestros alumnos. Lógicamente, la fuente de datos deberá contener su nombre, apellidos y dirección, además de otras cuestiones particulares de cada uno, por ejemplo una calificación. A la hora de imprimir, Word hará un documento para cada alumno. Pero este origen de datos puede servirnos también para hacer etiquetas postales, y con algún campo más, para rellenar informes de forma automática.

Así pues, la combinación de correspondencia supone introducir información en un documento (documento principal) obtenida de otro documento (el origen de datos) para crear otro nuevo que contendrá la información de ambos.

La combinación de correspondencia requerirá, pues, tres pasos:

2. Creación del documento principal

Procederemos, como en cualquier otro caso, abriendo un documento en blanco y escribiendo el documento principal, en el que tendremos que prever la ubicación de los datos que se insertarán más adelante. Posteriormente entraremos en herramientas/combinar correspondencia y, en la ventana siguiente, elegiremos Crear documento principal, seleccionando alguna de las opciones que se nos ofrecen:

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3. Creación del origen de datos

Observarás que, a medida que vamos avanzando en el proceso, se activan nuevos pasos, en este caso, origen de datos. De entre las opciones que aparecen, seleccionaremos crear origen de datos si no disponemos de ellos, en caso contrario, optaremos por alguna de las restantes posibilidades.

La creación de un origen de datos se hace desde este cuadro de diálogo:

Aparece un amplio listado de campos, se trata aquí de agregar o quitar campos a los que nos aparecen por defecto en la columna de la derecha. Teniendo en cuenta que el destino es un documento escrito, es aconsejable que se tenga en cuenta la concordancia de

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género. Así, por ejemplo, pueden preverse campos para escribir estimado o estimada, amigo o amiga, etc. según se trate de masculino o femenino.

Una vez seleccionados o agregados los campos necesarios, podemos ordenarlos mediante mover.

Tras aceptar, tendremos que guardar el origen de datos con el nombre y en la carpeta que deseemos. Con ello, tendremos creada la estructura para introducir datos, pero faltará llegar a la introducción de la información, cosa que haremos mediante modificar origen de datos:

Rellenaremos, para cada registro, sus campos correspondientes, accediendo a la

siguiente ficha mediante agregar nuevo. Si tenemos que corregir algún dato, podemos movernos entre registros usando la zona registro.

4. Insertar campos de combinación

Al aceptar, podemos pasar al documento, en el que habrá aparecido una nueva barra de herramientas:

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Desde este momento, se tratará de insertar el campo de combinación correspondiente a cada posición.

5. Finalizar el proceso

En esta última parte, podemos usar tres botones de la barra de herramientas combinar correspondencia:

• Revisar errores: para comprobar el documento principal antes de combinar para imprimir o guardar.

• Combinar al imprimir: que permite realizar la combinación y enviar los resultados por impresora.

• Combinar en un documento nuevo: realiza la combinación en un nuevo documento que tendrá tantas páginas como destinatarios de las cartas personalizadas. Puedes verlo mediante la presentación preliminar.

Combinar muestra un cuadro de diálogo que facilita la selección de los registros que queramos imprimir

En la primera columna aparecen los operadores lógicos y/o para combinar distintas selecciones; en la segunda se selecciona el campo al que se aplica el criterio de comparación, que se selecciona en el tercer desplegable; la cuarta columna permite introducir manualmente el objeto de la comparación.

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Unidad 9: Hipervínculos y marcadores Objetivos:

• Crear documentos interactivos a base de hipervínculos y marcadores

1. Hipertexto

Partamos del concepto de hipertexto: una colección de textos simples a través de los cuales es posible navegar, explorar, recorrer asociando datos e información, realizando vinculaciones entre los mismos. Mediante la inserción de hipervínculos podemos romper con la lectura lineal de un texto, facilitando un recorrido multidireccional, de forma que, a partir de referencias cruzadas entre textos de un mismo ordenador y vínculos con textos de la web, el lector pueda elegir el camino a seguir, todo ello dentro de un sistema jerarquizado que estructura la información a distintos niveles en vertical y a niveles paralelos en horizontal.

Se trata de un sistema de edición y, sobre todo, de recuperación dinámicas de la información que facilita la exploración y el descubrimiento.

Hemos hecho un pequeño ejemplo de unidad hipertextual en potencias, que se encuentra dentro de la carpeta del mismo nombre, ubicada en documentos. Son cuatro páginas gardadas en cuatro documentos completos e independientes y, a la vez interdependientes entre los que se puede navegar.

2. Insertar un hipervínculo

La herramienta hipervínculo (también puede hacerse desde insertar/hipervínculo) permite insertar un vínculo en casi todos los elementos de Word: texto, gráficos, cuadros... Basta con seleccionar el elemento que queremos enlazar y pulsar la herramienta, tras lo que obtendremos el cuadro de la página siguiente.

En vincular a se puede elegir el tipo de vínculo que vamos a establecer. Normalmente será a un archivo o página existente, pero también podemos vincularlo a un marcador, (lugar de este documento), un documento no creado o una dirección de correo electrónico para que se abra el programa de correo predeterminado con la dirección del destinatario ya puesta.

El texto que aparece suele ser el del tramo marcado, pero podemos conseguir, mediante sugerencia, que aparezca una etiqueta amarilla acompañándolo. El contenido de esta sugerencia puede ser el que escribamos o, si lo dejamos en blanco, la dirección del vínculo.

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Si sabemos el nombre de la página o archivo con la que queremos establecer el

vínculo, lo escribiremos, caso habitual cuando se dirige a una página web. Sin embargo, si se trata de un archivo que está en el propio ordenador, es preferible utilizar el área buscar. Al pulsar en archivo, se abrirá el explorador de Windows para que seleccionemos la ruta y archivo deseados. Esta forma de hacerlo es la más segura ya que garantizamos que la ruta de carpetas para llegar al archivo sea la correcta. En el caso de página web también podemos usar el botón correspondiente, entonces se abrirá el navegador de Internet y nos permitirá buscar la página en cuestión. Este proceso, sobre todo si no tenemos conexión permanente por ADSL puede ser más lento, por lo que es recomendable tener previamente preparada la dirección del enlace.

Trabajar con documentos en Word con enlaces externos a páginas Web puede ser muy interesante a la hora de proporcionarles interactividad y de dar a los alumnos opciones de investigación o de dirigir su navegación. Con los modernos sistemas RDSI o, sobre todo, ADSL, puede establecerse la conexión directamente, sólo con pulsar el hipervínculo, lo que convierte los documentos Word con enlaces en una potente herramienta de trabajo.

Cuando creamos un documento con hipervínculos a otros documentos de nuestro ordenador, y cuyo destino es copiar el archivo a otros ordenadores, hemos de asegurarnos de que los vínculos se mantienen en estos ordenadores. Lo mejor es crear una carpeta en la que guardaremos los archivos que llevan los vínculos y los archivos vinculados; será esa carpeta al completo la que copiaremos en los restantes. Otra alternativa, si se trabaja en red, es dirigir los vínculos directamente a un ordenador de la red, que tendrá que estar operativo en el momento de trabajar con los restantes equipos; en este caso, la velocidad de lectura de los datos puede ser menor cuando coincidan varios equipos abriendo el mismo vínculo simultáneamente.

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3. Cómo modificar o eliminar un hipervínculo

Desde el menú insertar/hipervínculo, podemos modificar o quitar el hipervínculo, siempre que accedamos a él tras haber introducido en él el cursor.

Sin embargo, es más recomendable utilizar el botón derecho del ratón sobre el hipervínculo, en el menú de contexto emergente podremos seleccionar las opciones de hipervínculo y, a la vez, evitaremos activarlo cuando queramos marcarlo. Además, el número de opciones que aparece es mayor, como puedes comprobar en la imagen de la derecha.

4. Marcadores

Los marcadores son marcas invisibles que pueden insertarse para señalar puntos concretos de un documento y pueden utilizarse, posteriormente, para encontrar los sitios marcados mediante la creación de un hipervínculo a ese marcador.

Para crear un marcador hay que colocar el punto de inserción en el lugar deseado, entrar en insertar/marcador y ponerle un nombre. El nombre no puede comenzar por número ni contener números separados del texto, por ejemplo: vale marcador1, pero no vale marcador 1

Desde esta misma ventana podremos eliminar los marcadores si son innecesarios.

Para ir a la ubicación del marcador, puede hacerse doble clic en la marca de página que aparece en la barra de estado, seleccionar buscar

marcador y elegir, en el desplegable, el marcador deseado.

Para crear un vínculo a un marcador, procederemos de la forma descrita en el punto 2, finalizando el proceso con el botón marcador. Para que aparezca el listado de marcadores de una página, ésta tendrá que estar abierta, por lo que será necesario buscar las páginas con las que queramos enlazar mediante el botón buscar.

En la imagen puedes ver el proceso de vinculación con marcadores:

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Si sabes la dirección de la página y el nombre del marcador, puedes escribir la

dirección completa, uniendo ambos con #

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Unidad 10. Proteger documentos Objetivo * Brindar la confianza de que un documento no sea fácil de acceder mediante una protección de Word.

1. Proteger documentos de cambios incontrolados

Word ofrece varias formas de proteger un documento de cambios realizados por otras personas que lo están revisando. Por ejemplo, puede asignar una contraseña que evite cualquier cambio, excepto aquellos que son controlados. Esta protección permite etiquetar todos los cambios que se hagan. También pueden asignarse contraseñas de forma que los revisores puedan introducir comentarios, pero no hacer cambios.

Esta protección se realiza desde herramientas/proteger documentos; si seleccionamos Proteger excepto para cambios realizados, el control de cambios no se puede desactivar por parte de los revisores, con lo cual, todas las modificaciones que se produzcan son controladas. Será necesario escribir una contraseña y confirmarla. Para que esta opción permanezca en el documento, es necesario guardarlo.

Si quieres comprobar que la contraseña está activada, entra en herramientas/control de cambios y haz clic en resaltar cambios. La casilla de verificación Controlar los cambios al modificar está activada y sombreada, lo que significa que no es posible desactivarla sin conocer la contraseña.

Para desproteger un documento, tienes que entrar en herramientas/desproteger documento y escribir la contraseña correspondiente.

2. Otras contraseñas

Se puede pedir a un usuario que introduzca una contraseña para abrir un documento. De esta forma, sólo los usuarios que conozcan la contraseña, podrá acceder al documento.

Para poner contraseña a un documento, tienes que entrar en herramientas/opciones/guardar. En opciones de compartir archivo puedes escribir dos tipos de contraseña, una de apertura y otra de modificación. Además, puede verificarse la casilla Recomendado sólo lectura.

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Unidad 11: El editor de ecuaciones

Objetivos:

* Crear expresiones matemáticas en un documento de Word.

1. El editor de ecuaciones

Muchos trabajos de investigación científicos y matemáticos presentan demostraciones y resultados de forma matemática. Las fórmulas matemáticas suelen incluir símbolos y estructuras de caracteres que no son normales en documentos fuera del ámbito científico. Microsoft Word para Windows incluye el Editor de ecuaciones con el que se pueden insertar símbolos, ecuaciones etc. para crear fórmulas matemáticas en la pantalla e imprimirlas.

El editor de ecuaciones proporciona las partes de la estructura de una fórmula en las que puedes pegar números, texto, símbolos y otras estructuras adicionales. Se puede modificar con el Editor de Ecuaciones una fórmula que aparezca en un documento Word haciendo doble clic sobre ella o seleccionando la fórmula, escogiendo la orden Edición Objeto de Ecuación y escogiendo Editar del Submenú. Word inicia el Editor de ecuaciones, con las partes fórmula listas para ser editadas.

Para añadir una ecuación sigue estos pasos:

1. Para acceder a este editor pulsamos el icono de la barra de herramientas. Si éste no aparece podremos acudir al menú Insertar-Objeto-Microsoft Editor de ecuaciones 3.0. Vemos que se abre una nueva ventana que contiene una doble barra de herramientas (si no aprece, Ver-Barra de herramientas). La primera de ellas representa símbolos o caracteres propios del lenguaje matemático. Contiene botones para insertar más de 150 símbolos matemáticos.

2. La segunda representa plantillas: contiene botones que se utilizan para insertar plantillas que contienen símbolos como fracciones, radicales, sumatorias, integrales, productos, matrices y diversas barreras o pares correspondientes de símbolos como corchetes y llaves. Muchas de las plantillas contienen casillas, que son espacios en los que se introduce el texto y se insertan símbolos. Existen aproximadamente 120 plantillas, agrupadas en paletas.

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3. Las ecuaciones se crean eligiendo plantillas y símbolos de la barra de herramientas e introduciendo variables y números en las casillas previstas. A medida que creas una ecuación, el Editor de ecuaciones ajustará automáticamente los tamaños de fuente, el espaciado y el formato para mantener las convenciones matemáticas y tipográficas.

4. Cuando hayas terminado la ecuación, haz clic en cualquier parte del exterior de la ecuación para regresar al documento.

5. Si haces doble clic en una ecuación, se abrirá la barra de botones del Editor de ecuaciones para que puedas efectuar cambios. Cuando termines de modificar, haz clic en cualquier parte del exterior de la ecuación.

6. Si trabajas habitualmente con expresiones matemáticas, puedes insertar el botón del editor de ecuaciones en una barra de herramientas, siguiendo los pasos que se indicaban en la personalización de barras de herramientas.

7. Los signos habituales, como +, -, = se escriben desde el teclado.

2. Un ejemplo del procedimiento

Observa y reproduce, en un documento nuevo el proceso seguido para realizar la fórmula de la ecuación de segundo grado

Teclado Escritura directa con el teclado

Plantillas para fracciones y radicales

Inserción por teclado de -b e inserción de símbolos de operadores para el resto

Plantillas para fracciones y radicales

Letra b con el teclado, plantillas para subíndices y superíndices para el 2.

Teclado

Observa que, cuando escribes aparecen unas marcas de nivel intermitentes, horizontales y verticales. Una vez escrito el exponente, es necesario hacer clic en la zona del numerador de la fracción para evitar seguir escribiendo en la zona de superíndice, donde -4ac se ha introducido con el teclado. Tendrás que tener cuidado de colocar el cursor

Word Intermedio


dentro de la raíz, pues, de lo contrario -4ac, se escribirá fuera.

Teclado Escribimos 2a con el teclado

3. Recomendaciones

El proceso de trabajo con el editor de ecuaciones es largo y complejo hasta que se adquiere una cierta destreza y, aún entonces, no es rápido. Para evitar elaboraciones tediosas, puedes hacer uso de alguna de estas recomendaciones:

• Crea un documento en el que incluirás modelos de las expresiones matemáticas que vayas a usar con más frecuencia, cuando las necesites, ábrelo, cópialas en tu documento y modifica los valores.

• Una variante del anterior: ese documento puedes crearlo la primera vez que trabajes con el editor en un texto. Copia la ecuación y pégala en tu documento de ecuaciones, ya tienes una. Haz lo mismo cuando crees otro tipo de expresión y así sucesivamente. Al finalizar el curso, tendrás todos los modelos que necesitas.

• Puedes pensar que la solución ideal son las macros, pero no es posible almacenar en una macro estos procedimientos, ya que las selecciones con el ratón no se graban.

5. Actualizar el Editor de ecuaciones a MathType™ Con mero afán informativo, para aquellos que necesitéis una edición más avanzada de expresiones matemáticas, copio, a continuación, la información que proporciona Microsofr sobre MathType. Esta información es del proveedor y como tal debe tomarse, teniendo presente que existe, por su parte un interés comercial:

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