Wie WaveMark™ dem CHU Dijon Burgund hilft, Kosten mit einem RFID-basierten Bestandsmanagementsystem zu senken

Als sich das Centre Hospitalier Universitaire (CHU) Dijon Burgund 2017 an WaveMark™ wandte, sahen sie sich mit einer Herausforderung konfrontiert, die viele Kliniken in Frankreich im Zusammenhang mit der Lagerverwaltung und Rückverfolgbarkeit haben.

Diese Fallstudie beschreibt, wie WaveMark™ Supply Management and Workflow Solutions in einer Abteilung für interventionelle Radiologie integriert wurden, um dieses Problem zu lösen.

Fallstudie

Krankenhäuser sind gefordert, die Kosten niedrig zu halten und gleichzeitig sicherzustellen, dass sie die richtigen Produkte und Ressourcen für die Versorgung ihrer Patienten zur Verfügung haben. Manchmal ist dies jedoch leichter gesagt als getan und ohne eine vollständige Transparenz des Echtzeit-Lagerbestandes nahezu unmöglich.

Wenn diese Transparenz nicht gegeben ist, ist es möglich, dass das Pflegepersonal viel Zeit für die Verwaltung von Medizinprodukten aufwendet und trotzdem feststellt, dass ihre Bestände nicht bedarfsgerecht optimiert sind. Wichtige Prozeduren könnten entweder verzögert oder abgesagt werden, oder Anwender könnten gezwungen sein, Produkte zu verwenden, die nicht optimal sind.

Wenn keine Echtzeitdaten über den Bestand verfügbar sind, könnte eine weitere Herausforderung darin bestehen, dass Kliniken bei offiziellen Prüfungen möglicherweise keine genauen Bestandsinformationen zur Verfügung stellen können. Viele Krankenhäuser würden diese Situation zwar gerne verbessern, verfügen aber nicht über die passende Infrastruktur oder Technologie, um sich ein genaues Bild von den verfügbaren Ressourcen und Produkten zu machen. Genau hier setzt WaveMarkTM Supply Management und Workflow Solutions mit seiner Radiofrequenz-Identifikation (RFID) basierenden Lösung an.

In den meisten Krankenhäusern werden hochwertige Medizinprodukte von der Apotheke* aus in die jeweiligen Abteilungen transferiert. Damit endet die Möglichkeit der Rückverfolgbarkeit für die Apotheke, denn die Information ob das Produkt angekommen ist oder welche Produkte verwendet wurden, ist nicht verfügbar. Nur Implantate werden nachverfolgt; andere hochpreisige Medizinprodukte, wie zum Beispiel Dilatations-Ballone oder Führungs-Katheter, jedoch nicht.

Folglich weisen bestehende Prozesse und Systeme Lücken auf, welche durch die Erhöhung der Transparenz mittels RFID Technologie geschlossen werden können.

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Warum ist die Verwaltung des Bestandes so schwierig?

Eine branchenweite Herausforderung

Mit einer traditionellen Materialverwaltung war Echtzeit-Transparenz über den Bestand von Kauf- und Konsignationsware nicht möglich. Mitarbeiter machten sich deshalb ständig Sorgen um die Lagerbestände. Außerdem gab es keinen systematischen Ansatz, um Verfallsdaten pro-aktiv zu verwalten, und jeder Produktrückruf würde die Arbeitsbelastung und das Stressniveau weiter erhöhen. Dieser Mangel an Transparenz beeinträchtigte die Fähigkeit des Krankenhauses, den Versorgungsbedarf effektiv vorherzusagen.

Außerdem gab es keine Informationen über die Kosten pro Fall oder wie Produkte verwendet wurden, und die Rückverfolgbarkeit von Implantaten war ein zeitaufwändiger Prozess. Das Bestandsmanagement nahm einen erheblichen Teil der Arbeitszeit der Laborleitung in Anspruch — Zeit, die sonst für die Betreuung der Patienten zur Verfügung gestanden hätte.

Kritische Herausforderungen vor der Installation von WaveMark™

*In Frankreich sind Apotheken für die gesamte Materialwirtschaft verantwortlich, also sowohl für Medikamente wie auch fürMedizinprodukte, und sind der zentrale Wareneingang und Lagerort einer Klinik.

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‘‘Die Installation und Verwendung von WaveMarkTM war eine der besten beruflichen Erfahrungen meiner Karriere. Ich könnte mir nicht vorstellen, zu der

Art und Weise zurückzukehren, wie ich früher den Bestand verwaltet habe.”Eric ISSARTEL, Leiter des Labors für interventionelle Radiologie

Die wichtigsten AnforderungenVerbesserung des Bestandsmanagements, indem Mitarbeiter dabei unterstützt werden, die passende Menge an Produkten zu bestellen und gleichzeitig Verlust durch Überbestände und Verfall zu reduzieren.

Vereinfachte Rückverfolgbarkeit von Implantaten auf Patientenebene und Vermeidung von “verlorenen Produkten” (= Inventurdifferenzen auf Grund fehlender Warenausgänge).

Verfügbarkeiten von Verbrauchsdaten auf Fallebene, wie z.B. Kosten pro Fall, Lieferantenverteilung und Nutzungsmuster von Ärzten.

Erhebliche Reduktion von Kauf- und Konsignationsware.

CHU Dijon Burgund ist eines der innovativsten Krankenhäuser Frankreichs. Ein entscheidender Aspekt um die Effizienz der Klinik weiter zu steigern, war eine höhere Transparenz über ihren Bestand zu erreichen. Ihre Abteilung für interventionelle Radiologie wurde aufgrund der hohen Motivation der Mitarbeiter und der Komplexität, die mit der Verwaltung von über 1000 unterschiedlichen Produkten verbunden ist, als Pilotprojekt ausgewählt.

Eine automatisierte Lösung, die auf klinische Arbeitsabläufe abgestimmt ist

Veränderungen sind nie einfach und die erfolgreiche Implementierung einer neuen Lösung würde die Zustimmung und Unterstützung aller Anwender erfordern. Daher war es für CHU Dijon wichtig, dass ihr neues System auf die klinischen Arbeitsabläufe abgestimmt ist, um dem klinischen Personal das Einarbeiten und die Nutzung der Lösung zu erleichtern.

WaveMark™ begann die Zusammenarbeit mit der Apotheke des CHU Dijon durch sorgfältige Evaluierungen und Treffen mit verschiedenen Interessengruppen innerhalb der Organisation, einschließlich der interventionellen Radiologie und der IT-Abteilung. Während dieses Prozesses wurden Informationen zur Analyse und zum Verständnis der bestehenden Lieferkette, der klinischen Arbeitsabläufe sowie der Bedürfnisse, Erwartungen und Ziele des Kunden gesammelt. Anhand dieser Informationen erstellte WaveMark™ eine individuelle Empfehlung für die effektivste Lösung und Komponenten, um einen nachhaltigen Erfolg zu gewährleisten.

Der ganzheitliche Ansatz

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Echtzeit Dashboard

MaWiMaterialver-

waltungssystem

KIS & Funktionsdiag-

nostik

Wareneingang

Automatische Nachbestellung

Tagging & Registrierung

Klinische SystemeKardio / OP

Verwendung & Dokumentation

Lagerung

RFID Schränke

Einsparpotential:Analyse von Materialkosten, Verbrauchsmustern, Überbeständen - ermöglicht die Reduzierung von Lagerbestand, Verlust und Verfall

WaveMarkTM ist eine SaaS-Lösung (Software-as-a-Service), die in bestehende IT-Systeme von Krankenhäusern integriert werden kann

WaveMark™ empfahl dem CHU Dijon die Verwaltung von hochpreisigen Medizinprodukten mit RFID-Tags, die direkt nach dem Wareneingang in der Apotheke angebracht werden sollten. Dies war der erste Schritt, um sicherzustellen, dass die Produkte vom Wareneingang bis in die Abteilung für interventionelle Radiologie nachverfolgt werden können. In jedem Behandlungsraum wurden Point-of-Use-Stationen installiert, um den Verbrauch während der einzelnen Prozeduren zu dokumentieren. Das Scannen von Produkten mit RFID-Tags sowie der vorhanden Barcodes bei preisgünstigeren Produkten ermöglichte es der Klinik, den gesamten medizinischen Sachbedarf genau zu dokumentieren und die vollständigen Kosten pro Fall zum Zeitpunkt der Verwendung nachzuvollziehen.

CHU Dijon installierte auch sechs WaveMark™ Smart Cabinets, um bestimmte Produkte automatisch zu verwalten. Smart Cabinets sind ideal für Interventionsräume, da sie es dem Pflegepersonal ermöglichen, Produkte schnell zu entnehmen und zurückzubringen, ohne dass irgendwelche Knöpfe gedrückt oder Produktentnahmen einzeln dokumentiert werden müssen—was bei Schränken mit Zugriffskontrolle nicht möglich ist. Die Smart Cabinets von WaveMark™ erleichtern auch die Kontrolle von Wareneingang und Umlagerung, da die Produkte nach dem Einräumen in das Smart Cabinet automatisch erkannt werden. Wenn ein Produkt die Apotheke verlässt, aber nicht in das Cabinet gelangt, wird eine Warnmeldung ausgelöst.

Die WaveMark™ Lösung beinhaltete zwei Smart Wands, mobile RFID-Lesegeräte, die es nur bei WaveMark™ gibt. Smart Wands ermöglichten es CHU Dijon, kleine Lagerorte oder sperrige Gegenstände und Verpackungen, die nicht in Smart Cabinets passen würden, nachzuverfolgen. So kann ein vollständiger Überblick über den hochpreisigen Bestand in der Abteilung erfasst werden.

In einem Interventionsraum müssen alle Geräte und Schränke für die biologische Reinigung regelmäßig entfernt. Der Einsatz von Smart Cabinets wäre hier nicht die ideale Lösung, da sie an das Netzwerk angeschlossen sind. Für ein optimales Bestandsmanagement war auch hier die mobile Smart Wand-Technologie deshalb die ideale Lösung.

Die Verfügbarkeit präziser Kosten pro Fall bietet eine neue Grundlage für klinische Diskussionen und datengestützte Entscheidungsfindung.

Auswertung der Sachkostenvariabilität pro Prozedurart

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Mehr Transparenz mit WaveMark™

ZEREBRALE EMBOLISATION

MECHANISCHE THROMBOLYSE

PORTOKAVALER SHUNT

ZEREBRALE DESOBSTRUKTION

UNTERE CAVOGRAPHIE

INTRAARTERIELLES CHEMO KAMMER-IMPLANTAT

KYPHOPLASTIE

KAROTISDILATATION +/- STENTING

ARTERIO AORTA TSA

FIBRINOLYSE-KONTROLLE

0 1 2 3 4 5 6 7 8

Kosten pro Prozedur

Variabilität der Kosten pro Prozedurart

Median

Die hier aufgezeigten Prozeduren sind individuell festgelegt worden.

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Bei der Implementierung des Systems suchte WaveMark™ nach Möglichkeiten, die Auswirkungen auf den Klinikalltag zu minimieren. Dies geschah zum Beispiel dadurch, dass einige Komponenten abends und nachts installiert wurden, um die Tagesroutine nicht zu stören.

WaveMark™ stellte auch eine Account Managerin zur Verfügung, die die Implementierung begleitete und in den folgenden Monaten unterstützte. Sie steuerte den Veränderungsprozess, beantwortete Fragen, führte Schulungen durch und wurde schließlich ein Teil des Teams.

Die Account Managerin stellt auch weiterhin aktiv Möglichkeiten zur weiteren Verbesserung der Prozesse und Materialverwaltung sowie zur Behebung von Problemen vor. Jedes Quartal präsentiert sie eine Auswertung über die wichtigsten Kennzahlen, die mithilfe der leistungsstarken Analysefunktionen der Lösung erstellt werden. Diese Auswertung ermöglicht es allen Beteiligten, Vorgänge besser zu verstehen und über die nächsten Schritte entscheiden zu können.

Reibungslose Installation und proaktives Account Management

Die WaveMark™ Lösung hat die Bestandsverwaltung und die interne Zusammenarbeit im CHU Dijon drastisch verändert. Jetzt verfügt die Klinik über Echtzeit-Daten, wie und wann die Produkte verwendet werden. Dadurch können automatisch angemessene Sollwerte festgelegt werden.

Das Klinikteam hat dank der intelligenten RFID-Smart Cabinets und der mobilen Lesegeräte eine akkurate Übersicht des Bestandes. Die einzigartige Point-of-Use-Station wurde zur Erfassung von Daten am Behandlungsort eingesetzt. Dies gewährt Einblicke in die akkuraten Sachbedarfskosten pro Fallund trägt dazu bei, den Verlust von Artikeln zu verhindern. Beispielsweise zeigen die Live-Auswertungen fehlende Produkte an und heben Situationen hervor, in denen Produkte nicht korrekt verbucht wurden.

WaveMark™ hat es dem Krankenhausteam auch ermöglicht, einen proaktiveren Ansatz für das Verfallsmanagement zu verfolgen. Mitarbeiter können Berichte für bald ablaufende Produkte erstellen und sicherstellen, dass diese Produkte vor Ablauf der Haltbarkeit verwendet oder ersetzt werden.

Dieses Projekt hat das CHU Dijon weiter als Vorreiter bei der Einführung neuer Technologien etabliert. Die Zusammenarbeit der Mitarbeiter hat sich dahingehend verändert, dass sie sich jetzt stärker in die Ausgabenverwaltung für medizinische Produkte eingebunden fühlen.

Die Situation in Dijon nach einem Jahr der Nutzung von WaveMark™

‘‘Ich habe von Anfang an gewusst, dass WaveMarkTM mit einer einzigen Anwendung mehrere Probleme sowohl bei der Rückverfolgbarkeit von

Medizinprodukten als auch bei der Bestandsverwaltung adressieren kann, ohne die bereits hohe Arbeitsbelastung der Mitarbeiter noch weiter zu erhöhen.’’

Nathalie GARNIER, Apotheken-Managerin mit Verantwortung für Medizinprodukte

Von links nach rechts:Eric Issartel, CHU Dijon Burgund, Muriel Bon und Augustin deBettignies, WaveMarkTM, Nathalie Garnier, CHU Dijon Burgund beim EuroPharmat-Kongress 2019

Sprechen Sie mit unseren Beratern, um mehr über die Lösung zu erfahren, die heute und in der Zukunft zum Erfolg im Gesundheitswesen beitragen kann. Reduzieren Sie Versorgungskosten und erhalten Sie die Gewissheit, dass die richtigen Produkte für den richtigen Patienten zur richtigen Zeit verfügbar sind.

€ 172.000 geringere Ausgaben für Kaufware

Nach der Aktivierung von WaveMark™ im Januar gingen die Bestände der Kaufware fast jeden Monat zurück und wurden in 12 Monaten um über 24% reduziert (roter Balken), trotz gleichbleibender Nutzungsrate in der Abteilung (blaue Linie).

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Für weitere Informationen kontaktieren Sie uns per E-Mail:Wavemark.EMEA@cardinalhealth.com

Bevor man sich für die Installation von WaveMark™ entschied, wurde geschätzt, wie hoch das Einsparpotential ist, das CHU Dijon in der interventionellen Radiologie erreichen könnte. Die gemeinsam definierten Kennzahlen werden quartalsweise überprüft, um sicherzustellen, dass die Einsparungen die ursprüngliche Investition übersteigen.

• Der Bestand wurde entsprechend der Nutzung angepasst, wodurch in den ersten 12 Monaten 172.000 € des eigenen Bestandes reduziert wurden. Bereits im ersten Jahr wurden die erwarteten Einsparungen in

Höhe von 145.000 € übertroffen.

• Der geschätzte Anteil an Verlust durch verlorene Produkte vor WaveMarkTM betrug 2% der jährlichen Sachkostenausgaben. Wenige Monate nach der Inbetriebnahme wurden Verluste vollständig vermieden und der Anteil ist weiterhin bei 0%.

• Die Verfügbarkeit der Kosten pro Fall und der Kostenvariabilität pro Prozedurart ermöglicht eine bessere Kontrolle und wirtschaftlichere Produktauswahl.

• Die Ärzte erhielten deutlich tiefere Einblicke in die unterschiedlichen Sachkosten eines Falls, die sich aus der Verwendung verschiedener Produkte ergeben. Infolgedessen wurden klare Richtlinien dafür aufgestellt, wann die kostenintensivere Alternative genutzt werden sollte.

• Bei der Auftragserstellung und beim Wareneingang konnte Zeit gespart werden.

• Die Verwaltung von bald ablaufenden Artikeln konnte durch einen neu definierten Prozess, der farbige Etiketten verwendet, verbessert werden.

Rentabilität

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Lagerbestand Kaufware Tsd. €

Anzahl der Prozeduren

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