What  Meaningful  Use    Means  for  Den3sts  

Rachel  B.  Ramoni,  DMD,  ScD  Elsbeth  Kalenderian,  DDS,  MPH  

Muhammad  Walji,  PhD  

February  7,  2012  

Through  the  2009  HITECH  (Health  Informa3on  Technology  for  Economic  and  Clinical  Health)  Act,  the  United  States  government  commiPed  $27  billion  through  2016  to  incen3vize  the  adop3on  and  “meaningful  use”  of  cer3fied  electronic  health  records  (EHRs).  

The  goals  are  to:  

1)  improve  the  accuracy  and  completeness  of  pa3ent  informa3on  

2)  allow  bePer  coordina3on  of  care  3)  provide  secure  access  for  pa3ents  to  their  

own  health  data  and  to  foster  shared  decision  making  

4)  provide  safer  and  lower  cost  care  

What  does  meaningful  use    mean  for  you?  

$63,750  

Per  Eligible  Provider  

Over  6  Years  Under    

The  Medicaid  Incen3ve  Program  

Who  qualifies  as  an    eligible  provider  (EP)?  

Den3sts  (or  physicians)  who  have  an  na3onal  provider  iden3fier  and  who  meet  the  pa3ent  threshold  volume.  

Residents/advanced  graduate  students  can  qualify  

What  is  the  pa3ent  threshold  volume  and  how  does  an  EP  meet  it?  

€

Medicaid* patient encounters in a 90 day period over the previous calendar yearTotal patient encounters in a 90 day period over the previous calender year

×100

*  Or  other  payment  op3ons  for  needy  individuals  in  FQHC  or  RHC  seengs,  CHIP  program  qualifies  in  states  with  a  1115  waiver  

Pa3ent  threshold  volume  can  be  calculated  on  an    

individual  basis  or  by  proxy.  

An  advantage  of  the  proxy  method  is  that  individuals  who  may  not  qualify  on  their  own  can  qualify  on  the  basis  of  the  clinic’s  

pa3ent  threshold  volume.  

An  EP  must  qualify  every  year  for  which  he/she  wishes  to  receive  

incen3ve  payment.  

What  does  a  qualified  EP  have  to  do  to  receive  the  incen3ve  payment?  

Year  1   APest  to  having  purchased/adopted/implemented/demonstrated  meaningful  use  of  a  cer3fied  EHR  

Years  2   Report  90  days  of  meaningful  use  

Years  3-­‐4   Report  full  year  of  meaningful  use  

Remember,  the  year  is  with  respect  to  the  eligible  provider,  not  the  clinic.  

1   2   3   4   5   6  

$21,250   $8,500   $17,000  

1   2   3   4   5   6  

$42,500  

2012  

2015  

How  do  I  get  a  cer3fied  EHR?  

There  are  two  approaches:  

hPp://onc-­‐chpl.force.com/ehrcert/EHRProductSearch?seeng=Ambulatory    

Complete     Modular  

Single  system  which  fulfills  all  of  the  requirements  

A  set  of  two  or  more  systems,  which  

together  fulfill  the  requirements  

Don’t  forget  to  pay  aPen3on  to  version  numbers!  

You  obtain  an  EHR  Cer3fica3on  ID  by  selec3ng  your  complete  system  or  the  components  of  your  modular  system  at  

hPp://onc-­‐chpl.force.com/ehrcert  

What  is  meaningful  use?  

APainment  of  a  set  of  objec3ves  and  repor3ng  of  clinical  quality  measures  

using  cer3fied  EHR  technology  

Note:  These  requirements  are  for  Phase  1  of  meaningful  use.    Phases  2  and  3  will  have  different  requirements.  Phase  2  is  expected  to  begin  in  2013.  

You  must  use  your  cer3fied  EHR  to  meet  20  objec3ves:  

15  core    objec3ves  

5  out  of  10  menu  set  objec3ves  with    

at  least  1  public  health  objec3ve  

Examples  of  core  objec3ves:  Objec-ve Measure Exclusions

Record  pa3ent  demographics  (sex,race,  date  of  birth,  preferredlanguage)  

Over  50%  of  pa3ents’  demographic  data  recorded  as  structured  data  

None  

Record  vital  signs  and  chart  change  (height,  weight,  blood  pressure,  BMI,  growth  chart  for  children)  

Over  50%  of  pa3ents  2  years  of  age  or  older  have  weight,  height  and  blood  pressure  recorded  as  structured  data  

Any  EP  who  either  see  no  pa3ents  2  years  or  older,  or  who  believes  that  all  three  vital  signs  of  height,  weight,  and  blood  pressure  have  no  relevance  to  their  scope  of  prac3ce  during  the  repor3ng  period  

Maintain  up  to  date  problem  list  of  current  and  ac3ve  disease  

Over  80%  of  pa3ents  have  at  least  one  entry  recorded  as  structured  data  

None  

Maintain  ac3ve  medica3on  list   Over  80%  of  pa3ents  have  at  least  one  entry  recorded  as  structured  data  

None  

Examples  of  menu  set  objec3ves:  Objec-ve Measure Exclusions

Generate  lists  of  pa3ents  by  specific  condi3on  to  use  for  quality  improvement,  research,  reduc3on  of  dispari3es,  or  outreach  

Generate  at  least  one  lis3ng  of  pa3ents  with  specific  condi3on  

None  

Use  EHR  technology  to  iden3fy  pa3ent-­‐specific  educa3on  resources  and  provide  those  to  the  pa3ent  as  appropriate  

Over  10%  of  pa3ents  are  provided  pa3ent-­‐specific  educa3on  resources  

None  

Perform  medica3on  reconcilia3on  between  care  seengs  

Medica3on  reconcilia3on  is  performed  for  over  50%  of  transi3ons  of  care  

An  EP  who  was  not  the  recipient  of  any  transi3ons  of  care  during  the  EHR  repor3ng  period  qualifies  for  an  exclusion  from  this  objec3ve/measure  N/A  for  academic  den3stry  

Example  of  public  health  menu  set  objec3ves:  

Objec-ve   Measure   Exclusions  

Submit  electronic  immuniza3on  data  to  immuniza3on  registries  or  immuniza3on  informa3on  systems  

Perform  at  least  one  test  of  data  submission  and  follow-­‐up  submission  (where  registries  can  accept  electronic  data)  

An  EP  who  administers  no  immuniza3ons  during  the  EHR  repor3ng  period  or  where  no  immuniza3on  registry  has  the  capacity  to  receive  the  informa3on  electronically  qualifies  for  an  exclusion  from  this  objec3ve/measure.  

N/A  for  academic  den3stry.    

May  apply  to  those  den3sts  who  provide  flu  immuniza3ons.  

Unlike  objec3ves,  there  are  no  thresholds  for  the  clinical  quality  measures.  You  must,  however,  be  able  to  report  the  clinical  quality  measures  from  the  EHR.  

You  must  use  your  cer3fied  EHR  to  meet  6  clinical  quality  measures:  

3  core    CQMs  

3  addi3onal  CQMs  selected  out  of    38  op3ons  If  you  can’t  meet  one  or  more  

of  these,  you  can  subs3tute  an  alternate  core  CQM.  

Core  CQMs:  •   Hypertension:  %  of  pa3ent  visits  for  pa3ents  aged  18  +  with  a  diagnosis  of  hypertension  who  have  been  seen  for  at  least  2  office  visits,  with  blood  pressure  (BP)  recorded.  

•   Preventa3ve  care  and  screening  measure  pair  (tobacco  use  assessment  and  tobacco  cessa3on):  %  pa3ents  aged  18+  who  have  been  seen  for  at  least  2  office  visits  who  were  (a)  queried  about  tobacco  use  1+  within  24  months  and  (b)  received  cessa3on  interven3on.  

•   Adult  weight  screening  and  follow  up:  %  of  pa3ents  aged  18  +  with  BMI  calculated  in  the  past  six  months  AND  if  the  most  recent  BMI  is  outside  parameters,  a  follow-­‐up  plan  is  documented.    

Examples  of  Addi3onal  CQMs:  

•   Asthma  Assessment:  %  of  pa3ents  aged  5  -­‐  40  years  with  a  diagnosis  of  asthma  and  who  have  been  seen  for  2+  visits,  who  were  evaluated  during  at  least  one  office  visit  within  12  months  for  the  frequency  (numeric)  of  day3me  and  nocturnal  asthma  symptoms.  

•   Pneumonia  Vaccina3on  Status  for  Older  Adults:  %  of  pa3ents  65  years  of  age  and  older  who  have  ever  received  a  pneumococcal  vaccine.  

How  does  an  EP  report  informa3on  necessary  to  receive  payment?  

Year  1   Register  at  the  state  and  federal  levels.  Obtain  EHR  Cer3fica3on  ID.  APest  at  the  state  level  to  having  purchased,  adopted,  upgraded,  or  implemented  a  cer3fied  EHR.  

Years  2   Report  90  days  of  meaningful  use  (objec3ves  and  clinical  quality  measures)  via  state’s  aPesta3on  system  

Years  3-­‐6   Report  full  year  of  meaningful  use  (objec3ves  and  clinical  quality  measures)  via  state’s  aPesta3on  system  

What  about  the  clinics?  

It  is  at  the  states’  discre3on    whether  an  EP  may:  

•   designate  a  clinic  to  register  and  aPest  on  his/her  behalf  

•   assign  payment  to  a  single  clinic  with  whom  he/she  has  a  contractual  rela3onship  

Several  states  do  allow  it:    check  on  the  state  registra3on/provider  enrollment  page  to  be  sure.  

Year  1:  Pueng  it  all  together  

Determine  if  clinic’s  pa3ent  profile  allows  EPs  to  qualify  via  proxy  approach  

Determine  if  individual  EPs  qualify  

Determine  if  3rd  par3es  can  register/aPest  on  behalf  of  EPs  in  your  state  

Register  EPs  at  the  state  and  federal  levels  

Upgrade/adopt  cer3fied  EHR  system  

Obtain  EHR  cer3fica3on  ID  

APest  to  having  upgraded/adopted  a  cer3fied  EHR  system  

A  few  rules  and  regula3ons  

•  An  EP  may  receive  only  one  payment  per  year,  even  if  they  work  at  more  than  one  clinic  

•  An  EP  does  not  re-­‐start  the  cycle  if  he  or  she  changes  clinics  

•  Defini3on  of  a  clinic:  A  legally  dis3nct  en3ty.  Clinics  opera3ng  under  the  same  ins3tu3onal  banner  may  or  may  not  be  considered  as  separate  en33es  for  the  purposes  of  the  incen3ve  program  

Where  do  I  go  for  help?  

You  can  get  more  informa3on  about  the  par3culars  of  aPes3ng  at  your  state’s  level  via  your  state’s  site.    You  can  find  your  state’s  site  at:  

hPp://www.cms.gov/apps/files/statecontacts.pdf  

The  Regional  Extension  Centers  ONC  has  funded  62  Regional  Extension  Centers  (RECs,  pronounced  RECs)  to  help  providers  achieve  meaningful  use  of  their  EHRs.    

RECS  will  provide  “on  the  ground  assistance”.      

“REC  services  include  outreach  and  educa3on,  EHR  support  (working  with  vendors,  helping  to  choose  a  cer3fied  system),  and  technical  assistance  in  implemen3ng  health  IT  has  using  it  in  a  meaningful  way  to  improve  care.”  hPp://healthit.hhs.gov/portal/server.pt?open=512&mode=2&objID=3519