Naam contactpersoon

Colijn & Partners: Hans Stevens

Bewegen Werkt: Kees der Weduwe

Werken met de webapplicatie

Huis van Werkvermogen

2

AGENDA

14:00 uur Ontvangst door Kees der Weduwe

14:05 uur Welkom en toelichting op de training en het werkboek

- toelichting op aanpak

14:10 uur Duurzame Inzetbaarheid en het concept van Werkvermogen

- Huis van werkvermogen – een metafoor vanuit onderzoek

14:20 uur Werken met de webapplicatie Huis van Werkvermogen

- toepassen van de webapplicatie

- aanmaken van een sessie

- beheren van een sessie

- resultaten

15:20 uur Resultaten interpreteren met het team

15:50 uur Evaluatie en zelf aan de slag…

3

ACHTERGROND HUIS VAN WERKVERMOGEN

Ter verduidelijking van het begrip werkvermogen hebben Ilmarinen en zijn collega’s het ‘Huis van

werkvermogen’ opgesteld. Het ‘Huis’ geeft de relatie aan tussen de individuele, organisatorische en

sociale dimensies van werkvermogen.

Figuur ’Huis van werkvermogen’ (naar Ilmarinen et al. 2005).

De dimensie gezondheid bevindt zich op de ‘begane grond’ van het ‘huis’ en staat

symbool voor het fundament van een goed werkvermogen. Onder gezondheid wordt verstaan de

fysieke en psychische gezondheid alsmede het sociaal functioneren.

De ‘begane grond’ kan alleen de eisen van het werk dragen, indien op de ‘eerste verdieping’ adequate

en toereikende beroeps specifieke competenties aanwezig zijn. De medewerker dient over passende

vakmatige kennis en vaardigheden te beschikken die gedurende de loopbaan moeten worden

afgestemd op de veranderende eisen in het werk (‘levenslang leren’). Het belang van deze

‘verdieping’ neemt door de trend van snel veranderende arbeidsorganisaties sterk toe.

De ‘tweede verdieping’ staat voor de sociale en morele normen en waarden van medewerkers. Deze

dragen in belangrijke mate bij aan de organisatiecultuur. Het gaat hier bijvoorbeeld om waardigheid,

respect, waardering, rechtvaardigheid, maar ook om binding met de organisatie, motivatie en

betrokkenheid. Medewerkers ontwikkelen hun eigen normen en waarden die zij meebrengen naar de

4

werkvloer. Deze zijn eveneens van invloed op het vermogen en de bereidheid om te leren en zich

verder te ontwikkelen (‘eerste verdieping’).

Op de ‘derde verdieping’ wordt het werk gepositioneerd met alle bijbehorende aspecten als de

werkinhoud (lichamelijke, psychische en sociale eisen van het werk), de werkomstandigheden en de

sociale werkomgeving en organisatie. Het management en de leidinggevenden nemen een

belangrijke positie in, aangezien zij het werkvermogen van hun medewerkers wezenlijk kunnen

beïnvloeden.

Ook factoren buiten de werkomgeving hebben een directe of indirecte invloed op werkvermogen zoals

familie, vrienden, bekenden maar ook factoren binnen de bredere sociale en politieke omgeving.

Het ‘Huis van werkvermogen’ huisvest hiermee alle aspecten onder ‘één dak’ die bepalend zijn voor

het behoud en de ontwikkeling van het individuele werkvermogen. De vier ‘verdiepingen’ staan hierbij

in een bepaalde verhouding tot elkaar. Bij een laag werkvermogen dient iedere ‘verdieping’ te worden

geanalyseerd en daar waar noodzakelijk passende maatregelen te worden getroffen. Indien passende

maatregelen niet mogelijk zijn, betekent dat nog niet dat de werknemer niet meer duurzaam inzetbaar

is. Een medewerker kan namelijk met dezelfde geestelijke en lichamelijke capaciteiten voor de huidige

functie een slecht werkvermogen scoren, maar tegelijkertijd voor een andere functie een uitstekend

werkvermogen. In die gevallen kan door een overstap naar een andere functie (mobiliteit) het

werkvermogen worden hersteld en is de medewerker weer inzetbaar.

Bron: Ilmarinen, J. Towards a longer worklife! Aging and quality of worklife in the European Union.

FIOH. 2005.

5

WEBAPPLICATIE HUIS VAN WERKWERKVERMOGEN

In gesprek over inzetbaarheid met een team

De webapplicatie is ontwikkeld om het gesprek over inzetbaarheid op teamniveau te ondersteunen. Bij

grote groepen (15 medewerkers of meer) is het handig om voorafgaand aan een teambijeenkomst

over inzetbaarheid deze digitale vragenlijst in te zetten. De medewerkers vullen voorafgaand aan de

teambijeenkomst 10 vragen in. De resultaten verschijnen in een pdf met resultaten, die gebruikt wordt

voor de bespreking met het team.

10 stellingen over inzetbaarheid

In de vragenlijst worden de volgende 10 vragen gesteld, die vervolgens gescoord worden met een

‘smile’.

Huis van werkvermogen

10. Ons team is goed inzetbaar

9. De collega’s binnen het team ondersteunen de elkaar

8. Ons team heeft voldoende hulpbronnen

7. Wij kunnen zelfstandig ons werk doen

6. Wij zijn betrokken bij ons team

5. Wij voelen ons veilig binnen ons team

4. Ons team is voldoende opgeleid

3. Ons team is competent

2. Ons team is gezond

1. Ons team is energiek

Webapplicatie gebruiken

STAP 1: Naar de website en maak een sessie aan

De webapplicatie is bereikbaar met de url: https://huisvanwerkvermogen.info

Op de pagina worden de volgende gegevens gevraagd:

Naam sessie b.v. workshop WGV 7 juli 2016

Naam sessie beheerder b.v. Kees der Weduwe

E-mail adres sessie beheerder b.v. kees.derweduwe@bewegenwerkt.nl

Man/vrouw b.v. man

Functie b.v. adviseur duurzame inzetbaarheid

6

http://huisvanwerkvermogen.info

Vervolgens kan de sessie worden aangemaakt “Button: ‘maak nieuwe sessie aan’

Hierbij krijgt u binnen enkele minuten een email met een link naar het beheer van deze sessie (Stap

2).

STAP 2: E-mail met link naar het beheerpaneel

Er wordt een email verstuurd naar de sessiebeheerder b.v. Kees der Weduwe. Ga naar deze e-mail

en check of de beheerders-email in de inbox is ontvangen en klik vervolgens op de beheerpaneel-link.

Het kan even duren voordat u deze email ontvangt.

De e-mail bevat de volgende tekst:

Beste Kees der Weduwe,

U heeft een sessie aangemaakt voor het huis van werkvermogen.

Hieronder treft u de link aan om naar het sessiebeheer te gaan om de sessie te beheren:

Ga nu naar het beheerpaneel!

Heeft u vragen of zijn er (technische) problemen, neem dan contact op met Fandy Backers of Hans Stevens van

Colijn & Partners, 020-4263840 of email naar it@colijn.info.

Met vriendelijke groet,

Colijn & Partners B.V.

info@colijn.info

www.colijn.info

In het beheerpaneel wordt de sessie verder voorbereid.

7

STAP 3: Voeg de deelnemers toe aan de sessie

De deelnemers aan de teamsessie worden nu geïmporteerd met een excel bestand dat gebeurt met

de link Importeer xlsx-bestand) op deze pagina.

Het excel bestand moet de volgende opmaak hebben:

Naam Email Geslacht M/V

Functie (Optioneel)

Ingrid Jansen i.jansenr@xyz.nl V HR Manager

Ans Pietersen ans.pietersen@xyz.nl V ,,

Els de Vries e.de.vries @ xyz.nl V ,,

Voor het excel blad is het belangrijk dat het tabblad (onderaan in excel) het volgende kenmerk heeft

Blad1

Vervolgens worden de deelnemers ingelezen en kan via de link ‘importeer deze deelnemers’ de

gegevens worden geïmporteerd.

Via de link ‘Beheer deelnemers’ kunnen de gegevens bekeken worden

8

STAP 4: E-mail versturen Vervolgens wordt de e-mail verstuurd naar de deelnemers via de link ‘Verstuur deelnemers e-mails’.

De deelnemers krijgen de volgende e-mail uit naam van de sessie beheerder. De tekst van de e-mail

is een vast gegeven; alleen de naam van de: sessie beheerder wordt aangepast.

In de e-mail is een link ‘Nu hieraan deelnemen!\ naar de vragenlijst.

E-mail tekst:

Beste Kees der Weduwe,

De quickscan Hoe vitaal is ons team? is speciaal ontwikkeld om snel inzicht te krijgen

in de vitaliteit en duurzame inzetbaarheid van uw team. Het gaat daarbij om ‘uw kijk’

op de gezondheid, competenties, waarden en arbeid van uw team.

Hoe werkt het?

Stel: u hangt als een vogel boven uw team en heeft zicht op al uw collega’s binnen het

team en hoe en waar zij aan het werk zijn. Uiteraard heeft u vanuit deze positie een

‘eigen kijk’ op het team en dat is prima.

Vul van onder naar boven de stellingen in. U begint met de stelling ‘ons team is

energiek’.

Als u vindt dat het team niet energiek is scoort u een "smile huilend" . Als u vindt dat

het team energiek is scoort u een "smile lachend". Als het er tussenin zit, sommige

teamleden zijn energiek maar er zijn ook teamleden die dat niet zijn scoort u een

"smile neutraal". Zo gaat u vervolgens alle stellingen af.

De gemiddelde score wordt automatisch berekend bij de stelling ‘Ons team is goed

inzetbaar’.

9

Door op verzenden te drukken worden uw gegevens opgeslagen.

Hieronder treft u de link aan om hier aan deel te nemen:

Nu hieraan deelnemen!

Heeft u nog vragen, neem dan contact met mij op.

Veel succes met het invullen van de quickscan Hoe vitaal is ons team.

Met vriendelijke groet,

Kees der Weduwe

In het beheerpaneel is te zien welke medewerkers de vragenlijst al hebben ingevuld. In de kolom e-

mail ingezonden staat dan ‘ja’ achter de deelnemer.

In het algemeen wordt een periode van 1 tot 2 weken aangehouden om de vragenlijst in te vullen. Het

is mogelijk om de uitnodiging e-mail nogmaals te versturen. Alle deelnemers die de vragenlijst nog

niet hebben ingevuld krijgen dan nogmaals dezelfde e-mail. (reminder e-mail)

STAP 5: Resultaten bekijken

In het beheerpaneel kunnen de resultaten bekeken worden in een pdf.

In de pdf (zie pagina 10) worden de teamresultaten getoond met een ‘smile’ in de kleuren groen,

oranje en rood. De gemiddelde score staat vermeld b.v. 5,0 voor de stelling ‘Ons team is energiek’.

Verder is te zien dat 33% een heeft gescoord, 33% een en 33% een .

De resultaten worden tijdens de teambijeenkomst besproken.

Toegekende punten:

= 0 punten, gemiddelde score is kleiner dan 5

= 5 punten, gemiddelde score is 5 t/m 8

= 10 punten, gemiddelde score is groter dan 8

STAP 6: Beëindigen van de sessie

De sessie kan nu beëindigd worden, waarbij het goed is om de pdf op te slaan zodat de resultaten

later vergeleken kunnen worden met de nieuwe resultaten.

10

Resultaten in pdf - voorbeeld

11

VEELGESTELDE VRAGEN

Waarom het Huis van Werkvermogen gebruiken als vragenlijst?

Het Huis van Werkvermogen is een krachtige metafoor om het gesprek over duurzame inzetbaarheid

op gang te brengen. De digitale vragenlijst Huis van Werkvermogen is speciaal ontwikkeld om te

gebruiken tijdens teambijeenkomsten (b.v. het werkoverleg, themabijeenkomst duurzame

inzetbaarheid). Daarbij gaat het om de ‘kijk’ van teamleden op onderdelen van duurzame

inzetbaarheid binnen het team (gezondheid, competenties, waarden en arbeid). Deze digitale

vragenlijst is ook geschikt voor zelfsturende teams

Wie kan gebruik maken van het Huis van Werkvermogen?

De digitale vragenlijst is beschikbaar voor alle organisaties in Zorg en Welzijn die met duurzame

inzetbaarheid bezig zijn. In principe kan iedereen gebruik maken van de vragenlijst; wel zal binnen

een organisatie een coördinator nodig zijn om de vragenlijst uit te zetten binnen een team. De

coördinator is de organisator van de sessie en zal de teamleden uitnodigen om de vragenlijst in te

vullen. Dat gebeurt met een e-mail aan de teamleden. Het is belangrijk om een ‘workshop Huis van

Werkvermogen’ te volgen als coördinator binnen de organisatie.

Wat heb je nodig om de vragenlijst uit te kunnen zetten?

Om de vragenlijst uit te kunnen zetten heb je toegang nodig tot de beheerwebsite. Door eerst een

sessie aan te maken krijg je toegang tot de beheersmodule. De volgende gegevens van de

medewerkers zijn nodig: naam, e-mail adres en geslacht. Deze gegevens worden in de vorm van een

excel blad geüpload. Daarna worden de deelnemers uitgenodigd met een standaard e-mail tekst met

een link naar de persoonlijke vragenlijst

Wat gebeurt er met de resultaten?

De resultaten van iedere medewerker worden verzameld in een groepsoverzicht. Dit is een pdf die

gekoppeld is aan de sessie en op ieder moment kan worden bekeken of opgeslagen. Het onderzoek

is anoniem omdat de resultaten niet naar een persoon te herleiden zijn

Hoe groot moet de groep zijn om een sessie aan te maken?

De vragenlijst is bovenal geschikt voor grotere groepen waarbij een respons van 15 ingevulde

vragenlijsten wenselijk is. Voor kleinere teams is de vragenlijst bruikbaar maar kunnen resultaten

wellicht herleid worden naar medewerkers. Dat hoeft geen probleem te zijn als de medewerkers hun

persoonlijke scores willen delen. Uitgangspunt is het voeren van het gesprek over duurzame

inzetbaarheid dit betekent dat medewerkers gevraagd wordt hun mening te delen. Uiteraard is het dan

belangrijk dat er een veilige omgeving is zodat het gesprek ook echt kan plaatsvinden.

Welke uitkomsten krijg je?

12

In een pdf verschijnen de uitkomsten van het team voor de 10 stellingen. Per stelling wordt

aangegeven wat de gemiddelde score (cijfer) is en met een ‘smile’ in de kleur rood, geel of groen.

Daarnaast wordt met een percentage aangegeven welke verdeling (rood, geel of groen) er is per

stelling. Alle scores worden opgeteld waardoor een team score bij de stelling ‘ons team is goed

inzetbaar’ zichtbaar is.

Hoe kun je de uitkomsten gebruiken binnen een team?

Het bespreken van de uitkomsten met het team vraagt om procesbegeleiding en een coachende

houding. De procesbegeleiding kan ingevuld door de teamleider of door een teamlid dat duurzame

inzetbaarheid als aandachtgebied heeft (b.v. binnen zelfsturende teams). Soms is het prettig als de

procesbegeleiding door iemand anders (buiten het team) wordt verzorgd. In dat geval kan een HR-

professional of coach deze rol op zich nemen

Hoe begeleid je de uitkomsten van de vragenlijst binnen een teamsessie?

Als procesbegeleider is een coachende houding wenselijk. Dit betekent dat vanuit ‘open’ vragen een

gesprek over duurzame inzetbaarheid ontstaat. De volgende vragen kun je daarvoor gebruiken:

Wat valt je op als je naar het huis kijkt?

Waar scoren we goed?

Welke verdieping vereist de meeste aandacht?

Herken je deze scores?

Vanuit deze vragen ontstaat het gesprek, de discussie en krijgen de thema’s inhoud. Nu wordt

duidelijk op welke verdieping van het huis de meeste verbetering te behalen valt. Vanuit de groep

wordt gereflecteerd op deze scores en is er tijd voor discussie (b.v. hoe denken we over deze scores?

zien we hetzelfde? zijn er belangrijke verschillen? et cetera). Als procesbegeleider wil je op dat

moment vooral goed luisteren, doorvragen en samenvatten. De groep reikt nu zelf de belangrijke

onderwerpen en vaak ook mogelijkheden voor oplossingen aan

Hoe kan ik procesbegeleider worden?

Vanuit WGV Zorg & Welzijn en Bewegen Werkt wordt de ‘workshop Huis van Werkvermogen’

aangeboden. Tijdens deze workshop wordt de toepassing van deze vragenlijst geoefend evenals de

procesbegeleiding van een team in de vorm van een rollenspel.