weltweites real estate management (prozesse + it) bei der ibm

© 2012 IBM Corporation

Real-Estate Management bei der IBMWeltweite Prozesse, Verfahren und Tools

© 2013 IBM Corporation2

Agenda

Globale Prozesse

EMEA Prozessentwicklung

EMEA Einsparungen der letzten 10 Jahre

IBM Tools


Organisation der Liegenschaftsverwaltung (RESO)

CxO

VP Real-Estate(Bill De Stasio)

Direktor Amerikas Direktor EMEA(Michel Jaquot)

Direktor Asien

Central(Philip Flaig)

West

North

South


Planung und Umsetzung des Immobilienbedarfs

Organisationen (Länder, Abteilungen) melden ihren Flächenbedarf (Steigerung, Verminderung,Umbau) an RESO

RESO-Regionalorganisation setzt Bedarf um, dabei:– Abstimmung der „Sharing Rate“ (1:1 über 1:1,2 bis 1:16)– Genauer Investitionsplan für Anmietung, Verlängerung und Umbau über den gesamten

Lifecycle (Siehe RER-Prozess)

Investitionsplan muss (je nach Summe) bis zum Vorstand der IBM

Anpassung und Optimierung laufender Belegungen (Mietverträge, Bestand)– Überprüfung der Belegung und der Sharing-Ratio (Zählung der MA)– Steter Dialog mit Vermieter und FM-Anbieter– Gegebenenfalls Anpassung der Flächen


Obligatorischer RER-Prozess (Abschreibung und Cash-Flow)

Für einen festen Zeitraum (Start-Ende MV) wird die Gesamtsumme einer Investition vom Anfordererund RESO ausgearbeitet und vom Management genehmigt:

– Gesamtsumme der Investition enthält Grundmiete, (geschätzte) Nebenkosten, Abschreibungauf Möbel und eigene technische Ausstattungen, Kosten für Umzug, Umbauten undRückbauten (nach Miet-Ende) sowie Einnahmen durch Untervermietungen.

– Diese Kosten/Abschreibungen sind pro Jahr als genauer Cash-Flow dargestellt.– Ein Mietvertrag (MV) darf nur innerhalb des genehmigten Zeitraumes (Start- und Enddatum)

des RER abgeschlossen sein

Hohe Anforderungen an das IT-System zum Controlling/Zahlung des MV:– Start- und Enddatum muss vom RER gedeckt sein, bei MVs ohne Ablaufdatum und/oder

automatischer Verlängerung rechtzeitige Warnung mit Eskalationen (Report und email) damitKündigungsoptionen rechzeitig gezogen werden

– Exakte Eingabe und Pflege aller Kündigungsoptionen– Handhabung von MV-Kündigungsprozessen und RER-Verlängerungen unter Berücksichtigung

des internen Workflows und der Bearbeitungszeiten (abhängig von Größe und Bedeutung desMietobjektes)


Agenda

Globale Prozesse



IBM Tools


Kein regionalerImmobilien-Manager

Regionale Manager

Feste EMEAArbeitsgruppe

100% IBM lokal

90% OutsourcedRegional

Ein FM-ProviderVertrag EMEA,

drei Vertragspartner

Keine strukturiertenDaten, wenig

Anwendungen

IneffizienterDatenaustausch,

zu viele Schnittstellen

EinheitlicheReporting- undDaten-Plattform

Weg zur EMEA Integration der Immobilienverwaltung

Fo

rtsc

hritt

Fo

rtsc

hritt

Anwendung OrganisationStrategie


Vergabe von FM-Dienstleistungen bei IBM (Top-Down)

Bottom-Up:– Jedes Gebäude, jede Dienstleistung einzeln bepreist– Sehr Aufwendig, IBM müsste alle Gebäudedaten (Fläche, Ausstattung, Assets) bereitstellen

und Angebote auswerten

Top-Down:– IBM gibt Interessenten

alle Infos und Preis-vorgabe zum gesamtenPortfolio

– FM-Supplier begeht einigeObjekte und bietet an

– Einsparung bis zu 25%gegenüber Vorgabe


Übersicht des Liegenschaftsbetriebes bei der IBM

Eigene undgemieteteGebäude

MehrereLänder

MehrereWährungen

Ein FMRahmen-Vertag

MehrereFM-Supplier

Ein IBM REO Team(Strategie, Finanz,Controlling)

Flächen- undMiet-Management

Facility- undSupplier-Management

Asset-Management

CorporateDatawarehouse

KennzahlenBenchmarks


Flächen und Mietmanagement als Basis für alle Prozesse

Eine Flächendatenbankmit CAD-ZeichnungenREO

Mitarbeiter-Adressbuch(Blue-Pages)HR/MA

Finanzhierarchie(Kostenstelle, Abteilung, etc.)Finanz

Unternehmensweite Nutzungder Daten, keine Redundanz

Mietverträge zuGebäuden

Mitarbeiter zuFlächen

Rechnungen zuGebäuden

UmzügeKapazitätsplanung(shared Desk, etc.)

Simulation/PlanMV-Zahlung

Exakter Flächenbelegungsbericht,welche Kostenstelle/MA hat welche Flächen

Genaue Verrechnung derFlächenkosten intern

SAP

Interface Interface

BASISDATEN

ITIL zertifizierte

IT-Umgebung


Asset, Facility- und Suppliermanagement

BASISDATEN

Helpdesk

Budget Variation

SLA

Reinigungsmanagement

Gebäudeauslastung

Liste Assets

Wartungspläne

Auftragsmanagement


Agenda

Globale Prozesse



IBM Tools


Smarter Buildings und IT-Einsatz bei IBM Deutschland

Reduzierung Bürofläche um 60% bei gleicher Anzahl von Mitarbeitern ( 24.000)– Bedarfsgerechtes Desk-Sharing (1:1,2 bis 1:16)– Messung und Visualisierung der Auslastung

Umfassende, praxisgerechte Management- und Finanzberichte– Genaue Belegungsberichte zur Verrechnung der Kosten– Bereitstellung individueller Berichte (multidimensional, drill-down) für alle Nutzergruppen in der

Anwendung (Out of the Box) integriert

Outsourcing der FM-Dienstleistung– IBM Personal um 90% reduziert, nur noch Strategie, Controlling, IT und Finanz– SLA und FM-Kosten per Gebäude– Gemeinsame Datenplattform mit FM-Supplier, keine „Papierberichte mehr“– Schnelle Service-Vertag Anpassungen durch definierte Workflows

Reduktion der IT-Kosten und Komplexität– Konsolidierung der Hardware (weniger Server), Abschaltung von Altanwendungen, komplett Web

basierend– Integrierte Standardschnittstellen für Export (SAP) und Import– Keine Entwicklungen mehr notwendig, Anpassungen aus der Anwendung heraus


Desk-sharing: Managing Shared and Fixed Workplaces

Inside one building you can have

Employees owning oneroom („name on door“)

Desks, sharedbetween 2 andmore colleagues

Mixture out of both


Flexible Desk-Sharing Office

No. ofCabinet

Cost-Center

Area

1 11 20 m2

2 12 40 m2

2 13 40 m2

3 14 60 m2

2 vacant 40 m2

10 200 m2

Room has three desks shared by 10 person, sharing-rate10:3Each person has a cabinet . One cabinet represents 20m²

Physical orvirtual


Space: Calculate Area per User, Building and Cost Center

Important information is "space used by person“, no matter shared or not

A database function calculates area per user and cost-center for each building, taking into accountpartial-rooms, no. of cabinets, fixed or shared desk

Result is one single Table „Space-Calculation". Table used inside Allocation

………………………………

Matthias Pordzik (212062), Office (B) in Berlin (BLN), Room512, Cost-Center 00268 is Using 2.202 m² (one Cabinet in a

flex-office)


Agenda

Globale Prozesse



IBM Tools


TRIRIGA Basis-Komponenten

Geographien

Standorte

Organisationen

Lieferanten

Menschen

Spezifikationen

Assets

Verträge

Kunden Self Service

Neuigkeiten

Grafik

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Reporting

WPM Metrics

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Miet Accounting

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