Welkom op het intranet van de Sportpaleisgroep

Tools > ToogbeheerHet beheer van de medewerkerslijsten zal voortaan online gebeuren. Deze nieuwe aanpak biedt een aantal voordelen.

• De kalenderupdates en de praktische informatie per evenement zijn meteen online voor alletoogverantwoordelijken beschikbaar.

• Het gebruik van Excel- en Word-documenten wordt overbodig.

• Toogmedewerkers en – verantwoordelijken ontvangen twee dagen voor het evenement via e-mail een reminder met praktische informatie.

Inhoud

1/ De verschillende rollen binnen Toogbeheer

2/ Evenementenkalender

3/ Detailpagina evenement

4/ Invullen medewerkerslijst (1)

5/ Overzicht van alle medewerkers

6/ FAQ

7/ Privacy

1/ De verschillende rollen binnen Toogbeheer

Er zijn momenteel drie ‘rollen’ voorzien:• admin• toogverantwoordelijke• toogmedewerker

Admin

• De admin is een medewerker van de Sportpaleisgroep, stelt de kalender samen, bepaalt welke togen zullen open zijn en legt ook per evenement het maximum aantal toogmedewerkers en -verantwoordelijken vast.• De admin kan ook praktische informatie (bv. t-shirts, geen dopjes, ...) publiceren.• De admin wijst de evenementen toe op basis van de input van de verenigingen. (Zie ook: Hoe wordt de kalender ingevuld?)• De admin zorgt ervoor dat de medewerkerslijsten beschikbaar zijn aan de medewerkersingang.• De admin kan inloggen op het intranet van de Sportpaleisgroep.

Toogverantwoordelijke

• De toogverantwoordelijke maakt deel uit van een vereniging.• De toogverantwoordelijke staat in voor het samenstellen van de medewerkerslijsten van zijn of haar vereniging.• De toogverantwoordelijke is verantwoordelijk voor de toogwerking op de dag van het evenement.• Er worden maximum vijf toogverantwoordelijken per vereniging toegelaten. De namen van deze vijf personen worden bij de start van het seizoen aan de admin bezorgd. Mogelijke wijzigingen worden aan de admin bezorgd.• De toogverantwoordelijke ontvangt bij elke update van de kalender (bv. toevoeging van een evenement, uurwijziging, ...) een e-mail.• De toogverantwoordelijke ontvangt twee weken voor een evenement (dat aan zijn of haar vereniging werd toegewezen) een e-mail als de medewerkerslijst nog niet werd ingevuld.• De toogverantwoordelijke kan inloggen op het intranet van de Sportpaleisgroep.

Toogmedewerker

• De toogmedewerker maakt deel uit van een vereniging.• De toogmedewerker staat tijdens een evenement in voor de verkoop van drank en snacks aan de toog die zijn of haar vereniging kreeg toegewezen.• De toogmedewerker ontvangt twee dagen voor het evenement via e-mail een reminder met praktische informatie. De voorwaarde is uiteraard dat zijn of haar e-mailadres werd ingevuld. (Zie ook: Privacyregeling.)

2/ Evenementenkalender

Op deze pagina vind je een overzicht van alle evenementen die aan jouw vereniging werden toegewezen. Klik op de button ‘Bekijk’ om voor een specifieke evenement de medewerkerslijst in te vullen. Je kan medewerkers toevoegen door op de volgende pagina de button ‘toogmedewerkers aanduiden’ te klikken.

De toepassing ‘toogbeheer’ vind je op deze plaats.

Beheer hier de medewerkers van jouw vereniging. Je kan medewerkers toevoegen, de gegevens van medewerkers wijzigen enzovoort.

Start hier met het invullen van de medewerkerslijst.

Op deze pagina worden alle evenementen die aan jouw vereniging werden toegewezen getoond.

Een evenement kan twee statussen hebben: ‘Deadline gepasseerd’ en ‘toogmedewerkers toewijzen’. (Zie ook Wanneer moet een medewerkerslijst worden ingediend?)

3/ Detailpagina evenement

Heb je in de evenementenkalender bij een bepaald evenement op de knop ‘Bekijk’ geklikt, dan krijg je de specifieke gegevens van dit evenement te zien. De volgende stap is het toevoegen van medewerkers door op de knop ‘Toogmedewerkers aanduiden’ te klikken.

De knop ‘Terug naar overzicht’ brengt je terug naar de evenementenkalender.

Je kan dankzij deze knop een specifieke medewer-kerslijst exporteren.

Start hier met het toevoegen van medewerkers

4/ Invullen medewerkerslijst (1)

Als je de naam van een medewerker invult, worden een aantal namen gesuggereerd waaruit je kan kiezen. Je hoeft uiteraard de lijst niet in één keer af te werken. Klik onderaan op de pagina op de button ‘bewaar’ om de lijst te bewaren.

12

3

6 7

8

9

5

4

Invullen medewerkerslijst (2)

1. Evenementen. Het tabblad ‘evenementen’ toont je de evenementenkalender van jouw vereniging. Hou er rekening mee dat als je niet vooraf op de knop ‘Bewaar’ hebt geklikt de veranderingen aan de lijst niet worden bewaard.

2. Toogmedewerkers. Het tabblad ‘toogmedewerkers’ brengt je naar de medewerkerslijst van jouw vereniging. Ook hier worden veranderingen niet bewaard als je niet eerst op de knop ‘Bewaar’ onderaan op de pagina klikt.

3. Extra opmerkingen van de toogverantwoordelijke(n). In dit tekstveld kan je als toogverantwoordelijke een opmerking toevoegen (bv. informatie over carpoolen, vertrekuur, extra contactgegevens, ...) voor de toogmedewerkers die voor dit specifiek evenement werden aangeduid. Toogmedewerkers krijgen deze extra informatie te zien via de e-mail die ze twee werkdagen voor het evenement ontvangen.

4. Toevoegen medewerker aan de medewerkerslijst. Er zijn twee categorieën: toogverantwoordelijken en toogmedewerkers. Het minimum- en maximumaantal medewerkers voor elke categorie wordt bepaald door de admin (zie ook ‘De verschillende rollen binnen Toogbeheer’).

Als je de naam van een medewerker invult, worden een aantal namen gesuggereerd waaruit je kan kiezen. Je hoeft uiteraard een medewerkerslijst niet in één keer af te werken. Klik onderaan op de pagina op de button ‘Bewaar’ om de lijst te bewaren.

Wat als de persoon die je wilt toevoegen niet wordt getoond? Dit betekent dat de gegevens van deze persoon nog niet aan het medewerkersbestand werden toegevoegd. Bewaar de lijst (6) en ga via het tabblad ‘Toogmedewerkers’ (2) naar het overzicht met medewerkers. (zie ook ‘Overzicht van alle medewerkers’ > ‘Voeg toogmedewerker toe’)

5. Importeer rijksregisternummers. Beschik je over de rijksregisternummers van je medewerkers? In dit tekstvak kan je snel een lijst met rijksregisterenummers opladen. Op die manier hoef je niet elke medewerker apart in te voeren. Belangrijk: zet elk rijksregisternummer op een nieuwe regel.

6. Bewaar of annuleer. Klik op ‘Bewaar’ om de veranderingen aan de medewerkerslijst te bewaren. Of klik ‘Annuleer’ om de lijst te verlaten. In het laatste geval worden de veranderingen aan de lijst niet bewaard.

7. Maak alles leeg. Je kan door op de knop ‘Maak alles leeg’ te klikken de volledige lijst wissen. Dit houdt niet in dat medewerkers uit het medewerkersbestand worden verwijderd. Alleen wordt de medewerkerslijst voor een specifiek evenement leeggemaakt.

8. Voeg toe. Heb je een medewerker toegevoegd (zie ‘4’), klik dan op de knop ‘Voeg toe’ om deze medewerker te bevestigen. Wil je de volledige lijst bewaren, klik dan onderaan op de pagina op de knop ‘Bewaar’.

9. Bekijk. Door op ‘Bekijk’ te klikken, keer je terug naar de medewerkerslijst voor een specifiek evenement. Opgelet: klik eerst op ‘Bewaar’ onderaan op de pagina als je de veranderingen aan de lijst wilt bewaren.

5/ Overzicht van alle medewerkers

Voor je een medewerkerslijst voor een specifiek evenement kan samenstellen, is het nodig om medewerkers toe te voegen aan het medewerkersbestand van jouw vereniging.

Klik je op de knop ‘Verwijder’ klikt, wordt deze medewerker meteen en definitief verwijderd uit het bestand.

Klik hier als je een medewerker wilt toevoegen.

Het tabblad ‘evenementen’ toont je de evenementenkalender van jouw vereniging.

Door op de knop ‘Bewerk’ te klikken, kan je de gegevens van een medewerker bewerken.

6/ FAQ

Wat is een medewerkerslijst?Een medewerkerslijst is gekoppeld aan een specifiek evenement. Het gaat om een oplijsting van toogmedewerkers en –verantwoordelijken die tijdens dit specifiek evenement zullen aanwezig zijn en instaan voor de verkoop van drank en snacks. Het maximum aantal medewerkers wordt vooraf bepaald.

Hoe worden medewerkerslijsten samengesteld?De toogverantwoordelijken kunnen tot tot twee dagen voor het evenement medewerkers aan de medewerkerslijst wijzigen, toevoegen of verwijderen. (Zie ook: Wanneer moet een medewerkerslijst worden ingediend?)

Wanneer moet een medewerkerslijst worden ingediend?De medewerkerslijst worden twee dagen voor het evenement afgesloten. Op dat moment wordt – op vraag van de verzekeringsmaatschappij – het aantal medewerkers definitief bepaald. Dit betekent dat het twee dagen voor het evenement niet meer mogelijk is extra medewerkers toe te voegen. Het is wel mogelijk om medewerkers te verwijderen of te vervangen.

Hoe worden medewerkers ingevoerd?Het toevoegen van nieuwe medewerkers gebeurt via een eenvoudig webformulier met de volgende invulvelden:

• voornaam (verplicht)• naam (verplicht)• e-mailadres• telefoon• rijksregisternummer (verplicht)

Kan een medewerkerslijst worden geüpload?Het is niet mogelijk om zelf gegevens te uploaden. Wil je graag een uitgebreide gegevenslijst uploaden, stuur dan een e-mail met het bestand (bij voorkeur in .csv-bestandsformaat) naar katrien.verheven@sportpaleis.be.

Kan een medewerker zelf zijn of haar gegevens bewerken?Een medewerker kan zijn of haar gegevens niet zelf bewerken. Hiervoor dient hij/zij contact op te nemen met een toogverantwoordelijke.

Hoe wordt de kalender ingevuld?Dit gebeurt net als vroeger. De verenigingen bepalen onderling hoe de evenementen worden verdeeld en bezorgen de uiteindelijke invulling van de kalender aan de admin. Mogelijke wijzigingen worden eveneens aan de admin bezorgd.

Kunnen medewerkers van andere verenigingen worden toegevoegd aan de eigen medewerkerslijst?Het is mogelijk om medewerkers van andere verenigingen aan je eigen medewerkerslijst toe te voegen. De enige beperking is dat je om van privacyredenen hun persoonlijke gegevens niet kan raadplegen.

Hoe verloopt de communicatie met toogmedewerkers en –verantwoordelijken?Toogmedewerkers en –verantwoordelijken ontvangen twee dagen voor het evenement een e-mail met praktische informatie. De e-mail is bedoeld als reminder. Het zal niet mogelijk zijn om een reply te sturen.

Heb je vragen over het online beheer van de medewerkerslijsten? Neem a.u.b. via e-mail contact op met Katrien Verheven.

► Mail naar katrien.verheven@sportpaleis.be

7/ Privacy

Deze website wordt beheerd door het Antwerps Sportpaleis nv. Door deze website te bezoeken of te gebruiken stemt u in met de algemene voorwaarden en het privacybeleid van het Antwerps Sportpaleis nv, zoals dat hieronder uiteen wordt gezet. Als u niet instemt met deze voorwaarden, verzoeken wij u deze website niet te bezoeken of te gebruiken.

Deze website bevat links naar sites van derden. Antwerps Sportpaleis nv heeft geen enkele controle op deze sites en is niet verantwoordelijk voor hun inhoud, hun werking en hun praktijken, ook niet op het vlak van hun privacybeleid.

Wanneer andere websites een link bevatten naar de website van Antwerps Sportpaleis nv, dan betekent dit niet dat we deze sites aanbevelen of dat we de meningen die daar geuit worden bijtreden.

Alle teksten, afbeeldingen en foto’s op deze website zijn auteursrechtelijk beschermd en kunnen niet zonder voorafgaande schriftelijke toelating van Antwerps Sportpaleis nv gebruikt worden, voor eender welke doeleinden.

Wanneer u een actie verricht op deze website bestaat de kans dat u om bepaalde informatie over uzelf wordt gevraagd. Antwerps Sportpaleis nv verzamelt deze informatie deze actie te kunnen uitvoeren en u daarvan vlot op de hoogte te houden. Antwerps Sportpaleis nv maakt op een verantwoorde wijze gebruik van deze informatie. Uw gegevens worden onder geen enkele voorwaarde doorgegeven aan derden, maar kunnen wel door Antwerps Sportpaleis nv gebruikt worden om relevante informatie te communiceren.

Voor aanvullende inlichtingen kunt u het publiek register raadplegen (Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, Hoogstraat 139 in 1000 Brussel).

Het gebruik van cookies

Wanneer u http://intranet.sportpaleis.be bezoekt, dan dient u zich aan te melden met een unieke gebruikersnaam en paswoord.

Om onze website te verbeteren, maken wij gebruik van zogenaamde ‘cookies’ om uw bezoek bij te houden. Een cookie is een kleine hoeveelheid gegevens die door de webserver wordt verzonden naar uw browser en die alleen kan worden gelezen door de server die de gegevens aan u heeft doorgegeven. Een cookie kan niet worden uitgevoerd als code en kan geen virussen overbrengen.

De meeste browsers zijn in principe zo ingesteld dat zij cookies accepteren. U kunt uw browser zo instellen dat u een melding krijgt wanneer u een cookie ontvangt, waardoor u de kans krijgt te beslissen of u deze cookie wilt accepteren of niet. Voor het bezoek aan sommige webpagina’s moeten cookies worden aanvaard. Gebruikers die geen cookies wensen te ontvangen, zullen in dat geval geen toegang krijgen tot dergelijke webpagina’s.

Antwerps Sportpaleis nv gebruikt weliswaar cookies om uw bezoek aan http://intranet.sportpaleis.be bij te houden en onze webservers leggen automatisch het IP/Internet-adres van uw computer vast, maar deze informatie zegt niets over uw persoonlijke identiteit en u

blijft anoniem, tenzij u Antwerps Sportpaleis op een andere wijze persoonlijke informatie hebt verstrekt.

Uw persoonlijke informatie bijwerken of verwijderen

U hebt recht op toegang tot uw persoonlijke informatie en de voorkeursinstellingen ten aanzien van uw privacy. U hebt ook het recht om deze gegevens te corrigeren of te laten verwijderen. U kunt dit doen door naar Antwerps Sportpaleis nv te schrijven op het volgende adres:

Antwerps Sportpaleis nvSchijnpoortweg 1192170 MerksemBelgië

Wij verzoeken u uw naam, adres en/of e-mailadres te vermelden wanneer u contact met ons opneemt. U kunt op elk moment uw account ook laten verwijderen. Stuur hiervoor een e-mail naar webmaster@sportpaleis.be. Uw gegevens worden dan onmiddellijk en definitief verwijderd en u zal dan verder geen e-mails en/of poststukken meer ontvangen.

Geschillen

Eventuele geschillen zullen worden voorgelegd aan de bevoegde rechtbank conform art. 624 1°.2° en 4° van het Gerechtelijk Wetboek.

Heb je vragen over het online beheer van de medewerkerslijsten? Neem a.u.b. via e-mail contact op met Katrien Verheven.

► Mail naar katrien.verheven@sportpaleis.be