welkom!! bij de bijeenkomst over functionerings- & beoordelingsgesprekken arnold van der leden...
TRANSCRIPT
Welkom!!
Bij de bijeenkomst over
Functionerings- & Beoordelingsgesprekken
Arnold van der Leden
KEI Consultancy
www.keiconsultancy.nl
Wie is wie….?
Zeer kort voorstelrondje:
• Wie ben je?
• En wat zijn je behoeftes vanavond?
Wat gaan we vanavond doen?
• Kort rollenspel van trainer• Theorie• Oefenen feedback geven• Evaluatie van de oefening• Pauze• Theorie FG & BG• Voorbereiden van een functioneringsgesprek• Resumé• Afronden van de avond en eindevaluatie
Kortom
Plezier maken…..
en…
ook nog wat leren…!!
Theorie
• In F&B gesprekken komt van alles samen:– Geschiedenis van de medewerker– Spanning tussen medewerker en
leidinggevenden, andere medewerkers..– Aansturingsproblemen– Onduidelijkheden (in werkwijze,
doelstellingen, communicatie)– Feedback geven– Etc etc etc
Daarom…
• Is het belangrijk om F&B gesprekken goed en adequaat te doen.
• Onthoud altijd het doel…!
• (wat is het doel??)
Doel(en) F&B gesprekken
• Motivatie versterken!!!
• En dan ook:
………. beter met elkaar laten samenwerken……..
Korte rollenspelen
Trainer speelt een aantal rollen
Deze persoon zit tegenover je…..
Daarom een stukje theorie
45%
35%
20%
Soorten communicatie
Inhoud
Intonatie
Non Verbaal
Conclusie
• We moeten in communicatie allereerst goed:• Kijken, daarna• Luisteren (= actief luisteren en open vragen
gebruiken)• Uitvragen (of doorvragen)• Toetsen, en• Samenvatten:
• Kortom: in communicatie zijn we de KLUTS
Waar gaat het mis?
• Onduidelijkheden in verwachting, aansturing, doelen, etc
• Verkeerde manier van feedback geven in het verleden
• Sterke taakgerichtheid van leidinggevende ipv mensgerichtheid
• Communicatie en dan met name de luistervaardigheid van de leidinggevende…
• Geen oog voor eigen valkuilen….
Het belangrijkste..
• Geef feedback op het moment dat iets gebeurt..
• Ken je dat, dat je (negatieve) feedback uitstelt?
Daarom nu oefenen
• Op feedback geven: – Je hoort dat een medewerker negatief roddelt over
een ander– Een medewerker levert een document te laat aan een
andere medewerker aan(komt afspraak niet na)
• In groepjes van vier:– Methode:
• G methode (gedrag, gevolg, gevoel, gewenst gedrag)• 20 minuten de tijd (minimaal twee van de vier personen
moeten hebben geoefend in feedback geven..)• Bereid het eerst voor, voordat je het rollenspel uitvoert..
Evaluatie van rollenspel
• Wat hebben jullie geleerd?
• Wat ging goed?
• Wat kon beter?
PAUZE
Voorbereiding FG en BG
1. Is bekend op welke punten medewerker wordt afgerekend?
2. Zijn plussen en minnen van medewerker goed bijgehouden?
3. Nodig medewerker schriftelijk uit, geef hierin uitleg over doel en voorbereiding
4. Bereid gesprek goed voor (zijn er emoties, geschillen, bereid ook complimenten voor, denk aan je doelstelling…)
Basisvoorwaarden:Houdt alle zaken bij in personeelsfile
Wissel verbeterpunten af met complimenten (!!)
Wees duidelijk in reden van het gesprek naar medewerker
Houdt eigen doel voor het gesprek in de gaten (=motiveren)
Maak afspraken SMART (concreet en op een tijdstip)
Sluit gesprek altijd positief af
Functioneringsgesprek Beoordelingsgesprek
Medewerker bereidt zich ook voor Manager bereidt eindbeoordeling voor
Vooral op toekomst gericht Beoordeling ahv het verleden
Afspraken om te verbeteren Afrekening op basis van verleden
Gelijkwaardig, tweezijdig: vraag ook feedback!!!!
1-richting: manager-medewerker: je beoordeelt medewerker
Tijdsduur ca. een uur Tijdsduur max. half uur
Verschil Functionerings- en beoordelingsgesprekken
Structuur Beoordelingsgesprek
• Nodig medewerker schriftelijk uit• Bereid gesprek voor op +++ en ---• Aanvang van gesprek: het ijs breken• Uitleg over doel van het gesprek• Afrekenpunten doornemen, feedback geven per
punt• Conclusie van functioneren: promotie, salaris..• SMART afspraken maken• Positief het gesprek eindigen!!
Structuur Functioneringsgesprek
• Nodig medewerker schriftelijk uit, vraag medewerker gesprek voor te bereiden (wat gaat goed, waar behoefte aan, waar moeite mee…)
• Bereid gesprek goed voor (++ en --), wees bereid ook feedback te krijgen!!!!
• Aanvang van gesprek: kwispelen…! Doel uiteenzetten, gezamenlijk agenda bepalen
• Agendapunten bepraten• SMART afspraken maken• Positief afsluiten
Belangrijk bij Functioneringsgesprekken
• Tweezijdig, dit betekent:– Luisteren!– Vertrouwen met elkaar opbouwen– Feedback vragen en ontvangen ook over
eigen functioneren!– Mening/ ideeën van medewerker zeer serieus
nemen– Neem genoeg tijd in acht
Werkopdracht: bereid concreet een FG voor
Iedereen: bereid een FG concreet voor één van uw medewerkers voor:
– Concrete afrekenpunten van uw medewerker – +++ en --- – De structuur van het gesprek– Bereidheid om ook feedback te krijgen (= open
vragen stellen en luisteren) – Goede ijsbreker/ aanvang van het gesprek bedenken
(essentieel)
Resumé van de avond
• Spreek feedback direct uit (+++ en ---)
• Let op wijze van feedback uitspreken (G methode)
• Houd feedback bij in personeelsfile
• Bepaal afrekenpunten van medewerker
Resumé van de avond
• Bereid FG en BG goed voor:– Nodig medewerker schriftelijk uit (doel, evt.
voorbereidingsopdracht erin)– Pak punten uit personeelsdossier van
afgelopen tijd– Pak afrekenpunten erbij– Bereid ++ en – voor– Bereid structuur gesprek voor (o.a. doel)– Bereid je voor op verschil tussen FG en BG
Resumé van de avond
• Tijdens FG of BG:– Goede aanvangsfase om het ijs breken– Reden uitspreken van gesprek– Structuur vasthouden– ++ en – uitspreken (die al bekend zijn)– Concrete afspraken maken
– Maar vooral … positief afsluiten
Vragen??
Succes met de gesprekken!!&
Bedankt voor de aandacht!
Voor meer informatie of hulp kom ik graag vrijblijvend bij u langs!
Arnold van der Leden076-5656661www.keiconsultancy.nl