Welcome to Part 1 of the Special Education Data information.

July 2020

1

This session will cover basic data requirements of the Individuals with Disabilities Education Act; people you should know or get to know who will be instrumental in reporting accurate and complete data; an overview of the DESE MOSIS and Core Data systems; and a deep dive into the special education child count data collection.

July 2020

2

First – the data requirements of IDEA. All of the data collections listed here are either specifically mentioned in IDEA (many under section 618) or fall under the secretary of education’s authority to collect other information. We will at least touch on all of these throughout this presentation, with the exception of assessment, dispute resolution and early intervening services. 

3

July 2020

The State Performance Plan (SPP) and Annual Performance Report (APR) are a requirement under section 616 of IDEA. There are a total of 17 indicators that every state must address. Several indicators are considered “results” indicators and others are considered “compliance” indicators. Fourteen of the 17 indicators apply to LEAs with the others being state level indicators dealing with dispute resolution and the State Systemic Improvement Plan. At the state level, annual targets are established for each “results” indicator. Those targets apply to both state and local levels. 

Each year, the State agency is required to report to the US Department of Education its progress on meeting the targets in the SPP through an Annual Performance Report or APR. The purpose of the APR is to report actual performance compared to the targets. The state is also required to publicly report on LEA performance compared to targets. This is done through the Special Education District Profiles.  

4

July 2020

The Special Education District Profiles are used as our method of publicly reporting on LEA performance against the targets established in the State Performance Plan. The Profiles are available on DESE’s MCDS portal in the Special Education Reports and Resources area. There are two version of the Profile. One is the public version which is available to anyone. The public version has cell suppression applied in order to protect confidentiality of student data. The other is a secured version which is available to you if you have been granted the necessary web applications access by your district User Manager. The secured version does not have any cell suppression applied, so it will definitely be more useful to district personnel in reviewing and understanding your data. 

A preliminary secured version is generally available in early fall. We give LEAs a few weeks to review and make any necessary corrections to data before the public versions are released. 

July 2020

5

In advance of the Profiles, we email out year‐end data summaries in July each year. These reports can be used to evaluate LEA data against SPP targets and identify and correct data errors. 

July 2020

6

Another use of the data for students with disabilities is the annual Determinations which are required by IDEA. IDEA requires that the federal Office of Special Education Programs gives each state a determination level, and, in turn, states must give each LEA a determination level. The four determination levels are listed on this slide. 

July 2020

7

The local determinations are based on a variety of factors, including correction of noncompliance, performance or results data, special education audit findings, and timely and accurate data submissions. We use the following dates to evaluate the timeliness of data submissions: the MOSIS December Student Core file must be certified by January 10. The October Education and Assignment files must be certified by January 10. The June Student Core, Enrollment and Attendance, and Discipline Incident files must be certified by August 1. Please note that these dates are after the official due dates for the submissions. Since these data are used for a variety of purposes, we highly encourage you to meet the actual reporting deadline, but for purposes on the determinations criteria, we allow a little extra time. 

July 2020

8

We’ve reviewed the IDEA requirements for data and given you a brief glimpse of the public reporting and use of the data. 

Shown here are people who will be instrumental in helping ensure accurate and timely reporting of the data. 

The LEA User Manager holds the keys to the DESE web applications. If you need access to certain applications, talk to your User Manager first. 

We’re going to talk about the MOSIS system soon in order to make you familiar with the system, but the MOSIS Coordinator is usually the person who actually submits the data. You’ll need to work with the MOSIS Coordinator to make sure the special education data are accurate and complete. 

The LEA Core Data Coordinator enters information in the DESE Core Data Collection System. Again, you may need to work with the Core Data Coordinator to ensure accurate information is provided.

The Data team in the Office of Special Education is always available to help work through data questions or concerns with you. Contact information is on the last slide of this presentation. 

July 2020

9

We’re going to start talking about the data collections now. The Special Education Data Reporting Table can help you stay on track with the data collections throughout the school year. 

This slide just shows the first few rows of the table. The complete table is available here: https://dese.mo.gov/special‐education/special‐education‐data. 

The table lists each data collection that includes special education data in order by due date. The table provides a brief description and selected data fields for each data collection. The middle section indicates the associated Core Data Screens, MOSIS files or other reporting mechanism. The next section gives information about the data requirements and use. And last is the due date for the collection. 

10

July 2020

Now, an overview of MOSIS which stands for the Missouri Student Information System. MOSIS has two components. The first is the ID system through which each student is assigned a unique 10 digit number. That MOSIS ID should stay with the student throughout his PK‐12 journey. The ID follows the student even if he moves between LEAs. 

The MOSIS Data Collection System is then used to submit student level data, attached to the MOSIS ID, multiple times during the school year. 

11

July 2020

The MOSIS Data Collection system is used by LEAs to submit student and educator level data to DESE through a series of data files. LEAs have student information systems that contain lots of information about students. The student information systems have functionality to extract the data required for the MOSIS files into a data file or spreadsheet. The spreadsheets which are called “trials” are uploaded to the MOSIS system by the MOSIS Coordinator. MOSIS runs a large number of data validations on the trials, and lists out any errors and warnings. Errors are data issues that must be fixed. Warnings do not have to be corrected, but should be reviewed to make sure the data are correct. Once all errors have been corrected in the data, the trial can be certified at which point the data flow through to DESE data tables, and in some cases, populate the associated Core Data Screens.

July 2020

12

Core Data is a system of data collection screens, close to 40 of them, and each screen contains specific information, mostly at an aggregated level. Many of the screens are populated when various MOSIS files are certified. For example, when you certify the MOSIS December Student Core file, which contains student level data, the data will be aggregated on the DESE side and will populate Core Data Screen 11. Some Core Data Screens require data entry, such as the School Calendar. 

MOSIS and Core Data make up the main data collections for DESE, but there are a few other collections outside of those two.  We’ll talk about those as we come to them.  

13

July 2020

This slide provides MOSIS and Core Data resources. The Manual includes instructions for all MOSIS and Core Data collections, arranged by cycle or due date. The second half of the manual contains exhibits which cover code sets and definitions in addition to reporting resources. 

The MOSIS website includes a lot of useful information including code sets, templates, and technical assistance.

The Office of Special Education uses the Special Education Listserv (SELS) to send out information on a variety of topics. The Data section uses SELS to send information regarding data collections. 

July 2020

14

Now we’re going to a little deeper dive into the MOSIS Student Core File, which is submitted multiple times throughout the school year. It is used for different purposes based on when it is reported. For example, the October Student Core file is used to derive the September enrollment counts and the December Student Core is used to derive the Special Education Child Count. 

There are more than 70 data items in the MOSIS Student Core file. One row or record is reported for each student. Some data fields are required for all submissions, others are only required for certain submissions. The requirements are all outlined in the MOSIS guide. The Student Core file includes many demographic data fields including items specific to Special Education, and these are how we pull the special education counts together.  Since we use this Student Core file for a lot of special education data, I’m going to go over a few of the key data items.

As we go through this presentation, you’ll see how the MOSIS data at the student level are transformed into the aggregate counts on Core Data.

15

July 2020

This shows an incomplete list of data element in the Student Core file for one student. We know which students have IEPs from IEP Disability field. This allows us to aggregate the data for students with disabilities from the data that are reported for all students. 

July 2020

16

The MOSIS ID is the key to the student level reporting. In order to report students in the MOSIS system, they must have MOSIS IDs. Since all students with an IEP or Services Plan must be reported, that means that all of these students must have MOSIS IDs, even if they are not in a “traditional” classroom or school. 

Another field is called “Enrolled on Count Date.” We’ll talk about this when we look at the Child Count collection, but know that the definition of the field changes by cycle.

The MOSIS files collect a set of district and school codes. District codes are six digit codes where the first three digits represent the county and the last three digits are unique to the LEA within the county. School codes are a four digit code that identifies the schools within the LEA. 

17

July 2020

A total of six data items are used to report the attending district and school, the reporting district and school, and the resident district and school. For the vast majority of students who live in, attend, and are reported by their resident district, the three sets of district and school codes are the same. This slide provides other reporting scenarios.

18

July 2020

This table summarizes the main reporting combinations by residency status. 

Resident I, or R1, is used for the vast majority of students who are attending their resident district. 

Non‐resident, or NR, is used for students who are attending a non‐resident district. The non‐resident district reports the student, but indicates the student’s resident district. 

Resident II, or R2, is used for students who are placed in a private agency by the resident district. Since private agencies do not report student data to DESE, the resident district must report the students, but indicate the private agency that the student is attending. 

19

July 2020

This slide provides additional information about Resident I reporting.

20

July 2020

This slide provides additional information about Non‐Resident reporting.

21

July 2020

This slide provides additional information about Resident II reporting.

22

July 2020

Now we’re going to go into detail about the December 1 special education child count. The child count is simply the number of students with disabilities who had IEPs or services plans and were receiving special education and/or related services on December 1 each year. We compile the child count from the December Student Core file using the IEP Disability Category field. Again the data source is the MOSIS December Student Core File, which populates Core Data Screen 11. 

The Child Count data requires signed verification after submission. The verification report is available in the DESE MCDS Portal the day after the MOSIS file is certified. We send out instructions and reminders about the verification process through a SELS message. 

23

July 2020

The special education child count must include all students with IEPs or services plans. This includes students enrolled and attending the district, home‐schooled private school students who have services plans, students placed by the IEP team in private agencies, and children in Early Childhood Special Education including “speech‐only” and itinerant students. 

The only students with disabilities that you do NOT have to report are students who are attending Missouri School for the Blind, Missouri School for the Deaf, or Missouri Schools for the Severely Disabled. These students are reported by the state operated programs. 

July 2020

24

The child count has been historically aggregated by age as of December 1. We use the date of birth reported in the MOSIS file to calculate the age. 

For the December Student Core file, the field Enrolled on Count Date indicates that the student had an IEP and was receiving services on December 1. Enrolled on Count Data is a Yes/No field, and only the students marked “yes” will be included in the child count. 

The disability and educational environment codes should reflect the status as of December 1.

July 2020

25

These are the disability codes used for reporting in the MOSIS Student Core file. The category reported should reflect the student’s primary disability category.

July 2020

26

This slide shows the school‐age educational environment codes used in the MOSIS Student Core File. The school‐age educational environments are the same as the placement options on the IEP with two exceptions. 

Correctional facility – code 1801 – is not an IEP placement option, but if a student with a disability is in a correctional facility on December 1, the educational environment of correctional facility should be reported. 

Parentally‐placed private school children – code 2100 – should be reported for home‐schooled or private school students who are receiving special education services through a services plan. 

July 2020

27

Unlike school‐age data, the placements and educational environments for early childhood special education are very different. The placement decision is made by the IEP team and documented on the IEP. It looks at where special education services will be provided. The educational environment looks at the extent to which the child is spending time with nondisabled peers. The educational environment is reported in MOSIS, not the placement. The next slide provides a decision tree for determining the educational environments for children in ECSE. 

Two of the educational environments are Separate Class and Separate School. There are very few programs that would be considered a separate school for ECSE purposes. A special education program will most likely be a separate class even if the classroom is physically separated from other district buildings or programs. 

For ECSE purposes, students are generally reported by the district providing services, not the resident district. When a serving district reports non‐resident ECSE students, they should use the residency status of NR for non‐resident and indicate the resident district of the child. 

28

July 2020

This is a decision tree for ECSE educational environment. There is a separate recorded webinar on the Special Education Data web page, so we will not go over this in detail here. However, it is important to be very literal in answering the questions and moving through the decision tree. Just because a child’s special education placement may be in a special education classroom doesn’t mean that the educational environment will be separate class. It depends on where the child is spending time outside of that separate class. Two children could be receiving the same special education services and have the same placement, but could have very different educational environments, again, depending on where the children are spending time outside of the special education services. 

Technical assistance on the Special Education Data web page includes this decision tree, and alternative worksheet for determining the environment, definitions, examples, and a recorded webinar. Please share these resources with the ECSE staff in your district. 

July 2020

29

The Special Education child count data are used for a large number of purposes. State Performance Plan indicators 5 and 6 use the educational environment data to look at least restrictive environments for school‐age and early childhood. 

SPP indicators 9 and 10 references LEAs with disproportionate representation of students with disabilities by race/ethnicity. For this, we look at the proportions of students with disabilities by race/ethnicity and compare that to district enrollment by race/ethnicity. Similarly, IDEA requires that state analyze child count data to determine if there is significant disproportionality occurring. 

The data are also used for triggering self‐assessment requirements based on incidence rates, the foundation formula, federal reporting and other miscellaneous reports and data requests. 

30

July 2020

Please feel free to use any of the contact information here to reach out for help! 

July 2020

31