Outlook 2007

InnehållKom igång med Outlook..................................3

Outlook 2007..............................................3

Starta Outlook.............................................3

Inloggningsnamn och lösenord...................3

Utseendet...................................................3

Vyer.............................................................4

Alternativ för navigeringsfönstret...............5

E-post-vyn.......................................................6

E-post-mappar............................................6

Skapa och skicka e-post...............................7

Redigera text...............................................8

Linjal............................................................8

Stavningskontroll........................................8

Bifoga filer...................................................9

Skapa signatur.............................................9

Standardsignatur.......................................10

Välja signatur............................................10

Sätta prioritet på e-post............................10

Uppföljning av e-post................................11

Begär leverans- och läskvitto på e-post.....11

Läsa e-post................................................12

Bläddra mellan e-post...............................12

Markera e-post som oläst.........................12

Svara på e-post..........................................13

Vidarebefordra e-post...............................13

Ta bort e-post............................................13

Spara e-post..............................................13

Skriva ut e-post.........................................13

Besvara utan citat.....................................14

Snabbsökning............................................15

Adressbok.................................................16

Automatiska svar när du inte finns på plats16

2

Ytterligare Regler för automatsvar............18

Kontakter......................................................20

Aktuell vy i Kontakter................................20

Skapa en ny kontakt från Kontakter..........21

Skapa en kontakt från ett e-postmeddelande som du fått 22

Skicka e-post till en kontakt......................23

Personlig distributionslista........................24

Skicka e-post till en distributionslista........25

Bifoga och skicka en distributionslista till någon annan 26

Spara ner en bifogad lista från ett e-postmeddelande 26

Sökmappar....................................................27

Regel för att styra e-post från vissa personer 28

Kalender........................................................30

Kalender-inställningar...............................31

Skapa en tidbokning..................................33

Kategorisera..............................................34

Påminnelser..............................................36

Återkommande avtalade tider..................37

Söka efter avtalad tid................................37

Skapa ett möte med flera deltagare..........38

Delade kalendrar.......................................39

Visa kalendrar sida vid sida.......................40

Uppgifter.......................................................41

Skapa uppgifter.........................................41

Tilldela uppgift..........................................42

Avbryta tilldelning av uppgift....................42

Acceptera eller avböja uppgift..................43

Markera en uppgift som slutförd..............43

Användbara kortkommandon.......................44

Fler kortkommandon................................45

3

Kom igång med Outlook

Outlook 2007

Outlook 2007 är kommunens nya e-postprogram (sedan 2008). Utöver e-post finns också följande funktioner: Kalender, Kontakter och Uppgifter.

Starta Outlook

Starta Outlook via:

Start, Mina Program, Microsoft Office, Microsoft Office Outlook 2007

Inloggningsnamn och lösenord

Du behöver inte ange namn eller lösenord när du öppnar Outlook.

Utseendet

När du öppnar Outlook 2007 så kan det kanske se ut så här:

På sidan Outlook i dag visas en förhandsgranskning av den aktuella dagen. Outlook i dag visar en översikt över avtalade möten, en lista över uppgifter och hur många e-postmeddelanden du har fått.

4

Vyer

För varje del i Outlook finns det en egen vy. När du ska kolla din e-post så måste du befinna dig i E-post-vyn och när du ska kolla din kalender använder du Kalender-vyn. De olika vyerna hittar du i Navigeringsfönstret, delen längst till vänster. Använd genvägarna som finns där för att hoppa mellan de olika vyerna.

Standardvyerna är:

E-post-vyn Kalender-vyn Kontakt-vyn Uppgiftsvyn

(Om navigeringsfönstret inte visas som på bilden nedan, gå in under menyn Visa och välj Navigeringsfönster, Normalt.)

5

Navigeringsfönster

Genvägar

Alternativ för navigeringsfönstret

Du kan själv ändra vilka genvägar som ska visas i navigeringsfönstret.

► Högerklicka på någon av genvägarna E-post, Kalender eller Kontakter i navigeringsfönstret.

► Välj Alternativ för navigeringsfönstret…

► Bocka för de genvägar du vill ska visas► Klicka på OK

Här kan du också välja i vilken ordning genvägarna ska visas:

► Markera den genväg du vill flytta► Klicka på Flytta upp eller Flytta ned► Avsluta med OK

6

E-post-vyn

► Klicka på E-post i Navigeringsfönstret► Klicka på Inkorgen

I E-post-vyn är programfönstret uppdelat i fyra delar.

Längst till vänster har du navigeringsfönstret(1). Där visas också dina e-post-mappar. I mitten har du två fönster för e-post-meddelanden. I den vänstra(2) visas innehållet i

aktuell mapp och till höger, i läsfönstret(3) innehållet i den markerade filen.(Om läsfönstret inte visas Välj Visa, Läsfönster, Höger.)

Längst till höger har du Att göra-fältet(4). I Att göra-fältet visas alla aktiviteter som är inlagda i kalendern den närmaste tiden. Endast kommande aktiviteter visas, har tidpunkten för en aktivitet passerat så visas den inte längre.

E-post-mappar

I E-post-vyn visas mapplistan. Till skillnad mot FirstClass (om du inte ställt om detta i FirstClass) så hittar du dina skickade och mottagna e-post i separata mappar i Outlook. I Inkorgen hamnar all e-post som skickats till dig medan e-post som du skickat hamnar i Skickat-mappen.

Om du raderar ett e-post-meddelande eller ett annat Outlook-objekt så hamnar det i mappen Borttaget. För att radera det helt så måste du ta bort det ur Borttaget-mappen också eller använda kortkommandot Shift+Delete.

7

1 2 3 4

Skapa och skicka e-post

► Klicka på Nytt i verktygsfältet. (Du måste vara i E-post-vyn.)

När du skapar ett nytt e-postmeddelande så öppnas ett nytt fönster. Gränssnittet är detsamma som i de övriga Office 2007-progammen; dvs Word, Excel och PowerPoint. Du har Office-knappen(1) uppe till vänster med Spara, Spara som, Skriv ut m.m. och istället för menyer samlade på verktygsfält så finns alla kommandon samlade på menyflikar(2).

Skriv:

► Mottagarens e-post-adress*1 på raden Till…*2

► En rubrik på raden Ämne:► Ditt meddelande i meddelandefönstret► Klicka på knappen Skicka

*1 Exempel på en e-post-adress: ann.andersson@ludvika.se

*2 För att skicka e-post internt behöver du inte ange mottagarens e-post-adress, då klickar du på knappen Till… och väljer där den person/de personer eller den kontakt/de kontakter du vill skicka till.

8

12

OBSERVERA, VIKTIGT: Innan ett meddelande skickats och hamnar i Skickat-mappen ligger det i mappen Utkast. Skulle det bli något problem just vid skickningen kan man kolla om meddelandet ligger där och skicka om det.

9

Redigera text

Du redigerar text på samma sätt som i Word. De vanligaste alternativen finns på menyfliken Meddelande.

Ytterligare formateringskommandon finns på fliken Formatera text.

Linjal

Linjalen visas inte som standard. Men du kan få fram Linjalen på samma sätt som i Word:

► Klicka på knappen Linjal i e-postfönstret till höger, ovanför rullningslisten.

Stavningskontroll

För att stavningskontrollera hela texten:

► Klicka på knappen Stavning på fliken Meddelande

10

Bifoga filer

För att bifoga en fil i meddelandet:

► Klicka på Bifoga fil i gruppen Inkludera på fliken Meddelande.

Skapa signatur

Du skapar en signatur på följande sätt:

► Klicka på Signatur i gruppen Inkludera på fliken Meddelande► Klicka på Signaturer…

► Klicka på knappen Ny► Skriv ett namn* för signaturen

*exempelvis ditt namn om du bara tänkt dig att du ska ha en sorts signatur, men du kan lägga upp flera signaturer med namn som ex. Formell, Enkel. osv

► Klicka på OK

► Skriv din signaturtext i rutan Redigera signatur(1)► Formatera texten så som du vill ha den► Avsluta med OK

11

1

Standardsignatur► Här kan du också välja vilken signatur som ska användas som standard för nya

meddelanden samt för svar och vidarebefordrade meddelanden.(Observera att det är separata inställningar för Nya meddelanden och Vid Svar/vidarebefodran.)

Välja signatur

För att välja en signatur i ditt meddelande:

► Klicka på Signatur i gruppen Inkludera på fliken Meddelande► Klicka på Signaturer…► Välj önskad signatur i på menyn

Sätta prioritet på e-post

Om du vill sätta prioritet på meddelanden gör du så här:

► Visa fliken Meddelande

► Klicka på Hög prioritet eller Låg prioritet

12

Uppföljning av e-post

Om du vill följa upp ett meddelande på något sätt kan du markera det med en flagga.

► Klicka på Följ upp på fliken Meddelande► Välj något av alternativen i listan

Om du vill att mottagaren ska få en flagga:

► Välj Flagga för mottagare…► Välj dina inställningar i dialogrutan som kommer upp

Begär leverans- och läskvitto på e-post

► Visa fliken Alternativ► Bocka i Begär leveranskvitto och/eller Begär läskvitto i gruppen Uppföljning

13

Läsa e-post

Rubrikerna på olästa meddelanden visas i fet stil i Inkorgen. Antalet olästa meddelanden visas bredvid mappens namn i navigeringsfönstret inom parantes.

När du öppnat ett mottaget e-postmeddelande öppnas det också i ett nytt fönster (även det i det nya Office 2007-gränssnittet), här finns endast en menyflik; Meddelande.

Bläddra mellan e-post

Om du öppnat och läst ett e-postmeddelande och har fler som du vill öppna och läsa kan du göra det genom att klicka på någon av genvägarna Föregående Outlook-objekt eller Nästa Outlook-objekt i verktygsfältet Snabbåtkomst:

Markera e-post som oläst

Om du vill markera ett öppnat e-post som oläst:

► Klicka på knappen Markera som oläst på fliken Meddelande

14

Svara på e-post

► Klicka på knappen Svara på fliken Meddelande

Vidarebefordra e-post

► Klicka på knappen Vidarebefordra på fliken Meddelande

Ta bort e-post

Ta bort meddelandet på samma flik:

► Klicka på knappen Ta bort

Spara e-post

Om du vill spara e-postmeddelandet som en fil:

► Klicka på Office-knappen (Arkiv om du befinner dig i E-post-vyn.) ► Klicka på Spara som► Välj var du vill spara filen - OBS! Spara endast till din hemkatalog, U:► Ange ett namn► Välj filformat: Outlook-meddelandeformat

Skriva ut e-post

För att skriva ut ett e-postmeddelande:

► Klicka på Office-knappen► Klicka på Skriv ut► Välj din skrivare…

15

Besvara utan citat

När du besvarar ett e-postmeddelande så infogas all text från det mottagna meddelandet med automatik. Om du vill ställa om detta gör du det under:

► Menyn Verktyg i verktygsfältet och Alternativ…► Klicka på knappen E-postalternativ…

► Välj Inkludera inte orginalmeddelande under Vid svar och vidarebefodran(Observera att det är separata inställningar för Vid svar… och Vid vidarebefodran…)

► Klicka på OK

16

Snabbsökning

Om du vill söka i Outlook gör du det från rutan Snabbsökning.

► Markera den mapp du vill söka i.► Börja skriv söktexten i rutan Snabbsökning. Sökresultatet visas nedanför rutan och

minskar vart efter du skriver fler bokstäver.

Vill du använda ytterligare sökvillkor:

► Klicka på Visa frågeverktyget bredvid sökrutan.

► Fyll i rutorna som visas med sökvillkor.

Du kan lägga till fler sökvillkor genom att klicka på Lägg till villkor.

Upprepa en sökning genom att:

► Klicka på pilen i rutan för Snabbsökning► Välj Senaste sökningar och sedan det ord du vill söka på igen.

17

Adressbok

När du skapat ett e-post och klickar på knappen Till… så får du upp en dialogruta där du kan se alla dina kontakter

Under rubriken Adressbok väljer du antingen Global adresslista eller Kontakter.

Om du vill skicka till någon inom kommunen väljer du Global adresslista Under Kontakter finns alla de personliga kontakter och sändlistor som du lagt till

själv.

Automatiska svar när du inte finns på plats

När du är borta från datorn och inte kan läsa din e-post kan du ställa in så att automatiska svar skickas till vissa eller alla som skickar meddelanden till dig.

► Klicka på verktyg och Frånvarohanteraren…

18

► Pricka i Skicka autosvar vid frånvaro

Om du sätter tidsintervall gäller autosvaret endast mellan den Start- och Sluttid du sätter. I annat fall gäller det tills du går in här igen och väljer Skicka inte autosvar vid frånvaro.

Outlook kan skilja på autosvar till personer Inom organisationen och Utanför organisationen, dvs kommunen i vårt fall.

Observera: Tänk på att det kan orsaka problem med att ha autosvar påslaget för personer Utanför organisationen.

► Skriv en text för ditt autosvarmeddelande i avsett fönster.Exempelvis: Jag är på kurs, åter den 23 april.

► Klicka på OK

19

Ytterligare Regler för automatsvar

Du kan använda Frånvarohanteraren med regler för att automatiskt hantera inkommande meddelanden genom att ange vad Outlook ska göra med dem. Du kan till exempel skapa regler för att automatiskt flytta eller kopiera meddelanden till andra mappar, ta bort meddelanden, skicka anpassade svar o.s.v.

► Klicka på knappen Regler…

► Klicka på Lägg till…

20

Som du ser finns det massor av olika inställningar att sätta på en regel som vi inte kommer ta upp här, men det kan vara bra att veta att det finns. Om du vill testa att sätta upp regler är det viktigt att du förstår hur de tillämpas i Outlook:

Regler tillämpas i den turordning som de visas, uppifrån och ned i listan över regler.

Om du markerar mer än ett villkor i dialogrutan Redigera regel tillämpas regeln bara på meddelanden som uppfyller alla markerade villkor. Om du t.ex. anger Judy Lew som avsändare (villkor) och "Marknadsföringsmöte" (villkor) i rutan Ämne tillämpas regeln endast på meddelanden som uppfyller båda villkoren.

Om du däremot anger flera kriterier för ett villkor tillämpas regeln på alla meddelanden som uppfyller åtminstone ett kriterium för det villkoret. Om du t.ex. anger "Judy Lew;Frank Lee" i rutan Från tillämpas regeln på meddelanden från såväl Judy Lew som Frank Lee.

21

Kontakter

I Kontakt-vyn kan du se och organisera dina kontakter

Aktuell vy i Kontakter

När du lagt in några Kontakter så kan du välja hur de ska visas.

Välj bl.a. mellan Visitkort, Adresskort, Detaljerade adresskort och Telefonlista. Det finns fler vyer att välja på och du kan anpassa vyn efter egna önskemål. Se de olika alternativen i navigeringsfönstret i Kontakt-vyn.

22

Skapa en ny kontakt från Kontakter

► Klicka på Nytt i verktygsfältet (du måste vara i Kontakt-vyn)

Ett tomt kontaktformulär öppnas i ett nytt fönster. Även detta i det nya Office 2007-gränssnittet.

► Fyll i den information du vill spara för kontakten

I rutan Spara som: väljer du hur kontakten ska sparas:

23

► Klicka på pilen och välj ett av de förslag som visas eller ange ett valfritt namn för kontakten genom att skriva i rutan

► Fortsätt fylla på med önskad information för Kontakten

De poster som har nedpil bredvid sig kan du ändra rubrik på.

► Klicka på nedpilen► Klicka på den rubrik du vill ha istället

På detta vis kan du exempelvis också spara två telefonnummer eller två e-post-adresser i samma post.

► Klicka på nedpilen bredvid det fält du vill fylla i.► Välj en rubrik► Fyll i första uppgiften► Klicka på nedpilen igen► Välj en ny rubrik► Fyll i nästa uppgift

Om du har mer än en adress för en kontakt markerar du kryssrutan E-postadress för att ange vilken adress som ska användas vid en dokumentkoppling (Du kan använda Microsoft Office Word 2007 för att skapa en dokumentkoppling med hjälp av kontaktlistan i Microsoft Office Outlook 2007.).

När du är klar:

► Klicka på knappen Spara och stäng

24

Skapa en kontakt från ett e-postmeddelande som du fått

När du sparar ett elektroniskt visitkort som du fått i ett e-postmeddelande skapas en ny kontakt. Om det redan finns en kontakt med samma namn kan du spara dubbletten som en ny kontakt eller uppdatera den ursprungliga kontakten.

► Högerklicka på kortet i meddelandet och klicka sedan på Lägg till i Kontakter på snabbmenyn. Den nya kontakten öppnas i ett kontaktformulär.

► Klicka på Spara och Stäng

Skicka e-post till en kontakt

► Skapa ett nytt e-postmeddelande► Klicka på knappen Till…

► Klicka på pilen under etiketten Adressbok► Välj Kontakter► Markera en kontakt i listan► Klicka på knappen Till->► Klicka på OK

25

26

Personlig distributionslista

Om du har en lista på personer som du ofta skickar e-post till kan du skapa en distributionslista för att slippa skriva in alla deras adresser varje gång.

► Klicka på E-post-vyn och markera Inkorgen► Klicka på pilen till höger om knappen Nytt► Välj Distributionslista

► Ange ett namn på listan i rutan Namn:► Klicka på knappen Välj medlemmar på fliken Distributionslista

27

Här kan du välja vilka som ska ingå i listan.

► Välj medlemmar genom att markera dem i listan och sedan klicka på knappen Medlemmar->

► När du är klar klickar du på OK► Klicka på Spara och Stäng

Skicka e-post till en distributionslista

► Skapa ett nytt e-postmeddelande► Klicka på knappen Till…► Klicka på pilen under etiketten Adressbok► Välj Kontakter► Markera en distributionslista► Klicka på knappen Till->► Klicka på OK

Distributionslistorna lägger sig bland dina kontakter. Skillnaden mellan en kontakt och en distributionslista är att distributionslistan visas med fet stil och har en liten symbol med två personer.

28

Bifoga och skicka en distributionslista till någon annan

Du kan dela med dig av dina färdiga distributionslistor till andra:

► Skapa ett nytt e-post► Välj Bifoga objekt på fliken Meddelande

► Klicka på Kontakter► Välj önskad distributionslista► Klicka på OK

Nu ligger listan med som en bifogad fil i e-postmeddelandet:

Spara ner en bifogad lista från ett e-postmeddelande

Om du fått en distributionslista som bifogat objekt i ett e-post så måste du dra och släppa ner det i dina Kontakter:

► Placera e-postmeddelandet och Outlook-fönstret så att du kan se genvägen för vyn Kontakter samtidigt som den bifogade filen…

► Klicka sedan på distributionslistobjektet med vänster musknapp - fortsätt hålla in musknappen och dra muspekaren till Navigeringsfönstret och över Kontakter - släpp musknappen.

29

Sökmappar

Det finns två olika sorters mappar du kan skapa i Outlook. Den ena sorten är vanliga mappar dit du kan flytta objekt, eller styra in objekt med hjälp av regler. Då flyttas meddelandet från Inkorgen till den mapp du valt. Den andra sorten är Sökmappar och i detta fall så ligger allt kvar i Inkorgen, men du kan filtrera ut dem du är intresserad av mha sökmappar. Vi rekommenderar att använda Sökmappar. Som standard finns det tre stycken färdiga sökmappar: Kategoriserad e-post, Oläst e-post och Stora e-postmeddelanden. För att förtydliga, i Sökmapparna lagras egentligen ingenting, man kan se det som att det är en samling genvägar till de egentliga objekten som ligger i Inkorgen.

Du kan skapa en egen Sökmapp för att visa e-post som uppfyller vissa kriterier i en sådan här sökmapp. Kriterier kan vara t.ex. e-post med bifogade filer eller e-post från vissa personer, från en central sändlista osv.

► Klicka på pilen vid Nytt► Välj Sökmapp

I dialogrutan som kommer upp kan du välja mellan att lägga till en fördefinierad eller anpassad sökmapp.

30

Regel för att styra e-post från vissa personer

Om du exempelvis får mycket e-post från en sändlista kan du lägga upp en Sökmapp så att all e-post som kommer från den listan hamnar i en egen mapp.

► Klicka på pilen vid Nytt► Välj Sökmapp...► Välj E-post från vissa personer► Klicka på knappen Välj…

► Välj under Adressbok antingen Global adresslista eller Kontakter► Markera en Kontakt i listan (du måste kanske skapa en kontakt först)► Klicka på knappen Från->► Klicka på OK

31

Nu har det tillkommit en ny mapp under Sökmappar i din mapplista. Exempelvis så här:

Om du vill byta namn på Sökmappen kan du göra det genom att:

► Högerklicka på Sökmappen► Välj Byt namn på…

32

Kalender

I kalendern lägger du in dina möten och andra schemalagda aktiviteter.

► Klicka på Kalender-vyn

33

Du kan välja mellan flera visningslägen för kalendern. Bl.a. kan du visa en dag, en vecka, eller en månad.

► Klicka på de olika vyerna för att se skillnaden

För att komma tillbaka till dagens vy:

► Klicka på knappen I dag i verktygsfältet

Kalender-inställningar

I Kalendern kan du bl.a. ställa in hur din arbetsvecka ser ut och importera in helgdagar.

► Klicka på Verktyg i verktygsfältet► Klicka på Alternativ

34

► Klicka på knappen Kalenderalternativ…

35

► Ställ in hur din arbetsvecka ser ut

► Klicka på knappen Lägg till helgdagar för att importera dem till din Kalender► Kontrollera att Sverige är förbockat och klicka på OK.

36

Skapa en tidbokning

Det är lätt att skapa tidbokningar i Kalendern

► Klicka på Nytt i verktygsfältet. (Du måste vara i Kalender-vyn.)

En ny bokning öppnas i ett nytt fönster. Även detta i det nya Office 2007-gränssnittet.

► Skriv ett Ämne:► Skriv eventuellt en Plats:► Ange Starttid► Ange Sluttid► I dokumentfönstret finns plats för skrift.► Klicka på Spara och stäng

37

Kategorisera

Du kan skapa olika kategorier för bokningar.

► Klicka på Nytt► Klicka på Kategorisera► Klicka på Alla kategorier…

► Klicka på Ny

► Ange ett Namn för kategorin► Välj en färg► Klicka på OK

► Lägg till flera kategorier om du vill► Klicka på OK

38

► Välj sedan en Kategori när du lägger upp nya tidbokningar:

Så här kan det till exempel se ut med kategoriserade tidbokningar:

39

Påminnelser

När du lägger upp en ny bokning kan du också välja till eller välja bort om du vill ha en påminnelse.

När den aktuella tidpunkten för påminnelsen kommer så öppnar Outlook en dialogruta och spelar upp ett ljud - förutsatt att Outlook är öppet!

När du blir påmind och får upp dialogrutan så kan du välja mellan:

Stänga ner påminnelsen på krysset (samma som knappen Stäng). Stänga alla påminnelser Öppna den aktuella kalenderhändelsen Stänga dialogrutan påminnelse Välja att lägga in en ny påminnelse under Viloläge

40

Återkommande avtalade tider

För att skapa ett återkommande möte skapar du först en ny tidbokning

► Klicka på Återkommande

► Fyll i hur bokningen ska återkomma i dialogrutan som kommer upp► Klicka på OK

Söka efter avtalad tid

Använd rutan Snabbsökning för att leta efter avtalade tider

41

Skapa ett möte med flera deltagare

Du kan skapa ett möte och skicka en inbjudan till andra:

► Skapa en ny tidbokning► Klicka på Bjud in deltagare

► Klicka på knappen Till…► Lägg till de personer du vill bjuda in

► Klicka på Skicka

Bokningen stängs och en inbjudan skickas till deltagarna.

Om du har tillgång till andras kalendrar kan du visa fliken Möte och klicka på Schemaläggning i gruppen Visa.

42

Delade kalendrar

I Outlook kan man jämföra sin kalender med andras och boka möten med dem.

► Klicka på Dela min kalender i navigeringsfönstret

► Skriv namnet på den som ska få se din kalender samt ett ämne på e-postmeddelandet.

► Markera Tillåt mottagaren att visa denna kalender► Klicka på Skicka

Om du vill dela din kalender till alla användare högerklickar du på den kalender du vill dela ut och väljer Dela ut namn. Klicka på Ändra delningsbehörighet, visa fliken Behörigheter och välj Standard i listan Namn. Ange sedan behörighetsnivån.

43

Visa kalendrar sida vid sida

Du kan visa flera kalendrar samtidigt, sida vid sida, både dina egna kalendrar och andras delade kalendrar. För att öppna någon annans kalender gör du så här:

► Klicka på Öppna en delad kalender i navigeringsfönstret.► Skriv namnet på den person vars kalender du vill öppna, eller klicka på Namn och

dubbelklicka på önskat namn.► Klicka på OK.

Nu visas den personens namn under Andra kalendrar i navigeringsfönstret, och namnet är förbockat.

Den andra personens kalender visas bredvid din egen kalender. Kalendrarna visas med olika färger för att du ska kunna skilja dem åt. Bläddrar du i en kalender bläddras även de andra kalendrarna samtidigt, vilket gör det lättare att jämföra dem med varandra.

Vill du inte längre visa den delade kalendern avmarkerar du rutan för den personen under Andra kalendrar. Vill du visa den igen, markerar du rutan igen.

44

Uppgifter

Uppgifter är ungefär vad det låter. Det är en slags lista över de uppgifter du ska göra. När du är klar med uppgiften kan du pricka av den. Du kan även använda Uppgifter för att komma ihåg enstaka uppgifter eller bli påmind om saker du bör göra dagligen.

Skapa uppgifter

► Klicka på Nytt i verktygsfältet (du måste vara i Uppgifts-vyn)

► Fyll i Ämne: ► När du är klar klickar du på Spara och stäng

45

Tilldela uppgift

Om du vill att någon annan ska utföra en uppgift:

► Klicka på Tilldela uppgift

► Klicka på Till… för att ange vem du vill tilldela Uppgiften► Ställ in efter önskemål► Klicka på Skicka

Avbryta tilldelning av uppgift

► Klicka på Avbryt tilldelning på fliken Uppgift

46

Acceptera eller avböja uppgift

Om du fått en uppgift skickad till dig kan du välja om du vill acceptera eller avsäga dig uppgiften. Antingen direkt från läsfönstret eller genom att högerklicka på meddelandet och välja Acceptera eller Tacka nej.

► Om du öppnar meddelandet kan du välja Acceptera eller Tacka nej på fliken Uppgift.

Om du Accepterar får du följande dialogruta som du måste ta ställning till:

Markera en uppgift som slutförd

► Klicka på Markera som slutförd

47

Användbara kortkommandon

Grundläggande Navigering

Om du vill Trycker du på

Växla till E-post. CTRL+1

Växla till Kalendern. CTRL+2

Växla till Kontakter. CTRL+3

Växla till Uppgifter. CTRL+4

Växla till Anteckningar. CTRL+5

Växla till mapplistan i navigeringsfönstret. CTRL+6

Växla till Genvägar. CTRL+7

Gå till nästa meddelande (med ett meddelande öppet). CTRL+PUNKT

Gå till föregående meddelande (med ett meddelande öppet). CTRL+KOMMATECKEN

Alla objekt

Om du vill Trycker du på

Spara. CTRL+S eller SKIFT+F12

Spara och stänga. ALT+C

Ångra. CTRL+Z eller ALT+BACKSTEG

Skriva ut. CTRL+P

Skapa ett nytt meddelande (i valfri Outlook-vy). CTRL+SKIFT+M

48

E-post-vyn

Om du vill Trycker du på

Växla till Inkorgen. CTRL+SKIFT+I

Växla till Utkorgen. CTRL+SKIFT+O

Skicka. ALT+S

Svara på ett meddelande. CTRL+R

Svara alla. CTRL+SKIFT+R

Vidarebefordra ett meddelande. CTRL+F

Skapa ett nytt meddelande. CTRL+N

Skicka CTRL+RETUR

Kontakter

Om du vill Trycker du på

Söka efter en kontakt eller annat objekt F3 eller CTRL+E

Fler kortkommandon

Om du vill se en lista på alla kortkommandon som finns i Outlook 2007 så kan du hitta dem i hjälpen.

► Sök på: "Tangentbordsgenvägar i Outlook" (inkludera citattecknen).

49