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Auditoría InternaInstituto Nacional de Aprendizaje

Informe No 26-2014

INFORME No 26-2014

UNIDAD REGIONAL DE HEREDIAMONITOREO DE CONTROLES EN LOS PROCESOS

FINANCIERO - CONTABLES, URHE

RESUMEN EJECUTIVO..........................................................................................2

1. INTRODUCCIÓN............................................................................................41.1 Origen.................................................................................................41.2 Objetivo..............................................................................................41.3 Alcance...............................................................................................41.4 Terminología usada en el informe......................................................6

2. RESULTADOS................................................................................................62.1 Sobreestimación de fondo rotativo de trabajo....................................62.2 Depuración del reporte “Vales Pendientes por Liquidar”..................102.3 Inconsistencias relacionadas con los Comprobantes de Ingreso de Caja 112.4 Desactualización entre el registro de firmas y el reporte de SIREMA132.5 Sin caución firmante y ratificante de cuentas corrientes..................162.6 Aspectos de mejoras en respaldos de cheques, transferencias y vales de

caja chica..........................................................................................172.7 Deficiencias en aspectos relacionados con la seguridad..................192.8 Resultados satisfactorios y aspectos subsanados.............................21

3. CONCLUSIONES..........................................................................................22

4. RECOMENDACIONES..................................................................................23A la Gerencia General.......................................................................................23A la Jefatura de la Unidad de Recursos Financieros..........................................23A la Jefatura de la Unidad Regional de Heredia................................................23

5. OBSERVACIONES........................................................................................245.1 Discusión y remisión del Informe......................................................245.2 Plazo para ejecutar las recomendaciones.........................................245.3 Algunos aspectos de la Ley General de Control Interno...................255.4 Responsables del estudio.................................................................25


Informe No 26-2014

RESUMEN EJECUTIVOUNIDAD REGIONAL DE HEREDIA

MONITOREO DE CONTROLES EN LOS PROCESOS FINANCIERO-CONTABLES, URHE

En cumplimiento del Plan Anual de Trabajo del año 2014, se realizó una auditoría financiera en la Unidad Regional de Heredia, cuyo objetivo fue verificar la aplicación y oportunidad de los controles existentes a una fecha dada, para el manejo de los fondos rotativos y de la información financiera. El periodo de estudio comprende mayo del 2014, ampliándose en los casos en que se consideró necesario. Para efectos del trabajo, se revisaron aspectos enfocados en la aplicación de los controles relacionados con el fondo de caja chica, cuentas corrientes, comprobantes de ingresos de caja, registro y vencimiento de las garantías, respaldos de cheques y transferencias; además, la estimación del fondo rotativo de trabajo.

Seguidamente, se citan los resultados obtenidos de la revisión realizada:

Sobreestimación de fondo rotativo de trabajo.

Depuración del reporte “Vales Pendientes por Liquidar”.

Inconsistencias relacionadas con los Comprobantes de Ingreso de Caja.

Desactualización entre el registro de firmas y el reporte de SIREMA.

Sin caución firmante y ratificante de cuentas corrientes.

Aspectos de mejoras en respaldos de cheques, transferencias y vales de caja chica.

Deficiencias en aspectos relacionados con la seguridad.

Resultados satisfactorios y aspectos subsanados.

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De acuerdo con el análisis realizado al fondo de trabajo asignado a la Unidad Regional de Heredia, se determinó que está sobreestimado, dado el saldo disponible mensualmente en las cuentas corrientes. Dicha situación, es contraria a un adecuado manejo de los recursos ociosos que deben ser invertidos en títulos valores, según las disposiciones vigentes para los entes del Estado y sobre lo cual, la Unidad de Recursos Financieros debe ejercer el control correspondiente. En el informe de Auditoría Interna #22-2014, “Monitoreo de controles en los Procesos Financiero-Contables, URCOC”, recomendación #1, se solicitó a la Unidad de Recursos Financieros, realizar un análisis del monto asignado al fondo rotativo de trabajo y a los fondos de caja chica de las Unidades Regionales.

También, se determinaron inconsistencias que afectan una adecuada gestión por parte del Proceso Financiero Contable, relacionadas con: la desactualización del registro de firmas y del reporte de SIREMA, la falta de acceso a la plataforma en Internet del Banco Nacional de Costa Rica para la Encargada del Proceso Financiero Contable (PFC), uso de formularios relacionados con los comprobantes de ingreso de caja, requisitos de la documentación de respaldo de algunas transferencias, cheques y vales de caja chica; la depuración del reporte “Vales Pendientes Por Liquidar” y cambios de las combinaciones de las cajas fuertes; que pueden ser corregidos si son aplicados los controles establecidos.

Por otra parte, no existía la letra de cambio por caución de una firmante y ratificante de cuentas corrientes, dado que no existen directrices en dicho sentido; por consiguiente, ante una eventualidad, la Institución no contaría con una garantía a su favor.

Se encontraron otras deficiencias que fueron subsanadas en el transcurso de la auditoría, a saber: ausencia de arqueos sorpresivos, por parte de la Dirección Regional; inapropiado procedimiento para reponer la cuenta electrónica de la caja chica e inapropiado control de la bitácora de ingreso al PFC.

En relación con los resultados de los arqueos de caja chica, depósitos de comprobantes de ingresos de caja y la información remitida a la Sede Central, éstos fueron satisfactorios.

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Con el fin de subsanar las debilidades detectadas se giraron nueve recomendaciones, una a la Gerencia General, una a la Jefatura de la Unidad de Recursos Financieros y siete a la Jefatura de la Unidad Regional de Heredia.

1. INTRODUCCIÓN

1.1 Origen

El presente informe se origina en la ejecución de un estudio de auditoría efectuado en cumplimiento del Plan Anual de Trabajo del año 2014.

1.2 Objetivo

Verificar la aplicación y oportunidad de los controles existentes a una fecha dada, para el manejo de los fondos rotativos y de la información financiera.

1.3 Alcance

El estudio es una auditoría financiera en la Unidad Regional de Heredia, enfocado en la aplicación de los controles relacionados con el fondo de caja chica, cuentas corrientes, comprobantes de ingresos de caja, registro y vencimiento de las garantías, respaldos de cheques y transferencias; además, la estimación del fondo rotativo de trabajo. El periodo de estudio comprende mayo del 2014, ampliándose en los casos en que se consideró necesario. Para efectos del trabajo se consideró la siguiente selección:

ALCANCE DE LA REVISIÓN EFECTUADA

Descripción Fecha de documentos

Dos últimos reintegros de caja chica (Vales)

Del 27 de marzo y 28 de abril del 2014

Cierres de caja chica Del 23 de abril al 14 de mayo del

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2014Últimas 6 transferencias bancarias Del 9 al 15 de mayo del 2014Últimos 10 cheques emitidos de bienes y servicios

Del 27 de noviembre del 2013 al 25 de abril del 2014

Conciliaciones bancarias Al 30 de abril del 2014Comprobantes de ingresos de caja Del 28 de marzo al 13 de mayo del

2014Fuente: Documentación suministrada por el Proceso Financiero Contable de la Unidad Regional de Heredia

El estudio se realizó con base en las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, vigentes, emitidas por la Contraloría General de la República y considerando la siguiente normativa:

Normas de Control Interno para el Sector Público, publicadas en el Diario Oficial “La Gaceta” #26 del 6 de febrero del 2009.

Principios de Contabilidad aplicables al Sector Público Costarricense, publicados en el Diario Oficial “La Gaceta” #168 del 28 de agosto 1998.

Reglamento de Fondos Rotativos de Trabajo y de Caja Chica y Viáticos, publicado en El Diario Oficial “La Gaceta” #102, del 29 de mayo del 2007.

Reglamento Uso de Recursos Informáticos, del Instituto Nacional de Aprendizaje, publicado en El Diario Oficial “La Gaceta” #51, del 15 de marzo del 2010.

Reglamento de Cauciones para los Funcionarios del INA, según el artículo 13 de la Ley #8131, publicado en El Diario Oficial “La Gaceta” #133, del 11 julio 2007.

Directrices Generales de Política Presupuestaria para las Entidades Públicas, Ministerios y demás órganos, según corresponda, cubiertos por el ámbito de la Autoridad Presupuestaria, para el año 2013”, publicado en El Diario La Gaceta #59 del 22 de marzo del 2012.

Procedimiento P URF PT 31 “Pago de Bienes y Servicios”, edición 05, del 13 de marzo del 2014.

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Procedimiento P URF PT 32 “Registro de Firmas”, edición 05, del 14 de octubre del 2013.

Procedimiento P URF PT 35 “Recibo y Devolución de Garantías”, edición 06, del 19 de junio del 2013.

Procedimiento P URF PT 39 “Manejo de Cheques en blanco, emitidos y entregados en el INA”, edición 02, del 03 de abril del 2013.

Procedimiento P URF PT 42 “Fondos Rotativos de Trabajo de Caja Chica y Viáticos”, edición 04, del 22 de agosto del 2013.

Instructivo I URF PT 02 “Uso de formulario de Vales de Caja Chica para Viáticos y Transporte o Bienes y Servicios”, edición 09, 04 de abril del 2013.

Instructivo I URF PT 05 “Liquidación de Adelantos y Gastos a Cubrir”, edición 10, del 28 de octubre del 2013.

Instructivo I URF PT 08 “Trámite de los Comprobantes de Ingresos de Caja (CIC)”, edición 02, del 03 de setiembre del 2013.

Instructivo I URF PC 01 “Conciliaciones Bancarias”, edición 07, del 23 de octubre del 2013.

1.4 Terminología usada en el informe

INA: Instituto Nacional de AprendizajeURHE: Unidad Regional de HerediaPFC: Proceso Financiero ContableURF: Unidad de Recursos FinancierosSIF: Sistema de Información FinancieraSIREMA: Sistemas de Recursos MaterialesCIC: Comprobante de Ingreso de Caja

2. RESULTADOS

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2.1 Sobreestimación de fondo rotativo de trabajo

a. Sobre estimación del fondo de caja chica

De acuerdo con la rotación de la caja chica se determinó que el promedio de utilización fue de un 21%. Dicho fondo es de ¢3.000.000,00 y es uno de los bajos en comparación con el restos de las Unidades Regionales, no obstante, el porcentaje de saldo promedio sin utilizar fue del 79%, durante el periodo revisado que abarca más de un año. En el siguiente cuadro se muestra el detalle:

Unidad Regional de HerediaDetalle de reintegros y saldos de la Caja Chica

De enero 2013 a abril 2014

No

RemesaFecha de

inicioFecha de

corte Días Fondo de caja chica

Monto utilizado en

el fondoSaldo

disponible

% de fondo

utilizado

% saldo disponibl

e

9012013 19/12/2012

29/01/2013 41 5.000.000,0

0 165.060,00 4.834.940,00 3% 97%

9022013 29/01/2013

25/02/2013 27 5.000.000,0

0 1.610.667,0

0 3.389.333,00 32% 68%

9032013 25/02/2013

21/03/2013 24 5.000.000,0

0 1.035.862,0

0 3.964.138,00 21% 79%

9042013 21/03/2013

24/04/2013 34 5.000.000,0

0 1.049.995,00 3.950.005,00 21% 79%

9052013 24/04/2013

29/05/2013 35 5.000.000,0

0 449.550,0

0 4.550.450,00 9% 91%

9062013 29/05/2013

27/06/2013 29 3.000.000,0

0 899.023,7

9 2.100.976,21 30% 70%

9072013 27/06/2013

29/07/2013 32 3.000.000,0

0 682.585,0

0 2.317.415,00 23% 77%

9082013 29/07/2013

27/08/2013 29 3.000.000,0

0 561.545,0

0 2.438.455,00 19% 81%

9092013 27/08/2013

09/09/2013 13 3.000.000,0

0 666.280,0

0 2.333.720,00 22% 78%

9102013 09/09/2013

26/09/2013 17 3.000.000,0

0 733.114,2

4 2.266.885,76 24% 76%

9112013 26/09/2013

29/10/2013 33 3.000.000,0

0 607.600,0

0 2.392.400,00 20% 80%

9122013 29/10/2013

29/11/2013 31 3.000.000,0

0 607.600,0

0 2.392.400,00 20% 80%

9132013 29/11/2013

20/12/2013 21 3.000.000,0

0 940.306,9

0 2.059.693,10 31% 69%9012014 19/12/201 30/01/201 42 3.000.000,0 316.350,0 2.683.650,00 11% 89%

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3 4 0 0 9022014 30/01/201

426/02/201

4 27 3.000.000,00

442.130,00 2.557.870,00 15% 85%

9032014 26/02/2014

27/03/2014 29 3.000.000,0

0 965.316,9

0 2.034.683,10 32% 68%

9042014 27/03/2014

28/04/2014 32 3.000.000,0

0 566.141,5

1 2.433.858,49 19% 81%

Total 12.299.127,34

Promedios 29,1

8 723.478,08

2.864.757,22 21% 79%

Fuente: Remesas facilitadas por el Proceso Financiero Contable

Al respecto, en el artículo 7, inciso “b)”, del “Reglamento de fondos rotativos de trabajo, caja chica y viáticos del Instituto Nacional de Aprendizaje”, se dispone:

“(…) b) El monto de cada Caja Chica lo establecerá la Unidad de Recursos Financieros, de acuerdo con el comportamiento del gasto real efectivo de cada unidad organizacional. (…).”.

Lo anterior obedece a que la Unidad de Recursos Financieros no ha efectuado un estudio reciente sobre la utilización y razonabilidad del monto establecido en el fondo de la caja chica, responsable directo del buen manejo de los fondos que se requieren y en dónde éstos deben permanecer (cuentas corrientes e inversiones), dicha situación no exime al encargado del Proceso Financiero Contable, de valorar el monto establecido. Lo anterior, repercute en una mejor disposición de los recursos de la Institución.

b. Sobre estimación del fondo rotativo de trabajo

De acuerdo con el cuadro presentado a continuación, se determinó que durante el periodo 2013, el fondo rotativo mostró una sobreestimación promedio de ¢84.160.823,00, lo que representa un 56%, del fondo mensual disponible en la Unidad Regional.

Unidad Regional de HerediaComportamiento de fondo rotativo

De enero a diciembre 2013

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Mes de rendición

Total de fondo

asignado

Adelantos adicionales

Más entradas de

efectivo

Total fondo rotativo mensual

Desembolsos por gastos

Saldo disponible de

fondo rotativo

% fondo de trabajo disponible

% de los

gastosEnero 150.090.745,2 (90.745,2) 14.088,3 150.014.088,3 45.443.002,1 104.571.086,2 70% 30%

Febrero 150.000.000,0 - 117.010,6 150.117.010,6 50.826.808,0 99.290.202,6 66% 34%Marzo 150.000.000,0 - 192.040,5 150.192.040,5 49.053.560,2 101.138.480,3 67% 33%Abril 150.000.000,0 - 259.860,5 150.259.860,5 96.370.793,9 53.889.066,7 36% 64%Mayo 150.000.000,0 - 1.319.822,1 151.319.822,1 65.672.301,2 85.647.520,9 57% 43%Junio 150.000.000,0 - 316.882,7 150.316.882,7 62.776.830,9 87.540.051,9 58% 42%Julio 150.000.000,0 - 512.239,8 150.512.239,8 64.211.958,4 86.300.281,5 57% 43%

Agosto 150.000.000,0 - 2.890.011,4 152.890.011,4 57.790.873,2 95.099.138,3 62% 38%Setiembre 150.000.000,0 - 508.137,3 150.508.137,3 74.780.280,0 75.727.857,3 50% 50%Octubre 149.940.000,0 - 3.026.368,6 152.966.368,6 84.871.485,7 68.094.883,0 45% 55%

Noviembre 150.000.000,0 - 808.857,5 150.808.857,5 73.940.122,3 76.868.735,3 51% 49%Diciembre 150.000.000,0 - 488.855,7 150.488.855,7 74.726.284,0 75.762.571,7 50% 50%Promedios 871.181,3 150.866.181,3 66.705.358,3 84.160.823,0 56% 44%Fuente: Informe de estado circulante emitido por el Proceso Financiero Contable de la Unidad Regional de Heredia

Sobre el particular, en las “Directrices Generales de Política Presupuestaria para las Entidades Públicas, Ministerios y demás órganos, según corresponda, cubiertos por el ámbito de la Autoridad Presupuestaria, para el año 2013”, en el Capítulo III, “De las inversiones financieras”, artículo 8, en lo que interesa con respecto a los saldos de las cuentas bancarias se dispone:

“d) Para lograr una mejor distribución de la cartera de vencimientos y apoyar las acciones del MH, las entidades públicas ajustarán la programación financiera, a efecto de que las inversiones se realicen al mayor plazo posible, manteniendo sólo en sus cuentas corrientes el saldo mínimo para su operatividad.”.

En el “Reglamento de fondos rotativos de trabajo, caja chica y viáticos del Instituto Nacional de Aprendizaje”, Artículo 6, se establece:

“(…) Montos de los fondos de trabajo. La asignación del monto de cada Fondo de Trabajo lo establecerá la Unidad de Recursos Financieros de la Institución, de acuerdo con el comportamiento del gasto real de las respectivas unidades organizacionales. (…).” .

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En el procedimiento P URF PT 42, “Fondos Rotativos de Trabajo de Caja Chica y Viáticos”, punto 6.1, se indica:

“Fondo Rotativo de Trabajo: El fondo rotativo de trabajo es establecido para facilitar a las Unidades Organizacionales del INA, la compra de materiales, equipo y servicios adquiridos de acuerdo con el Reglamento del Sistema de Suministros; erogaciones para el pago de becas al alumnado; pagos de caseras, becas a personas funcionarias en el interior del país y otros gastos que los respectivos procedimientos autoricen de acuerdo con los Reglamentos específicos correspondientes.”.

Al respecto, es importante señalar que los pagos por concepto de: becas y compra de equipo están actualmente centralizados en la Sede Central y no en las Unidades Regionales como en periodos pasados; además, de una disminución en la contratación de servicios de capacitación con “entes de derecho privado”. Por tanto, los fondos de trabajo se han visto, por esa razón, sobreestimados sin que a la fecha se haya realizado por parte de la Unidad de Recursos Financieros un análisis para su disminución; por consiguiente, dichos remanentes están en las cuentas corrientes bancarias como recursos ociosos en lugar de estar invertidos según las directrices citadas.

Lo expuesto, repercute en una mejor disposición de los recursos de la Institución, en el cumplimiento cabal de las disposiciones legales y reglamentarias

Es importante mencionar, que debido a que no se renovaron los contratos de servicios de capacitación con “entes de derecho privado”, el Proceso Financiero Contable solicitó a la Unidad de Recursos Financieros, disminuirle el fondo asignado en ¢60.000.000,00, oficio URHE-PFC-110-2010, del 15 de abril del 2010 y en ¢50.000.000,00, oficio URHE-PFC-095-2011, del 8 de junio del 2011.

Al respecto, no se emite recomendación, por cuanto en el informe de auditoría #22-2014, sobre “Monitoreo de controles en los Procesos Financiero-Contables, URCOC”, se solicitó a la Unidad de Recursos Financieros, realizar un análisis del monto asignado al fondo rotativo de trabajo (incluyendo la caja chica) de las Unidades Regionales.

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2.2 Depuración del reporte “Vales Pendientes por Liquidar”

Se detectó que el reporte “Vales Pendientes Por Liquidar”, en el Sistema Financiero (SIF), no se encuentra depurado. En el siguiente cuadro, se muestran los vales que debieron ser excluidos en el reporte en el momento de la revisión.

Unidad Regional de HerediaVales sin depurar en el reporte del SIF

Al 14 de mayo del 2014

FECHA No VALE BENEFICIARIO FECHA Monto original

25/10/2007

09-0164-07 María Virginia Gutiérrez Rosales 25/10/2007

17.700,00

25/10/2007

09-0165-07 Abraham Barrantes Morera 25/10/2007

50.000,00

13/11/2007

09-0178-07 Eliecer Segura Sáenz 13/11/2007

25.000,00

04/12/2007

09-427-07 Juan Pablo Hernández Valerio 04/12/2007

10.180,00

26/12/2007

09-45-07 Freddy González Alfaro 26/12/2007

24.100,00

13/10/2010

09-0533-10 Mauricio José Gutiérrez Benavidez

13/10/2010

51.370,00

21/02/2011

09-V43-11 José González Ramírez 21/02/2011

42.900,00

31/03/2011

09-V099-11 Luis Azofeifa Villalobos 31/03/2011

1.680,00

20/12/2013

09-V340-1 Miguel Ángel Montero Alfaro 20/12/2013

1.030,00

Fuente: Reporte facilitado por el Proceso Financiero Contable.

En el Instructivo I URF PT 02, “Uso de formulario de Vales de Caja Chica para Viáticos y Transporte o Bienes y Servicios”, punto 2.1.9, “Anulación y Revisión Mensual de Vales”, se establece:

“(…) El Proceso de Tesorería de la Sede Central y los Procesos Financieros Contables en las Unidades Regionales, verifican una vez al mes los vales que se encuentran en el sistema y que no han sido finalizados. Los vales que como mínimo tengan diez días naturales de estar en estado “aprobado” en el Sistema Financiero Integrado, se anulan inmediatamente y se comunica a la Jefatura de la Unidad de Recursos Financieros o la persona Directora Regional en las Unidades Regionales, cuáles son las Unidades Organizacionales que no están dando seguimiento a la anulación de los vales que no son tramitados. / Los vales que presentan algún problema y no pueden

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ser finalizados de la manera normal en el sistema, son tramitados mediante la plataforma “service desk” de la Institución y se documenta el trámite realizado”. El subrayado es del original.

Lo anterior, obedece a que el Proceso Financiero Contable no utiliza el reporte, consecuentemente, es una inobservancia a la normativa interna.

2.3 Inconsistencias relacionadas con los Comprobantes de Ingreso de Caja

En relación al uso de los Comprobantes de Ingreso de Caja, se observaron las siguientes deficiencias:

a. Se comprobó que no se utiliza el CIC pre-impreso y pre-numerado, sino un formulario electrónico en hoja Excel; igualmente, no se utiliza el formulario FR URF PT 23 “Traspaso de Fondos por el CIC”.

En el Instructivo I URF PT 08 “Trámite de los Comprobantes de Ingresos de Caja (CIC)”, punto 2.1.1, “Confección del CIC”, se regula: “(…) En el Proceso de Tesorería de la Sede Central el registro de los Comprobantes de Ingresos de Caja se efectúa mediante el Sistema Integrado Financiero, y en los Procesos Financieros Contables Regionales utilizando el formulario pre-impreso el “Comprobante de Ingresos de Caja (CIC)”. El subrayado es del original.

En el Procedimiento P URF PT 42, “Fondos Rotativos de Trabajo de Caja Chica y Viáticos”, punto 6.1.8 “Utilización de Camiones Remeseros y Monto Mínimo a Depositar”, se estipula:

“(…) En los Procesos Financieros Contables de las Unidades Regionales, la persona cajera que realiza el depósito, traslada el total de los valores a depositar y los comprobantes de ingreso de caja a la persona funcionaria que revisa el depósito mediante el FR URF PT 23 “Traspaso de Fondos por CIC”, y lo firman como entregado y recibido respectivamente. (…)”.

Lo anterior, se dio porque se excluyó el uso de los recibos de dinero y en su momento la Encargada del Proceso Financiero Contable recibió del Proceso de Tesorería de la Sede Central, el formato en Excel, para el control del dinero recibido; no obstante, dicha funcionaria, omitió revisar lo establecido en el procedimiento actual, lo que consecuentemente, es una inobservancia de la normativa interna.

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b. Se determinó que en algunas ocasiones, no se utiliza el camión remesero para realizar los depósitos producto de los CIC, sino, que el personal del PFC lo realiza, trasladándose en un carro institucional.

En el Procedimiento P URF PT 42, “Fondos Rotativos de Trabajo de Caja Chica y Viáticos”, punto 6.1.8 “Utilización de Camiones Remeseros y Monto Mínimo a Depositar”, se ordena:

“Para evitar que los costos de uso de los camiones remeseros no superen el 1.5% del total del depósito, estos transportes son utilizados cuando el monto a depositar alcance o supere el equivalente a un salario base conforme el artículo 2 de la Ley No 7337 que crea Concepto Salario Base para Delitos Especiales del Código Penal del 5 de mayo de 1993 y en aquellos casos en que los ingresos no lleguen al monto señalado a final de mes (Sin importar el monto).”.

Según la Encargada del Proceso Financiero Contable, esta práctica se da porque los depósitos realizados a final del mes, mediante camión remesero, no se reflejan en el corte del estado de cuenta bancario, lo que afecta el detalle de las liquidaciones, para ser presentadas en las rendiciones de los fondos mensuales; sin embargo, esta inobservancia, puede exponer la integridad del personal y de los recursos del INA.

c. Se comprobó que el depósito del dinero correspondiente a los Comprobantes de Ingreso de Caja del #119 al #125, por ¢402.040,61, se realizó de forma inoportuna el 24 de abril del 2014, siendo lo correcto el 21 de abril.

Se retoma el procedimiento P URF PT 42, “Fondos Rotativos de Trabajo de Caja Chica y Viáticos”, punto 6.1.8 “Utilización de Camiones Remeseros y Monto Mínimo a Depositar”.

Lo anterior, se presentó por el volumen de trabajo en el PFC; sin embargo, es una inobservancia a la normativa interna.

2.4 Desactualización entre el registro de firmas y el reporte de SIREMA

De acuerdo a la confrontación de los derechos en el Sistema de Recursos Materiales entregados por la Unidad de Servicios de Informática y Telemática y los registros de firmas suministrados por el

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Proceso Financiero Contable, se observaron las siguientes inconsistencias:

a. Se constató, que existen diferencias entre las personas funcionarias del INA autorizadas a aprobar en el SIREMA y las autorizadas en los registros de firmas vigentes, para las gestiones financieras como vales de caja chica, órdenes de pago, entre otras. En el siguiente cuadro, se muestran las inconsistencias mencionadas:

Unidad Regional HerediaDiferencia entre SIREMA y registros de firmas

Al 30 de abril del 2014

Puesto No Centro de costoAutorizado

en el SIREMA

Autorizado en el

Registro de firmas

Jefe Unidad Regional 90 Coordinación y Apoyo Regional de Heredia

No Si

Encargada de Adquisiciones

90 Coordinación y Apoyo Regional de Heredia

No Si

Encargada de Adquisiciones

91 Centro de Formación Taller Público de Heredia

Si No

Jefe Unidad Regional 91 Centro de Formación Taller Público de Heredia

No Si

Encargada de Servicio al Usuario

91 Centro de Formación Taller Público de Heredia

No Si

Jefe Unidad Regional 93 Centro Nacional Especialización

Electrónica

No Si

Jefe Unidad Regional 109

Centro Formación Plurisectorial de Heredia

Si No

Encargada de Servicio al Usuario

109

Centro Formación Plurisectorial de Heredia

No Si

Fuente: Información remitida por la USIT y los registros de firmas del PFC.

b. Se determinó que en el registro de firmas y los derechos del SIREMA, en el Centro de Costo #109, Centro Formación Plurisectorial Heredia, se encuentra autorizado el Sr. William Alvarado Bogantes, quien actualmente no es un funcionario activo del INA.

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c. Se comprobó que en la Unidad de Recursos Financieros, sólo se custodia el registro de firmas del centro de costo #90, Coordinación y Apoyo Regional de Heredia.

En las Normas de control interno para el sector público, punto 5.7 “Control de sistemas de información”, se establece:

“El Jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer los controles pertinentes para que los sistemas de información garanticen razonablemente la calidad de la información de la comunicación, la seguridad y una clara asignación de responsabilidades y administración de los niveles de acceso a la información y datos sensibles, así como la garantía de confidencialidad de la información que ostente ese carácter”.

Por otra parte, en el “Reglamento Uso de Recursos Informáticos del Instituto Nacional de Aprendizaje”, se estipula en el artículo #11:

“Son deberes de la UO en el uso de las contraseñas: (…) 2. Informar a la USIT los cambios en los privilegios otorgados a los funcionarios de su Unidad”.

Además, en el procedimiento P URF PT 32 “Registro de Firmas”, punto 6.1, “Registro de Firmas para solicitudes de trámites internos fuera de sistemas con registro de autorización”, inciso 6.1.1, “Confección del Registro de Firmas”, se ordena:

“La persona Encargada del Centro de Costo, solicita tres (3) tarjetas de “registro de firmas” en la Unidad de Recursos Financieros (URF) para registrar las firmas de las personas que autorizan reservas presupuestarias, pago de bienes y servicios, vales de caja chica, solicitudes de viáticos o zonaje, órdenes de pago y otros documentos relacionados con gestiones financieras con cargos al presupuesto asignado a su centro de costo. / Si una persona funcionaria está autorizada para firmar sólo determinados documentos se específica en el espacio de “Observaciones” los documentos que puede autorizar. / Los espacios en blanco correspondientes a “nombre y firma de las personas funcionarias” que no sean utilizadas, se inhabilitan. / Una vez registradas las firmas se envían las tarjetas del registro de firmas a la Unidad de Recursos Financieros (URF) o Proceso Financiero Contable Regional (PFCR), según sea el caso, con el visto bueno de la Subgerencia Administrativa y la persona gestora correspondiente. / La Jefatura del Centro de Costos es la persona responsable de inhabilitar en forma inmediata la firma de las personas funcionarias autorizadas, que dejan de laborar en la Institución o que por alguna razón, se releva de dicha función.”.

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En el punto 6.1.2, “Recepción del Registro de Firmas”, del mismo procedimiento, se dispone:

“La persona funcionaria de la Unidad de Recursos Financieros o del Proceso Financiero Contable Regional ubicada en la recepción, recibe los registros de firmas y distribuye uno para la persona responsable de la Caja Chica quien coteja las firmas de los vales y liquidaciones; el otro registro lo entrega al Proceso de Presupuesto de la Sede Central para que se verifiquen las firmas de los documentos que se tramitan y uno en la Unidad de Recursos Financieros para el control respectivo.” (El subrayado es del original).

Las anteriores inconsistencias, obedecen a la inobservancia de la normativa por parte de las personas funcionarias encargadas de tramitar, agregar o excluir en los registros de firmas y en el Sistema de Recursos Materiales (SIREMA) los cambios respectivos a las Unidades o Procesos pertinentes, lo que puede ocasionar que el personal autorice pagos que no son correspondientes a sus competencias, y además, operativamente parece contradictorio que pueda autorizar documentalmente, pero no en el sistema o viceversa.

d. Se constató que la Encargada del Proceso Financiero Contable, no tiene acceso para consulta y ratificación en la plataforma de Internet, de las cuentas del Banco Nacional de Costa Rica.

En las Normas de Control Interno para el Sector Público, 5.6 “Calidad de la información”, en el punto 5.6.2 “Oportunidad”, se dispone:

“Las actividades de recopilar, procesar y generar información, deben realizarse y darse en tiempo a propósito y en el momento adecuado, de acuerdo con los fines institucionales”.

Esto obedece a que la Encargada del PFC no tiene cuenta personal en el Banco Nacional de Costa Rica; no obstante, entre setiembre y octubre del 2010, se realizó gestiones ante la Unidad de Recursos Financieros, para solicitar a la entidad bancaria un acceso virtual, pero a la fecha no ha sido otorgado; por consiguiente, se dificulta para la persona funcionaria monitorear, de forma constante e inmediata las transacciones bancarias.

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2.5 Sin caución firmante y ratificante de cuentas corrientes

Se comprobó, que no existe una letra de cambio por caución, para la funcionaria Encargada del Centro de Formación Taller Público de Heredia, quien es firmante y ratificante de las cuentas corrientes de la Unidad Regional de Heredia, a partir del mes de noviembre del 2013.

En las Normas de Control Interno para el Sector Público, 4.6 “Cumplimiento del ordenamiento jurídico y técnico”, punto 4.6.1 “Control sobre la rendición de cauciones”, se dispone:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer, actualizar y divulgar las regulaciones y demás actividades de control pertinentes para promover y vigilar el cumplimiento, en todos sus extremos, de las obligaciones relacionadas con la rendición de garantías a favor de la Hacienda Pública o de la institución por los funcionarios encargados de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores institucionales.”.

En el Reglamento de Cauciones para Funcionarios del INA, artículo 10, se regula:

“Aún cuando la persona no ocupe algún puesto de los mencionados en la lista anterior, pero realice alguna de las funciones previstas en el artículo 13 de la Ley 8131 como son de administración, custodia o recaudación de fondos públicos, deberá rendir la respectiva caución en favor de la Hacienda Pública; la Gerencia General determinará los casos en que ello proceda.”.

Es importante mencionar, que todos los firmantes y ratificantes de las cuentas corrientes de bancos, validan los desembolsos que se realizan mediantes éstas; es decir, forman parte de la autorización de los movimientos significativos de efectivo, tales como los pagos que se realizan a los proveedores.

Lo anterior, obedece a que la Gerencia General no ha definido una directriz, basada en el artículo #10 del Reglamento de Cauciones, de las personas funcionarias que deben rendir una letra de cambio por caución; por lo que, en caso de una eventualidad, la Institución carece de una garantía a su favor.

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2.6 Aspectos de mejoras en respaldos de cheques, transferencias y vales de caja chica

Como parte de las pruebas de auditoría se revisan las erogaciones realizadas con vales de caja chica, cheques y transferencias más recientes, con la finalidad de comprobar que se aplican de forma oportuna y estricta los controles. De ahí que se exponen los resultados obtenidos de la selección examina.

a. En relación con la revisión de los 10 cheques de bienes y servicios, se determinó:

Los comprobantes de la erogación de los cheques #5244 y #5251, carecen de la firma de visto bueno por parte de la jefatura correspondiente.

La documentación de los cheques #5266, #5244 y #5265, no tienen el sello de “Cancelado con cheque número”.

En la boleta de pago y orden de pago del cheque #5243, la descripción indica la compra de uniformes; sin embargo, al verificar la factura #39761, la orden de compra #835 y el comprobante de entrada de inventario #5006; la adquisición correspondió a un alcohol en gel para desinfectar manos. Es importante mencionar, que en todos los documentos mencionados, el monto coincidió en ¢61.600,00.

b. Referente a las 6 transferencias de bienes y servicios revisadas, (conformadas por un total de 24 boletas de pagos), se constató:

Está pendiente la firma y sello de autorización en la transferencia #53764069, boletas #59232014 #59382014 y #59432014.

El reporte de la transferencia #53764069, del 9 de mayo del 2014, carece de la firma de las personas funcionarias que ratificaron el pago.

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El Proceso Financiero Contable utiliza para sellar los documentos de respaldos, un consecutivo interno y no el número de la transferencia.

c. Se comprobó que en 12 de 22 respaldos de vales de caja chica, carecían del sello de “N° de Remesa”. Algunos ejemplos, son los vales 09-0062-14, 09-0092-14, 09-0109-14, 09-0117-14 y 09-0169-14.

En el procedimiento P URF PT 31 “Pago de Bienes y Servicios”, el punto 6.2. “Trámite del FR URF PT 04 Orden de Pago”, se regula:

“La persona funcionaria de Financiero responsable de generar el pago, recibe la documentación del FR URF PT 04 “Orden de Pago”, analiza y verifica que la información remitida es correcta y que el pago es procedente. Seguidamente, registra en el SIF la factura, dejando evidencia en el sello de “Ruta de pago”, su nombre, la fecha y la hora. Seguidamente elabora la boleta de pago, la imprime, la firma y le adjunta a la documentación de la orden de pago, anotando en el sello de “Ruta de Pago”, en la fila de “Conf. Boleta”, su nombre, fecha y hora y la traslada a la persona de Financiero responsable de aprobarlas Boletas de Pago para que apruebe dicha boleta.” El subrayado es del original.

En el punto 6.4.1 “Impresión de cheque”, del mismo procedimiento, se ordena:

“La persona funcionaria de Financiero responsable de confeccionar el cheque, recibe los documentos, imprime el cheque con base en la Boleta de Pago, sella la documentación con el sello “cancelado con cheque número...”. Posteriormente en el control de pase de cheques traslada el cheque a la persona Encargada de Financiero para la revisión y firmas.”

Asimismo, en el punto 6.4.2 “Transferencia”, del procedimiento anteriormente mencionado, se estipula:

“La persona funcionaria de Financiero responsable de generar el archivo de transferencia, recibe los documentos, genera el archivo de transferencia con base en las boletas de pago que se cancelaran por este medio, estampa en los documentos el sello “cancelado con transferencia número”, imprime el comprobante y lo firma para adjuntarlo al paquete de documentos de la transferencia. Posteriormente, en el control de pase de transferencias, traslada la transferencia a la persona Encargada de Financiero para la revisión y aprobación.” El subrayado es del original.

Del mismo procedimiento, en el punto 6.6, “Revisión y Aprobación de la Transferencia”, se establece:

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“La persona Encargada de Financiero o quien se designe como su sustituto, revisa los documentos y verifica que las boletas de pago se encuentren aprobadas, confirmando lo indicado en el apartado 6.4, párrafo segundo de este procedimiento: y procede a dar la primera autorización en la plataforma del Banco en Internet, y firma el reporte de la transferencia de fondos para posteriormente trasladar todos los comprobantes, a la persona funcionaria responsable de efectuar la segunda autorización, el cual verifica la información indicada en las boletas de pago y comprueba que los espacios de “hecho por” y “aprobado por” se encuentran debidamente firmados, para su posterior confirmación en la plataforma del Banco en Internet, firma el reporte de la transferencia de fondos y devuelve los documentos a la persona funcionaria responsable de realizar la transferencia para que genere el respectivo registro en el SIF, y selle la documentación con el número de transferencia y fecha en que fue aplicada. Posteriormente traslada los documentos de la transferencia a la persona de Financiero responsable del archivo documental.” El subrayado es del original.

En el Instructivo URF PT 05 “Liquidación de Adelantos y gastos a cubrir”, punto 2.2 “Requisitos Indispensables por tipo de liquidación”, se dispone:

“(…) 2. Compra de materiales que no van a inventario a. Facturas timbradas, con visto bueno de la Jefatura inmediata (Firma) y sello de la Unidad Organizacional. (…) 3. Compra de materiales para inventario a. Facturas timbradas, con visto bueno de la Jefatura inmediata (Firma) y sello de la Unidad Organizacional. (…) 4. Compra de equipo y mobiliario a. Facturas timbradas, con visto bueno de la Jefatura inmediata (Firma) y sello de la Unidad Organizacional. (…) 5. Compra de servicios a. Facturas timbradas, con visto bueno de la Jefatura inmediata (Firma) y sello de la Unidad Organizacional. (…)”.

En el punto 2, “Recepción de Liquidación”, inciso “h”, del mismo instructivo, se regula:

“(…) La persona cajera finalmente llena el original del FR URF PT 01 “Vale de Caja Chica” en el espacio correspondiente a liquidación y coloca en los documentos correspondientes a la liquidación el sello cancelado de cajas y sello de la respectiva remesa, en la que se incorpora la liquidación.”

Del mismo instructivo, en el punto 3, “Recepción de la liquidación y reintegro del dinero”, se establece:

“La persona cajera verifica todos los requisitos establecidos en el apartado Recepción de la Liquidación y reconoce a la persona funcionaria beneficiaria en forma inmediata el gasto, reintegrando la cantidad correspondiente y entrega el dinero a la persona funcionaria contándolo en presencia de éste; para finalizar coloca en los documentos correspondientes a la liquidación, el sello de cajas y el sello de la respectiva remesa, en la que se incorpora la liquidación.”

Lo anterior, se dio por la omisión de las personas funcionarias responsables de verificar los requisitos establecidos según la normativa, lo que afecta la apropiada revisión de los comprobantes que respaldan

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los desembolsos y por ende que correspondan o que estén debidamente autorizados.

2.7 Deficiencias en aspectos relacionados con la seguridad

En relación con los dispositivos de seguridad, se observaron las siguientes inconsistencias:

a. Se determinó que el último cambio en la combinación manual de la caja fuerte placa patrimonial #3-20619, se realizó el 29 de julio del 2010 y de la caja fuerte placa patrimonial #00044-09, se efectuó el 14 de diciembre del 2012. Además, el anterior responsable de dichas cajas laboró en el INA hasta el 24 de enero del 2014.

b. Se detectó que entre el último (29/04/2014) y penúltimo (08/11/2013) cambio en la combinación electrónica de la caja fuerte #00044-09, transcurrieron aproximadamente 5 meses y medio.

c. Se constató que el edificio donde se ubica el Proceso Financiero Contable, no cuenta con circuito cerrado de televisión, ni sistema de alarma. Además, para el ingreso a dicho Proceso, existe una puerta pequeña y de fácil acceso.

En el procedimiento P URF PT 42 “Fondos Rotativos de Trabajo de Caja Chica y Viáticos”, punto 6.3.5 “Traspasos de Fondos”, se establece:

“(…) La persona funcionaria a quien se asigna una caja fuerte y/o gabinete de seguridad para la custodia de valores, ejecuta el cambio de la combinación, con autorización de la persona funcionaria Encargada del Proceso de Tesorería en la Sede Central o el Encargado del Proceso Financiero Contable en las Sedes Regionales, seguidamente escribe en un papel de manera confidencial la nueva combinación, procede a guardarla en un sobre el cual sella y firma, dicho sobre también es firmado por la persona funcionaria Encargada del Proceso de Tesorería en la Sede Central o por la persona funcionaria Encargada del Proceso Financiero Contable en las Unidades Regionales. En dicho momento se confecciona un acta donde se deja constancia del cambio de la combinación, el motivo del cambio, la entrega del sobre con la nueva combinación, nombre y firma del funcionario responsable, nombre y firma de la persona funcionaria Encargado del Proceso de Tesorería o la persona funcionaria Encargada del Proceso Financiero Contable y nombre y firma de la persona funcionaria responsable dela custodia del sobre. En la misma acta es incluida la información correspondiente a la entrega del sobre que contiene la clave de la persona funcionaria que hace el traspaso de los valores, se solicita a la persona funcionaria que verifique que el sobre se encuentra debidamente sellado y en perfectas condiciones, para que seguidamente proceda

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con la destrucción del mismo. Dicho procedimiento se repite cada vez que se requiera abrir un sobre con la combinación de una caja fuerte y/o gabinete de seguridad, pero en caso que sea por ausencia de la persona funcionaria responsable de la custodia de los valores, se requiere además de la presencia de un testigo. (…) / El cambio de las claves de las cajas fuertes que custodian los valores, se realiza con una periodicidad mínima de tres meses.”. El subrayado es del original.

En el “Protocolo de instalación, uso, control y mantenimiento de equipos electrónicos de seguridad y vigilancia”, punto 6.2, “Instalación y ubicación de dispositivos de seguridad electrónica”, se dispone:

“La persona encargada del Proceso de Tesorería o Proceso Financiero Contable: * Si se trata de cámaras de seguridad del CCTV, coordina con la empresa Contratista, la mejor zona de ubicación de las cámaras, de manera que desde dicho punto se abarque la mayor área a vigilar y controlar. La ubicación de las cámaras tiene que ser estratégica para advertir a los usuarios la presencia de sistemas de seguridad electrónica. / * Si se trata de un sistema alarma silenciosa tipo botón de asalto, coordina con la empresa Contratista, la mejor zona de ubicación de éste o estos según sea el caso, de manera que pueda ser activado con facilidad por la persona funcionaria y no sea evidente su activación por la persona asaltante. (…).

Lo expuesto, se presenta porque existe una inobservancia, por parte de la persona Encargada del Proceso Financiero Contable, de los controles implementados por la Administración para el manejo, uso, custodia y confidencialidad de las combinaciones de las cajas fuertes, lo que puede ocasionar una manipulación improcedente de los valores que se custodian, conllevando a la sustracción del efectivo y de documentación de valor como cheques, garantías, entre otros.

Con respecto a la falta de un circuito cerrado de televisión, obedece a que se está a la espera del cambio de edificio para el PFC; no obstante, esto puede provocar que no se tenga evidencia en los casos de eventualidades, en perjuicio de los fondos o la documentación que se maneja en dicho Proceso.

2.8 Resultados satisfactorios y aspectos subsanados

De acuerdo con los resultados de arqueos de caja chica, depósitos de comprobantes de ingresos de caja y la información remitida a la Sede Central, éstos fueron satisfactorios.

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Además, en el transcurso de la auditoría, se observaron aspectos que fueron subsanados, los cuales, se detallan a continuación:

a. Se comprobó, que por parte de la Dirección Regional, estaban pendientes los arqueos sorpresivos a los formularios de cheques en blanco y a los comprobantes de garantías en efectivo; los cuales, se procedieron a realizar a partir del 12 de mayo del 2014.

b. Se determinó que la reposición de la caja chica electrónica, cuenta #105521713, del Banco Crédito Agrícola de Cartago, era realizada por personal del Proceso Financiero Contable, en vehículo institucional. A partir del 29 de mayo del 2014, se realiza el reintegro de la cuenta, mediante transferencia electrónica.

c. Se observó que en la bitácora de ingreso carecía de algunas firmas de los visitantes y las personas de limpieza no se registraban, situación que se corrigió a partir del 4 de junio 2014.

3. CONCLUSIONES

De acuerdo con el análisis realizado al fondo de trabajo asignado a la Unidad Regional de Heredia, se determinó que está sobreestimado, dado el saldo disponible mensualmente en las cuentas corrientes. Dicha situación, es contraria a un adecuado manejo de los recursos ociosos que deben ser invertidos en títulos valores, según las disposiciones vigentes para los entes del Estado y sobre lo cual, la Unidad de Recursos Financieros debe ejercer el control correspondiente. En el informe de Auditoría Interna #22-2014, se solicitó a la Unidad de Recursos Financieros, realizar un análisis del monto asignado al fondo rotativo de trabajo y a los fondos de caja chica de las Unidades Regionales.

También, se determinaron inconsistencias que afectan una adecuada gestión por parte del Proceso Financiero Contable, relacionadas con: la desactualización del registro de firmas y del reporte de SIREMA, la falta de acceso a la plataforma en Internet del Banco Nacional de Costa Rica para la Encargada del Proceso Financiero Contable (PFC), uso de formularios relacionados con los comprobantes de ingreso de caja,

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requisitos de la documentación de respaldo de algunas transferencias, cheques y vales de caja chica; la depuración del reporte “Vales Pendientes Por Liquidar” y cambios de las combinaciones de las cajas fuertes; que pueden ser corregidos si son aplicados los controles establecidos.

Por otra parte, no existía la letra de cambio por caución de una firmante y ratificante de cuentas corrientes, dado que no existen directrices en dicho sentido; por consiguiente, ante una eventualidad, la Institución no contaría con una garantía a su favor.

Se encontraron otras deficiencias que fueron subsanadas en el transcurso de la auditoría, a saber: ausencia de arqueos sorpresivos, por parte de la Dirección Regional; inapropiado procedimiento para reponer la cuenta electrónica de la caja chica e inapropiado control de la bitácora de ingreso al PFC.

En relación con los resultados de los arqueos de caja chica, depósitos de comprobantes de ingresos de caja y la información remitida a la Sede Central, éstos fueron satisfactorios.

4. RECOMENDACIONES

A la Gerencia General

1. Establecer formalmente a las personas funcionarias obligadas a rendir caución, según el artículo #10 del Reglamento de Cauciones para Funcionarios del INA. (Resultado #2.5)

A la Jefatura de la Unidad de Recursos Financieros

2. Realizar las gestiones correspondientes para dar acceso a la Encargada del Proceso Financiero Contable a las cuentas del Banco Nacional de Costa Rica, correspondientes a la Unidad Regional de Heredia. (Resultado #2.4 d)

A la Jefatura de la Unidad Regional de Heredia

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3. Depurar el reporte “Vales Pendientes Por Liquidar” en el Sistema Financiero (SIF). (Resultado #2.2)

4. Establecer medidas correctivas para utilizar los comprobantes de ingresos de caja pre-numerados y pre-impresos. (Resultado #2.3 a)

5. Realizar todos los depósitos de dinero mediante el camión remesero. (Resultado #2.3 b)

6. Establecer las medidas correctivas para la actualización y custodia de los registros de firmas. (Resultado #2.4)

7. Establecer medidas correctivas para que los desembolsos por medio de cheques, transferencias y vales de caja chica se realicen y respalden de acuerdo con los controles y la normativa establecida. (Resultado #2.6)

8. Establecer medidas correctivas para subsanar las inconsistencias en el manejo de las combinaciones de las cajas fuertes. (Resultado #2.7)

9. Valorar la posibilidad y factibilidad de implementar, según el “Protocolo de instalación, uso, control y mantenimiento de equipos electrónicos de seguridad y vigilancia”, los dispositivos de seguridad pertinentes en el Proceso Financiero Contable. (Resultado #2.8)

5. OBSERVACIONES

5.1 Discusión y remisión del Informe

Los resultados del informe se discutieron con los señores Jose Antonio Li Piñar, Gerente General, Jorge Soto Solís, Jefe de la Unidad de Recursos Financieros y con la señora Lucrecia Alfaro Castellón, Jefa de la Unidad Regional Heredia, quienes manifestaron su aprobación y aceptación de las recomendaciones contenidas en él.

La remisión del informe se realiza mediante el oficio AI-00705-2014 del 04 de setiembre del 2014, fecha a partir de la cual se da por finalizado este estudio.

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5.2 Plazo para ejecutar las recomendaciones

El plazo se establece de acuerdo con lo pactado con la Jefatura de la Unidad correspondiente en el Acta de Conferencia final, como a continuación se señala:

No

Recomendación

Responsable del cumplimiento

Fecha de discusión

Fecha de cumplimient

o1 Gerencia General 29/08/2014 30/11/20142 Jefatura de la Unidad de

Recursos Financieros 02/09/2014 31/10/2014

3 Jefatura de la UnidadRegional de Heredia 04/09/2014 30/09/2014







5.3 Algunos aspectos de la Ley General de Control Interno

En cumplimiento de una directriz de la Contraloría General de la República emitida el 17 de marzo del 2003, es de interés recordar que los artículos 36, 37, 38 y 39 de la Ley General de Control Interno #8292, publicada en el Diario Oficial La Gaceta el día 04 de setiembre del 2002, disponen la forma de comunicación de los resultados de los informes de la Auditoría Interna y en ese sentido, también se previene al jerarca y a

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los titulares subordinados acerca de sus deberes en el trámite de dichos informes.

5.4 Responsables del estudio

El estudio fue realizado por los funcionarios de esta Auditoría Interna, Lic. Claudio Alfaro Román y el Lic. Marco Mora Escobar, en coordinación con la Licda. Carmen González Barrantes, Encargada del Proceso de Fiscalización de Recursos Financieros, Administrativos y de Apoyo.

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