Microsoft Office 業務に役立つ！活用術Word 2013　長文作成に必要な機能

（自治体）

Microsoft Office 業務に役立つ！活用術

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目 次複数ページにわたる施設利用案内や規約を効率的に作成する.......................................1

Lesson1.スタイルを設定する...............................................................................2 スタイルの登録と適用................................................................................2 スタイルの更新.........................................................................................4 見出しスタイルの設定................................................................................5 アウトライン番号の設定.............................................................................6 見出しスタイルの書式の変更と更新.............................................................7

Lesson2．表紙やヘッダー/フッターを挿入する.....................................................9 表紙の挿入..............................................................................................10 セクション区切りの挿入...........................................................................11 ヘッダーとページ番号の挿入と編集...........................................................11

Lesson3．目次を作成する.................................................................................15 目次の挿入..............................................................................................15 目次の更新..............................................................................................16

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複数ページにわたる施設利用案内や規約を効率的に作成する

自治体施設の利用に関する詳細な説明文書や各種規約などは、複数ページにわたる文書に

なる場合が多くあります。

Word 2013 には、長文作成に必要な機能が数多く用意されています。

＜完成例＞

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Lesson1.スタイルを設定する

「スタイル」を活用すると、長文で書式を以下のように効率的に設定することができま

す。

・複数の組み合わせの書式を繰り返し設定するときに効率的に作業できる

・複数箇所に同じスタイルが設定されている場合、書式の変更を一括で行うことがで

きる

スタイルには、あらかじめ Word に登録されている組み込みスタイルがありますが、オ

リジナルのスタイルを登録して活用することもできます。

○スタイルの種類○

文字スタイル フォント・フォントサイズ・太字・下線・フォントの色などの文字

書式の組み合わせを登録

段落スタイル 配置・インデント・行間隔などの段落書式の組み合わせ

リンクスタイル 文字書式と段落書式の組み合わせ

組み込みスタイルの見出しを設定すると目次などが簡単に作成でき

る

はじめに、編集記号の表示とルーラーが表示されているかを確認しましょう。

・［ホーム］タブの［段落］グループにある［編集記号の表示/非表示］　　　を「オ

ン」

・［表示］タブの［ルーラー］チェックボックスを「オン」

スタイルの登録と適用

・1 ページ 27 行目の「3 名以上の団体 」（太字・下線）の書式を、「重要」という

名前の文字スタイルとして登録します

・登録したスタイル「重要」を 2 ページ 3 行目の「身分証明書（免許証・保険証な

ど）が必要」に適用します。

① 1 ページ 27 行目の「3 名以上の団体 」を範囲選択します。

② ［ホーム］タブの［スタイル］の　　　（その他）をクリックします。

③ ［スタイルの作成］をクリックします。

［ホーム］タブの［スタイル］グループ

範囲選択

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④ ［書式から新しいスタイルを作成］ダイア

ログボックスの［名前］に「重要」と入力

し、［変更］をクリックします。

⑤ ［書式から新しいスタイルを作成］ダイア

ログボックスの［詳細］の▼をクリック

し、［文字］をクリックします。

⑥ ［OK］をクリックします。

⑦ ［ホーム］タブの［スタイル］の一覧に「重要」が登録されたことを確認します。

⑧ 2 ページ 3 行目の「身分証明書（免許証・保険証など）が必要」を範囲選択し、［スタ

イル］の一覧の［重要］をクリックしてスタイルを適用します。

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スタイルの更新

・作成したスタイル「重要」のフォントの色を「緑、アクセント 6」に変更します

① ［スタイル］の一覧の「重要」の上で右クリックし、［変更］をクリックします。

⑨ ［スタイルの変更］ダイアログボックスの

［フォントの色］の▼をクリックし、

［緑、アクセント 6］をクリックします。

⑩ ［OK］をクリックします。

② 「重要」を設定した 2 か所のフォントの色が一括で変更されました。

見出しスタイルの設定

見出しスタイルを設定すると文書内の見出しの書式を統一したり、目次などを簡単に

作成することができます。見出しスタイルは、「見出し 1」から「見出し 9」までア

右クリック

4

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ウトライン（階層）を 9 レベルまで設定できます。

・文書内の「青字」の箇所（4 か所）に見出し 1 を設定します

・文書内の「赤字」の箇所（4 か所）に見出し 2 を設定します

※各フォントの色などの書式は、選択しやすいように便宜上設定したものです。

見出しスタイルを設定すると、既定のスタイルが適用されます。

① 1 ページ 4 行目「利用案内」の段落にカーソルを移動し、［ホーム］タブの［スタイ

ル］の一覧の［見出し 1］をクリックします。

② 1 ページ 25 行目「団体活動室の利用について」の段落にカーソルを移動し、 ［F4］

キーを押します（［F4］キー：直前の操作を繰り返す）。

③ 同様に、3 ページ 5 行目「備品について」、3 ページ 15 行目「利用者の皆様へのお願

い」にも［見出し 1］を設定します。

④ 3 ページ 11 行目「館内利用備品」の段落にカーソルを移動し、［スタイル］の一覧の

［見出し 2］をクリックします。

⑤ 同様に、各ページにある赤字の段落にカーソルを移動し、［F4］キーを使用して効率

的に［見出し 2］を設定します。

［F4］キー

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アウトライン番号の設定

・設定した見出し 1 に「1、2、3…」、見出し 2 に「（ア）、（イ）、（ウ）…」と

なるよう

にアウトライン番号を設定します

① 見出しスタイルを設定した段落にカーソルを移動し、［ホーム］タブの［アウトライ

ン］をクリックし、一覧から該当するリストをクリックします。

② 見出しスタイルが設定されている箇所に自動的に番号が設定されたことを確認しま

す。

見出しスタイルの書式の変更と更新

・見出し 1 に「フォントサイズ：16pt・太字」の書式を設定し、スタイルを更新しま

す

［アウトライン］のリストをポイントすると、拡大表示されます。

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・見出し 2 に「フォントサイズ：12pt・太字」と「左インデント０字」の書式を設定

し、

スタイルを更新します

① 1 ページ 4 行目「利用案内」の段落を範囲選択し、［ホーム］タブの［フォントサイ

ズ］で「16pt」、［太字］をクリックします。

② 段落を選択した状態で［スタイル］の一覧の［見出し 1］の上で右クリックし、［選択

個所と一致するように見出し 1 を更新する］をクリックします。

③ 各ページの［見出し 1］が設定されている箇所が一括して変更されたことを確認しま

す。

④ 3 ページ 13 行目「館内利用備品」の段落を範囲選択し、［ホーム］タブの［フォン

ト

サイズ］で「12pt」、［太字］をクリックします。

⑤ ［段落］ダイアログボックスを起動し、［左インデント］に「0」と入力して［OK］

を

クリックします。

⑥ 段落を選択した状態で［スタイル］の一覧の［見出し 2］の上で右クリックし、［選択

右クリック範囲選択

範囲選択

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個所と一致するように見出し 2 を更新する］をクリックします。

⑦ 各ページの［見出し 2］が設定されている箇所が一括して変更されたことを確認しま

す。

Skill UP：アウトライン表示を活用するアウトライン機能を活用しても、見出しレベルの設定や編集を行うことができます。

また、階層ごとに折りたたんだり、章を入れ替えたりするときにも使用します。

アウトラインへの切り替えは、［表示］タブの［アウトライン］をクリックします。

Lesson2．表紙やヘッダー/フッターを挿入する

Word には、表紙やヘッダー/フッターなど、さまざまな文書パーツがあらかじめ用意さ

れています。各パーツで同じデザインを活用すると、統一感のある説明書や利用案内文

右クリック

選択

アウトライン表示で、レベル 2 で折りたたんだ状態

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書を作成することができます。オリジナルのパーツを作成して登録することもできます。

「セクション」は、文書の構成を区切る単位のひとつです。複数ページの文書をセク

ションで区切ると、ヘッダー /フッターの内容やページ設定（用紙の向きなど）をセク

ションごとに設定することができます。

コンテンツコントロール・表示される内容は［ファイル］タ

ブの［情報］で確認できる文書プロパティの情報と連動しているものもあります。

表紙：オースティン

セクション

ページ番号

ヘッダー：オースティン

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表紙の挿入

・表紙「オースティン」を挿入します

・表紙内のサブタイトル、要約、作成者の各コンテンツコントロールを削除します

① ［挿入］タブの［表紙］をクリックし、

「オースティン」をクリックします。

※ 表紙を挿入する場合は、カーソルがどの位

置でも構いません。

② 表紙の［タイトル］コンテンツコントロールに「舞黒公民館利用案内」と表示されて

いることを確認します。

③ ［サブタイトル］コンテンツコントロールの中で右クリックし、［コンテンツコント

ロールの削除］をクリックします。

④ 同様に、［要約］および［作成者］コンテ

ンツコントロール内で右クリックし、［コ

ンテンツコントロールの削除］をクリック

します。

セクション区切りの挿入

・「1.利用案内」の位置にセクション区切り（次のページから開始）を挿入します

右クリック

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① 「利用案内」の「1.」と「利」の間にカーソ

ルを移動し、［ページレイアウト］タブの

［区切り］をクリックします。

② ［セクション区切り（次のページから開

始）］をクリックします。

③ セクション区切り（次のページから開始）

が挿入されました。

ヘッダーとページ番号の挿入と編集

・「1.利用案内」で始まるページからヘッダー「オースティン」を挿入します

・フッターの位置にページ番号を挿入し、1 から開始するように編集します

① 利用案内」で始まるページにカーソルを移動し、［挿入］タブの［ヘッダー］をク

リックし、［ヘッダーの編集］をクリックします。

② ［ヘッダー/フッター］ツールの［デザイン］タブの［前と同じヘッダー /フッター］

をクリックし、オフにします。

③ ［先頭ページのみ別指定］が「オン」の場合は、「オフ」にします。

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④ ［デザイン］タブの［ヘッダー］をクリックし、［オースティン］をクリックしま

す。

⑤ ヘッダーが挿入されたことを確認し、［デザイン］タブの［フッターに移動］をク

リックします（前のページにはヘッダーが挿入されていないことも確認します）。

オフ

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⑥ フッターに移動したことを確認し、［デザイン］タブの［前と同じヘッダー /フッ

ター］をクリックしてオフにします。

⑦ ［デザイン］タブの［ページ番号］をクリックし、［ページの下部］をクリックしま

す。

⑧ ［シンプル］の［番号のみ 2］をクリックします。

⑨ フッターの中央にページ番号が挿入されました。

ヘッダーが挿入された

ヘッダーは挿入されていない

セクション番号が異なる

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⑩ ［ページ番号］をクリックし、［ページ番号の書式設定］をクリックします。

⑪ ［ページ番号の書式］ダイアログボックス

の［開始番号］を「1」に修正し、［OK］

をクリックします。

⑫ ページ番号が「1」に修正されたことを確認し、［デザイン］タブの［ヘッダーとフッ

ターを閉じる］をクリックします。

Lesson3．目次を作成する

見出しを設定している文書では、簡単に目次を作成することができます。

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目次の挿入

・見出しレベル 2 までの目次を挿入します

① 「目次」の次の行にカーソルを移動しま

す。

② ［参考資料］タブの［目次］をクリック

し、［ユーザー設定の目次］をクリックし

ます。

③ ［目次］ダイアログボックスの［アウトラ

インレベル］を「2」に修正し、［OK］を

クリックします。

④ 目次が挿入されます。

目次の更新

・「（イ）施設利用申込方法」から次のページになるように改ページを挿入し、目次

を更新します

① 目次の「施設利用予約方法」の位置にマウスポインタを合わせ、［Ctrl］キーを押し

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ながらクリックします。

② カーソルが移動したことを確認し、［挿入］タブの［ページ区切り］をクリックしま

す。

［Ctrl］+［Enter］キーを押しても改ページを挿入できます。

③ 「（イ）施設利用申込方法」が 2 ページに移動したことを確認します。

④ 目次のページに戻り、目次上で右クリックして［フィールド更新］をクリックしま

す。

［Ctrl］キー+クリック現在 1 ページ

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⑤ ［目 次の更 新］ ダイアログボックスの

［ページ番号だけを更新する］が「オン」

であることを確認し、［OK］をクリックし

ます。

⑥ 目次のページが更新されました。

Skill UP：ナビゲーションウィンドウの活用［表示］タブの［ナビゲーションウィンドウ］をクリックして表示される「ナビ

ゲーションウィンドウ」は、文書の見出しやページのサムネイル（縮小版）、文字

の検索結果を一覧表示することができる作業ウィンドウです。

2 ページに更新

見出し：［ナビゲーションウィンドウ］の見出しをクリックしてその位置にジャンプ

ページ：サムネイルをクリックしてそのページにジャンプ検　索：［検索］ボックスに入力した文字列の結果を一覧表示

ナビゲーションウィンドウ

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