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San José, 13 de julio del 2018AI-INF-017-2018

Señor:Nogui Ramón Acosta JaenViceministro de Ingresos

ASUNTO: Informe final de control interno sobre la evaluación del Programa de Operador Económico Autorizado.

Estimado señor:

Nos permitimos presentar el informe de control interno sobre la evaluación del Programa de Operador Económico Autorizado realizado en el Área de Relaciones y Asuntos Externos (en adelante ARAE), estudio que fue realizado en atención al Plan de Trabajo Anual 2018, de esta Auditoría Interna, Área de Auditoría de Ingresos. Este informe contiene en el apartado de resultados algunos aspectos de control interno, que fueron evaluados y sobre los cuales se formulan acciones de mejora.

Las recomendaciones emitidas están sujetas a lo dispuesto en el artículo 36 de la Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, que establecen un plazo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implantación de las recomendaciones, y si discrepa de estas debe elevar el informe al Despacho del Sr. Ministro con las objeciones y soluciones alternas, con copia a la Auditoría Interna, para nuestro análisis y mejor resolver.

Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Dirección dentro del plazo señalado la decisión que se tome al respecto a las recomendaciones que se plantean, así como el plan de acción que se defina para el efectivo cumplimiento.

Dejándolo informado para la toma de decisiones, se suscribe.

Atentamente,

Máster. Juan de Dios Araya NavarroDirector

JAN/oma/mmc

Ce: Sra. Rocío Aguilar Montoya. Ministra de Hacienda Sr. Wilson Céspedes Sibaja, Director General de AduanasEstudio 029-2017

Edificio Fischel, Avenidas 3 y 5, Calle 2, 50 mts norte Edificio Correos de Costa Rica. San José, Costa Rica. Tel:(506)2539-6686 (506)2539-4232 Fax: (506)2222-4486 - www.hacienda.go.cr

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EVALUACIÓN DEL PROGRAMA DE OPERADOR ECONÓMICO AUTORIZADO

AI-INF-017-2018

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AUDITORÍA INTERNAJULIO 2018



TABLA DE CONTENIDO RESUMEN EJECUTIVO...................................................................................................................................... i

INTRODUCCIÓN..................................................................................................................................................1

1.1. Origen...........................................................................................................................................................1

1.2. Objetivo.........................................................................................................................................................1

1.3. Alcance.........................................................................................................................................................1

2.1. Informes Parciales..........................................................................................................................................1

2.2. Normativa relacionada con control interno........................................................................................................1

2.3. Generalidades................................................................................................................................................2

2.4. Sobre las solicitudes de certificación PROFAC presentadas por los interesados..................................................3

2.5. Sobre la revisión para determinar si las solicitudes cumplen con lo indicado en Decreto N°38998-H....................4

2.6. Aspectos a mejorar en la confección de los expedientes de respaldo..................................................................7

2.7. Sobre el otorgamientos de los beneficios a los OEA..........................................................................................8

2.8. Sobre las acciones para fortalecer el Programa PROFAC en Costa Rica............................................................9

CONCLUSIONES................................................................................................................................................12

RECOMENDACIONES......................................................................................................................................12

ANEXO N° 1.........................................................................................................................................................15

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AI-INF-017-2018 Pág. i


RESUMEN EJECUTIVO

El estudio se realizó de conformidad con el Plan de Trabajo Anual del 2018 de esta Auditoría Interna y estuvo a cargo por el Lic. Moisés Mejías Cubero, con la supervisión del Lic. Oldemar Murillo Arce, Coordinador del Área de Auditoría de Ingresos.

El trabajo comprendió la evaluación de los procesos que elabora el ARAE para corroborar que las solicitudes de certificación “PROFAC” presentadas por los interesados, cumplan con todos los requisitos establecidos en el Decreto Ejecutivo N°38998-H, sobre el “Reglamento del Programa de Facilitación Aduanera para el Comercio confiable en Costa Rica”. También, abarcó la revisión de las acciones ejecutadas para dar seguimiento al otorgamiento por parte de la Autoridad Aduanera de los beneficios definidos en el artículo 10, del decreto precitado. Por último, se evaluó las acciones realizadas por el Programa de Operador Económico Autorizado realizado en el Área de Relaciones y Asuntos Externos (ARAE) para cumplir con la estrategia "3.1 Fortalecer el Programa de Operador Económico Autorizado", definida en el Plan Estratégico del Servicio Nacional de Aduanas 2015-2018.

Se determinó que el ARAE ha venido realizando esfuerzos para implementar los programas relativos al Operador Económico Autorizado en Costa Rica, esto con el fin de cumplir con el Marco Normativo para Asegurar y Facilitar el Comercio Mundial (SAFE). No obstante, se determinaron algunos aspectos susceptibles de mejora.

Durante la ejecución de este estudio, esta Auditoría Interna emitió el servicio preventivo de advertencia AI-AD-007-2018 “Advertencia sobre sobre el Formulario de Solicitud de Certificación PROFAC y documentos adjuntos” de fecha del 24 de mayo de 2018, en el cual se da conocer algunos aspectos de riesgo operativo relacionados con la autenticación de las firmas, sobre la declaración jurada y sobre la ausencia de validación de algunos requisitos definidos en el artículo 9 del D.E. N°38998-H precitado.

Por otra parte, se comprobó que el ARAE ha realizado actividades para corroborar y verificar para que las personas físicas y jurídicas que se someten voluntariamente al Programa de Operador Económico Autorizado cumplan con todos los requisitos y obligaciones definidos en el artículo N°9 y 10 del D.E. N°38998-H, no obstante, para la realización de dichas actividades no se dispone de un plan de trabajo para llevar a cabo en forma integrada todas estas acciones de verificación, además las medidas de seguridad definidas por el ARAE no son claras, las inspecciones realizadas no se documentan a través de estudios de campo o mediante cédulas de trabajo, y se carece de un procedimiento para el seguimiento de las obligaciones de los OEA.

También, se determinó la ausencia de un procedimiento para mejorar el proceso de confección de los expedientes y se determinó la necesidad de valorar el uso del expediente electrónico. Además, existe una carencia de mecanismos de control para asegurar los beneficios otorgados por el Servicio Nacional de Aduanas a los Operadores Económicos Autorizados.

Por último, se constató que para algunas acciones estratégicas no tiene establecidos indicadores de gestión claros que permitan medir el cumplimiento de las acciones del Programa de OEA, para lo cual es necesario que el ARAE tomen las medidas correspondientes para que se redefinan las actividades que se deben llevar a cabo.

En el informe se presentan las recomendaciones correspondientes, para colaborar en el fortalecimiento del control interno del ARAE en la ejecución del Programa de Facilitación Aduanera para el Comercio confiable en Costa Rica.

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INTRODUCCIÓN

1.1. Origen.

El estudio se realizó en atención al Plan de Trabajo Anual del 2018 de esta Auditoría Interna, Unidad Auditoría de Ingresos.

1.2. Objetivo.

Evaluar los controles establecidos en el programa del Operador Económico Autorizado de la Dirección General de Aduanas, para determinar el cumplimiento de sus objetivos institucionales, sus obligaciones establecidas en los procedimientos establecidos y la normativa vigente, así como la confiabilidad y oportunidad de la información para la toma de decisiones.

1.3. Alcance.

Comprendió la evaluación de los procesos que elabora el ARAE para corroborar que las solicitudes de certificación PROFAC presentadas por los interesados, cumplan con todos los requisitos establecidos en el Decreto Ejecutivo N°38998-H, denominado “Reglamento del Programa de Facilitación Aduanera para el Comercio confiable en Costa Rica”. Además, comprendió la revisión de las acciones ejecutadas para dar seguimiento al otorgamiento por parte de la Autoridad Aduanera de los beneficios definidos en el artículo 10 del Decreto precitado y las acciones realizadas por el ARAE para cumplir con la estrategia "3.1 Fortalecer el Programa de Operador Económico Autorizado" definida en el Plan Estratégico del Servicio Nacional de Aduanas 2015-2018. Los periodos evaluados comprendieron del 2015 al 2018, ampliándose cuando se consideró necesario.

El desarrollo del estudio se realizó de acuerdo con la normativa aplicable al ejercicio de la Auditoría Interna del Sector Público.

Los resultados del estudio fueron comunicados en forma preliminar el 17 de junio del 2018, a María Iris Céspedes Nuñez, Directora del Área de Relaciones y Asuntos Externos. Posteriormente, el día 10 de julio del 2018, se comunicó en forma final el informe a los señores Nogui Ramón Acosta Jaen, Viceministro de Ingresos, José Ramón Arce Bustos, Subdirector General de Adunas, quienes manifestaron sus apreciaciones, las cuales se analizaron para efectos de la redacción final del informe y se acompañan en el Anexo 1.

2.1. Informes Parciales.

Como parte de los servicios preventivos que esta Auditoría Interna presta, de conformidad con las competencias dispuestas en los incisos inciso d) y e) del artículo 22° de la Ley General de Control Interno, se emitió el documento AI-AD-007-2018 “Advertencia sobre sobre el Formulario de Solicitud de Certificación PROFAC y documentos adjuntos”.

2.2. Normativa relacionada con control interno.

Con el propósito de prevenir efectos negativos por inobservancia de la legislación vigente, se transcriben a continuación los artículos de la Ley General de Control Interno Nº 8292, que regulan los deberes en materia de control interno, el trámite de informes y los plazos que deben observarse, así como las posibles responsabilidades en que se puede incurrir por incumplimiento injustificado de esas disposiciones.

“Artículo 10. -Responsabilidad por el sistema de control interno. // Serán responsabilidad del jerarca y del titular subordinado establecer, mantener, perfeccionar y evaluar el sistema de control interno institucional. Asimismo, será responsabilidad de la

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administración activa realizar las acciones necesarias para garantizar su efectivo funcionamiento.”

“Artículo 12. -Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno. …c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que corresponde…”

“Artículo 36.-Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda.”

“Artículo 39.-Causales de responsabilidad administrativa. El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios.[…] // Igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. […]”

2.3. Generalidades

En el año 2005, en Bruselas, los Directores de Aduanas que representan a los países Miembros de la Organización Mundial de Aduanas (OMA), adoptaron por unanimidad el Marco Normativo para Asegurar y Facilitar el Comercio Mundial (SAFE). El Marco Normativo SAFE es un instrumento internacional que establece normas destinadas a garantizar y facilitar la circulación de mercancías en el comercio internacional.

El Marco SAFE proporciona lineamientos técnicos básicos para la implementación de los programas relativos al Operador Económico Autorizado a nivel mundial entre los Miembros de la OMA y la comunidad que se dedica al comercio internacional.

El Marco SAFE incorpora el concepto de Operador Económico Autorizado, de la siguiente manera:

“…una parte que interviene en el movimiento internacional de mercancías en nombre de una administración nacional de Aduanas porque cumple con las normas de la OMA o con normas equivalentes en lo que respecta a la seguridad de la cadena logística. Los OEA pueden ser: fabricantes, importadores, exportadores, despachantes, transportistas, intermediarios, operadores aeroportuarios, de terminal, o de depósitos o distribuidores…..”




En marzo del año 2011, se publica el Decreto Ejecutivo N°36461-H, denominado “Reglamento del Programa de Facilitación Aduanera para el Comercio Confiable en Costa Rica (PROFAC)”, normativa que pone en vigencia el OEA únicamente para el sector exportador nacional.

El 13 de mayo del 2015 se publica el Decreto Ejecutivo N°38998-H, sobre el “Reglamento del Programa de Facilitación Aduanera para el Comercio Confiable en Costa Rica (PROFAC)”, el cual deroga el anterior Decreto N° 36461-H. Este nuevo Decreto se encuentra actualmente vigente y permite a la Dirección General de Aduanas (DGA) certificar cualquier miembro de la cadena logística.

2.4. Sobre las solicitudes de certificación PROFAC presentadas por los interesados

Sobre este tema, esta Auditoría Interna emitió el servicio preventivo de advertencia AI-AD-007-2018 “Advertencia sobre sobre el Formulario de Solicitud de Certificación PROFAC y documentos adjuntos” de fecha del 24 de mayo de 2018, comunicado a la Dirección General de Aduanas el 25 de mayo del 2018.

En dicho documento preventivo, se da conocer algunos aspectos de riesgo operativo que podría limitar el cumplimiento de las metas y objetivos del Programa del Operador Económico Autorizado, y que a continuación se proceden a describir brevemente:

Sobre la autenticación de la firma.

En el Formulario de Solicitud de Certificación PROFAC, el solicitante debe dar fe de que toda la información suministrada es exacta y verdadera y sí éste no es entregado de manera personal, debe ser autenticado por un abogado o notario público. Sin embargo, tal como está expuesto en el formulario, podría generar un conflicto legal, ya que la firma consignada, solamente puede ser autenticada por un Notario, en razón de que un Abogado sólo puede autenticar la firma en los casos permitidos por la normativa legal.

Sobre la declaración jurada.

La solicitud de certificación, como documentos adjuntos son considerados por el ARAE como una declaración jurada, la cual por sí mismo se considere como válida, que no requiere de ninguna otra acción para verificar que lo afirmado por el solicitante es verdadero, ni se confronta que los documentos aportados son copia fiel del original. No obstante, de acuerdo con los Lineamientos para el Ejercicio y Control del Servicio Notarial, y de conforme con la Ley N°7764 el Código Notarial, la Solicitud de Certificación PROFAC, dichos documentos, no constituye propiamente una declaración jurada, porque la manifestación del compareciente no se realiza bajo fe de juramento ante un notario.

Sobre la ausencia de validación de algunos requisitos.

La declaración que realiza el solicitante, tanto en el formulario de solicitud y en el cuestionario de autoevaluación, requiere que por parte de los funcionarios se tenga que aplicar procedimientos adicionales para corroborar que la información indicada es exacta y verdadera. Así mismo, están en el deber de confrontar las copias de los documentos adjuntos contra los documentos originales, situación que en la actualidad no se está realizando, ya que se parte del supuesto que toda documentación que aporte el solicitante constituye una declaración jurada, sin que se cumpla con la formalidad de ser un acto notarial.

Dado lo anterior, el ARAE procedió a elaborar un plan de acción, para solventar todos estos aspectos indicados en el servicio preventivo emitido por esta Auditoría Interna, con el fin de cumplir con las metas y objetivos del Programa del Operador Económico Autorizado.

2.5. Sobre la revisión para determinar si las solicitudes cumplen con lo indicado en Decreto N°38998-H.

El ARAE debe establecer las acciones para corroborar y verificar para que las personas físicas y jurídicas que se someten voluntariamente al Programa de Operador Económico Autorizado cumplan con todos los




requisitos y obligaciones definidos en el artículo N°9 y 10 del Decreto Ejecutivo precitado. No obstante, se identificaron algunas oportunidades de mejora y que a continuación se detallan:

a) Necesidad de establecer un plan de trabajo con las actividades del programa PROFAC a ejecutar.

Actualmente, para realizar esta labor el ARAE dispone de un instructivo Instrumentos de Verificación para el Especialista” OEA-IVE, versión 2, Fecha de modificación: 25/04/2017, el mismo está estructurado de manera que el especialista de Aduanas, verifique las condiciones previas y evalúe los requisitos para optar por la certificación. Adicionalmente, se dispone de una Lista de verificación, que contiene las guías para verificar todos los ítems contemplados en el Decreto Ejecutivo de cita, entre los apartados a evaluar están: documentos adjuntos, historial de cumplimiento, gestión administrativa, solvencia financiera (razones financieras), y seguridad.

Sin embargo, se determinó que el ARAE carece de un Plan de Trabajo específico que contemple todas las actividades que debe realizar el funcionario para determinar si las personas físicas y jurídicas cumplen con los requisitos definidos en el Decreto Ejecutivo N°38998-H, sobre el Reglamento del Programa de Facilitación Aduanera para el Comercio Confiable en Costa Rica.

Lo anterior, no está de conformidad con la Norma 2.2 de Control Interno para el Sector Público (NCISP), emitida por la Contraloría General de la República, referente al ambiente de control del SCI, que dispone lo siguiente:

"2.2 Compromiso superior. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben apoyar constantemente el SCI, al menos por los siguientes medios: // c. El fomento de la comunicación transparente y de técnicas de trabajo que promuevan la lealtad, el desempeño eficaz y el logro de los objetivos institucionales…"//.

La carencia de este plan de trabajo, no permite que se pueda integrar en forma ordenada la aplicación del instructivo y de la lista de verificación por parte del funcionario, lo cual puede generar el riesgo de que no se tenga una planificación integral de todas las actividades, que le sirva de guía para no incurrir en omisiones o repeticiones de actividades y a su vez facilite una mejor supervisión por parte del Jefe inmediato.

b) Necesidad de establecer parámetros de aceptación para evaluar las medidas de seguridad

Para optar por la certificación de Operador Económico Autorizado, los solicitantes están en la obligación de incorporar y mejorar las medidas de seguridad en sus prácticas comerciales. Es por ello que en Decreto Ejecutivo N°38998-H del Reglamento del Programa de Facilitación Aduanera para el Comercio Confiable en Costa Rica, en el artículo N° 8 de Requisitos, se definió una serie de medidas seguridad que las personas físicas o jurídicas deben de cumplir voluntariamente, dichos requisitos son los siguientes:

"Medidas de Seguridad. La administración aduanera conforme la naturaleza y características del tipo de actividad comercial verificará las siguientes medidas de seguridad: a) Seguridad física en las instalaciones: i. Medidas de seguridad en límites exteriores e interiores de las instalaciones. ii. Medidas de seguridad en puertas, ventanas y casetas. iii. Medidas de seguridad en los estacionamientos para vehículos. iv. Medidas de seguridad en la estructura del Edificio. v. Control de cerraduras y llaves. vi. Disponer de un sistema de iluminación dentro y fuera de las instalaciones. vii. Disponer de alarmas y/o cámaras de vigilancia. viii. Disponer de sistemas y/o aparatos de comunicación interna. b) Seguridad en el acceso de personas a las instalaciones: i. Control para el acceso de empleados. ii. Control para el acceso de visitantes, proveedores, contratistas o personal de mensajería. iii. Control para la localización y retiro de personas no autorizadas. c) Seguridad para el ingreso, permanencia y salida de las mercancías. d) Seguridad en el proceso de transporte. e) Seguridad en las unidades de transporte de carga:




i. Inspección de contenedores y remolques. ii. Colocación y custodia de sellos de Seguridad. iii. Almacenamiento y reparación de las unidades de transporte. f) Seguridad en relación con los socios comerciales. g) Seguridad en la Contratación del Personal permanente y temporal; seguimiento y finalización de la relación laboral de los empleados. h) Seguridad de la Información y del Sistema Informático: i. Respaldo de la Información electrónica de la empresa. ii. Protección de la Información y del Sistema Informático. iii. Manejo y protección de la documentación. i) Seguridad Industrial. j) Capacitación en Materia de Seguridad y del OEA".

Tal como se expuso todas estas medidas de seguridad responden a mejores prácticas comerciales y medidas de control que deben observar durante sus operaciones de logística, seguridad e interrelación con los socios comerciales y su cadena logística.

Sin embargo, se determinó que en dicho Decreto precitado y en el documento "Requisitos Mínimos que deben Cumplir", no se establecen parámetros de aceptación para determinar si las medidas de seguridad son aceptables o no. Lo anterior, debido a que estas medidas de seguridad no especifican o definen un objetivo que detalle claramente que se pretende alcanzar con dicha medida, o que se defina el riesgo que se pretende minimizar con esas acciones, para poder determinar con certeza si las realizadas por los solicitantes satisfacen las necesidades de control y de seguridad, según el modelo comercial establecido en el Marco Normativo SAFE, el cual recopila las directrices para la elaboración de un Acuerdo de Reconocimiento Mutuo (ARM) y un Modelo de OEA.

Al no haber parámetros claros sobre las medidas de seguridad, que se deben de implementar para cumplir con la normativa internacional, genera que la información disponible no este conforme con lo indicado en la Norma 5.6.3 de Control Interno para el Sector Público (NCISP), emitida por la Contraloría General de la República, referente a las normas sobre sistemas de información del SCI, que dispone lo siguiente:

“5.6.3 Utilidad La información debe poseer características que la hagan útil para los distintos usuarios, en términos de pertinencia, relevancia, suficiencia y presentación adecuada, de conformidad con las necesidades específicas de cada destinatario.”

Esta condición genera el riesgo que las personas físicas y jurídicas que se sometan al programa PROFAC, no tengan claro cuáles son las acciones o medidas de seguridad que se deben de implementar, para determinar si estas son suficientes para cumplir con el Modelo de OEA, y de esta forma se minimice el riesgo de realizar evaluaciones basados en criterios subjetivos, para determinar si la medida implementada cumple o no.c) Necesidad de documentar los estudios de campo

Se determinó que en el expediente que se lleva por solicitante no queda evidencia de la inspección realizada a las instalaciones, para determinar si cumplen con los requisitos definidos en el Decreto Ejecutivo N°38998-H del Reglamento del Programa de Facilitación Aduanera para el Comercio Confiable en Costa Rica. Actualmente, el ARAE dispone del “Instrumentos de Verificación para el Especialista” OEA-IVE, versión 2, Fecha de modificación: 25/04/2017, en el mismo se establece que el especialista para realizar la verificación en el sitio, debe desarrollar en un plazo máximo de 3 días el plan de actividades preestablecido.

Sin embargo, en el expediente no se documenta que el funcionario aplicó técnicas de observación, inspección, documentación (fotografías, entrevistas, cálculos, etc.) para corroborar que lo indicado por el solicitante cumple o no, tal y como lo ha definido el Decreto Ejecutivo de cita, y con lo indicado en el Marco Normativo SAFE y directrices emitidas por la Organización Mundial de Aduanas (OMA).

Lo anterior, se presenta debido a que en el Decreto Ejecutivo N°38998-H precitado, específicamente en el artículo 15 establece que el Área de Relaciones y Asuntos Externos es la encargada de evaluar y verificar el cumplimiento de los requisitos que deben de cumplir las personas físicas y jurídicas que quieran certificarse voluntariamente como Operador Económico Autorizado. Esta normativa indica lo siguiente:




“Artículo 15.—Evaluación y verificación de requisitos. Esta etapa consistirá en la ejecución de un estudio de campo y la elaboración de un informe final llevado a cabo por el Área de Relaciones y Asuntos Externos, a fin de verificar y evaluar el cumplimiento de los requisitos dispuestos en el presente Decreto. Posterior al estudio de campo, en caso de ser necesario, el Área de Relaciones y Asuntos Externos hará la prevención al interesado para que subsane los incumplimientos, a los requisitos o formalidades dispuestos para la certificación como Operador Económico Autorizado”.

Esta condición no está de conformidad con la norma 4.4.1 de las NCISP que dispone:

“El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda”.

La situación en comentario genera el riesgo de que no se disponga de un estudio de campo que sirva de respaldo documental, para demostrar que todo lo indicado en el oficio que emite el ARAE con la prevención es de conformidad a la visita realizada, y que el interesado debe subsanar los incumplimientos encontrados en los casos que se presenten. Además, este estudio de campo también sirva de respaldo al informe final de resultados donde se fundamenta y sustenta la recomendación de autorizar o denegar al interesado la certificación OEA.

d) Necesidad de disponer de un procedimiento para el seguimiento oportuno de las obligaciones que deben cumplir los OEA.

Se determinó que el ARAE carece de un procedimiento formal, que le permita realizar en forma periódica y oportuna las actividades que tienen definido para ejecutar el seguimiento a los Operadores Económicos Autorizados, sobre las obligaciones que estas deben de cumplir conforme al artículo 9, del Decreto Ejecutivo N°38998-H de cita y que permita definir las actividades de control de forma preventiva y concomitante, para que las empresas certificadas como OEA estén conforme al artículo 9 antes citado.

Esta Área ha realizado esfuerzos para disponer de ciertas actividades que coadyuven a los OEA a cumplir con dichas obligaciones, por lo tanto las actividades que se enumeran a continuación, deben ser parte de un procedimiento formal, por la Administración responsable:

Cuando se realiza la renovación de la certificación, se pide las autoevaluaciones realizadas anualmente por la empresa para verificar que se cumplió con la obligación.

Se emiten oficios dirigido a todos los gerentes, subgerentes y ejecutivos PROFAC de todas las aduanas, con el fin de que informen mensualmente sobre el comportamiento de las empresas certificadas sobre las gestiones de corrección que presentan ante la aduana y los viajes pendientes de cierre, así como informar sobre el incumplimiento de las obligaciones establecidas en el Decreto.

Se realizan charlas de actualización y refrescamiento a nivel del Servicio Nacional de Aduanas, se refuerza el compromiso de las aduanas de informar cualquier situación para que una empresa sea certificada en cumplimiento del oficio DGA-ARAE-101-2016.

Se realizan reuniones con las empresas certificadas OEA y equipo OEA, se le recuerda la obligación de realizar la Autoevaluación Anual por parte de las empresas certificadas.

Se le solicita a las empresas certificadas OEA aportar físicamente a esta oficina ARAE la autoevaluación realizada.

Se lleva control de seguimiento de las autoevaluaciones presentadas y a aquellas empresas que no lo han presentado se les envía correo electrónico y/u oficio recordatorio.

LA ausencia de un procedimiento formal, es contrario a lo que dicta la norma 4.1, de actividades de control, que textualmente indica lo siguiente:




"4.1 Actividades de control El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben diseñar, adoptar, evaluar y perfeccionar, como parte del SCI, las actividades de control pertinentes, las que comprenden las políticas, los procedimientos y los mecanismos que contribuyen a asegurar razonablemente la operación y el fortalecimiento del SCI y el logro de los objetivos institucionales".

Esta situación genera el riesgo, que existan Operadores que estén aprovechando de beneficios y que actualmente deberían estar inhabilitados, por incumplimiento a las obligaciones definidas en el Decreto Ejecutivo N°38998-H precitado.

Se observó que en 4 empresas certificadas como OEA no están cumpliendo con sus obligaciones, porque a la fecha del estudio de la auditoría, no habían remitido al ARAE la autoevaluación anual, y el plazo es a partir de la fecha de la resolución que autoriza la certificación OEA.

Lo anterior, tiene origen en que en dichos casos el ARAE no les realizó un seguimiento oportuno sobre el cumplimiento de dicha obligación, según se comprobó un plazo de hasta 2 meses o más, entre la fecha presentación y la fecha del oficio donde se le hace el recordatorio para que cumpla con dicha obligación.

2.6. Aspectos a mejorar en la confección de los expedientes de respaldo

Se determinó una carencia de políticas y procedimientos relativos a la creación y organización de los expedientes que elaboran los funcionarios del ARAE, especialmente para los expedientes que se confeccionan para resguardar la documentación que aportan las personas físicas y jurídicas que se someten voluntariamente al programa de certificación PROFAC.

De los 13 expedientes revisados se determinaron los siguientes aspectos:

Los expedientes no contienen una planificación documentada, por lo que en ausencia de éstos no se hace una referencia cruzada a los documentos de respaldo que forman parte del expediente, que permita identificar a qué parte del procedimiento de revisión corresponde.

Algunos análisis documentados que realizan los analistas, no son codificados de tal forma que identifique o haga referencia al documento de respaldo.

Existen legajos que carecen de una rotulación adecuada de los tomos que conforman el expediente. El expediente no cuenta con un índice o tabla de contenidos. No se tiene establecido la cantidad de folios máximo permitido para la conformación de un tomo de un

legajo, a fin de preservar la documentación en la manipulación de los mismos.

Al respecto, el documento AC-GD-01-Manual de Políticas y Procedimientos Archivísticos del Ministerio de Hacienda, sobre la importancia de contar con un cuadro de clasificación de la información generada, señala:

“Cuadro de clasificación: Es la estructura jerárquica y lógica, organizada con criterios orgánicos, funcionales o por asuntos, que recoge las actividades realizadas para ejecutar una función y que se reflejan en los documentos”

Para esto se puede valorar el uso del expediente electrónico, pues permitiría que la gestión que realiza este Departamento se realice de forma más eficiente, pues permitiría que la información sea localizada de manera pronta y oportuna.

Esta condición genera una exposición al riesgo de que no se tenga control sobre la totalidad de los documentos que constan en los expedientes que se llevan en el ARAE para tales efectos, y en caso de extravío de uno o más documentos, que no se pueda identificar los que están haciendo falta, además de que dificulta la localización rápida de alguna información de interés por parte de los usuarios y obliga a tener que revisar toda la documentación, además, de que no se pueda hacer referencia cruzada en donde se encuentran ubicados esos documentos, por tal razón es necesario valorar la implementación del expediente electrónico.




2.7. Sobre el otorgamientos de los beneficios a los OEA

Actualmente los Operadores Económicos Autorizados tienen asignados por parte de la DGA un especialista para coordinar todas aquellas gestiones que la empresa realice en relación con su certificación PROFAC, los canales de comunicación establecidos a la fecha para atender los reportes o trámites de los OEA, son por vía telefónica y por correo electrónico.

Sin embargo, en la práctica se determinó que se carece de un instrumento o formulario que le permita a los OEA documentar con claridad los hechos que permitan evidenciar, el no otorgamiento de algún beneficio definidos en el artículo 10 del Decreto Ejecutivo N°38998-H precitado.

Sobre este aspecto, las normas 4.4.1 Documentación y 4.4.2 Formularios uniformes, señala lo siguiente:4.4.1 Documentación y registro de la gestión institucional. El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente...// 4.4.2 Formularios uniformes El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben disponer lo pertinente para la emisión, la administración, el uso y la custodia, por los medios atinentes, de formularios uniformes para la documentación, el procesamiento y el registro de las transacciones que se efectúen en la institución...//

El disponer de ese instrumento o formulario permitiría que cualquier reclamo de un Operador Económico Autorizado quede documentado, y de esta forma le permite al especialista PROFAC tener una descripción más clara de los hechos denunciados por el OEA, el cual le sirva de base para proceder con la investigación correspondiente, que le permita concluir si las acciones descritas por el Operador corresponde a un incumplimiento del SNA o no. En caso de ser afirmativo, se establezcan las acciones para que dicha situación sea solventada.

Por otra parte, no disponer de un instrumento o formulario, genera el riesgo de que el ARAE no disponga de un mecanismo o herramienta de control que le permita asegurar que el SNA les está brindando los servicios de conformidad con lo indicado en el Decreto Ejecutivo 38998-H, y de esta forma las empresas certificadas no puedan alegar que no reciben dichos beneficios.

2.8. Sobre las acciones para fortalecer el Programa PROFAC en Costa Rica

Dada la importancia que representa este Programa de Facilitación Aduanera para el Comercio confiable en Costa Rica, la Dirección General de Aduanas en su Plan Estratégico 2015-2018, definió como uno de los objetivos estratégicos el "Fortalecer las capacidades de detección en operaciones de comercio exterior que atentan contra la seguridad y protección del país", para ello se estableció varias estrategias entre ellas están: "Fortalecer el Programa de Operador Económico Autorizado", para lo cual definió la siguiente área de acción: "3.1.1 Desarrollar, implementar y fortalecer el Programa PROFAC", compuesta por las siguientes acciones. Ajustes en la Ley General de Aduanas y el Reglamento para la inclusión OEA. Continuidad del desarrollo de las siguientes etapas para la implementación de la OEA Fortalecimiento en certificación de empresas. Capacitación y divulgación del PROFAC

Sin embargo, durante la revisión en el cumplimiento de dichas acciones se determinaron varios aspectos de mejora, las cuales se mencionan a continuación:

a) Necesidad de definir indicadores de gestión para cumplir con las acciones estrategias

Se determinó que no se dispone de indicadores de gestión claros que permitan medir el cumplimiento de las acciones antes indicadas. Esta situación se visualiza cuando se identifican las actividades desarrolladas en los informes de gestión de los Planes Anuales Operativos (PAOs) del 2015 al 2017, determinándose lo siguiente:




Para la 1 acción: Ajustes en la Ley General de Aduanas y el Reglamento para la inclusión OEA. Tiene

definido el siguiente indicador: (ajustes vigentes / ajustes programados). Pero actualmente esta acción está pendiente de cumplir, porque la misma está relacionada con la actividad: "Reformar el Decreto Nº 38998-H y realizar las gestiones para su publicación y puesta en vigencia". Esta actividad se viene arrastrándose del PAO 2015 al 2018, y a la fecha se desconoce el nivel de avance alcanzado por la falta de un indicador que sea medible.

Para la 2 acción: Continuidad del desarrollo de las siguientes etapas para la implementación de la OEA. Tiene definido el siguiente indicador: (Etapas implementadas / etapas programadas). No se tiene claro de cuantas etapas está conformado la implementación de la OEA, para el PAO 2017 se identificaron 2 actividades de la Etapa IV que fueron trasladadas al PAO del 2018, así como la ejecución de actividades de la Etapa II. Además, en el PAO 2018 se determinaron otras actividades el cual se desconoce si las mismas forman parte de la Etapa IV o de otra. A la fecha no se puede identificar un porcentaje de avance de ejecución e implementación del Programa de OEA, y tampoco se tiene visualizado un plazo para la culminación de estas acciones.

Para la 3 acción: Fortalecimiento en certificación de empresas. Tiene definido el siguiente indicador: (Empresas certificadas / empresas estimadas). Se determinó que para esta acción el ARAE no tiene claro una meta y tampoco el indicador de empresas estimadas, ya que el mismo obedece a la voluntad de las empresas interesadas, por lo cual se tienen una limitación en el momento de definir dicho indicador, por lo cual cualquier indicador es difícil de medir su efectividad.

Esta situación se refleja en la actividad "Certificar empresas importadoras e exportadoras PROFAC" definidas en los PAOs del 2015 al 2017, por ejemplo: para el 2015 se estableció un indicador de 10 empresas cumpliendo la meta para ese periodo, en el PAO del periodo 2016 se definió una meta para certificar 12 empresas exportadoras y 40 empresas importadoras, pero en ese año solo lograron certificar un total de 9 empresas para un cumplimiento de 23%, y para el PAO del periodo 2017 se estableció una meta de 25 empresas certificadas, pero en este caso también se incluyeron las terminales de carga, sin embargo, mediante oficio ARAE-343-2017 se solicitó modificar la meta a 18 empresas certificadas y se certificaron 17 empresas (13 empresas nuevas y 4 empresas renovaron la certificaciones). Es importante indicar que una empresa podía certificarse en OEA en importación o exportación, y eso se contaba como dos certificaciones realizadas, a pesar que era una misma empresa.

Al canalizar las certificaciones por empresa se determinaron que desde del periodo 2011 que surge la primera directriz que oficializa el tema de Operador Económico Autorizado en Costa Rica al periodo 2017, hay 29 empresas certificadas en OEA en las modalidades de exportación, importación, terminales de carga y Operador Portuario Marítimo, las mismas fueron certificados en los siguientes periodos:

Grafico N°1Cantidad de empresas certificadas en CR por periodo

(Montos absolutos)




2014 2015 2016 20170

2

4

6

8

10

12

14

16

18

2

4

6

17

Total

Fuente: Elaboración propia a partir de información aportada por el ARAE.

Cabe indicar que del total de empresas certificas en el periodo 2017 hay 4 empresas que renovaron su certificación ya que estas obtuvieron su certificación de OEA en el año 2013.

Para la 4 acción: Capacitación y divulgación del PROFAC. Tiene definido el siguiente indicador: (Capacitación y eventos de divulgación realizado/Capacitación y eventos). El ARAE ha realizado charlas y visitas a las diferentes empresas, esto con el fin de promocionar y divulgar el programa PROFAC, en el año 2015 se estableció una meta de 20 charlas y se ejecutaron 34, para el 2016 la meta fue de 20 charlas y se realizaron 95, y para el 2017 se estableció promover el programa PROFAC con la colaboración de PROCOMER, para lo cual se estableció una meta de 1, pero se enviaron correos a 51 empresas recomendadas por PROCOMER para que conozcan del programa y se buscaron beneficios de PROCOMER para dichas empresas.

Los aspectos señalados, no son consistentes lo señalado en la norma 3.3 de las Normas Generales de Control Interno para el Sector Público, que establecen que el proceso de planificación debe considerar los siguientes aspectos:

“…la misión y la visión institucionales, así como objetivos, metas, políticas e indicadores de desempeño claros, medibles, realistas y aplicables, establecidos con base en un conocimiento adecuado del ambiente interno y externo en que la institución desarrolla sus operaciones”.

Lo antes mencionado, genera el riesgo de que no se disponga de insumos e historial para medir el cumplimiento del programa PROFAC. Asimismo, la información disponible, no permite tomar decisiones oportunas para medir el impacto en el cumplimiento y consecuentemente en los objetivos propuestos por parte del ARAE.

b) Sobre el nivel de avance en la ejecución del Programa PROFAC en Costa Rica

Se determinó que las actividades de los Planes Anuales Operativos del 2015 al 2017, para el Objetivo 8. Desarrollar, implementar y fortalecer el programa PROFAC, tuvieron un cumplimiento promedio anual de 44% tal como se muestra en el siguiente cuadro, los avances en dichas actividades no han sido los esperados, debido a una serie de circunstancias que han sido objeto de justificación por el ARAE, mediante los oficios ARAE-007-2018 del 12 de enero de 2018, y ARAE-343-2017 del 20 de octubre 2017, según se detalla:




Cuadro N°1Ejecución de actividades de los Planes Anuales Operativos 2015 al 2017 Objetivo 8

Plan Anual Operativo 2015 2016 2017PROMEDIOEstado de las

actividades Cantidad % Cantidad % Cantidad %Cumplidas 5 45% 3 30% 5 56% 44%Incumplida 5 45% 7 70% 4* 44% 53%No se indica 1 9% 0 0% 0 0% 3%Se eliminó duplicada 0 0% 1* 0% 0 0% N/A

Total 11 100% 10 100% 9 100% 100%Fuente: Elaboración propia a partir de los informes de gestión sobre los PAOs. * No se contabiliza por estar duplicada la actividad.

En razón de lo anterior, es necesario que el ARAE revise rigurosamente y documente el nivel de avance que se tiene a la fecha de todas las actividades del Programa PROFAC, y se definan las actividades pendientes, a fin de establecer un orden de prioridades según el nivel de importancia relativa que estas representan, los plazos reales, definir y valorar la disponibilidad de los recursos humanos, materiales y económicos requeridos para asegurar el éxito en la implementación del Programa OEA.

Para lo anterior, se considera indispensable utilizar herramientas de apoyo gerenciales que permitan ejercer una adecuada administración, control y seguimiento de todas las actividades del programa, que incrementen la probabilidad de éxito en el logro de los objetivos establecidos en el Plan Estratégico.

Para el cumplimiento de lo anterior, se requiere un mayor apoyo por parte de la Dirección General de Aduanas, para incentivar que otras direcciones de la DGA e Instituciones del Estado, de acuerdo a sus ámbitos de competencia, coadyuven en forma conjunta con el Sector Privado el cumplimiento de las actividades pendientes para promover y consolidar el Programa de Facilitación Aduanera para el Comercio confiable en Costa Rica.

Al respecto la norma 2.1 Ambiente de control, de las Normas de Control Interno para el Sector Público1, indican textualmente lo siguiente:

"2.1 Ambiente de control. //El jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer un ambiente de control que se constituya en el fundamento para la operación y el fortalecimiento del SCI, y en consecuencia, para el logro de los objetivos institucionales.//".

En el caso que no se tomen las medidas correspondiente sobre el Programa OEA, se genera el riesgo que no se cumpla con el objetivo estratégico "Fortalecer las capacidades de detección en operaciones de comercio exterior que atentan contra la seguridad y protección del país", en relación con la estrategia de "Fortalecer el Programa de Operador Económico Autorizado".

CONCLUSIONES

Como resultado del estudio realizado, se concluye lo siguiente:

3.1 Se constató una serie de aspectos de control que deben ser reforzados por el ARAE, en cuanto a la autenticación de las firmas, sobre la declaración jurada y sobre la necesidad de disponer de procedimientos adicionales en cuanto a validación de la información que se adjunta al Formulario de Solicitud de Certificación PROFAC. Ver punto 2.4 del presente informe.

3.2 Se identificaron otras debilidades en el proceso de documentación que se lleva para verificar y corroborar que los solicitantes cumplan con los requisitos y obligaciones definidos en la normativa existente, debido a la ausencia de un plan de trabajo y la falta de una definición de criterios claros a cuanto medidas de




seguridad, los estudios de campo no se documentan en resúmenes de trabajo, falta un procedimiento para realizar el seguimiento oportuno de las obligaciones de los OEA. Ver punto 2.5 del presente informe.

3.3 La confección de los expedientes presentan debilidades, dado que la información no es de fácil acceso y no se dispone de expediente electrónico. Además hay una carencia de mecanismos de control para asegurar que los beneficios definidos en el Decreto Ejecutivo Nº 38998-H son otorgados por el Servicio Nacional de Aduanas. Ver punto 2.6 y 2.7 del presente informe.

3.4 Se constató que para algunas acciones estratégicas no tiene establecidos indicadores de gestión claros que permitan medir el cumplimiento de las acciones del Programa de OEA, para lo cual es necesario que el ARAE tomen las medidas correspondientes para que se redefinan las actividades que se deben llevar a cabo, para asegurar el éxito del Programa en un plazo razonable. Ver punto 2.8 del presente informe.

RECOMENDACIONES

Para colaborar con la Administración en el fortalecimiento del control en relación con la implementación del Programa de Facilitación Aduanera para el Comercio confiable en Costa Rica, recomendamos a ese Despacho, ordenar a las instancias responsables la implementación de las siguientes acciones:

Al Director General de Aduanas:

4.1 Ordenar que se ejecute el plan de acción que dispone el Área de Relaciones y Asuntos Externos para subsanar las aspectos señalados por esta Auditoría Interna en el servicio preventivo de advertencia “AI-AD-007-2018 Declaración Juradas PROFAC” sobre el Formulario de Solicitud de Certificación PROFAC y documentos adjuntos.

4.2 Girar instrucciones para que el ARAE disponga de un Plan de Trabajo que le permita integrar las acciones indicadas en el Instrumento de Verificación para el Especialista” OEA-IVE, y lo indicado en la listas de verificación, para corroborar si todas las solicitudes cumplen con los requisitos definidos en el Decreto Ejecutivo N°38998-H.

4.3 Ordenar que se revise el Decreto Ejecutivo Nº 38998-H y el documento "Requisitos Mínimos que deben cumplir (RMC)", para que se definan criterios más claros, que facilite determinar si las medidas de seguridad son aceptables o no, y que las mismas respondan a un objetivo o un riesgo del proceso, lo anterior, con el propósito de validar que estas acciones realizadas satisfacen las necesidades de control y de seguridad según el modelo comercial definido bajo el Marco Normativo SAFE y las directrices que respaldan los Acuerdos de Reconocimiento Mutuo (ARM) y del Modelo de OEA.

4.4 Girar instrucciones para que el Área de Relaciones y Asuntos Externos documente los estudios de campo, y de esta forma sirvan de respaldo de los oficios con las prevenciones y del informe final de resultados donde se fundamenta y sustenta la recomendación de autorizar o denegar al interesado la certificación OEA.

4.5 Ordenar que se establezca un procedimiento formal para que los funcionarios del ARAE realicen un seguimiento oportuno sobre los Operadores Económicos Autorizados, para que estos cumplan con las obligaciones definidas en el artículo 9 del Decreto Ejecutivo N°38998-H.

4.6 Girar instrucciones para que se establezcan políticas y procedimientos relativos a la creación y organización de los expedientes PROFAC, y de esta forma se garantice el cumplimiento de lo establecido en el documento AC-GD-01-Manual de Políticas y Procedimientos Archivísticos del Ministerio de Hacienda y se valore la implementación del expediente electrónico en el Área de Relaciones y Asuntos Externos.




4.7 Ordenar para que a lo interno del ARAE se definan los mecanismos de control necesarios, para contar con al menos de un formulario, que permita a los Operadores Económicos Autorizados documentar aquellos casos que consideran que los beneficios definidos en el artículo 10 del Decreto Ejecutivo N°38998-H no le son otorgados, a su vez sirva de base para el funcionario del ARAE para proceder con la investigación correspondiente y se puedan tomar de forma oportuna las decisiones correspondientes.

4.8 Disponer para que previo a la formulación del Plan Anual Operativo del Área de Relaciones y Asuntos Externos, se definan indicadores de gestión técnicamente sustentados para las actividades que están orientadas a las acciones que respaldan la estrategia de "Fortalecer el Programa de Operador Económico Autorizado", señalada en el Plan Estratégico 2015-2018 y en concordancia con la Misión y visión del Ministerio de Hacienda.

4.9 Ordenar para que el Área de Relaciones y Asuntos Externos revise en forma integral y documentada el nivel de cumplimiento a la fecha de las actividades realizadas para la implementación del Programa de Facilitación Aduanera para el Comercio confiable en Costa Rica PROFAC, y se defina claramente un plan integral de actividades, con designación de responsables y plazos, el detalle suficiente, el orden de prioridades, los recursos materiales y económicos requeridos, para que dicho programa se implemente en su totalidad en un plazo razonable.

4.10 Girar instrucciones, para que los directores de la Dirección General de Aduanas, conforme con sus competencias brinden la colaboración debida y el apoyo requerido al Área de Relaciones y Asuntos Externos, en el fortalecimiento del Programa de Facilitación Aduanera para el Comercio confiable en Costa Rica, lo anterior, con el fin de asegurar el éxito del Programa en las condiciones y plazos, que se defina para ese efecto.

Las recomendaciones contenidas en este informe, están sujetas a las disposiciones del artículo 36 de la Ley General de Control Interno, que establece un plazo de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo del informe, para ordenar la implementación de las recomendaciones. Se le recuerda además, proceder de conformidad con el Manual de Atención de Informes de la Contraloría General y de la Auditoría Interna, vigente en nuestro Ministerio.

Por lo anterior, le agradecemos comunicar a esta Auditoría Interna, dentro del plazo señalado la decisión que se tome al respecto a las recomendaciones que se plantean en el presente informe, si está conforme que se presente un Plan de Acción, con el respectivo cronograma de cumplimiento, donde se detallen los plazos pertinentes para su efectivo cumplimiento y el seguimiento que le corresponde seguir a esta Auditoría Interna.

Dejándole informado para la toma de decisiones, se suscribe:

Atentamente,

Máster. Juan de Dios Araya NavarroDirector

Moisés Mejías Cubero Oldemar Murillo Arce




Profesional de Auditoría Interna 3 Coordinador Auditoría Área de Ingresos

JAN/OMA/mcc

Cc: Sr. Nogui Acosta Jaen, Viceministro de IngresosCe: Estudio N°029-2017

Criterio Auditoría: 29 Programa OEA




ANEXO N° 1

Comentarios recibidos durante la comunicación de resultados De parte del Viceministro de Ingresos y del Subdirector General de Aduanas

Comentarios ValoraciónReferente al punto 2.6 de este informe, el Señor Nogui Ramón manifiesta que se debe valorar la utilización de un expediente electrónico de las diferentes empresas que se certifican, al respecto José Ramón indica que este es un aspecto cultural que se debe revisar para iniciarlo.

Con respecto al comentario 1), se acoge la observación de la Administración y esta Auditoría Interna considera necesario que el Área de Relaciones y Asuntos Externos proceda a valorar la implementación del expediente electrónico.

Referente al punto 2.7 de este informe, el Señor Nogui Ramón manifiesta que es necesario que se revise el cumplimiento de la normativa vigente sobre los beneficios, específicamente sobre la: “Elección del lugar para la inspección de la mercancía en caso de corresponder revisión física. Elección del lugar para la inspección de la mercancía en caso de corresponder revisión física”.

Con respecto al comentario 2), se acoge, más bien el comentario de la administración ratifica lo señalado por esta Auditoría Interna, en cuanto a la necesidad de disponer de un formulario para que la administración analice y verificar las razones del porque ciertos beneficios no pueden ser brindados a los OEA, y de esta forma se proceda a determinar las medidas pertinentes para evitar una acción legal en contra de la administración por incumplimiento a la normativa existente.

Referente al punto 2.8 literal a) de este informe, el Señor Nogui Ramón manifiesta que la implementación deben obedecer a objetivos planteados más que indicadores o metas preestablecidas que podrían arriesgar las disminución de requerimientos en aras de cumplirlas.

Con respecto al comentario 7) se acoge, en razón de que esa situación se subsanará con la implementación de la recomendación, cuando se definan indicadores de gestión técnicamente sustentados con base a los objetivos planteados.

Referente al punto 2.8 literal b) de este informe, el Señor Nogui Ramón manifiesta que el programa debe estar sistematizado y su desarrollo obedecer a un programa establecido que permita su construcción de una manera más ordenada y organizada.

Con respecto al comentario 2), se acoge el comentario de la administración ratifica lo señalado por esta Auditoría Interna, en cuanto a que se revise rigurosamente y documente el nivel de avance que se tiene a la fecha de todas las actividades del Programa PROFAC, y se definan las actividades pendientes, a fin de establecer un orden de prioridades según el nivel de importancia relativa que estas representan, los plazos reales, definir y valorar la disponibilidad de los recursos humanos, materiales y económicos requeridos para asegurar el éxito en la implementación del Programa OEA.



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