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P.G.D.PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - COMISIÓN DE REGULACIÓN DE ENERGÍA Y GAS.

Resumen del documentoEste documento contiene la Política de Gestión Documental, la articulación de procesos de gestión documental a metas sectoriales institucionales, actividades del proceso de gestión documental y metas de corto, mediano y largo plazo en materia de gestión documental institucional de la Comisión.

Contenido1. PRESENTACIÓN...................................................................................................42. RESEÑA HISTÓRICA DE LA ENTIDAD...................................................................43. POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL..................................................................65. ASPECTOS GENERALES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.................7

a. Introducción....................................................................................................7b. Alcance............................................................................................................7c. Público destinatario del programa...................................................................7d. Requerimientos para el desarrollo del P.G.D...................................................8

i. Normativos.........................................................................................................8ii. Económicos.........................................................................................................9iii. Administrativos...................................................................................................9iv. Tecnológicos.......................................................................................................96. LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL...............106.1. PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL.................................................106.2. PRODUCCIÓN.................................................................................................116.3. GESTIÓN Y TRÁMITE......................................................................................116.4. ORGANIZACIÓN.............................................................................................126.5. TRANSFERENCIAS..........................................................................................136.6. DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS....................................................................146.7. PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO...................................................................156.8. VALORACIÓN.................................................................................................167. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL P.G.D............................................................17

a. Alineado con los objetivos estratégicos.........................................................17b. Metas de corto, mediano y largo plazo..........................................................18

c. Asignación de recursos.....................................................................................19d. Articulación con otros programas y modelos de gestión de la entidad.............19e. Programas específicos......................................................................................20f. Instrumentos archivísticos................................................................................208. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD.................................................219. MAPA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD................................................................22

1. PRESENTACIÓN

Dentro de su proceso de modernización y actualización en materia de archivos y documentos, la Comisión de Regulación de Energía y Gas presenta su Programa de Gestión Documental, como una herramienta de planeación, gestión y control de sus procesos documentales, alineados al Plan Estratégico Sectorial (liderado por el Ministerio de Minas y Energía) y el Plan Estratégico Institucional de la entidad.El Programa de Gestión Documental, contiene la formulación de la política de gestión documental, las actividades por desarrollar y actualizar en los procesos de gestión documental, así como las metas de corto, mediano y largo plazo.El programa surge como resultado de la revisión de planes de mejoramiento, panorama de riesgos, el diagnóstico integral de archivos y documentos.

2. RESEÑA HISTÓRICA DE LA ENTIDAD.

La CREG nace en 1994, mediante las leyes 142 y 143, que creó las comisiones de regulación, con el fin de regular las actividades de los servicios públicos domiciliarios.

En ese mismo año se expide el Decreto 1524, que estableció que la Comisión de Regulación de Energía y Gas ejercerá las funciones que señala el Artículo 23 de la Ley 143 de 1994 y, luego mediante el Decreto 2253 delegó en la Comisión de Regulación de Energía y Gas las funciones presidenciales a las que se refiere el Artículo 68, y las disposiciones SC concordantes de la Ley 142 de 1994.

En el año 2011, con la expedición de Decreto 4130, el Gobierno Nacional le reasignó a la CREG algunas funciones relacionadas con la regulación de las actividades de la cadena de combustibles líquidos derivados.

Para el cumplimiento de estas funciones, el Gobierno Nacional, mediante Decreto 1260 de 2013, modificó la estructura de la entidad e incorporó a la misma las funciones relacionadas con los sectores de energía eléctrica, gas

combustibles y combustibles líquidos derivados, con una estructura plana que se evidencia en la estructura documental que caracteriza las tablas de retención que a continuación se presentan.

La Comisión de Regulación de Energía y Gas, CREG, tiene por objeto regular los monopolios en la prestación de los servicios públicos domiciliarios de energía eléctrica y gas combustible, cuando la competencia no sea, de hecho, posible; y, en los demás casos, la de promover la competencia entre quienes presten servicios públicos, para que las operaciones de los monopolistas o de los competidores sean económicamente eficientes, no impliquen abusos de la posición dominante, y produzcan servicios de calidad. Igualmente tiene por objeto expedir la regulación económica para las actividades de la cadena de combustibles líquidos derivados de hidrocarburos, en los términos y condiciones señalados en la Ley.

3. POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL.

La Política de Gestión Documental de la Comisión de Regulación de Energía y Gas – CREG está dirigida a la gestión y seguridad de la información documental, asegurando su integridad, inalterabilidad, fiabilidad y disponibilidad, con el fin de satisfacer las necesidades de los usuarios. La principal función de la gestión de documental, es la conservación del patrimonio documental mediante las actividades y las acciones adoptadas para así garantizar la seguridad, conservación, recuperación y disposición de la memoria institucional, personal y colectiva que garantice la continuidad de la comisión en las mejores condiciones de conservación y acceso. En segunda instancia se busca consolidar y mejorar el modelo de gestión documental de la Comisión de Regulación de Energía y Gas, CREG, en armonía con las normas vigentes del Archivo General de la Nación (AGN) y la planeación institucional. Otra función es la de facilitar la consulta y acceso a la información requerida por los funcionarios y personal externo dando cumplimiento a las normas que garantizan la seguridad y reserva de la información de la CREG.

Finalmente se busca fortalecer la apropiación de los servidores públicos como únicos responsables de mantener la confidencialidad y seguridad de la Gestión Documental institucional generada en medio físico, digital o a partir del Correo Electrónico, de acuerdo con las disposiciones vigentes.

4. ASPECTOS GENERALES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

4.1 IntroducciónEl Archivo General de la Nación define el Programa de Gestión Documental como “el instrumento archivístico que formula y documenta a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la información producida y recibida por una entidad desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su consulta y conservación.”1

1 Archivo General de la Nación. (2014). Manual de implementación de un Programa de gestión Documental.

Teniendo en cuenta la anterior definición, el Programa de Gestión Documental, contiene las orientaciones que deben tenerse en cuenta para la adecuada gestión del ciclo de vida de los documentos, reflejada en las actividades propuestas en los procesos de gestión documental, de manera que se asegura la eficiencia en la gestión institucional.

4.2 AlcanceEl Programa de Gestión Documental inicia con la planeación de los procesos de la gestión documental, contempla las metas de corto, mediano y largo plazo, finaliza con la descripción de instrumentos que posee la entidad, así como aquellos que debe diseñar o actualizar.

4.3 Público destinatario del programaEl programa está dirigido a los siguientes públicos de interés:

INTERNOS EXTERNOSFuncionarios Contratistas

Entidades del sectorEntidades de controlCiudadanos en general

4.4 Requerimientos para el desarrollo del P.G.D.

Para la adecuada realización de las acciones propuestas en el programa, se debe cumplir con los siguientes requisitos:

4.4.1 Normativos

TIPO DE NORMA FECHA DESCRIPCIÓN

Ley 594 14/07/2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”.

Ley 1712 6/03/2014"Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones".

Decreto Nº 1080 26/05/2015 Artículo 2.8.2.5.8. Instrumentos archivísticos para la gestión documental

Decreto Nº 1081 26/05/2015

“Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República”, establece como instrumentos para la gestión de información pública, conforme con lo establecido en la Ley 1712 de 2014, el Registro de Activos de Información, el Índice de Información Clasificada y Reservada, el Esquema de Publicación de Información y el Programa de Gestión Documental.

Acuerdo A.G.N. Nº 04 15/03/2013

“Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención Documental y las Tablas de Valoración Documental”.

Acuerdo A.G.N. Nº 003 17/02/2015

"Por el cual se establecen lineamientos generales para las entidades del Estado en cuanto a la gestión de documentos electrónicos generados como resultado del uso de medios electrónicos de conformidad con lo establecido en el capítulo IV de la ley 1437 de 2011, se reglamenta el artículo 21 de la ley 594 de 2000 y el capítulo IV del Decreto 2609 de 2012".

Acuerdo A.G.N. Nº 060 30/10/2001

“Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”.

4.4.2 Económicos.

La Subdirección Administrativa y Financiera deberá garantizar la asignación de recursos financieros y presupuestales, para la realización de las actividades de corto, mediano y largo plazo del Programa.

4.4.3 Administrativos.

La entidad deberá asegurar los recursos administrativos, logísticos y de talento humano necesarios para la normal ejecución de las actividades.

4.4.4 Tecnológicos.

La entidad deberá potenciar el uso de los sistemas de información disponible en la entidad, procurando automatizar aquellos trámites que contribuyan a la reducción de consumo de papel en la entidad.

5 LINEAMIENTOS PARA LOS PROCESOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

Los procesos del Programa de Gestión Documental tienen como propósito la administración del ciclo de vida de los documentos, teniendo en cuenta las acciones administrativas, normativas, tecnológicas y económicas de la entidad, con relación a:

5.1 PLANEACIÓN DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

5.1.1 Objetivo. “Describir los procesos de la planeación de la gestión documental de la entidad, tomando como referencia los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad y las directrices emanadas del Archivo General de la Nación, con respecto al tratamiento documental desde la fase de planeación.”

5.1.2. Alcance.Aplica para documentos producidos en soporte papel y aquellos que se producirán en ambiente electrónico.

ÍTEM DESCRIPCIÓN TIPO DE REQUISITOA L F T

ACTIVIDADES

Procedimientos modernos para la gestión de documentos, que incorpore el concepto de documento electrónico.

X X x

Uso de papel con alta durabilidad y estabilidad para aquellos documentos de carácter histórico.

X X

Trámites y documentos que por su naturaleza pueden ser automatizados.

X X X X

Sistema de gestión de documentos electrónicos, que cumplan con requisitos funcionales y no funcionales para la administración del ciclo de vida de los documentos.

X X X X

Estándares para la preservación de documentos producidos en diferentes soportes documentales

X X X X

A = Administrativo; L = Legal; F = Funcional; T = Tecnológica

5.2 PRODUCCIÓN

5.2.1 Objetivo. “Describir los procesos de la producción documental de la entidad (incluyendo la estructura de documentos, forma de producción e ingreso y las áreas competentes para el trámite), tomando como referencia los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad y las directrices emanadas del Archivo General de la Nación.”

5.2.2 Alcance.Aplica para documentos producidos en soporte papel y aquellos que se producirán en ambiente electrónico.


ACTIVIDADES

Impresión de documentos en papel bond blanco y firmado con tinta de alta durabilidad para las comunicaciones oficiales.

X X

Impresión en doble cara, para el caso de documentos generales que no sean de carácter histórico.

X X

Documentos producidos digitalmente, se mantendrán en el formato original.

X X X

Las comunicaciones se producirán en el número de ejemplares establecidos en el Acuerdo AGN 060 de 2001.

X X X


5.3 GESTIÓN Y TRÁMITE

5.3.1 Objetivo. “Describir los procesos de la gestión y trámite de documentos de la entidad (registro de documentos, distribución física o electrónica, acceso y consulta, control y seguimiento), tomando como referencia los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad y las directrices emanadas del Archivo General de la Nación.”



ACTIVIDADES

Planillas de control y entrega de comunicaciones y peticiones, quejas y reclamos.

X X

Reglamento de acceso y consulta, y debe ser de acceso para todos los que tramitan y consultan

X

documentos.Los sistemas físicos o automatizados deben administrar el control de seguimiento de trámites y tiempos de respuesta.

X X X

Los sistemas físicos o automatizados deberán tener controles de trazabilidad y alerta.Los sistemas físicos o automatizados deberán administrar tablas de retención, cuadros de clasificación y descripción de los documentos producidos.

X X X

Las comunicaciones radicadas deberán cumplir con las especificaciones establecidas en el Acuerdo AGN 060 de 2001

X


5.4 ORGANIZACIÓN

5.4.1 Objetivo. “Describir los procesos de la organización de los archivos y documentos de la entidad (identificación, clasificación, ordenación, descripción y señalización), tomando como referencia los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad y las directrices emanadas del Archivo General de la Nación.”



ACTIVIDADES

La organización de los archivos se fundamentará en las Tablas de Retención Documental y el Cuadro de Clasificación Documental.

X X X

Se identificarán series y subseries según la TRD y el CCD.

X X X

El sistema manual o automatizado deberá permitir la conformación de expedientes y el vínculo archivístico de los documentos.

X X X X

El sistema manual o automatizado deberá permitir la organización de los documentos respetando la estructura orgánico- funcional.

X X X X

Se debe aplicar criterios de ordenación que respeten el principio de procedencia y orden original de los documentos.

X X X X

Los documentos en soporte papel, deberá contar con directrices para foliación; los documentos electrónicos deberán contar con procesos de foliado electrónico.

X X X X

Los documentos en papel y los sistemas de información para documentos electrónicos deberán permitir la elaboración y generación de

X X X X

reportes de inventarios documentales.Deberá contar con directrices para organizar archivos gestión, central e histórico.

X X

Directrices para asignación de metadatos. X XA = Administrativo; L = Legal; F = Funcional; T = Tecnológica

5.5 TRANSFERENCIAS

5.5.1 Objetivo. “Describir los procesos de transferencia de archivos y documentos de la entidad (preparación, validación de transferencia, migración, refreshing, emulación y generación de metadatos), tomando como referencia los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad y las directrices emanadas del Archivo General de la Nación.”



ACTIVIDADES

Se deben realizar las transferencias documentales que incluye, los sistemas de información deben permitir la transferencia electrónica de documentos.

X X X

Anualmente se debe elaborar y ejecutar el cronograma de transferencias.

X X X X

Se debe diligenciarse el formato de inventario único documental, tanto en ambiente físico como electrónico.

X X

Se debe documentar la forma como debe entregarse la documentación.

X X X


5.6 DISPOSICIÓN DE DOCUMENTOS

5.6.1 Objetivo. “Describir los procesos de disposición final de archivos y documentos de la entidad (Conservación total, selección, reproducción en imágenes o eliminación), tomando como referencia los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad y las directrices emanadas del Archivo General de la Nación.”



ACTIVIDADES

La conservación total se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la entidad, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia.

X

Eliminación de documentos: Actividad aplicada para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, aplicación de lo estipulado en el Acuerdo 004 de 2013 levantamiento de acta y determinación del procedimiento de eliminación (incluyendo publicación en página web).

X X X

Selección documental: Actividad para escoger una muestra de documentos de carácter representativo, para su conservación permanente, aplicación de método de muestreo.

X X

Microfilmación/Digitalización, técnicas de reproducción de documentos, incluye determinación de metodología, plan de trabajo, control de calidad durante todo el proceso.

X X


5.7 PRESERVACIÓN A LARGO PLAZO

5.7.1 Objetivo. “Describir los procesos de preservación a largo plazo de archivos y documentos de la entidad (sistema de preservación y conservación, seguridad de la información, técnicas de preservación a largo plazo), tomando como referencia los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad y las directrices emanadas del Archivo General de la Nación.”



ACTIVIDADES

Se debe implementar el Sistema Integrado de Conservación.

X X

Se debe implementar Plan de conservación documental.

X X

Se debe implementar Plan de preservación digital. X X XA = Administrativo; L = Legal; F = Funcional; T = Tecnológica

5.8 VALORACIÓN

5.8.1 Objetivo. “Describir los procesos de preservación a largo plazo de archivos y documentos de la entidad (determinación de valores primarios y secundarios, dependiendo del contexto de la organización), tomando como referencia los procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad y las directrices emanadas del Archivo General de la Nación.”



ACTIVIDADES

Se deben establecer directrices generales para la determinación de los valores de los documentos.

X X

Se debe evaluar periódicamente los valores primarios de documentos.

X X X

Se debe evaluar periódicamente los valores secundarios de documentos, incluyendo criterios diplomáticos y de contenido.

X X X

Se debe valorar la información contenida en fondos acumulados.

X X

Se debe valorar la información producida en soporte papel y electrónico.

X X


6. FASES DE IMPLEMENTACIÓN DEL P.G.D.

6.1 Alineado con los objetivos estratégicos.El programa de Gestión Documental se encuentra alineado al Plan Institucional de la Comisión de la siguiente manera:

PLAN ESTRATÉGICO CREG 2017-2021OBJETIVO ESTRATÉGICO 2:

Gestionar el conocimiento, la información y la participación

ciudadana para la toma de decisiones.

2.1 Disponer de información confiable y acorde con las necesidades de la

Entidad.

2.1.1 Mejorar la plataforma tecnológica de la Entidad2.1.2 Mejorar la generación de información a partir de los datos del SUI2.1.3 Incorporar la Arquitectura Empresarial

2.2 Sistematizar la información para apoyar la toma de decisiones, consulta

y divulgación de la regulación.

2.2.1 Consolidar y administrar de manera sistemática la información regulatoria.2.2.2 Crear contenidos en lenguaje claro y entendible para socializar a la ciudadanía la regulación expedida por la entidad.

2.3 Fortalecer la estrategia de participación ciudadana para divulgar

la gestión de la entidad.

2.3.1 Implementar mecanismos de participación ciudadana haciendo uso de las nuevas tecnologías de la información.2.3.2 Divulgar proactivamente información para incentivar la participación y retroalimentación de los públicos de interés.2.2.3 Retroalimentación regulatoria.

Para efectos del presente Programa se consideran metas de corto plazo hasta el 31 de diciembre de 2021; metas de mediano plazo durante 2022 y metas de largo plazo, periodos que sobrepasen 2022.

Con estas metas se pretende reducir el uso de papel, descongestionar los archivos y hacer uso de herramientas tecnológicas que mejoren la eficiencia en la administración, trazabilidad en la información, y acceso y uso de los materiales documentales, independiente de su soporte material.

6.2 Metas de corto, mediano y largo plazo

6.2.1 Metas a corto plazo.

Realizar actualización de los diferentes formatos y procedimientos del proceso para garantizar que la información publicada en la página web de la entidad corresponda a la información vigente.

Realizar actualización de la política de gestión documental en el marco del decreto 2609 de 2012 (artículo 6).

Inscribir en el Registro único de Series Documentales las Tablas de Retención Documental – TDR.

Incluir en el Sistema Integrado de Conservación, el plan de preservación digital a largo plazo, aprobarlo y publicarlo en la página web de la entidad.

6.2.2 Metas a Mediano plazo.

Parametrización e Implementación del nuevo sistema de gestión documental electrónico de archivo.

6.2.3 Metas a Largo plazo.

Implementar el programa de formas y formularios electrónicos en el SGDEA.

Mantener actualizado e implementado los instrumentos archivísticos, en ambiente físico y electrónico.

7 Asignación de recursos

El presupuesto para la ejecución de las metas de corto, mediano y largo plazo deberá ser incorporado en los sucesivos planes operativos anuales.

8 Articulación con otros programas y modelos de gestión de la entidad.

En su formulación el Programa de Gestión Documental – PGD interactúa con los siguientes sistemas:

Sistema de Gestión de Calidad. Sistema de seguridad y salud en el trabajo. Gestión del riesgo. Tecnologías de información y las comunicaciones.

9 Programas específicos

A continuación, se presenta la lista de Programas Específicos del Programa de Gestión Documental, que deben ser diseñados como metas de corto plazo del PGD:

Programa de normalización de formas y formularios electrónicos. Programa de documentos vitales o esenciales. Programa de Gestión de Documentos Electrónicos. Programa de reprografía. Plan Institucional de Capacitación. Programa de auditoría y control.

10 Instrumentos archivísticos.

En cumplimiento de lo establecido en el Decreto 1080 de 2015, la Comisión cuenta con los siguientes instrumentos Archivísticos:

Cuadro de Clasificación Documental - C.C.D. Tabla de Retención Documental - T.R.D. Programa de Gestión Documental - P.G.D. Plan Institucional de Archivos de la Entidad - P.I.N.A.R. Inventario Documental. – I.D Modelo de requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos.

M.O.R.E.G Bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales.

BANTER Tablas de Valoración Documental – T.V.D. Tablas de control de acceso. Sistema integrado de conservación.

Así mismo, queda por diseñar los siguientes instrumentos archivísticos:

Programas específicos del Programa de Gestión Documental.

11 CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN DEL PGD

Meta Tiempo

Corto plazo

Mediano plazo Largo

plazo2020 2021 2022

Diseñar los siguientes instrumentos archivísticos: sistema de conservación y tablas de control de acceso.

X

Realizar acciones de socialización y sensibilización en materia de archivos y documentos.

XX X

Implementar los siguientes instrumentos archivísticos: Plan Institucional de Archivos, Banco terminológico de series, subseries y tipos documentales, Sistema Integrado de Conservación, Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo, Tablas de Valoración Documental, Tabla de Retención Documental.

XX

Implementar el programa de formas y formularios electrónicos en el SGDEA.

X x


X X

11.1. SEGUIMIENTO CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACION PGD

Meta Tiempo

Corto plazo

Mediano plazo Largo

plazo2020 2021 2022

Diseñar los siguientes instrumentos archivísticos: sistema de conservación y tablas de control de acceso.

100%

Implementar los siguientes instrumentos archivísticos: Plan Institucional de Archivos, Banco terminológico de series, subseries y tipos documentales, Sistema Integrado de Conservación, Modelo de Requisitos para la gestión de documentos electrónicos de archivo, Tablas de Valoración Documental, Tabla de Retención Documental.

100%

Implementar el programa de formas y formularios electrónicos en el SGDEA 100%


100%80% X

12 MAPA DE PROCESOS DE LA ENTIDAD

13 PRESUPUESTO ANUAL PARA LA IMPLEMENTACIÓN DEL PGD

Dentro del presupuesto para 2021, la entidad cuenta con los siguientes componentes:

No. ITEM ESTADO1 Presupuesto para administración y custodia externa

de archivos (incluyendo medios magnéticos, copias de seguridad).

$45.000.000

2 Presupuesto para administración delegada de archivos en las instalaciones de la Comisión.

$75.000.000

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