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Manual de Procedimientos
Administración de la información de ingreso,
Desvinculación y cambios en la condición contractual de personal a honorarios en peoplenet
A-SAUCE-DDPP-05
TABLA DE RESPONSABILIDADES
Nombre
Cargo
Firma
Elaboración
Carolina Soffia Troncoso
Coordinadora Proyecto SAUCE
Revisión
Técnica
Sergio Celis Rozzi
Angélica Mouat Oportus
Jefe Departamento
De las Personas
Jefe/a de Subdepartamento de Control de Gestión y Presupuesto
ISO 9001
No aplica
Encargado/as de procesos
Regional y central
No aplica
Jurídica
No aplica
Jefe/a de División Jurídica
(Si aplica)
Aprobación
Víctor Venegas Venegas
Jefe/a de División/Departamento
Director Nacional
(Cuando corresponda)
Fecha de Aprobación
Fecha de entrada en vigencia: 01-04-2011 Versión: 1
Índice
31.Objetivos
32.Alcance
33.Definiciones y abreviaturas
33.1.Definiciones
63.2.Abreviaturas
64.Marco legal, referencias normativas y documentos relacionados
65.Responsabilidades
96.Descripción de actividades
96.1Solicitud de antecedentes
96.2Solicitud de cuenta de correo
106.3Alta del Funcionario/a HSA
186.4Baja de la persona contratada a HSA en Peoplenet
196.5Mantenimiento del Periodo del RH
216.6Prorroga de contrato de un HSA
217.Diagrama de flujo.
258.Indicadores de desempeño.
259.Formularios y registros
2510.Anexos
2511.Control de cambios
1. Objetivos
El propósito de este manual de procedimientos es describir las acciones y responsabilidades que se generan en el registro del ingreso, de la desvinculación y de los cambios en las condición contractual de las personas contratadas a honorarios a suma alzada, a partir de la implementación de SAUCE de las personas en el Servicio Agrícola y Ganadero.
2. Alcance
Este documento debe ser aplicado por el Departamento de las Personas y todas las Unidades Regionales de las Personas a lo largo del país.
3. Definiciones y abreviaturas
3.1. Definiciones
SAUCE de las personas:
El Sistema Automatizado de Coordinación Estratégica, está orientado a la administración de recursos humanos y pago de remuneraciones del Servicio Agrícola y Ganadero. Su principal objetivo es optimizar algunos de los actuales procesos de la Institución, incorporando tecnología en los procedimientos administrativos internos, generando eficiencia en la gestión y estandarización de los procedimientos a nivel nacional. Esta herramienta tecnológica consta de dos aplicaciones, una de uso interno (usuario administradores) llamada peoplenet SAG y la otra es una plataforma web de uso masivo (funcionarios/as) denominada SAUCE funcionarios.
Peoplenet SAG:
Software avanzado de uso interno, utilizado por los usuarios - administradores de SAUCE, que permite parametrizar, programar y administrar funciones propias del sistema, como registrar y gestionar información de dotación de personal, emisión de resoluciones, cálculo de remuneraciones, gestión de viáticos, emisión de reportabilidad, entre otras funciones de esta categoría.
Puesto o cargo:
Conjunto de funciones, tareas y atribuciones previamente determinadas que ocupan una posición formal dentro del organigrama. Todo cargo tiene uno o más ocupantes.
Posición:
Ubicación que el puesto o cargo ocupa en el organigrama y en el cual están definidas las funciones que debe ejercer, el /los ocupante/s, así como también el lugar físico o geográfico del ejercicio de la misma. (Entendiendo puesto + unidad organizativa= posición)
Unidad Organizativa:
Corresponde al lugar físico en el cual se desempeña un ocupante del cargo, este puede ser Subdepartamento, Unidad o Sector. Es aquella unidad que pertenece a un lugar único del organigrama definido por el servicio.
Lugar de trabajo:
Corresponde a la División, Departamento, Dirección Regional u Oficina Sectorial de la cual depende jerárquicamente la Unidad Organizativa.
Alta del empleado:
Proceso a través del cual se registra la contratación de una persona ya sea planta, contrata u honorarios al sistema informático SAUCE, para que desde esta fecha pase a formar parte de la dotación o registro de funcionarios/as del Servicio.
Baja del empleado:
Proceso a través del cual se registra la desvinculación de una persona ya sea planta, contrata u honorarios del sistema informático SAUCE, para que desde esa fecha deje de formar parte de la dotación o registro de funcionarios/as del Servicio.
Periodos del Recurso Humano
Se considera periodo del RH al tiempo en que las personas desempeñan una actividad o función remunerada en el Servicio. Las personas incluidas dentro de la categoría de periodo del RH están vinculadas al Servicio durante un periodo de tiempo, por lo que, todos los registros de este módulo tienen una fecha de inicio y otra de fin. A lo largo del tiempo, los periodos en los que el recurso humano está vinculado al Servicio pueden ser continuos, discontinuos u ocasionales; por lo que una persona puede tener distintos periodos del RH en el caso que se haya puesto termino a sus servicios por uno o más días y haya sido recontratado, o si pasa de ser funcionario/a (planta/contrata) a honorarios o viceversa. Los datos del periodo del RH se completan al momento de generar el Alta del empleado y se actualizan en el "mantenimiento del periodo"
Roles del Recurso Humano
Se entiende por rol del RH la asignación del tipo de actividad que el recurso humano tiene que desarrollar en el Servicio, en un periodo y lugar de trabajo determinado. En el rol de un RH están definidos las tareas y responsabilidades que conlleva el ejercicio de una actividad, además del conjunto de características que delimitan dicha función con respecto al Servicio como son la unidad organizativa, el lugar de trabajo, el estamento, el grado, el tiempo del rol, el puesto y posición. En el Servicio Agrícola y Ganadero, los roles estarán definidos de acuerdo a la posición que ocupa cada persona en la estructura organizacional.
Fecha Inicio
Fecha mediante la cual se da comienzo a todos los registros de los funcionarios/as y de las personas contratadas a honorarios en el sistema informático SAUCE, con el objeto de mantener un registro histórico de los cambios que se generen en el transcurso de su vida funcionaria
Fecha Fin
Fecha mediante la cual se concluyen los registros de los funcionarios/as y de las personas contratadas a honorarios en el sistema informático SAUCE, con el objeto de mantener un registro histórico de los cambios que se generen en el transcurso de su vida funcionaria.
ID Persona
Rut de la persona sin guión y con digito verificador. En caso que el Rut comience con un número del 1 al 9 se debe anteponer cero, ejemplo: RUT: 6518428-4, ID: 065184284
3.2. Abreviaturas
DN : Director/a Nacional
DR : Director/a Regional
JDP: Jefe/a Departamento de las Personas
DP : Departamento de las Personas
TF: todos los funcionarios/as
CGR: Contraloría General de la Republica
SAUCE: sistema automatizado de coordinación estratégica
URP: Unidad de Remuneraciones de las Personas
HSA: Honorario a suma alzada
4. Marco legal, referencias normativas y documentos relacionados
· DFL N° 29, de 2004, del Ministerio de Hacienda, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado de la ley N°18.834, sobre Estatuto Administrativo.
· Ley N° 18.755 Establece normas sobre el Servicio Agrícola Y Ganadero, y la ley 19.283, Orgánica del SAG.
· Resolución Nº 1600/2008 que fija Normas sobre Exención del Trámite de Toma de Razón, las facultades que me confiere
5. Responsabilidades
Director/a Nacional
· Autorizar y Firmar el Contrato de prestación de servicios a HSA y la Resolución que aprueba el contrato a HSA del nivel central y Lo Aguirre
Director/a Regional
· Autorizar y Firmar el Contrato de prestación de servicios a HSA y la Resolución que aprueba dicho contrato a HSA de las personas contratadas en su región.
Jefe/a Departamento de las Personas
· Visar los documentos de contratación de honorarios a suma alzada (Contrato de prestación de servicios a HSA, Resolución que aprueba el contrato a HSA, Certificado de disponibilidad presupuestaria)
· Velar por el fiel cumplimiento de los procesos internos que interactúan transversalmente en torno al Sistema SAUCE.
Jefe/a Subdepartamento de Gestión de las Personas
· Velar por la correcta emisión de los actos administrativos de contratación de los HSA y por el oportuno ingreso de las personas en el sistema informático SAUCE.
· Llevar el registro de la dotación de personal a HSA del Servicio y gestionar las solicitudes de nuevos contratos y cambios en las condiciones contractuales del nivel central, ante la Dirección Nacional del Servicio.
Administrador SAUCE del Departamento de las Personas:
· Actuar de contraparte entre el Departamento de las Personas y el Subdepartamento de Informática, informando oportunamente los problemas e imprevistos que se presenten, así como también, facilitar su pronta solución.
· Dar soporte de acceso a los funcionarios/as cuando lo soliciten
· Evaluar, asignar y/o establecer las posiciones necesarias de acuerdo a los requerimientos realizados por las distintas Divisiones, Departamentos y Direcciones Regionales.
· Revisar y actualizar la organización interna del Servicio, disponible el Peoplenet
· Revisar y actualizar la parametría de las tablas de referencia disponibles en el peoplenet.
Jefe/a Unidad de Informática
· Responsable de mantener y asegurar el equipamiento adecuado, soporte y mantención del software, infraestructura y conectividad de las redes de comunicación necesarias para poder operar en cada instancia del SAUCE, de la misma forma de interactuar con las interfaces SIGFE que se generan a través del sistema.
· Dar soporte de acceso a los funcionarios/as cuando lo soliciten.
· Velar por la creación oportuna de las cuentas de correo electrónico que se requieran de acuerdo al ingreso de personas de planta, contrata u honorarios a nivel nacional.
Analista de Gestión de Personas
· Solicitar los antecedentes para la contratación de las personas que ingresen como honorarios en el nivel central y emitir los documentos correspondientes.
· Llevar el registro en el sistema informático SAUCE de las personas contratadas a honorarios a suma alzada en el nivel central, y actualizarla en el módulo de “periodo del RH” y el “rol del RH” del sistema informático SAUCE.
· Solicitar a la unidad de informática la creación y/o eliminación del correo electrónico para las personas nuevas que ingresen como honorarios del nivel central.
· Emitir las resoluciones de los actos administrativos de ingreso, desvinculación o cambio en la condición contractual de las personas contratadas como a honorarios del nivel central.
· Registrar la desvinculación de los funcionarios/as contratadas como HSA del nivel central a través del módulo “baja de empleado”
Encargado/a Regional de las Personas o Coordinador/a Regional de las Personas (posición para SAUCE)
· Llevar el registro en el sistema informático SAUCE de las personas contratadas a honorarios a suma alzada regional, y actualizarla en el módulo de “periodo del RH” y el “rol del RH” del sistema informático SAUCE.
· Solicitar los antecedentes para la contratación de las de las personas que ingresen como honorarios en su región y emitir los documentos correspondientes.
· Solicitar a la Unidad de Informática la creación y/o eliminación del correo electrónico para las personas que ingresen como honorarios en su región.
· Ingresar y actualizar en el sistema informático, la información personal y la correspondiente a la vida funcionaria de las personas contratadas como honorarios en su región en el módulo de “periodo del RH” y el “rol del RH” del sistema informático SAUCE.
· Registrar la desvinculación de las personas contratadas como honorarios a nivel regional a través del módulo “baja de empleado”
Personal contratado a honorarios
· Entregar los antecedentes requeridos para efectuar la contratación.
· Informar y entregar los antecedentes adicionales que se requieran para el registro de información en el sistema.
Jefe/a de Oficina de Partes
· Velar por la oportuna numeración y distribución de las resoluciones de altas, bajas y modificaciones en las condiciones contractuales de las personas contratadas a Honorarios a suma alzada elaboradas por el Departamento de las Personas.
6. Descripción de actividades
6.1 Solicitud de antecedentes
Definida la persona a contratar como HSA, el Subdepartamento de Gestión de las Personas, a través del/la Analista de Gestión de las Personas deberá solicitar a las personas que sean contratadas en el Nivel central la documentación necesaria para oficializar la contratación.
A su vez, el/a Encargado/a Regional de las Personas deberá solicitar la documentación necesaria para las personas de su región.
6.2 Solicitud de cuenta de correo
El/a Analista de Gestión de las Personas para el nivel central, y el/a Encargado/a Regional de las Personas, para el nivel regional, deberán solicitar para las personas que ingresarán al Servicio en calidad de HSA la creación del correo electrónico laboral al Subdepartamento de Informática, a través del envío de un correo electrónico a la dirección [email protected] Esta solicitud debe indicar los siguientes datos:
FICHA CREACIÓN CUENTAS DE USUARIOS
Apellidos
Nombres
RUT
Cargo
Departamento al que se incorpora
Teléfono de contacto
Jefatura Directa
Fecha en que se incorpora
Correo electrónico Jefatura Directa
Calidad Jurídica
Una vez obtenido la cuenta de correo deberá ser informado por el/la Analista de Gestión de las Personas o por el/a Encargado/a Regional de las Personas al interesado/a.
6.3 Alta del Funcionario/a HSA
Una vez reunidos los antecedentes para formalizar la contratación de la personas a HSA, el/a Analista de Gestión de las Personas, para las personas que ingresen en el Nivel Central, y el/a Encargado/a Regional de las Personas, para para las personas que ingresen en el Nivel Regional, deberán proceder a emitir los documentos necesarios para la formalización de la contratación (Contrato de prestación de servicios a HSA, Resolución que aprueba el contrato a HSA, Certificado de disponibilidad presupuestaria) y efectuar el alta en el sistema peoplenet, con el fin de que la nueva persona quede registrada en el sistema.
En el proceso de alta se deberán completar los siguientes datos:
Datos del alta
origen de la información
Descripción Dato
Honorarios
Necesario
código SAUCE
Fecha de alta
V°B° contratación/
Se debe registrar la fecha en que comienza la contratación.
SI
dd-mm-aaaa
resolución
ID tipo de contratación
V°B° contratación/
Se debe registrar el tipo de contrato según corresponda, empleado interno- funcionario, o externo -honorario
SI
02 externo
resolución
ID tipo de alta
V°B° contratación/
Se debe registrar el tipo de alta, si es funcionario o externo
SI
02 externos
resolución
Nivel de búsqueda
V°B° contratación/
si la persona a contratar tiene algún registro anterior, se puede buscar dentro de la base de personas
NO
Por persona o por periodo
resolución
ID persona
antecedentes personales
Si la persona que se encuentra registrada, se busca por el ID y se pincha aceptar. Si no hay registro de la persona a contratar, se pincha nueva alta.
NO
Ingresar ID de persona
Datos personales:
Datos personales
origen de la información
Descripción Dato
Honorarios
Necesario
Código SAUCE
Nombre
V°B° contratación/
Escribir nombre de la persona, primera letra mayúscula, siguientes minúsculas
SI
---
Resolución/
Antec. Pers.
1° apellido
V°B° contratación/
Escribir 1° apellido, considerando la primera letra mayúscula, siguientes minúsculas
SI
---
resolución/
Antec. Pers
2° apellido
V°B° contratación/
Escribir 2° apellido, considerando la nombre primera letra mayúscula, siguientes minúsculas
SI
---
resolución/
Antec. Pers
Apellido de casada
antecedentes personales
no aplica
NO
---
ID tratamiento
antecedentes personales
señor/señora/señorita/don/doña
SI
Buscar código correspondiente
Fecha de nacimiento
antecedentes personales
Día-mes- año
SI
dd-mm-aaaa
ID Nacionalidad
antecedentes personales
Código del país de nacionalidad
SI
CHI, ARG, PER
ID ciudad de nacimiento
antecedentes personales
no es obligatorio
NO
---
ID región de nacimiento
antecedentes personales
no es obligatorio
NO
---
ID país de nacimiento
antecedentes personales
no es obligatorio
NO
---
ID tipo de documento
antecedentes personales
cedula de identidad
NO
---
Numero de documento
antecedentes personales
No aplica
NO
---
RUT
antecedentes personales
Escribir RUT sin puntos, con guión y cuando el digito verificador es la letra K, debe ser escrita con mayúscula
SI
---
Sexo
antecedentes personales
1 hombre, 2 Mujer
SI
Buscar código correspondiente
Años reconocidos
No aplica
NO
Estado civil
antecedentes personales
Soltero, casado, divorciado, viudo
SI
Buscar código correspondiente
Contactos
teléfono
antecedentes personales
Teléfono registrado en curriculum vitae
SI
---
Correo electrónico
antecedentes personales
Dirección de correo electrónico institucional, debe ser solicitado a la Unidad de Informática
SI
correo@sag,gob.cl
Dirección: se debe registrar la dirección indicada en el curriculum vitae
ID tipo de vía:
antecedentes personales
Señalar el tipo de vía: avenida, calle, pasaje. Etc.
SI
Buscar código correspondiente
ID tipo de lugar:
antecedentes personales
particular/oficina
SI
Buscar código correspondiente
Vía publica
antecedentes personales
nombre de la calle
SI
---
Número
antecedentes personales
Número de casa
SI
---
Piso
antecedentes personales
Piso del depto.
SI
---
Departamento
antecedentes personales
Numero depto.
SI
---
ID comuna
antecedentes personales
Comuna de residencia
SI
Buscar código correspondiente
ID ciudad
antecedentes personales
Cuidad de residencia
SI
Buscar código correspondiente
ID región
antecedentes personales
Región de residencia
SI
Buscar código correspondiente
ID país
antecedentes personales
País de residencia
SI
Buscar código correspondiente
Organización
organización
origen de la información
Descripción Dato
Honorarios
Necesario
código SAUCE
ID empresa:
SAUCE
Nombre de la empresa
SI
1 Servicio Agrícola y Ganadero
Puesto o posición
V°B° contratación
Siempre marcar posición
SI
Posición
ID posición
V°B° contratación
Buscar la posición que ocupa la persona, en caso de no estar creada la posición, se debe dar aviso a la Administrador SAUCE del Departamento de las Personas
SI
Buscar código correspondiente
ID unidad organizativa
V°B° contratación
Se completa automáticamente al seleccionar la posición.
SI
---
ID lugar de trabajo
V°B° contratación
Se completa automáticamente al seleccionar la posición.
SI
---
Horas semanales
V°B° contratación
Horas semanales que se deben trabajar
SI
Indicar N° horas semanales que debe trabajar la persona
ID motivo de inicio
V°B° contratación
001 nueva alta
SI
001 nueva alta
002 provisión de cargo vacante
006 recontratación
003 suplencia por cargo vacante
004 suplencia por ausencia del titular
005 reemplazo
006 recontratación
007 alta por migración
ID tipo de empleado
V°B° contratación
Señalar el tipo de empleado para efectos de pagos previsionales
9 honorarios
0 activo (no pensionado)
1 pensionado y cotiza
3 activo > de 60 o 65 años (nunca pensionado)
8 nuevo contrato
9 honorarios
Ultimo día de trabajo
sin información
no aplica
NO
ID duración
V°B° contratación
Para los honorarios, señalar si el contrato es de carácter temporal o permanente.
SI
Buscar código correspondiente
ID convenio
V°B° contratación
1 estatuto administrativo
NO
ID categoría
V°B° contratación/
01 planta
SI
03 honorarios
resolución
02 contrata
03 honorarios
04 alumno en practica
05 convenio
ID contrato interno
V°B° contratación/
0001 Planta - titular
0003 Honorario permanente
resolución
0002 Contrata – Contrata
0008 Honorario temporal
0003 Honorario permanente
0004 planta - suplencia por carga vacante
0005 planta - suplencia por ausencia del titular
0006 Contrata – reemplazo
0007 Alumno en practica
0008 Honorario temporal
0009 Planta - cargo adscrito
0010 Planta - químico
Fin de contrato
V°B° contratación/
fecha de término del contrato cuando es a plazo fijo, o contrato a prueba
SI
dd-mm-aaaa
resolución
ID programa presupuestario
V°B° contratación/
Señalar el programa presupuestario dentro del cual la persona fue contratada:
SI
Buscar código correspondiente
resolución
01 Servicio Agrícola y Ganadero
04 inspecciones Exportaciones Silvoagropecuarias
05 Programa Desarrollo Ganadero
06 Exportaciones Agrícolas
07 Controles Fronterizos
08 Gestión y Conservación de Recursos Naturales
ID plan de salud
antecedentes personales
FONASA o nombre de la ISAPRE, los datos del plan deben ser ingresados por la Sección de Remuneraciones al momento de procesar el pago de remuneraciones.
NO
---
ID sindicato: no aplica.
sin información
Los datos de la afiliación a la AFSAG los debe ingresar la Sección de Remuneraciones en “mantenimiento del contrato”
NO
---
ID fondo de pensión
antecedentes personales
Nombre de la AFP, los datos adicionales de la AFP deben ser ingresados por la Sección de Remuneraciones al momento de procesar el pago de remuneraciones.
NO
---
ID excaja
sin información
no aplica
NO
---
ID seguro de cesantía
sin información
no aplica
NO
---
ID centro de costo
V°B° contratación
Código del producto específico, el cual debe venir en la solicitud de contratación
SI
Buscar código correspondiente
Fecha de antigüedad:
antecedentes personales
Si tiene años reconocidos en el SAG antes del alta.
SI
---
Fecha de ingreso Administración Pública:
antecedentes personales
Fecha anterior al ingreso al SAG, si proviene de otro servicio público y tiene continuidad en la Administración Publica.
NO
---
ID zona DL 889:
V°B° contratación
Información de asignación de zona, el cual debe venir en la solicitud de contratación
NO
---
ID pacto de horas extra
sin información
no aplica
NO
---
Datos salariales
Datos salariales
origen de la información
Descripción Dato
Honorarios
Necesario
código SAUCE
ID frecuencia de pago
SAUCE
ID frecuencia de pago: mensual, quincenal, etc.
SI
004 mensual
ID escala de sueldo:
V°B° contratación/
Señalar el estamento al que pertenece (jefe departamento, profesional, técnico, adm.) y el grado correspondiente.
SI
estamento y grado al que se encuentra asimilado
resolución
ID tipo de salario
SAUCE
mensual
SI
001 mensual
Valor
SAUCE
Tipo de moneda a pagar
SI
1 CLP
Tiempo teórico
ID modelo/1°semana
SAUCE
Señalar el modelo de tiempo que se utiliza para nomina
SI
1 SEMSAG01
GRABAR
Una vez que se ha generado el alta, los datos ingresados, generan el mantenimiento de periodo del RH y el mantenimiento del rol de RH, luego los/as Analistas de Gestión de las Personas en el nivel central y los/as Encargado/a Regional de las Personas en el nivel regional, serán responsables de ingresar y complementar todos los antecedentes del contrato en el mantenimiento del periodo del HSA.
Los documentos de contratación son emitidos y enviados a tramitación interna para refrendación, firma y numeración oficial.
Realizado el trámite interno, el Analista de Gestión de las Personas y los/as Encargado/a Regional de las Personas, deben enviar los documentos a la Subsecretaría del MINAGRI para la visación de la autoridad correspondiente, adjuntando todos los antecedentes obligatorios presentados por el interesado/a.
Posteriormente, el Analista de Gestión de las Personas y los/as Encargado/a Regional de las Personas informan al Subdepartamento de Finanzas, solicitan la orden de pago y el/a interesado/a elabora la boleta de honorarios, la cual debe ser visada por la jefaturas correspondiente y registrada en el sistema Peoplenet por el Subdepartamento de Finanzas.
6.4 Baja de la persona contratada a HSA en Peoplenet
La baja de un/a HSA se produce cuando la persona se desvincula del Servicio, ya sea por renuncia voluntaria, termino de contrato o cuando se produce un cambio desde la calidad jurídica de planta o contrata a honorarios y viceversa.
La baja debe ser registrada en peoplenet por el/a Analista de Gestión y por los/as Encargado/a Regional de las Personas, al momento de su inmediato conocimiento y formalización.
Además de registrar la baja del funcionario/a, el/a Analista de Gestión y los/as Encargado/a Regional de las Personas, deberán informar de este hecho al Subdepartamento de Informática, a través del envío de un correo electrónico a la dirección [email protected] con el fin de cancelar la dirección de correo electrónico.
Registrada la baja se procede a emitir la resolución respectiva en forma manual, e informar al Subdepartamento de Finanzas para su conocimiento.
6.5 Mantenimiento del Periodo del RH
Registrada el alta de un HSA, se debe ingresar los datos del contrato en el mantenimiento del Periodo, estableciendo para cada registro la fecha de inicio y fin. Esta información debe ser registrada por los/as Analistas del Subdepartamento de Gestión de las Personas para las personas del nivel central, y por los/as Encargado/a Regional de las Personas para las personas de regiones:
Registro en el historial de contrato:
Campo Peoplenet
Detalle
Responsable
ID estado de la nomina
No aplica cambios
ID estado plantilla
No aplica cambios
Historial de empresas
No aplica cambios
Historial de tipo de empleado
No aplica cambios
Historial de frecuencia de pagos
No aplica cambios
Historial de tipo de ajuste
No aplica cambios
Historial de tiempo teórico:
No aplica cambios
Datos de pago
No aplica cambios
Propiedades de la compañía
No aplica cambios
Incidentes disciplinarios
No aplica cambios
Acciones disciplinarias
No aplica cambios
Preferencias profesionales
No aplica cambios
Moneda de nómina del RH
No aplica cambios
Historial de contrato
historial del contrato interno que pueden tener los funcionarios/as:
· Honorario permanente
· Honorario temporal
Analista de Gestión de las Personas y Encargados Regionales de las Personas.
Historial de prorroga
no aplica cambios
-
Historial de anexo
no aplica cambios
-
Información adicional de contrato
información respecto del detalle de contrato de los honorarios (funciones, condición de agente público y beneficio de viático y pasajes, capacitación, uniforme)
Analista de Gestión de las Personas y Encargados Regionales de las Personas.
Historial de estado
Registro del estatus de la resolución (tramitada, visada, autorizada, no tramitada)
Analista de Gestión de las Personas y Encargados Regionales de las Personas.
Historial de datos salariales
Registro del detalle de pago; número de cuotas, monto, clasificación presupuestaria.
Analista de Gestión de las Personas y Encargados Regionales de las Personas.
Historial de pacto de horas extra
no aplica cambios
Historial de convenios
no aplica cambios
Historial de categorías
no aplica cambios
Historial de fondos de pensión
no aplica cambios
Historial de sindicatos
no aplica cambios
Historial de planes de salud
no aplica cambios
Historial de tipos de salarios
no aplica cambios
Historial de zonas D.L 889
no aplica cambios
Historial de bienios
no aplica cambios
6.6 Prorroga de contrato de un HSA
El/a Analista de Gestión de las Personas o el Encargado/a Regional de las Personas reciben la autorización de continuidad de contrato de contrato para una persona a HSA, registra la prorroga en el sistema, ingresa los datos complementarios del contrato y realiza la tramitación interna de la resolución (refrendación, firma y numeración).
La forma de emisión de la resolución de prorroga se emite en forma manual, luego se tramita en forma interna y posteriormente se despacha a la Subsecretaria del Ministerio de Agricultura.
7. Diagrama de flujo.
PROCESO DE ALTA HONORARIOS A SUMA ALZADA EN PEOPLENET
Subdepto Gestión
de Personas /unidad regional de Personas
Recepción de
autorización de
Contratación
personal a HSA
Registro de alta
en Peoplenet
(inactivo para
nomina)
Personal contratado a
HSA
Solicitud de
antec. de
Ingreso HSA
Recepción de
antec. para
contratación
Subdepto.
Informática
Subdepartamento
de Finanzas
Solicitud de
creación de
correo
Electrónico
Sección
Presupuesto
Dirección
Nacional
Oficina de
Partes
Notificación de
correo
Recepción de
información de
correo y clave
Refrendación
presupuestaria
Resolución de
contratación
Inicio
Firma de
resolución de
Contratación
Numeración
oficial de
Resolución de
contratación
Registro e ingreso
de datos de
contrato
Notificación de
contratación
envío de orden
de pago
Departamento
de las Personas
Firma de
resolución de
contratación
Emisión de
documentos de
contratación
manual
Recepción de
documentos de
contratación
Ingreso de
información de
resolución y
correo al
sistema
Registro de
boleta de
honorarios
Emisión de
boleta de
honorarios
Envío a la
Subsecretaria
para visación
Fin
Envío la CGR
PROCESO DE BAJA FUNCIONARIA EN PEOPLENET
Subdepto Gestión de Personas /
Unidad de las Personas regional
Recepción de
Renuncia Voluntaria
y/o termino de
contrato por otro
motivo
Registro de baja en
Peoplenet
Personal a
honorario
Presenta
renuncia
voluntaria
Subdepto.
Informática
Subdepto. de
Finanzas
Informa de
desvinculación
para baja de
correo Electr.
Sección
Presupuesto
Dirección Nacional /
Director Regional
Oficina de
Partes
Refrendación
presupuestaria
Resolución de
contratación
Inicio
Firma de
resolución de
Contratación
Numeración
oficial de
Resolución de
contratación
Departamento de las
Personas
Firma de
resolución de
contratación
Emisión de
Resolución
manual
Informa
desvinculación
para pago
Envío a la
Subsecretaria
para visación
Fin
Envío la CGR
PROCESO DE PRORROGA DE CONTRATO A HONORARIOS EN PEOPLENET
Subdepto Gestión de Personas/
Unidad de las Personas Regional
Recepción de
autorización de
Prorroga contrato
HSA
Registro de prorroga
en Peoplenet e
ingreso de datos de
contrato
Emisión de
Resolución vía
Gestor
Funcionario/a Planta -
Contrata
Subdepto. de
Finanzas
Sección
Presupuesto
Dirección Nacional /
Director Regional
Oficina de
Partes
Refrendación
presupuestaria
Resolución de
contratación
Inicio
Firma de
resolución de
Contratación
Numeración
oficial de
Resolución de
contratación
Recepción de
resolución y
Registro de N°
oficial en
peoplenet
Envío a la
Subsecretaria
para visación
Fin
Departamento de las
Personas
Firma de
resolución de
contratación
Notificación de
contratación
envío de orden
de pago
Envío la CGR
8. Indicadores de desempeño.
No aplica
9. Formularios y registros
No aplica
Código Formulario
Nombre
Formulario/Registro
Forma y Lugar de Archivo del Formulario
Forma y Lugar de Archivo del Registro
Tiempo de Retención del Registro/Disposición del Registro
Responsable de almacenamiento del Registro
Ingrese Código Del Formulario, Lo Entrega El DC Respectivo(Si no tiene código el formulario, indicar No Aplica)
Ingrese Nombre Del Formulario
Ingrese Ubicación Del Formulario (En Blanco) En Todos Sus Tipos De Sporte
Papel:
Electrónico:
Ingrese Ubicación Del Registro (Formulario Lleno Con Información) En Todos Sus Tipos De Soporte.
Papel:
Electrónico:
Ingrese Tiempo De Retención Del Registro Hasta Su Eliminación/Ingrese la disposición del registro (ejemplo eliminar)
Ingrese Cargo Del Responsable De Conservar Los Registros
10. Anexos
No aplica
11. Control de cambios
Señale resumen de los cambios de la presente versión con la última o anterior versión aprobada. Si está preparando la versión Nº 01, se pone No Aplica.
N° de Capitulo del documento
Párrafo/Figura/Tabla
Breve resumen del cambio
NOTA:
Luego de terminar de editar el documento, actualice el Índice de la primera página:
· posiciónese con el mouse sobre el índice,
· haga clic con el botón derecho,
· escoja “Actualizar campos”,
· escoja “Actualizar toda la tabla”,
· acepte,
· revise que los capítulos correspondan a Título 1, y los sub-capítulos correspondan a Título 2 y Título 3 respectivamente.
Finalmente, borre de la plantilla todas estas instrucciones.
AA-BB-CC-N° Correlativo -versión 0n
Fecha de entrada en vigencia: dd-mm-aaaa
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PROCESO DE BAJA FUNCIONARIA EN PEOPLENET
Subdepto Gestión de Personas /Unidad de las Personas regional
Recepción de Renuncia Voluntaria y/o termino de contrato por otro motivo
Registro de baja en Peoplenet
Personal a honorario
Presenta renuncia voluntaria
Subdepto. Informática
Subdepto. de Finanzas
Informa de desvinculación para baja de correo Electr.
Sección Presupuesto
Dirección Nacional / Director Regional
Oficina de Partes
Refrendación presupuestaria Resolución de contratación
Inicio
Firma de resolución de Contratación
Numeración oficial de Resolución de contratación
Departamento de las Personas
Firma de resolución de contratación
Emisión de Resolución manual
Informa desvinculación para pago
Envío a la Subsecretaria para visación
Fin
Envío la CGR
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PROCESO DE PRORROGA DE CONTRATO A HONORARIOS EN PEOPLENET
Subdepto Gestión de Personas/ Unidad de las Personas Regional
Recepción de autorización deProrroga contrato HSA
Registro de prorroga en Peoplenet e ingreso de datos de contrato
Emisión de Resolución vía Gestor
Funcionario/a Planta - Contrata
Subdepto. de Finanzas
Sección Presupuesto
Dirección Nacional / Director Regional
Oficina de Partes
Refrendación presupuestaria Resolución de contratación
Inicio
Firma de resolución de Contratación
Numeración oficial de Resolución de contratación
Recepción de resolución y Registro de N° oficial en peoplenet
Envío a la Subsecretaria para visación
Notificación de contratación envío de orden de pago
Fin
Envío la CGR
Departamento de las Personas
Firma de resolución de contratación
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PROCESO DE ALTA HONORARIOS A SUMA ALZADA EN PEOPLENET
Subdepto Gestión de Personas /unidad regional de Personas
Recepción de autorización deContratación personal a HSA
Registro de alta en Peoplenet (inactivo para nomina)
Personal contratado a HSA
Solicitud de antec. de Ingreso HSA
Recepción de antec. para contratación
Subdepto. Informática
Subdepartamento de Finanzas
Solicitud de creación de correo Electrónico
Sección Presupuesto
Dirección Nacional
Oficina de Partes
Notificación de correo
Recepción de información de correo y clave
Refrendación presupuestaria Resolución de contratación
Inicio
Firma de resolución de Contratación
Numeración oficial de Resolución de contratación
Registro e ingreso de datos de contrato
Notificación de contratación envío de orden de pago
Departamento de las Personas
Firma de resolución de contratación
Emisión de documentos de contratación manual
Recepción de documentos de contratación
Registro de boleta de honorarios
Emisión de boleta de honorarios
Ingreso de información de resolución y correo al sistema
Envío a la Subsecretaria para visación
Fin
Envío la CGR