1eqdoc.unimap.edu.my/dokumen/doc/proseduroperasi/prosedur... · web view2 tahun 7.6 rekod...
TRANSCRIPT
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEMBAHARUAN PINJAMAN
No Rujukan PK.UniMAP.(0).18Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 1/20
PROSEDUR
PEMBAHARUAN PINJAMAN PK.UniMAP.(O).18
Disediakan oleh : Disemak oleh :
PUSTAKAWAN WAKIL PENGURUSAN
Diluluskan oleh :
____________________________________________________(Pn. Mazmin Mat Akhir)
Pustakawan KananJabatan Perpustakaan
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEMBAHARUAN PINJAMAN
No Rujukan PK.UniMAP.(0).18Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 2/20
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan menyediakan garis panduan penawaran perkhidmatan pembaharuan pinjaman bahan perpustakaan yang mesti dipatuhi oleh semua kategori pengguna perpustakaan.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai bagi menyediakan kemudahan pembaharuan pinjaman bahan perpustakaan melalui kaunter utama untuk semua kategori pengguna di Perpustakaan UniMAP.
3.0 SINGKATAN
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEMBAHARUAN PINJAMAN
No Rujukan PK.UniMAP.(0).18Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 3/20
PYB : Pegawai Yang Bertanggungjawab
PK : Petugas Kaunter
Pl : Pelanggan
4.0 DEFINISI
Pelanggan : Semua ahli berdaftar dengan Perpustakaan UniMAP meliputi staf, pelajar dan orang perseorangan
Bahan : Bahan yang dibenarkan untuk pinjaman keluar meliputi buku Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)
RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahajaDokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEMBAHARUAN PINJAMAN
No Rujukan PK.UniMAP.(0).18Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 4/20
perpustakaan daripada Koleksi Rak Terbuka, Koleksi Rujukan Kursus, Koleksi Bacaan Ringan dan Koleksi Khas
Virtua : Sistem perpustakaan bersepadu yang digunakan oleh perpustakaan dalam penawaran sistem pinjaman secara atas talian
Rekod pinjaman : Butiran ahli dan rekod dalam format atas talian yang terkandung dalam sistem Virtua
Pembaharuan Pinjaman
: Proses yang membolehkan pengguna memanjangkan tempoh pinjaman dan merujuk kepada bahan
Reader : Alat yang digunakan untuk membaca rekod pelanggan dan menyemak padanan butiran dengan rekod pengguna
Renew : Satu modul yang ditawarkan dalam sistem Virtua untuk proses pembaharuan pinjaman
Override : Proses yang membenarkan pegawai yang bertanggungjawab membuka sekatan bagi rekod patron (secara sementara) yang bermasalah
Koleksi Rak Terbuka
: Mengandungi teks, buku, laporan persidangan dan monograf dalam bidang kejuruteraan, teknologi, sains sosial dan kemanusiaan
Koleksi Rujukan Kursus
: Menyediakan buku-buku yang digunakan sebagai bahan rujukan dalam kursus yang ditawarkan di Universiti
Koleksi Khas : Mengandungi buku rujukan pensyrah seperti teaching guide, solution’s manual dan kuiz
Koleksi Bacaan Ringan
: Menawarkan buku fiksyen yang dihasilkan oleh pengarang terkemuka
Keahlian : Keahlian yang ditawarkan kepada suami/isteri staf UniMAP
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEMBAHARUAN PINJAMAN
No Rujukan PK.UniMAP.(0).18Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 5/20
Pasangan
5.0 DOKUMEN RUJUKAN
Bil. Nama Dokumen Lokasi No. Rujukan
5.1 Manual Kualiti Bilik Dokumen MK-UniMAP-01
5.2 Panduan Sistem Virtua (Modul Circulation) Perpustakaan DS.PK.UniMAP.(O).17-01
5.3 Buku Panduan Perpustakaan Perpustakaan DS.PK.UniMAP.(O).17-01
5.4 Survival Guide Perpustakaan DS.PK.UniMAP.(O).17-01
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
TanggungJawab Tindakan
PK 1. Terima kad pintar dan bahan perpustakaan yang ingin diperbaharui pinjaman daripada pelanggan.
2. Pastikan modul Renew dalam sistem Virtua telah diaktifkan.
3. Imbas buku pada reader.
4. Proses ‘renew’ dilaksanakan
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEMBAHARUAN PINJAMAN
No Rujukan PK.UniMAP.(0).18Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 6/20
5. Jika bahan tidak boleh diperbaharui, semak punca masalah
6. Semak jika terdapat situasi berikut:
a. Pembaharuan pinjaman telah melebihi had atau kuota bilangan pembaharuan pinjaman yang dibenarkan.
b. Terdapat pelanggan yang menempah bahan berkenaan
c. Terdapat denda tertunggak yang perlu dilangsaikan oleh peminjam.
7. Jika tiada, proses pembaharuan pinjaman dalam sistem Virtua.
8. Cop tarikh pemulangan baru pada slip pinjaman.
9. Kembalikan kad pintar bersama bahan yang telah diperbaharui pinjaman kepada pelanggan
10. Situasi 6a
i. Maklumkan kepada pelanggan bahawa permohonan beliau telah melebihi kuota bilangan pembaharuan pinjaman yang dibenarkan.
ii. Proses check-in bahan di dalam sistem dilaksanakan
iii. Tamat
11. Situasi 6b
i. Pastikan slip tempahan telah dicetak.
ii. Maklumkan kepada pelanggan bahawa bahan tidak boleh diperbaharui pinjaman kerana ditempah oleh pelanggan lain.
iii. Kembalikan kad pintar kepada pelanggan.
iv. Selitkan slip tempahan dalam bahan berkenaan.
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEMBAHARUAN PINJAMAN
No Rujukan PK.UniMAP.(0).18Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 7/20
v. Susun bahan di rak tempahan.
12. Situasi 6c
i. Maklumkan kepada peminjam tentang denda tertunggak yang perlu dilangsaikan.
ii. Proses penerimaan denda sekiranya peminjam bersedia untuk membayar denda pada masa berkenaan.
iii. Maklumkan kepada Pustakawan Unit Perkhidmatan Akses atau Pustakawan Bertugas untuk melaksanakan proses override.
iv. Laksanakan proses override di mana bersesuaian
v. Kembalikan kad pintar kepada pelanggan.
7.0 REKOD KUALITI
Bil. Nama Rekod No. Rujukan Lokasi Tempoh Simpanan
7.1 Rekod Pinjaman Bahan
Tiada Sistem Virtua Tiada
7.2 Rekod Keahlian Perpustakaan
Borang UPA/MPB (1) 2006 Unit Perkhidmatan
Akses2-5 tahun
7.3 Rekod Pemantauan Proses Pinjaman dan Pemulangan
Borang UPA/BPPP (9) 2008 Unit Perkhidmatan
Akses2 tahun
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEMBAHARUAN PINJAMAN
No Rujukan PK.UniMAP.(0).18Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 8/20
7.4 Rekod Audit Trail UniMAP/PER.4/RAT Unit Perkhidmatan
Akses
2 tahun
7.5 Buku Log Denda Bulanan
UniMAP/PER.4/BLDB Unit Perkhidmatan
Akses
2 tahun
7.6 Rekod Permohonan Override Denda
Borang UPA/BPO (8) 2008 Unit Perkhidmatan
Akses
2 tahun
8.0 LAMPIRAN
No. Lampiran Tajuk
Lampiran 1 - Carta Aliran Proses Pinjaman Bahan Perpustakaan Melalui Kaunter
Lampiran 2 - Rekod Pinjaman Bahan
Lampiran 3 - Rekod Keahlian Perpustakaan
Lampiran 4 - Rekod Pemantauan Proses Pinjaman dan Pemulangan
Lampiran 5 - Rekod Audit Trail
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEMBAHARUAN PINJAMAN
No Rujukan PK.UniMAP.(0).18Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 9/20
Lampiran 6 - Buku Log Denda Bulanan
Lampiran 7 - Rekod Permohonan Override Denda
Lampiran 8 - Borang Keahlian Pasangan
LAMPIRAN 1 CARTA ALIR PROSEDUR PEMBAHARUAN PINJAMAN MELALUI KAUNTER
Tanggungjawab Aliran Kerja Proses – Proses Rekod
PK Mula
Terima kad pintar dan bahan
Sistem Virtua
PK
Pastikan modul ‘check-out” diaktifkan
Sistem Virtua
PK Imbas kad pintar pada reader
Sistem Virtua
PK Semak rekod bahan Sistem Virtua
PK Semak sama ada bahan boleh diperbaharui
Sistem Virtua
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
TIDAKYA Ada masalah?
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEMBAHARUAN PINJAMAN
No Rujukan PK.UniMAP.(0).18Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 10/20
PK
PK
Jika bahan tidak boleh diperbaharui,
semak punca masalah
Selesaikan masalah mengikut situasi
Borang UPA/BPO (8) 2008
Rekod Audit TrailUniMAP/PER.4/RAT
Buku Log Denda Bulanan
PK Jika tiada, buat proses pembaharuan Sistem Virtua
PK Cop tarikh pemulangan
PK
PK
Kembalikan bahan yang diperbaharui bersama kad
pintar
Tamat
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEMBAHARUAN PINJAMAN
No Rujukan PK.UniMAP.(0).18Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 11/20
LAMPIRAN 2 REKOD PINJAMAN BAHAN
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEMBAHARUAN PINJAMAN
No Rujukan PK.UniMAP.(0).18Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 12/20
UNIT PERKHIDMATAN AKSESPERPUSTAKAAN
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
BORANG MAKLUMAT PENGGUNA BARU
BUTIR – BUTIR PANDUAN MEMASUKKAN DATA( Contoh )
NO. SIRI KAD /PATRON ID
Untuk tindakan petugas kaunter * Sila scan kad pengguna
015\a No. siri yang discan\b Password ( 1234 )\z No. siri yang lama ( jika ada )
NO. STAF / MATRIK STAFF NO. / MATRIC
016\a No. staf / matrik\z No. staf / matrik lama ( jika ada )
NO. KP / PASPORTIC NO. / PASSPORT
021 1 \a No. Kad Pengenalan
KOD PENGGUNA * Untuk tindakan petugas kaunter
030 \a Kod Pengguna * Sila rujuk Kod Pengguna
NAMA / NAME 100 1 \a Nama \d Tarikh Lahir
ALAMAT / NO. TELEFONADDRESS / PHONE NO.
270 2 \a Tempat \b Bandar\d Negeri \e Poskod\k No. Telefon
Off. / PEJ. : Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)
RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahajaDokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Lampiran 3Rekod Keahlian Perpustakaan
Borang UPA/MPB (1)2006Semakan : 01Mei 2008
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEMBAHARUAN PINJAMAN
No Rujukan PK.UniMAP.(0).18Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 13/20
H / P : E – MEL / E-MAIL 271 1 \a E - Mail
JAWATAN / POSITION
300 \a Jawatan
JABATAN / P.PENGAJIANDEPT. / SCHOOL
301 \d Jabatn
Untuk Kegunaan Pejabat Status
Disemak oleh
: _________________________ Selesai
Diinput oleh : _________________________
Tarikh : _________________ Tandatangan : _________________________
KIV
Catatan : ______________________________________________________________________ ______________________________________________________________________
Tarikh Permohonan : ____________________
* Kod PenggunaPA ( Profesional akademik ), PN ( Profesional Non-Akademik ), PG ( Post Graduate ), UG ( Under Graduate ), SS ( Sokongan ), SP ( Spouse )
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEMBAHARUAN PINJAMAN
No Rujukan PK.UniMAP.(0).18Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 14/20
LAMPIRAN 4
Rekod Pemantauan Proses Pinjaman Dan Pemulangan
UNIT PERKHIDMATAN AKSES PERPUSTAKAAN UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
BORANG PEMANTAUAN PROSES PINJAMAN DAN PEMULANGAN
Tarikh : Hari :
Masa : Tempoh : Semester Cuti Semester
Minggu Peperiksaan
Bilangan PemantauanBilangan Tahun
Petugas Kaunter :
SAMPEL PEMERHATIAN Aktiviti Kod Bar Tempoh ( min ) Status
Pinjaman Pemulangan
Pinjaman Pemulangan
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Borang UPA/BPPPP(14) 2008Semakan : 00Mac 2008
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEMBAHARUAN PINJAMAN
No Rujukan PK.UniMAP.(0).18Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 15/20
Di semak oleh : ____________________________________________________________________ ( NAMA ) Tandatangan : __________________________ Tarikh : ___________________
LAMPIRAN 5
Rekod Audit Trial
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEMBAHARUAN PINJAMAN
No Rujukan PK.UniMAP.(0).18Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 16/20
LAMPIRAN 6Buku Log Denda Bulanan
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEMBAHARUAN PINJAMAN
No Rujukan PK.UniMAP.(0).18Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 17/20
LAMPIRAN 7Rekod Permohonan Ovveride Denda
UNIT PERKHIDMATAN AKSES PERPUSTAKAAN UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
BORANG PERMOHONAN OVERRIDE
Tarikh : Masa :
Petugas Kaunter :
SEBAB PERMOHONAN OVERRIDE :
Denda
Rekod Bermasalah
Pinjaman Terhad
Nama Ahli Perpustakaan
No. Staf / Matrik
Tandatangan Pegawai : _____________________ Tarikh : _____________ ( initial )
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Borang UPA/BPO ( 8 ) 2008Semakan : 01Dis 2009
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEMBAHARUAN PINJAMAN
No Rujukan PK.UniMAP.(0).18Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 18/20
BORANG PENDAFTARAN KEAHLIAN PASANGANNama Pemohon : __________________________________________________________________No.K/Pengenalan : __________________________________ Jantina : Lelaki
Alamat Rumah : Perempuan
____________________________________________________________________________________________________________________________________ Poskod _____________________No. telefon (Rumah) : _______________________________ Pejabat : _____________________Pekerjaan : __________________________________Nama Majikan : __________________________________________________________________Alamat Majikan : _____________________________________________________________________________________________________________________ Poskod _____________________Email : __________________________________Nama Suami / Isteri : __________________________________________________________No. Staf UniMAP : __________________________________________________________Pusat Pengajian / Jabatan : __________________________________________________________No. Telefon : __________________________
Saya seperti nama di atas mengakui semua maklumat yang diberikan adalah betul dan bersetuju
untuk
mematuhi segala peraturan yang telah ditetapkan oleh pihak Perpustakaan UniMAP.
Tandatangan : …………………………….. Tarikh : ……………………..
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
Borang UPA / KP (2) 2006Semakan : 03Nov 2008UNIT PERKHIDMATAN AKSES
PERPUSTAKAANUNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
LAMPIRAN 8Borang Keahlian Pasangan
UNIVERSITI MALAYSIA PERLIS
Prosedur KualitiPEMBAHARUAN PINJAMAN
No Rujukan PK.UniMAP.(0).18Tarikh Kuatkuasa 2 Julai 2009
No Keluaran :No Pindaan :
0100
Mukasurat 19/20
Sistem Pengurusan Kualiti (SPK)RAHSIA-Hakmilik Universiti:Edaran terhad kepada pegawai edaran sahaja
Dokumen ASAL adalah seperti dipaparan skrin – setiap dokumen cetakan bukan lagi dokumen kawalan
** Sila sertakan sekeping gambar pasangan
Untuk Kegunaan Pejabat
Status
Selasai Diinput oleh : ________________
Bermasalah Disemak oleh : ________________
Catatan _______________________________________________________________
_______________________________________________________________