บทที่ 9การเขียนหนังสือราชการ

การเขยีนหนังสือราชการ เปนการเขียนจดหมายของหนวยงานที่เปนราชการพื่อใชติดตอกบัหนวยงาน องคกรของรัฐบาล รัฐวิสาหกิจ หรือบริษัท หางรานที่เปนธุรกิจ ตลอดจนบุคคลทัว่ไป การเขียนหนังสือราชการตองยึดถือรูปแบบของหนังสือราชการตามระเบียบสํ านักนายกรัฐมนตรวีาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 เพื่อเปนแบบอยางเดียวกัน ซ่ึงแตละรูปแบบของหนังสือราชการก็มีรายละเอียดหรือขอปฏิบัติทั้งที่คลายคลึงกันและแตกตางกันออกไป บางครั้งในทางธุรกจิกน็ยิมใชรูปแบบของหนังสือราชการภายนอก และหนังสือราชการภายในเปนแบบอยางในการเขยีนจดหมายธุรกิจเชนเดียวกัน

ตามระเบียบสํ านักนายกรัฐมนตรีวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 (นิวัฒน วชิรวราการและธงชัย นิติธรรม 2538 : 148) ไดกลาววา “หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เปนหลักฐานในราชการ ไดแก

1. หนงัสือที่มีไปมาระหวางสวนราชการ2. หนงัสอืที่สวนราชการมีไปถึงหนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการหรือที่มีไปถึง

บุคคลภายนอก3. หนงัสอืทีห่นวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือที่บุคคลภายนอกมีมาถึงสวน ราชการ4. เอกสารที่ทางราชการจัดทํ าขึ้นเพื่อเปนหลักฐานในราชการ5. เอกสารที่ทางราชการจัดทํ าขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือขอบังคับ”และในระเบียบดังกลาว ไดแบงหนังสือราชการออกเปน 6 ชนิด คือ1. หนังสือภายนอก2. หนังสือภายใน3. หนังสือประทับตรา4. หนังสือส่ังการ5. หนังสือประชาสัมพันธ6. หนงัสอืที่เจาหนาที่ทํ าขึ้นหรือรับไวเปนหลักฐานในราชการ

KKU Libra

ry

158

หนังสือภายนอกหนงัสอืภายนอก คือ หนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธีโดยใชกระดาษตราครุฑเปน

หนังสือติดตอระหวางสวนราชการหรือสวนราชการมีถึงหนวยงานอื่นใดซึ่งมิใชสวนราชการ หรือที่มีถึงบุคคลภายนอก โดยมีรายละเอียดดังนี้

1. ที่ ใหลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจํ าของเจาของเรื่องตามที่กํ าหนดไวทับเลขทะเบยีนหนงัสือสง สํ าหรับหนังสือของคณะกรรมการใหกํ าหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มขึ้นไดตามความจํ าเปน เชน ที่ นร 1905/ว 104

2. สวนราชการเจาของหนังสือ ใหลงชื่อสวนราชการ สถานที่ราชการ หรือคณะกรรมการซึ่งเปนเจาของเรื่องหนังสือนั้น และโดยปกติใหลงที่ตั้งไวดวย เชน

กรมประชาสัมพันธซอยอารียสัมพันธ ถนนพระราม 6เขตพญาไท กทม. 10400

3. วนั เดือน ป ใหลงตัวเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปพุทธศักราชที่ออกหนังสือ เชน 27 มีนาคม 2547

4. เร่ือง ใหลงเรื่องยอที่เปนใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เปนหนงัสือตอเนื่อง โดยปกติใหลงเร่ืองของหนังสือฉบับเดิม เชน

เร่ือง การขานพระนามาภไิธย สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี5. คํ าขึ้นตน ใหใชคํ าขึ้นตนตามฐานะของผูรับหนังสือตามตารางการใชคํ าขึ้นตน

สรรพนาม และคํ าลงทายที่กํ าหนดไว แลวลงตํ าแหนงของผูที่หนังสือนั้นมีถึง หรือช่ือบุคคลในกรณทีีม่ีถึงตัวบุคคลที่ไมเกี่ยวกับตํ าแหนงหนาที่ เชน

เรียน ผูอํ านวยการสถานีวิทยุกระจายเสียง/วิทยุโทรทัศน6. อางถึง (ถาม)ี ใหอางถึงหนังสือที่เคยมีติดตอกันเฉพาะหนังสือที่สวนราชการผูรับ

หนงัสอืไดรับมากอนแลว จะจากสวนราชการใดก็ตาม โดยใหลงชื่อสวนราชการเจาของหนังสือและเลขที่หนังสือ วันที่ เดือน ปพุทธศักราชของหนังสือนั้น

การอางถึง ใหอางถึงหนังสือฉบับสุดทายที่ติดตอกันเพียงฉบับเดียว เวนแตมีเร่ืองอื่นที่เปนสาระสํ าคัญตองนํ ามาพิจารณา จึงอางถึงหนังสือฉบับอื่น ๆ ที่เกี่ยวกับเรื่องนั้นโดยเฉพาะใหทราบดวย เชน อางถึง หนังสือ ที่ นร 1905/ว 102 ลงวันที่ 11 มกราคม 2544

7. ส่ิงที่สงมาดวย (ถามี) ใหลงชื่อส่ิงของ เอกสาร หรือบรรณสารที่สงไปพรอมกับหนงัสอืนัน้ ในกรณีที่ไมสามารถสงไปในซองเดียวกันไดใหแจงดวยวาสงไปโดยทางใด เชน

KKU Libra

ry

159

ส่ิงที่สงมาดวย สํ าเนาหนังสือสํ านักราชเลขาธิการ ที่ รล 0003/4079 ลงวันที่ 16 มีนาคม 2547

8. ขอความ ใหลงสาระสํ าคัญของเรื่องใหชัดเจนและเขาใจงาย หากมีความประสงคหลายประการใหแยกออกเปนขอ ๆ เชน

ตามหนังสือที่อางถึง กรมประชาสัมพันธไดแจงการขานพระนามาภิไธย“สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี” ที่ถูกตอง ทั้งนี้ เพื่อถือปฏิบัติ อางอิง และเผยแพรใหเปนแบบอยางเดียวกัน ความละเอียดแจงแลวนั้น

ในการนี้ สํ านักราชเลขาธิการ ไดขอแกไขเกี่ยวกับการขานพระนามาภิไธย“สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี” ดังนี้ “สม-เด็ด-พระ-เทบ-พะ-รัด-ราด-สุ-ดา-สะ-หยาม-บอ-รม-มะ-ราด-ชะ-กุ-มา-รี”

จงึเรยีนมาเพื่อโปรดทราบ และกรุณาแจงใหผูที่เกี่ยวของทราบและถือปฏิบัติตอไปดวย จะขอบพระคุณยิ่ง

9. คํ าลงทาย ใหใชคํ าลงทายตามฐานะของผูรับหนังสือตามตารางการใชคํ าขึ้นตนสรรพนาม และคํ าลงทายที่กํ าหนดไว เชน ขอแสดงความนับถือ

10. ลงชื่อ ใหลงลายมือช่ือเจาของหนังสือ และใหพิมพช่ือเต็มของเจาของลายมือไวใตลายมือช่ือตามรายละเอียดที่กํ าหนดไว

11. ตํ าแหนง ใหลงตํ าแหนงของเจาของหนังสือ เชน อธิบดีกรมประชาสัมพันธ12. สวนราชการเจาของเรื่อง ใหลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่อง หรือหนวยงานที่ออก

หนงัสอื ถาสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับกระทรวง หรือทบวง ใหลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่องทั้งระดับกรมและกอง ถาสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับกรมลงมา ใหลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่องเพียงระดับกองหรือหนวยงานที่รับผิดชอบ เชน กองงานคณะกรรมการกิจการวิทยุกระจายเสียงและวิทยุโทรทัศนแหงชาติ

13. โทร. ใหลงหมายเลขโทรศัพทของสวนราชการเจาของเรื่อง หรือหนวยงานที่ออกหนงัสอืและหมายเลขภายในตูสาขา (ถามี) ไวดวย เชน โทร. 618-2323 ตอ 1804-1805

14. สํ าเนาสง (ถาม)ี ในกรณีที่ผูสงจัดทํ าสํ าเนาสงไปใหสวนราชการหรือบุคคลอื่นทราบและประสงคจะใหผูรับทราบวาไดมีสํ าเนาสงไปใหผูใดแลว ใหพิมพช่ือเต็มหรือช่ือยอของสวนราชการหรือช่ือบุคคลที่สงสํ าเนาไปใหเพื่อใหเปนที่เขาใจระหวางผูสงและผูรับ ถาหากมีรายช่ือที่สงมาใหพิมพวาสงไปตามรายชื่อที่แนบและแนบรายชื่อไปดวย

KKU Libra

ry

160

แบบหนังสือภายนอกช้ันความลับ (ถามี)

ช้ันความเร็ว (ถามี) ที่ ………………………… (สวนราชการเจาของหนังสือ)

(วัน เดือน ป)

เรื่อง ………………………………………………

(คํ าขึ้นตน) ………………………………….…….

อางถึง (ถามี) …………………………………….

สิ่งที่สงมาดวย (ถามี) …………………………….

(ขอความ)…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

(คํ าลงทาย)

(ลงช่ือ) (พิมพช่ือเต็ม) (ตํ าแหนง)

(สวนราชการเจาของเรื่อง)โทร. ………………………….โทรสาร ……………………...สํ าเนาสง (ถามี)

ช้ันความลับ (ถามี)

KKU Libra

ry

161

KKU Libra

ry

162

หนังสือภายในหนงัสอืภายใน คือ หนังสือติดตอราชการที่เปนแบบพิธีนอยกวาหนังสือภายนอก เปน

หนงัสอืตดิตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใชกระดาษบันทึกขอความและใหจดัตามแบบที่กํ าหนดไว โดยกรอกรายละเอียดดังนี้

1. สวนราชการ ใหลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่อง หรือหนวยงานที่ออกหนังสือโดยมีรายละเอยีดพอสมควร โดยปกติถาสวนราชการที่ออกหนังสืออยูในระดับตํ่ ากวากรมลงมาใหลงช่ือสวนราชการเจาของเรื่องเพียงระดับกองหรือสวนราชการเจาของเรื่องพรอมทั้งหมายเลขโทรศัพท (ถามี) เชน ฝายกิจการพิเศษ โทร. 1931

2. ที ่ ใหลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจํ าของเจาของเรื่องตามที่กํ าหนดไวทับเลขทะเบยีนหนงัสือสง สํ าหรับหนังสือของคณะกรรมการใหกํ าหนดรหัสตัวพยัญชนะเพิ่มขึ้นไดตามความจํ าเปน เชน ที่ ทม 0501.1.13/ว 136

3. วนั เดอืน ป ใหลงตัวเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือน และตัวเลขของปพุทธศักราชที่ออกหนังสือ เชน 18 กุมภาพันธ 2545

4. เร่ือง ใหลงเร่ืองยอที่เปนใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เปนหนงัสือตอเนื่อง โดยปกติใหลงเร่ืองของหนังสือฉบับเดิม เชน เร่ือง การขานพระนามาภไิธย สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาสยามบรมราชกุมารี

5. ค ําขึน้ตน ใหใชคํ าขึ้นตนตามฐานะของผูรับหนังสือตามตารางการใชคํ าขึ้นตนสรรพนาม และคํ าลงทายที่กํ าหนดไว แลวลงตํ าแหนงของผูที่หนังสือนั้นมีถึง หรือช่ือบุคคลในกรณทีีม่ตีวับคุคลที่ไมเกี่ยวกับตํ าแหนงหนาที่ เชน เรียน คณบดีคณะมนุษยศาสตรและสังคมศาสตร

6. ขอความ ใหลงสาระสํ าคัญของเรื่องใหชัดเจนและเขาใจงาย หากมีความประสงคหลายประการใหแยกออกเปนขอ ๆ ในกรณีที่มีการอางถึงหนังสือที่เคยมีติดตอกันหรือมีส่ิงที่สงมาดวยใหระบุไวในขอนี้ เชน

ดวยในปจจบุนัพบวาในการพิธีตาง ๆ ของคณะและหนวยงานในมหาวิทยาลัยยงัมีการขานพระนามาภไิธย สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี ไมตรงตามก ําหนดของสํ านักราชเลขาธิการ ดังนั้น เพื่อความถูกตองสงางามของพิธีกรในสถาบันอุดมศึกษาจึงขอสงสํ าเนาหนังสือกรมประชาสัมพันธ ที่ นร 1905/ว 104 ลงวันที่ 27 มีนาคม 2544 เร่ือง การขานพระนามาภไิธย สมเด็จพระเทพรัตนราชสุดาฯ สยามบรมราชกุมารี มาเพื่อโปรดเผยแพรใหทราบทัว่กนั โดยเฉพาะอยางยิ่งผูทํ าหนาที่พิธีกรโฆษกและผูบริหารซึ่งมักจะมีโอกาสกลาวขานพระนามาภิไธยตอสาธารณชน

KKU Libra

ry

163

จงึเรยีนมาเพื่อโปรดทราบ และพิจารณาดํ าเนินการ จักเปนพระคุณยิ่ง7. ลงชือ่และต ําแหนง ใหลงชื่อและตํ าแหนงเชนเดียวกับหนังสือภายนอก

ในกรณทีีก่ระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดใดประสงคจะกํ าหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะเพือ่ใชตามความเหมาะสมก็ใหกระทํ าได

KKU Libra

ry

164

แบบหนังสือภายใน

ช้ันความลับ (ถามี)

ช้ันความเร็ว (ถามี) บันทึกขอความ

สวนราชการ………………………………………………………………………………………………………ท่ี……………………………………………………………….วันที่……………………………………………เร่ือง………………………………………………………………………………………………………………

(คํ าขึ้นตน)

(ขอความ)……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

(ลงช่ือ) (พิมพช่ือเต็ม) (ตํ าแหนง)

ช้ันความลับ (ถามี)

KKU Libra

ry

165

ตวัอยางหนังสือภายใน

KKU Libra

ry

166

หนังสือประทับตราหนงัสอืประทับตรา คือ หนังสือที่ใชประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหนาสวนราชการ

ระดบักรมขึน้ไป โดยใหหัวหนาสวนราชการระดับกองหรือผูที่ไดรับมอบหมายจากหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไปเปนผูรับผิดชอบลงชื่อกํ ากับตรา

หนงัสอืประทับตราใหใชไดทั้งระหวางสวนราชการกับสวนราชการ และระหวางสวนราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไมใชเร่ืองสํ าคัญ ไดแก

1. การขอรายละเอียดเพิ่มเติม2. การสงสํ าเนาหนังสือ ส่ิงของ เอกสาร หรือบรรณสาร3. การตอบรับทราบที่ไมเกี่ยวกับราชการสํ าคัญหรือการเงิน4. การแจงผลงานที่ไดดํ าเนินการไปแลวใหสวนราชการที่เกี่ยวของทราบ5. การเตือนเรื่องที่คาง6. เร่ืองซึ่งหัวหนาสวนราชการระดับกรมขึ้นไปกํ าหนดโดยทํ าเปนคํ าสั่งใหใชหนังสือ

ประทับตราหนงัสอืประทับตรา ใชกระดาษตราครุฑ และใหจัดทํ าตามแบบที่กํ าหนดไว โดยราย

ละเอียด ดังนี้1. ที ่ ใหลงรหัสตัวพยัญชนะและเลขประจํ าของเจาของเรื่อง ตามที่กํ าหนดไวทับเลข

ทะเบียนหนังสือสง เชน ที่ รถ 011 (ปชส)/ว 652. ถึง ใหลงชื่อสวนราชการ หนวยงาน หรือบุคคลที่หนังสือนั้นมีถึง เชน

ถึง สํ านักงานอธิการบดี มหาวิทยาลัยขอนแกน3. ขอความ ใหลงสาระสํ าคัญของเรื่องใหชัดเจนและเขาใจงาย4. ช่ือสวนราชการที่สงหนังสือออก ใหลงชื่อสวนราชการที่สงหนังสือออก เชน

ราชบัณฑิตยสถาน5. ตราชือ่สวนราชการ ใหประทับตราชื่อสวนราชการดวยหมึกแดง และใหผูรับผิด

ชอบลงลายมือช่ือยอกํ ากับตรา6. วนั เดือน ป ใหลงเลขของวันที่ ช่ือเต็มของเดือนและตัวเลขของปพุทธศักราชที่ออก

หนงัสือ เชน 7 พฤศจิกายน 25387. สวนราชการเจาของเรื่อง ใหลงชื่อสวนราชการเจาของเรื่องหรือหนวยงานที่ออก

หนงัสอื เชน ฝายชวยอํ านวยการและประชาสัมพันธ สํ านักงานเลขานุการกรม8. โทร. หรือที่ตั้ง ใหลงหมายเลขโทรศัพทของสวนราชการเจาของเรื่องและหมายเลข

KKU Libra

ry

167

ในตูสาขา (ถามี) ดวย ในกรณีไมมีโทรศัพท ใหลงชื่อที่ตั้งของสวนราชการเจาของเรื่อง โดยใหลงต ําบลที่อยูตามความจํ าเปนและแขวงไปรษณีย (ถามี) เชน โทร. 2226159, 2227315 โทรสาร2249910

แบบหนังสือประทับตราช้ันความลับ (ถามี)

ช้ันความเร็ว (ถามี) ที่ ……………………………….

ถึง ………………………………….

(ขอความ)……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

(ช่ือสวนราชการที่สงหนังสือออก) (ตราชื่อสวนราชการ)

(ลงช่ือยอกํ ากับตรา) (วัน เดือน ป)

(สวนราชการเจาของเรื่อง)(โทร. หรือ ที่ต้ัง)

ช้ันความลับ (ถามี)

KKU Libra

ry

168

KKU Libra

ry