wat je samen doet, doe je meestal beter - west-vlaanderen · 2018. 3. 29. · wat je samen doet,...
TRANSCRIPT
Wat je samen doet, doe je (meestal) beter. Naar een geïntegreerde archiefdienst voor Stad en OCMW in Diest
Petra Vanhoutte
Archivaris Stad en OCMW Diest
WAP – 21/03/2016
• Bevraging naar situatie in Vlaanderen voor een publicatie door uitgeverij Politeia
• Hoe ging het in Diest?
Resultaten
• Verschillende startposities naar personeelsbezetting, aanzet en vertrekpunt
• Vertraging vaak door onzekerheid
• Veranderingen betekenen ook nood aan budgettaire ruimte voor oplossing
• De geïnterviewden blijven ambitieus
Diest
• Kleine stad in Vlaams-Brabant
• 23.329 inwoners (situatie op 1/9/2013)
• Stad: 201 medewerkers
• OCMW: 253 medewerkers
Stadsarchief
• Tot 2005: hoofdzakelijk erfgoedfunctie
• Vanaf 2007: combinatie van erfgoedfunctie en hedendaags documentbeheer
• Digitaal werken
• Selectie
• Archiveren van email
• Personeelsbezetting: 1,3 VTE, verdeeld over 2 medewerkers
Aanloop
Traject rond organisatiebeheersing:
• Gericht op het aanleren van procesmatig werken als competentie (voorjaar 2014)
• 7 opleidingsdagen met externe lesgever
• Focus op microniveau van procedures
• Leren om proces te documenteren, te analyseren en
verbetervoorstellen te formuleren
• Eerste keer in samenwerking met OCMW
• Vergelijken van overdrachtsprocedure van OCMW
en Stad
Organisatiebeheersing?
Geheel van maatregelen dat het management en het personeel ondernemen om redelijke zekerheid te krijgen dat:
• de doelstellingen van de organisatie worden bereikt,
• de wetgeving en procedures worden nageleefd,
• de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie wordt gegarandeerd,
• het efficiënt gebruik van middelen wordt gewaarborgd
• fraude wordt voorkomen.
Gevolg
• Gelijkschakelen processen
• Ontwikkelen procedure voor vernietiging
• Archiefdienst wordt ook verantwoordelijk voor archief van Stad & OCMW
• Aanstellen archiefverantwoordelijken op de diensten
• Ontwikkelen van acties voor beide organisaties
Vragen?
Petra Vanhoutte – archivaris Stad en OCMW
Peter Dorlandcentrum
Grauwzustersstraat 10
3290 Diest
013 327 009