wat is pep
TRANSCRIPT
Mulder Performance Consultants
Selma Mulder
Europe ©
Herkent u dit?
Europe ©
Heeft U altijd tijd tekort?
Europe ©
Gestressed om wat U niet gedaan krijgt?
Europe ©
Bereikt U in uw werk écht wat U zou willen?
Europe ©
Efficiency?
Meer gedaan krijgen met minder moeite!!
Europe ©
Verbetering “white collar”productiviteit
Productie
Administratie
Vanwaar het enorme verschil?90%
4%
Europe ©
Tegenwoordig hebben we...
• computers• fax apparaten• high speed
kopieerapparaten• voice mail• email
TECHNOLOGIE!
• achterstandenachterstanden• tijdverlies aan tijdverlies aan
papierwerk en emailpapierwerk en email• slechte planningslechte planning• slechte voortgangscontroleslechte voortgangscontrole• onvoldoende gebruik onvoldoende gebruik
van ondersteuningvan ondersteuning• te weinig delegerente weinig delegeren
• persoonlijke chaospersoonlijke chaos• slecht functionerendslecht functionerend
archiefarchief• interruptiesinterrupties• uitsteluitstel• ad hoc werkenad hoc werken
Europe ©
Wat is werkelijk van belang?
VERKEERDE PRIORITEITEN:VERKEERDE PRIORITEITEN:TIJDVERLIESTIJDVERLIES
Europe ©
Uitstel is de neiging
die we allemaal wel hebben,
om dingen die we niet graag
doen op te schuiven.
Wat is UITSTEL?
Europe ©
• persoonlijke chaospersoonlijke chaos• slecht functionerendslecht functionerend
archiefarchief• interruptiesinterrupties• uitsteluitstel• ad hoc werkenad hoc werken
TIJDVERLIESTIJDVERLIES
• achterstandenachterstanden• tijdverlies aan tijdverlies aan
papierwerk en emailpapierwerk en email• slechte planningslechte planning• slechte voortgangscontroleslechte voortgangscontrole• onvoldoende gebruik onvoldoende gebruik
van ondersteuningvan ondersteuning• te weinig delegerente weinig delegeren
VERKEERDE PRIORITEITENVERKEERDE PRIORITEITEN
Europe ©
Ons programma
PEPPP E R S O O N L I J KEE F F I C I E N C YPP R O G R A M M A
Europe ©
PEP
combineert tijdbesparende WERKPRINCIPES
met praktische individuele coaching en is gericht op:
• WERKGEWOONTEN• WERKSYSTEMEN• WERKPLANNING
Europe ©
Wat is PEP?
Dat is de brug tussen technologie, menselijkgedrag en de veranderende werkomgeving
PEP combineert tijdbesparende WERKPRINCIPESmet praktische individuele coaching gericht op:
WERKGEWOONTENWERKSYSTEMENWERKPLANNING
Europe ©
Het PEP-programma
WERKGEWOONTEN
Europe ©
Een proces, dat vaak niet wordt gezien
De meeste mensen zijn zich slechts
vaag bewust van een persoonlijk
werkproces;
En houden zich dus weinig
met dit proces bezig
Europe ©
Het PEP-programma
WERKGEWOONTEN
WERKSYSTEMEN
Europe ©
Informatie kan nu worden...
• GEGENEREERD• GEKOPIEERD• VERZONDEN• GEDUPLICEERD• GEPRINT
MET EEN SIMPELEDRUK OP DE KNOP!
Europe ©
Wist U dat...
De hoeveelheid informatie wereldwijd
iedere 1,5 jaar verdubbelt?
Europe ©
Wist U dat...
Archieven van organisaties iedere 3,5 jaar verdubbelen?
Europe ©
Wist U dat...
“Witte boorden”-medewerkers gemiddeld 10% vanhun werkweek verspillen met het zoeken naar informatie? Dat is dus 6 werkweken per jaar.
Beïnvloedt dituw productie?
Europe ©
Papier- of elektronisch-systeem
Europe ©
Het snelst groeiende
communicatiemiddel
van vandaag
Europe ©
WERKGEWOONTEN
WERKSYSTEMEN
PLANNING
Het PEP-programma
Europe ©
Problemen met de planning?
• te optimistisch• moeite de benodigde tijd
in te schatten• geen rekening gehouden met
onvoorziene omstandigheden
Europe ©
Planning?
Als U niet weet waar U naar toe gaat, dan
brengt iedere weg U naar Rome toe.
Europe ©
Bent U een ‘Post-it’ persoon?
Europe ©
Planning in 3 stappen
1. Doel vaststellen
2. Tijd managen: volgorde bepalen, prioriteiten stellen, werken aan kerntaken
3. Beheer: (elektronische) agendaactielijst, actieplan, weekplan
Europe ©
Beheersmiddelen
• actielijst
• elektronische agenda
• actieplan
• weekplan of maandplan
Europe ©
Managing meerdere prioriteiten
Europe ©
Persoonlijk Efficiency Programma (PEP)
Wat is het niet
• seminar• buiten bedrijf• theoretisch• training• éénmalig• vast agendasysteem• groep
Wat wel
• operationeel• ter plekke• praktisch• coaching• continu proces• maatwerk• individueel
en...
Europe ©
Sleutels voor succes
• individuele begeleiding op eigen werkplek
• follow-up gesprekken over een periode van 4 - 6 maanden
Europe ©
PEP Omvat:
• 2 trainingsdagen met groepssessie
• 4 maal individueel gesprek
• doorlooptijd 4 tot 6 maanden
• intensieve persoonlijke begeleiding
• evaluatie en terugkoppeling
Europe ©
Doelgroep
• zelf prioriteiten stellen
• grote informatiestroom
• grote werkdruk
• drukke agenda
• verhuizing
• flexwerkplek
Europe ©
Welke groepen?
• zes personen per PEP coach
• managers met hun secretaresses of assistenten
• collega’s
Europe ©
Tijdbesparing
Als U 30 minuten per dagbespaart
Dan bespaart U 3 weken per jaar
Europe ©
Tijdbesparing
Als U 60 minuten per dagbespaart
Dan bespaart U6 weken per jaar
Europe ©
Investering
• circa 3 uur per week tijdwinst per cursist, dat is 0,6 uur per dag
• een jaar heeft 220 werkdagen, een tijdwinst van ongeveer 16,5 werkdagen per jaar
• gemiddelde kosten van salaris + werkplek: per jaar € 34.033,-
• voordeel (16,5/220) x € 34.033,- = € 2.552,- per cursist per jaar
• een cursusgroep bestaat uit 6 deelnemers.
• per cursus groep: 6 x € 2.552,-- € 15.312,- bruto opbrengst
Investering in PEP € 7.680,-
Per cursus groep per jaar € 7.632,- netto opbrengst
Europe ©
Terugverdientijd
• besparing per maand:
6 x € 2.552 / 12 € 1.276• investering in PEP € 7.680
Terugverdientijd investering 6 maanden.
Europe ©
Kwantitatieve evaluatie 2002 bij KLM Gemeten effecten bij 9 deelnemers
0,5
1,17
0,78
0,67
0,39
0,89
Overwerk
Post/Email
Info zoeken
Delegeren
Vergadertijd
Kerntaken
gemiddelde besparing
per persoon per week
totaal 4,4 uur
Europe ©
Doelen van PEP
• meer controle krijgen
• verhogen serviceniveau
• verbeteren werkreputatie
• slimmer werken, niet harder
• verbeteren informatie management
Europe ©
Kwantitatieve evaluatie 2002 bij Holland Railconsult Gemeten effecten bij 14 deelnemers
0% 25% 50% 75% 100%
bureau
archief
doe het nu
correspondentie
actie
afspraken
planning
prioriteiten
overzicht
tijd
Europe ©
PP E R S O O N L I J KEE F F I C I E N C YPP R O G R A M M A
Europe ©
Selma Mulder is licensed member of
PEPWoldwide
Europe ©
PEP®PEP®
PEPWorldwide Europe©