Rekrytering, koordinering och engagering av volontärer

10.9.2010

Planering

Behov: Vilka behov ni har i organisationen. Vad vill ni få

hjälp med?

Uppdrag: Formulera uppdragen så att de är tydligt avgränsade i innehåll och tid. Dela upp stora uppdrag i flera mindre.

Kompetens: Kräver uppdragen speciell kompetens? Gör tydliga uppdragsformuleringar med vilka kunskaper och egenskaper ni önskar att volontären ska ha.

Engagemang är en färskvara. Ge någon form av svar på förfrågningar så snart ni kan. Annars kan volontären tröttna eller vända sig till en annan organisation.

Planering

Urval: samtal eller infotillfälle om förväntningar och villkor. Var tydlig, ärlig och realistisk. När ger man besked?

Budget och tidsplan: det krävs tid för planering, rekrytering, handledning och feedback. Kostnader för t.ex. resor eller arbetsmaterial och för uppmuntran av olika slag.

Utvärdera verksamheten årligen: Har verksamheten resulterat i de mål ni satt upp? Vad fungerar bra och vad fungerar inte? Hurdana utvecklingsmöjligheter finns det? Skriv också volontärernas betydelse i årsrapporten.

Gör en skriftlig plan över planerings processen och en volontärpolicy som försäkrar att alla i organisationen vet på vilka villkor man engagerar sig som volontär.

Rekrytering

Förmedla en vision som engagerar: Vad är organisationens mål, värden och specialkaraktär? Vad förenar de som engagerar sig i organisationen och varför det är intressant att vara volontär hos er?

Erbjud flera olika typer av uppdrag vid flera olika tidpunkter: Ge en möjlighet att prova. Del upp i korta och enkla uppdrag, sådant som kan göras på distans, eller som bäst görs på kvällar och helger → volontärerna hittar uppgifter som passar dem. Engångsuppdrag är ett bra sätt att se om organisationen passar volontären.

Hellre specifika uppgifter hellre än något generellt: Det är svårt att göra volontärarbete om man inte vet vad det innebär → frustration, stress. Gör tråkiga uppdrag roliga → sök fler volontärer och försök att skapa gemenskap runt uppdraget.

Rekrytering

Använd många kanaler:

• De redan aktiva (rekrytering av familj, vänner och bekanta)

• Alla medlemmar• Den egna hemsidan• Facebook, Twitter osv → grunda t.ex. En FB-sida, som

man kan gilla och bjuda in medlemmar till• Grunda en volontärblogg• Läroanstalter, kulturcentraler och andra ställen där det

finns potentiella volontärer -> ge t.ex. invandrare en chans att lära sig något nytt! Det finns också många studerande som behöver intressanta praktikplatser

• E-postlistor eller internetsidor (t.ex. http://www.verkostopalvelu.fi/)

• Reklamkampanj (t.ex. annons i tidningen) -> kräver pengar

• Pressmeddelanden och media arbete -> kräver nyhetsvärde

Verktyg för koordinering

Utgå från en plan och volontärpolicyn. Det är viktigt med välplanerad och smidig koordinering.

Utse en volontäransvarig som ansvarar för de praktiska åtgärderna.

Om det finns mycket volontärer dela upp volontärarbete i grupper med ansvarspersoner, som i sin tur är i kontakt med volontäransvariga.

Undvik missförstånd. Volontären förlorar lätt intresset om organisationen är otydlig med vad man vill uppnå genom volontärens insats.

Informationskanaler

Elektroniska möjligheter:Databas för anmälningar E-postlista (regelbunden uppdatering viktig)Facebook och sociala medier (fungerar bra som extra stöd,

men kan inte vara ända kanalen)Dokumenten t.ex. in på Google Docs

Möten och infotillfällen:

Håll det kort och konsist

Ge volontärerna en möjlighet att ställa frågor och

Kommentera

Bjud på något extra

Utflyckter och fester med ledig samvaro förstärker

motivationen

Låt inte volontärerna vänta på svar och kom ihåg att tacka!

Festivaalitoimisto

KassaPromoottori

-vastaava tiedottaja-tiedotus ja markinointi

-yritysyhteistyö-yritysvastaava

-talous

Festivaalituottaja-tuottaja-ohjelma

-tekninen tuotanto-talous

Tuotantoassistentti-MK-rekisteri

-MK-listavastaava-Näytteilleasettajat

-järjestöjen ruokamyynti

Tekninen tuottaja-lupavastaava

-backstagevastaava

Ohjelma-assistentti-majoitusvastaava

(artistit)-artistivastaava

Tiedotusassistentti

Rakennus/purkuvastaav

a

Sähkövastaava

Turvallisuus/liikennevastaavaiJokeri/

Sadevastaava

Melunmittaus

Varasto/kontti/kaasu

kalustevastaava

Ensiapuvastaava

Jätehuolto/kierrätysneuvoja

Siivousvastaava

MT-telttavastaava

Aluevastaava

ORGANISAATIOKAAVIO

BackstagevastaavaStaff-

kahviovastaava

Klubivastaava

Artistivastaava alueella

Kuljetusvastaava

Savanni-lavavastaava

Mekong-lavavastaava

Monsuuni-lavavastaava

Taiga-lavavastaava

Lastenalueen vastaava

Katutaide -vastaava

Vapaaehtoisvastaava

Kyläkauppavastaava

Infovastaava

Ruoka/basaari-myyjävastaava

Graafikko

Aluevastaavat

Valokuvausvastaava

Somistusvastaavat

Screen-vastaava

Lipinmyynti/Gloria

VideokuvausKävijäkysely/

Laurean

Yhteistyökumppani-kysely/Laurea

VIP-vastaava

Festivaalilehden toimitus

ATK-tuki

KääntäjäJakeluvastaava

Asiaohjelmavastaava

Leena Marsio

Muuri-installaatio

Assistentti

Rautatietorivastaava

Utveckla och behåll volontärerna

Fortsätt ta hand om volontärerna när de kommit till

organisationen.

Ge regelbundet feedback, uppmuntran och visa att insatsen är viktig.

Fester, utflykter eller annan fri verksamhet.

Låt tackbrev cirkulera från nöjda personer.

Erbjud möjligheter till att inverka på arbetsuppgifter och till att skrida framåt i organisationen.

Erbjud intyg över volontärarbete.

De som tidigare varit engagerade är goda ambassadörer för organisationen: Skicka dem t.ex. nyhetsbrev eller årsrapport, aktivera dem via Facebook, ordna sammankomster.

TACK!

Johanna Eurakoski

Promotor

johanna.eurakoski@kepa.fi

Tel. +358-(0)400-879333

http://www.maailmakylassa.fi/svenska