PELAYANAN SIRKULASI PADA PERPUSTAKAAN STMIK TRIGUNA DHARMA MEDAN

Diajukan Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Observasi Jasa Perpustakaan

O L E H :

INTAN PERMATA SARI (120709003)

SITI MASITAH (120709004)

SUSILAYATI (120709007)

KEMALA SARI (120709009)

MARTUA RAJA DANIEL (120709031)

DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN & INFORMASI S-1

FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

2015

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Meningkatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini semakin

membawa pengaruh dan perubahan dalam semua aspek kehidupan. Hal ini terlihat jelas

bahwa manusia setiap waktu membutuhkan informasi tentang banyak hal, dan untuk

memenuhi akan hasrat informasi tersebut maka manusia membutuhkan sumber informasi.

Salah satu lembaga yang memiliki wewenang dalam penyelenggaraan kegiatan yang

berhubungan dengan penyediaan informasi adalah perpustakaan. Perpustakaan merupakan

pusat informasi di mana bahan-bahan perpustakaan dikumpulkan, diolah dan kemudian

disebarluaskan agar dapat dimanfaatkan secara maksimal oleh penggunanya. Perpustakaan

menyediakan berbagai sumber informasi yang dibutuhkan oleh pengguna, maka dengan ini

peranan perpustakaan perguruan tinggi sangatlah penting dalam memberikan jasa layanan

kepada sivitas akademik untuk mendukung pelaksanaan Tridharma Perguruan Tinggi yaitu

pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Suatu perpustakaan hendaknya dapat melayani pengguna secara tepat dan tepat

sehingga pengguna dapat dengan mudah memperoleh informasi yang di butuhkan. Karena itu

pelayanan pengguna sangat penting pada suatu perpustakaan. Pelayanan sirkulasi merupakan

bagian dari pelayanan pengguna. Kegiatan layanan sirkulasi meliputi peminjaman,

pengembalian, penagihan, pemberian sanksi, statistik sirkulasi, dan lain-lain. Dengan

demikian, layanan sirkulasi merupakan bagian yang sangat penting di perpustakaan,

mengingat bagian ini berhubungan langsung dengan pengguna yang memberikan citra positif

bagi perpustakaan jika hasil kerja sirkulasi dapat memenuhi kebutuhan pengguna.

Perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan adalah salah satu perpustakaan yang

menggunakan sistem pelayanan terbuka. Dimana semua pengguna perpustakaan bebas untuk

berkunjung dan para pengguna juga dapat melihat langsung koleksi-koleksi bahan pustaka

yang ada pada perpustakaan tersebut. Pengguna yang dilayani pada pepustakaan Stmik

Triguna Dharma Medan terdiri dati dosen, mahasiswa, dan pegawai sivitas akademik dalam

menambah ilmu pengetahuan nya, juga berperan sebagai penunjang perkuliahan, membangun

bidang penelitian ilmu pengetahuan dan teknologi, serta penyebaran informasi. Untuk itu

dibutuhkan pelayanan sirkulasi yang efektif dan efisien agar perpustakaan dapat

memanfaatkan perpustakaannya semaksimal mungkin.

Berdasarkan uraian diatas penulis merasa tertarik untuk memilih judul penelitian

“PELAYANAN SIRKULASI PADA PERPUSTAKAAN STMIK TRIGUNA

DHARMA MEDAN”.

1.2. Rumusan Masalah

Rumusan masalah dalam penelitian ini adalah bagaimanakah pelayanan sirkulasi pada

Perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan?

1.3. Tujuan Penulisan

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses kegiatan pelayanan sirkulasi pada

Perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan.

1.4. Manfaat Penelitian

1. Bagi Perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan, agar dapat menerapkan

pelayanan sirkulasi semaksimal mungkin.

2. Bagi praktisi ilmu pengetahuan, sebagai referensi dan untuk menambah ilmu

pengetahuan di bidang pelayanan sirkulasi perpustakaan.

3. Bagi penulis sendiri dapat menambah wawasan, menambah ilmu, serta memahami

ilmu tentang pelayanan pengguna suatu perpustakaan.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Perpustakan Perguruan Tinggi

Perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu sarana penyebar informasi di

lingkungan universitas yang memiliki fungsi penting bagi lembaga induknya maupun para

penggunanya. Oleh sebab itu perpustakan perguruan tinggi harus benar – benar melaksanakan

fungsinya tersebut demi tercapainya kesesuaian antara tujuan perguruan tinggi dengan fungsi

perpustakaan tersebut.

2.2 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi

“Perpustakaan perguruan tinggi adalah unsur penunjang perguruan tinggi, yang

bersama-sama dengan unsur penunjang lainnya, berperan serta dalam melaksanakan

tercapainya visi dan misi perguruan tinggi” (Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi

2004:3).

“Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh

lembaga dalam melaksanakan tujuannya dan memiliki peran yang sangat penting dalam

mencapai Tri Dharma Perguruan Tinggi. Perpustakaan tersebut berada di lingkungan

kampus” (Sutarno 2003:35).

“Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang tegabung dalam lingkungan

pendidkan tinggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan fakultas,

perpustakaan akademik, dan perpustakaan perguruan tinggi (Syahrial – Pamuntjak 2000:5).

Dari ketiga pendapat diatas penulis menyimpulkan bahwa perpustakaan perguruan

tinggi merupakan salah satu unit kerja yang didirikan oleh perguruan tinggi dan lembaga-

lembaga pendidikan bersangkutan yang terletak di daerah kampus serta tugas dan fungsi

utamanya adalah menunjang proses pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada

masyarakat atau Tri Dharma Perguruan Tinggi.

2.3 Tujuan Dan Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi

2.3.1 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi

Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (1999 : 6) “Tujuan

perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk menunjang pelaksanaan program perguruan

tinggi sesuai dengan sebutan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran,

penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.”

Tujuan pepustakaan perguruan tinggi menurut Sulistyo – Basuki (1991:15) adalah:

a. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar

dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi.

b. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referens) pada semua tingkat akademis, artinya

mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa program pasca sarjana dan

pengajar.

c. Menyediakan ruang belajar untuk pemakai perpustakaan.

d. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai.

e. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan

tinggi tetapi juga lembaga industri lokal.

Berdasarkan kedua pendapat diatas, penulis menyimpulkan bahwa tujuan

perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk memenuhi kebutuhan masyarakat yang ada

dalam lingkungan lembaga tinggi bukan hanya mahasiswa tetapi juga para dosen, serta

memberikan jasa informasi untuk mendukung serta mempertinggi kualitas program kegiatan

perguruan tinggi tempatnya bernaung.

2.3.2 Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi

Secara umum fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah membuat suatu kebijakan

dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah dan merawat bahan pustaka serta

mendayagunakan baik bagi civitas akademika maupun masyarakat luar kampus.

Dalam buku Pedoman Umum Pengolahan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi

(1994) fungsi perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut:

1. Pusat pelestarian ilmu pengetahuan

2. Pusat belajar dan mengajar

3. Pusat penelitian

4. Pusat penyebaran informasi bagi masyarakat luas.

Oleh sebab itu sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapainya visi dan

misinya, perpustakaan memiliki beberapa fungsi sebagai berikut:

1. Fungsi Interprestasi

Perpustakaan sudah seharunya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah

terhadap sumber – sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu dalam

melakukam dharmanya

2. Fungsi Edukasi

Perpustakaan merupakan sumber belajar bagi civitas akademika, oleh karena itu

koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaia pembelajaran,

pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi

belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran

3. Fungsi Informasi

Perpustakaan merupakan salah satu sumber informasi yang sangat mudah diakses oleh

pencari dan pengguna informasi

4. Fungsi Riset

Perpustakaan menyediakan informasi dan sumber – sumber penyediaan informasi dan

sumber-sumber informasi untuk keperluan penelitian pengguna. Informasi yang di

peroleh melalui perpustakaan dapat mencegah terjadinya duplikasi penelitian

5. Fungsi Rekreasi

Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun

dan mengembangkan kreatifitas untuk membangun dan mengembangkan kreatifitas,

minat dan daya inofasi pengguna perpustakaanu

6. Fungsi Publikasi

Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publukasi karya yang dihasilkan

oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademika dan staf non akademika

7. Fungsi Deposit

Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang

dihasilkan oleh warga perguruan tingginya. (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan

Tinggi,2004:3)

2.4. Pelayanan Sirkulasi

Kata sirkulasi berasal dari bahasa inggris yaitu ”circulation” yang berarti perputaran,

peredaran, seperti pada kata sirkulasi udara uang dan sebagainya. Dengan demikian

pengertian pelayanan sirkulasi menurut (1994) adalah ”Mencakup semua bentuk kegiatan

pencatatan yang berkaitan dengan tepat guna dan tepat waktu untuk kepentingan pengguna

jasa perpustakaan”. Kegiatan pelayanan sirkulasi merupakan suatu kegiatan yang

mengedarkan koleksi perpustakaan kepada pengguna. Pelayanan yang dikatakan

berhubungan secara langsung dengan pengguna perpustakaan adalah pelayanan sirkulasi.

Kegiatan sirkulasi ini merupakan suatu kegiatan pekerjaan perpustakaan dalam usaha

jasa layanan perpustakaan dalam kegiatan peminjaman dan pengembalian bahan

perpustakaan. Jenis bahan yang dapat dipinjamkan berupa buku, journal, CD, atau bahan

perpustakaan lainnya.

Kelancaran proses layanan sirkulasi bergantung pada hal – hal berikut:

a. Sistem peminjaman yang dipilih

b. Petugas yang terampl

c. Peraturan peminjaman yang jelas

Layanan peminjaman mengikuti asas sebagai berikut:

1. Layanan dilakukan dengan cepat dan tepat

2. Posedur yang ditempuh mudah dan sederhana

3. Kepuasan pengguna atas pelayanan harus diperhatikan

4. Pencatatan peminjaman dengan tertib dan teratur

Bahan perpustakaan yang boleh dipinjam dikelompokkan menurut fungsi dan

pemanfaatannya. Menurut fungsinya, bahan dapat dibedakan atas:

1. Buku ajar, berupa buku yang digunakan secara langsung dalam perkuliahan

2. Buku pengayaan, yaitu buku pelengkap yang dgunakan untuk menambah dan

meningkatkan pengetahuan pengguna.

Proses layanan sirkulasi meliputi kegiatan sebagai berikut:

a. Keanggotaan

b. Peminjaman

c. Pengembalian

d. Perpanjangan masa pinjam

e. Penagihan

f. Pemberian sanksi

g. Memberikan keterangan bebas/bersih pinjaman bahan pustaka.

Semua kegiatan diatas harus tercakup dalam peraturan perpustakaan untuk diketahui

dan dipatuhi oleh pengguna dan staf perpustakaan.

2.4.1 Keanggotaan

Setiap perpustakaan memiliki persyaratan untuk menjadi anggota perpustakaan dan

perpustakaan boleh menentukan siapa saja yang boleh menjadi pihak/pengguna perpustakaan,

serta persyaratan apa saja yang perlu dipenuhi. Perpustakaan perlu melakukan pencatatan

dalam keanggotaan untuk memudahkan peminjaman.

Menurut Sulystyo – Basuki (1991:257) menyatakan bahwa:

”Bila seseorang ingin mendaftarkan diri sebagai anggota perpustakaan maka di harus mengisi

formulir keanggotaan. Setelah selesai mengisi, formulir dikembalikan kepada petugas

sirkulasi disertai kelengkapan lain, kelengkapan anggota tergantung kepada kebijakan

masing-masing perpustakaan, ada yang mensyaratkan uang iuran, foto diri, dan foto copy

tanda pengenal.”

2.4.2 Peminjaman

Peminjaman bahan pustaka adalah proses yang dilaksanakan pada pelayanan sirkulasi.

Menurut Syahrial – Pamuntjak dalam Buku Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan

(2000:97) dinyatakan bahwa: ”Peminjaman buku atau sirkulasi adalah kegiatan pengedaran

koleksi perpustakaan, baik untuk dibaca didalam perpustakaan maupun dibawa ke luar

perpustakaan”.

Menurut jangka waktunya, cara meminjamkan bahan perpustakaan dibedakan

menjadi tiga bagian:

1. Peminjaman biasa, misalnya 1 minggu sampai 2 minggu

2. Peminjaman jangka pendek, misalnya 1 hari sampa 3 hari

3. Peminjaman jangka penjang, misalnya 1 bulan sampai 1 semester

Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:74) prosedur

meminjamkan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut:

1. Pengguna menunjukkan tanda pengenal sebagai anggota perpustakaan

2. Petugas memeriksa tanda pengenal pengguna

3. a) Pada perpustakaan yang mengantu sistem tertutup, langkah ketiga berlangsung

sebagai berikut:

i. pengguna menyerahkan formulir permintaan peminjaman yang telah diisi

ii. petugas mencari bahan sesuai dengan data yang tertulis dalam formulir.

b) Pada perpustakaan yang menganut sistem terbuka, langkah ketiga berlangsung

sebagai berikut:

i. pengguna menyerahkan bahan perpustakaan yang telah dipilihnya

ii. petugas mencatat nomor anggota dan tanggal kembali pada kartu buku yang telah

tersimpan pada katalog buku

iii. petugas mencatat nomor anggota dan tanggal bahan perpustakaan itu harus dikembalikan

pada lembar tanggal kembali

iv. petugas mencatat koda bahan perpustakaan dan tanggal kembal

4. Pengguna membubuhkan tanda tangan pada kartu bahan perpustakaan

5. Petugas menyerahkan bahan perpustakaan tersebut kepada pengguna

6. Petugas menyusun kartu buku dalam kotak sebagai berikut:

i. Menurut tanggal kembali bahan perpustakaan.

ii. Setiap kumpulan kartu dengan tanggal kembali yang sama, disusun menurut urutan kode

bahan perpustakaan.

7. Petugas menyusun kartu pinjam dalam kotak pinjam menurut nama pengguna,

kemudian menurut urutan nomor tanda pengenal.

Selain formulir dan kartu, diperlukan juga peralatan sebagai berikut:

a. Katalog perpustakaan minimal memuat kode bahan perpustakaan, nama pengarang, judul

buku, dan deskripsi fisik; bagi perpustakaan yang menganut sistem perpustakaan tertutup ;

katalog ini mutlak diperlukan oleh pengguna untuk memilih bahan yang akan dipinjamnya

b. Stempel tanggal kembali memuat tanggal, bulan dan tahun

c. Kotak kartu pinjam tempat menyimpan kartu pinjam

Untuk mendapatkan hasil sebaik mungkin, petugas perpustakaan harus didukung oleh

administrasi peminjaman yang telah diatur secara efisien agar mudah dijalankan.

2.4.3 Pengembalian

Pengembalian bahan perpustakaan merupakan kelanjutan dari kegiatan peminjaman

bahan perpustakaan dalam sebuah perpustakaan. Apabila batas waktu dari peminjaman bahan

perpustakaan telah habis maka peminjam wajib mengembalikan bahan perpustakaan yang

dipinjamnya. Pada perpustakaan kecil, bagian ini sering dijadikan satu dengan bagian

peminjaman, akan tetapi bagi perpustakaan yang besar bagian ini akan dapat berdiri sendiri.

Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:81), langkah kerja yang

dilakukan oleh petugas perpustakaan dalam prosedur pengembalian bahan perpustakaan

adalah:

a. Memeriksa kebutuhan buku dan tanggal kembali, setelah pengguna menyerahkan bahan

perpustakaan yang akan dikembalikan

b. Mengambil kartu buku berdasarkan tanggal kembali

c. Mengambil kartu pinjam dari kotak kartu pinjam berdasarkan nomor anggota yang tertera

pada kartu buku

d. Membutuhkan stempel tanda kembali pada kartu buku, lembar tanggal kembali dan kartu

pinjam

e. Mengembalikan kartu buku pada kantong buku

f. Mengembalikan kartu pinjam ke dalam kotak kartu pinjam

g. Mengelompokkan buku menurut kode bukunya untuk dikembalikan ke dalam rak buku

h. Memilih buku:

1. Yang rusak tetapi masih dapat diperbaiki diletakkan pada suatu tempat untuk di kirim ke

unit perawatan

2. Yang rusak dan yang tidak dapat diperbaiki diletakkan pada tempat lain untuk disiangi.

2.4.4 Perpanjangan Masa Pinjam

Perpanjangan bahan pustaka dilakukan dengan menambah batas waktu peminjaman

yang sudah berakhir, biasanya perpanjangan bahan pustaka hanya dapat dilakukan satu kali.

Proses perpanjangan yaitu dengan cara mengembalikan terlebih dahulu buku yang dipinjam

sebelumnya, kemudian pustakawan mengubah kembali tanggal peminjaman dan tanggal

pengembalian bahan pustaka berikutnya.

Prosedur perpanjangan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut:

a. Pengguna membawa bahan yang dipinjam ke meja layanan

b. Petugas memeriksa formulir pemesanan

c. Jika tidak ada yang memesan, petugas membubuhkan tanggal kembali yang baru pada

lembar tanggal kembali (untuk perpanjangan sistem manual, tanggal kembali baru perlu juga

dibubuhkan pada kartu pinjam dan kartu buku)

d. Jika ada yang memesan, petugas tidak memberikan perpanjangan (Buku Pedoman

Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:59).

Untuk melaksanakan prosedur perpanjangan masa pinjam diperlukan:

1. Kartu pinjam

2. Kartu buku

3. Stempel tanggal kembali.

2.4.5 Penagihan

Penagihan bahan perpustakaan dilakukan oleh petugas perpustakaan apabila pengguna

tidak mengembalikan bahan perpustakaan tepat pada waktunya, dan perpustakaan akan

menagih bahan perpustakaan tersebut agar dikembalikan.

Penagihan dilakukan dalam beberapa tahap:

a. Penagihan pertama

b. Penagihan kedua, jika penagihan pertama tidak diindahkan

c. Penagihan ketiga, jika penagihan kedua tidak diindahkan

Jika sudah beberapa kali dikirimi surat peneguran dan buku yang dipinjam tidak juga

dikembalikan, perpustakaan masih dapat menjalankan tindakan berikut:

1. Izin untuk meminjam ditarik dari anggota untuk waktu yang tertentu

2. Diberikan sanksi berupa tindakan akademis, misalnya tidak diberi tahu nilai kuliah, tidak

diserahkan ijazah si mahasiswa yang belum mengembalikan semua buku. Cara ini hanya

dapat dilakukan dengan izin Dekan atau Rektor dan dalam kerjasama dengan administrasi

pendidikan.

Prosedur penagihan berlangsung sebagai berikut:

a. Petugas memeriksa keterlambatan pengembalian berdasarkan tanggal kembali bahan

perpustakaan, pekerjaan ini harus dilakukan setiap hari

b. Petugas memuat surat penagihan rangkap dua; lembar pertama dikirimkan kepada

peminjam, sedang lembar kedua disimpan sebagai pertinggal

c. Bila bahan dikembalikan setelah ditagih, petugas memprosesnya berdasarkan proses

pengembalian. (Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:21)

2.4.6 Pemberian Sanksi

Pemberian sanksi diberikan pada pengguna perpustakaan yang sering melanggar

jangka waktu pengembalian bahan pustaka. Pemberian sanksi ini biasanya bersifat mendidik

agar pengguna menyadari bahwa bahan pustaka itujuga diperlukan oleh orang lain. Berat

ringannya sanksi bergantung pada jenis pelanggarannya. Sanksi dapat berupa denda,

peringatan penggantian maupun sanksi administrasi.

Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2008:83) dinyatakan bahwa

sanksi diberikan kepada pengguna yang melakukan pelanggaran sebagai berikut:

1. Terlambat mengembalikan bahan perpustakaan

2. Mengembalikan bahan perpustakaan dalam keadaan rusak

3. Membawa bahan perpustakaan tanpa melalui prosedur yang benar

4. Menghilangkan bahan perpustakaan

5. Melanggar tata tertib perpustakaan.

Prosedur yang ditempuh, yaitu:

a. Petugas menetapkan tingkat pelanggaran pengguna tersebut, petugas menetapkan

sanksinya

b. Berdasarkan tingkat pelanggaran tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan

sanksinya

c. Berdasarkan tingkat pelanggaran tersebut, petugas menetapkan sanksinya

d. Untuk sanksi administratif, petugas langsung menyelesaikannya menurut peraturan

perpustakaan

e. Untuk sanksi akademik, kepala perpustakaan mengusulkan kepada pimpinan perguruan

tinggi agar memberi sanksi kepada pengguna tersebut.

2.4.7 Surat Keterangan Bebas Pustaka

Surat keterangan bebas pustaka diberikan kepada pengguna sebagai bukti bahwa ia

tidak memiliki pinjaman atau kewajiban lain kepada perpustakaan. Pemberian surat

keterangan dimaksudkan agar koleksi terpelihara dan pengguna mematuhi peraturan

perpustakaan.

Menurut Departemen Pendidikan dan Kebudayaan (2004:84), fungsi surat keterangan

bebas pinjam bagi mahasiswa adalah untuk:

a. Ujian akhir

b. Yudisium

c. Penerimaan ijazah

d. Pindah studi ke perguruan tinggi lain.

Prosedur pembrian surat keterangan bebas pustaka dilaksanakan dengan cara sebagai

berikut:

1. Pengguna yang membutuhkan tanda bukti bebas pustaka menyerahkan tanda pengenal

2. Petugas mengambil kartu peminjaman berdasarkan nomor anggota yang tertera di tanda

pengenal

3. Petugas memeriksa ada tidaknya peminjaman yang belum dekembalikan pada kartu

peminjaman

4. Kartu peminjaman yang menunjukkan bahwa pengguna bebas pustaka,kartu peminjaman

distempel pada” Bebas pustaka ”

5. Petugas memeriksa tanda bukti bebas pustaka dengan identitas diri rangkap dua. Fotocopy

pertama diberikan kepada pengguna, fotocopy kedua untuk pertinggal (Buku Pedoman

Perpustakaan Perguruan Tinggi, 2004:27).

BAB III

PEMBAHASAN

3.1. Pedoman Observasi

Observee/subjek : Pelayanan sirkulasi perpustakaan Stmik Triguna Dharma

Observer/peneliti : Intan permata, Siti masitah, Kemala sari, Susilayati, Martua raja

Tanggal observasi : 13 April 2015

Petunjuk : Berikan tanda cek ( ) pada kolom yang tersedia jika pelayanan

sirkulasi yang tercantum dalam kolom indikator pelayanan sirkulasi,

dimunculkan oleh observee/subjek

No Indikator pelayanan sirkulasi Check ()

1. Menggunakan katalog perpustakaan

2. Peminjaman dan pengembalian menggunakan barcode

3. Peminjaman buku menimbulkan antrian ---

4. Sikap pustakawan sirkulasi sangat ramah kepada pengguna ---

5. Waktu penyelesaian pelayanan sirkulasi seperti peminjaman,

pengembalian, dan perpanjangan, cepat.

6. Kecepatan petugas dalam memberikan pelayanan sirkulasi dalam waktu 5menit

7. Jumlah peminjaman koleksi minimal 2eksemplar 8. OPAC selalu digunakan pengguna saat akan mencari sumber informasi 9. Pengguna dikenakan denda keterlambatan jika terlambat mengembalikan

bahan pustaka

10. Ruangan sirkulasi bersih dan nyaman ---

3.2. Pedoman Wawancara

Dalam melakukan wawancara, penulis telah mempersiapkan beberapa pertanyaan

kepada pustakawan sebagai narasumber tentang pelayanan pengguna, yaitu sebagai berikut:

1. Bagaimanakah sejarah Perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan?

Jawab:

Perpustakaan Sekolah Tinggi Manajemen Informatika Komputer (STMIK) Triguna

Dharma Medan, sebelumnya bernama Perpustakaan Amik Triguna Dharma Medan yang

berdiri sejak tahun 2001, lokasinya berada di Jl.A.H.Nasution.

Awalnya Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan memiliki ruangan yang

berukuran 4x4 m, sehingga ruangan ini kurang nyaman dan meyebabkan pengguna enggan

untuk datang dan berkunjung ke perpustakaan. Pada tahun 2003 Stmik Triguna Dharma

berubah nama dari Amik Triguna Dharma Medan menjadi Stmik Triguna Dharma Medan.

Kemudian seiring perkembangan waktu pada tahun 2007 dilakukan perbaikan

perpustakaan. Gunanya agar user tertarik untuk berkunjung keperpustakaan, pada bulan maret

tahun 2010 perpustakaan melakukan perbaikan kembali dengan menambah ukuran ruangan

menjadi 8x5 m.

Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan dikelola oleh 3 orang petugas

perpustakaan yang mana selain bertugas di Perpustakaan merangkap tugas lain dari Stmik

Triguna Dharma. Kepala Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan pertama sekali adalah

Ir.Sitanggang Julkarnaen.S.Kom kemudian setelah empat tahun menjabat digantikan oleh

bapak Hendryan Winata.S.Kom selaku puket 1 di Stmik Triguna Dharma Medan, dan saat ini

kepala perpustakaannya adalah Elfinawati, A.md. Perpustakaan Stmik Triguna Dharma

Medan juga mengolah, merawat, mengoleksi, dan mendayagunakan koleksi yang dimiliki

untuk keperluan pengguna (user) yang berada di Stmik Triguna Dharma Medan.

2. Apa yang menjadi visi dan misi Perpustakaan STMIK Triguna Dharma medan?

Jawab:

VISI Perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan adalah:

“Menjadi suatu perpustakaan pendidikan tinggi terkemuka dalam pelayanan terhadap sivitas

akademikanya”

MISI Perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan adalah:

“Menyediakan akses terhadap informasi dan layanan informasi secara tepat waktu, tepat guna dan

efektif untuk mendukung fungsi Tridharma STMIK Triguna Dharma Medan melalui pengadaan

dan penyediaan bahan pustaka serta membantu mahasiswa dan dosen, sehingga menjadi terampil

dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka”

3. Bagaimanakah Struktur organisasi di Perpustakaan STMIK Triguna Dharma

Medan?

Jawab:

4. Apasajakah peraturan yang harus dipatuhi oleh pengguna perpustakaan?

Jawab:

Adapun peraturan yang harus dipatuhi oleh pengguna Perpustakaan Stmik Triguna

Dharma Medan adalah sebagai berikut :

1. Jika ingin masuk ke dalam perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan tas harus

diletakan di tempat tas

2. Pengunjung wajib mengisi buku tamu bila ingin memasuki ruangan perpustakaan.

3. Tidak dibenarkan merokok di dalam ruangan perpustakaan.

4. Tidak dibenarkan membawa makanan dan minuman ke dalam perpustakaan.

5. Mohon tidak berisik di ruangan perpustakaan.

6. Harap susun kembali bahan pustaka ke rak bila anda telah selesai menggunakannya.

7. Jika ingin meminjam buku harus menjadi anggota perpustakaan.

8. Jika buku terlambat di kembalikan akan di kenakan denda

5. Apasajakah jenis koleksi dan berapa jumlah koleksi, serta sistem lasifikasi di

Perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan?

Jawab:

Adapun jumlah koleksi yang dimiliki oleh Perpustakaan Stmik Triguna Dharma

Medan adalah sekitar 9000 eksemplar. Koleksi yang terdapat pada perpustakaan yaitu koleksi

buku standar, koleksi referensi, jurnal, e-book, surat kabar, dan skripsi.

Koleksi yang dimiliki perpustakaan belum mempunyai kartu katalog sehingga tidak

dapat membantu pengguna dalam penelusuran informasi.Setiap buku dibuat call numbernya

Nomor kelasnya ditentukan dengan menggunakan DDC edisi ke - 22. Penjajarannya dalam

rak disususn berdasarkan nomor kelas.

Bahan perpustakaan yang ada di Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan berasal

dari:

1. Pembelian

2. Hadiah dan sumabangan

3. Uang pendaftaran mahasiswa baru

4. Mahasiwa / mahasiswi yang akan mau tamat kuliah

5. Penerbitan sendiri

6. Bagaimanakah sistem pelayanan di Perpustakaan STMIK Triguna Dharma

Medan (terbuka/tertutup)?

Jawb:

Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan sama seperti perpustakaan perguruan

tinggi lainnya dalam memberikan pelayanan kepada penggunanya menetapkan sistem dan

kegiatan pelayanan. Sistem yang diterapkan pada Perpustakaan Stmik Triguna Dharma

Medan adalah sistem pelayanan terbuka, dimana pengguna dapat secara langsung menuju dan

mencari koleksi yang diinginkan sesuai kebutuhannya.

7. Jam buka pelayanan di Perpustakaan STMIK Triguna Dharma Medan?

Jawab:

Senin s/d Jum’at : Jam 07.30 s/d 18.00 wib

Jam 19.00 s/d 21.00 wib

Sabtu : Jam 08.00 s/d 18.00 wib

8. Bagaimanakah pelayanan sirkulasi di Perpustakaan STMIK Triguna Dharma

Medan?

Jawab:

Pengguna perpustakaan adalah seluruh anggota sivitas akademika Stmik Triguna

Dharma Medan dengan terlebih dahulu memenuhi syarat-syarat yang telah ditentukan untuk

setiap calon pengguna perpustakaan, yaitu dengan mengisi formulir pendaftaran calon

anggota.

Pada umumnya pengguna Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan adalah

mahasiswa, dosen, pegawai, dan mahasiswa luar. Bagi mahasiswa luar yang berkunjung ke

Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan hanya diperkenankan untuk melihat – lihat

koleksi yang terdapat di Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan tetapi tidak

diperbolehkan untuk meminjam bahan perpustakaan ke luar perpustakaan.

Pelayanan sirkulasi yang ada di Perpustakaan STMIK Triguna Dharma yaitu:

1. Keanggotaan

Syarat utama untuk menjadi anggota Perpustakaan Stmik Triguna Dharma

Medan adalah berstatuskan sebagai mahasiswa, dosen dan pegawai Stmik Triguna

Dharma Medan. Pengguna dari luar perpustakaan tidak diperkenankan menjadi

anggota, jika pengguna dari perguruan tinggi lain ingin menggunakan fasilitas yang

ada di Perpustakaan maka yang bersangkutan harus membawa surat pengantar dari

universitas masing-masing dan menunjukkan KTM.

Persyaratan untuk menjadi anggota Perpustakaan Stmik Triguna Dharma

Medan adalah : Persyaratan untuk mahasiswa;

a) Calon anggota harus mengisi formulir keanggotaan yang telah disediakan

b) Mahasiswa yang akan menjadi anggota perpustakaan menunjukan fotocopy kwitansi

tanda pembayaran SPP/ uang kuliah

c) Melampirakan pas foto berwarna dan terbaru ukuran 3×4 sebanyak 2 lembar dan 2 ×3

sebanyak 1 lembar

d) Melampirkan fotocopy KTM yang masih berlaku

Persyaratn untuk dosen dan pegawai;

a. Mengisi formulir yang telah disediakan

b. Melampirkan pas foto 3×4 sebanyak 2 lembar dan ukuran 2 ×3 sebanyak 1 lembar.

c. Khusus untuk dosen dan pegawai tidak dipungut biaya keanggotaan atau biaya

administrasi.

2. Peminjaman

Peminjaman bahan perpustakaan pada Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan

sudah menggunakan barcode. Untuk setiap buku diberi label buku, sehingga jika ada

mahasiswa yang ingin meminjam buku, petugas sirkulasi tinggal scan KTM dan barcode

buku. Otomatis data buku dan peminjam telah masuk kedalam database peminjaman di dalam

komputer. Peminjaman bahan perpustakaan dapat dilakukan oleh setiap anggota perpustakaan

yang telah memiliki kartu anggota perpustakaan.

Untuk setiap anggota perpustakaan jumlah bahan perpustakaan yang boleh dipinjam

berbeda-beda, untuk mahasiswa hanya boleh meminjam sebanyak 2 buah buku dan jangka

waktunya hanya 1 minggu.

3. Pengembalian

Dalam pelayanan pengembalian bahan perpustakaan di perpustakaan, merupakan

kelanjutan dari pelayanan peminjaman suatu bahan perpustakaan. Pada Perpustakaan Stmik

Triguna Dharma Medan lamanya peminjaman hanya satu minggu. Setelah habis masa

peminjaman maka si peminjamn wajib mengembalikan bahan perpustakaan yang

dipinjamnya, jika tidak maka dapat diberikan ketentuan dengan dikenakan denda.

4. Perpanjangan Masa Pinjam

Apabila bahan perpustakaan yang dipinjam telah habis masa peminjamannya, maka si

peminjam berkewajiban untuk mengembalikan bahan perpustakaan tersebut ke perpustakaan.

Jika peminjam masih ingin tetap menggunakan bahan perpustakaan tersebut maka si

peminjam harus melakukan perpanjangan dengan melapor kepada petugas/pustakawan. Dan

perpanjangan masa pinjam bahan perpustakaan hanya dapat dilakukan satu kali saja baik

untuk para mahasiswa maupun dosen/pegawai.

5. Penagihan dan denda

Penagihan bahan bahan perpustakaan yang telah dilaksanakan oleh Perpustakaan

Stmik Triguna Dharma Medan adalah kepada anggota yang meminjam bahan perpustakaan

setelah batas waktu pengembalian yang ditentukan sudah lewat/terlambat dan bahan

perpustakaan tersebut belum juga dikembalikan.

Prosedur penagihan bahan perpustakaan dilakukan oleh Perpustakaan Stmik Triguna

Dharma Medan terhadap pengguna yang meminjam bahan perpustakaan telah terlambat batas

waktu dari pengembalian dan bahan perpustakaan tersebut belum juga dikembalikan. Dalam

cara tersebut, biasanya si peminjam akan mengembalikan bahan perpustakaan tersebut dan

petugas tidak perlu mengirimkan surat penagiahan kepada si peminjam.

Pemberian sanksi biasanya diberikan kepada pengguna yang melanggar peraturan

yang telah ditetapkan, misalnya keterlambatan dalam pengembalian bahan perpustakaan,

mengembalikan bahan perpustakaan dalam keadaan rusak dan sebagainya. Pemberian sanksi

yang sering terjadi di Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan adalah keterlambatan

pengembalian bahan perpustakaan yang dipinjam pengguna dan karena menghilangkan bahan

perpustakaan.

6. Surat Keterangan Bebas Pustaka

Surat keterangan bebas pinjam ini wajib diurus seorang mahasiswa apabila akan

menyelesaikan studinya dan surat ini merupakan bukti bahwa tidak ada lagi pinjamanya di

perpustakaan tersebut.

Pada Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan, mahasiswa yang ingin mengurus

surat keterangan bebas pinjam harus melapor kepada petugas, kemudian petugas memeriksa

ada tidaknya pinjaman yang belum dikembalikan pada Perpustakaan Stmik Triguna Dharma

Medan. Jika tidak ada lagi pinjaman maka kartu anggota diberi stempel “bebas pinjam”.

Anggota yang telah mendapat surat keterangan bebas pinjaman tidak boleh meminjam bahan

perpustakaan hanya boleh melihat dan membaca saja di tempat dan tidak boleh dibawa

pulang.

BAB IV

PENUTUP

4.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil pengamatan langsung dan wawancara penulis dengan pimpinan/ staf

Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan, maka penulis membuat beberapa kesimpulan

sebagai berikut:

1. Sistem pelayanan yang dilaksanakan oleh Perpustakaan Stmik Triguna Dharma

Medan adalah sistem pelayanan terbuka.

2. Sistem pelayanan sirkulasi yang ada di Stmik Triguna Dharma meliputi: keanggotaan,

peminjaman, pengembalian, perpanjangan masa pinjam, penagihan dan pemberian

denda, dan surat keterangan bebas pustaka.

3. Pada Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan, hanya kepala perpustakaan yang

memiliki latar belakang Ilmu Perpustakaan, tetapi staf perpustakaan belum memiliki

latar belakang Ilmu Perpustakaan.

4. Pengguna Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan adalah Mahasiswa, Dosen,

Karyawan dan Pengguna dari luar dengan hak yang terbatas.

4.2. Saran

Berdasarkan kesimpulan yang ada tentang pelayanan sirkulasi pada Perpustakaan

Stmik Triguna Dharma Medan, maka penulis memberikan saran yang mungkin bermanfaat

untuk perkembangan perpustakaan sebagai berikut:

1. Untuk efektifitas dan efisien para pengguna dalam menggunakan perpustakaan dan

juga petugas /pustakawan didalam melakukan tugasnya maka perlu dipikirkan suatu

perencanaan menuju ke depan mengenai tata ruang yang lebih baik dengan aturan –

aturan yang berlaku untuk sebuah perpustakaan perguruan tinggi

2. Sebaiknya semua petugas perpustakaan yang bekerja pada Perpustakaan Stmik

Triguna Dharma Medan memiliki latar belakang Ilmu Perpustakaan. Hal ini dilakukan

untuk meningkatkan mutu Perpustakaan Stmik Triguna Dharma Medan