library.binus.ac.idlibrary.binus.ac.id/ecolls/ethesisdoc/bab2doc/2012-1... · web viewbab 2...
TRANSCRIPT
BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1. Teori-teori Dasar/Umum
2.1.1. Pengertian Sistem
Sistem adalah sekelompok objek yang terdiri dari orang,
sumber, konsep dan prosedur yang berinteraksi untuk menjalankan
fungsi dalam mencapai tujuan. Hal ini sesuai menurut John W.
Satzinger, Robert B. Jackson, dan Stephen D. Burd(2008,p6) dalam
bukunya yang berjudul ‘Object-Oriented Analysis & Design with the
Unified Process’ yang menyatakan bahwa sistem adalah sekumpulan
prosedur yang saling terintegrasi yang memiliki maksud yang sama
yaitu untuk menyelesaikan suatu tujuan.
2.1.2. Pengertian Informasi
Informasi adalah data yang telah diproses secara sistematis
sehingga menjadi lebih bermakna dan berguna. Hal ini sesuai dengan
R. Kelly Rainer, Efraim Turban, Richard E. Potter(2007,p5) dalam
bukunya ‘Introduction to Information Systems Supporting and
Transforming Business’, menyatakan bahwa Informasi merupakan
data yang telah diorganisir sehingga memiliki suatu nilai yang
berguna bagi penggunanya.
Menurut Raymond McLeod, jr. dan George P Schell(2007, p.
9) dalam bukunya ‘Management Information System’, menyebutkan
7
8
bahwa informasi merupakan data yang telah diolah sehingga lebih
bermakna.
2.1.3. Pengertian Sistem Informasi
Sistem Informasi merupakan kombinasi antara hubungan yang
terstruktur dari sejumlah komponen(manusia, hardware, software,
jaringan komunikasi dan data resource) yang mengumpulkan,
mengubah, dan menyebarkan informasi dalam pengambilan keputusan
, pengkoordinasian, penyediaan analisis dan menampilkannya dalam
suatu organisasi. Hal ini didukung oleh beberapa orang yakni:
Menurut O’Brien dan Marakas (2006,p5), Sistem informasi
merupakan kombinasi teratur apapun dari manusia, hardware,
software, jaringan komunikasi dan data resource yang
mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam
sebuah organisasi.
Menurut Laudon (2002,p7), secara teknis, sistem informasi
didefinisikan sebagai suatu kumpulan komponen yang saling
berhubungan yang mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan
mendistribusikan informasi untuk membantu dalam pengambilan
keputusan, pengkoordinasian, pengendalian analisis dan
menampilkannya dalam suatu organisasi.
Dalam buku ‘Object-Oriented Analysis & Design with the
Unified Process’, John W. Satzinger, Robert B. Jackson, Stephen D.
Burd.(2008, p6), Menjelaskan bahwa Sistem Informasi adalah
kumpulan dari beberapa komponen yang saling berhubungan yang
9
berfungsi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan
menghasilkan output informasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
tugas bisnis.
2.1.4. Activity Diagram
Menurut Satzinger(2008, p141), Activity diagram adalah
sebuah tipe dari diagram workflow yang mendeskripsikan aktivitas-
aktivitas user dan aliran urutannya.
Gambar 2.1 Komponen-komponen Activity Diagram
1. Synchronization bar
Menurut Satzinger(2008, p141), synchronization bar
adalah sebuah simbol yang dipakai dalam sebuah activity
diagram untuk mengendalikan pemisahan atau penyatuan dari
proses yang digambarkan.
2. Swimlane
10
Menurut Satzinger (2008, p141), Swimlane digambarkan
sebagai area persegi panjang pada activity diagram yang
mewakili aktivitas yang dikerjakan oleh single agent.
2.1.5. Pengertian Sumber Daya Manusia
Pengertian sumber daya manusia menurut Wirawan (2009)
adalah sumber daya yang di gunakan untuk menggerakkan dan
menyinergikan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan
organisasi. Tanpa sumber daya manusia (SDM), sumber daya lainnya
menganggur dan kurang bermanfaat dalam mencapai tujuan
organisasi. Istilah SDM mencakup semua yang terdapat dalam diri
manusia, antara lain terdiri atas di mensi deimensi berikut :
1. Fisik manusia
2. Psikis manusia
3. Sifat atau karatersitik manusia
4. Pengetahuan dan ketrampilan manusia
5. Pengalaman manusia
2.2 Teori-teori Khusus
2.2.1 ERP
2.2.1.1 Pengertian ERP
Pengertian ERP (Enterprise Resource Planning ) menurut
O’Brien(2006:p320) adalah tulang punggung dari fungsi perusahaan
yang mengintegrasikan dan mengoptimasisasi banyak proses dari
11
mulai proses internal dan menangani fungsi produksi , logistik,
distribusi, akuntansi, keuangan dan sumber daya manusia perusahaan.
Menurut Monk dan Wagner(2009:p239), ERP adalah sebuah
sistem yang membantu mengatur proses bisnis seperti marketing,
produksi, pembelian dan accounting dalam suatu kesatuan yang
terintegrasi.
2.2.1.2 Konsep ERP
Konsep dasar ERP menurut Wijaya dan Darudiato(2009:p26-
28) dapat di terjemahkan sebagai berikut:
1. ERP terdiri atas paket software yang menintegrasikan
semua informasi di perusahaan yang meliputi dari
keuangan, akuntansi, sumber daya manusia/hcm, rantai
pasok dan informasi konsumen.
2. Sistem ERP adalah paket sistem informasi yang dapat
dikonfigurasi, yang mengintegrasikan informasi dan proses
yang berbasis informasi didalam dan melinta area
fungsional di dalam sebuah organisasi
2.2.1.3 Sejarah Perkembangan ERP
Menurut Wijaya dan Darudiato (2009:15-22), sistem ERP
telah ada sejak tahun 1960an, di mana awalnya hanya berfokus pada
sistem fabrikasi untuk pengendalian persediaan (Inventory control).
Seiring bertambahnya waktu, sistem ERP mengalami evolusi
pergeseran dari pengendalian menjadi pengelolaan sumber daya.
12
Pada tahun 1970an, konsep MRP (Material Requirement Planning)
yang merupakan cikal bakal perkembangan sistem ERP adalah
metode untuk mengelola pemesanan material dan komponennya yang
harus disediakan untuk proses suatu produk. MRP digunakan untuk
mensimulasikan persamaan manufaktur universal. Simulasi ini
menggunakan jadwal perencanaan utama (master schedule) untuk
mengetahui apa yang diperlukan untuk membuat produk tersebut, dan
data persediaan (inventory) untuk mengetahui apa yang dimiliki dan
apa yang harus disediakan atau dibeli.
MRP kemudian berkembang menjadi Close Loop MRP.
Fungsi yang sudah ada di MRP ditambahkan di dalam Close Loop
MRP seperti alat bantu berupa sistem untuk mendukung perencanaan
hingga penjualan dan produksi (Sales and Distribution), jadwal
pembuatan produk (Master Scheduling), perkiraan perencanaan
penjualan dan perencanaan order konsumen (Demand Management),
serta analisa sumber daya. Sistem ini dirancang untuk membantu
menjalankan rencana pekerjaan diberbagai lokasi pabrik, penjadwalan
persediaan internal dan eksternal (pemasok.)
Close loop MRP kemudian berkembang menjadi
Manufacturing Resource Planning atau biasa dikenal dengan MRP II.
MRP II sama seperti Close Loop MRP, hanya ada penambahan
elemen perencanaan penjualan dan operasi,anatarmuka keuangan,dan
simulasi kemampuan melakukan analisi “what if” untuk mendapatkan
jawaban yang mungkin diterapkan.
13
MRP II berkembang menjadi Enterprise Resource Planning
(ERP). Dasar ERP sebenarnya diturunkan dari MRP II, tetapi proses
bisnisnya diperluas dan lebih sesuai diterapkan pada kondisi
perusahaan yang memiliki beberapa unit bisnis. Tujuan implementasi
ERP adalah untuk mengintegrasikan unit bisnis yang ada dalam
perusahaan agar perusahaan dapat menjalankan bisnis dalam kondisi
yang cepat berubah dan sangat kompetitif.
2.2.2 SAP
SAP adalah perangkat lunak yang di kembangkan untuk
mendukung suatu organisai dalam menjalankan kegiatan
operasionalnya secara lebih efisien dan efektif.
SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang memiliki
kemampuan untuk mendukung semua transaksi yang di lakukan
perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan
yang lainnya. Semua modul aplikasi yang terdapat di SAP dapat
bekerja secara terintegrasi yang satu dengan lainnya.
2.2.2.1 Sejarah SAP
Menurut Anderson (2011:7-8) SAP didirikan 40 tahun yang
lalu di Mannheim, Jerman oleh sekelompok mantan insinyur IBM
dengan visi tunggal yaitu membangun sebuah paket perangkat lunak
yang menggabungkan beragam fungsi bisnis perusahaan. Idenya
adalah untuk membantu perusahaan mengganti 10 atau 15 aplikasi
bisnis yang berbeda seperti sistem keuangan, aplikasi warehouse,
14
aplikasi perencanaan produksi, dst dengan sistem tunggal yang
terintegrasi. Lebih baik lagi, para mantan karyawan IBM ini ingin
menciptakan sistem yang mewujudkan praktek terbaik bagi berbagai
tipe bisnis dan industri. Dalam prosesnya, dibayangkan bahwa
software baru ini dapat meminimalkan kompleksitas dan menjalankan
bisnis dengan komputasi secara real time. Visi ini menjadi nyata
ketika System, Application, and Product in Data Processing (SAP),
atau dalam bahasa Jerman Systemanalyse und Programentwicklung
berdiri pada tahun 1972.
Tujuan SAP dari hari pertama adalah untuk mengubah dunia,
dan hal itu terus dilakukan sampai saat ini. Disamping dari visi utama
yang dimiliki, para pemimpin perusahaan mencipatakan platform
multibahasa dan multinasional yang mampu secara mudah
mengakomodasi standardan teknik bisnis proses yang baru. Pada saat
ini SAP digunakan lebih dari satu juta business user dengan lebih dari
seratus ribu pelanggan di sekitar 120 negara diseluruh dunia.
15
2.2.2.2 Modul SAP
Gambar 2.2 Modul Aplikasi SAP R/3
Menurut Monk dan Wagner (2009:27-29) Sistem SAP terdiri
dari beberapa modul yang mendukung jalannya proses bisnis dalam
perusahaan.
Berikut merupakan modul aplikasi yang ada di SAP.
FI-CO(Finance Accounting and Controlling): yang
berhubungan dengan standart accounting dan acost
accounting dan analisa profitabilitas.
MM(Material Management): membantu menjalankan
proses pembelian dan pengelolaaan inventory
SD(Sales and Distribution): membantu meningkatkan efisien
kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan
customer order (proses sales,shipping dan billing)
HCM (Human Capital Mangement): mengintegrasikan proses
proses mulai dari aplikasi pendaftaranm administrasi pegawai,
16
manajemen waktu, pembiayaan untuk perjalanan sampai ke
proses pembayaran gaji pegawai.
PP (Production Planning): membantu proses perencanaan dan
kontrol dan kegiatan produksi.
QM (Quality Management): membantu melakukan pengecekan
kualitas proses proses yang ada di keseluruhan rantai logistik.
PM (Plant Manager): suatu solusi untuk proses administrasi
dan perbaikan sistemsecara teknis.
AM (Asset Manager): membantu pengelolaan atas keseluruhan
fixed assets, meliputi proses asset account tradisional dan
technical asset accounting tradisional dan technical assets
management, sampai ke investment controlling.
PS(Project System): mengintegrasikan keseluruhan proses
perencaaan proyek, pengerjaan dan kontrol.
2.2.3 Modul Human Capital Management
Modul Human Capital Management yang di gunakan adalah
mySAP ERP HCM yang memberikan fasilitas kepada perusahaan
agar dapat mengelola sumber daya manusianya secara real time.
Kegiatan pengelolaan itu dapat meliputi memetakan struktur
organisasi perusahaan, perhitungan pembayaran gaji dan lain lain
yang dilakukan secara terintegrasi, MySAP ERP HCM memiliki
beberapa elemen sebagai berikut:
(Sumber buku HR050 Business Processes in Human Capital
Management)
17
1. Organizational Management
Organizational Management di gunakan untuk
memetakan struktur organisasi perusahaan dalam sistem
manajemen sumber daya terkait dengan laporan dan untuk
memperlihatkan hirarki serta hubungan para karyawan dalam
sebuah perusahaan. Selain itu, organizational management
juga memberi pandangan yang luas tentang perusahaan di
masa lalu, masa sekarang dan masa yang akan datang. Di
dalam organizational management terdapat:
Organizational Plan
Organizational plan menggambarkan sebuah model dari
lingkungan kerja yang struktural dalam perusahaan yang
bisa di evaluasi kapan saja
Organizational Unit
Organizational unit menggambarkan semua jenis unit
bisnis yang ada dalam perusahaan. Hubungan dari
beberapa unit bisnis yang ada akan membentuk sebuah
struktur organisasi.
Jobs
Jobs adalah pengklasifikasian dari posisi yang akan
ditempati oleh para karyawan. Misalanya Manager ,
Secretary, dan lain lain.
Posisitions
18
Posisitions adalah unit organisasi terkecil yang
menggambarkan tugas tugas dari karyawan secara individual.
Posisitions akan di tempatai oleh Persons.
Persons
Persons adalah sebuah objek yang memegang posisi dalam
suatu struktur organisasi yang secara umum di gambarkan
sebagai karyawan.
2. Personnel administration
Personal administration terkait dengan fungsi untuk melakukan
maintain data para karyawan. Sistem dalam mySAP ERP HCM
menyimpan data dengan menggunakan infotype Records. Istilah
istilah yang terdapat dalam personnel administration ini adalah :
Single Screen Maintenance
Infotype akan dimaintain untuk subjek atau situasi tertentu.
Satu infotype akan digunakan untuk satu karyawan
Personnel actions
Personnel actions digunakan untuk situasi situasi yang lebih
kompleks lagi dan di butuhkan lebih dari satu infotype.
Misalnya dalam situasi untuk hiring seorang karyawan.
Fast Entry
Fast entry digunakan untuk maintain satu infotype untuk
lebih dari satu orang karyawan. Misalnya dalam situasi
pemberian bonus atau bayaran tambahan untuk para
karyawan.
3. Time Mangement
19
Time management di gunakan untuk mengelola semual hal
yang berhubungan dengan waktu dalam proses kerja para karyawan,
misalnya absensi, cuti dan lain lain. Ada beberapa cara untuk
mencata data waktu dalam time management, seperti:
Dilakukan online oleh time administrator
Menggunakan sistem pencatatan date tERPisah
Menggunakan Cross-Aplication Time Sheet (CATS)
Menggunakan Employee Self Service (ESS).
4. Payroll
Secara umum payroll adalah sebuah perhitungan dari
pembayaran atas hasil kerja dari para karyawan. Jika dilihat secara
lebih khusus payroll dapat mengelola beberapa hal seperti
pemrosesan hasil penggajian, transfer bank, dan pembayaran gaji
dengan menggunakan cek. Perhitungan gaji secara umum dilakukan
dengan tahap sebagai berikut:
Mengelola data karyawan terkait dengan master data,
travel data dan time data untuk perhitungan gaji.
Membuat remuneration statement untuk mengetahui jumlah
gaji seluruhnya tiap karyawan.
Mengirim gaji pada karyawan.
Mentransfer gaji kepada bagian Accounting.
5. Recruitment
Komponen dalam recruitment dapat digunakan untuk
melengkapi seluruh proses perekrutan dari mulai mengisi data data
20
awal sampai dengan mengisi posisi posisis untuk lowongan
pekerjaan. Proses umum dari recruitment adalah sebagai berikut :
Jika diintegrasikan dengan organizational management,
perusahaan dapat membuat vacancy infotype(1007) untuk
memuat seluruh persyaratan tenaga kerja yang dibutuhkan
untuk perusahaan.
Mengiklankan posisi lowongan pekerjaan.
Menerima informasi tentang pelama dan menyimpannya.
Menentukan status pelamar, seperti to be hired atau rejected
Membuat kontrak untuk pelamar yang di terima
Memperkerjakan karyawan dan menyimpan datanya dalam
master data.
6. Personnel Development
Komponen dalam personnel development dapat
memungkinkan perusahaan untuk menilai para karyawan terkait
dengan performanya yang dimiliki karyawann dengan kebutuhan
posisi ditempat mereka bekerja dapat diukur dengan Qualifications
and Requirements.
Dengan personnel development, perusahaan dapat
merencanakan dan mengimplementasikan berbagai training yang di
perlukan untuk mengembangkan kemampuan dan kualifikasi yang
dibutuhkan di setiap bidang
7. Training and Event management
Para karyawan yang memiliki kualifikasi kurang memadai
akan diikutsertakan dalam event business atau kursus pelatihan
21
yang menyediakan sarana untuk meningkatkan kinerja karyawan
dalam bidang tertentu. Training and event management memiliki
empat proses utama, yaitu:
Business Event Preparation
Dalam proses ini dibahas mengenai persiapan untuk
melakukan business event dengan mempersiapkan data yang
akan di gunakan dalam membuat business event catalog seperti
jadwal waktu, lokasi, sumber daya dan lain lain.
Business event catalog
Tahap selanjutnya adalah pembuatan business event catalaog
termasuk tanggal event yang akan di tentukan.
Day to Day Activities
Proses booking dalam kegiatan event dilakukan. booking dapat
diikuti oleh para peserta internal atau eksternal ada juga
fasilitas booking seperti prebook attendance, replace booking,
rebook dan cancel attendees.
Recuring Activities
Tahap ini melibatakan kegiatan kegiatan yang butuuh untuk
dilakukan secara periodic seperti melakukan penilaian kembali
atas training yang telah dilakukan oleh karyawan.
8. Enterprise Compensation Management
Enterprise compensation management di gunakan untuk
mengontrol dan mengelola kebijakan remunerasi perusahaan serta
memfasilitasi perencanaan kompensasi dan budgeting. Empat
22
komponen utama dari entERPrise compensation management
adalah sebagai berikut:
Job Pricing
Job pricing digunakan untuk mengevaluasi survey atas gaji.
Budgeting
Budgeting digunakan untuk merencanakan dan mengontrol
semua biaya untuk penyesuaian dalam pemberian kompensasi.
Compensation Administration
Compensation administration digunakan untuk
mendistribusikan kenaikan gaji karyawan yang disesuaikan
dengan kebijakan remunerasi perusahaan.
Long-Term Incentives
Pemberian sebuah penghargaan dari suatu pencapaian yang
dilakukan(award).
9. Personnel Cost Planning
Personnel cost planning terkait tentang seluruh biaya yang
di perlukan untuk karyawan, seperti biaya gaji, training kegiatan
dinas dan lain lain. Proses planning tersebut meliputi:
Planning preparation
Data collection
Cost planning run
Detail planning
Consistency check and release
2.2.4 System Landscape
23
Standar software SAP perlu disesuaikan untuk dapat memenuhi
kebutuhan spesifik perusahaan. Upgrades atau perubahan
membutuhkan kostumisasi di dalam sistem tersebut.
Tetapi untuk menjamin konsistensi sistem, SAP
merekomendasikan three-system landscape, yang terdiri dari:
Pengembangan customer-spesific programs begitu pula
dengan kustomisasi yang di butuhkan. Tahap ini dinamakan
development system (DEV).
Pengembangan dan perubahan akan di lanjutkan ke quality
assurace system (QAS) untuk di lakukan pengecekan pengaruh
dari perubahan terhadap produksi. Object yang telah di uji dan
di setujui akan dibawa ke test system, copy dari production
system. Dan tahap yang terakhir adalah production system
(PROD). (SAP AG,2006, p7-8)
2.2.5 ASAP
Metodologi implementasi Accelerated SAP (ASAP) adalah alat
terbaru yang diperkenalkan oleh SAP dalam mengimplementasikan
sistem SAP dengan cepat di dalam suatu organisasi. ASAP adalah
pendekatan implementasi terstruktur dan dapat membantu perusahaan
mencapai implementasi lebih cepat dengan user acceptance yang
lebih cepat, pemetaan yang baik, dan dokumentasi efisien di berbagai
tahapan. Fase-fase kunci dalam metodologi ASAP antara lain:
1. Project preparation
2. Business blueprint
3. Realization
24
4. Final preparation
5. Go live and support
Dengan mempromosikan best-of-business practices untuk
implementasi, SAP menyingkirkan langkah-langkah yang memakan
waktu dan menjemukan dari pencatatan kebutuhan dan analisa seperti
yang disebutkan di atas.
Popularitas, efektivitas, dan keandalan pendekatan tersebut
dibangun dari kesuksesan yang diraih oleh metodologi serupa yang
diadopsi untuk pengembangan aplikasi sederhana di era 1980-an,
yaitu SSAD (Structured Systems Analysis and Design) yang
diperkenalkan oleh Gane dan Sarson. SAP membawa langkah-
langkah metodologi SSAD lebih jauh dengan mengoptimisasi desain
tradisional dan tahap pengembangan dari daur hidup proyek dengan
memanfaatkan best-of-business practices dan proses pre-implemented
untuk setiap industri.
Diluncurkan tahun 1996, ASAP merupakan proses
implementasi cepat dari SAP dan metodologi optimisasi
berkesinambungan. ASAP terdiri dari metodologi yang disebut
Roadmap yang terhubung dengan alat konfigurasi seperti IMG di
dalam sistem R/3.ASAP secara spesifik didesain untuk usaha kecil
menengah yang melakukan implementasi dalam jadwal yang ketat.
Karena ASAP merepresentasikan akumulasi pengetahuan dari
proyek yang lampau, ASAP dapat dipandang untuk menggunakan
semua informasi tersebut untuk mempercepat proses implementasi itu
sendiri. ASAP terdiri dari sejumlah besar checklist, spreadsheet,
25
kuesioner, jawaban, template dokumen, rekomendasi, dan lain
sebagainya. ASAP juga menyediakan halaman untuk isu penting,
termasuk di dalamnya buku panduan, alat belajar, dan akseletor dalam
masalah teknikal yang berhubungan dengan infrastruktur SAP,
instalasi, dan operasi.
ASAP mendukung keseluruhan daur hidup instalasi SAP, tidak
terbatas pada fase implementasi saja. ASAP juga menyediakan
dukungan pada perbaikan yang sedang berjalan maupun usaha saat
upgrade sistem SAP. ASAP mengintergrasikan tiga komponen berikut
ini yang bekerja sama untuk mendukung kecepatan dan efisiensi
implementasi dari sistem R/3:
ASAP Roadmap --> Adalah langkah demi langkah metodologi
untuk sebuah kesuksesan implementasi proyek SAP.
ASAP tools -> Meliputi tools manajemen proyek, kuesioner
untuk konsultas proses bisnis, dan sejumlah buku panduan dan
checklist
Layanan R/3, dukungan, dan pelatihan --> Termasuk semua
konsultasi, pelatihan, dan layanan dukungan seperti Go Live
check, remote upgrade, dsb.
Karakteristik metodologi ASAP antara lain:
ASAP adalah metodologi yang sudah terbukti, telah digunakan
dengan sukses di ratusan proyek, yang dimulai di Amerika,
dan kemudian di seluruh penjuru dunia.
ASAP merupakan metodologi yang komprehensif dan mulus
dengan integrasi dengan berbagai fase di dalam proyek.
26
ASAP melewatkan fase yang banyak bermasalah yang
ditemukan di metodologi tradisional, langsung menuju
dokumentasi dan analisis dari proses bisnis.
ASAP mendukung tiga peran yang berbeda untuk memastikan
perhatian penuh kepada semua aspek dari proyek, konsultasi
aplikasi, dan implementasi teknikal.Masukkan dari fase
business blueprint digunakan sebagai input langsung untuk
konfigurasi di fase realisasi.
27
2.2.5.1 ASAP Roadmap
Gambar 2.3 ASAP Roadmap
SAP menyediakan implementation roadmap yang
berorientasi proses, jelas, dan ringkas untuk proyek implementasi
individual. Roadmap ini berperan sebagai panduan proyek yang
menspesifikasikan langkah, mengidentifikasi kejadian penting
dan secara umum menentukan kecepatan pada keseluruhan
proyek, untuk menyampaikan sistem berjalan pada kecepatan dan
kualitas terbaik dengan memanfaatkan pendanaan dan sumber
daya secara optimal. ASAP Roadmap terdiri dari fase fase berikut
: project preparation, business blueprint, realization, final
preparation, dan go live & support.
28
2.2.5.1.1 Project Preparation
Fase project preparation berhubungan dengan pengaturan
organisasi proyek, termasuk tim, peran, dan tanggung jawab.
Pada fase ini, tujuan dan sasaran dari implementasi diputuskan.
Strategi dan konsep perencanaan proyek disiapkan. Infrastruktur
proyek,termasuk perangkat keras dan isu jaringan, ditentukan
dan difinalisasi.
Ukuran dan benchmarking dari gambaran instalasi
dilakukan dan akuisisi dari sistem SAP diinisialisasi. Proyek
mulai dengan resmi dengan meeting yang dihadiri oleh anggota
dari eksekutif dan komite utama, anggota tim proyek, dan
konsultan SAP.
2.2.5.1.2 Business Blueprint
Fase business blueprint sebagian besar berhubungan
dengan dokumentasi dan finalisaisi dari kebutuhan. Anggota tim
dan konsultan mengadakan wawancara dan workshop di area
yang berbeda untuk meyakinkan kebutuhan dari berbagai proses
bisnis. Fungsionalitas yang disediakan R/3 didemonstrasikan
menggunakan IDES dan didukung melalui kuesioner dan
diagram proses dari R/3 Business Engineer.
Semua kekeurangan dalam mengalamatkan kebutuhan
fungsional diidentifikasi, selanjutnya solusi yang sesuai
diekspolrasi dan dirancang. Hasil akhir dari fase ini adalah
dokumen business blueprint, yang menjabarkan secara rinci
29
tentang apa yang akan diproses, termasuk representasi gambar
maupun tertulis mengenai struktur perusahaan dan proses
bisnisnya. Setelah dokumen ini disetujui, blueprint tersebut
menjadi dasar fase-fase setelahnya.
2.2.5.1.3 Realization
Tujuan dari realisasi adalah untuk mengkonfigurasi
Baseline System berdasarkan dokumen Business Blueprint.
Untuk melakukan hal tersebut, proses bisnis dibagi menjadi
siklus yang saling terkait dengan prosses bisnis lainnya. Sistem
didokumnetasikan menggunakan ahli bisnis R/3. Baseline sistem
yang disiapkan disini adalah dasar dari sistem yang diproduksi.
Tim SAP melakukan pelatihan level 3 dimana sistem
dipresentasikan ke suatu kelompok power user yang juga
melakukan pelatihan yang dibtuhkan di dalam area operasi
mereka. Baseline system tersebut diperbaiki melalui validasi
yang dilakukan oleh power user. Tim yang menangani masalah
teknis membangun sistem administrasi, serta merencakan antar
muka dan transfer data.
2.2.5.1.4 Final Preparation
Fase persiapan akhir di tujukan untuk mempersiapkan
sistem dan perusahaan dalam mengimplementasikan SAP. Hal
tersebut berkaitan dengan semua aktivitas dari fase fase
yangtelah di lakukan sebelumnya. Setiap pengeceualian dan
30
situasi yang belum di selesaikan di fokuskan dan di lakukan
penyelesaian. Pengguna mahir di bawah pengawasan dari
anggota tim SAP melakukan end- user training. Konversi dan
antarmuka program di cek, pengujian voloume data, pengujian
stress (batas maksimum) di lakukan dan user acceptace test di
lakukan. Fase ini di ikuti dengan migrasi data ke system yang
baru.
2.2.5.1.5 Go Live and Support
Fase go live and support berfokus pada masalah
menempatkan sistem SAP ke dalam tahap produksi. PAda saat
ini di jalankan pengecekan pasca go live. Pengecekan tersebut
meliputi penanganan masalah operasional sehari- hari, termasuk
masalah dan is berkaitan dengan keamanan dari pemakai akhir.
SAP juga di perhatikan untuk kemungkinan optimalisasi setiap
fungsi yang ada di dalamnya. Fase ini juga meliputi verifikasi,
memastikan pemrosesan harian, mingguan, bulanan, perempat
tahunan, dan tahunan berjalan dengan benar. Pada akhirnya,
manfaat bisnis dari system dengan benar. Pada akhirnya,
manfaat bisnis dari system yang baru di ukur untuk memonitor
pengembalian modal (ROI) dari proyek tersebut, yang
memungkinkan pengulangan lebih jauh dari siklus implementasi
untuk meningkatkan proses bisnis.
2.2.6 HRIS (Human Resource Information System)
31
HRIS menurut O’Brien (2005,G9) adalah sistem informasi
yang mendukung kegiatan pengelolaan sumber data manusia seperti
perekrutan, seleksi, pengangkatan, penempatan kerja, penilaian
kinerja, pelatihan dan pengembangan sumber data manusia.
HRIS menurut O’Brien (2005,p238) di rancang untuk
mendukung:
1. Perencanaan untuk memenuhi kebutuhanbisnis karyawan
2. Pengembangan potensi karyawan
3. Pengendalian kebijakan dan program pengembangan
karyawan
Banyak perusahaan sudah melewati fungsi manajemen
personal secara tradisional dan telah mengembangakan HRIS yang
juga mendukung:
1. Perekrutan, seleksi, dan pengangkatan karyawan
2. Penempatan kerja
3. Penilaiaan kerja
4. Analisa bonus karyawan
5. Pelatihan dan pengembangan karyawan
6. Tunjangan kesehatan, keamanan dan keselamatan.
2.2.7 ESS/MSS
Menurut Asido Situmorang (2007:1) dalam jurnalnya,
Employee Self Service adalah suatu transformasi aplikasi web yang
digunakan untuk mempermudah dan mempercepat transaksi SDM yang
melibatkan baik pegawai, atasan maupun Administrator SDM sehingga
32
tugas dan pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien. Aplikasi ini
digunakan oleh karyawan untuk menampilkan, membuat, dan
mengelola data di dalam SAP melalui jaringan intranet atau internet.
Beberapa fungsi tambahan yang dibutuhkan oleh karyawan dapat
ditambahkan kedalam aplikasi ini, seperti pengajuan cuti, pengajuan
lembur, melihat data absen, dan sebagainya.
Aplikasi Employee self services melibatkan pegawai , atasan
maupun Administrator SDM. Dimana pemanfaatan aplikasi ini berbeda
beda, yaitu:
1. Bagi Pegawai
Employee Self Services memungkinkan pemberdayaan
pegawai untuk menangani sendiri proses administrasi
kepegawaian bagi dirinya (Self-Administration). Hal ini akan
mengurangi ketergantungan pegawai terhadap atasan dan
Human Resource Administrator sehingga efesiensi dan
efektivitas pegawai dapat di tingkatkan dengan lebih fokus
kepada pekerjaan masing masing
2. Bagi Atasan
Employee Self Services memungkinkan pemberdayaan
atasan untuk melakukan approval terhadap proses
administrasi kepegawaian (self-apporval). Hal ini akan
meningkatkan efisiensi dan efektivitas atasan baik people
management maupun Business management.
3. Bagi Administrator SDM
33
Employee Self-Service memungkinkan pemberdayaan
administrator untuk melakukan final checking/aproval
terhadap proses administrasi kepegawaian employee (self-
finalization). Hal ini akan meningkatkan efisiensi dan
efektivitas Human Resource administrator secara signifikan.
Sedangkan Manager Self Service (MSS) juga merupakan sebuah
web based application yang digunakan oleh manajer untuk membantu
dalam menjalankan tugas mereka seperti penyetujuan permohonan cuti
dan lembur, mengelola data bawahan, merancang jadwal pekerjaan,dll.
Aplikasi ini diintegrasikan dengan ESS agar data-data di dalam
database SAP menjadi real time. Manajer dapat melakukan MSS untuk:
Memperoleh informasi yang relevan
Merekrut karyawan
Menampilkan perencanaan kompensasi
Mengontrol biaya-biaya
Menampilkan perencanaan biaya
Membuat perubahan data personel
Menangani budget
2.2.8 Testing
Menurut Rex Black Testing di bagi menjadi 3 tahap yaitu:
1. Ongoing evaluation
Evaluasi yang dilakukan oleh pengembang sesuai standar
bersama dan dilakukan dalam proses pengembangan dan
tidak adanya formulir resmi.
2. Alpha testing
34
Tujuanya untuk identifikasi dan menghilangkan sebanyak
mungkin masalah sebelum akhirnya sampai ke user, di
lakukan setelah software jadi oleh orang – orang yang
tidak terlibat dalam pengembangan dan memang ahli
dibidangnya. Terdapat formulir resmi evaluasi.
3. Beta testing
Evaluasi sepenuhnya oleh pengguna/ user. Pengguna
dipilih 3 orang yang dibagi menjadi: potential, average dan
slow learner. Mereka diberitahukan prosedur evaluasi,
diamati proses penggunannya, di wawancarai lalu dinilai
dan dilakukan revisi.
Menurut Myers (2004:11), testing adalah proses yang
menjalankan suatu program untuk menemukan kesalahan.
Ada 3 macam testing :
1. Unit Test
Biasanya konsultan melakukan unit test. Dan jika
hasilnya belum benar dari kacamata konsultan, maka
dilakukan perbaikan konfigurasi. Setelah selesai, maka
konsultan akan melangkah ke testing berikutnya
bersama team leader, yaitu UAT (User Acceptance
Testing)
2. User Acceptance Testing
Konsultan akan menyediakan tahapan- tahapan/
langkah – langkah dalam transaksi menggunakan SAP.
User akan menggunakan langkah – langkah tersebut,
35
dan men-tes apakah sudah tepat atau belum dengan
kebutuhan user.
3. Integration Test
Pada fase ini, dilihat bagaimana hubungan antar modul
– modul yang diimplementasi. Apakah pengaruhnya
sudah benar atau belum.
2.2.9 User Acceptance Testing
Menurut Fajardo (2007:120) User Acceptance Testing
memungkinkan pengguna akhir/ end user dari sistem secara mandiri
mengeksekusi kasus pengujian dari perspektif bagaimana pengguna
akhir tersebut berencana untuk melaksanakan tugasnya di lingkungan
production. Yang melakukan proses user acceptance testing hanyalah
pengguna akhir.
Anggota tim konfigurasi dan pengujian mengatasi masalah
yang diidentifikasi saat user acceptance testing tersebut. Tim pengujian
dan anggota team change management membantu melatih pengguna
akhir dan mempersiapkan mereka untuk user acceptance test.
2.2.10 Training
Menurut Mathis (2002), Pelatihan adalah suatu proses dimana
orang-orang mencapai kemampuan tertentu untuk membantu
mencapai tujuan organisasi. Oleh karena itu, proses ini terikat dengan
berbagai tujuan organisasi, pelatihan dapat dipandang secara sempit
maupun luas. Secara terbatas, pelatihan menyediakan para pegawai
36
dengan pengetahuan yang spesifik dan dapat diketahui serta
keterampilan yang digunakan dalam pekerjaan mereka saat ini.
Terkadang ada batasan yang ditarik antara pelatihan dengan
pengembangan, dengan pengembangan yang bersifat lebih luas dalam
cakupan serta memfokuskan pada individu untuk mencapai
kemampuan baru yang berguna baik bagi pekerjaannya saat ini
maupun di masa mendatang.
Sedangkan Payaman Simanjuntak (2005) mendefinisikan
pelatihan merupakan bagian dari investasi SDM (human investment)
untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan kerja, dan dengan
demikian meningkatkan kinerja pegawai. Pelatihan biasanya
dilakukan dengan kurikulum yang disesuaikan dengan kebutuhan
jabatan, diberikan dalam waktu yang relatif pendek, untuk membekali
seseorang dengan keterampilan kerja.
Pelatihan didefinisikan oleh Ivancevich sebagai usaha untuk
meningkatkan kinerja pegawai dalam pekerjaannya sekarang atau
dalam pekerjaan lain yang akan dijabatnya segera.
2.2.11 Teknik Pengumpulan Data
2.2.11.1 Interview (Wawancara)
Menurut Sugiyono (2007:129) “wawancara digunakan
sebagai teknik pengumpulan data apabila peneliti ingin melakukan studi
pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti dan
juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang
lebih mendalam dan jumlah respondennya sedikit”.
37
2.2.11.2 Observasi
Menurut Sugiyono (2007:p203), observasi sebagai teknik
pengumpulan data mempunyai ciri yang spesifik bila dibandingkan
dengan teknik lain, yaitu wawancara dan kuesioner. Kalau wawancara
dan kuesioner secara berkomunikasi dengan orang maka observasi tidak
terbatas pada orang tetapi juga obyek-obyek alam yang lain.
2.2.11.3 Intership
Menurut Hamadeh et al (2004:p1) Internship adalah suatu
metode ujicoba di perusahaan dan merupakan salah satu cara terbaik
untuk mencoba bidang karir profesional atau mencoba suasana kerja
pada suatu perusahaan. Internship dapat berlangsung selama dua
minggu sampai satu tahun penuh, meskipun kebanyakan hanya
berlangsung selama tiga bulan atau lebih. Biasanya durasi kerja pada
kegiatan internship adalah full time, tetapi tidak tertutup kemungkinan
ada yang berdurasi sebagai part time.
2.2.11.4 Kerangka Pikir
Berikut ini merupakan gambaran kerangka pikiran dalam
menyusun skripsi ini :
38
Gambar 2.4 Kerangka Pikir
1. Langkah yang dilakukan pertama kali adalah mencari serta
menentukan topik. Setelah itu mencari perusahaan apa yang kira
kira cocok dan bisa di ambil topiknya berdasarkan pilihan kami.
Setelah menentukan perusahaan lalu kami melakukan diskusi
dengan perusahaan untuk memastikan ruang lingkup apa yang
mungkin dapat kita ambil yang nantinya kita cocokan dengan
topik skripsi yang telah kami pilih sesuai dengan yang diberikan
oleh jurusan.
Menentukan Topik dan berdiskusi dengan
perusahaan
Identifikasi masalah
Melakukan studi pustaka dan
pengumpulan data
Membuat UAT dokumen
Pembuatan user guide dan training video
Requirement dari HCIS
39
2. Setelah berdiskusi dengan perusahaan, maka kami dapat
melakukan identifikasi masalah yang terjadi di perusahaan
tersebut setelah melalui tahap wawancara dan intership.
3. Setelah mengidentifikasi masalah, langkah selanjutnya adalah
melakukan pengumpulan data dan studi pustaka secara paralel
sehingga selain mengumpulkan data yang di dapat dari perusahaan
bersangkutan kita melakukan studi pustaka untuk mengetahui data
data apa saja yang di perlukan untuk mengolah data tersebut, data
apa yang di perlukan dan teori teori apa saja yang nantinya akan di
gunakan untuk mengolah data tersebut.
4. Membuat UAT dokumen berdasarakan requirement dari HCIS,
UAT ini di gunakan untuk melakukan testing apakah ESS/MSS
yang di implementasikan sesuai dengan requirement yang di
berikan.
5. Setelah proses testing dengan metode UAT selesai dan memiliki
status Pass, langkah selanjutnya adalah pembuatan user guide dan
training video yang berguna untuk training ke pada end user
supaya sistem baru yang di implementasikan bisa berjalan
maksimal dan perubahan dari HRIS ke ESS/MSS bisa berjalan
lancar.