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Vier intelligente Wege zu gut funktionierendem WachstumWie intelligente Strategien in Zeiten des schnellen Wachstums der IT Ihrem Dokumentenmanagement helfen können

IT-Verantwortliche müssen schwere Entscheidungen treffen. Und wenn das Unternehmen wächst, stehen Sie ständig vor schwierigen Entscheidungen.

Es ist der gleiche Balanceakt, nur dass die Anzahl der Variablen wächst, weil Sie jetzt alles von der Mobilität bis hin zur Virtualisierung bewältigen müssen.

Und Sie erkennen, dass viele Entscheidungen, die Sie getroffen haben, als das Unternehmen noch kleiner war, sich jetzt in Zeiten des Wachstums rächen können.

Vor allem im Dokumenten-management. Möglicherweise haben Sie noch nie so sehr über Dokumentenmanagement nachdenken müssen.

Damals war das in Ordnung.Heute ist es das nicht mehr. Denn die Sache ist die: Die meisten Unternehmen geben für die Verwaltung ihrer Dokumente rund 10 Prozent ihrer Einnahmen aus.1 Und rund 40 Prozent aller Geschäftsaktivitäten basieren auf Dokumenten.2

40 % aller Geschäftsaktivitäten

10 % ihrer Einnahmen

Wenn Sie Ihre Dokumente verwalten, verwalten Sie damit eigentlich Ihre Prozesse.Bei wachsenden Unternehmen sind die Geschäftsabläufe entscheidend. Wenn Sie also schnell und gut funktionierendes Wachstum anvisieren, müssen Sie über die Notwendigkeit von Dokumentenmanagement nicht lange nachdenken.

Suchen Sie zuerst nach Kompromissen, die Sie möglicherweise im Dokumentenmanagement eingegangen sind, als das Unternehmen noch kleiner war.

Wir haben hier die vier üblichsten für Sie aufgelistet:

1 Dokumentieren Sie Ihre Dokumenten-WorkflowsIn einem kleinen Unternehmen ist ein „Workflow“ alles, was getan werden muss, um irgendetwas zu erledigen.

Deals werden auf dem Flur abgeschlossen, Feedback gibt es mündlich und verschiedene Mitarbeiter nutzen unterschiedliche Prozesse, um zum selben Ziel zu gelangen.

Wenn Sie aber versuchen, Ad-Hoc-Interaktionen in einem größeren Unternehmen anzuwenden, führt das zu einem Durcheinander. Dokumente gehen verloren.Deadlines werden verpasst.Und neue Angestellte sind orientierungslos.

Um festzulegen, welche der Dokumenten-Workflows für Ihr Unternehmen wirklich wichtig sind, müssen Sie vor allem die Komplexität minimieren.

Denn so können Sie besser die Mitarbeiter, Arbeitsabläufe und Technologien erkennen, die am wichtigsten sind.Wie Informationen mit verschiedenen Stakeholdern geteilt werden.Wie Dokumente und andere Inhalte erzeugt, archiviert und gesichert werden.Was das gewünschte Endergebnis dieses Workflows ist.

Beginnen Sie jetzt mit der Dokumentation Ihrer Workflows und Sie werden erfahren, woran Prozesse scheitern, welche Personen involviert sein sollten und was Sie automatisieren können.

„Es ist viel einfacher, neue Mitarbeiter in alte Prozesse zu integrieren, als alten Mitarbeitern neue Prozesse aufzuerlegen. Formalisieren Sie Ihre Arbeit, dann haben Sie es bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter leichter.“Ben Horowitz Ehemaliger CEO, Opsware

2 Machen Sie nicht alles selbstAls IT-Leiter eines kleinen Unternehmens fühlt man sich manchmal, als würde man große Felsbrocken einen steilen Hang hinaufrollen (und sie dann wieder hinunterrollen sehen).

Alles selbst zu machen, mag in einem kleinen Betrieb noch möglich gewesen sein. Dem ist nun nicht mehr so – und Dokumentenmanagement ist dafür ein Paradebeispiel.

Denn es gibt eine Menge zu beachten.

Sie versuchen:

Ihr Dokumentenmanagement mit den Unternehmenszielen abzugleichen.Eine funktionierende Druckumgebung aufzubauen.Die Druck- und Archivierungskosten einzudämmen.Ihre Druckumgebung, die Lieferantenbeziehungen und Ihren Gerätepool nach den richtigen Standards zu bewerten.Systeme standortübergreifend zu integrieren – Außendienst inklusive.Sicherheit und Compliance im Griff zu haben und gleichzeitig die Effizienz zu steigern.Alle Drucker zu warten und die Versorgung der gesamten Flotte sicherzustellen.

Denken Sie daran: Je größer das Unternehmen wird, desto kostbarer wird Ihre Zeit. Deswegen sollten Sie sie strategisch einsetzen und entscheiden, was delegiert oder automatisiert werden kann und was Ihre vollste Aufmerksamkeit verdient.

Die gute Nachricht ist, dass Sie mit Managed Print Services (MPS) und Multifunktionsdruckern eine Menge der manuellen Arbeiten auslagern oder automatisieren können.

Doch zunächst müssen Sie Ihre eigene Druckumgebung und die Arbeitsabläufe im Dokumentenmanagement bewerten.

Nur dann können Sie die richtigen Anbieter und Lösungen Ihrem Bedarf entsprechend finden.

Unternehmen Sie keinen Alleingang.

Vielleicht sind wir voreingenommen, aber Managed Print Services eignen sich gut, um viele Kernprozesse des Dokumentenmanagements auszulagern und Ihre Agilität zu erhöhen. Dadurch können Sie bis zu 30 Prozent einsparen, Ihre Dokumente sichern und ganze Workflows automatisieren.

Entdecken Sie hier die 16 MPS-Fragen, die Sie unbedingt stellen sollten.

30 % Einsparungen

3 Schützen Sie Ihre Dokumente auf dem schnellsten Weg 60 Prozent der gezielten Cyber-Angriffe im Jahr 2014 galten kleinen und mittleren Unternehmen.3

Noch beunruhigender ist, dass die Pro-Kopf-Kosten einer Sicherheitslücke bei kleinen Unternehmen deutlich höher liegen als bei größeren Unternehmen (1.601 US-Dollar im Vergleich zu 437 US-Dollar).4

Und dennoch räumen kleinere Unternehmen der Dokumenten-sicherheit kaum Priorität ein.

Doch da bei 90 Prozent der Unternehmen die Sicherheitsverletzungen durch ungesichertes Drucken5 auftraten, müssen Sie sich ein paar unangenehme Fragen stellen.

Wissen Sie zum Beispiel, welche Dokumente ungenutzt in Ihren Druckerablagen herumliegen? Enthalten einige davon vielleicht vertrauliche Informationen?

Diese Fragen sind möglicherweise schon schwer zu beantworten, wenn das Unternehmen klein ist. Sobald das Unternehmen wächst, werden diese Antworten allerdings fundamental wichtig.

Denn je mehr Ihr Unternehmen wächst, desto wertvoller werden Ihre Daten und Dokumente.

Bewerten Sie sich selbstBeginnen Sie mit einer gründlichen Bewertung Ihrer aktuellen Druckinfrastruktur.

Definieren Sie klare Sicherheitsstandards für das Unternehmen und überprüfen Sie dann Ihre Druckumgebung dahin gehend. Verwenden Sie dabei unbedingt einen formalisierten Prozess. Dadurch erkennen Sie leichter die Bereiche, die Ihre Sicherheitsrichtlinien nicht erfüllen.

Wir wissen das, weil wir wachsende Unternehmen ständig bei der Überprüfung ihrer Drucksicherheit unterstützen.

Falls Sie dabei Unterstützung benötigen, helfen wir Ihnen natürlich gerne.

4 Werfen Sie Altes getrost über Bord Kleine Unternehmen mit begrenzten IT-Ressourcen müssen sich oft mit dem absoluten Minimum an Systemarchitekturen und mit alten Geräten abfinden, die noch nicht kaputt genug sind, um ersetzt zu werden.

Aber in kleinen Betrieben, Großkonzernen und wachsenden Unternehmen gilt es bei der Optimierung unterschiedliche Dinge zu beachten.

Kleine Betriebe zielen auf niedrigere Kosten ab.

Kleine Betriebe zielen auf niedrigere Kosten ab. Großkonzerne setzen auf Integration und Stabilität.

Kleine Betriebe zielen auf niedrigere Kosten ab. Großkonzerne setzen auf Integration und Stabilität. Und wachsende Unternehmen müssen mit Blick auf schnelle Skalierbarkeit und Flexibilität optimieren.

Denken Sie mal nach. Wenn ein rasch wachsendes Verkaufsteam plötzlich deutlich mehr Angebote und Dokumentationen produzieren würde als vorher, bräuchte es eine ganze Menge mehr als ein paar einfache Drucker, um mit der Nachfrage Schritt zu halten.

Es müsste in der Lage sein, von unterwegs aus zu drucken.

Es müsste seine Workflows für das Scannen, Speichern und Versenden von Informationen automatisieren.

Es müsste Angebote schnell und effizient personalisieren können.

Holen Sie mehr aus Ihrer Druckerflotte.Im Hinblick auf die Skalierbarkeit reicht es bereits, wenn Ihre Drucker die Reichweite der IT vergrößern. Aber Vorsicht: Sie können Ihre Dokumentenflut nicht einfach mit mehr Druckern bekämpfen. Wenn Sie doppelt so viele Mitarbeiter haben, sind doppelt so viele Drucker selten die Antwort.

Stattdessen sollten Sie probieren, die erweiterten Funktionen von Multifunktions-druckern zu nutzen – wie mobiles Ausdrucken oder die Möglichkeit, bevorzugte Workflows für verschiedene Teams einzustellen und zu automatisieren. Ihre Druckerflotte kann (und sollte eigentlich auch) mehr tun als nur drucken.

Wie wir schon am Anfang festgestellt haben: Kompromisse im Dokumentenmanagement mögen funktioniert haben, als das Unternehmen noch kleiner war.

Aber Wachstum verändert die Spielregeln.

Dokumentieren Sie Ihre Prozesse, sichern Sie Ihre Flotte, holen Sie sich jede nötige Hilfe und stellen Sie sicher, dass Ihre Hardware Ihnen hilft.

Denn Unternehmen brauchen intelligente Strategien für ihr Dokumentenmanagement, um ihre Geschäftsprozesse skalierbar zu machen.

Damit Wachstum besser funktioniert.

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Wir sind Xerox.

Wir glauben, dass Wachstum in einem Unternehmen nur mit intelligenter IT funktionieren kann.

Um einen besser laufenden Workflow zu gewährleisten, helfen wir wachsenden Unternehmen, mit intelligenten Lösungen ihre Drucker und Dokumente zu verwalten.

Sprechen wir darüber.

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Quellenangaben1 Angele Boyd, Branchenanalyst IDC: I know what you’re thinking. 2 IDC: Poor document processes lead to significant business risk.3 Symantec: Internet Security Threat Report. April 2015. 4 Ponemon Institute: Global Report of Cost of Cyber Crime. Oktober 2014. 5 Digital Guardian: The biggest mistakes companies make with data security. Mai 2015. (Englisch)